Basishandleiding dagelijks gebruik collaboratieve ruimte met videoconferentie

Basishandleiding dagelijks gebruik collaboratieve ruimte

met videoconferentie

Lokalen met Touchscreens en Wolfvision technologie beheerd via een Extron-module

Versie : 5 | vrijdag 31 januari 2020 Referentie : cr_vc_short.pdf

Inleiding

Deze handleiding is geschreven voor het gebruik van collaboratieve ruimtes met videoconferentie mogelijkheden die gebruik maken van de Wolfvision technologie. De handleiding is bedoeld voor beginnende gebruikers. De belangrijkste gebruiksmogelijkheden en technische functionaliteiten worden hierin behandeld. Voor meer ervaren lesgevers die de pedagogische grenzen van de aangeboden ruimte en materialen willen verkennen werd een uitgebreidere versie uitgewerkt.

Hoofdstuk één bevat een verklarende woordenlijst van veel gebruikte (technische) termen.

Hoofdstuk twee geeft een overzicht van de opbouw(mogelijkheden) van het lokaal en de beschikbare middelen.

In hoofdstuk drie worden de mogelijke gebruikswijzen van het lokaal uitgelegd en hoe dit concreet vertaald werd in de configuratie van de beschikbare ICT-middelen. Een traditionele klassituatie vereist een andere technische configuratie dan een sessie waarbij samenwerking tussen

studenten(groepen) het uitgangspunt vormt. Een hybride leeromgeving vraag een nog uitgebreidere technische uitwerking waarbij een virtuele meetingroom wordt geïmplementeerd. Via een

managementtool (Extron) werden deze configuraties voorgeprogrammeerd met de mogelijkheid om ze - indien nodig – tijdelijk op een snelle manier aan de specifieke vraagstellingen van individuele lesgevers aan te passen.

In hoofdstuk vier lichten we toe hoe de voorgaande opties zich vertalen in het gebruik van de

beschikbare schermen. Naast een bespreking van de specifieke touchscreen mogelijkheden wordt de nodige aandacht besteed aan het connecteren naar schermen en het sturen vanop andere toestellen (laptop, IPad, …) alsook het gebruik van de beschikbare bronnen en tools.

De volgende drie hoofdstukken gaan dieper in op specifieke kenmerken en werkingsmogelijkheden van de drie basismodi. Hoofdstuk vijf behandelt de ‘local lecture’. De werkingsmogelijkheden van deze eerste modus zijn ook geldig voor de twee andere gebruiksmodi en zullen daar niet meer in detail worden behandeld. In hoofdstuk zes verdiepen we ons in de mogelijkheden van ‘multi- location lecture’ (de eigenlijke hybrid classroom in de praktijk). Hoofdstuk zeven behandelt de samenwerkingsmodus ‘collaboration’.

Hoofdstuk acht behandelt de beheermogelijkheden via tablet/IPad. Door gebruik te maken van dit materiaal kan je het beheer ‘onzichtbaar’ voor de studenten doorvoeren. Je hoeft in dat geval niet rechtstreeks op het hoofdscherm te werken.

De twee laatste hoofdstukken geven praktische informatie over onderhoud van materiaal (gebruik microfoons,… vervangen van batterijen, enz…) en tenslotte hulp en bijkomende informatie

Naast deze handleiding voorzien we verder een korte ‘howto’ waarin de opstart van het leslokaal bondig wordt samengevat, een reeks kennisclips om de standaardwerkwijze te demonstreren en een FAQ waarin specifieke mogelijkheden en beperkingen verder worden toegelicht.

De Dienst Onderwijsprofessionalisering en -ondersteuning voorziet naar de toekomst toe een verdere concrete invulling van de werkingsmogelijkheden aan de hand van testcases.

INHOUD

1. Verklarende woordenlijst ... 5

2. Beschikbaar materiaal ... 8

3. Gebruik van het lokaal : Extron als ‘managing device’ ... 10

3.1. Operating Modus ... 10

3.1.1. Local Lecture ... 10

3.1.2. Multi-Location Lecture ... 10

3.1.3. Collaboration ... 11

3.2. Draadloos connecteren ... 11

3.3. Laptop Desk ... 11

3.4. Room Control ... 11

3.5. Web Lecture ... 12

3.6. Videoconf ... 14

3.7. Advanced... 15

4. Touchscreens ... 16

4.1. Schermopbouw ... 16

4.1.1. Het hoofdscherm : hoofdscherm ... 16

4.1.2. Tweede scherm vooraan : secundaire lesgeversscherm ... 18

4.1.3. Overige schermen ... 18

4.2. Manipulatie scherm ... 19

4.3. Connecteren naar een scherm ... 19

4.4. Beschikbare bronnen ... 20

4.4.1. Browser ... 20

4.4.2. Bestanden (files) ... 20

4.4.3. Whiteboard ... 21

4.5. Instellingen en tools ... 21

4.5.1. Quick tools ... 21

4.5.2. Audio ... 22

4.5.3. Manage ... 22

5. Local Lecture ... 23

5.1. Hoofdscherm ... 23

5.2. Secundaire lesgeversscherm ... 23

6. Multi-Location Lecture ... 24

6.1. Hoofdschermen... 24

6.1.1. Hoofdscherm ... 24

6.2. Bijkomende schermen ... 24

6.2.1. Roze (Pink) ... 24

6.2.2. Groen ... 25

6.2.3. Paars ... 26

7. Collaboration ... 27

7.1. Overnemen van een scherm ... 27

7.2. Doorsturen van een scherm... 28

7.3. Overnemen en doorsturen ... 28

7.4. Show all screens ... 29

8. Tablet ... 30

8.1. vSolution App ... 30

8.2. Via de webinterface aanmelden op de VMR ... 31

9. Onderhoud materiaal ... 33

9.1. Catchbox ... 33

9.1.1. Aan- en uitzetten catchbox ... 33

9.1.2. Vervangen batterijen ... 33

9.2. Microfoons ... 33

9.2.1. Walking microfoon ... 33

9.2.2. Headsets ... 34

10. Info en hulp bij problemen ... 35

10.1. Bij problemen ... 35

10.2. Verdere informatie ... 35

1. Verklarende woordenlijst

Airplay : AirPlay is een eigen protocol ontwikkeld door Apple Inc. waarmee draadloos kan worden gestreamd tussen apparaten. Voor MacOS en iOS wordt dit protocol gebruikt om een draadloze connectie te leggen met bv. een scherm.

Android : is een mobiel besturingssysteem gebaseerd op een aangepaste versie van Linux en andere open source software, voornamelijk ontworpen voor mobiele touchscreen-apparaten zoals

smartphones en tablets.

Bluetooth : een standaard voor draadloze technologie die wordt gebruikt voor het uitwisselen van gegevens tussen vaste en mobiele apparaten over korte afstanden

BYOD : Bring Your Own Device. Verwijst naar toestemming om iemands persoonlijk apparaat te gebruiken, in plaats van verplicht te zijn een officieel door KULeuven verstrekt apparaat te gebruiken.

Catch-box : Draadloze microfoon die naar andere deelnemers kan worden ‘geworpen’

Cynap : Cynap is een stand-alone alles-in-één draadloos samenwerkings- en presentatiesysteem met een ingebouwde mediaspeler, webconferenties, on-board opname en streaming, BYOD-

schermdeling voor alle mobiele apparaten en annotatiefunctionaliteit

Voor grotere actieve leerklassen en samenwerkingsruimtes waar meerdere werkstations nodig zijn, kan Cynap worden geïnstalleerd als de hoofdeenheid in een lokaal, samen met meerdere Cynap Core-systemen, om met behulp van bestaande netwerkinfrastructuur een schaalbare, hoogwaardige AV over IP-samenwerkingswerk- en leeromgeving te creërenss

Duplicate view : Bij koppelen van meerdere schermen aan één PC/laptop de schermen dupliceren.

Op beide schermen verschijnen dan dezelfde inhoud en acties

Extended view : Bij koppelen van meerdere schermen aan één PC/laptop bestaat de mogelijkheid om het eerste scherm ‘uit te breiden’. Beide schermen vormen dan één geheel. Je kan met de muis van het ene scherm naar het andere gaan. Geopende programma’s worden slechts op één van beide schermen getoond.

Extron : In deze handleiding wordt bedoeld het room-management touchscreen van de firma Extron®. Het scherm bevat 5 tabbladen waarop verschillende acties kunnen worden gerealiseerd

 Laptop Desk : mogelijkheden om bedraad te connecteren (default wordt best draadloos gewerkt)

 Room Control : keuze welke opstartmodus voor de klas gebruikt wordt

 Weblecture : realisatie van een video-opname van de les

 Videoconf : de videoconferentie (VMR) opstarten

 Advanced : voor ‘gevorderd’ gebruik van het lokaal (zie info voor gevorderden)

iOS : is een mobiel besturingssysteem gemaakt en ontwikkeld door Apple Inc. exclusief voor zijn hardware (IPhone,…).

Hoofdscherm : Dit is het beheerscherm (met specifieke functionaliteiten). In de multi-classroom omgeving wordt dit scherm in de standaard configuratie gebruikt om content door te sturen naar de connectiepunten op afstand. Afhankelijk van de concrete situatie kan dit het linker- of het

rechterscherm vooraan het lokaal zijn. De naamgeving wordt standaard gevormd door een afkorting van het lokaal – Main – Left/Right (dit laatste afhankelijk van de concrete uitwerking in het lokaal.

Bijvoorbeeld : JHP-MAIN-LEFT

 JHP : Joris Helleputte

 Main : hoofdscherm

 Left : linkerzijde

MacOS : Het primaire besturingssysteem voor de Mac-computerserie van Apple.

Miracast : een standaard voor draadloze verbindingen van apparaten (zoals laptops, tablets of smartphones) naar beeldschermen (zoals tv's, monitoren of

projectoren). Windows PC’s en een aantal Android toestellen volgen deze standaard

Mobiele Set : Een mobiele set is een verplaatsbare vergaderzaal opgebouwd uit een speciaal daartoe geconfigureerde laptop gekoppeld aan een groot scherm (via HDMI-kabel) en een Polycom Studio audio/videobar. Zie de specifieke handleiding voor meer info

OLA : Een onderwijsleeractiviteit is een bouwsteen van een curriculum. Het is een samenhangend geheel van activiteiten binnen het kader van een

opleidingsonderdeel.

Operating Modus : Bedrijfsmodus, de wijze waarop het lokaal kan worden gebruikt

 Traditioneel leslokaal

 Multi-location leslokaal

 Collaborative leslokaal

OPO : Een opleidingsonderdeel is een afgebakend geheel van onderwijsleeractiviteiten en

evaluatieactiviteiten dat gericht is op het verwerven van doelstellingen wat betreft kennis, inzicht, vaardigheden en attitudes.

Pexip : Videoconferencing omgeving. Biedt een enkele digitale ruimte waaraan deelnemers op elk apparaat kunnen deelnemen voor betrouwbare groepsvideovergaderingen. Dit maakt het eenvoudig om interne of externe deelnemers uit te nodigen

PIN-code (VMR): Cijfercode nodig om een VMR te activeren (Personal Identification Number).

PIN-code (Touchscreen) : Cijfercode (Personal Identification Number) nodig om op een scherm te connecteren (wordt links-bovenaan getoond). Dit is geen vaste code maar wordt automatisch gegenereerd bij opstarten van een sessie.

Presentation : In de Wolfvision® - Cynap omgeving wordt deze term gebruikt om een sessie (zie

PTZ-camera : Een pan – tilt – zoom camera kan remote gecontroleerd worden naar richting en inzoom-mogelijkheden

Sessie : In de computerwereld verwijst sessie (session) naar een (beperkte) communicatietijd tussen twee (of meer systemen). In de classroom wordt dus minstens één sessie opgestart om de

verschillende schermen met elkaar te connecteren. Bij multiclassroom-mode komt daar nog een VMR-sessie bovenop.

Schermuitbreiding : zie Extended view

Sessie : In de computerwereld verwijst sessie (session) naar een (beperkte) communicatietijd tussen twee (of meer systemen). In de classroom wordt dus minstens één sessie opgestart om de

verschillende schermen met elkaar te connecteren. Bij multiclassroom-mode komt daar nog een VMR-sessie bovenop.

Tegel : Eenheid (applicatie, tool, extern scherm,…) die op een Wolfvision-scherm kan worden geopend (maximum = 4)

VMR : een Virtual Meeting Room, letterlijk virtueel vergaderlokaal, is een persoonlijke virtuele ruimte die toegankelijk is om anderen te ontmoeten via video en audio en waar het mogelijk is om

‘content’ te delen.

VMR-adres : webadres en verkort adres (cijfercode) van een Virtuele vergaderruimte.

 Link via Toledo indien een VMR specifiek voor de cursus werd aangemaakt

 Via website : videoconf.kuleuven.be  nummer in te voeren + eventueel PIN-code indien beheer

 …

2. Beschikbaar materiaal

Overzicht van de beschikbare materialen…

 Tafels en stoelen : op te stellen in ‘samenwerkingsmodus’ (collaborative mode) dan wel traditionele klasmodus’. De opstelling kan gewijzigd worden in functie van het gebruik.

Standaard is het lokaal opgesteld in ‘samenwerkingsmodus’

 Schermen : Touch-screens, op alle schermen kan rechtstreeks gewerkt worden met vingers of styluspen

o Het hoofdscherm is het ‘beheerscherm’. Hier heb je de mogelijkheid om inhoud te zenden naar een Virtual Meeting Room (VMR) of andere schermen in het lokaal. Je kan ook allerlei connecties leggen tussen de andere schermen in het lokaal

(collaboration mode – zie verder). Dit is ook het scherm waarvan de content standaard wordt opgenomen bij lesopnames. Afhankelijk van de concrete opbouw van het lokaal kan dit het linker- dan wel rechter scherm vooraan het lokaal zijn.

o Het secundaire lesgeversscherm - kan gebruikt worden om andere zaken voor te bereiden om nadien door te zenden naar het hoofdscherm. Je kan het ook als bijkomend bord gebruiken.

Samenwerkingsmodus Traditionele klasmodus

Het gebruik en de functie van de overige schermen kan verschillen afhankelijk van de ‘opstartmodus’

(zie verder). De overige schermen worden geïdentificeerd aan de hand van een ‘kleurcode’. In een lokaal met zes samenwerkingspods worden standaard volgende kleuren gebruikt.

o Rood : collaboration o Blauw : collaboration o Geel : collaboration

o Roze : collaboration of kopie ‘zendscherm’ in VMR-context o Groen : collaboration of kopie ‘hoofdscherm’ in VMR-context

o Paars : collaboration of overzicht verbindingen op afstand in VMR-context

 BYOD (Bring Your Own Device) is de aanbevolen standaard werkwijze. Je kan met je eigen laptop, tablet, smartphone draadloos connecteren op alle schermen (zie verder)

 Als alternatief worden ook rechtstreekse aansluitmogelijkheden voor laptop aangeboden : VGA- of HDMI-kabel

 Tablet : werken met dit toestel biedt enkele bijkomende mogelijkheden (zie hoofdstuk 8)

 Microfoons

o Desk microfoon o Walking microfoon

o Twee headsets (om co-teaching vlot te laten verlopen) – Op het LCD-schermpje van de micro-zender kan je zien welke headset je gebruikt. Volume is te regelen in het

‘advanced’ tabblad van Extron

o ‘Catchbox’ om door te geven aan studenten

 PTZ-camera’s : voor- en achteraan (teacher- en audience view)

 Ondersteuning : controlepost… mogelijkheid om een ‘teaching-assistent’ de regie te laten doen (Expert use)

 Elke klas-pod heeft een multi—stekkerdoos met zes aansluitingen + twee USB outlets

 Er werd overal een haakje voorzien om de stekkerdozen aan te hangen wanneer ze niet in gebruik zijn (wanneer er geen tafel aan de pod staat)

3. Gebruik van het lokaal : Extron als ‘managing device’

Het startscherm Extron geeft via klikken toegang tot drie gebruiksmodi voor het lokaal.

 Local lecture : een ‘plaatselijk’

lesmoment

 Multilocation lecture : een lesmoment waarbij door middel van een Virtual Meeting Room (VMR) ook connectie gelegd wordt met externe deelnemers

 Collaborative : de

‘samenwerkingsmodus’ is een plaatselijk lesmoment waarin het mogelijk wordt

om studentengroepen aan een scherm te koppelen

Je start een sessie door op de gewenste optie te klikken. Tijdens de sessie kan nog steeds van modus gewisseld worden (zie verder)

3.1. Operating Modus

Elke operating modus bevat een standaard opstartconfiguratie van het lokaal. Hierin wordt onder meer bepaald welke schermen worden opgestart met hun specifieke functionaliteit, welke camera standaard gebruikt wordt,…

Indien het systeem net werd afgesloten kan je niet meteen terug opstarten. Op dat ogenblik

verschijnt een scherm met een aftelbalkje tot wanneer je terug kan herstarten.

3.1.1. Local Lecture

Enkel de twee hoofdschermen worden opgestart. In feite wordt op die manier een redelijk

‘traditioneel’ klaslokaal gecreëerd. Het ‘hoofdscherm’ is bedoeld voor het beheer. Scherminhouden kunnen van het ene scherm naar het andere worden doorgestuurd. Het secundaire lesgeversscherm is een tweede ‘bord’ vooraan. Deze functionaliteiten zijn ook standaard beschikbaar in de overige operating modi.

3.1.2. Multi-Location Lecture

 hoofdschermen (vooraan) worden opgestart

In het klaslokaal zelf worden nog drie bijkomende schermen opgestart om de lesgever(s) van de nodige feedback te voorzien.

 Paars : overzicht deelnemers op afstand. Default in 4:0 layout (laatste spreker vanop afstand wordt links bovenaan getoond)

 Groen : content die op het zendscherm wordt getoond (linker-hoofdscherm). De inhoud verschijnt pas wanneer effectief content verzenden wordt geactiveerd via Extron

 Roze : camerabeeld dat ontvangers op afstand te zien krijgen (standaard beeld van camera achteraan het lokaal –

lesgever wordt getoond voor de hoofdschermen, indien gewenst kan dit worden gewijzigd)

3.1.3. Collaboration

Alle schermen worden opgestart. Vooraan heb je twee lesgeversschermen (hoofdscherm en secundaire lesgeversscherm). Daarnaast heb je (minimaal) zes ‘groepsschermen’ elk met een specifieke kleur. De kleurstickers bovenaan het scherm zorgen voor de nodige (visuele)

ondersteuning voor de lesgever. Per groep kunnen 4 deelnemers op het scherm aanmelden (zie verder).

3.2. Draadloos connecteren

Lesgevers en studenten kunnen met hun eigen device connecteren op een scherm indien hun toestel aan de vereisten voldoet. Op de klasschermen staat aangegeven hoe de procedure verloopt voor Windows toestellen, MAC en Android.

3.3. Laptop Desk

Je kan een laptop aansluiten op het systeem via VGA- of HDMI-kabel op de desk. Beheer van audio mogelijk.

3.4. Room Control

Hier kan je wisselen tussen de drie opstartmodi : Local Lecture, Multi-Location en Collaborative.

Bij wisseling zullen de nodige

schermaanpassingen (opstart en inhoud) worden doorgevoerd.

Lay-out opbouw paarse scherm - max 4 far end deelnemers tegelijk, indien meer verschijnt een + met het aantal bijkomende connecties

 Als je in dit scherm het hoofdscherm kort aantikt geeft dit een “new presentation”. De huidige sessie wordt afgesloten en een nieuwe opgestart. Je krijgt een nieuwe PIN-code om op het scherm te connecteren (zie verder).

 Als je in dit scherm “hoofdscherm” lang ingedrukt houdt doe je een reboot van de “Main Unit”. Het hele systeem wordt opnieuw opgestart waardoor het hoofdscherm gedurende een 30 seconden een “No Signal” melding geeft waarna alles terug opstart. Het hele proces duurt ongeveer twee minuten. Deze

handeling is noodzakelijk wanneer het hoofdscherm niet meer reageert op (touchscreen) input.

3.5. Web Lecture

Dit tabblad geeft de mogelijkheid om een video- opname van de les te maken. Deze opname gebeurt in de Kaltura-omgeving. Een wizard loodst de gebruiker doorheen de nodige stappen (7) : Push to START recording wizard

1. Start

2. U-nummer invoeren. Controlescherm om zeker te zijn dat de opname naar de juiste plaats in Kaltura wordt doorgestuurd 3. Bepaal de duur van de opname (standaard

120 minuten). Deze waarde kan tijdens de les op elk ogenblik worden aangepast (zie verder) 4. Selectie van de opnamemodus.

 Camera + Content

 Enkel presentatie (content)

 Enkel camera

 Enkel geluid

5. Choose layout : variatiemogelijkheden om Camera + content op het scherm te plaatsen.

KULeuven Default = content groot en camera klein links naast de content.

6. Selectie van camera + PAN/TILT/ZOOM instellen (Adjust the camera) 7. Controle van het audio signaal (microfoon)

In dit laatste scherm wordt de opname gestart.

Opmerking : Tijdens de opname (les) kunnen nog de nodige wijzigingen worden doorgevoerd. Op het scherm wordt ook de nodige feedback getoond bij deze handelingen (bv: voldoende lang een optie aanklikken,…)

 Camera controle : wisselen van camera en/of camera-instellingen (PAN-TILT-ZOOM)

 Wisselen van lay out : hoe de twee schermen bij de opname worden geplaatst

 Toevoegen van opnametijd (per 15’)

 Recording level : geeft info over het signaal van de microfoon. Moet ‘overslaan’ om zeker te zijn dat signaal beschikbaar is

3.6. Videoconf

Het vierde tabblad geeft de mogelijkheid om een videoconferentie op te starten.

Via de groene knop “Push to call” kan je een VMR benaderen. Voor de educatieve masters werd voor elke OLA een aparte ruimte voorzien zodat studenten de nodige feedback krijgen over de specifieke ruimte waarop ze connecteren. In Toledo kan door de docent voor de betreffende cursus een link worden aangemaakt die

rechtstreeks connecteert naar de juiste ruimte.

Bij openen van deze link wordt op het eerste

scherm de nodige info verstrekt die duidelijk moet maken in welke VMR je terechtkomt (en of je in de correcte VMR zit). Deze informatie verschijnt enkel als de VMR nog niet geopend werd door de lesgever. Voor ander gebruik van de hybrid classroom kan de standaard VMR van dit lokaal worden gebruikt (standaard optieknop voorzien in het Extron tabblad).

Het openen van de VMR kan door de gewenste VMR op te geven (cijfercode 4 karakters) gevolgd door twee asterisken en de PIN-code die beheersmogelijkheden biedt (zie verder).

Nadat je de VMR hebt geactiveerd dien je nog de nodige content beschikbaar te stellen

 To VC = zenden

 From VC = ontvangen

Indien je geen content beschikbaar stelt kan je de Far End camerabeelden op het hoofdscherm zetten (No content Show Farend – nog niet op huidige printscreen !). Op dat ogenblik kunnen de studenten in de hybrid classroom hun collega’s op afstand vooraan op het hoofdscherm zien.

Verder zijn er in dit scherm nog enkele interessante beheersmogelijkheden van de camera- en geluidsinstellingen.

 Selectie camera

 PAN/TILT/ZOOM camera

 Geluid TO VC : uitgaand geluid

 Geluid FROM VC : binnenkomend geluid

 Mute Catchbox : catchbox microfoon uitschakelen

 Mute all Audio

 Radertjes icoon dient om PIN code alsnog apart in te geven als het vooraf niet werd gedaan

 Toetsenbord geeft de mogelijkheid om het invoerscherm voor VMR-code en PIN opnieuw op te reopen (push to call scherm)

Als je een extern scherm op het hoofdscherm

scherm van de hybrid classroom wil krijgen dien je geen specifieke stappen te ondernemen. De persoon aan de andere kant kan dit zelfstandig doorvoeren door in de VMR zijn scherm te delen (zie verder).

 FROM VC (in content gedeelte) wordt dan automatisch geactiveerd

Indien op het hoofdscherm reeds toepassingen openstaan moet je de content van de andere zijde nog maximaliseren. Indien er reeds vier tegels worden gebruikt in hoofdscherm moet je er één afsluiten om het externe scherm zichtbaar te krijgen via de HDMI-bron.

3.7. Advanced

Zie de uitgebreide handleiding voor ‘expert’-gebruikt.

4. Touchscreens

In de hybrid classroom zijn twee schermtypes aanwezig

 Vooraan : CLS-86UHD (86” diagonaal – 218,44 cm)

 Collaborative screens : CLS-55UHD (55” diagonaal – 139,7 cm)

4.1. Schermopbouw

Afhankelijk van de opstartmodus in Extron worden twee of meer schermen in een specifieke configuratie opgestart.

Opmerking :

Indien een benodigd scherm niet automatisch opstart kan het nog altijd manueel worden opgestart via de lichtgevende knop onderaan in het midden van het scherm.

4.1.1. Het hoofdscherm : hoofdscherm

Links vooraan staat het hoofdscherm. Dit scherm bevat volgende werkingsopties

 Beheerscherm : enkel op dit scherm aanwezig. Bereikbaar via de pijltjestoets midden-links

Opstartscherm

 Toepassingen starten : via + icoontje midden onderaan het scherm. Afhankelijk van de geconnecteerde toestellen worden bepaalde werkingsbronnen beschikbaar gesteld

 Browser

 Files : beschikbaar van zodra er bestanden op de interne harde schijf staan : recordings (video) en/of snapshots (foto’s) of bij connecteren van een USB-stick onderaan het scherm

 Whiteboard

 Tools openen : via beletselteken rechts onderaan het scherm

 Een foto vergelijkbaar met de ‘printscreen’ op een computer

 …

Dit scherm maakt het mogelijk om de andere schermen in het lokaal (bij lokale werking) of op afstand te manipuleren. De concrete mogelijkheden zijn afhankelijk van de opstartmodus (Local lecture, Multi-location Lecture, Collaboration) en worden in deze hoofdstukken verder toegelicht.

Standaard view van het beheerscherm

Show all screens modus van het beheerscherm geeft een idee van de specifieke inhoud van elk scherm. In deze modus vervallen een aantal manipulatiemogelijkheden

Connectie door middel van een ander medium (tablet,…) is mogelijk. Als lesgever hoef je dus niet de hele tijd gebruikt te maken van de touchscreen mogelijkheden van het scherm zelf (zie hoofdstuk 8).

4.1.2. Tweede scherm vooraan : secundaire lesgeversscherm

Het tweede scherm biedt – met uitzondering van de beheersmogelijkheden – dezelfde

werkingsmogelijkheden als het hoofdscherm. Je kan dit scherm best beschouwen als een tweede lesbord. Bij Multi-Location Lecture en Collaboration kan dit scherm als ‘voorbereidingsscherm’

worden gebruikt om de inhoud nadien via connectie naar het hoofdscherm door te sturen naar de andere locaties of klasschermen (zie verder).

4.1.3. Overige schermen

De klasschermen hebben bij opstarten in collaboratieve modus (zie verder) een gestandaardiseerde opbouw. Om ze van elkaar te kunnen onderscheiden werd aan elk een aparte kleur toegekend (achtergrondkleur van het startscherm ook aangegeven via aangepaste kleefstrook bovenaan het scherm).

Bij multi-location lecture worden de nodige schermen op een alternatieve wijze opgestart (zie

Elk scherm kan op een analoge wijze als de hoofdschermen als zelfstandig werkinstrument worden gebruikt. De werkingsmenu’s kan je openen via het + icoon midden onderaan (toepassingen), instellingen en tools zijn beschikbaar via het drie puntjes icoon rechts onderaan.

Op het startscherm wordt aangegeven hoe je – afhankelijk van het medium – op het scherm kan connecteren.

4.2. Manipulatie scherm

Alle schermen zijn ‘touchscreens’ en kunnen via volgende acties

 Klikken = actie ondernemen

 Swipen (vegen) = tekenen (bijvoorbeeld op het whiteboard)

 Met meerdere vingers swipen = uitvegen, gommen (kan ook d.m.v. een specifieke toolinstelling worden gerealiseerd

 Zoom door meerdere vingers uit elkaar of naar elkaar toe te swipen

Opmerking :

Op elk scherm kunnen tegelijkertijd maximaal 4 tegels (programma’s, gedeelde andere schermen,…) worden geopend.

4.3. Connecteren naar een scherm

De nodige informatie om met een ander toestel op het scherm te connecteren staat op het scherm :

 Windows : Windows-toets + K

 MacOS en iOS : bluetooth activeren + airplay

 Android : fabrieksafhankelijk

Selecteer het gewenste scherm + PIN-code (wordt bovenaan elk scherm getoond en is sessie- specifiek)

Opmerking :

Soms kunnen studenten/personeelsleden niet op scherm geraken met hun laptop. Meestal is dit te wijten aan één van volgende zaken

1. Op een PC/laptop kunnen ‘updates’ klaarstaan. Installatie van deze updates + herstarten is dan noodzakelijk (het uitvoeren van deze procedure kan tot twee keer toe nodig zijn) 2. Instellingen van PC zijn niet aangepast  contact opnemen met het ICTS klantencentrum : PC-lab

(https://icts.kuleuven.be/sc/onderwijs/pc-lab)

Leuven AGORA leercentrum Van Evenstraat 4 - 3000 Leuven Lokaal 01.C01 Leuven Gasthuisberg - Gebouws ALO Herestraat 49 - 3000 Leuven Lokaal 03.22

Heverlee PC-Lab (Klanten- en Servicecentrum ICTS) W. de Croylaan 52B - 3001 Leuven Lokaal 91.14 3. Er is mogelijks sprake van ‘verouderde’ hardware/software die het Miracast-protocol,… niet

ondersteunt. In dit laatste geval is geen oplossing voorhanden

Opmerking 2 :

Bij Windows is het mogelijk om touchback te activeren waardoor je via het geconnecteerde

touchscreen de laptop kunt manipuleren. Touchback laat toe dat de ‘presentator’ (lesgever, student wiens laptop aan een scherm is gekoppeld) vanop het touchscreen de eigen laptop controleert. Zo kan hij tijdens een uitleg een programma opstarten, … zonder de computermuis of –toetsenbord te bedienen.

4.4. Beschikbare bronnen

Afhankelijk van de situatie kunnen meerdere bronnen beschikbaar zijn.

 Browser

 Files : beschikbaar van zodra er bestanden op de interne harde schijf staan : sssnapshots (foto’s) en/of er externe bronnen (USB…) geconnecteerd zijn.

 Whiteboard

4.4.1. Browser

Opent een venster waarin je via een browser kan werken. Je kan het menu onderaan maximaliseren

4.4.2. Bestanden (files)

Deze optie wordt op een scherm zichtbaar van zodra op de interne harde schijf een bestand

gekoppeld aan het scherm) en andere bronnen getoond. In bovenstaand scherm werd een USB-stick gekoppeld aan het scherm. De bestanden zijn dan ook benaderbaar op dit scherm.

4.4.3. Whiteboard

Je kan je scherm ook als Whiteboard gebruiken door deze optie te activeren.

In het menu onderaan staan de verschillende manipulatiemogelijkheden.

4.5. Instellingen en tools

4.5.1. Quick tools

 Foto : je kan van het huidige scherm een foto maken. Deze wordt weggeschreven in een specifieke map op de harde schijf van het scherm

 Sneeuwvlok : Freeze functie. Bij aanklikken wordt de huidige toestand bevroren. Wat geactiveerd is op het scherm blijft toegankelijk maar een bijkomende functionaliteit of programma opstarten wordt geblokkeerd.

 Annotation : je kan notities maken op een scherm (bv: voorafgaand aan het nemen van een foto om bepaalde zaken onder de aandacht te brengen). De functionaliteit is grotendeels gelijklopend aan deze van het Whiteboard (zie hoger)

4.5.2. Audio

mogelijkheid om de audio bij te regelen (voor hoofdscherm beter te regelen via Extron). Voor de andere schermen kan dit best geblokkeerd worden om chaos in het lokaal te vermijden.

4.5.3. Manage

 End Presentation : einde van de presentatie… Local snapshots en opnames worden van de locale harde schijf verwijderd. Indien je de presentatie beëindigd wordt een nieuwe PIN- code voor het toestel gegenereerd.

 Close Windows : alle openstaande programma’s op dit scherm worden afgesloten.

5. Local Lecture

5.1. Hoofdscherm

Dit is het hoofdscherm. Je kan rechtstreeks op dit scherm werken met de daar beschikbare

programma’s. Via een specifiek beheerscherm kan je de andere schermen in het lokaal benaderen (info doorsturen, één of meerdere andere schermen overnemen,…)

Als lesgever is het makkelijker als je met een extern toestel (draadloos) op dit scherm connecteert.

Eenmaal geconnecteerd kan je informatie van je eigen toestel naar het scherm doorsturen. Hierdoor verkrijg je meer bewegingsvrijheid. Je kan bijvoorbeeld met een tablet door het lokaal wandelen en ondertussen de nodige acties op het bord ondernemen. Bijkomend voordeel is dat je bij selectie van het beheerscherm via een extern toestel de lescontent op het touchscreen blijft behouden (in de klas zien ze de schermwisseling dan niet).

5.2. Secundaire lesgeversscherm

Benaderbaar via schermmanipulaties (openen programma’s, klikken, slepen,…). Dit scherm vormt een secundair presenteerscherm. In de local lecture modus heeft het dezelfde waarde als het hoofdscherm. Bij de andere modi kan dit scherm als ‘werkscherm’ worden gebruikt om materiaal voor te bereiden dat nadien naar het hoofdscherm scherm en/of andere schermen kan worden gezonden.

6. Multi-Location Lecture

Bij een multi-location lecture hebben de hoofdschermen dezelfde functie als bij een gewone lecture (zie hoofdstuk 5). Bij volledige activatie van een multi-location lecture zal de content van het

hoofdscherm -scherm naar de locaties op afstand worden doorgestuurd.

6.1. Hoofdschermen

6.1.1. Hoofdscherm

Content die wordt doorgestuurd naar alle geconnecteerde toestellen in de VMR. Bij lesopname wordt de content van dit scherm standaard als lescontent opgenomen.

6.1.2. Secundaire lesgeversscherm

De inhoud van dit scherm is via de camera inhoud gedeeltelijk beschikbaar voor de personen op afstand. Indien deze voor alle deelnemers beschikbaar moet worden gesteld dient de inhoud doorgestuurd te worden naar het hoofdscherm.

6.2. Bijkomende schermen

In het lokaal zelf worden nog drie schermen opgestart om de lesgever(s) van de nodige feedback te voorzien.

In multi-location lecture wordt Lescontent strandaard doorgestuurd naar groen

6.2.1. Roze (Pink)

Op dit scherm wordt het camerabeeld ‘lesgever’ getoond. Op die manier ziet de lesgever hoe de studenten op afstand het lokaal in beeld krijgen.

6.2.2. Groen

Multi-location lecture : groen scherm zolang er geen content wordt doorgestuurd

Content op hoofdscherm bord wordt doorgestuurd naar deelnemers (hier 4 schermen geopend op hoofdscherm )

Op het groene scherm wordt de doorgestuurde inhoud van het hoofdscherm getoond. Wanneer het scherm groen blijft betekent dit dat de content nog niet wordt doorgestuurd (wat betekent dat op het Extron-touchscreen de To VC knop nog niet werd opgestart in het vierde tabblad).

Wat te doen indien in de multi-location modus inhoud toch niet naar groen wordt doorgestuurd ? 1. Op Extron in tabblad videoconf de content terug ‘uitzetten’ door lang op de “TO VC” te

duwen – knop wordt lichtblauw – en vervolgens de content terug op te zetten door lang op de “TO VC” knop te duwen

2. Indien dat niet werkt moet hoofdscherm herstart worden. Op het tabblad Room Control van Extron dien je “hoofdscherm” lang in te duwen. Het scherm geeft vervolgens gedurende 30 seconden een “No Signal” beeld waarna Wolfvision terug doorkomt. Dit proces duurt ongeveer twee minuten.

6.2.3. Paars

Het Paarse scherm geeft weer hoeveel externe contacten gerealiseerd zijn.

Standaard wordt de 4:0 look gebruikt. Dit betekent dat maximaal 4 externe beelden worden getoond. Indien meer connecties worden gelegd zal onderaan rechts het aantal bijkomende verbindingen worden getoond. In dat geval zal de laatste “externe spreker” steeds links bovenaan in beeld verschijnen. De anderen schuiven telkens één plaatsje op richting rechts onderaan.

Opmerking :

In de huidige opstelling bestaat voor de CODEC connectie op de VMR geen hand opsteken functionaliteit (in tegenstelling tot de webinterface connectie). Goede afspraken rond klascommunicatie zijn noodzakelijk alsook alertheid van de lesgever.

7. Collaboration

In de collaboration modus kan je tot zes studentengroepen aan een specifiek scherm toewijzen.

Tijdens dergelijke sessie kunnen de twee borden vooraan op een traditionele lesmanier worden gebruikt (zie voorgaande paragrafen). Daar bovenop komt de mogelijkheid om aan zes groepen een scherm toe te wijzen. Studenten kunnen met hun eigen materiaal (laptop, MAC,…) connecteren op het aan hun groep toegewezen scherm. Tijdens de sessie bestaat de mogelijkheid om de schermen van de studentengroepen in diverse variaties over te nemen en in een plenair moment als

lesmateriaal te gebruiken.

7.1. Overnemen van een scherm

In onderstaand scherm werd het hoofdscherm doorgestuurd naar het rechterscherm (zodat de initiële informatie beschikbaar blijft voor de klas – oranje pijl). Vervolgens werd het blauwe scherm naar het hoofdscherm getrokken (blauwe pijl). Dit alles wordt gerealiseerd door eenvoudig slepen van het ene punt naar het andere.

Wat resulteert in volgende hoofdscherm.

7.2. Doorsturen van een scherm

De omgekeerde weg kan ook worden gevolgd. Het volgende scherm laat zien hoe je het hoofdscherm naar andere schermen doorstuurt.

Via slepen werd het hoofdscherm naar blauw en geel doorgestuurd. Wil je het hoofdscherm naar alle andere schermen doorsturen dan kan je ook gebruik maken door de daartoe voorziene optie in het snelmenu (rechter muisknop wanneer cursor op het hoofdscherm staat).

Wanneer een scherm wordt doorgestuurd naar een groepsscherm vervallen de

manipulatiemogelijkheden van dit scherm. Het scherm wordt beperkt tot “ontvangstmodus”. Om het groepswerk terug te activeren dien je het scherm weer vrij te geven.

7.3. Overnemen en doorsturen

Een combinatie van beide voorgaande acties (blauw naar hoofdscherm, hoofdscherm naar andere schermen) behoort ook tot de mogelijkheden.

7.4. Show all screens

De menu-optie “Show all screens” biedt de mogelijkheid om te controleren welke inhoud er op welk scherm wordt getoond. In onderstaand scherm werd de inhoud van blauw overgenomen op het hoofdscherm (hoofdscherm ) en vervolgens doorgestuurd naar Het rechter scherm, rood, pink en purple. Geel en groen zijn niet bij het proces betrokken en behouden hun eigenheid.

Als je een gedetailleerder beeld wenst kan je Show all screens uitzetten, met de muis op het gewenste scherm gaan staan en de linker muisknop ingedrukt houden. Dan verschijnt een grotere

‘Preview’

8. Tablet

De tablet in het lokaal maakt het mogelijk om tijdens een les het lokaal en in voorkomend geval de multilocatie connecties te beheren zonder dat je steeds naar het linker bordscherm moet gaan. Momenteel kunnen niet dezelfde

functionaliteiten worden gerealiseerd met een IPad (de aangeboden App ondersteunt nog niet alle functies).

8.1. vSolution App

Op de tablet in het lokaal staat standaard de vSolution app geïnstalleerd. Met dit programma wordt het mogelijk om de controle over de schermen over te nemen.

Na opstarten wordt een overzicht gegeven van de beschikbare devices. Indien het gewenste touchscreen niet in de lijst staat kan je via de refresh button rechts bovenaan het scherm een nieuwe zoekopdracht opstarten.

Selecteer het scherm hoofdscherm en kies de optie ‘control device’

Soms verschijnt nog een tweede CYNAP scherm waar dezelfde optie moet worden gekozen.

Je krijgt het hoofdscherm in het programma te zien met de mogelijkheid om het beheer te selecteren (icoon linkerzijde).

Hier kan je via slepen de nodige connecties tussen schermen doorvoeren (overnemen van scherm naar hoofdscherm, doorsturen van hoofdscherm naar andere schermen,…).

8.2. Via de webinterface aanmelden op de VMR

In Pexip werd handraising geïmplementeerd voor virtuele auditoria. Deze functionaliteit is echter alleen beschikbaar in de Infinity Connect WebApp en de Infinity Connect Desktop Client. Dit betekent dat de Far end – users deze optie ter beschikking hebben. In de hybrid classroom wordt standaard via een CODEC connectie gewerkt. Op het overzichtsscherm (paars) kan je niet zien wie de hand opsteekt. De lesgever (of een assistent) kan dit enkel opvolgen via een extra connectie – bijvoorbeeld via de tablet – op de virtual meeting room. Om alle functionaliteiten beschikbaar te hebben moet je als host op de VMR zijn aangemeld.

Figure 1 : Hand opsteken

Indien aan de far end iemand de hand opsteekt kan dit in het openklapmenu links op het scherm in de deelnemerstab worden gezien.

Klikken op de rechter muisknop op een far end deelnemer levert een snelmenu op waarmee talrijke acties kunnen worden doorgevoerd.

Enkele belangrijke bsijkomende manipulatiemogelijkheden :

 Deelnemer ‘spotlighten’ : deze deelnemer zal dan vooraan op het overzichtsscherm worden geplaatst. Interessant wanneer een far end deelnemer de les zal ‘trekken’. Deze deelnemer zal dan steeds als ‘eerste’ bij de cameravoorstelling worden getoond

 Raised hand ongedaan maken : indien een deelnemer dit vergeet kan de centrale lesgever (host) de hand naar beneden halen

9. Onderhoud materiaal

9.1. Catchbox

9.1.1. Aan- en uitzetten catchbox

Haal de microfoon uit de catchbox en haal het zendertje uit de bescherming.

Open het zendertje d.m.v. de twee knopjes aan de zijkanten en activeer het toestel (ON/OFF knop).

Vervolgens dien je aan de achterzijde van de behuizing de microfoon nog op te zetten.

9.1.2. Vervangen batterijen

Zowel het zendertje als de microfoon geven aan wanneer de batterij bijna leeg is en aan vervanging toe zijn.

9.2. Microfoons

9.2.1. Walking microfoon

De microfoon bedien je met een eenvoudige aan/uit knop. Een klein scherm geeft de nodige informatie. De microfoon werkt op 2 AA batterijen. Om deze te vervangen dien je de microfoon open te draaien

Vervolgens het klepje omhoog doen en de batterijen vervangen

9.2.2. Headsets

De headsets zijn geconnecteerd aan een SennHeiser zendertje. Bovenaan het je de aan/uit knop. Op het zendertje heb je een klein schermpje waarop basisinformatie wordt gegeven. Een Low-battery lampje verwittigt wanneer de batterijen aan vervanging toe zijn.

Procedure voor het vervangen van de batterijen :

Open de headset via de twee knopjes aan de zijkant. Je ziet de twee AA- batterijen die je kan vervangen

10. Info en hulp bij problemen

10.1. Bij problemen

ICTS Servicepunt - Heverlee: Binnen de standaard kantooruren:

Elke werkdag van 8u tot 17u

Het ICTS Servicepunt contacteer je op: +32 16 32 28 00 De volledige openingsuren van het ICTS Servicepunt - Heverlee vind je

op: https://admin.kuleuven.be/icts/servicepunt

ICTS PC-Lab Agora – Leuven Centrum:

Telefonische ondersteuning Buiten de standaardkantooruren Elke werkdag van 17u tot 22u Elke zaterdag van 9u tot 17u45

Het pc-lab in Agora contacteer je op: +32 16 32 57 64 De volledige openingsuren van het pc-lab in Agora vind je op:

https://admin.kuleuven.be/icts/services/plotter/index.html

10.2. Verdere informatie

https://wiki.associatie.kuleuven.be/toledopedia/index.php/Kaltura Handleiding mobiele sets voor videoconferencing en lesopname op locatie Expert handleiding