Memo debiteurenposities Senzer

(1)

Memo

Debiteurenposities

Inleiding

Na de samenvoeging per 1 oktober 2016 van de drie organisaties Atlant Groep, Werkplein Regio Helmond en het Werkgeversplein Regio Helmond waren een aantal zaken met de gemeenten nog niet afgerond. Een van deze items betreft de overname van de debiteurenposities van de deelnemende gemeenten door het werkbedrijf. Dit onderwerp is besproken in het financieel overleg tussen de ambtenaren en het werkbedrijf en vervolgens aan de orde gesteld in de vergadering van het Dagelijks Bestuur. In de vergadering van 6 maart 2017 heeft het Dagelijks bestuur besloten om de situatie per per 1 januari 2017 te bevriezen. De balansposities blijven tot en met de jaarrekening 2016 bij de deelnemende gemeenten. Daarnaast is besloten een werkgroep te formeren waaraan deelnemen de accountants Deloitte van het werkbedrijf en Baker Tilly Berk namens de deelnemende gemeenten, de bestuursleden Huijsmans en Schlösser, de ambtenaren T. van Gastel, A. Yahia en B.

Dekker namens de deelnemende gemeenten en vanuit het werkbedrijf S. Rouschop en M. van de Ven – Pleite. De onderwerpen op de agenda van de werkgroep zijn het onderzoeken en adviseren over de waardering(systematiek) van debiteuren, het bepalen van het saldo en hoe te verwerken in de balansen van de deelnemende gemeenten en het werkbedrijf. Dit memo presenteert het onderzoek van de werkgroep en het advies c.q. voorstel dat de werkgroep in deze doet.

Aanpak werkgroep

Omdat het om aanzienlijke bedragen gaat, de waardering van de inbaarheid van debiteuren uit 2010 stamt en de waardering tussen deelnemende gemeenten en het werkbedrijf niet overeenkomt is besloten de overname van de debiteurenpositie in 2017 af te ronden.

De werkgroep stelt daarbij voor gezamenlijk de volgende stappen te nemen:

§ Herwaardering van de debiteurenposities per 31 december 2017;

§ Gezamenlijk komen tot één methodiek die door alle gemeenten en het werkbedrijf wordt erkend;

§ De consequenties van de gekozen methodiek voor de gemeenten en het werkbedrijf in beeld brengen; en

§ Komen tot tijdige besluitvorming omtrent de overname van debiteurensaldo in 2017.

Met betrekking tot de herwaardering heeft de werkgroep besloten deze uit te laten voeren door een externe partij. Hiervoor is Deloitte benaderd dit onderzoek te doen. Aan Deloitte is verzocht een nieuwe herwaardering uit te voeren op de inbaarheid van de debiteurenposities en hiervoor een methodiek uit te werken die voldoet aan de wensen van de deelnemende gemeenten. In algemeenheid kan worden gesteld dat de wens van de deelnemende gemeenten is dat er rekening gehouden wordt met de kenmerken van de individuele gemeenten in relatie tot de verschillende categorieën binnen de debiteuren.

(2)

Met deze algemene uitgangspunten is Deloitte aan de slag gegaan en heeft daarbij afstemming gehad met de werkgroep.

Aanpak Deloitte

Deloitte heeft de volgende werkzaamheden uitgevoerd:

1. Een analyse op de historische cijfers zoals deze door het werkbedrijf aan Deloitte zijn aangeleverd.

Per deelnemende gemeente, per uitkeringscategorie en per jaar is geanalyseerd wat de werkelijk ontvangen bedragen zijn afgezet tegen de openstaande posten/oorspronkelijke vordering. Voor de historische cijfers is een onderscheid gemaakt tussen opboekingen, aflossingen, afboekingen, correcties en openstaand saldo.

2. Een inschatting gemaakt, op basis van de beschikbare historische gegevens, van de kans op terugbetaling van de nog openstaande posten. Hierbij is een voorspelling gemaakt van de toekomstige aflossingen.

Met behulp van een machine learning algoritme is een voorspelling gemaakt van het deel van de momenteel openstaande posten dat in de toekomst nog afgelost zal worden. Voor de voorspelling is gebruik gemaakt van het random forest algoritme. Dit algoritme is “getraind” op basis van gegevens uit het verleden. Tijdens dit trainen worden 300 beslisbomen gegenereerd, waarmee vervolgens voorspellingen voor de toekomst kunnen worden gedaan. In de tabel hieronder wordt een omschrijving gegeven van het gebruikte model.

Te voorspellen variabele Percentage aflossing van restschuld

Input variabelen • Hoofdsom

• Categorie vordering

• Type uitkering

• Bedrag afgelost

• Looptijd tot nu toe

• Aantal maanden niet betaald

Algoritme Random forest

Aantal bomen 300

Training set Afgesloten debiteuren bekeken op 12 momenten in het verleden

Verhouding training / test 80:20

(3)

Betrouwbaarheid

Om de betrouwbaarheid van de resultaten te testen, is de historische data opgedeeld in een training- en een test set. De training set is gebruikt om het model te trainen. Vervolgens is het resulterende model toegepast op de test set en zijn de modelresultaten vergeleken met de daadwerkelijke resultaten uit het verleden. Dit is 100 keer herhaald voor verschillende opsplitsingen van de data in training en test sets.

De onderstaande tabel geeft de resultaten van het vergelijken van de modelresultaten met de werkelijke historische resultaten weer.

Gemiddelde voorspelling voor de test set o.b.v. historische cijfers € 5.077.942,00

Gemiddelde daadwerkelijke resultaten o.b.v. historische cijfers € 5.196.545,00

Gemiddelde absolute afwijking € 209.981,70

MSE € 257.139,30

Over de historische cijfers heeft het model een afwijking van ongeveer 4%. Bij de MSE (mean squared error) worden extreme afwijkingen in de 100 test runs uitvergroot. Het feit dat de MSE niet veel hoger is dan de gemiddelde absolute afwijking, wijst erop dat het de afwijking over de verschillende test runs vrij constant is. Bij de voorspellingen dient wel rekening gehouden te worden met het feit dat deze is gebaseerd op patronen uit historische gegevens. Er is geen garantie dat deze patronen in de toekomst hetzelfde zullen zijn. Bijvoorbeeld als er (significant) andere methoden worden toegepast bij de opvolging van debiteuren (zoals verscherpt debiteurenbeheer op bepaalde categorieën vorderingen) bestaat de kans dat het werkelijke geïnde bedrag kan afwijken van de voorspelling. Daarnaast zijn er vele andere factoren te bedenken waardoor de werkelijkheid kan afwijken van de voorspelling. Echter gezien de afwijking van slechts 4% kan zeker verondersteld worden dat de voorspelling een grote mate van betrouwbaarheid heeft.

3. Ten slotte heeft Deloitte dashboards gebouwd voor het werkbedrijf waarmee de resultaten grafisch weergegeven kunnen worden. Voor de historische cijfers is een onderscheid gemaakt tussen opboekingen, aflossingen, afboekingen, correcties en openstaand saldo. Deze waarden worden in staafdiagrammen weergegeven en zijn te bekijken over verschillende dimensies, zoals per gemeente, per type vordering etcetera. Binnen het interactieve dashboard zijn op deze dimensies selecties te plaatsen, om delen van de dataset afzonderlijk te kunnen analyseren.

(4)

Resultaten

Totaaloverzicht (stand per 9 juni 2017)

Gemeente Afgelost Correctie Afboekingen Opboekingen

Openstaand Saldo

Voorspelde toekomstige aflossingen

Percentage voorspelde aflossing van restschuld

Percentage aflossing van totaal schuld Gemeente Asten 425.785,92 15.937,72 4.347,57 1.183.471,64 737.400,43 348.277,45 47,23 65,41 Gemeente

Deurne 697.605,73 187.608,82 0,00 2.903.151,36 2.018.017,76 783.810,88 38,84 51,03

Gemeente

Geldrop-Mierlo 803.241,80 1.589.976,76 15.543,57 4.398.144,70 1.989.473,77 785.941,60 39,50 36,13 Gemeente

Gemert-Bakel 320.107,94 16.348,88 -38,00 2.099.564,49 1.763.145,67 633.503,09 35,93 45,42 Gemeente

Helmond 2.458.926,21 421.924,61 19.887,78 11.670.356,11 8.769.727,65 3.519.997,17 40,14 51,23 Gemeente

Laarbeek 303.541,55 32.029,87 25.259,74 1.054.790,05 693.958,89 284.352,54 40,98 55,74 Gemeente

Someren 400.045,07 12.458,94 0,00 1.451.158,71 1.038.654,70 560.595,54 53,97 66,20

De resultaten zijn in de bijlage per deelnemende gemeente verder uitgesplitst in de betreffende vorderingscategorieën.

Bbz-leningen

De vorderingen in de categorie verstrekte Bbz-leningen vormen een ‘buitencategorie’ binnen de reeks aan soorten vorderingen. In de werkgroep is voorgesteld om per deelnemende gemeente dit najaar een actie uit te zetten gericht op:

1. Actueel inzicht in debiteurenbestand Bbz-leningen vooral gericht op de daadwerkelijke waarde en ‘hardheid’ van de verkregen onderpanden; en

2. En afzonderlijke behandeling in het Dagelijks of Algemeen bestuur over de wijze waarop deze vorderingen worden vereffend tussen de deelnemende gemeenten en het werkbedrijf.

Daar waar hier wordt gesproken over debiteurenbestanden, wordt tevens bedoeld de daartoe behorende crediteurenposities, die bij een aantal deelnemende gemeenten eveneens in de balans opgenomen zijn.

In een bijlage van de nog te sluiten overeenkomst(en) tussen de deelnemende gemeenten en het werkbedrijf wordt de nominatieve lijst met vorderingen Bbz-leningen per deelnemende gemeente opgenomen. Op basis van de voorspelde toekomstige aflossing wordt nu wel vereffend. Mocht achteraf blijken dat meer of minder is ontvangen dan wordt dit alsnog verrekend met betreffende gemeente. Op basis van de acties in het najaar wordt per deelnemende gemeente (mogelijk) een nog actueler beeld verkregen van de consequenties van deze buitencategorie.

Financiële gevolgen

Er zijn meerdere mogelijkheden besproken ten aanzien van de financiële verrekening van de geïnde vorderingen met de betreffende gemeentes. Dit betreft:

1. Uitbetaling van het hele bedrag aan voorspelde toekomstige aflossingen; en 2. Uitbetaling van de werkelijke ontvangen aflossingen per jaar.

(5)

Optie 1 heeft de voorkeur van de werkgroep, waarbij als voorwaarde geldt dat het werkbedrijf niet in liquiditeitsproblemen mag komen en ook geen externe financiering dient te moeten gaan aantrekken. Nader uitgewerkt wordt welke financieringsconstructie voor de uitvoering van optie 1 wordt voorgesteld. Deze uitwerking zal geschieden op basis van een geprognotiseerde liquiditeitspositie van het werkbedrijf in de komende jaren. Het ligt in de lijn van de verwachting dat de deelnemende gemeenten het bedrag (renteloos) voorfinancieren en het werkbedrijf jaarlijks aflost. Hierdoor ontstaan enerzijds geen extra kapitaalkosten en anderzijds wordt de liquiditeitspositie niet benadeeld.

In het geval het werkbedrijf een bedrag incasseert per deelnemende gemeente met betrekking tot de buitencategorie BBZ, wat hoger is dan het voorspelde bedrag zal het werkbedrijf dit positieve resultaat verrekenen met de betreffende deelnemende gemeente (zie boven).

Invorderingsbeleid

In het verleden is voor de aangesloten gemeenten bij het Werkplein Regio Helmond (op het moment van aansluiting) het beleid van W&I van de gemeente Helmond gevolgd. Bij de overkomst van de debiteurenpositie naar het werkbedrijf is het Dagelijks bestuur in de lead om haar invorderingsbeleid nader vorm te geven en te richten op een zo maximaal mogelijke invordering. Dit om het “verlies” op invorderingen te minimaliseren.

Ingangsdatum

Om voor alle deelnemende gemeenten een en dezelfde uitgangspositie te hebben is het gewenst dat voor alle gemeenten eenzelfde ingangsdatum wordt gehanteerd. De werkgroep stelt voor om de vastgestelde methodiek toe te passen op de debiteurenpositie van het werkbedrijf en de deelnemende gemeenten per 31 december 2017. Op dat moment wordt bepaald wat de inbaarheid op debiteuren is per gemeente, per categorie. Op basis daarvan wordt de verrekening bepaald.

Voorlopig besluit

Het Algemeen bestuur heeft 9 oktober jl. de hieronder opgesomde punten ter kennis neming aangenomen en aldus voorlopig besloten. De besluiten zullen pas 20 december a.s. vastgesteld worden.

1. In te stemmen met de door de werkgroep vastgestelde systematiek invorderbaarheid debiteuren BUIG en Bbz conform de “Deloitte methodiek”;

2. In te stemmen met de overname van de invorderbare debiteuren BUIG en Bbz door het werkbedrijf per 31 december 2017;

3. In te stemmen met het opstellen van een voorstel van een (renteloze) leningsvorm welke het werkbedrijf jaarlijks aflost. Op basis van de meerjarige liquiditeitspositie wordt dit najaar een aflossingsoverzicht vastgesteld;

4. De invorderingen op Bbz worden op basis van de werkelijke invorderingen af te rekenen met de deelnemende gemeenten Asten, Deurne, Gemert-Bakel en Someren;

5. Elke deelnemende gemeente zelf verantwoordelijkheid te laten dragen voor het bestuurlijk proces alsmede de verwerking van de voornoemde besluiten in de eigen financiële administratie;

6. Te besluiten dat het invorderingsbeleid valt onder de verantwoordelijkheid van het Dagelijks bestuur van het werkbedrijf.

(6)

Bijlage resultaten per deelnemende gemeente

Gemeente Asten (stand per 9 juni 2017)

Hoofdgroep

Vordering Afgelost Correctie Afboekingen Opboekingen

Percentage aflossing van totaal schuld

425.785,92 15.937,72 4.347,57 1.183.471,64 737.400,43 348.277,45 47,23 65,41

Alimentatie 14.904,35 2.297,10 4.347,57 22.201,05 652,03 457,83 70,22 69,20

Bbz 350.961,60 14.086,42 0,00 770.332,28 405.284,26 197.353,23 48,70 71,18

Cessie 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 n.v.t. n.v.t.

Fraude 11.753,37 463,49 0,00 45.349,14 33.132,28 22.352,66 67,46 75,21

Krediethypotheek 0,00 0,00 0,00 40.615,06 40.615,06 39.808,21 98,01 98,01

Leenbijstand 27.711,03 0,00 0,00 180.758,38 153.047,35 68.903,82 45,02 53,45

Overig 4.403,14 -358,16 0,00 14.158,48 10.113,50 6.439,47 63,67 76,58

Terugvordering 16.042,94 -551,13 0,00 105.960,16 90.468,35 10.736,70 11,87 25,27

Verhaal 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 n.v.t. n.v.t.

Verrekeningen 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 n.v.t. n.v.t.

Voorschotten 9,49 0,00 0,00 4.097,09 4.087,60 2.225,53 54,45 54,55

Gemeente Deurne (stand per 9 juni 2017)

Hoofdgroep

Vordering Afgelost Correctie Afboekingen Opboekingen

697.605,73 187.608,82 0,00 2.903.151,36 2.018.017,76 783.810,88 38,84 51,03

Alimentatie 15.227,62 3.244,18 0,00 36.208,97 17.737,17 5.084,36 28,67 56,10

Bbz 417.045,78 12.349,58 0,00 1.315.142,43 885.747,07 357.377,34 40,35 58,89

Cessie 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 n.v.t. n.v.t.

Fraude 122.406,06 133.575,66 0,00 757.604,87 501.704,10 169.044,17 33,69 38,47

Krediethypotheek 22.621,34 0,00 0,00 87.719,35 65.098,01 47.808,14 73,44 80,29

Leenbijstand 86.306,26 37.212,63 0,00 479.389,76 355.870,87 142.035,71 39,91 47,63

Overig 7.274,15 1.231,77 0,00 28.107,45 19.601,53 12.514,96 63,85 70,41

Terugvordering 25.681,16 -5,00 0,00 183.452,92 157.776,76 41.690,99 26,42 36,72

Verhaal 0,00 0,00 0,00 3.535,30 3.535,30 1.004,61 28,42 28,42

Verrekening 0,00 0,00 0,00 5.104,89 5.104,89 2.959,13 57,97 57,97

Voorschotten 1.043,36 0,00 0,00 6.885,42 5.842,06 4.291,47 73,46 77,48

(7)

Gemeente Geldrop – Mierlo (stand per 9 juni 2017)

Hoofdgroep

Percentage aflossing van totaal schuld 803.241,80 1.589.976,76 15.543,57 4.398.144,70 1.989.473,77 785.941,60 39,50 36,13

Alimentatie 2.600,10 -1.221,38 0,00 51.188,07 49.809,35 21.093,25 42,35 46,29

Bbz 510.511,25 8.247,70 14.666,04 1.243.016,06 709.591,07 274.857,71 38,73 63,18

Cessie 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 n.v.t. n.v.t.

Fraude 222.863,09 173.060,68 0,01 1.258.812,13 862.888,35 266.228,10 30,85 38,85

Leenbijstand 261,67 750,75 0,00 13.886,47 12.874,05 3.478,31 27,02 26,93

Overig 8.756,64 4.171,91 877,52 58.501,82 44.695,75 26.620,68 59,56 60,47

Terugvordering 45.878,84 1.404.967,10 0,00 1.578.037,32 127.282,58 52.869,72 41,54 6,26

Verhaal 3.500,00 0,00 0,00 27.842,64 24.342,64 6.962,00 28,60 37,58

Verrekening 3.138,84 0,00 0,00 9.379,54 6.240,70 2.686,59 43,05 62,11

Voorschotten 4.895,93 0,00 0,00 13.369,62 8.473,69 6.264,31 73,93 83,47

Gemeente Gemert – Bakel (stand per 9 juni 2017)

Hoofdgroep

320.107,94 16.348,88 -38,00 2.099.564,49 1.763.145,67 633.503,09 35,93 45,42

Alimentatie 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 n.v.t. n.v.t.

Bbz 72.105,21 -1.041,18 0,00 708.154,04 637.090,01 190.251,32 29,86 37,05

Cessie 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 n.v.t. n.v.t.

Fraude 74.170,82 13.020,68 -38,00 500.845,95 413.692,45 158.168,09 38,23 46,39

Krediethypotheek 0,00 -0,01 0,00 19.623,76 19.623,77 19.619,49 99,98 99,98

Leenbijstand 106.959,66 9.454,73 0,00 520.206,94 403.792,55 168.634,47 41,76 52,98

Overig 2.840,08 -225,32 0,00 30.178,51 27.563,75 14.366,26 52,12 57,02

Terugvordering 41.513,18 -4.760,89 0,00 267.962,36 231.210,07 74.751,98 32,33 43,39

Verhaal 21.897,91 -99,13 0,00 41.181,12 19.382,34 290,03 1,50 53,88

Verrekening 0,00 0,00 0,00 4.644,81 4.644,81 3.299,39 71,03 71,03

Voorschotten 621,08 0,00 0,00 6.767,00 6.145,92 4.122,06 67,07 70,09

(8)

Helmond (stand per 9 juni 2017)

Hoofdgroep

Percentage aflossing van totaal schuld 2.458.926,21 421.924,61 19.887,78 11.670.356,11 8.769.727,65 3.519.997,17 40,14 51,23

Alimentatie 60.877,43 -42.967,50 0,00 125.268,84 107.358,91 49.281,23 45,90 87,94

Bbz 519.805,11 -8.343,51 17.934,16 2.191.351,64 1.661.955,88 681.768,45 41,02 54,83

Cessie 5.883,91 0,00 0,00 25.925,39 20.041,48 3.500,58 17,47 36,20

Fraude 928.555,83 241.275,65 92,03 5.783.752,71 4.613.829,20 1.513.675,80 32,81 42,23 Krediethypotheek 18.607,33 -1.544,54 0,00 339.916,49 322.853,70 270.632,63 83,83 85,09 Leenbijstand 433.107,48 45.637,64 1.836,59 1.727.236,19 1.246.666,34 559.798,41 44,90 57,49

Overig 56.954,01 17.659,35 25,00 267.609,11 192.970,75 122.282,27 63,37 66,98

Terugvordering 205.897,59 167.868,25 0,00 781.174,06 407.408,22 221.941,21 54,48 54,77

Verhaal 186.146,73 2.314,27 0,00 314.564,92 126.103,92 50.901,86 40,37 75,36

Verrekening 32.484,02 0,00 0,00 63.637,23 31.153,21 16.929,36 54,34 77,65

Voorschotten 10.606,77 25,00 0,00 49.919,53 39.386,04 29.285,37 74,35 79,91

Laarbeek (stand per 9 juni 2017)

Hoofdgroep

303.541,55 32.029,87 25.259,74 1.054.790,05 693.958,89 284.352,54 40,98 55,74

Alimentatie 1.465,33 9.860,14 0,00 20.597,07 9.271,60 6.111,87 65,92 36,79

Bbz 169.400,89 1.161,71 25.259,74 508.657,79 312.835,45 116.392,03 37,21 56,19

Cessie 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 n.v.t. n.v.t.

Fraude 17.910,38 -4.573,08 0,00 92.629,76 79.292,46 27.257,15 34,38 48,76

Leenbijstand 53.833,30 2.056,34 0,00 185.573,23 129.683,59 73.148,67 56,41 68,43

Overig 2.440,87 25,00 0,00 7.095,00 4.629,13 3.514,13 75,91 83,93

Terugvordering 46.489,24 23.499,76 0,00 197.444,63 127.455,63 31.046,05 24,36 39,27

Verhaal 7.171,56 0,00 0,00 7.260,10 88,54 70,32 79,42 99,75

Verrekening 4.829,98 0,00 0,00 15.843,40 11.013,42 7.294,56 66,23 76,53

Voorschotten 0,00 0,00 0,00 700,00 700,00 574,93 82,13 82,13

(9)

Someren (stand per 9 juni 2017)

Hoofdgroep

400.045,07 12.458,94 0,00 1.451.158,71 1.038.654,70 560.595,54 53,97 66,20

Alimentatie 1.560,34 116,25 0,00 7.797,25 6.120,66 1.916,11 31,31 44,59

Bbz 302.876,30 -8.386,14 0,00 802.955,49 508.465,33 221.190,31 43,50 65,27

Cessie 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 n.v.t. n.v.t.

Fraude 19.051,77 -3.088,28 0,00 123.367,23 107.403,74 57.969,33 53,97 62,43

Leenbijstand 59.958,48 5.978,67 0,00 265.335,31 199.398,16 81.206,66 40,73 53,20

Overig 4.002,04 0,00 0,00 23.012,82 19.010,78 13.564,22 71,35 76,33

Terugvordering 12.596,14 17.838,44 0,00 41.503,65 11.069,07 6.803,01 61,46 46,74

Verhaal 0,00 0,00 0,00 4.537,80 4.537,80 1.718,31 37,87 37,87

Verrekening 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 n.v.t. n.v.t.

Voorschotten 0,00 0,00 0,00 1.430,00 1.430,00 889,77 62,22 62,22