Meten van
en communiceren over de impact van vrijwilligerswerk
- Handleiding voor sociale instellingen -
Ioana Bere - Diana Bere - Corina Pintea Pintea
2019
Meten van en communiceren over de impact van vrijwilligerswerk
- Handleiding voor sociale instellingen –
Ioana Bere - Diana Bere - Corina Pintea Pintea
Uitgave: Boedapest, Önkéntes Központ Alapítvány, Vrijwilligerswerk Hongarije - Centrum voor sociale innovatie, 2019. ISBN 978-615-81208-0-7
Interne beoordelaars: Borbála Hadrévy, Tamara Fabac, Marta Hauser, Alžbeta Brozmanová Gregorová, Jana Šolcová, Monika Bełdowska, Darek Pietrowski, Inge van Steekelenburg.
Externe beoordelaars:Cristina Rigman, Lejla Šehić Relić, Gabriella Farkas, Michaëla Merkus, Jana Vlašičová,Małgorzata Misztela
De handleiding is opgesteld als onderdeel van het project "CAPACITY BUILDING IN THE SOCIAL SECTOR through the Development of Volunteer Programs at Social Institutions in the CEE Region"
(CAPACITY BUILDING IN THE SOCIAL SECTOR via de ontwikkeling van vrijwilligersprogramma's bij sociale instellingen in de MOE-regio1). De handleiding is opgesteld door Önkéntes Központ
Alapítvány, Vrijwilligerswerk in Hongarije - Centrum voor Sociale Innovatie (www.onkentes.hu, www.oka.hu), in samenwerking met het Platform van Vrijwilligerscentra en Organisaties in Slowakije, (www.dobrovolnickecentra.sk), de Vereniging voor de ontwikkeling van het maatschappelijk
middenveld SMART in Kroatië (www.volonterski-centar-ri.org), Vrijwilligerscentrum, Warschau in Polen (www.wolontariat.org.pl), Pro Vobis - Nationaal Centrum voor Vrijwilligerswerk in Roemenië (www.provobis.ro) en Movisie - Nederland – Instituut voor kennis en aanpak van sociale vraagstukken (www.movisie.nl) van 1 september 2016 tot en met 31 augustus 2019, en gefinancierd door de
Europese Unie in het kader van het Erasmus+-programma, onder het contractnummer:
16/1/KA204/22920.
De steun van de Europese Commissie voor de productie van deze publicatie houdt niet in dat zij de inhoud van deze publicatie onderschrijft en de Commissie kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor het gebruik dat van de informatie in deze publicatie kan worden gemaakt.
Deze publicatie werd niet proefgelezen.
Disclaimer: de eindproducten uit het SoVol-project zijn toegespitst op de situaties in landen in de MOE-regio en zijn inhoudelijk niet overal representatief voor de Nederlandse situatie. De Nederlandse vertaling van dit handboek beschrijft de inhoud niet per definitie vanuit een Nederlandse context. Een accurate vertaling is te downloaden op:
https://sovol.files.wordpress.com/2019/04/measuringimpactofvolunteering.pdf
1 MOE-landen zijn lidstaten van de Europese Unie die voorheen tot het Oostblok behoorden. Onder de MOE- landen vallen Estland, Hongarije, Letland, Litouwen, Polen, Slovenië, Slowakije, Tsjechië, Roemenië en Bulgarije.
Inhoudsopgave
Inleiding ... 5
A. De opbouw van de handleiding ... 6
B. Waarom is impactmeting belangrijk? ... 7
C. De belangrijkste argumenten voor het voeren van een efficiënt systeem om de impact van vrijwilligerswerk te meten ... 8
D. Uitleg van de gebruikte termen ... 9
DEEL 1: Het meten van de impact van vrijwillige inzet ... 12
De stappen in het proces van impactbeoordeling... 14
1. Doelbepaling ... 16
2. Ontwikkeling van het ontwerp ... 17
3. Verzamelen van de gegevens ... 20
4. Data analyse ... 30
5. Het monitoringplan – model en voorbeelden ... 32
Deel 2: Gebruik maken van de onderzoeksresultaten ... 34
A. Het communiceren over de impact van vrijwilligerswerk ... 34
Waarom is het belangrijk? ... 34
1. Voor wie schrijft u het rapport? ... 35
2. Aandachtspunten bij het communiceren van de resultaten ... 36
3. Manieren om over de bevindingen te communiceren ... 37
Het communiceren van de impact van het vrijwilligersprogramma aan de hand van feiten ... 38
Het communicatie van de impact van het vrijwilligersprogramma door middel van verhalen ... 38
Communicatiekanalen ... 38
B. Integratie van de resultaten in toekomstige programma’s ... 40
Deel 3: uitdagingen en aanbevelingen ... 42
A. Paradoxen en dilemma’s ... 42
B. Definitieve aanbevelingen ... 42
Handige handouts ... 43
Bronnenlijst ... 44
Inleiding
Dit handboek komt tegemoet aan de behoefte van verschillende Europese maatschappelijke instellingen die vrijwilligers bij hun werk betrekken, om impactmetingen van vrijwilligerswerk uit te voeren en om de resultaten van de beoordeling in hun gemeenschap te communiceren als een manier om de waarde van vrijwilligerswerk beter te benutten. Binnen het SoVol-project werkten zes landen samen om een reeks instrumenten uit te werken om sociale instellingen te helpen bij het opzetten van vrijwilligersprogramma's. De resultaten van de evaluatie werden in het kader van het SoVol-project in de praktijk gebracht. Deze hulpbron maakt deel uit van een set.
Het ontwikkelen van vrijwilligersprogramma's binnen sociale instellingen vereist zowel een aanzienlijke initiële investering als een voortdurende investering, waardoor de programma's onder druk komen te staan om iets waardevols te bereiken voor de gemeenschappen waarin ze functioneren.
Het hebben van een gestructureerde effectbeoordelingsstrategie voor de vrijwilligersprogramma's maakt het gemakkelijker voor vertegenwoordigers van sociale instellingen om een duidelijk en meetbaar beeld te hebben van de waardevolle bijdrage van de vrijwilligers. Door middel van een systematische effectbeoordeling kan elke sociale instelling vrijwilligerswerk rechtstreeks koppelen aan de verbetering van de economische efficiëntie van instellingen en dus aan een hoger niveau van institutionele doelstellingen.
Het is van groot belang dat de instrumenten worden gevonden om deze koppeling tot stand te brengen, zodat steeds meer sociale instellingen de voordelen van het werken met vrijwilligers inzien en sociale instellingen die vrijwilligersprogramma's hebben om deze te blijven investeren en ontwikkelen.
Steeds meer internationale organisaties erkennen de belangrijke bijdrage van vrijwilligerswerk. In 2001 definieerde de Algemene Vergadering van de Verenigde Naties in haar resolutie over aanbevelingen voor steun voor
vrijwilligerswerk als "een belangrijk onderdeel van elke strategie gericht op (....) armoedebestrijding, duurzame ontwikkeling, gezondheid, rampen (....) bestrijding van sociale uitsluiting en discriminatie".
Tien jaar later is 2011 door de Europese Commissie uitgeroepen tot Europees Jaar van het
vrijwilligerswerk, in een poging om "het bewustzijn van de waarde en het belang van vrijwilligerswerk te vergroten" (Raad van de Europese Unie, 2009).
Het belangrijkste doel van dit handboek is concrete steun te bieden voor het meten en communiceren van de effecten van vrijwilligerswerk binnen sociale instellingen. Het instrument richt zich op specifieke fasen zoals de planning, evaluatie, demonstratie en voorlichting van de gemeenschap over het
verschil dat hun instelling genereert op basis van de bijdrage van de vrijwilligers.
De publicatie kan worden gebruikt door elke organisatie, ongeacht haar omvang, die vrijwilligers betrekt bij de inspanningen om haar doelstellingen te bereiken. Daarom is het handboek, hoewel het hoofddoel is om de capaciteit van sociale instellingen op dit gebied te vergroten, net zo relevant voor alle soorten vrijwilligers die betrokken zijn bij organisaties.
A. De opbouw van de handleiding
Dit handboek komt tegemoet aan de behoefte van verschillende Europese maatschappelijke
instellingen die vrijwilligers bij hun werk betrekken, om effectbeoordelingen van vrijwilligerswerk uit te voeren en om de resultaten van de beoordeling in hun gemeenschap te communiceren als een manier om de waarde van vrijwilligerswerk beter te benutten. Binnen het SoVol-project werkten 6 landen samen om een reeks instrumenten uit te werken om sociale instellingen te helpen bij het opzetten van vrijwilligersprogramma's. De resultaten van de evaluatie werden in het kader van het SoVol-project in de praktijk gebracht. Deze hulpbron maakt deel uit van een set.
Het ontwikkelen van vrijwilligersprogramma's binnen sociale instellingen vereist zowel een aanzienlijke initiële investering als een voortdurende investering, waardoor de programma's onder druk komen te staan om iets waardevols te bereiken voor de gemeenschappen waarin ze functioneren.
Een gestructureerde effectbeoordelingsstrategie voor de vrijwilligersprogramma's maakt het voor vertegenwoordigers van sociale instellingen gemakkelijker om een duidelijk en meetbaar beeld te krijgen van de waardevolle bijdrage van de vrijwilligers. Door middel van een systematische
effectbeoordeling kan elke sociale instelling vrijwilligerswerk rechtstreeks koppelen aan de verbetering van de institutionele economische efficiëntie en daarmee aan een hoger niveau van institutionele doelstellingen.
Het is van groot belang dat de instrumenten worden gevonden om deze koppeling tot stand te brengen, zodat steeds meer sociale instellingen de voordelen van het werken met vrijwilligers inzien en sociale instellingen die vrijwilligersprogramma's hebben om deze te blijven investeren en
ontwikkelen.
Steeds meer internationale organisaties erkennen de belangrijke bijdrage van vrijwilligerswerk. In 2001 definieerde de Algemene Vergadering van de Verenigde Naties in haar resolutie over aanbevelingen voor steun voor vrijwilligerswerk, vrijwilligerswerk als "een belangrijk onderdeel van elke strategie gericht op (....) armoedebestrijding, duurzame ontwikkeling, gezondheid, rampen (....) bestrijding van sociale uitsluiting en discriminatie". Tien jaar later is 2011 door de Europese
Commissie uitgeroepen tot Europees Jaar van het vrijwilligerswerk, in een poging om "het bewustzijn van de waarde en het belang van vrijwilligerswerk te vergroten" (Raad van de Europese Unie, 2009).
Het hoofddoel van dit handboek is concrete ondersteuning te bieden bij het meten en communiceren van de impact van vrijwilligerswerk binnen sociale instellingen.
Het instrument richt zich op specifieke fasen zoals het plannen, beoordelen, demonstreren en informeren van de gemeenschap over het verschil dat hun instelling genereert op basis van de bijdrage van de vrijwilligers. De publicatie kan worden gebruikt door elke organisatie, ongeacht haar omvang, die vrijwilligers betrekt bij de inspanningen om haar doelstellingen te bereiken. Daarom is het handboek, hoewel het hoofddoel is om de capaciteit van sociale instellingen op dit gebied te
vergroten, net zo relevant voor alle soorten vrijwilligers die betrokken zijn bij organisaties.
In het inleidende hoofdstuk zullen we proberen de relevantie van het ontwikkelen van een effectbeoordelingsproces en de voordelen van het opzetten van een systeem voor het meten en communiceren van de bereikte impact aan het licht te brengen. Vervolgens gaan we verder met het definiëren van enkele sleutelbegrippen waarmee we gaan werken.
Het eerste deel is gewijd aan het meten van de impact van vrijwilligerswerk. We zullen de vier stappen onderzoeken die ons in deze onderneming kunnen ondersteunen. We zullen leren om ons doel vast te stellen, het ontwerp te ontwikkelen, de gegevens te verzamelen en deze vervolgens te analyseren.
Na het verzamelen van de harde gegevens gaan we in hoofdstuk 2 kijken hoe we gebruik kunnen maken van onze beoordelingsresultaten. Waarom is het belangrijk om deze resultaten te
communiceren? Wie is onze doelgroep? Waar moeten we rekening mee houden bij de communicatie en wat zijn de beste manieren om dat te doen? - Dit zijn de vragen die we in dit hoofdstuk proberen te beantwoorden.
Tot slot gaat hoofdstuk 3 in op enkele laatste aanbevelingen en uitdagingen die kunnen worden verwacht bij het plannen en implementeren van een proces voor impactmeting en communicatie.
B. Waarom is impactmeting belangrijk?
De transparantie van een organisatie, instelling of bedrijf wordt steeds meer een indicator voor de kwaliteit van de dienstverlening en is van groot belang voor de begunstigden, de potentiële vrijwilligers en de gemeenschap. Financierende overheden, donoren en andere relevante belanghebbenden zetten maatschappelijke instellingen steeds meer onder druk om hun werk en resultaten transparanter te maken, door middel van een gedegen documentatie en een rigoureus bewijs van de bijdrage die zij als organisatie genereren binnen de samenleving. In dit verband is het onvoldoende om alleen maar publiekelijk de missie en visie van de organisatie te verklaren, samen met de toekomstplannen. De nieuwe context vraagt om een duidelijk bewijs dat het werk van een organisatie en haar projecten daadwerkelijk bijdragen aan de gewenste verwachte verandering. Meer nog, de stakeholders die geld investeren in de projecten van de organisaties zijn direct geïnteresseerd in het begrijpen hoe efficiënt deze middelen zijn gebruikt en op welke manier ze hebben bijgedragen aan de maatschappelijke verandering. Het bewijs van impact kan op verschillende niveaus worden gezocht, op basis van methoden die zijn aangepast aan de complexiteit van de verandering die we willen aantonen.
Steeds meer sociale instellingen besluiten om vrijwilligers te betrekken bij hun programma's en activiteiten en soms zelfs diensten te ontwikkelen voor hun begunstigden, die volledig door vrijwilligers worden geleverd, als een aanvullende actie die de efficiëntie van de organisatie in het bereiken van haar doel en doelstellingen zou verhogen.
Het uitvoeren van een effectbeoordeling in uw instelling heeft tot doel de veranderingen/gevolgen (voor verschillende groepen) van uw instelling in kaart te
brengen, die de manier waarop mensen leven, werken, spelen, met elkaar omgaan, hun behoeften organiseren en zich in het algemeen als leden van de samenleving gedragen, veranderen.
Dit handboek is bedoeld om de medewerkers van sociale instellingen te ondersteunen bij het plannen en uitvoeren van dergelijke beoordelingen die kunnen bijdragen aan de beoordeling van de algemene impact van de instelling en haar programma's. Het handboek is bedoeld om de medewerkers van sociale instellingen te ondersteunen bij het plannen en uitvoeren van dergelijke beoordelingen, die kunnen bijdragen aan de beoordeling van de algemene impact van de instelling en haar programma's.
C. De belangrijkste argumenten voor het voeren van een efficiënt systeem om de impact van vrijwilligerswerk te meten
1. Vergroot de economische waarde van uw vrijwilligersprogramma's 2. De impact van vrijwilligersprogramma's voor financiers aantonen
3. Bewijsstukken overleggen die bij financieringsaanvragen kunnen worden gebruikt.
4. Wijs op de effecten die vrijwilligerswerk heeft op verschillende niveaus (op vrijwilligers, begunstigden, instelling en gemeenschap in het algemeen).
5. Verhoog de zichtbaarheid van uw instellingen door het bevorderen van de beoordelingen 6. Verbeteren van de praktijken op het gebied van het beheer van vrijwilligerswerk in de
instellingen, alsook de concrete vrijwilligersactiviteiten.
7. Bewijs leveren om meer steun en financiering te krijgen voor de uitvoering van de vrijwilligersactiviteiten. programma's, van het management in uw instellingen.
8. Het motiveren van bestaande vrijwilligers en medewerkers 9. Aantrekken van nieuwe mogelijke gebruikers van diensten 10. Ontdek de echte waarde van je vrijwilligersprogramma.
De planning van het meet- of controleproces is van vitaal belang. Afhankelijk van wat u wilt weten, beslist u over de meest effectieve instrumenten en de beste aanpak. Als u bijvoorbeeld wilt weten hoe de tevredenheid van uw begunstigden of medewerkers is toegenomen, zoals bepaald door uw vrijwilligersprogramma, wilt u misschien een gesprek met hen voeren of vragenlijsten toepassen voordat de vrijwilligers aan het werk gaan en een jaar later opnieuw.
Met een plan vanaf het begin zorgt u ervoor dat u alle gegevens hebt die u nodig hebt en alleen de gegevens die u uiteindelijk nodig hebt, zodat u later geen extra tijd nodig hebt om uit te zoeken wat voor u relevant is. Om bijvoorbeeld te weten te komen wat de economische waarde van je
vrijwilligersprogramma is, moet je weten hoeveel uren de vrijwilligers betrokken zijn geweest en wat voor soort activiteiten ze hebben gedaan. Het exacte tijdstip dat elke vrijwilliger je aanbiedt is irrelevant, net als hun geslacht of etniciteit - gegevens die je in dit geval niet hoeft te verzamelen.
Van meet af aan weten wat je moet meten helpt ook bij het kiezen van de hulpmiddelen die je bent.
die ook het meest geschikt zijn voor uw instelling. Afhankelijk van de situatie van uw begunstigden kan het voeren van gesprekken zeer succesvol of bijna onmogelijk zijn. Als zij niet in staat zijn om hun tevredenheid in hun taal uit te drukken, moet u misschien de mensen vragen die het meest betrokken zijn bij hun zorg. Het kan nodig zijn om het personeel of de vrienden en familie te interviewen, of de vrijwilligers te vragen om bepaalde relevante gedragingen van de begunstigde te observeren en periodiek aantekeningen te maken.
De volgende pagina's zijn ontworpen om u te helpen het plan te ontwikkelen dat het meest geschikt is voor uw behoeften. Het handboek is gestructureerd in twee delen, één gericht op het meten van de impact en het tweede op het communiceren van de impact van vrijwilligerswerk in sociale instellingen.
Het eerste deel is opgedeeld in drie hoofdstukken die de reden en inhoud van het meetproces benaderen, specifieke instrumenten voor het verzamelen van gegevens en manieren om bevindingen te rapporteren. De sectie bevat theoretische aspecten die het kader zullen vormen voor de gebruikers van het handboek om de gepresenteerde methoden en instrumenten beter te begrijpen. Dit deel bevat ook een duidelijk onderscheid tussen concepten zoals - resultaten/output, effecten/resultaten en impact met betrekking tot vrijwilligersactiviteiten.
Het tweede deel zal bestaan uit twee hoofdstukken die gericht zijn op het communiceren van de impact van vrijwilligerswerk binnen de organisatie en daarbuiten; het vinden van de beste manieren om de bevindingen van de beoordeling te delen met geïnteresseerde actoren en belanghebbenden.
D. Uitleg van de gebruikte termen
Sociale Instelling - In het kader van ons project en binnen deze publicatie wordt onder sociale instelling verstaan een rechtspersoon die sociale activiteiten en/of programma's uitvoert die gericht zijn op het verlenen van sociale bijstand aan kwetsbare personen, alsmede personen in ongunstige persoonlijke of familiale omstandigheden.
Input - De middelen die een organisatie aan een bepaald programma besteedt, kunnen financiële middelen zijn, maar ook de tijd van personeel of vrijwilligers.
Output - Wat levert uw programma op? Bijvoorbeeld, een trainingsprogramma biedt afgestudeerden de mogelijkheid om een opleiding te volgen. De resultaten zijn meetbaar en gemakkelijk te bepalen.
Resultaat - Een resultaat is een effect dat uw programma heeft op de mensen of problemen die u dient of aanpakt. Een resultaat is een verandering die is ontstaan door uw programma. Het is meetbaar en beperkt in de tijd, hoewel het enige tijd kan duren voordat het volledige effect ervan is vastgesteld.
Impact2 – het effect van het project/programma op het bredere milieu en de bijdrage van het project/programma aan de bredere sectorale doelstellingen die in de algemene doelstelling van het project/programma zijn samengevat, en aan de verwezenlijking van de overkoepelende
Europese/nationale/lokale beleidsdoelstellingen (Burdge, Vanclay 1996).
Social Return On Investment3 - SROI is een op principes gebaseerde methode voor het meten van de niet-financiële waarde in verhouding tot de geïnvesteerde middelen. Het kan door elke entiteit worden gebruikt om het effect op belanghebbenden te evalueren, manieren te identificeren om de prestaties te verbeteren en de prestaties van investeringen te verbeteren.
Vrijwilligerswerk/vrijwillige inzet - hoewel de officiële definitie verschilt van land tot land, afhankelijk van de wetgeving, gaat het bij vrijwilligerswerk om een gestructureerde activiteit op basis van vrijwilligheid, zonder financiële compensatie, die altijd wordt uitgevoerd ten behoeve van een derde persoon (geen familielid of goede vrienden) of een groep binnen het kader van een organisatie.
Vrijwilliger - een persoon die in zijn/haar vrije tijd en zonder financiële compensatie vrijwillig diensten of activiteiten verricht om burger-, liefdadigheids- of humanitaire redenen in een organisatie.
2 Burdge, R. J., & Vanclay, F. (1996). Social impact assessment: a contribution to the state of the art series. Impact Assessment, 14(1), 59-86
3 Johns Hopkins University Center for Civil Society Studies (CCSS), “International Labour Office Manual on the Measurement of Volunteer Work”, 2011 – http://www.ifrc.org/docs/IDRL/Volun- teers/ILO%20Manual%20on%20Measurement%20of%20the%20Volunteer%20Work.pdf
Vrijwilligersprogramma - een doorlopende reeks activiteiten/diensten van een organisatie waarin vrijwilligers een belangrijke rol spelen en die gericht zijn op het verbeteren en bereiken van de missie van een organisatie.
Economische waarde van vrijwilligerswerk
Economische waarde wordt gecreëerd door het gebruik van een middel of een reeks inputs, die aanvullende processen opleveren die de waarde van die inputs verhogen en daardoor iets genereren dat een hogere marktwaarde heeft op het volgende niveau van de waardeketen4. De economische waarde van vrijwilligerswerk is het verschil tussen de waarde van de input in het
vrijwilligersprogramma en de waarde van de aangeboden vrijwilligersdiensten.
Maatschappelijke waarde van vrijwilligerswerk
Sociale waarde wordt gecreëerd wanneer middelen, input, processen of beleid worden gecombineerd om verbeteringen in het leven van individuen of de maatschappij als geheel te genereren. Het is in deze arena dat de meeste non-profits hun bestaansrecht rechtvaardigen, en helaas is het op dit niveau dat men de grootste moeite heeft om de werkelijke gecreëerde waarde te meten. Voorbeelden van Sociale Waardecreatie zijn bijvoorbeeld "producten" zoals culturele kunstvoorstellingen, het plezier van een wandeling in het bos of het voordeel van het leven in een rechtvaardiger samenleving (Emerson, Wachowicz, Chun, 2000).
Monitoring is het proces voor het verzamelen van feiten en cijfers met betrekking tot uw vrijwilligersprogramma. Dit omvat zaken als
1. Aantal vrijwilligers
2. Demografische informatie, zoals leeftijd en etniciteit 3. Frequentie en duur van de vrijwilligersactiviteit 4. Het soort werk dat vrijwilligers doen
5. Het aantal begunstigden van de steun
Evaluatie is het proces van het gebruik van de informatie die je hebt verzameld om vragen te beantwoorden over hoe goed het met het vrijwilligersprogramma gaat, om eventuele hiaten en verbeteringen die je kunt aanbrengen te identificeren en om je resultaten aan te tonen, bijvoorbeeld het verschil dat het betrekken van vrijwilligers maakt of de toegevoegde waarde die het betrekken van vrijwilligers oplevert. Het omvat een analyse van de monitoringinformatie en eventuele feedback, casestudy's en verzamelde ervaringen van vrijwilligers. Monitoringinformatie beschrijft wat er is gebeurd. Evaluatie is nog een stap verder - het betekent een waardeoordeel maken op basis van deze beschrijvende informatie - is de impact goed genoeg? Is het de middelen die we in het programma hebben gestopt waard? In welke mate wordt de impact ervaren als gevolg van het programma en de interventie van de vrijwilligers?
Begrippen als input, output, resultaat en impact mogen niet door elkaar worden gebruikt. Inzicht in de verschillen tussen elk van hen bij de beslissing om een efficiënt effectbeoordelingsproces in te voeren,
4 J. Emerson, J. Wachowicz, S. Chun, "Social Return on Investment: Exploring Aspects of Value Creation in the Nonprofit Sector", 2000, The Roberts Foundation -
http://redf.org/current/web/app/uploads/2013/10/REDF-Box-Set-Vol.-2-SROI-Paper-2000.pdf
wordt zeer belangrijk. Het is relevant om een duidelijk inzicht te hebben in al deze concepten, zowel onafhankelijk van elkaar, maar ook in relatie tot elkaar, wanneer het gaat om vrijwilligerswerk.
INPUT, definieert alle middelen die een organisatie aan een bepaald programma besteedt. Middelen kunnen financieel zijn, maar ook de tijd van personeel of vrijwilligers. Als voorbeeld kan een verwijzing naar een vrijwilligersprogramma dat door een sociale instelling wordt uitgevoerd, worden gezien als een bijdrage van - het aantal betrokken medewerkers, het aantal uren dat wordt besteed aan
vrijwilligersmanagementaspecten (werving, selectie, training, monitoring, enz.), geld dat wordt besteed aan de uitvoering van vrijwilligersactiviteiten, gebruikte apparatuur en materialen, enz.
Wanneer we het over OUTPUT hebben, zullen we verwijzen naar de directe elementen die door het vrijwilligersprogramma worden geproduceerd of gegenereerd. Producten en diensten die via het vrijwilligersprogramma worden geleverd. De resultaten zijn meetbaar en duidelijk omschreven resultaten van uw activiteit, bv. aantal activiteiten in het programma, aantal begunstigden (gebruikers van diensten) die betrokken zijn bij de activiteiten, aantal vrijwilligers die betrokken zijn bij de
activiteiten voor de begunstigden, aantal uren vrijwilligerswerk per tijdseenheid, enz.
OUTCOME verwijst naar de voordelen die het programma heeft gegenereerd in een bepaalde periode, meestal tijdens of vlak na de programma-activiteiten. In navolging van het bovenstaande voorbeeld kan het resultaat betrekking hebben op het aantal langdurig geëngageerde vrijwilligers, het aantal tevreden begunstigden, het aantal nieuwe begunstigden in een specifiek programma, enz.
IMPACT beschrijft de veranderingen die het programma op langere termijn in zijn bredere omgeving teweegbrengt. Het zou een beschrijving kunnen geven van de toename van de zichtbaarheid van de sociale instelling in de lokale gemeenschap, de verbetering van de begunstigde dienst binnen de aan hen gerichte programma's, enz.
Inzicht in de verwachte impact en een duidelijk beeld van het verschil dat wij als sociale instelling willen genereren is niet altijd gemakkelijk, maar wel verplicht om een gecontroleerd en voorspelbaar proces te kunnen hebben dat op termijn onze rol in de lokale gemeenschap zal consolideren.
DEEL 1: Het meten van de impact van vrijwillige inzet
Het denken over het meten van de impact en het plannen van het proces kan ontmoedigend zijn en te moeilijk lijken in vergelijking met de voordelen die het oplevert, maar het goede nieuws is dat het al eerder is gedaan en dat we de ervaring van de andere instelling of organisatie kunnen gebruiken om onze doelstellingen gemakkelijker te bereiken.
Algemene studies over de impact van vrijwilligerswerk hebben een aantal belanghebbenden en dimensies geïdentificeerd waar vrijwilligersprogramma's een impact op hebben.
Stakeholders
Vrijwilligers (effecten en impact op persoonlijk niveau)
Vrijwilligerswerk waarbij organisaties betrokken zijn (effecten en impact op institutioneel niveau)
Rechtstreekse begunstigden/gebruikers van sociale diensten
De bredere gemeenschap, bijvoorbeeld: familieleden, vrienden van de begunstigden, vrienden van de begunstigden, lokale NGO's, enz.
Dimensies
Menselijk kapitaal - kennis, vaardigheden en gezondheid van mensen
Economisch kapitaal - voordelen of kosten met een financiële waarde
Sociaal kapitaal - meer samenwerkingsrelaties tussen mensen
Cultureel kapitaal - gevoel van individuele identiteit en begrip voor de identiteit van de ander In de onderstaande tabel staan voorbeelden van hoe elk van de bovengenoemde belanghebbenden in elk van de dimensies kan worden beïnvloed. Het effect varieert van instelling tot instelling en van situatie tot situatie. Maar door de tabel in te vullen met uw instelling in gedachten, heeft u een overzicht van de impact van uw vrijwilligersprogramma en kunt u beslissen welke aspecten u moet meten en communiceren.
Menselijk kapitaal (kennis,
vaardigheden, attitudes, attitudes, gezondheid)
Economisch kapitaal
(voordelen of kosten met een financiële waarde)
Sociaal kapitaal (meer
samenwerkingsrelaties tussen mensen)
Cultureel kapitaal (gevoel van eigen identiteit en begrip van de identiteit van anderen)
Vrijwilliger
meer persoonlijke ontwikkeling (eigenwaarde, inlevingsvermogen, enz.)
meer
overdraagbare competenties (met name op het gebied van sociale dienstverlening) verbetering van de gezondheid en het welzijn
grotere kansen op inzetbaarheid (in de sociale sector, maar niet alleen in de sociale sector).
een betere toegang tot
opleidingen waarvoor zij anders zouden moeten betalen betere
werkgelegenheidsvooruitzichten en toekomstige
verdiencapaciteit
uitbreiding van het
persoonlijke sociale netwerk een groter gevoel van vertrouwen in anderen (individuen en de gemeenschap) toegenomen sociale competenties meer overdraagbare vaardigheden verbetering van de gezondheid en het welzijn
een beter begrip van de eigen identiteit een grotere waardering voor de culturen en belangen van anderen verandering van visie op de samenleving en de actieve rol van iedere burger
Instelling
meer persoonlijke ontwikkeling en vaardigheden van het personeel een grotere motivatie van het personeel om professionele vaardigheden te ontwikkelen op het gebied van het beheer van vrijwilligerswerk meer tevredenheid en behoud van het personeel
verhoging van de financiële waarde van de activiteiten van de organisatie (hogere impact voor dezelfde kosten)
verbeterde organisatorische werkprocedures
meer inkomsten voor de instelling
werkgelegenheidsschepping verbetering van de
menselijke interactierelatie binnen de instelling vergroting van de zichtbaarheid van de instellingen
diensten zijn meer een afspiegeling van de culturele diversiteit binnen de gemeenschap grotere diversiteit in de instelling
Profijtgroep
een verhoogde persoonlijke ontwikkeling (eigenwaarde, inlevingsvermogen, optimisme) meer vaardigheden en bekwaamheden verbetering van de lichamelijke en geestelijke gezondheid een groter gevoel van welzijn onder de begunstigden meer begunstigden die zich bewust zijn van de
mogelijkheden voor vrijwilligerswerk meer begunstigden die vrijwilligers worden.
een betere toegang tot diensten die zij anders zouden moeten kopen
meer kansen op inzetbaarheid op de arbeidsmarkt dankzij nieuwe vaardigheden en persoonlijke ontwikkeling
nieuwe vriendschappen, contacten en netwerken het aantal begunstigden dat vrijwilligerswerk doet, verhogen
een groter bewustzijn van de voordelen van
vrijwilligerswerk
een grotere betrokkenheid bij lokale activiteiten, groepen of clubs een grotere mate van empowerment voor het nemen van maatregelen
een groter gevoel van groepsgevoel, deelname aan de cultuur en het uitdrukken van waarden en het gevoel tot een groep te behoren een beter begrip van de culturen en waarden van anderen meer
mogelijkheden om te oefenen of vertrouwen uit te drukken de ontwikkeling van wenselijk gedrag
verbetering van het
burgeractivisme (begunstigde kan vrijwilliger worden)
Community
betere
vaardigheden en een productievere beroepsbevolking toegenomen persoonlijke ontwikkeling een grotere bewustwording van de lokale
gemeenschap ten aanzien van lokale problemen
een betere prijs-
kwaliteitverhouding in de openbare dienstverlening verhoging van de financiële waarde van de investering (hogere impact voor dezelfde kosten)
verminderd antisociaal gedrag
grotere sociale netwerken meer vertrouwen en deelname
meer organisaties die samenwerken
vrijwilligerswerk wordt erkend, gepromoot en beoefend als een wenselijk gedragsmodel.
nieuwe
waarden binnen de
gemeenschap worden gepromoot:
solidariteit, menselijke waardigheid, mensenrechten, solidariteit.
De stappen in het proces van impactbeoordeling
Zoals we in de bovenstaande voorbeelden hebben gezien, kan de impact van een
vrijwilligersprogramma zeer groot zijn. Hoewel het het meest wetenschappelijk en waardevol zou zijn
om het nauwkeurig en uitputtend te kunnen meten, beschikken we in werkelijkheid niet over de nodige middelen (tijd, middelen) om dit te doen, maar dat is ook niet nodig.
Om ons proces te focussen en te zorgen voor haalbare en relevante resultaten van de impactmeting, stellen we voor om vier sterk met elkaar verbonden stappen te volgen (model aangepast vanuit de VOLUM-federatiegids5). De resultaten van de effectbeoordeling worden in de volgende vier stappen beschreven:
1. Het doel van het beoordelingsproces vaststellen - proberen te antwoorden: "Waarom is uw organisatie geïnteresseerd in het implementeren van een effectbeoordelingsproces en
waarvoor zullen de resultaten worden gebruikt?
2. Het ontwikkelen van het ontwerp van het beoordelingsproces - het vaststellen van de methoden, technieken en instrumenten en de manier waarop deze zullen worden gebruikt, het identificeren van de informatiebronnen, de manier om toegang te krijgen tot deze informatie en de benodigde middelen. De resultaten van deze fase moeten een concreet plan zijn voor het verzamelen en analyseren van gegevens.
3. Verzamelen van de gegevens - relevante gegevens en informatie verzamelen volgens het eerder vastgestelde plan en ervoor zorgen dat fouten bij het verzamelen van de gegevens worden vermeden.
4. Analyse en conclusies van de gegevens - alle verzamelde gegevens samenvoegen, verbanden leggen tussen verschillende gegevenselementen en relevante informatie
interpreteren en extraheren. Meestal wordt deze fase gematerialiseerd door middel van een rapport.
Als het bijvoorbeeld ons doel is om de economische waarde van ons vrijwilligersprogramma vast te stellen, moeten we het aantal uren vrijwilligerswerk en het soort activiteit waarbij ze betrokken zijn bij elkaar optellen. We zullen het proces moeten ontwerpen voordat de vrijwilligers komen, om er zeker van te zijn dat we alle gegevens kunnen verzamelen. We zullen de methoden kiezen: de mentor, de vrijwilliger, beiden of iemand anders kunnen de verantwoordelijkheid hebben om de uren van elk type activiteit te tellen; de instrumenten: een papieren dagboek of een online tool.
Zodra het programma van start gaat, zullen we ervoor zorgen dat we deze gegevens verzamelen. De mensen die hiervoor
verantwoordelijk zijn, moeten weten wat ze doen, hoe en waarom. Na een jaar, of een gekozen periode, kunnen we de gegevens analyseren en conclusies trekken. Er is een eenvoudige wiskundige vergelijking om de economische waarde te bepalen die we later zullen presenteren als we het over data-analyse en het VIVA-model hebben (pagina 23).
5 VOLUM Federation – ”Guide for measuring the effects and impact of volunteering on the host organzation” - http://federatiavolum.ro/wp-content/uploads/2016/07/ghid_masurare_efec- te_voluntariat_A4_210x297_mm_VOLUM.pdf
1. Doelbepaling
Het duidelijk definiëren van het doel van het effectbeoordelingsproces is een belangrijke stap die het hele proces verbindt met de algemene institutionele strategie voor het verbeteren van de kwaliteit en efficiëntie van de geleverde diensten, door middel van vrijwillige betrokkenheid.
Het hebben van een duidelijke reden waarom u als instelling het verschil wilt beoordelen dat vrijwilligers maken, is belangrijk voor het definiëren en plannen van alle komende stappen en het logisch verbinden van deze stappen om er zeker van te zijn dat u uw doel bereikt. Het gedefinieerde doel zal van invloed zijn op het soort aanpak dat je kiest en op de manier waarop je uiteindelijk gebruik maakt van de resultaten.
Enkele van de meest voorkomende redenen om te beginnen met een uitgebreide vrijwilligerswerk effectbeoordeling zijn:
- om duidelijke bronnen te hebben om financiers bewijs te leveren over de verschillende aspecten van uw dienstverlening
- de sociaal-economische waarde van uw vrijwilligerswerkprogramma te bepalen - de toegevoegde waarde van vrijwilligerswerk ten opzichte
van de kwaliteit van de door de instelling verleende diensten in kaart te brengen
- vaststellen in welke mate de specifieke doelstellingen van de verschillende programma's en activiteiten zijn
verwezenlijkt
- om de mate van zichtbaarheid te bepalen in de
gemeenschap die uw instelling via haar vrijwilligers heeft bereikt.
- om uit te vinden wat goed werkt en wat er verbeterd kan worden binnen het uitgevoerde vrijwilligersprogramma.
Met andere woorden, om het procesontwerp te ontwikkelen dat het beste past bij de behoeften van uw instelling op het gebied van effectbeoordeling, heeft u antwoorden nodig op de volgende twee
vragen6:
Wat wil je laten zien?
Het kan een van de hierboven genoemde redenen zijn of een andere reden die aansluit bij de
behoeften van uw instelling. Door het duidelijk en specifiek te definiëren, krijgt u al relevante informatie over het soort gegevens dat moet worden verzameld, de manier waarop u deze moet verzamelen, de doelgroepen die over de gegevens beschikken en de aspecten die de meest geschikte instrumenten bepalen. Mede op basis van het doel van het assessment kunt u de complexiteit van het hele proces kalibreren.
Voor wie doe je de meting?
6 based on the Volunteering Impact Assessment Kit - Institute for Volunteering Research 2015
Door vanaf het begin vast te stellen voor wie de evaluatie wordt uitgevoerd, kunt u de algemene aanpak van de gegevensverzameling bepalen (meer gericht op kwantitatieve aspecten als deze bestemd is voor donoren en bestuursleden, of op kwalitatieve aspecten als deze gericht is op vrijwilligers, begunstigden van diensten en leden van de gemeenschap) en heeft u een grote invloed op de manier waarop u de resultaten uiteindelijk presenteert.
Wat je laat zien Doelgroep
Het betrekken van vrijwilligers -> een grotere verscheidenheid aan diensten -> een betere kwaliteit van zorg in de instelling -> goede publiciteit, goede naamsbekendheid.
Financiers - zijn meer gemotiveerd om de instelling te blijven steunen.
Medewerkers - is meer gemotiveerd en loyaal aan de instelling
Community - vertrouwt uw instelling en betrekt u bij de diensten die u aanbiedt.
Vrijwilligers betrekken -> competenties ontwikkeld voor zichzelf -> het vinden van een baan -> hogere levensstandaard voor de vrijwilligers
Vrijwilligers - zijn gemotiveerder en
ontvankelijker voor het vrijwilligersprogramma Community - wordt de bron van uw toekomstige vrijwilligers
Zoals u in bovenstaande voorbeelden kunt zien, kan één aspect van uw impact verschillende belanghebbenden op verschillende manieren beïnvloeden. Om de gewenste verandering in hun gedrag te bewerkstelligen, moet u ervoor zorgen dat zij uw boodschap ontvangen en begrijpen. Het publiek tot wie u de beoordeling richt, bepaalt de omvang van het proces, de
relevante tools, de hoeveelheid gegevens en de manieren om de bevindingen te presenteren.
2. Ontwikkeling van het ontwerp
Wat zijn de relevante gegevens die u nodig heeft?
Bij de keuze voor een specifiek procesontwerp moeten we kiezen tussen verschillende soorten beoordelingen. Afhankelijk van het type gegevens waarop het beoordelingsproces is gebaseerd en de manier waarop deze gegevens worden verzameld, kunnen we onderscheid maken:
1. Kwantitatieve beoordeling - gaat over numerieke gegevens die statistisch geanalyseerd kunnen worden. Het geeft meestal antwoord op de vragen: Waar? Hoe vaak? Hoeveel?
Wanneer?
Enkele voorbeelden kunnen dat zijn: Hoeveel begunstigden hebben deelgenomen aan activiteiten waarbij vrijwilligers betrokken waren? Hoe vaak betrekken we vrijwilligers bij onze diensten? Waar (bij wat en hoeveel afdelingen/locaties) zijn onze vrijwilligers betrokken? etc.
etc.
2 Kwalitatieve beoordeling - heeft betrekking op informatie die niet kan worden
gekwantificeerd, zoals tekst en gesproken woorden. Het omvat meningen, houdingen en ervaringen en wordt geanalyseerd aan de hand van kernthema's. Het is een analyse van de belangrijkste thema's. Het is een van de belangrijkste onderwerpen van het onderzoek.
Uit de antwoorden op deze vragen kunnen voorbeelden van kwalitatieve gegevens worden afgeleid: Wat zijn de verschillen tussen de begunstigden die in contact staan met de vrijwilligers?
Hoe beïnvloeden de vrijwilligers de perceptie van de instelling bij het publiek? enz.
Het verzamelen van gegevens kan een langetermijnproces zijn, gericht op het verzamelen van alle benodigde informatie (kwantitatief en kwalitatief) voor een effectbeoordelingsproces.
Afhankelijk van de tijd die u kunt besteden aan het verzamelen van gegevens en het aantal items dat u wilt verzamelen; beide soorten beoordelingen kunnen worden gebruikt.
Wanneer we de impact van vrijwilligerswerk willen meten, is het aanbevolen om zowel
kwantitatieve als kwalitatieve maatregelen te combineren om een volledig beeld te krijgen van de beoordeelde situatie.
Als u bijvoorbeeld de verandering in de ervaring van uw begunstigden in uw instelling als gevolg van het vrijwilligersprogramma wilt beoordelen, kan het nodig zijn om vragen te stellen zoals:
Hoeveel van onze begunstigden hebben contact gehad met de vrijwilligers? Hoeveel tijd hebben ze al contact met elkaar gehad? Wat is hun ervaring met de vrijwilligers geweest? Hoe heeft het hun ervaring veranderd? In dit voorbeeld moet u zich voorbereiden op zowel kwantitatieve als kwalitatieve beoordelingen.
Wie heeft de informatie die u nodig heeft?
Als u wilt wijzen op het verschil dat vrijwilligers maken in de kwaliteit van leven van uw beneficiaries/dienstverleners, moet u hen en hun naaste familieleden hoogstwaarschijnlijk vragen, en niet de vrijwilligers of het personeel. Als u wilt begrijpen hoe het vrijwilligersprogramma de efficiëntie van uw medewerkers verbetert, zult u uw gegevens van uw collega's of medewerkers verzamelen.
Als u een grote instelling bent die met veel medewerkers, vrijwilligers en begunstigden te maken heeft, is het misschien niet altijd mogelijk om alle vertegenwoordigers van een specifieke
categorie in uw gegevensverzameling op te nemen en daarom moet u misschien een 'steekproef' opnemen. Dit betekent dat u een deel van de benaderde groep moet selecteren dat in zekere zin representatief is voor de hele categorie.
Bij het kiezen van een steekproef uit een specifieke groepscategorie moet u proberen de statistische kenmerken van de categorie waarmee u werkt, op kleinere schaal te reconstrueren.
Voordat u de steekproef uitvoert, moet u de kenmerken identificeren die relevant zijn voor de beoordelingsresultaten (geslacht, sociaaleconomische status, opleidingsniveau, enz.). Met andere woorden, als u 60% vrouwelijke vrijwilligers in uw programma heeft, moet u hetzelfde percentage in de steekproef hebben.
Wie zal de gegevens verzamelen en om welke middelen gaat het?
Aangezien alle vrijwillige effectbeoordelingen enige investering vereisen, voor een kortere of langere periode, moet je altijd rekening houden met de
middelen die je voor het hele proces beschikbaar hebt:
- Tijd - wat is de toegewezen tijd voor de uitvoering van de
beoordeling, zijn er beperkingen (termijnen, gebeurtenissen, enz.)?
- Medewerkers - welke medewerkers kunnen bij het proces betrokken worden en wat zijn de vaardigheden die zij kunnen bieden?
- Geld - wat zijn de kosten voor de beoordeling (drukwerk, werktijden voor medewerkers, reiskosten voor deelnemers, etc.) en de budgetbeperkingen?
- Faciliteiten en apparatuur - wat zijn de specifieke middelen die u nodig zou kunnen hebben (recorder, microfoon, etc.)?
Voor instellingen die voor het eerst een effectbeoordeling van het vrijwilligersprogramma uitvoeren, die niet veel ervaring hebben in het veld, zal het beter mogelijk zijn om het proces te richten op een beperkt aantal actoren en analyseniveaus. Meestal beginnen instellingen met het beoordelen van de impact van vrijwilligerswerk binnen hun eigen organisatie (aangezien dit de meest toegankelijke is), en breiden deze pas later uit naar de vrijwilligers, begunstigden en daarna de gemeenschap in het algemeen.
Wat zijn de geschikte methoden voor een specifieke groep?
Afhankelijk van de gegevens die u in het kader van uw beoordelingsproces wilt verzamelen, moet u zich richten tot één of meer doelgroepen.
Verschillende methoden en instrumenten zijn meer geschikt voor
verschillende groepen (vrijwilligers, begunstigden, medewerkers, enz.) en verschillende situaties (grote of kleine groepen, verschillende
leeftijdsgroepen, enz.).
Om u te helpen bij het kiezen van de methoden die het beste aansluiten bij de behoeften van uw instelling, vindt u in het volgende hoofdstuk verschillende voorbeelden van methoden en
hulpmiddelen die worden gebruikt.
Wat we ook kiezen om te meten/beoordelen (output, uitkomsten of impact), dit kan alleen door eerst een duidelijk procesontwerp op te stellen en vervolgens verschillende soorten gegevens op een systematische manier te verzamelen en te analyseren.
Om een aangepaste aanpak voor het meten van vrijwilligerswerk binnen uw instelling te
ontwerpen, is het belangrijk om een reeks criteria in gedachten te houden die u zullen helpen om het ontwerp af te stemmen op het doel en het institutionele profiel van uw instelling. Zoals door de Internationale Arbeidsorganisatie wordt gesteld - in de "Handleiding voor het meten van
vrijwilligerswerk"7, zijn de belangrijkste criteria die in gedachten moeten worden gehouden:
a. Vergelijkbaarheid - zorg ervoor dat je hetzelfde fenomeen/aspecten op dezelfde manier en op verschillende momenten vastlegt. Bijvoorbeeld: Vrijwilligerswerk bij alle activiteiten, in
tegenstelling tot vrijwilligerswerk bij sommige activiteiten en de mate van tevredenheid bij andere activiteiten.
b. Haalbaarheid - zorg ervoor dat alle maatregelen van het proces op een bepaalde plaats en op een bepaald moment kunnen plaatsvinden. Richt uw inspanningen op wat mogelijk is.
c. Kosteneffectiviteit - zorg ervoor dat de middelen die u investeert in de beoordeling in
verhouding staan tot de resultaten die u bereikt. Bij het bepalen van de tevredenheid kan een kort spel of formulier voldoende zijn, zodat u er niet voor kiest
om een uitgebreid interview met elke deelnemer te gebruiken om de tevredenheid te meten.
d. Efficiëntie - maximaliseren van uw resultaten en minimaliseren van de investering in middelen van alle soorten. Misschien kunt u één methode of tool gebruiken om meer dan één gewenst resultaat te bereiken.
e. Betrouwbaarheid - ervoor zorgen dat het proces betrouwbare resultaten kan opleveren. Om de resultaten waardevol te laten zijn, moet u ervoor zorgen dat het proces transparant en betrouwbaar is. Zelfs bij een nadere beschouwing mag er geen twijfel over bestaan of uw uiteindelijke beoordeling de realiteit weerspiegelt.
3. Verzamelen van de gegevens
De derde stap, na het vaststellen van een geschikt ontwerp van uw effectbeoordelingsproces, is het verzamelen van de relevante gegevens. Om de instrumenten gemakkelijker te kunnen identificeren en navigeren, hebben we ze in drie categorieën ingedeeld: Kwantitatieve Instrumenten, Kwantitatieve en Kwalitatieve Mix Instrumenten en Kwalitatieve Instrumenten.
Voordat we enkele voorbeelden van instrumenten kunnen zien, moeten we benadrukken dat, wat de uiteindelijke keuze ook is, een monitoringplan alleen mogelijk is als er gedurende de hele looptijd van het programma voortdurend en rigoureus gegevens worden verzameld. Door ervoor te kiezen om uw inspanningen te investeren, zelfs in de richting van minimale resultaten, kunt u echter tot conclusies komen die door de vrijwilligersmanager of de financiële manager kunnen worden gebruikt om de transparantie te tonen die zo waardevol is voor de donoren.
7
(http://www.ifrc.org/docs/IDRL/Volunteers/ILO%20Manual%20on%20Measurement%20of%20the%20 Volunteer%20Work.pdf)
Kwantitatieve instrumenten
1. Bewaking van de uren van de vrijwilligersactiviteiten
Het is een eenvoudig instrument, gemakkelijk om mee te werken, dat een specifiek beeld geeft van het aantal uren dat elke vrijwilliger heeft besteed aan een specifieke
vrijwilligersactiviteit/vrijwilligersprogramma. Het instrument kan worden afgedrukt op een stuk papier dat elk van de volgende elementen bevat vrijwilliger ontvangt regelmatig een notitieboekje in de instelling, of kan worden opgenomen in een online spreadsheet. Het kan strikt het aantal uren vrijwilligerswerk bevatten of ook details over de activiteiten die in die uren worden gedaan. Het
toevoegen van extra details geeft een meer specifiek beeld van de inspanningen van de vrijwilligers in elke categorie van activiteiten die ze doen (planning, voorbereiding, uitvoering, evaluatie, enz.).
De gegevens voor het instrument worden door de vrijwilliger zelf verzameld en na een bepaalde periode (dagelijks, wekelijks, maandelijks, afhankelijk van de kenmerken van de activiteit) gecontroleerd en goedgekeurd door de vrijwilligersmanager.
Het instrument is nuttig voor:
- een duidelijk overzicht hebben van de betrokkenheid van de vrijwilligers - het maken van aanpassingen in de werklast van de vrijwilligers
- het meten van het aantal uren dat nodig is voor een specifieke activiteit - de economische waarde van vrijwilligerswerk te evalueren
De grenzen van het instrument:
- beperkte controle op de nauwkeurigheid van de verzamelde gegevens in geval van een flexibel schema van de vrijwilligers, vooral wanneer de vrijwilligersactiviteit niet altijd de aanwezigheid van een personeelslid inhoudt.
Het gebruik van dit instrument vergt minimale kosten en zorgt voor een meer meetbaar beeld van de betrokkenheid van de vrijwilligers.
Voorbeelden van controle van de vrijwilligerslijst:
Dit is het meest elementaire instrument dat uiteindelijk nog steeds belangrijke gegevens oplevert: de totale som van de uren die een vrijwilliger in uw instelling heeft gediend, en de tijden van de dag dat de vrijwilligers er meestal bij betrokken zijn. Dit is eenvoudig in te vullen door de vrijwilliger.
Als je meer informatie nodig hebt, kun je meer kolommen in de tabel toevoegen, bijvoorbeeld een andere kolom met de afdeling waar de vrijwilliger bij betrokken was of het soort taak dat hij/zij heeft uitgevoerd. Op deze manier kun je periodiek een beoordeling krijgen die er zo uitziet: "Maria heeft ons
de afgelopen maand 27 uur aangeboden; ze heeft op 3 verschillende afdelingen gewerkt en 11 soorten taken uitgevoerd. Zij is de enige van de 8 vrijwilligers die 's morgens het liefst 's morgens komt.".
Het sjabloon van de individuele monitoring tool vindt u op
https://sovol.files.wordpress.com/2019/04/measuringimpactofvolunteering.pdf.
Hieronder heb je nog een ander voorbeeld, een beetje anders van ontwerp, dat informatie biedt over alle vrijwilligers.
Deze tweede optie, die bijna dezelfde informatie biedt, maar op een meer gecentraliseerde manier, is slechts een voorbeeld van hoe u tabellen kunt aanpassen aan uw eigen behoeften. Door alle
vrijwilligers op één plek te hebben kunt u eenvoudig meer algemene informatie over uw
vrijwilligersprogramma opvragen, zoals "Onze vrijwilligers zijn betrokken bij 5 verschillende afdelingen (Dep 1 tot en met 5), het uitvoeren van 8 grote soorten taken (T1 tot en met 8)". Natuurlijk kun je meer kolommen toevoegen, afhankelijk van de gegevens die je nodig hebt en je kunt de tool overzetten in een digitale spreadsheet (zoals Microsoft Excel) die je kan helpen om automatisch getallen op te tellen of informatie te filteren op verschillende criteria, zoals vrijwilliger, afdeling of taak.
U kunt het sjabloon van de Collective Monitoring tool vinden op de website:
https://sovol.files.wordpress.com/2019/04/measuringimpactofvolunteering.pdf.
2. De algemene planning van de vrijwilligers
Meestal is de algemene planning een planningstool. Echter, als je
vrijwilligersprogramma een stabiel schema heeft en het in de meeste gevallen weet te behouden, kan dit instrument ook worden gebruikt voor monitoring. Als dit het geval is, kunt u ook andere gegevens verzamelen, zoals het aantal uren dat elke vrijwilliger heeft gediend, de afdelingen waar de vrijwilligers bij betrokken zijn geweest, de gemiddelde tijd die een vrijwilliger aan uw instelling biedt, het
gewenste tijdstip van de dag voor vrijwilligerswerk. Om nauwkeurige gegevens te
krijgen, moet je natuurlijk voorzichtig zijn met het aanpassen van de gegevens als het niet gaat zoals gepland.
Hoe meer variaties er zijn op het oorspronkelijke schema, hoe meer je de echte gegevens moet controleren en invoeren, daarom is dit de reden waarom als je planning flexibeler is, het gewoon een planningstool zal zijn en niet geschikt als een monitoring tool.
Het instrument is nuttig voor:
- de activiteit te plannen en op te volgen en te controleren
- het verzamelen van verschillende gegevens via één enkele tool - afhankelijk van wat u wilt weten en hoe u de tool aanpast.
- een beter beeld te krijgen van de beschikbaarheid van uw vrijwilligers.
- het evalueren van de efficiëntie van een vrijwilligersprogramma (aantal uren dat de instelling investeert in het opzetten en uitvoeren van het vrijwilligersprogramma versus het aantal uren dat de vrijwilligers diensten verlenen aan de begunstigden, door de vrijwilligers).
Grenzen van het instrument:
- het verzamelen van gegevens kan moeilijk zijn in het geval van een vrijwilligersprogramma waarbij veel vrijwilligers met een flexibel schema betrokken zijn.
- Het gebruik van dit instrument vereist een strenge controle op de naleving van het tijdschema.
Voorbeeld van het algemene schema:
Ook hier kan de planningstool u de benodigde gegevens bieden. Zo was Maria deze week in 4 ochtenden betrokken bij de planning, met een totaal van 16 uur, en voerde ze de taken 1, 4, 3, 5 en 7 uit.
Dit schema kan ook worden aangepast aan uw activiteit en monitoringdoel. Misschien zijn de vrijwilligers slechts twee dagen per week betrokken en kunt u één schema voor een hele maand maken. Misschien bent u meer geïnteresseerd in de begunstigden waarmee zij werken dan in de taken die zij uitvoeren, dus u vervangt de taak door een begunstigde.
Hier, bij het bepalen hoe we onze tool ontwerpen, is het belangrijk om ons doel voor ogen te houden.
Wat willen we laten zien? Het is echter even belangrijk om rekening te houden met het functioneren van uw instelling.
De voorkeur van vrijwilligers kan ook worden gebruikt om veranderingen in de structuur van het monitoringsinstrument dat we gebruiken te bepalen, vooral van vrijwilligers voor de lange termijn, die de dingen soms vanuit een heel ander perspectief zien dan het personeel van de instelling.
U kunt hier het sjabloon van het weekprogramma (zie handouts op
https://sovol.files.wordpress.com/2019/04/measuringimpactofvolunteering.pdf) voor vrijwilligers vinden.
3. Economisch rendement van investeringen in vrijwilligerswerk
Dit is een instrument dat instellingen helpt om de economische waarde van vrijwilligersactiviteiten te meten. Het wordt steeds belangrijker voor instellingen die subsidies en donaties ontvangen om de economische voordelen van
vrijwilligerswerk aan te tonen. Dit instrument biedt een eenvoudige methode om het
economische rendement te berekenen van het geld dat in een vrijwilligersprogramma/initiatief is geïnvesteerd, met andere woorden, hoeveel waarde het vrijwilligerswerk heeft gegenereerd voor elke euro/dollar die in het vrijwilligersprogramma is geïnvesteerd. Het instrument is gebaseerd op een formule voor het evalueren van de economische waarde van vrijwilligerswerk, VIVA genaamd, die in
1996 door Katherine Gaskin is ontwikkeld8. Het instrument is gebaseerd op een formule voor het evalueren van de economische waarde van vrijwilligerswerk, VIVA genaamd.
Om de economische waarde van vrijwilligerswerk te bepalen, moet u eerst de waarde van de input die u aan het vrijwilligersprogramma toewijst, beoordelen. Wat zijn de kosten die u zonder de vrijwilligers in uw instelling niet zou maken? U zou geen personeel hebben betaald om de vrijwilligers te leiden, u zou geen gebruik hebben gemaakt van bepaalde materialen en gereedschappen, faciliteiten, enz. U moet de waarde van al deze input verzamelen.
Vervolgens evalueert u de resultaten, vanuit een economisch perspectief. Een grote vraag die zich voordoet is hoe ze te evalueren? Vrijwilligerswerk is geen betaald werk, maar het heeft wel een economische waarde. Om dezelfde diensten aan te bieden zonder vrijwilligers in te schakelen, zou de sociale instelling andere mensen moeten inhuren. Het VIVA-model stelt voor om het vrijwilligerswerk gelijk te stellen aan de corresponderende betaalde personeelsfunctie, zodat u een gemakkelijk te begrijpen getal kunt koppelen aan de waarde van de activiteit die met vrijwilligers wordt gerealiseerd.
Natuurlijk hebben we het hier alleen over de economische waarde, omdat we weten dat de voordelen van het betrekken van vrijwilligers niet tot één getal kunnen worden teruggebracht.
Zodra u deze twee cijfers hebt, zal het verschil tussen de waarde van de output en de waarde van de input het economisch rendement van uw investering vertegenwoordigen.
In het hoofdstuk Bijlagen vindt u de kant-en-klare tool die u kunt gebruiken en aanpassen aan uw eigen sociale instelling.
Het instrument is nuttig voor:
- het bepalen van de economische waarde van vrijwilligerswerk binnen uw instelling;
- het vaststellen van de financiële kosten en baten van uw vrijwilligersprogramma;
- volledige transparantie over het budget van het vrijwilligersprogramma;
- concrete informatie te verstrekken over de economische waarde van vrijwilligerswerk, die kan worden gebruikt als medefinancieringsbron in projecten of als bewijs van de economische efficiëntie van verschillende programma's die aan donoren of beleidsmakers worden gepresenteerd.
Beperkingen van het instrument:
- het bepaalt alleen de economische impact van vrijwilligersprogramma's, zonder analyse van aspecten (menselijke, sociale en culturele impact).
- meer dan andere instrumenten vereist het een continue en rigoureuze gegevensverzameling (tijd die door de vrijwilligers wordt geïnvesteerd, uitgaven die met het vrijwilligersprogramma worden gedaan) die kan vereisen dat verschillende medewerkers (vrijwilligersmanager, financieel manager, programmacoördinator, etc.) werk verrichten.
U kunt het sjabloon van Total Investment Sheet (zie handouts:
https://sovol.files.wordpress.com/2019/04/measuringimpactofvolunteering.pdf) hier vinden.
8 VIVA Model explained here: http://www.pkc.gov.uk/media/21097/The-volunteer-investment-and- value-audit/pdf/VIVA-bulletin-(second-edition)_1_.
Mix van kwantitatieve en kwalitatieve 1. Vrijwilligersrapporten
Het is een complexer monitoringinstrument, dat zowel kwantitatieve gegevens kan bevatten (aantal uren vrijwilligerswerk voor een specifieke activiteit, aantal begunstigden waarmee een vrijwilliger in een bepaalde periode heeft
samengewerkt, aantal activiteiten waarbij een vrijwilliger betrokken is geweest, enz.) als kwalitatieve gegevens met betrekking tot de betrokkenheid van de vrijwilliger bij het vrijwilligersprogramma (tevredenheid over het tijdschema, de
activiteiten, de groep, de dynamiek, de door de vrijwilligers ontwikkelde competenties, de teamcommunicatie, enz.)
Het instrument kan gemakkelijk gepersonaliseerd worden, afhankelijk van de specifieke kenmerken van het vrijwilligersprogramma/vrijwilligerswerk. Het kan gebruikt worden in een gedrukte versie of online, afhankelijk van de bijzonderheden van de vrijwilligersgroep, maar de online versie is een stuk makkelijker te centraliseren.
De gegevens voor het instrument worden verzameld door de vrijwilligers zelf, en het wordt gecontroleerd en goedgekeurd door de vrijwilligersmanager na een bepaalde periode (dagelijks, wekelijks, maandelijks) afhankelijk van de kenmerken van de activiteit.
Het instrument is nuttig voor:
- het bieden van een complexe individuele set van vrijwilligers persoonlijke resultaten en perspectieven, op het vrijwilligersprogramma;
- het geven van een inzicht in de tevredenheid van de vrijwilliger over het vrijwilligersprogramma;
- het verstrekken van informatie over aspecten die binnen het vrijwilligersprogramma kunnen worden verbeterd/aangepast.
Grenzen van het instrument:
- het dubbel controleren van de informatie die door de vrijwilligers in hun verslagen wordt verstrekt, kan tijdrovend zijn;
- het centraliseren van de informatie die wordt verzameld via de vrijwilligersverslagen, van alle betrokken vrijwilligers en het genereren van een interpretatie ervan, dus zorg ervoor dat u de benodigde tijd plant;
- het verwerken van de informatie die door de vrijwilligers wordt verstrekt en het integreren van de feedback vraagt voortdurend werk van een medewerker.
Afhankelijk van het doel dat u hebt vastgesteld, kunnen de kwalitatieve vragen die u in het rapport opneemt, worden behandeld:
- de persoonlijke ervaring van de vrijwilliger: Wat is uw favoriete vrijwilligersactiviteit en waarom? Wat vind je het meest uitdagend Wat heb je sindsdien geleerd? Wat vindt u van de begunstigden?
- de activiteiten/het vrijwilligersprogramma: Wat denk je dat het beste werkt in onze activiteiten/vrijwilligersprogramma, en waarom? Wat zou je veranderen en waarom?
- de medewerking van het team: Hoe is uw relatie met het personeel? Hoe zou je de samenwerking met andere vrijwilligers omschrijven?
2. Vragenlijsten (voor vrijwilligers, medewerkers, begunstigden)
Dit instrument wordt gebruikt voor de evaluatie van de processen om ze voortdurend te kunnen aanpassen aan de verwachtingen en behoeften van de betrokken
vrijwilligers, medewerkers en begunstigden. De tool bevat over het algemeen een reeks achtergrondvragen die het profiel van de respondent zullen genereren. Naast deze gegevens kan het zowel kwantitatieve gegevens (niveau van
tevredenheid/relevantie, met betrekking tot een specifiek aspect, uitgedrukt in cijfers)
als kwalitatieve gegevens (beschrijvingen van persoonlijke uitdagingen, prestaties, enz.) bevatten.
Het instrument wordt ontwikkeld en gepersonaliseerd in functie van de specifieke kenmerken van het te evalueren proces. Het wordt een of twee keer gebruikt (als intermediair en/of eindevaluatie- instrument) tijdens een bepaald proces (een vrijwilligersprogramma, specifieke gebeurtenis, enz.) of het kan ook gebruikt worden als een "voor" en "na" scan van een bepaalde situatie.
Het instrument is nuttig voor:
- het bieden van een complex individueel perspectief op een specifiek proces
- het geven van een inzicht in de tevredenheid van vrijwilligers, medewerkers en begunstigden over de verschillende aspecten van een proces
- concrete informatie te verstrekken over aspecten die binnen een specifiek proces kunnen worden verbeterd/aangepast
- het geven van een persoonlijk perspectief op de resultaten en impact (zowel op persoonlijk als op groepsniveau) van een specifiek proces.
Grenzen van het instrument:
- bij het ontwikkelen van een complexe vragenlijst, om alle aspecten van een specifiek proces te behandelen, alleen al het invullen ervan, kan tijdrovend zijn.
- het centraliseren en verwerken van de informatie die via de vragenlijsten wordt verzameld, vergt tijd.
Voor een efficiënt gebruik van dit instrument is het noodzakelijk dat de vragenlijsten door alle leden van een bepaalde categorie (vrijwilligers, medewerkers, begunstigden, etc.) worden ingevuld; zodat het gecentraliseerde document een algemeen overzicht bevat van een proces waarbij verschillende categorieën betrokken zijn geweest.
Kwalitatief
1. Een-op-een gesprekken
Het interview bestaat uit een reeks vragen die u kunt stellen aan uw vrijwilligers, medewerkers, begunstigden of hun familieleden om meer kwalitatieve informatie te verzamelen over hun houding, geloof en processen die zij doormaken. In één op één interview heeft u de vrijheid om te kiezen tussen een reeks vragen of een lijst met onderwerpen die u wilt behandelen en vervolgvragen te stellen totdat u tevreden bent
over het antwoord dat u hebt gekregen en begrepen.
Dit instrument stelt u in staat om het meest persoonlijke niveau van gegevens te bereiken die u kunt verzamelen bij het evalueren van aspecten van de impact, zoals: geluksniveaus van de betrokkenen, persoonlijke ontwikkeling die zich voordeed door het vrijwilligersprogramma, behoeften die de actoren gedurende een bepaalde periode hebben of hebben bevredigd, enz.
Het instrument is nuttig voor:
- Het instrument is nuttig voor: het onderzoeken van de houding, de overtuigingen en de ervaringen van mensen;
- Het instrument is nuttig voor: het onderzoeken van de houding, overtuigingen en ervaringen van mensen; het opvolgen van antwoorden die verduidelijkt moeten worden;
- het identificeren van onverwachte of ongeplande resultaten van uw vrijwilligersprogramma.
De grenzen van het instrument:
- het kost veel tijd om de resultaten te plannen, uit te voeren en te analyseren;
- de verzamelde gegevens kunnen meer zijn dan u nodig hebt, waardoor de analyse ervan wordt vertraagd;
- u kunt slechts een beperkt aantal mensen bereiken
- je misschien niet de meest oprechte antwoorden krijgt van mensen die de voorkeur geven aan anonimiteit.
De efficiëntie van deze methode hangt volledig af van het vermogen van de interviewer om een vertrouwensrelatie op te bouwen met de persoon die wordt geïnterviewd, om actief te luisteren naar alle antwoorden en om het hele proces naar het gewenste resultaat te leiden.
2. Focusgroepen
Het is een vorm van kwalitatief onderzoek dat bestaat uit gesprekken met een groep mensen tegelijk.
De deelnemers worden gevraagd naar hun percepties, meningen, overtuigingen en houdingen ten aanzien van een dienst, concept, idee, programma, enz. De vragen worden gesteld in een interactieve groepssetting waarbij de deelnemers vrij zijn om met andere groepsleden te praten. Tijdens dit proces maakt de onderzoeker aantekeningen of legt hij of zij de vitale punten vast die hij of zij van de groep krijgt. Onderzoekers moeten de leden van de focusgroep zorgvuldig selecteren voor effectieve en betrouwbare, geïnformeerde reacties.
Het instrument is nuttig voor:
- informatie over hetzelfde onderwerp krijgen van verschillende mensen (medewerkers, vrijwilligers, begunstigden, etc.) - de groepsdynamiek kan interessante resultaten opleveren;
- het stimuleren van mensen die minder snel een schriftelijke vraag beantwoorden of in een één-op-één-gesprek volledig eerlijk zijn;
- het kan een leuke manier zijn voor mensen om elkaar te leren kennen of zelfs teambuilding te faciliteren.
De grenzen van het instrument:
- de discussies kunnen "off topic" afdrijven zonder efficiënte matiging, of door persoonlijke problemen die er onder de leden van de groep bestaan.
- het aantal onderwerpen in kwestie zal beperkt zijn, aangezien meer mensen betrokken zullen zijn bij de beantwoording van de voorgestelde vragen.
De efficiëntie van een focusgroep is sterk afhankelijk van de vaardigheden van de facilitator om een ruimte te creëren waarin mensen bereid zijn hun ideeën en gevoelens te delen, de discussies te matigen zonder spanningen in de groep te creëren en de antwoorden die de groep genereert scherp te observeren en vast te leggen.
Het succes wordt mede bepaald door het soort deelnemers dat er in de groep betrokken is. Als je weet dat de mensen die je nodig hebt voor de beoordeling problemen hebben die zich in het openbaar of tegenover elkaar uiten, dan is de focusgroep niet het instrument dat je moet kiezen.
3. Dagboeken
Een dagboek is een geweldig hulpmiddel voor het verzamelen van diepgaande visies en reflecties van de individuen. U kunt uw vrijwilligers vragen om na te denken over hun ervaringen gedurende een bepaalde tijd of in een specifieke activiteit, om hun perspectief beter te begrijpen, of als onderdeel van het rapporteren van hun taken.
Het dagboek kan elke mogelijke vorm aannemen: een brief, een blogbericht, een video- of geluidsopname. Om er zeker van te zijn dat ze de onderwerpen bereiken waarin u geïnteresseerd bent, kunt u hen helpen hun reflecties te begeleiden met een paar vragen, zoals: hoe voel ik me als ik afscheid neem van de begunstigden, wanneer heb ik iets gebruikt wat ik geleerd heb door deel te nemen aan dit vrijwilligersprogramma, hoe heeft het programma mijn gewoonten veranderd?
Als onderdeel van hun verslaglegging kunnen de vrijwilligers worden begeleid om hun inzichten in de samenwerking met de begunstigden, hun voortgang in sommige activiteiten, veranderingen in hun eigen gedrag of het verwerven van nieuwe competenties. De antwoorden leveren het bewijs van de impact van het vrijwilligersprogramma op het leven van je vrijwilliger.
Het instrument is nuttig voor:
- gedetailleerde informatie te krijgen over persoonlijke ervaringen en opvattingen;
- biedt een zekere flexibiliteit in de rapportage die interessante bevindingen kan opleveren;
- een meer creatieve en levendige benadering van het onderwerp;
- kan je creatieve manieren bieden om je beoordeling te rapporteren.
De grenzen van het instrument:
- het hangt volledig af van het vermogen van het individu om zich op een duidelijke, volledige en eerlijke manier uit te drukken;
- de opname kan sterk vervormd zijn door de gedachte dat iemand de reflecties op een later tijdstip zal lezen of beluisteren;
- de verwerking en analyse van de gegevens kan tijdrovend worden.
