DEEL 1: Het meten van de impact van vrijwillige inzet
3. Verzamelen van de gegevens
worden vermeden.
4. Analyse en conclusies van de gegevens - alle verzamelde gegevens samenvoegen, verbanden leggen tussen verschillende gegevenselementen en relevante informatie
interpreteren en extraheren. Meestal wordt deze fase gematerialiseerd door middel van een rapport.
Als het bijvoorbeeld ons doel is om de economische waarde van ons vrijwilligersprogramma vast te stellen, moeten we het aantal uren vrijwilligerswerk en het soort activiteit waarbij ze betrokken zijn bij elkaar optellen. We zullen het proces moeten ontwerpen voordat de vrijwilligers komen, om er zeker van te zijn dat we alle gegevens kunnen verzamelen. We zullen de methoden kiezen: de mentor, de vrijwilliger, beiden of iemand anders kunnen de verantwoordelijkheid hebben om de uren van elk type activiteit te tellen; de instrumenten: een papieren dagboek of een online tool.
Zodra het programma van start gaat, zullen we ervoor zorgen dat we deze gegevens verzamelen. De mensen die hiervoor
verantwoordelijk zijn, moeten weten wat ze doen, hoe en waarom. Na een jaar, of een gekozen periode, kunnen we de gegevens analyseren en conclusies trekken. Er is een eenvoudige wiskundige vergelijking om de economische waarde te bepalen die we later zullen presenteren als we het over data-analyse en het VIVA-model hebben (pagina 23).
5 VOLUM Federation – ”Guide for measuring the effects and impact of volunteering on the host organzation” - http://federatiavolum.ro/wp-content/uploads/2016/07/ghid_masurare_efec-te_voluntariat_A4_210x297_mm_VOLUM.pdf
1. Doelbepaling
Het duidelijk definiëren van het doel van het effectbeoordelingsproces is een belangrijke stap die het hele proces verbindt met de algemene institutionele strategie voor het verbeteren van de kwaliteit en efficiëntie van de geleverde diensten, door middel van vrijwillige betrokkenheid.
Het hebben van een duidelijke reden waarom u als instelling het verschil wilt beoordelen dat vrijwilligers maken, is belangrijk voor het definiëren en plannen van alle komende stappen en het logisch verbinden van deze stappen om er zeker van te zijn dat u uw doel bereikt. Het gedefinieerde doel zal van invloed zijn op het soort aanpak dat je kiest en op de manier waarop je uiteindelijk gebruik maakt van de resultaten.
Enkele van de meest voorkomende redenen om te beginnen met een uitgebreide vrijwilligerswerk effectbeoordeling zijn:
- om duidelijke bronnen te hebben om financiers bewijs te leveren over de verschillende aspecten van uw dienstverlening
- de sociaal-economische waarde van uw vrijwilligerswerkprogramma te bepalen - de toegevoegde waarde van vrijwilligerswerk ten opzichte
van de kwaliteit van de door de instelling verleende diensten in kaart te brengen
- vaststellen in welke mate de specifieke doelstellingen van de verschillende programma's en activiteiten zijn
verwezenlijkt
- om de mate van zichtbaarheid te bepalen in de
gemeenschap die uw instelling via haar vrijwilligers heeft bereikt.
- om uit te vinden wat goed werkt en wat er verbeterd kan worden binnen het uitgevoerde vrijwilligersprogramma.
Met andere woorden, om het procesontwerp te ontwikkelen dat het beste past bij de behoeften van uw instelling op het gebied van effectbeoordeling, heeft u antwoorden nodig op de volgende twee
vragen6:
Wat wil je laten zien?
Het kan een van de hierboven genoemde redenen zijn of een andere reden die aansluit bij de
behoeften van uw instelling. Door het duidelijk en specifiek te definiëren, krijgt u al relevante informatie over het soort gegevens dat moet worden verzameld, de manier waarop u deze moet verzamelen, de doelgroepen die over de gegevens beschikken en de aspecten die de meest geschikte instrumenten bepalen. Mede op basis van het doel van het assessment kunt u de complexiteit van het hele proces kalibreren.
Voor wie doe je de meting?
6 based on the Volunteering Impact Assessment Kit - Institute for Volunteering Research 2015
Door vanaf het begin vast te stellen voor wie de evaluatie wordt uitgevoerd, kunt u de algemene aanpak van de gegevensverzameling bepalen (meer gericht op kwantitatieve aspecten als deze bestemd is voor donoren en bestuursleden, of op kwalitatieve aspecten als deze gericht is op vrijwilligers, begunstigden van diensten en leden van de gemeenschap) en heeft u een grote invloed op de manier waarop u de resultaten uiteindelijk presenteert.
Wat je laat zien Doelgroep
Het betrekken van vrijwilligers -> een grotere verscheidenheid aan diensten -> een betere kwaliteit van zorg in de instelling -> goede publiciteit, goede naamsbekendheid.
Financiers - zijn meer gemotiveerd om de instelling te blijven steunen.
Medewerkers - is meer gemotiveerd en loyaal aan de instelling
Community - vertrouwt uw instelling en betrekt u bij de diensten die u aanbiedt.
Vrijwilligers betrekken -> competenties ontwikkeld voor zichzelf -> het vinden van een baan -> hogere levensstandaard voor de vrijwilligers
Vrijwilligers - zijn gemotiveerder en
ontvankelijker voor het vrijwilligersprogramma Community - wordt de bron van uw toekomstige vrijwilligers
Zoals u in bovenstaande voorbeelden kunt zien, kan één aspect van uw impact verschillende belanghebbenden op verschillende manieren beïnvloeden. Om de gewenste verandering in hun gedrag te bewerkstelligen, moet u ervoor zorgen dat zij uw boodschap ontvangen en begrijpen. Het publiek tot wie u de beoordeling richt, bepaalt de omvang van het proces, de
relevante tools, de hoeveelheid gegevens en de manieren om de bevindingen te presenteren.
2. Ontwikkeling van het ontwerp
Wat zijn de relevante gegevens die u nodig heeft?
Bij de keuze voor een specifiek procesontwerp moeten we kiezen tussen verschillende soorten beoordelingen. Afhankelijk van het type gegevens waarop het beoordelingsproces is gebaseerd en de manier waarop deze gegevens worden verzameld, kunnen we onderscheid maken:
1. Kwantitatieve beoordeling - gaat over numerieke gegevens die statistisch geanalyseerd kunnen worden. Het geeft meestal antwoord op de vragen: Waar? Hoe vaak? Hoeveel?
Wanneer?
Enkele voorbeelden kunnen dat zijn: Hoeveel begunstigden hebben deelgenomen aan activiteiten waarbij vrijwilligers betrokken waren? Hoe vaak betrekken we vrijwilligers bij onze diensten? Waar (bij wat en hoeveel afdelingen/locaties) zijn onze vrijwilligers betrokken? etc.
etc.
2 Kwalitatieve beoordeling - heeft betrekking op informatie die niet kan worden
gekwantificeerd, zoals tekst en gesproken woorden. Het omvat meningen, houdingen en ervaringen en wordt geanalyseerd aan de hand van kernthema's. Het is een analyse van de belangrijkste thema's. Het is een van de belangrijkste onderwerpen van het onderzoek.
Uit de antwoorden op deze vragen kunnen voorbeelden van kwalitatieve gegevens worden afgeleid: Wat zijn de verschillen tussen de begunstigden die in contact staan met de vrijwilligers?
Hoe beïnvloeden de vrijwilligers de perceptie van de instelling bij het publiek? enz.
Het verzamelen van gegevens kan een langetermijnproces zijn, gericht op het verzamelen van alle benodigde informatie (kwantitatief en kwalitatief) voor een effectbeoordelingsproces.
Afhankelijk van de tijd die u kunt besteden aan het verzamelen van gegevens en het aantal items dat u wilt verzamelen; beide soorten beoordelingen kunnen worden gebruikt.
Wanneer we de impact van vrijwilligerswerk willen meten, is het aanbevolen om zowel
kwantitatieve als kwalitatieve maatregelen te combineren om een volledig beeld te krijgen van de beoordeelde situatie.
Als u bijvoorbeeld de verandering in de ervaring van uw begunstigden in uw instelling als gevolg van het vrijwilligersprogramma wilt beoordelen, kan het nodig zijn om vragen te stellen zoals:
Hoeveel van onze begunstigden hebben contact gehad met de vrijwilligers? Hoeveel tijd hebben ze al contact met elkaar gehad? Wat is hun ervaring met de vrijwilligers geweest? Hoe heeft het hun ervaring veranderd? In dit voorbeeld moet u zich voorbereiden op zowel kwantitatieve als kwalitatieve beoordelingen.
Wie heeft de informatie die u nodig heeft?
Als u wilt wijzen op het verschil dat vrijwilligers maken in de kwaliteit van leven van uw beneficiaries/dienstverleners, moet u hen en hun naaste familieleden hoogstwaarschijnlijk vragen, en niet de vrijwilligers of het personeel. Als u wilt begrijpen hoe het vrijwilligersprogramma de efficiëntie van uw medewerkers verbetert, zult u uw gegevens van uw collega's of medewerkers verzamelen.
Als u een grote instelling bent die met veel medewerkers, vrijwilligers en begunstigden te maken heeft, is het misschien niet altijd mogelijk om alle vertegenwoordigers van een specifieke
categorie in uw gegevensverzameling op te nemen en daarom moet u misschien een 'steekproef' opnemen. Dit betekent dat u een deel van de benaderde groep moet selecteren dat in zekere zin representatief is voor de hele categorie.
Bij het kiezen van een steekproef uit een specifieke groepscategorie moet u proberen de statistische kenmerken van de categorie waarmee u werkt, op kleinere schaal te reconstrueren.
Voordat u de steekproef uitvoert, moet u de kenmerken identificeren die relevant zijn voor de beoordelingsresultaten (geslacht, sociaaleconomische status, opleidingsniveau, enz.). Met andere woorden, als u 60% vrouwelijke vrijwilligers in uw programma heeft, moet u hetzelfde percentage in de steekproef hebben.
Wie zal de gegevens verzamelen en om welke middelen gaat het?
Aangezien alle vrijwillige effectbeoordelingen enige investering vereisen, voor een kortere of langere periode, moet je altijd rekening houden met de
middelen die je voor het hele proces beschikbaar hebt:
- Tijd - wat is de toegewezen tijd voor de uitvoering van de
beoordeling, zijn er beperkingen (termijnen, gebeurtenissen, enz.)?
- Medewerkers - welke medewerkers kunnen bij het proces betrokken worden en wat zijn de vaardigheden die zij kunnen bieden?
- Geld - wat zijn de kosten voor de beoordeling (drukwerk, werktijden voor medewerkers, reiskosten voor deelnemers, etc.) en de budgetbeperkingen?
- Faciliteiten en apparatuur - wat zijn de specifieke middelen die u nodig zou kunnen hebben (recorder, microfoon, etc.)?
Voor instellingen die voor het eerst een effectbeoordeling van het vrijwilligersprogramma uitvoeren, die niet veel ervaring hebben in het veld, zal het beter mogelijk zijn om het proces te richten op een beperkt aantal actoren en analyseniveaus. Meestal beginnen instellingen met het beoordelen van de impact van vrijwilligerswerk binnen hun eigen organisatie (aangezien dit de meest toegankelijke is), en breiden deze pas later uit naar de vrijwilligers, begunstigden en daarna de gemeenschap in het algemeen.
Wat zijn de geschikte methoden voor een specifieke groep?
Afhankelijk van de gegevens die u in het kader van uw beoordelingsproces wilt verzamelen, moet u zich richten tot één of meer doelgroepen.
Verschillende methoden en instrumenten zijn meer geschikt voor
verschillende groepen (vrijwilligers, begunstigden, medewerkers, enz.) en verschillende situaties (grote of kleine groepen, verschillende
leeftijdsgroepen, enz.).
Om u te helpen bij het kiezen van de methoden die het beste aansluiten bij de behoeften van uw instelling, vindt u in het volgende hoofdstuk verschillende voorbeelden van methoden en
hulpmiddelen die worden gebruikt.
Wat we ook kiezen om te meten/beoordelen (output, uitkomsten of impact), dit kan alleen door eerst een duidelijk procesontwerp op te stellen en vervolgens verschillende soorten gegevens op een systematische manier te verzamelen en te analyseren.
Om een aangepaste aanpak voor het meten van vrijwilligerswerk binnen uw instelling te
ontwerpen, is het belangrijk om een reeks criteria in gedachten te houden die u zullen helpen om het ontwerp af te stemmen op het doel en het institutionele profiel van uw instelling. Zoals door de Internationale Arbeidsorganisatie wordt gesteld - in de "Handleiding voor het meten van
vrijwilligerswerk"7, zijn de belangrijkste criteria die in gedachten moeten worden gehouden:
a. Vergelijkbaarheid - zorg ervoor dat je hetzelfde fenomeen/aspecten op dezelfde manier en op verschillende momenten vastlegt. Bijvoorbeeld: Vrijwilligerswerk bij alle activiteiten, in
tegenstelling tot vrijwilligerswerk bij sommige activiteiten en de mate van tevredenheid bij andere activiteiten.
b. Haalbaarheid - zorg ervoor dat alle maatregelen van het proces op een bepaalde plaats en op een bepaald moment kunnen plaatsvinden. Richt uw inspanningen op wat mogelijk is.
c. Kosteneffectiviteit - zorg ervoor dat de middelen die u investeert in de beoordeling in
verhouding staan tot de resultaten die u bereikt. Bij het bepalen van de tevredenheid kan een kort spel of formulier voldoende zijn, zodat u er niet voor kiest
om een uitgebreid interview met elke deelnemer te gebruiken om de tevredenheid te meten.
d. Efficiëntie - maximaliseren van uw resultaten en minimaliseren van de investering in middelen van alle soorten. Misschien kunt u één methode of tool gebruiken om meer dan één gewenst resultaat te bereiken.
e. Betrouwbaarheid - ervoor zorgen dat het proces betrouwbare resultaten kan opleveren. Om de resultaten waardevol te laten zijn, moet u ervoor zorgen dat het proces transparant en betrouwbaar is. Zelfs bij een nadere beschouwing mag er geen twijfel over bestaan of uw uiteindelijke beoordeling de realiteit weerspiegelt.
3. Verzamelen van de gegevens
De derde stap, na het vaststellen van een geschikt ontwerp van uw effectbeoordelingsproces, is het verzamelen van de relevante gegevens. Om de instrumenten gemakkelijker te kunnen identificeren en navigeren, hebben we ze in drie categorieën ingedeeld: Kwantitatieve Instrumenten, Kwantitatieve en Kwalitatieve Mix Instrumenten en Kwalitatieve Instrumenten.
Voordat we enkele voorbeelden van instrumenten kunnen zien, moeten we benadrukken dat, wat de uiteindelijke keuze ook is, een monitoringplan alleen mogelijk is als er gedurende de hele looptijd van het programma voortdurend en rigoureus gegevens worden verzameld. Door ervoor te kiezen om uw inspanningen te investeren, zelfs in de richting van minimale resultaten, kunt u echter tot conclusies komen die door de vrijwilligersmanager of de financiële manager kunnen worden gebruikt om de transparantie te tonen die zo waardevol is voor de donoren.
7
(http://www.ifrc.org/docs/IDRL/Volunteers/ILO%20Manual%20on%20Measurement%20of%20the%20 Volunteer%20Work.pdf)
Kwantitatieve instrumenten
1. Bewaking van de uren van de vrijwilligersactiviteiten
Het is een eenvoudig instrument, gemakkelijk om mee te werken, dat een specifiek beeld geeft van het aantal uren dat elke vrijwilliger heeft besteed aan een specifieke
vrijwilligersactiviteit/vrijwilligersprogramma. Het instrument kan worden afgedrukt op een stuk papier dat elk van de volgende elementen bevat vrijwilliger ontvangt regelmatig een notitieboekje in de instelling, of kan worden opgenomen in een online spreadsheet. Het kan strikt het aantal uren vrijwilligerswerk bevatten of ook details over de activiteiten die in die uren worden gedaan. Het
toevoegen van extra details geeft een meer specifiek beeld van de inspanningen van de vrijwilligers in elke categorie van activiteiten die ze doen (planning, voorbereiding, uitvoering, evaluatie, enz.).
De gegevens voor het instrument worden door de vrijwilliger zelf verzameld en na een bepaalde periode (dagelijks, wekelijks, maandelijks, afhankelijk van de kenmerken van de activiteit) gecontroleerd en goedgekeurd door de vrijwilligersmanager.
Het instrument is nuttig voor:
- een duidelijk overzicht hebben van de betrokkenheid van de vrijwilligers - het maken van aanpassingen in de werklast van de vrijwilligers
- het meten van het aantal uren dat nodig is voor een specifieke activiteit - de economische waarde van vrijwilligerswerk te evalueren
De grenzen van het instrument:
- beperkte controle op de nauwkeurigheid van de verzamelde gegevens in geval van een flexibel schema van de vrijwilligers, vooral wanneer de vrijwilligersactiviteit niet altijd de aanwezigheid van een personeelslid inhoudt.
Het gebruik van dit instrument vergt minimale kosten en zorgt voor een meer meetbaar beeld van de betrokkenheid van de vrijwilligers.
Voorbeelden van controle van de vrijwilligerslijst:
Dit is het meest elementaire instrument dat uiteindelijk nog steeds belangrijke gegevens oplevert: de totale som van de uren die een vrijwilliger in uw instelling heeft gediend, en de tijden van de dag dat de vrijwilligers er meestal bij betrokken zijn. Dit is eenvoudig in te vullen door de vrijwilliger.
Als je meer informatie nodig hebt, kun je meer kolommen in de tabel toevoegen, bijvoorbeeld een andere kolom met de afdeling waar de vrijwilliger bij betrokken was of het soort taak dat hij/zij heeft uitgevoerd. Op deze manier kun je periodiek een beoordeling krijgen die er zo uitziet: "Maria heeft ons
de afgelopen maand 27 uur aangeboden; ze heeft op 3 verschillende afdelingen gewerkt en 11 soorten taken uitgevoerd. Zij is de enige van de 8 vrijwilligers die 's morgens het liefst 's morgens komt.".
Het sjabloon van de individuele monitoring tool vindt u op
https://sovol.files.wordpress.com/2019/04/measuringimpactofvolunteering.pdf.
Hieronder heb je nog een ander voorbeeld, een beetje anders van ontwerp, dat informatie biedt over alle vrijwilligers.
Deze tweede optie, die bijna dezelfde informatie biedt, maar op een meer gecentraliseerde manier, is slechts een voorbeeld van hoe u tabellen kunt aanpassen aan uw eigen behoeften. Door alle
vrijwilligers op één plek te hebben kunt u eenvoudig meer algemene informatie over uw
vrijwilligersprogramma opvragen, zoals "Onze vrijwilligers zijn betrokken bij 5 verschillende afdelingen (Dep 1 tot en met 5), het uitvoeren van 8 grote soorten taken (T1 tot en met 8)". Natuurlijk kun je meer kolommen toevoegen, afhankelijk van de gegevens die je nodig hebt en je kunt de tool overzetten in een digitale spreadsheet (zoals Microsoft Excel) die je kan helpen om automatisch getallen op te tellen of informatie te filteren op verschillende criteria, zoals vrijwilliger, afdeling of taak.
U kunt het sjabloon van de Collective Monitoring tool vinden op de website:
https://sovol.files.wordpress.com/2019/04/measuringimpactofvolunteering.pdf.
2. De algemene planning van de vrijwilligers
Meestal is de algemene planning een planningstool. Echter, als je
vrijwilligersprogramma een stabiel schema heeft en het in de meeste gevallen weet te behouden, kan dit instrument ook worden gebruikt voor monitoring. Als dit het geval is, kunt u ook andere gegevens verzamelen, zoals het aantal uren dat elke vrijwilliger heeft gediend, de afdelingen waar de vrijwilligers bij betrokken zijn geweest, de gemiddelde tijd die een vrijwilliger aan uw instelling biedt, het
gewenste tijdstip van de dag voor vrijwilligerswerk. Om nauwkeurige gegevens te
krijgen, moet je natuurlijk voorzichtig zijn met het aanpassen van de gegevens als het niet gaat zoals gepland.
Hoe meer variaties er zijn op het oorspronkelijke schema, hoe meer je de echte gegevens moet controleren en invoeren, daarom is dit de reden waarom als je planning flexibeler is, het gewoon een planningstool zal zijn en niet geschikt als een monitoring tool.
Het instrument is nuttig voor:
- de activiteit te plannen en op te volgen en te controleren
- het verzamelen van verschillende gegevens via één enkele tool - afhankelijk van wat u wilt weten en hoe u de tool aanpast.
- een beter beeld te krijgen van de beschikbaarheid van uw vrijwilligers.
- het evalueren van de efficiëntie van een vrijwilligersprogramma (aantal uren dat de instelling investeert in het opzetten en uitvoeren van het vrijwilligersprogramma versus het aantal uren dat de vrijwilligers diensten verlenen aan de begunstigden, door de vrijwilligers).
Grenzen van het instrument:
- het verzamelen van gegevens kan moeilijk zijn in het geval van een vrijwilligersprogramma waarbij veel vrijwilligers met een flexibel schema betrokken zijn.
- Het gebruik van dit instrument vereist een strenge controle op de naleving van het tijdschema.
Voorbeeld van het algemene schema:
Ook hier kan de planningstool u de benodigde gegevens bieden. Zo was Maria deze week in 4 ochtenden betrokken bij de planning, met een totaal van 16 uur, en voerde ze de taken 1, 4, 3, 5 en 7 uit.
Dit schema kan ook worden aangepast aan uw activiteit en monitoringdoel. Misschien zijn de vrijwilligers slechts twee dagen per week betrokken en kunt u één schema voor een hele maand maken. Misschien bent u meer geïnteresseerd in de begunstigden waarmee zij werken dan in de taken die zij uitvoeren, dus u vervangt de taak door een begunstigde.
Hier, bij het bepalen hoe we onze tool ontwerpen, is het belangrijk om ons doel voor ogen te houden.
Wat willen we laten zien? Het is echter even belangrijk om rekening te houden met het functioneren van uw instelling.
De voorkeur van vrijwilligers kan ook worden gebruikt om veranderingen in de structuur van het monitoringsinstrument dat we gebruiken te bepalen, vooral van vrijwilligers voor de lange termijn, die de dingen soms vanuit een heel ander perspectief zien dan het personeel van de instelling.
U kunt hier het sjabloon van het weekprogramma (zie handouts op
U kunt hier het sjabloon van het weekprogramma (zie handouts op