BESLISVOORSTEL RAAD BLARICUM
Besluitvormend orgaan
Gemeente Blaricum - Gemeenteraad Gemeentecode
Blaricum Onderwerp
Uitbesteden belastingtaken aan Huizen Portefeuillehouder
A.M. Kennis (Blaricum) Openbaar
Ja
Korte inhoud
In 2019 heeft de gemeente Blaricum aan Huizen verzocht om de belastingtaken uit te gaan voeren, de gemeente Huizen heeft hierop positief gereageerd. In 2020/2021 is gestart met de voorbereiding van de uitbesteding en is een businesscase uitgewerkt.
Besluiten
De gemeenteraad van Blaricum besluit:
Ten aanzien van de incidentele kosten:
1. In te stemmen met de incidentele projectkosten ad € 208.802 ter realisatie van de transitie uitbesteding belastingtaken aan Huizen, hiervan € 27.694 in 2021
beschikbaar te stellen ten laste het begrotingsresultaat 2021 en € 181.108 op te nemen in de begroting 2022.
2. In te stemmen met de kosten Schoon door de Poort ad € 59.116, zodat
uitbesteding aan Huizen kan worden gerealiseerd en deze kosten te dekken uit het begrotingsresultaat 2021.
3. Akkoord te gaan met het opnemen van een incidentele bijdrage ad € 54.243 in de gemeente begroting 2022 ter dekking van de reguliere kosten van de belastingtaken in 2022.
4. De 12de begrotingswijziging 2021 vast te stellen.
Ten aanzien van de structurele kosten:
5. Kennis te nemen van de gemeentelijke bijdrage ad € 418.859 aan Huizen per 2023 ten behoeve van de uitvoering van de belastingtaken van Blaricum.
6. Kennis te nemen van een vermindering van de gemeentelijke bijdrage aan de BEL Combinatie ad € 282.317 vanaf 2023.
7. Akkoord te gaan met het opnemen van de structurele meerkosten in de meerjarenbegroting, bijdrage Huizen ad € 136.542 (vanaf jaarschijf 2023).
Aanleiding voorstel
De uitvoering van de belastingtaken is vanwege de kwetsbaarheid al meerdere jaren een onderwerp van gesprek binnen het bestuur van de BEL Combinatie. Ondanks diverse verbeterplannen en inhuur van externen om een kwalitatieve versterking in het team te realiseren blijft de situatie kwetsbaar en ontbreekt het aan perspectief op substantiële en duurzaam, kwalitatief hoogwaardige en efficiënte dienstverlening op de belastingtaken.
In 2019 is door het college van Blaricum (na het peilen van gevoelens en meningen hieromtrent bij de gemeenteraad) het voorgenomen principebesluit genomen om de belastingtaken uit de BEL Combinatie te halen en over te dragen aan de gemeente Huizen.
Begin 2020 heeft ook de gemeente Laren aan Huizen verzocht de belastingtaken te gaan uitvoeren. De gemeente Huizen heeft hier positief op gereageerd.
In 2020/2021 is gewerkt aan de voorbereiding van de overdracht van taken. Involon is gevraagd te verkennen hoe de taken het beste overgedragen kunnen worden en wat de kosten van de overdracht (incidenteel en structureel) zullen zijn. De resultaten hiervan zijn vervat in een eindrapportage 'Eindrapport Verkenningsfase overdracht
belastingtaken, gemeenten Blaricum, Laren en Huizen (Bijlage 1).
Op basis van de uitkomsten van dit onderzoek wordt in de gemeenten Blaricum, Laren en Huizen een zogenaamd 'go/no go besluit' voorgelegd. Bij positieve besluitvorming kan de implementatie- / realisatiefase opgestart worden. De feitelijke overdracht van taken kan, vanwege de complexe ICT migratie, gerealiseerd worden per 1-1-2023.
Doel
Het doel van dit voorstel is tweeledig:
- het uitvoeren van de belastingtaken, en de dienstverlening hieromtrent aan onze inwoners, op een kwalitatief hoogwaardig niveau;
- het reduceren van de kwetsbaarheden op het gebied van de uitvoering van de belastingtaken.
Toelichting besluit (argumenten)
Het uit de BEL Combinatie halen van de belastingtaken en deze overdragen aan de gemeente Huizen is reeds in 2019 door het college van Blaricum besloten. Tevens is de BEL Combinatie verzocht de uitwerking van dit besluit voor te bereiden. Het voorstel dat
nu voorligt geeft aan wat er nodig is om de taken over te dragen en wat de kosten hiervan zijn. Dit voorstel is een logisch vervolg op het eerder genomen besluit.
1.2 De gemeenteraad heeft, middels het peilen van ‘gevoelens en meningen’ aangegeven achter het voorgenomen besluit van het college te staan om de belastingtaken aan Huizen uit te besteden.
De gemeente Huizen zal de belastingtaken van de BEL Combinatie overnemen voor Blaricum en Laren. De gemeentelijke bijdrage die de gemeente Blaricum in eerste instantie betaalde aan de BEL Combinatie, wordt vanaf 2023 betaald aan de gemeente Huizen. Daarnaast vallen verschillende budgetten vrij (bijvoorbeeld perceptiekosten en uitbestede werkzaamheden) die de gemeente Blaricum zelf voor haar rekening nam.
Vanaf 2023 worden deze werkzaamheden uitgevoerd door Huizen en zitten ook in de bijdrage.
Vastgesteld wettelijk- en beleidskader
Gemeenschappelijke regeling BEL Combinatie Wet Gemeenschappelijke Regelingen
Gemeentewet Burgerlijk Wetboek
Algemene Wet Bestuursrecht Belastingverordening
Relatie BEL-gemeenten en BEL Combinatie
Het uitbesteden van de belastingtaken geldt voor zowel Blaricum, Eemnes als Laren.
Laren en Blaricum hebben de gemeente Huizen verzocht de belastingtaken over te
nemen, de gemeente Eemnes heeft dit aan de gemeente Baarn verzocht. Voor alle drie de gemeenten ligt nu een go/no go besluit voor. De overdracht van de taken wordt voor alle drie de gemeenten voorzien per 1-1-2023.
Kanttekeningen
In de projectkosten ‘transitie belastingtaken naar Huizen’ zit nog een onzekerheid namelijk de ICT kosten. Het bedrag dat nu opgenomen is betreft een globale raming.
Over deze raming wordt momenteel nog overleg gevoerd met PINK.
De kosten van Schoon door de Poort (SDDP) ad € 59.116 zijn noodzakelijk om de transitie in 2023 te realiseren. Het streven is om de werkzaamheden van SDDP te koppelen aan de reguliere werkzaamheden van Heffen & Waarderen in 2021. De optie om deze
werkzaamheden los te koppelen aan te definiëren als een afzonderlijk project in de uitvoering, leidt tot hogere kosten. Wanneer de werkzaamheden in het kader van schoon
door de poort niet uitgevoerd worden, zal overdracht aan de gemeente Huizen geen doorgang krijgen.
Ook in 2022 zal het overgrote deel van de reguliere belastingtaken uitbesteed worden aan een derde partij. Een eerste kostencalculatie is gemaakt maar deze is nog niet definitief.
Financiën
Het uitbesteden van de belastingtaken aan Huizen brengt zowel incidentele als structurele kosten met zich mee. De kosten kunnen in drie categorieën worden gerangschikt:
A. Uitbesteding van de belastingtaken, inclusief het proces tot realisatie van de transitie;
B. Schoon door de Poort
C. Uitvoering van de reguliere belastingtaken 2022
Per categorie wordt ingegaan wat de financiële gevolgen zijn voor de gemeente Blaricum.
A. Uitbesteding van de belastingtaken, inclusief het proces tot realisatie van de transitie A.1. Incidentele projectkosten transitie uitbesteding belastingtaken
De “transitie uitbesteding belastingtaken” wordt projectmatig opgepakt. De incidentele kosten van de projectorganisatie bedragen voor Blaricum voor zover bekend € 208.802.
In de projectkosten is een bedrag voor ICT kosten opgenomen, hierover wordt momenteel nog overleg gevoerd met PINK.
In paragraaf 4.1 van de rapportage ‘Eindrapport verkenningsfase overdracht belastingtaken’ zijn de incidentele kosten verder toegelicht.
In de begroting 2021 wordt middels de 12e begrotingswijziging 2021 rekening gehouden met € 27.694. Het restant van de projectkosten ad € 181.108 wordt integraal in de programmabegroting 2022 meegenomen met een voorgestelde dekking uit de algemene reserve.
A.2. Structurele bijdrage aan Huizen t.b.v. de uitvoering van de belastingtaken Op basis van het voorgenomen besluit wordt vanaf 2023 de uitvoering van de belastingtaken van Blaricum uitgevoerd door de gemeente Huizen. Op basis van de businesscase (zie paragraaf 4.2 van de rapportage ‘Eindrapport verkenningsfase
overdracht belastingtaken’) zal de jaarlijkse bijdrage aan de gemeente Huizen € 418.859 bedragen.
Nu wordt de uitvoering van de belastingtaken (inclusief de invordering van de belastingen) uitgevoerd door de BEL Combinatie. Doordat de BEL Combinatie deze diensten aan Blaricum niet meer zal uitvoeren, kan ook de gemeentelijke bijdrage vanaf
2023 aan de BEL Combinatie worden verlaagd. In de gemeentelijke bijdrage aan de BEL Combinatie houdt Blaricum rekening met € 282.317 ten behoeve van uitvoering
belastingtaken en belastinginvordering. Dit bedrag kan dienen als gedeeltelijke dekking voor de gemeentelijke bijdrage aan de gemeente Huizen.
Na aftrek van de dekkingsmogelijkheid van de voorgenomen gemeentelijke bijdrage aan Huizen, blijft € 136.542 over. Dit bedrag wordt integraal opgevoerd in de
programmabegroting 2022 van de gemeente Blaricum.
Gemeentelijke bijdrage aan gemeente Huizen 2023 2024 2025
Gemeentelijke bijdrage aan Huizen 418.859 418.859 418.859
af: verlaging gemeentelijke bijdrage aan de BEL Combinatie -282.317 -282.317 -282.317
Niet-gedekte deel bijdrage aan Huizen 136.542 136.542 136.542
B. Schoon door de Poort
Voor de overdracht van de belastingtaken aan de gemeente Huizen wordt uitgegaan van
“schoon door de poort”, oftewel geen achterstanden. Daarbij hoort ook dat de WOZ- administratie aansluit op de BAG-administratie. Bij deze laatste is het van belang om aan te geven dat zijn er altijd verschillen tussen beide administraties. Voor de overdracht dienen de verschillen minimaal te zijn. Om de zogenaamde BAG/WOZ-koppeling dusdanig op elkaar aan te sluiten dient éénmalig € 59.116 te worden uitgetrokken. Het realiseren van schoon door de poort wordt uitbesteed aan een extern bureau die
gespecialiseerd is in het op orde brengen van de BAG/WOZ-koppeling binnen gemeenten en belastingsamenwerkingen.
C. Uitvoering reguliere belastingtaken 2022
In 2021 is het overgrote deel van de reguliere belastingtaken uitbesteed aan een derde partij. De kosten 2021 worden voor het grootste gedeelte opgevangen binnen de begroting van de BEL Combinatie. Nu de overdracht van de belastingtaken pas in 2023 zal plaatsvinden, dient het contract éénmalig te worden verlengd. De kosten van 2022 kunnen voor het overgrote deel worden gedekt uit de beschikbare vacatureruimte van het cluster Heffen & Waarderen en Invordering. Echter, deze laatste zal niet toereikend zijn om de totale kosten van de verlenging te kunnen dekken.
Het niet-gedekte deel van de uitvoering van de belastingtaken bedraagt naar verwachting
€ 160.816. Een eerste kostencalculatie is gemaakt maar deze is nog niet definitief.
Op basis van de afgesproken DVO-verdeling vanuit de BEL Combinatie wordt voorgesteld om € 54.243 (= 33,73% van € 160.816) door te belasten aan Blaricum.
Kosten Uitbesteding Belastingtaken 2021 2022 2023 2024 2025 A.1. Incidentele projectkosten transitie uitbesteding belastingtaken 27.694 181.108
A.2. Structurele meerkosten uitvoering belastingtaken door Huizen 136.542 136.542 136.542
B. Schoon door de Poort 59.116
C. Uitvoering reguliere belastingtaken 2022 54.243
Totaal 86.810 235.351 136.542 136.542 136.542
Er wordt voorgesteld om de kosten van 2021 ad € 86.810 te dekken uit het
begrotingsresultaat 2021. De kosten vanaf 2022 worden integraal opgenomen in de programmabegroting 2022.
Begrotingswijziging nodig?
Ja, in begroting gemeente Uitvoering
Het uitvoeren van de overdracht van de belastingtaken kent meerdere fasen: de verkennende fase, de implementatiefase, de realisatie fase en de nazorg fase. Met het voorliggende besluit ronden we de verkennende fase af. Hieronder wordt weergegeven welke werkzaamheden er in welke fase uitgevoerd gaan worden. De feitelijke overdracht wordt voorzien per 1-1-2023.
Gedurende de implementatie- en/of realisatiefase moeten de volgende besluiten genomen worden:
Besluit Wie? Uiterlijk voor?
Vaststellen Gemeenschappelijke Regeling HBL Belastingen (inclusief SLA en DVO)
Gemeenteraden van alle deelnemende gemeenten
30-11- 2022
Belastingverordening 2023 Gemeenteraden van alle deelnemende gemeenten
31-12-2022 Aanwijzen heffingsambtenaar Colleges van B&W van alle
deelnemende gemeenten
31-12-2022 Aanwijzen invorderingsambtenaar Colleges van B&W van alle
deelnemende gemeenten
31-12-2022 Aanwijzen medewerkers belastingen Colleges van B&W van alle
deelnemende gemeenten
31-12-2022 Aanwijzen deurwaarder Colleges van B&W van alle
deelnemende gemeenten
31-12-2022
Communicatie
Bij het overdragen van de belastingtaken zijn diverse belanghebbenden te benoemen aan wie gecommuniceerd gaat worden over de overdracht van de belastingtaken:
- College & Raad
- Bestuur BEL Combinatie
- Gemeente Huizen, Gemeente Laren, Gemeente Eemnes - Medewerkers
- Inwoners
Voor de inwoners wordt, in samenspraak met Huizen en Laren, een persbericht
voorbereid. De gemeenteraad ontvangt dit persbericht, onder embargo, vooruitlopend op publicatie. De gemeenteraad ontvang tevens het raadsvoorstel. De gemeenten Huizen, Laren, Eemnes en het BEL Bestuur worden formeel op de hoogte gebracht van dit besluit via een brief. Onze medewerkers worden door hun leidinggevende op de hoogte gesteld (vooruitlopend op publicatie persbericht) en vervolgens zal onder de Wnra een formeel traject van 'mens volgt werk' gaan lopen waarin gecommuniceerd wordt via officiële brieven.
Bijlagen
1. Eindrapport verkenningsfase overdracht belastingtaken, gemeente Blaricum, Laren, Huizen.
2. 12e Begrotingswijziging Blaricum
3. kostenvergelijking uitbesteding belastingtaken Blaricum
Steller
E. Ruizeveld de Winter(eruiz).
Registratiedatum 10 september 2021
