Elektronisch communicerenvanuit het perspectief v/d controle omkadering

(1)

Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi) odi.be

AgODi

Elektronisch communiceren vanuit het perspectief v/d

controle omkadering

(2)

odi.be

AgODi

Waarom deze cursus?

 Jaarlijkse controle omkadering

 1ste controle: ± 25% v/d scholen maakt fouten

 Grootste oorzaak: foute elektronische zendingen

 Doel: vermijden dat de fouten zich voordoen

 Minder werk voor WS en scholen

2

(3)

odi.be

AgODi

opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

Welke pakketten controleren?

SECUNDAIR ONDERWIJS

1.Gewone uren leraar voltijds 2.Uren DBSO

3.Uren levensbeschouwelijke vakken (LBV) 4.Uren gelijke onderwijskansen (GOK)

5.Uren onthaalklassen voor anderstalige

nieuwkomers (OKAN)

(4)

odi.be

AgODi

Welke pakketten controleren?

7.Teeltleiders

8.Onderwijs aan huis

9.Globale puntenenveloppe

10.ICT-coördinatoren

(5)

odi.be

AgODi

levensbeschouwing

 Maken hier deel van uit

 BPT modularisering lesopdracht

 Gewone BPT-uren

 Interne pedagogische begeleiding

 Klassenraad

 Klassendirectie

 Inhaallessen

 Seminarie

 Stage

 Uren leren en werken (DBSO)

(6)

odi.be

AgODi

Wat controleren in het SBT-Buso?

In het SBT-Buso wordt de aanwending gecontroleerd.

De zending middelen wordt vergeleken met het EPD (elektronisch personeelsdossier).

Dit moet overeenstemmen, is dit niet het geval

zal de school gevraagd worden dit na te kijken.

(7)

odi.be

AgODi

SBT-Buso?

1. Beschikbaar lesurenpakket

2. Aantal ambten (directeur, TAC, TA) 3. Afwijkingsuren

4. Teeltleiders

5. Minderheidscursus

6. Bijkomende uren (klassenraad, bijscholing-

begeleiding, klassendirectie)

(8)

odi.be

AgODi

7. GON + GON ASS (afwijkingsuren) 8. Permanent onderwijs aan huis

9. GOK-uren

10. Beschikbaar paramedisch urenpakket 11. Globale puntenenveloppe (Taak- en

functiedifferentiatie, voorafname puntenenveloppe)

SBT-Buso?

(9)

odi.be

AgODi

12. Eventuele overdrachten:

- naar andere instellingen - naar volgend schooljaar

13. Extra-uren scholengemeenschap

het SBT-Buso?

(10)

odi.be

AgODi

Welke pakketten controleren?

DKO

1.Uren leraar LG en MG (LS) 2.Uren leraar HG en SG (HS) 2. Ambt van directeur

3. Uren studiemeester-opvoeder 4. Uren opsteller

5. ICT-coördinatie

10

(11)

odi.be

AgODi

Welke pakketten controleren

6. Uren tijdelijk project DKO 7. Uren GOK-kunstinitiatie

8. Uren beleidsondersteuning (kunstacademies)

11

(12)

odi.be

AgODi

Criteria controle

 Controle van titularisuren: ATO2 + ATO4

 Elk pakket afzonderlijk

 Per instellingsnummer afzonderlijk

 Witte plage-uren maken deel uit van de lesurenpakketten

 DKO: uren boven het best bezoldigd ambt

maken deel uit van het lesurenpakket

(13)

odi.be

AgODi

Aandachtspunten

 Stuur alle interimarissen door met ATO 1

 Zo niet worden de uren meegeteld

 Vervanging niet gekoppeld aan vakken, wel aan pakketten en ambten

 Vervang alle dienstonderbrekingen (DO)

 Ook de TAO en de TBSPA!

 Vergeet code DO niet

 TBSOB, TBSVP, bonus, TBS pensioencommissie,

…

(14)

odi.be

AgODi

Aandachtspunten

 Ontslag personeelslid  zet de opdracht stop

 Gekleurde uren  Gebruik correcte code

 Zo niet worden ze bij het foute pakket geteld

 ICT, GOK, OKAN,Taak- en functiedifferentiatie…

 PWB: met OOM code 16 insturen

 DKO – tijdelijke projecten(code 698): altijd sturen als ‘tijdelijk project’ + een

gelijkstellingsvak

(15)

odi.be

AgODi

elektronisch communiceren

Inhoud

I. inleiding

II. terugzendingen

III. de gebruikershandleiding

15

(16)

odi.be

AgODi

▪ elektronisch dossier: de elektronische tegenhanger van het papieren dossier

▪ bericht: een zelfstandig geheel van gegevens van 1 personeelslid

voorbeeld: opdracht, stopzetting opdracht ...

▪ zending: bestand met één of meerdere berichten ▪ RL of record layout: het soort bericht

RL 1 - opdracht

RL 2 - niet opdracht gebonden dienstonderbreking RL 7 - familiale toestand

………

I. inleiding

16

(17)

odi.be

AgODi

3 delen

▪ softwarepakket voor de personeelsadministratie → correct aanmaken van de bestanden met

elektronische berichten

→ software leverancier biedt ondersteuning

▪ edison

→ verbinding met Agodi

→ foutloos doorsturen van berichten

I. inleiding

17

(18)

odi.be

AgODi

I. inleiding

▪ het elektronisch personeelsdossier

→ registratie van elektronische berichten

→ verwerking van de gegevens

opgelet : tussen het verzenden van gegevens en de uitbetaling van het salaris is er in vele gevallen geen enkele tussenkomst meer!

omzendbrief d.d. 11/04/2011

“Gebruikersvoorwaarden van de elektronische

communicatie tussen de inrichtende machten en het ministerie van Onderwijs en Vorming”

18

(19)

odi.be

AgODi

foutieve gegevens

▪ structurele fouten

→ bestanden en berichten moeten voldoen aan een bepaalde structuur

→ structurele fouten worden automatisch opgenomen in de terugzendingen

▪ inhoudelijke fouten

→ worden gemeld door de medewerker van het

werkstation

terugzendingen

19

(20)

odi.be

AgODi

terugzendingen

→ de dag na het versturen ophalen

→ altijd controleren

→ indien foutmeldingen: zo vlug mogelijk corrigeren

opmerking : de berichten met structurele fouten komen NIET op de agenda van de medewerker in het

werkstation

→ geen registratie en verwerking mogelijk

→ eventueel contact opnemen met het werkstation

terugzendingen

20

(21)

RL-2 niet-opdrachtgebonden dienstonderbrekingen RL-3 opmerking (bij RL-1 en RL-2)

RL-4 beëindiging opdrachtenpakket

RL-5 woonplaats

RL-6 verblijfplaats

RL-7 familiale toestand

RL-8 cumulatie ( afgeschaft op 01-09-2009 )

RL-9 aanvraag immatriculatie / wijziging rekeningnummer RL-10 plage-uren

RL-11 DIMONA

RL-12 opdrachten en opdrachtgebonden DO - hogescholen

RL-13 premies

RL-14 rekeningnummer (IBAN-BIC)

21

(22)

odi.be

AgODi

De manier waarop de gegevens in het

elektronisch dossier worden geregistreerd

-fotoprincipe -stopzetting

-melding / annulatie

principes

22

(23)

odi.be

AgODi

→ alle gegevens moeten worden opgestuurd, ook deze die NIET wijzigen

→ de gegevens worden elektronisch gemeld met een geldigheidsdatum = begindatum

→ de gegevens van de vorige melding worden stopgezet op de vooravond van de geldigheidsdatum van de

nieuwe melding

→ er wordt geen rekening gehouden met de gegevens die reeds in het elektronisch dossier aanwezig zijn op de vooravond van de geldigheidsdatum

fotoprincipe

23

(24)

odi.be

AgODi

Het fotoprincipe is geldig voor

• RL-1 : opdrachten

• RL-5 : woonplaats

• RL-6 : verblijfplaats

• RL-7 : familiale toestand

• RL-10 : plage - uren

• RL-14 : rekeningnummer

fotoprincipe

24

(25)

odi.be

AgODi

•

opdracht geldig van 01-09 tot 30-06 → 15/21

•

opdracht wijzigt op 1-10 → bijkomende opdracht 01-10 tot en met 31-03 → 5/22

opdrachtenpakket gemeld op 03/09

1/9 30/6

I_ 15/21 ________I

opdrachtenpakket verzonden op 15/10 → 15/21 + 5/22 1/9 1/10 01/04 30/6

I_ 15/21 __I_ 15/21 + 5/22 _ _I_ 15/21 _I

fotoprincipe - voorbeeld

25

(26)

odi.be

AgODi

stopzetting

→ het opsturen van een lege foto: vanaf de geldigheidsdatum is er niets meer

→ stopzetting opdracht: de geldigheidsdatum is de eerste dag waarop het personeelslid geen enkele opdracht meer heeft in de instelling

→ geldig voor

- RL-4 : stopzetting opdracht - RL-5 : woonplaats

- RL-6 : verblijfplaats

26

(27)

odi.be

AgODi

stopzetting - voorbeeld

voorbeeld

• opdrachtenpakket geldig van 01-09 tot 31-08: 10/22

• stopzetting opdracht op 15-11

15-11 = eerste dag waarop geen opdracht meer ! opdrachtenpakket gemeld op 03/09

1/9 30/06

I10/22____I

stopzetting (15-11) gemeld op 10/11

1/9 14/11 = laatste dag in dienst I_10/22__I

27

(28)

odi.be

AgODi

→ geldig voor niet-opdrachtgebonden dienstonderbrekingen voorbeeld : ziekteverlof, VLBO, bevallingsverlof ....

→ overschrijven niet mogelijk: de geregistreerde periode moet eerst uit het EPD verwijderd worden

Hoe corrigeren?

• de vorige melding eerst annuleren

• de nieuwe of correcte niet-opdrachtgebonden dienstonderbreking melden

melding-annulatie

28

(29)

odi.be

AgODi

→ ziekteverlof: 09-01 tot 27-01

→ na controle hervatten op 17-01

ziekteverlof : 09/01 tot 27/01  geregistreerd 09/01 27/01

I__________________________________I

annulatie ziekteperiode  geregistreerd 09/01 27/01

IxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxI

melding correcte ziekteperiode  geregistreerd

09/01 16/01

I__________________________I

annulatie - voorbeeld

29

(30)

odi.be

AgODi

• begindatum opdracht = geldigheidsdatum

• einddatum opdracht = laatste dag in dienst

• correcte administratieve toestand → controle omkadering!

• enkel subsidieerbare uren = uren uit het urenpakket → controle omkadering!

• “gekleurde “ of speciale uren: de juiste code bv. ICT, TF…..

→ controle omkadering!

opdrachtgebonden DO

30

(31)

odi.be

AgODi

opdrachtgebonden DO

• effectief gepresteerde opdrachten → rekening houden met “plage”

→ controle omkadering!

• niet - gepresteerde opdrachten

- uren TBS/OB - afstand wachtgeld (vóór 15/9) - uren opdracht gebonden dienstonderbreking → controle omkadering!

31

(32)

odi.be

AgODi

opdrachtgebonden DO

opgelet!

Verlof TAO voor 4/22 vast

TAO - opdracht : 4/21 - ATO 2

→ 8 uren uit het urenpakket!!

TBSPA voor 2 uur (ATO 4 of ATO 2) en niet vervangen.

→ 2 uren uit het urenpakket !!

32

(33)

odi.be

AgODi

ATO 4

rekening houden met

- draagwijdte vaste benoeming

→ benoemd voor welke vakken / ambten?

- volume van de vaste benoeming

→ de laatste benoeming bepaalt het volume ATO1

vervanging niet melden als vacant (ATO 2)

→ omkadering!

opdrachtgebonden DO

33

(34)

odi.be

AgODi

opdrachtgebonden DO

einddatum opdracht = laatste dag van de opdracht

▪ ATO 3 en ATO 4: einddatum onbekend → 31/12/2999

▪ ATO 2: tijdelijk vacant

→ wervingsambt: 30/06 uitzondering: 31/08

o administratief medewerker

o opsteller DKO

o reaffectatie / wedertewerkstelling

o TADD

→ selectie- of bevorderingsambt: uiterlijk 31/08

34

(35)

odi.be

AgODi

opdrachtgebonden DO

▪ ATO 1: tijdelijk niet-vacant → wervingsambt

o

uiterlijk 30/06

o

de laatste dag van de aanstelling

uitzondering :uiterlijk 31/8 bij vervanging van

o

administratief, meesters, vak - en dienstpersoneel

o

opsteller DKO

o

reaffectatie / wedertewerkstelling

o

TADD

→ selectie- of bevorderingsambt : uiterlijk 31/08

35

(36)

odi.be

AgODi

opdrachtgebonden DO

opdrachten ATO 2 - ATO 1

▪ eventueel aanduiden

→ TADD : indien mogelijk - einddatum 31-08

→ tijdelijk andere opdracht (einddatum kan = 31-08)

→ reaffectatie (R) of wedertewerkstelling (W): indien mogelijk - einddatum 31-08

▪ bij vervangingen (ATO 1)

→ de code van de DO van de titularis

36

(37)

odi.be

AgODi

opdrachtgebonden DO

tijdelijk andere opdracht (TAO): einddatum

▪ geen onderscheid tussen een TAO in een wervingsambt en een TAO in een selectie - of bevorderingsambt

▪ in beide gevallen kan de einddatum van het verlof TAO en de TAO = 31-08

▪ de IM beslist opmerking

verlof TAO en TAO: altijd dezelfde einddatum

→ aangesteld via TAO in instelling A tot 31-10

→ verlof TAO in instelling B aanpassen: tot 31-10

37

(38)

odi.be

AgODi

opdrachtgebonden DO

verlof TAO en TAO

de TAO bepaalt begin- en einddatum van het verlof TAO voorbeeld

TAO – 5/22 van 01-09 tot 30-11 TAO – 6/21 van 01-09 tot 30-06

→ TAO en het verlof TAO eerst melden tot en met 30-11 = de eerste einddatum

verlof TAO en alle TAO - opdrachten tot 30-11

→ verlenging TAO en het verlof TAO

verlof TAO en alle TAO - opdrachten van 01-12 tot 30-06

38

(39)

odi.be

AgODi

opdrachtgebonden DO

verklaring bij tijdelijke opdrachten

▪ geen kandidaat VE/VO: bij aanstelling van een

personeelslid met bekwaamheidsbewijs “ andere “

▪ geen kandidaat taalkennis: bij aanstelling van een personeelslid zonder de vereiste taalkennis

▪ herwaardering - code

→ 01 : HI = herintreder

→ 02 : PEN = werken na pensioen

▪ OOM : oorsprong omkadering → PWB : werkingstoelage

39

(40)

odi.be

AgODi

correctie opdrachten

correctie laatst gemeld opdrachtenpakket

begindatum correct bericht is identiek aan de

begindatum van het laatst geregistreerde bericht

→ hier enkel het laatste bericht opsturen voorbeeld

opdracht met geldigheidsdatum 1/9 ;15/10 en 1/12

→ op 15/03: correctie opdracht met begindatum 1/12

→ dit is een correctie van de laatste opdracht

de opdrachten met geldigheidsdatum 1/9 en 15/10 moeten NIET worden opgestuurd

40

(41)

odi.be

AgODi

correctie opdrachten

correctie niet laatst gemeld opdrachtenpakket

• rectificatie opsturen

• ALLE daaropvolgende wijzigingen opsturen (ook al werden ze reeds correct gemeld)

voorbeeld

opdracht met geldigheidsdatum 1/9 ;15/10 ; 1/12 en 7/1

→ op 15/03: correctie opdracht met begindatum 15/10

→ u stuurt de opdrachten met een latere begindatum ook opnieuw door (1/12 en 7/1)

41

(42)

odi.be

AgODi

RL 4 - stopzetten opdracht

▪ het personeelslid oefent geen enkele opdracht meer uit in de instelling

▪ een RL 4 stopt ALLE opdrachten die geldig zijn op de geldigheidsdatum: dus het hele opdrachtenpakket !

▪ de correcte reden stopzetting opgeven

▪ de einddatum van alle opdrachten in het opdrachten - pakket is correct: geen stopzetting

opmerking

niet vergeten een personeelslid uit dienst te melden

→ controle omkadering!

42

(43)

odi.be

AgODi

opmerkingen

▪ een RL4 stopt enkel de op de geldigheidsdatum van de stopzetting aanwezige opdrachten

▪ datum stopzetten = eerste dag dat het personeelslid geen opdracht meer heeft

▪ indien na de stopzetting een nieuw opdrachtenpakket wordt opgestuurd, waarvan de begindatum vóór en de einddatum na de datum stopzetting ligt

→ de stopzetting wordt overschreven!

uitzondering : stopzetting wegens pensioen - overlijden

RL 4 - stopzetten opdracht

43

(44)

odi.be

AgODi

ontslagcodes

01 : mutatie

02 : wijziging affectatie of aanwijzing 03 : afdanking of ontslag

04 : pensioen 05 : overlijden

06 : foutieve melding 07 : herstructurering 08 : afzetting

opmerking : het invullen van een ontslagcode is verplicht

RL 4 - stopzetten opdracht

44

(45)

odi.be

AgODi

RL 10 - melden plage -uren

• per personeelslid de uren

→ gepresteerd tussen het minimum en maximum van een voltijdse betrekking

→ die niet uit het lestijdenpakket komen

dus : niet-financierbare of niet-subsidieerbare lesuren

• te melden vóór 15 november

→ de geldigheidsdatum : een vooraf bepaalde datum

• mogelijke waarden zijn 1 of 2

45

(46)

odi.be

AgODi

•

één opdracht - meerdere opdrachtgebonden DO

de volledige opdracht moet 2x gemeld worden met de toepasselijke dienstonderbreking

•

één opdrachtgebonden DO met meerdere einddata → opdrachtenpakket met vroegste einddatum DO → opdrachtenpakket met volgende einddatum

•

bonus

•

herintreder

•

werken na pensioen

speciale situaties

46

(47)

odi.be

AgODi