Opleiding voor schoolsecretariaten Schooljaar 2019-2020
Lesgevers: Jeroen Goormans en Lise Van Proeyen
Elektronisch communiceren
voor leerlingensecretariaten
Doelstellingen
Samenwerken om op een vlotte manier correcte leerlingengegevens te verkrijgen in AGODI.
Inhoud
I. Inleiding II. Discimus III. Edison
IV. Mijn Onderwijs
V. Tot slot
I. Inleiding
1) Gebruik van leerlingengegevens door AGODI 2) Edison
3) Discimus
4) Mijn Onderwijs
5) Softwareleveranciers
6) Toegangsbeheer
Gebruik van leerlingengegevens door AGODI
Berekenen van omkadering en toelagen Leerplichtcontrole
Doorgeven van individuele gegevens aan
• Schooltoelage
• Kinderbijslagfonds
• Leer- en ervaringsdatabank
Cijfergegevens voor beleidsondersteuning, voor statistieken, doorgeven aan Onderwijskoepels en GO!, andere instanties, …
Kwaliteit van al deze processen is afhankelijk van de gegevens die bezorgd worden door de scholen!
Edison
Elektronisch Doorgeven van Informatie tussen Schoolinstellingen en het Onderwijsdepartement
sinds 1995
sinds 2008: WebEDISON
Nieuw vanaf 2018 : via webservices geïntegreerd in softwarepakket
Edison
Idee:
School voert informatie in in het softwarepakket Aanmaak van een (groot) tekstbestand
Versturen van dit bestand (Nieuw: rechtstreeks vanuit het pakket)
Onmiddellijk: check of goed is aangekomen (basiscontrole, bvb geldige structuur)
Nachtverwerking
Dag nadien: terugzending ophalen en bekijken!
Discimus
Discimus = “Wij leren”
Sinds schooljaar 2012-2013 (overgangsjaar)
Op termijn vervanging van Edison voor leerlingengegevens Via webservices geïntegreerd in softwarepakket
Discimus
Idee
School voert informatie in in het softwarepakket Informatie die nodig is, vloeit meteen door naar de centrale databank van AGODI
Meteen antwoord of de verwerking geslaagd is
Mogelijk om gegevens uit te wisselen op het moment dat de school het vraagt
Mijn Onderwijs
Beveiligde website
mijnonderwijs.vlaanderen.be Website met
Documenten (bvb dienstbrieven, databundels, …)
Toepassingen (bvb Dataloep, aanvraag documenten Discimus, …) Twee versies:
Voor onderwijspersoneel
• voor jou als personeelslid met jouw persoonlijke gegevens
Voor directies en administraties
• voor jou als medewerker van een bepaalde school
Softwareleveranciers
AGODI stelt ter beschikking hoe de webservices moeten opgebouwd worden.
Softwareleveranciers werken mee aan kwaliteitsvolle uitwisseling van gegevens.
Toegangsbeheer
Ofwel in schoolsoftwarepakket:
- Toegang volgens de methode van het pakket - Verschillende rollen
- Beheer van wie wat mag, gebeurt binnen het pakket Ofwel via ACM/IDM
- Via e-ID, token, app, …
- Directeur is beheerder en kent rollen toe
Uitwisselen met Discimus Leerlingenbeheer
Mijn Onderwijs
Aanmaken van Edison-zendingen
Versturen van Edison-zendingen
II. Discimus
1) Discimus Algemeen 2) Inschrijvingen
3) Afwezigheden
4) Leerlingenkenmerken
5) Identificatiegegevens (GRP) 6) Inschrijving (INS)
7) Inschrijvingsgegevens (INSADM)
8) Rapport “Overzicht ingeschreven leerlingen”
9) Raadpleeg schoolloopbaan
10) Automatische controle toelatingsvoorwaarden 11) Automatische controle overgangsvoorwaarden 12) Studiebewijzen
13) Rapport “Overzicht studiebewijzen”
14) Melding tucht
15) Melding leerlingenondersteuning Type 2-4-6-7
Discimus Algemeen
Doel van het project
Capaciteitsproblemen
Steeds grotere vraag naar gegevens Nood aan snelle beschikbaarheid Welke gegevens?
In- en uitschrijvingsgegevens Afwezigheden
Leerlingenkenmerken Studiebewijzen
Tuchtmeldingen
Leerlingenondersteuning (Type 2-4-6-7)
Discimus Algemeen
Afgeschafte Edison-zendingen Eerste drie schooldagen 1 oktober
In- en uitschrijvingen
Problematische afwezigheid Voltijds engagement
Wijziging leerlingenkenmerken Studiebewijzen
GON Tucht Later?
onderwijs aan huis, stages
Inschrijvingen
Geregistreerd persoon
- Stamnummer - Identificatiegegevens
- adres
Inschrijving
- Inschrijvingsdatum - Begindatum
Inschrijving in Administratieve groep
(INSADM)
- Begindatum - Einddatum
- Specifieke
inschrijvingsgegevens Inschrijving in Administratieve groep
(INSADM)
- Begindatum - Einddatum
- Specifieke
inschrijvingsgegevens Inschrijving in Administratieve groep
(INSADM)
- Begindatum - Einddatum
- Specifieke
inschrijvingsgegevens Inschrijving in
Administratieve groep (INSADM)
- Begindatum - Einddatum
- Specifieke
inschrijvingsgegevens
Inschrijvingen
Geregistreerd persoon
- Stamnummer - Identificatiegegevens
- adres
Inschrijving
- Inschrijvingsdatum - Begindatum
Inschrijving in Administratieve groep
(INSADM)
- Begindatum - Einddatum
- Specifieke
inschrijvingsgegevens Inschrijving in Administratieve groep
(INSADM)
- Begindatum - Einddatum
- Specifieke
inschrijvingsgegevens Inschrijving in Administratieve groep
(INSADM)
- Begindatum - Einddatum
- Specifieke
inschrijvingsgegevens Inschrijving in
Administratieve groep (INSADM)
- Begindatum - Einddatum
- Specifieke
inschrijvingsgegevens
1-09-2017 31-08-2018, 1e leerjaar A, …
1-09-2017 31-08-2018, 1e leerjaar A, …
1-09-2018 10-09-2018, 2e lj 1e gr Techniek Wetenschappen, … 1-09-2018 10-09-2018,
2e lj 1e gr Techniek Wetenschappen, …
11-09-2018 31-08-2019, 2e lj 1e gr Industriële
Wetenschappen, … 11-09-2018 31-08-2019,
2e lj 1e gr Industriële Wetenschappen, … 1-09-2019 31-08-2020, 1e
lj 2e gr Elektriciteit- Elektronica, …
1-09-2019 31-08-2020, 1e lj 2e gr Elektriciteit-
Elektronica, … - 8 mei 2017
- 1 september 2017 - 8 mei 2017 - 1 september 2017
Inschrijvingen
Webservices CreëerGRP WijzigGRP AnnuleerGRP RaadpleegGRP
CreëerINS WijzigINS AnnuleerINS RaadpleegINS
CreëerINSADM WijzigINSADM AnnuleerINSADM RaadpleegINSADM
Opvolging nodig!
Inschrijvingen
Dubbele inschrijvingen
Overlap in InschrAdmgr
Welke leerling, periode, andere school, inschrijvingsdatum
Huidig of volgend schooljaar Regelgevend toegestaan
Afwezigheden
Registratie
Elke afwezigheidscode
Bij invoer of wijziging van code in softwarepakket Wanneer registreren?
Binnen een week
Later aanvullen of wijzigen is steeds toegestaan
Afwezigheden
Raadplegen
Eigen school
Over scholen heen (B-codes) bij schoolwijziging
Leerlingenkenmerken
Leerlingenkenmerken
Registratie
Bij een nieuw ingevuld formulier
Enkel nodig als er nog geen was van een vorige school
Zoek Leerlingenkenmerkenformulier Over scholen heen
Kan meteen na inschrijving
Instellingsnummer Hoofdstructuur Stamnummer
Identificatienummer Geboortedatum
Geslacht
Familienaam
Identificatiegegevens (GRP)
Eerste voornaam Straat woonplaats Huisnummer
Busnummer
Postcode woonplaats Land woonplaats
Nationaliteit
Op basis van de in- en uitschrijvingen kunnen we in de databank van AGODI de loopbaan van een leerling
samenstellen.
Enkel mogelijk bij correcte identificatiegegevens!
Identificatiegegevens (GRP)
Identificatienummer
Rijksregisternummer yy mm dd xxx xx Bisnummer
zelfde vorm, maar maand wordt vermeerderd met 20 of 40
Identificatienummer
Leerling aan AGODI gezonden zonder identificatienummer:
zoeken in eigen databank opzoeken in rijksregister
naar Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ) Opgelet: eventueel nieuw nummer op basis van
doorgegeven naam – geboortedatum – geslacht Te importeren via web service RaadpleegPersoon
Inschrijving (INS)
veld “Inschrijvingsdatum”
Datum van akkoordverklaring met pedagogisch project en schoolreglement
Datum die ligt vóór of op de begindatum in de school Zal binnenkort uitgebreid worden met ‘tijdstip’
veld “Begindatum in de school”
Datum waarop de leerling voor de eerste keer verwacht wordt in de school
1 sept voor een inschrijving voor het volgende schooljaar Een andere dag voor een inschrijving tijdens het schooljaar
Inschrijvingsgegevens (INSADM)
Bevat specifieke informatie voor een inschrijving in secundair onderwijs
Nodig voor correcte berekening van toelagen en omkadering
Inschrijvingsgegevens (INSADM)
Instellingsnummer Hoofdstructuur Begindatum Einddatum
Vestigingsplaats
Administratieve groep Financierbaarheid
Cursus levensbeschouwing Taalregime
Vreemde taalvak 1 Vreemde taalvak 2 Vreemde taalvak 3 Vreemde taalvak 4 Vreemde taalvak 5
Sportstatuut Soort sport
Individueel aangepast curriculum Spreiding lesprogramma
OKAN in DBSO
Afwijking toelatingsvoorwaarden AN Type buitengewoon onderwijs
Verblijfsregeling
Informatie vorige inschrijving
Aanleiding tot vroege uitschrijving Situatie na vroege uitschrijving Thuisloos
Trekkende bevolking
Inschrijvingsgegevens (INSADM)
Begin- en einddatum
Meestal begindatum 1/09 en einddatum 31/08
Bij vroege uitschrijving uit de school: einddatum wijzigen Bij wijziging admgr of vpl:
Einddatum wijzigen naar dag voordien
Aanmaak nieuwe INSADM voor de nieuwe situatie Financierbaarheid
02 : regelmatig financierbare leerling 01 : vrije leerling
03 : regelmatige niet-financierbare leerling
Inschrijvingsgegevens (INSADM)
Aanleiding tot en situatie na vroege uitschrijving Standaardwaarden bij inschrijving
X - normaal einde schooljaar of module 10 – Geen informatie
Te wijzigen bij vroege uitschrijving
Wordt gebruikt bij de leerplichtcontrole naar andere school
overleden geen info
…
Inschrijvingsgegevens (INSADM)
Informatie vorige inschrijving
enige dat wij vragen over de vorige inschrijving toegelaten waarden:
Normaal ingeschreven Onbekend
Niet ingeschreven
Ingeschreven in de Franse Gemeenschap BaO Ingeschreven in de Franse Gemeenschap SO
Inschrijvingsgegevens (INSADM)
Administratieve groep
Soepele controles vooraleer het schooljaar start
Nadien strengere controles of de admgr wordt ingericht in de school
Afwijking toelatingsvoorwaarden AN
Enkel in te vullen voor OKAN-leerlingen (SO en DBSO)
Moet “ja” zijn als een afwijking op de toelatingsvoorwaarden (vb.
leeftijd) nodig is voor de leerling
Individueel aangepast curriculum
alle leerlingen met een verslag BuO die het gewone curriculum niet volgen
Rapport “overzicht ingeschreven leerlingen”
Op Mijn Onderwijs
Rapport “overzicht ingeschreven leerlingen”
Aangemaakt op initiatief van verificateur Zelf aan te vragen via Mijn Onderwijs
Of als pakket het toelaat: via het pakket
Interessant in het begin van het schooljaar, maar ook als voorbereiding op en na verificatie!
Raadpleeg schoolloopbaan
In welke richting en in welke school/scholen waren mijn nieuwe leerlingen vorig schooljaar ingeschreven
Bij een late inschrijving tijdens het schooljaar : ook de inschrijvingsgegevens van begin schooljaar
Bij schoolverlaten: in welke school is de leerling vervolgens ingeschreven
Enkel gegevens van secundair en lager onderwijs
Studiebewijzen
Doel?
Studieverloop van leerling in kaart brengen Controle van toelatingsvoorwaarden
Leer- en ervaringsdatabank
Scholen info geven over behaalde studiebewijzen van ingeschreven leerlingen
Wanneer?
Registratie bij uitreiken van het studiebewijs
Studiebewijzen
Geldigheidsdatum 30/06/2020
31/01/2020 mogelijk voor HBO/Se-n-Se
andere data voor modulaire studierichtingen toegestaan Voor elke leerling een afzonderlijke melding met daarin alle tot dan toe behaalde studiebewijzen van dat schooljaar.
Elke nieuwe melding voor dezelfde leerling overschrijft de vorige.
Studiebewijzen
Veldjes per studiebewijs Administratieve groep Uitreikingsdatum
Soort bewijs
Uitgestelde beslissing (J/N) Eventueel: clausulering
Eventueel: Instellingsnummer gezamenlijk diploma bij HBO verpleegkunde
Studiebewijzen
Soort bewijs
A-attest, B-attest, C-attest Getuigschrift 1e graad, … Diploma SO
Certificaat
Getuigschrift bedrijfsbeheer
Attest verworven competenties DBSO, verworven
bekwaamheden IAC, regelmatige lesbijwoning OKAN, … Getuigschrift OV1, OV2, …
Bewijs van beroepskwalificatie (duaal)
Studiebewijzen
Clausulering bij B-attest:
Voor een of meerdere onderwijsvormen
Voor onderwijsvorm(en) behalve voor administratieve groepen
Voor onderwijsvorm(en) en bijkomende administratieve groepen
Voor administratieve groepen
Opgelet, tegenhanger administratieve groep in duaal apart te clausuleren (in tegenstelling tot
BuSO OV4)
Studiebewijzen
Uitstel deliberatie tot het einde van de graad
Attest van regelmatige lesbijwoning – uitstel deliberatie tot het einde van de graad
Attest van regelmatige lesbijwoning – overgaan met tekorten
Jaar nadien bij C- of B-attest mogelijkheid tot uitreiken studiebewijs voor 1e jaar van de graad
Of bij schoolwisseling op datum 30/06 vorig schooljaar…
Studiebewijzen
Leerling moet regelmatig ingeschreven zijn in de administratieve groep
Behalve bij het modulair onderwijs: mogelijk om
certificaten te behalen uit verschillende administratieve groepen
Raadplegen van studiebewijzen:
Wat heeft de eigen school geregistreerd?
Wat heeft de leerling behaald in de vorige school?
Rapport “overzicht studiebewijzen”
Pauze
Controle toelatingsvoorwaarden
Hulpmiddel om te zien aan welke leerlingen je prioritair aandacht moet besteden.
Controle op basis van in Discimus aanwezige studiebewijzen (vanaf 2016-2017)
Houdt rekening met andere toelatingsvoorwaarden : - leeftijd
- beslissing klassenraad nodig?
- …
Controle toelatingsvoorwaarden
Voorlopig enkel voor gewoon voltijds secundair onderwijs en BuSO OV 4.
Beperkt tot de eerste 6 leerjaren (1e en 2e lj van de 1e, 2e en 3e graad)
Niet voor OKAN Niet voor duaal
Controle toelatingsvoorwaarden
Mogelijke conclusies : - voldoet
- voldoet mits … - voldoet niet
- onvoldoende info
Bij “voldoet niet” kritisch bekijken, controle enkel gebaseerd op gegevens in Discimus.
Mogelijk voldoet de leerling wel wegens andere redenen : - studies in het buitenland
- studiebewijs behaald voor Examencommissie - studiebewijs foutief geregistreerd in Discimus - leerling heeft gunstig studiebewijs van vóór 16-17 - …
Controle overgangsvoorwaarden
Soms zijn er bijkomende voorwaarden als een leerling in de loop van het schooljaar wil veranderen van studierichting, onderwijsvorm, …
Discimus geeft aan wanneer er een klassenraadsbeslissing nodig is.
Enkel bij overgang binnen hetzelfde leerjaar
Controle overgangsvoorwaarden
Voorlopig enkel voor gewoon voltijds secundair onderwijs en BuSO OV 4.
Beperkt tot de eerste 6 leerjaren ( 1e en 2e lj van de 1e, 2e en 3e graad)
Niet voor duaal
Voor andere graden zelf bekijken of er een beslissing van de toelatingsklassenraad nodig is of niet !
Melding tuchtmaatregel
Drie soorten:
definitieve uitsluiting tijdelijke uitsluiting preventieve schorsing
Opgelet, ook voor definitieve uitsluitingen op het einde van het schooljaar!
Bevat enkel
Identificatiegegevens Soort tuchtmaatregel Begindatum
Einddatum (als geen definitieve uitsluiting)
Staat los van de registratie van afwezigheden!
Leerlingenondersteuning
Ondersteuningsmodel voor de kleine types Start in 2019-2020
School voor gewoon onderwijs registreert:
Identificatie van de leerling Begindatum
Begeleidende school van het buitengewoon onderwijs
Leerlingenondersteuning
Raadplegen via webservices in het pakket:
Volledige lijst van een schooljaar Of voor specifieke leerling
Door scholen van gewoon en buitengewoon onderwijs!
Of via rapport op Mijn Onderwijs
Met vermelding van Type en financierbaarheid
Koppeling met softwarepakket
AGODI moet weten aan welk pakket de school toestemming geeft om gegevens te registreren:
Persoon en inschrijving Leerlingenkenmerken Aanwezigheden
Studiebewijzen Tuchtmeldingen
Leerlingenondersteuning
Of een pakket kan ook enkel leesrechten krijgen…
Bij wijziging: melden aan
ondersteuning.secundaironderwijs@vlaanderen.be
Foutmelding: Geen goedkeuring voor dit schooladministratiepakket om dit soort gegevens te registreren voor deze school.
III. Edison
1) Inleiding
2) Terugzending
3) Onderwijs aan huis 4) Leerlingenstages 5) Foutenrapporten
Inleiding
Softwarepakket maakt tekst-bestanden klaar
Uitrol vanaf 2018: Versturen naar AGODI vanuit het pakket Ook hier moet AGODI (zoals bij Discimus) weten welk pakket de school gebruikt!
Terugzendingen
Op elke zending volgt een terugzending
belangrijk om deze op te volgen!
Vlak na het verzenden: melding of goed ontvangen met eerste controle van de structuur
Volgende dag: foutenrapport
Terugzendingen
3 soorten:
1. Goed verwerkt
Eventueel met bijkomende informatie
2. Verwerkt, met waarschuwende fout
Bijvoorbeeld bij familienaam verschillend van wat in onze databank zit.
geen nieuwe zending nodig
3. Fatale fout
Zending moet opnieuw gebeuren!
Onderwijs aan huis
Doel?
toekennen van extra uren OAH Wanneer?
bij melding van OAH van leerling, ten laatste op de eerste lesdag van het OAH
bij verlenging van OAH Welke gegevens?
identificatie van de leerling
specifieke informatie (aantal uren, soort, verblijfplaats,
…)
Onderwijs aan huis
Wat bij correctie van de zending?
Idee: Een zending voor dezelfde leerling met dezelfde begindatum overschrijft de vorige
verkeerde gegevens (behalve begin- en einddatum):
nieuwe zending
vroegtijdig beëindigen: nieuwe zending met zelfde begindatum en nieuwe einddatum
Zending 1: Leerling A, 4 uur OAH, 1 september tot 15 december
Zending 2: Leerling A, 2 uur OAH, 1 september tot 15 december
Zending 3: Leerling A, 2 uur OAH, 1 september tot 15 november
Onderwijs aan huis
Wat bij wijzigingen gedurende de periode?
wijziging van het aantal uren OAH, de soort OAH, verblijfplaats, administratieve groep
corrigerende zending die de vorige periode vroegtijdig beëindigt
nieuwe zending voor de nieuwe periode met de nieuwe gegevens
Zending 1: Leerling A, 4 uur OAH, 1 september tot 15 december Zending 2: Leerling A, 4 uur OAH, 1
september tot 15 oktober
Zending 3: Leerling A, 2 uur OAH, 16 oktober tot 15 december
Zending 3: Leerling A, 2 uur OAH, 16 oktober tot 15 december
Leerlingenstages
Doel?
beleidsinformatie Wanneer?
tussen 15 mei en 31 augustus Welke gegevens?
identificatie van de leerling
specifieke informatie (stagegever, sector, contract, periode, …)
Minstens één van volgende drie codes: paritair comité-nummer, NACE-code,
RSZ-werkgeverskengetal
Leerlingenstages
Welke scholen?
Voltijds gewoon SO
• KSO, BSO, TSO (geen ASO)
• HBO verpleegkunde en Se-n-Se
Buitengewoon SO
• OV1: enkel stages met productief karakter
• OV2: leerlingen uit tweede fase
• OV3: leerlingen uit kwalificatiefase
• OV4: leerlingen uit 3de graad KSO, BSO, TSO
Principe van overschrijven van zendingen:
20 mei: Zending met 99 leerlingen 21 mei: Zending met 1 leerling
Resultaat: slechts 1 leerling in de databank!
Correct:
21 mei: Zending met 100 leerlingen!
99 leerlingen op 20- 05-2018
1 leerling
op 21-05-2018 100 leerlingen op 21-05-2018
Leerlingenstages
Foutenrapporten
Fatale fout bij
Andere schrijfwijze van naam als er geen identificatienummer is meegestuurd
Schrijfwijze naam vergelijken met identiteitskaart Aanpassen indien nodig
Verificateur contacteren bij onterechte foutmelding Fouten vermijden?
zoveel mogelijk rijksregisternummer gebruiken
gevonden identificatienummers importeren in de schoolsoftware
IV. Mijn Onderwijs
https://mijnonderwijs.vlaanderen.be
Mijn profiel
Mogelijk om de juiste mensen toegang te geven tot de juiste documenten
Via de lokale beheerder (zoals WebEDISON) Instellen attendering
Thema’s
Doorlichting Leerlingen
Omkadering en toelagen Personeel
Salarisoverzichten
Statistieken en Dataloep Structuur en organisatie Verificatie
Openbaar / vertrouwelijk
http://onderwijs.vlaanderen.be/nl/overzicht-van-documenten-op-mijn-onderwijs
Documenten
Zie
http://onderwijs.vlaanderen.be/nl/overzicht-van-documenten- op-mijn-onderwijs#SO
(!) Thema leerlingen (!) :
Dienstbrieven in verband met leerlingen, zoals onderwijs aan huis, problematische afwezigheden, zorgwekkend dossier,
huisonderwijs …
Discimus: overzichten van geregistreerde leerlingengegevens Documenten met betrekking tot speciale
onderwijsleermiddelen
Documenten
Thema structuur en organisatie
Alle documenten en meldingen met betrekking tot structuur en organisatie van de instelling, zoals algemene gegevens, nieuwe vestigingsplaats, herstructureringen, programmatie,
rationalisatie, samenstelling scholengemeenschap, omzettingen, overhevelingen, erkenningen ...
Thema verificatie Verificatieverslag
Thema omkadering en toelagen
Alle dienstbrieven in verband met berekening, toekenning en aanwending van omkadering en toelagen
Databundels
Leerlingenaantallen Leerlingenkenmerken Personeelsaantallen Attesteringen
Studiebewijzen
Schoolse vorderingen en zittenblijven Leerlingenstromen IN
Leerlingenstromen UIT Hoger onderwijs
Vroegtijdig schoolverlaten
Dataloep
Leerlingenaantallen Leerlingenkenmerken Afwezigheden
Dynamisch
Eigen keuze van “Mijn school”
Eigen keuze van vergelijkingsbasis
Aanvraag feedbackdocumenten
Gebruikersgids
V. Tot slot
Identificatienummer
Foutmeldingen opvolgen (Discimus + Edison) Samenwerken voor kwaliteit
School
AGODI Software-
leverancier
V. Tot slot
omzendbrieven SO/2007/05 en NO/2012/01
http://www.ond.vlaanderen.be/edulex/
contactgegevens verificatie en dossierbeheerder http://www.agodi.be
Adressen en contactgegevens
invoerprogramma’s en technische brochures van de zendingen http://www.agodi.be/edison-schoolautomatiseerders
Schooldirect: https://www.klasse.be/nieuwsbrieven/
Mijn Onderwijs: https://mijnonderwijs.vlaanderen.be
