De webinar “Elektronische communicatie” zal zo dadelijk
starten
Webinar
Elektronisch communiceren
Opleiding schoolsecretariaten Schooljaar 2020-2021
Programma
I. Inleiding
II. Discimus deel 1 III. Pauze
IV. Beantwoorden vragen 1ste deel V. Discimus deel 2
VI. WebEDISON VII. Mijn Onderwijs
VIII. Aandachtspunten
IX. Beantwoorden vragen 2de deel
Inleiding
Samenwerken om op een vlotte manier correcte leerlingengegevens te verkrijgen in AGODI.
Doelstelling
Berekenen van omkadering en toelagen Leerplichtcontrole
Doorgeven van individuele gegevens aan:
Groeipakket (schooltoelage) Kinderbijslagfonds
Leer- en ervaringsdatabank
Cijfergegevens voor beleidsondersteuning, statistieken, doorgeven aan Onderwijskoepels en GO!, andere
instanties …
Kwaliteit is afhankelijk van de gegevens die bezorgd worden door de scholen
Gebruik van leerlingengegevens door AGODI
6
Elektronisch Doorgeven van Informatie tussen Schoolinstellingen en het Onderwijsdepartement Sinds 1995
Sinds 2008: WebEDISON
Nieuw vanaf 2018: Zendingen worden verstuurd vanuit het eigen schooladministratiepakket.
Edison
Edison: werking
School voert informatie in het schooladministratiepakket in Aanmaak van een (groot) tekstbestand
Versturen van dit bestand
Onmiddellijk: check of goed is aangekomen (basiscontrole, bv.
geldige structuur) Nachtverwerking
Dag nadien: terugzending ophalen en bekijken
Discimus = “Wij leren”
Sinds schooljaar 2012-2013 (overgangsjaar) Op termijn vervanging voor Edison voor leerlingengegevens
Discimus
School voert informatie in het schooladministratiepakket in Informatie die nodig is, vloeit meteen door naar de centrale databank van AGODI (via webservices)
Meteen antwoord of de verwerking geslaagd is
Vergeet niet om regelmatig naar de foutmeldingen te kijken.
Mogelijk om gegevens uit te wisselen op het moment dat de school het vraagt
Discimus: werking
Beveiligde website
mijnonderwijs.vlaanderen.be Website met
documenten (bv. Dienstbrieven, databundels, …) toepassingen (bv. Dataloep, aanvraag documenten Discimus, …)
Twee versies
Voor onderwijspersoneel: voor jou als personeelslid met jouw persoonlijke gegevens
Voor directies en administraties: voor jou als medewerker van een bepaalde school
Mijn Onderwijs
AGODI stelt ter beschikking hoe de webservices moeten opgebouwd worden.
Softwareleveranciers werken mee aan een kwaliteitsvolle uitwisseling van gegevens,
Softwareleveranciers
Discimus
Inhoud
Welke gegevens?
In- en uitschrijvingen Afwezigheden
Leerlingenkenmerken Studiebewijzen
Automatische controles Melding tucht
Melding leerlingenondersteuning Type 2-4-6-7 Weigeringen
In- en uitschrijvingsgegevens Afwezigheden
Leerlingenkenmerken Studiebewijzen
Tuchtmeldingen
Leerlingenondersteuning (Type 2-4-6-7) Weigeringen (vanaf schooljaar 2021-2022)
Welke gegevens?
In- en uitschrijvingen
Geregistreerd persoon
- Stamnummer - Identificatiegegevens
- Adres
Inschrijving
- Inschrijvingsdatum - Begindatum
Inschrijving in Administratieve groep
(INSADM)
- Begindatum - Einddatum
- Specifieke
inschrijvingsgegevens Inschrijving in Administratieve groep
(INSADM)
- Begindatum - Einddatum
- Specifieke
inschrijvingsgegevens Inschrijving in Administratieve groep
(INSADM)
- Begindatum - Einddatum
- Specifieke
inschrijvingsgegevens Inschrijving in
Administratieve groep (INSADM)
- Begindatum - Einddatum
- Specifieke
inschrijvingsgegevens
In- en uitschrijvingen
Geregistreerd persoon
- Stamnummer - Identificatiegegevens
- Adres
Inschrijving
- Inschrijvingsdatum - Begindatum
Inschrijving in Administratieve groep
(INSADM)
- Begindatum - Einddatum
- Specifieke
inschrijvingsgegevens Inschrijving in Administratieve groep
(INSADM)
- Begindatum - Einddatum
- Specifieke
inschrijvingsgegevens Inschrijving in Administratieve groep
(INSADM)
- Begindatum - Einddatum
- Specifieke
inschrijvingsgegevens Inschrijving in
Administratieve groep (INSADM)
- Begindatum - Einddatum
- Specifieke
inschrijvingsgegevens 1-09-2017 → 31-08-2018,
1e leerjaar A, …
1-09-2018 → 10-09-2018, 2e lj 1e gr Techniek Wetenschappen, …
11-09-2018 → 31-08-2019, 2e lj 1e gr Industriële
Wetenschappen, …
1-09-2019 → 31-08-2020, 1elj 2e gr Elektriciteit-
Elektronica, … - 8 mei 2017
- 1 september 2017
In- en uitschrijvingen
Instellingsnummer Hoofdstructuur Stamnummer
Identificatienummer Geboortedatum
Geslacht
Familienaam
Eerste voornaam
Straat woonplaats Huisnummer
Busnummer
Postcode woonplaats Land woonplaats
Nationaliteit
In- en uitschrijvingen
Elke leerling heeft een identificatienummer (INSZ).
Wanneer er geen rijksregisternummer is, krijgt de leerling een bisnummer
Identificatienummer (INSZ) Rijksregisternummer
yy mm dd xxx xx
3de laatste cijfer geeft geslacht weer Even = meisje
Oneven = jongen Bisnummer
Zelfde vorm, maar maand wordt vermeerderd met 20 of 40
In- en uitschrijvingen
Probeer steeds een identificatienummer te bemachtigen om fouten te vermijden.
Wat als je een leerling zonder identificatienummer doorstuurt
Controleer de correctheid van de naam, voornaam, geslacht, geboortedatum, nationaliteit
AGODI gaat eerst zoeken in eigen databank Vervolgens manueel opzoeken in rijksregister
Wanneer niet gevonden → wordt er een bisnummer aangemaakt
U importeert het identificatienummer via uw schooladministratiepakket
In- en uitschrijvingen
Juiste persoonsgegevens en INSZ-nummer zijn belangrijk voor
Leerplichtcontrole
Schooltoelage (groeipakket) Koppeling loopbaan
Studiebewijs en koppeling Leer- en Ervaringsdatabank (LED)
Kind en Gezin
…
In- en uitschrijvingen
Veld “inschrijvingsdatum”
Datum en tijdstip van akkoordverklaring met pedagogisch project en schoolreglement.
Datum die ligt voor of op de begindatum in de school Veld “begindatum”
Datum waarop de leerling voor de eerste keer verwacht wordt in de school.
1 september voor een inschrijving voor het volgende schooljaar
Een andere dag voor een inschrijving tijdens het schooljaar
In- en uitschrijvingen
Bevat specifieke informatie voor een inschrijving in het secundair onderwijs
Nodig voor een correcte berekening van toelagen en omkadering
In- en uitschrijvingen
Instellingsnummer Hoofdstructuur Begindatum Einddatum
Vestigingsplaats
Administratieve groep Financierbaarheid
Cursus levensbeschouwing Taalregime
Vreemde taalvak 1 Vreemde taalvak 2 Vreemde taalvak 3 Vreemde taalvak 4 Vreemde taalvak 5
Sportstatuut Soort sport
Individueel aangepast curriculum
Spreiding lesprogramma OKAN in DBSO
Afwijking
toelatingsvoorwaarden AN
Type buitengewoon onderwijs Verblijfsregeling
Informatie vorige inschrijving Aanleiding tot vroege
uitschrijving
Situatie na vroege uitschrijving Thuisloos
Trekkende bevolking
In- en uitschrijvingen
Begin- en einddatum
Meestal begindatum 1/09 en einddatum 31/08
Bij vroege uitschrijving uit de school: einddatum wijzigen
Bij wijziging administratieve groep of vestigingsplaats Einddatum wijzigen naar dag voordien
Aanmaak nieuwe INSADM voor de nieuwe situatie Financierbaarheid
02: regelmatig financierbare leerling 01: vrije leerling
03: regelmatige niet-financierbare leerling
In- en uitschrijvingen
Aanleiding tot en situatie na vroege uitschrijving Standaardwaarden bij inschrijving
X – normaal einde schooljaar of module 10 – geen informatie
Te wijzigen bij vroege uitschrijving Naar andere school
Overleden Geen info
…
In- en uitschrijvingen
Informatie vorige inschrijving
Enige dat wij vragen over de vorige inschrijving Toegelaten waarden:
Normaal ingeschreven Onbekend
Niet ingeschreven
Ingeschreven in de Franse Gemeenschap BaO Ingeschreven in de Franse Gemeenschap SO
In- en uitschrijvingen
Afwijking toelatingsvoorwaarden AN
Enkel in te vullen voor OKAN-leerlingen (SO en DBSO) Moet “ja” zijn als een afwijking op de
toelatingsvoorwaarden (bv. leeftijd) nodig is voor de leerling.
Individueel aangepast curriculum
Alle leerlingen met een verslag BuO die het gewone curriculum niet volgen.
In- en uitschrijvingen
Rapport “Overzicht ingeschreven leerlingen”
In- en uitschrijvingen
Rapport “Overzicht ingeschreven leerlingen”
Op “Mijn Onderwijs”
Aangemaakt op initiatief van verificateur
Mogelijk om zelf aan te vragen via Mijn Onderwijs
Of via uw schooladministratiepakket (indien mogelijk) Interessant in het begin van het schooljaar, maar ook als voorbereiding op en na verificatie!
Enkel zichtbaar in Mijn onderwijs als je de rechten VERTROUWELIJK hebt bij thema leerlingen.
In- en uitschrijvingen
Raadpleeg dubbele inschrijvingen Overlap in INSADM
Welke, periode, andere school, inschrijvingsdatum Huidig of volgend schooljaar
Regelgevend toegestaan
In- en uitschrijvingen
Raadpleeg schoolloopbaan
In welke richting en in welke school/scholen waren mijn nieuwe leerlingen vorig schooljaar ingeschreven
Bij een late inschrijving tijdens het schooljaar: ook de inschrijvingsgegevens van begin schooljaar
Bij schoolverlaten: in welke school is de leerling vervolgens ingeschreven
Enkel gegevens van secundair en basisonderwijs
In- en uitschrijvingen
Rapport “Overzicht studiebewijzen”
Op “Mijn Onderwijs”
Aangemaakt op initiatief van verificateur
Mogelijk om zelf aan te vragen via Mijn Onderwijs
Of via uw schooladministratiepakket (indien mogelijk) Hulpmiddel om na te gaan of alle studiebewijzen (correct) werden uitgewisseld.
Enkel zichtbaar in Mijn onderwijs als je de rechten VERTROUWELIJK hebt bij thema leerlingen.
In- en uitschrijvingen
Afwezigheden
Registratie
Elke afwezigheidscode
Bij invoer of wijziging van een code in het schooladministratiepakket
Wanneer registreren Binnen een week
Later aanvullen of wijzigen is steeds toegestaan Raadplegen
Huidig schooljaar en voorgaand schooljaar Eigen school
Over scholen heen (B-codes) bij schoolwijziging
Afwezigheden
Leerlingenkenmerken
Leerlingenkenmerken
Registratie
Bij een nieuw ingevuld formulier
Enkel nodig als er nog geen was van een vorige school Zoek Leerlingenkenmerkenformulier
Over scholen heen
Kan meteen na inschrijving
Leerlingenkenmerken
Studiebewijzen
Doel?
Studieverloop van een leerling in kaart brengen Controle van toelatingsvoorwaarden
Leer- en ervaringsdatabank (LED)
Scholen info geven over behaalde studiebewijzen van ingeschreven leerlingen
Wanneer?
Registratie bij het uitreiken van het studiebewijs
Studiebewijzen
Geldigheidsdatum 30/06/2021
31/01/2021 mogelijk voor HBO/Se-n-Se
Andere data voor modulaire studierichtingen toegestaan
Voor elke leerling een afzonderlijke melding met daarin alle tot dan toe behaalde studiebewijzen van dat
schooljaar
Elke nieuwe melding voor dezelfde leerling overschrijft de vorige.
Studiebewijzen
In te vullen velden per studiebewijs Administratieve groep
Uitreikingsdatum Soort bewijs
Uitgestelde beslissing (J/N)
Eventueel: clausulering/beperking
Eventueel: instellingsnummer gezamenlijk diploma bij HBO verpleegkunde
Studiebewijzen
Soort bewijs
A-attest, B-attest, C-attest Getuigschrift 1ste graad, … Diploma SO
Certificaat
Getuigschrift bedrijfsbeheer
Attest verworven competenties DBSO, verworven
bekwaamheden IAC, regelmatige lesbijwoning OKAN, … Getuigschrift OV1, OV2, …
Bewijs van beroepskwalificatie (duaal)
Studiebewijzen
Clausulering bij B-attest
Voor een of meerdere onderwijsvormen
Voor onderwijsvorm(en) behalve voor administratieve groepen
Voor onderwijsvorm(en) en bijkomende administratieve groepen
Voor administratieve groepen
Opgelet: tegenhanger administratieve groep in duaal apart te clausuleren (in tegenstelling tot BuSO OV4)
Studiebewijzen
Uitstel deliberatie tot het einde van de graad
Attest van regelmatige lesbijwoning – uitstel deliberatie tot het einde van de graad
Attest van regelmatige lesbijwoning – overgaan met tekorten
Jaar nadien bij C- of B-attest mogelijkheid tot uitreiken studiebewijs voor 1ste jaar van de graad.
Of bij schoolwisseling op datum 30/06 vorig schooljaar
Studiebewijzen
Leerling moet regelmatig inschreven zijn in de administratieve groep
Behalve bij het modulair onderwijs: mogelijk om
certificaten te behalen uit verschillende administratieve groepen
Raadplegen van studiebewijzen
Wat heeft de eigen school geregistreerd?
Wat heeft de leerling behaald in de vorige school?
Studiebewijzen
Rapport “Overzicht studiebewijzen”
Studiebewijzen
Pauze
Automatische controles
Hulpmiddel om te zien aan welke leerlingen je prioritair aandacht moet besteden.
Controle op basis van in Discimus aanwezige studiebewijzen (vanaf 2016-2017)
Houdt rekening met andere toelatingsvoorwaarden:
Leeftijd
Beslissing klassenraad nodig?
…
Controle toelatingsvoorwaarden
Voorlopig enkel voor
Gewoon voltijds secundair onderwijs BuSO OV4
Deeltijds onderwijs en Syntra: enkel duale studierichtingen
Niet voor OKAN, BuSO OV1-2-3 en niet-duale richtingen in deeltijds onderwijs en Syntra
Controle toelatingsvoorwaarden
Mogelijke conclusies Voldaan
Onbepaald (bv. Toelatingsklassenraad nodig) Niet voldaan
Geen gegevens
Bij “niet voldaan” → kritisch bekijken, controle enkel gebaseerd op gegevens in Disicmus.
Mogelijk voldoet de leerling wel wegens andere redenen:
Studies in het buitenland
Studiebewijs behaald door Examencommissie Studiebewijs foutief geregistreerd in Discimus
Leerling heeft gunstig studiebewijs van voor 2016-2017
…
Controle toelatingsvoorwaarden
Soms zijn er bijkomende voorwaarden als een leerling in de loop van het schooljaar wil veranderen van studierichting, onderwijsvorm, ….
Discimus geeft aan wanneer er een klassenraadbeslissing nodig is.
Enkel bij overgang binnen hetzelfde leerjaar
Voorlopig enkel voor gewoon voltijds secundair onderwijs, BuSO OV4 en duaal in DBSO.
Controle overgangsvoorwaarden
Melding tuchtmaatregel
Drie soorten
Definitieve uitsluiting Tijdelijke uitsluiting Preventieve schorsing
Opgelet: ook voor definitieve uitsluitingen op het einde van het schooljaar!
Bevat enkel
Identificatiegegevens Soort tuchtmaatregel Begindatum
Staat los van de registratie van afwezigheden!
Einddatum (als geen definitieve uitsluiting)
Melding tuchtmaatregel
Leerlingenondersteuning
Ondersteuningsmodel voor de kleine types 2-4-6-7 Start in 2019-2020
School voor gewoon onderwijs registreert:
Identificatiegegevens van de leerling Begindatum
Begeleidende school van het buitengewoon onderwijs
Leerlingenondersteuning
Raadpleging
Volledige lijst van een schooljaar Of voor een specifieke leerling
Door scholen van gewoon en buitengewoon onderwijs!
Overzichtsrapport op Mijn Onderwijs
Met vermelding van type en financierbaarheid Kan enkel door Agodi worden gepubliceerd
Leerlingenondersteuning
Te registreren bij elke weigering tot inschrijving
Verplicht via Discimus te registreren vanaf schooljaar 2021- 2022
Vervangt het papieren document dat naar Agodi wordt gestuurd
Welke gegevens
Persoonsgegevens leerling Tijdstip van weigering
Voor welke administratieve groep wordt de leerling geweigerd
Reden van weigering (bv. overschrijding capaciteit, voldoet niet aan toelatingsvoorwaarden, …)
Weigeringen
Schooladministratiepakket
AGODI moet weten aan welk pakket de school toestemming geeft om gegevens te registreren
Persoon en inschrijving Leerlingenkenmerken Afwezigheden
Studiebewijzen Tuchtmeldingen
Leerlingenondersteuning
Weigeringen (vanaf 2020-2021)
Of een pakket kan ook enkel leesrechten krijgen
Schooladministratiepakket
Bij wijziging melden aan:
ondersteuning.secundaironderwijs@vlaanderen.be Foutmelding: “Geen goedkeuring voor dit
schooladministratiepakket om dit soort gegevens te registreren voor de school”
Schooladministratiepakket
WebEDISON
Inhoud
Inleiding
Terugzending
Onderwijs aan huis Leerlingenstages Foutenrapporten
Schooladministratiepakket maakt tekstbestanden klaar Uitrol vanaf 2018: versturen naar AGODI vanuit het schooladministratiepakket
Ook hier moet AGODI (zoals bij Discimus) weten welk schooladministratiepakket de school gebruikt!
Inleiding
Op elke zending volgt een terugzending Belangrijk om deze op te volgen!
Vlak na het verzenden: melding of goed ontvangen met eerste controle van de structuur
Volgende dag: foutenrapport
Terugzendingen
3 soorten foutenrapporten 1. Goed verwerkt
Eventueel met bijkomende informatie 2. Verwerkt, met waarschuwende fout
Bijvoorbeeld bij familienaam verschillend van wat in onze databank zit.
→ geen nieuwe zending nodig 3. Fatale fout
Zending moet opnieuw gebeuren!
Terugzendingen
Fatale fout bij
Andere schrijfwijze van naam als er geen identificatienummer is meegestuurd
Schrijfwijze naam vergelijken met identiteitskaart Aanpassen indien nodig
Verificateur contacteren bij onterechte foutmelding Fouten vermijden
Zoveel mogelijk identificatienummer gebruiken
Gevonden identificatienummers importeren in het schooladministratiepakket
Foutenrapporten
Doel?
Toekennen van extra uren OAH Wanneer?
Bij melding van OAH van leerling, ten laatste op de eerste lesdag van OAH
Welke gegevens?
Identificatie van de leerling
Specifieke informatie (aantal uren, soort, verblijfplaats, …)
Zending onderwijs aan huis
Zending 1: Leerling A, 4 uur OAH, 1 september tot 15 december
Zending 2: Leerling A, 2 uur OAH, 1 september tot 15 december
Zending 3: Leerling A, 2 uur OAH, 1 september tot 15 november
Zending onderwijs aan huis
Wat bij correctie van de zending?
Principe: een zending voor dezelfde leerling met dezelfde begindatum overschrijft de vorige
Verkeerde gegevens (behalve begin- en einddatum): nieuwe zending
Vroegtijdig beëindigen: nieuwe zending met zelfde begindatum en nieuwe einddatum
Zending 1: Leerling A, 4 uur OAH, 1 september tot 15 december Zending 2: Leerling A, 4 uur OAH, 1
september tot 15 oktober
Zending 3: Leerling A, 2 uur OAH, 16 oktober tot 15 december
Zending 3: Leerling A, 2 uur OAH, 16 oktober tot 15 december
Zending onderwijs aan huis
Wat bij wijzigingen gedurende de periode?
Wijziging van het aantal uren OAH, de soort OAH, verblijfplaats, administratieve groep
Corrigerende zending die de vorige periode vroegtijdig beëindigt
Nieuwe zending voor de nieuwe periode met de nieuwe gegevens
➢ Doel?
– beleidsinformatie
➢ Wanneer?
– tussen 15 mei en 31 augustus
➢ Welke gegevens?
– identificatie van de leerling
– specifieke informatie (stagegever, sector, contract, periode, …)
– Minstens één van volgende drie codes:
paritair comité-nummer, NACE-code, RSZ-werkgeverskengetal
Leerlingenstages
Welke scholen?
Voltijds gewoon SO
KSO, BSO, TSO (geen ASO)
HBO verpleegkunde en Se-n-Se Buitengewoon SO
OV1: enkel stages met productief karakter OV2: leerlingen uit tweede fase
OV3: leerlingen uit kwalificatiefase
OV4: leerlingen uit 3de graad KSO, BSO, TSO
Zending leerlingenstages
Mijn Onderwijs
Mogelijk om de juiste mensen toegang te geven tot de juiste documenten
Via de lokale beheerder (zoals WebEDISON) Instellen attendering
Mijn profiel
Doorlichting Leerlingen
Omkadering en toelagen Personeel
Salarisoverzichten
Statistieken en Dataloep Structuur en organisatie Verificatie
Openbaar / vertrouwelijk
http://onderwijs.vlaanderen.be/nl/overzicht-van- documenten-op-mijn-onderwijs
Thema’s
Zie http://onderwijs.vlaanderen.be/nl/overzicht-van- documenten-op-mijn-onderwijs#SO
(!) Thema leerlingen (!)
Dienstbrieven in verband met leerlingen, zoals onderwijs aan huis, ondersteuningsmodel types 2-4-6-
7, huisonderwijs, …
Discimus: overzichten van geregistreerde leerlingengegevens en studiebewijzen
Documenten met betrekking tot speciale onderwijsleermiddelen
Documenten
Thema structuur en organisatie
Alle documenten en meldingen met betrekking tot structuur en organisatie van de instelling, zoals algemene gegevens, nieuwe vestigingsplaats, herstructureringen, programmatie, rationalisatie, samenstelling scholengemeenschap,
omzettingen, overhevelingen, erkenningen,…
Thema verificatie Verificatieverslag
Thema omkadering en toelagen
Alle dienstbrieven in verband met berekening, toekenning en aanwending van omkadering en toelagen
Documenten
Leerlingenaantallen Leerlingenkenmerken Personeelsaantallen Attesteringen
Studiebewijzen
Schoolse vorderingen en zittenblijven Leerlingenstromen IN
Leerlingenstromen UIT Hoger onderwijs
Vroegtijdig schoolverlaten
Databundels
Leerlingenaantallen Leerlingenkenmerken Afwezigheden
Dynamisch
Eigen keuze “Mijn school”
Eigen keuze van vergelijkingsbasis
Dataloep
Aanvraag feedbackdocumenten
Gebruikersgids
Aandachtspunten
Identificatienummer
Foutmeldingen opvolgen (Discimus + WebEDISON) Samenwerken voor kwaliteit
Aandachtspunten
School
AGODI Software-
leverancier
Omzendbrief “NO/2012/01 DISCIMUS – Uitwisseling van leerlingengegevens”
Omzendbrief “SO/2007/05 Zendingen voor leerlingen en scholen in het secundair onderwijs”
Contactgegevens verificatie en dossierbeheerder www.agodi.be
Adressen en contactgegevens
Invoerprogramma’s en technische brochures van de
zendingen (www.agodi.be/edison-schoolautomatiseerders) Schooldirect (www.klasse.be/nieuwsbrieven)
Mijn onderwijs (https://mijnonderwijs.vlaanderen.be)
