Stadhuis | Vindictivelaan 1, 8400 Oostende | T 059 25 89 35 | gezinsopvang@oostende.be | www.oostende.be
O O S T E N D E .B E K IN D E R O P V A N G – G E Z IN S O P V A N G
Schriftelijke overeenkomst (Deel 2)
1. Onderdelen van de schriftelijke overeenkomst :
De schriftelijke overeenkomst afgesloten tussen organisator, onthaalouder en contracthouder bestaat uit twee onderdelen:
- Deel 1 ‘Schriftelijke overeenkomst tussen organisator en contracthouder’
- Deel 2 'De kindfiche' waarin het opvangplan met start- en einddatum, bepalingen omtrent de wijzigingen van het opvangplan en de gerechtvaardigde afwezigheidsdagen worden vastgelegd’
‘Schriftelijke overeenkomst tussen organisator, onthaalouder(s) en contracthouder’
2. Volgende afspraken komen tot stand tussen
1. De organisator van de gezins - en groepsopvang:
Gezinsopvang Vindictivelaan 1 8400 Oostende T 059 25 89 35
gezinsopvang@oostende.be www.oostende.be/kinderopvang zijnde Stadsbestuur Oostende
met zetel te Vindictivelaan 1, 8400 Oostende, T 059 80 55 00, E stadsbestuur@oostende.be, hier vertegenwoordigd door hoofd van dienst Aaike De Vrieze, hierna aangeduid als de organisator 2. De onthaalouder:
<StandaardOpvangLocatie_Naam>
<StandaardOpvangLocatie_Adres>
<StandaardOpvangLocatie_Telefoon>
<StandaardOpvangLocatie_Email>
hierna aangeduid de onthaalouder
3. De ouder(s) van <Kind_Voornaam> <Kind_Achternaam>
Geboortedatum: <Kind_GeboorteDatum>
datum 3/12/21 uw kenmerk
bijlage
Huishoudelijk Reglement
contactpersoon INVULLEN
NAAMINVULLEN@oostende.be
Ouder 1 Ouder 2
Naam <Ouders1Contact1VolledigeNaam> <Ouders1Contact2VolledigeNaam>
Adres <Ouders1Adres>
Mail <Ouders1Email> <Ouders1Email>
Telefoon <Ouders1Contact1Telefoon> <Ouders1Contact2Telefoon>
hierna aangeduid de contracthouder
Deze schriftelijke overeenkomst wordt afgesloten tussen bovenvermelde partijen voor de opvang van
<Kind_Voornaam> <Kind_Achternaam> in bovenvermelde kinderopvanglocatie en dit volgens de bepalingen in deze overeenkomst:
3. Het opvangplan
3.1 Start en einddatum
Startdatum: <Kind_StartDatum> Einddatum: <Kind_EindDatum>
De meeste kinderen zijn schoolrijp op de leeftijd van 2,5 jaar en kunnen op de eerst volgende instapdatum naar de kleuterschool. Deze einddatum wordt standaard opgenomen in de schriftelijke overeenkomst.
Is het kind op deze einddatum nog niet schoolrijp voor de kleuterschool, kunnen contracthouders, in
samenspraak met de leidinggevenden, ervoor kiezen om het kind langer in de opvang te houden. Samen met de leidinggevende wordt een nieuwe einddatum bepaald. De vraag tot wijziging van de einddatum wordt één maand vooraf meegedeeld. De leidinggevende neemt hierin de eindbeslissing.
De opvang neemt hoe dan ook ten laatste een einde wanneer het kind de leeftijd van drie jaar en de volgende instapdatum in de kleuterschool heeft bereikt.
3.2 Vast of variabel opvangplan
Tussen organisator, onthaalouder en contracthouder wordt volgend opvangplan afgesproken:
<Kind_OpvangPlan>
Het opvangplan wordt opgemaakt volgens de bepalingen opgenomen in het Huishoudelijk Reglement en op basis van de afspraken gemaakt bij de reservatie van de opvangplaats.
De contracthouder betaalt voor de opvang op basis van dit opvangplan.
Opmerking: ...
Aan- en afwezigheden van variabele opvangplannen worden als volgt doorgegeven:
• Maandelijks of wekelijks (schrap wat niet past)
• Hoe? Contacteer de onthaalouder.
• De opvangdagen en de uurregeling worden steeds uiterlijk op woensdag voor de komende week meegedeeld.
3.3 Opvangplan bij meerdere onthaalouders
Wanneer de contracthouder een beroep doet op meerdere onthaalouders (bovenaan vermeld), wordt het opvangplan per onthaalouder vastgelegd in deze schriftelijke overeenkomst.
3.4 Vervangopvang
Als de contracthouder vervangopvang nodig hebben tijdens de sluitings- of ziekteperiode van zijn onthaalouder, dan moet dit één maand vooraf aangevraagd worden.
De vervangopvangplaatsen zijn beperkt. Het is dus belangrijk om tijdig aan te vragen. Er is absolute voorrang voor contracthouders die opvang nodig hebben in kader van de werksituatie, de datum van aanvraag en de beschikbaarheid van het aanbod.
Er kan vervangopvang aangebonden worden bij een andere onthaalouder of stedelijk kinderdagverblijf.
Alle bepalingen omtrent vervangopvang vindt de contracthouder terug in het huishoudelijk reglement.
4. Wijziging opvangplan
De organisator als de contracthouder kan het opvangplan wijzigingen volgens de bepalingen opgenomen in in het Huishoudelijk Reglement.
5. Gerechtvaardigde afwezigheden
De contracthouder heeft recht op <Kind_AantalRespijtdagen>gerechtvaardigde afwezigheidsdagen en op basis van het opvangplan vastgelegd in dit contract.
Gerechtvaardigde afwezigheden zijn dagen die contracthouders gereserveerd hebben, maar waarop het kind afwezig kan zijn en waarvoor contracthouders niet moeten betalen.
Het maakt niet uit wat de reden van de afwezigheid is. Bv. het kind is een dagje ziek thuis, contracthouder neemt een snipperdag, verlof, het kind gaat eens een dag naar oma of opa, …
Als de contracthouder voor zijn opvangplan een beroep doet op meerdere onthaalouders, ontvangt de
contracthouder slechts één keer per kalenderjaar bovenvermeld pakket gerechtvaardigde afwezigheidsdagen die hij kan inzetten bij de verschillende onthaalouders.
Deze dagen worden berekend en verminderd volgens de bepalingen vastgelegd in het Huishoudelijk Reglement.
Als contracthouders hun gerechtvaardigde afwezigheidsdagen (respijtdagen) opgebruikt hebben én het kind is afwezig terwijl de dagen wel gereserveerd zijn in het opvangplan, dan moeten zij ‘ongerechtvaardigde
afwezigheidsdagen’ gebruiken waarvoor zij moeten betalen.
Hiervoor wordt een vergoeding aangerekend, afhankelijk van de gereserveerde aanwezigheidsduur en zoals bepaald in het Huishoudelijk reglement.
6. Gevolgen niet naleven van het opvangplan
Voor het niet-verwittigen van afwezigheden, vroeger of later brengen of later afhalen dan het afgesproken uur wordt een vergoeding aangerekend zoals bepaald in het Huishoudelijk Reglement.
Als de contracthouder het opvangplan gedurende een periode van één maand regelmatig niet volgt, dan kan Gezinsopvang de contracthouders vragen om een nieuw opvangplan af te spreken of om een andere oplossing te zoeken.
Als het kind herhaaldelijk afwezig is zonder te verwittigen en als de contracthouders niet reageren op de mondelinge en schriftelijke verwittigingen van de onthaalouder en de regioverantwoordelijken, kan het opvangplan aangepast of stopgezet worden.
Attesten die de effectieve nood aan opvang bewijzen, kunnen dan opnieuw opgevraagd worden. Bij weigering om het nieuwe opvangplan te ondertekenen, wordt de opvang stopgezet.
7. Inlichtingenfiche met noodgegevens
Om de opvang zo goed mogelijk af te stemmen op de individuele noden van het kind wordt bij de start van de opvang tussen de contracthouder en de onthaalouder een wenfiche ingevuld. Deze is onderdeel van deze schriftelijke overeenkomst. Hierin worden alle identificatiegegevens, medische gegevens, voedings- en slaapgewoonten en noodgegevens opgenomen. De contracthouder kan deze gegevens altijd inkijken.
De contracthouder is verantwoordelijk om elke wijziging in adres, telefoonnummer, gezinssamenstelling, medische gegevens, voedings- en slaapgewoonten, noodgegevens, …door te geven aan de onthaalouder en Gezinsopvang.
Hiervoor gebruikt de contracthouder het formulier ‘Inlichtingenfiche – enkel invullen bij wijzigingen’. De contracthouder kan dit formulier bekomen op kantoor bij Gezinsopvang. Het bevindt zich als bijlage aan het Huishoudelijk Reglement of kan worden gedownload op de website www.oostende.be/kinderopvang.
Allergieën: <Memos_Allergieen>
Medicatie : <Memos_Medicatie>
Kinderziektes: <Memos_Kinderziektes>
Dieet: <Memos_Dieet>
Slaapgewoontes: <Memos_Slaapgewoontes>
Dokter: <Memos_Dokter>
Aantal respijtdagen: <Kind_AantalRespijtdagen>
Noodinfo kind:
<Kind_NoodInfo>
Kind opmerkingen: <Kind_Opmerkingen>
Afhalers:
<Kind_Afhalers>
Kind mag niet afgehaald worden door: <Kind_NietAfhalenDoor>
Toestemming:
De onthaalouder mag met ons kind gaan wandelen : ja / neen De onthaalouder mag ons kind vervoeren: ja / neen
De contracthouders hebben interesse om gebruik te maken van wendagen: ja / neen
8. Toestemming beeldmateriaal
In de opvang worden foto’s en filmpjes van groepsactiviteiten gemaakt, al dan niet met ouders. Dit algemeen beeldmateriaal (zowel niet geportretteerd1 als geportretteerd2) wordt gebruikt om de ouders algemene informatie te geven over de activiteiten en de werking van de opvang.
Deze beelden worden publiek gemaakt via de gesloten social media-pagina van de onthaalouder. Deze pagina is enkel toegankelijk voor ouders die een opvangplaats hebben bij Gezinsopvang. Deze ouders maken zelf een profiel en kiezen hun wachtwoord. Daarnaast wordt het beeldmateriaal gebruikt om te afficheren in het kinderdagverblijf.
Door ondertekening van deze overeenkomst geeft u als ouder toestemming voor verwerking van beeldmateriaal voor de door u aangegeven doeleinden:
1. de foto’s en filmpjes van ons kind te gebruiken om intern te afficheren in het kinderdagverblijf, om te gebruiken op een ouderavond, om op de gesloten social media-pagina van de onthaalouder te plaatsen. De ouders krijgen toegang tot de social media-pagina door toelating van de onthaalouder van Gezinsopvang. Gezinsopvang is niet verantwoordelijk voor het geval ouders foto’s downloaden van de website en publiceren op openbare sociale media.
1 “Niet-geportretteerd”: dit zijn sfeerbeelden die een algemene, spontane en niet geposeerde sfeeropname weergeven zonder daaruit één of enkele personen uit te lichten. Een foto van de opvangruimte met kinderen zonder dat om aandacht werd gevraagd bij het nemen van de foto en waarbij kinderen niet duidelijk geframed worden.
2 Een “gericht” beeld slaat vooral op
• een beeld van een individu;
• een beeld waarin één of enkele personen tijdens een groepsactiviteit worden uitgelicht;
• wanneer voor een afbeelding geposeerd wordt. Bv. de klas/groepsfoto of een individuele foto.
Ja, u mag zowel geportretteerde als niet geportretteerde afbeeldingen van mijn kind gebruiken voor interne publicatie
Ik geef enkel toestemming voor het gebruik van niet geportretteerde afbeeldingen van mijn kind
Neen, ik wens niet dat afbeeldingen van mijn kind gebruikt worden voor interne publicatie 2. de foto’s en filmpjes te gebruiken voor externe publicatie: de foto’s en filmpjes, genomen door
stagiaires (te gebruiken voor educatieve doeleinden), in kranten of tijdschriften, voor een tv-zender, op de openbare website van Stad Oostende of andere websites die te maken hebben met
kinderopvang, sociale media,…
Ja, u mag zowel geportretteerde als niet geportretteerde afbeeldingen van mijn kind gebruiken voor externe publicatie
Ik geef enkel toestemming voor het gebruik van niet geportretteerde afbeeldingen van mijn kind
Neen, ik wens niet dat afbeeldingen van mijn kind gebruikt worden voor externe publicatie Algemene informatie
• Wat je als ouder vandaag beslist staat niet noodzakelijk vast voor de volledige opvangperiode. Je kan op elk moment je beslissing herzien.
• Je hebt het recht beeldmateriaal van jouw kind te laten verwijderen van alle door de opvang beheerde media. Je hoeft hiervoor geen reden te geven.
• Je hebt recht op informatie, toegang, verbetering en verzet (zie ook privacyverklaring in het huishoudelijk reglement).
• De bewaartermijn van het beeldmateriaal, voor zowel interen als externe publicatie is 10 jaar. Zie het huishoudelijk regelement hoofdstuk 5.5 voor meer info.
• Ouders kunnen foto’s nemen van hun kinderen terwijl die in de opvang aanwezig zijn. Er mogen geen foto’s of filmpjes gemaakt worden van andere kinderen. Dit om de privacy van de andere kinderen te garanderen.
Er wordt verwacht dat de foto’s voor persoonlijke doeleinden zijn. De verantwoordelijkheid voor de foto’s ligt bij de ouder of de persoon die de foto nam.
• Ouders die toegang hebben tot de website van het kinderdagverblijf vragen we ook de privacy van andere kinderen en ouders te respecteren door de foto’s waarop andere kinderen ook geportretteerd worden niet op sociale media te plaatsen.
9. Toestemming tevredenheidsmeting
In samenwerking met VVSG organiseert Gezinsopvang een tevredenheidsmeting bij de ouders. Hiervoor deelt Gezinsopvang , mits toestemming van de ouder, naam en voornaam kind, naam en voornaam ouders kind, e- mailadres ouders, postadres ouders en start- en einddatum opvang via een digitale tool met VVSG.
Gezinsopvang zal vervolgens contact opnemen met de ouder voor een online bevraging. De antwoorden op de vragen worden anoniem verwerkt door VVSG (voor meer info zie ook de privacyverklaring in het huishoudelijk reglement).
Door middel van deze overeenkomst kan u toestemming geven voor deelname aan de tevredenheidsmeting van Gezinsopvang. Indien u niet instemt met deelname zal u niet gecontacteerd worden.
Gezinsopvang mag mij contacteren voor deelname aan de tevredenheidsmeting
Ik wens niet gecontacteerd te worden voor deelname aan de tevredenheidsmeting
U kan uw voorkeuren steeds wijzigen door middel van een addendum op deze overeenkomst. U kan hiervoor contact opnemen met uw contactpersoon (gegevens bovenaan deze overeenkomst).
10 Ondertekening voor akkoord van de schriftelijke overeenkomst (deel 2)
Deze overeenkomst wordt in drievoud opgemaakt.
Handtekening van de contracthouder(s) Schrijf hieronder ‘gelezen en akkoord’ en datum
Handtekening onthaalouder
Namens de Algemeen directeur Hoofd van dienst
Burgemeester Bart Tommelein
Addendum Schriftelijke overeenkomst (deel2)
Datum Omschrijving Handtekening
