BIV-AO: Oefenvraagstukken 1. Inhoud. Voorwoord

BIV-AO: Oefenvraagstukken

Als u vraagstukken uit deze bundel selecteert om te oefenen voor een bepaalde toets is het raadzaam om eerst even te kijken welke onderwerpen en casuïstiek onderdeel uitmaken van de te bestuderen stof.

Niet alle casussen in de bundel oefenvraagstukken zijn geschikt om te worden gebruikt ter voorbereiding op een bepaalde toets. Zo kan het zijn dat de uitwerking op een andere wijze is

gestructureerd dan wenselijk is op een toets bij een bepaalde onderwijsmodule. De casussen die in de weekplanning van een onderwijsmodule worden genoemd, zijn wel geschikt als oefenmateriaal.

Inhoud

Voorwoord

1 Theorievragen

2 Casuïstiek

samengesteld.

Amusement 1 Kinderdagverblijf 1a

Amusement 2 Kinderdagverblijf 1b

Bakkerij 1a Kinderdagverblijf 1p

Bakkerij 1b (Geen antwoordindicatie) Kinderdagverblijf 2

Bakkerij 2 Kozijnen 2

Boekhandel 1a Lompenhandel 1

Boekhandel 1b Lompenhandel 2

Boekhandel 2 Personeel accountantskantoor 1

Farmaceutische groothandel 1 Personeel accountantskantoor 2 Farmaceutische groothandel 2 Real Deal 2

Fruit 1a Scheepswerf 2

Fruit 1b Speelgoedmuseum 1a

Fruit 1p Speelgoedmuseum 1b

Fruit 2a Speelgoedmuseum 2

Fruit 2b Warmtecomfort 1a

Grenzeloos vervoer 1a Warmtecomfort 1b

Grenzeloos vervoer 1b Warmtecomfort 2

Grenzeloos vervoer 2 Zandwinning 1

High Tea 1b Zandwinning 2a

High Tea 2 Zandwinning 2b

Voorwoord

De theoretische accountantsopleiding kent een bachelor- en een post-bachelor fase. De activiteiten die deel uitmaken van het curriculum in de bachelorfase van de kerndisciplines bestuurlijke informatieverzorging – administratieve organisatie (BIV-AO) en leer der

accountantscontrole (LAC) zijn handels-, productie-, agrarische- en extractieve activiteiten, bedrijven die informatie of informatiediensten leveren en dienstverlenende activiteiten.

Tevens maken de consequenties die de verenigings- en stichtingsrechtsvorm met zich meebrengen voor de inrichting van de administratieve organisatie en de externe controle onderdeel uit van de bachelor fase.

De typen activiteiten die geen onderdeel uitmaken van het curriculum in de bachelorfase van de kerndisciplines BIV-AO en LAC zijn financiële instellingen en overheidshuishoudingen die zonder tussenkomst van de markt opereren.

1 Theorievragen

Deel 0 De inrichting van bestuurlijke informatiesystemen

Wat zijn de vier perspectieven van de balanced business scorecard? De klant, de bedrijfsprocessen, het innovatieve en het financiële.

Deel 1 Grondslagen

Welke twee cybernetische regelkringen zijn er en wat is het verschil tussen deze regelkringen?

Voorwaarts- en terugwaartskoppeling of feed forward en feed back. Het verschil is dat bij terugwaartskoppeling de output (IST positie) van het bestuurd systeem wordt gemeten en de meetgegevens worden teruggekoppeld naar het besturend systeem. Waarna binnen het besturend systeem de output (verantwoordingsinformatie) wordt geconfronteerd met een norm (Soll positie).

Bij voorwaartskoppeling wordt informatie over de output van het bestuurd systeem niet teruggekoppeld naar het bestuurd systeem.

Wat is controle? Keuren, testen, nagaan of iets goed is.

Wat houden de begrippen falsifiëren en verifiëren in? Falsifiëren is gericht op het vaststellen dat een bewering fout is. Verifiëren is gericht op het vaststellen dat een bewering goed is.

Noem de drie begrippenparen die gebruikt worden om de eigenschappen te benoemen die systemen kunnen aannemen. Gesloten/open, statisch/dynamisch, deterministisch/probabilistisch.

Welke drie deelactiviteiten omvat het verrichten van controle? Meten, vergelijken en interpreteren

Welke vormen van controle onderscheidt u naar hun reikwijdte? Zelfcontrole, interne controle en externe controle.

Wat is het primaire en secundaire doel van interne controle?

- Primair het voorkomen van (on)opzettelijke fouten in de voortbrenging

- Secundair het tijdig achterhalen van fouten (on)opzettelijke fouten in de voortbrenging Noem de drie categorieën maatregelen van organisatorische aard binnen het stelsel van interne controle. Delegatie (functiescheiding), procedures en fysieke beveiligingsmaatregelen.

Bij de bespreking van de beschikbare instrumenten van interne controle wordt van een stelsel van interne controle gesproken. Waarom wordt hier van een 'stelsel' gesproken? Omdat de kracht van de verrichte specifieke controlehandelingen veelal afhankelijk is van de kwaliteit van de maatregelen van organisatorische aard.

Dragen specifieke controlehandelingen bij tot de mate waarin opzettelijke fouten worden gevonden? Motiveer uw antwoord. Indien sprake is van arbeidsverdeling, dan is de kracht van de specifieke controlehandelingen vaak afhankelijk van de kracht van maatregelen van organisatorische aard. Denk bijvoorbeeld aan functiescheiding en de kracht van materiële verbandscontroles.

Leg uit wat de term 'materiële verbandscontrole' inhoudt. Bij een materiële verbandscontrole maakt men gebruik van cijfermatige verbanden die op de innerlijke samenhang tussen prestatie en tegenprestatie gebaseerd zijn. Dit kunnen ook technische samenhangen zijn.

Leg uit wat de term formele verbandscontrole inhoudt. De formele verbandscontrole maakt deel uit van het begrippenpaar materiële en formele verbandscontrole. Bij formele verbandscontrole wordt gebruik gemaakt van cijfers die langs andere weg uit hetzelfde grondmateriaal zijn ontstaan.

Wat geven de termen positieve en negatieve controle aan?

Zij geven de richting van de controle aan. Die controle kan gericht zijn op juistheid (positieve controle) of volledigheid (negatieve controle).

In de accountancy wordt gebruik gemaakt van het risico-analysemodel om de optimale controlemix te bepalen. Geef in formulevorm het risico-analysemodel weer.

AR = f(IR,ICR,DR) waarbij DR = f(CAR, SPR).

In de accountancy wordt gebruik gemaakt van het risico-analysemodel om de optimale controlemix te bepalen. In formulevorm kan het het risico-analysemodel als volgt worden weergegeven: AR = f(IR,ICR,DR) en DR f(CAR,SPR). Wat is de relatie tussen de term DR en de termen IR en ICR in deze vergelijking? Als het IR/ICR hoog is dan is gegeven een vooraf bepaald toelaatbaar AR een laag DR toelaatbaar; en vice versa.

In formulevorm kan het risico-analysemodel als volgt worden weergegeven: AR = f(IR,ICR,DR) en DR = f(CAR,SPR). Wat is de relatie tussen de term DR en de termen IR en ICR in deze vergelijking? Het risicoanalysemodel is een denkmodel om te komen tot een optimale controlemix van systeem- en gegevensgerichte werkzaamheden. Het toelaatbaar AR is een afgeleide van de door belanghebbenden bij de informatie gewenste mate van betrouwbaarheid. Bij het vaststellen van een controlemix is de hoogte van het toelaatbaar daarin AR de enige constante. De hoogte van het ICR bepaalt de hoogte van het toelaatbaar DR.

Wat is het verschil tussen fraude en diefstal? Fraude = diefstal + het opzettelijk verminken van informatie om de diefstal te camoufleren.

Wat is het doel van cijferbeoordeling? Het doel van cijferbeoordeling is, door het leggen van relaties tussen cijferopstellingen, bijzondere ontwikkelingen te signaleren.

Deel 2 Theorie op toepassingsniveau

1 Bestuurlijke informatieverzorging een het stelsel van interne controle:

waardenkringloop. Voor elk van de te onderscheiden typen activiteiten is een (wezenlijk) verschillend stelsel van interne controle nodig om de voortbrenging te kunnen beheersen.

2 Bestuurlijke informatieverzorging en het stelsel van interne controle: een uitwerking van de inrichting en beoordeling per type bedrijfsactiviteit 2.1 t/m 2.3.1

Welke verschillen tussen de typen activiteiten detail- en groothandel zijn verklarend voor de opzet van het stelsel van interne controle?

- Bij detailhandel zijn de verkopende (beschikkende) en de bewarende functie vermengd. Bij groothandel is sprake van een verbijzonderde magazijnfunctie.

- Bij detailhandel hebben afnemers direct toegang tot de winkelvoorraden.

- Bij detailhandel wordt per kas verkocht, bij groothandel veelal op rekening.

Welke kenmerken zijn inherent aan de typering detailhandel?

- Vermenging van de bewarende- en de verkoopfunctie - Afnemers hebben vrij toegang tot de winkelvoorraden.

- Kasverkeer

2.3.2 Inkopen

Welke twee administratieve verschillen vinden hun toepassing bij het bewaken van de bedrijfs- economische aanvaardbaarheid van inkooptransacties? Prijsverschillen en inkoopsresultaten

Wat is een inkoopsresultaat en bij welke omstandigheden is het zinvol dit resultaat te bepalen?

In formulevorm is een inkoopresultaat: WP * (Geleverde HVH per kwaliteitseenheid - Geschatte HVH per kwaliteitseenheid). In woorden kan een inkoopresultaat worden omschreven als het

gekwantificeerde verschil tussen de verwachte en de geleverde prestatie. Indien er inkoop van

goederen plaatsvindt waarvan de kwaliteit niet is gestandaardiseerd en het economisch risico op voor- of nadelige verschillen bij de afnemer ligt. Het inkoopresultaat kan een indicator zijn voor de kwaliteit van de leverancier of van de inkoper.

Welke soorten inkoopcontracten kent u en wat zijn de belangrijkste onderscheidende criteria?

Inkoopcontracten - Levering van een prestatie in vaste hoeveelheden, tegen vaste prijzen op een vast moment. Standaard inkoop.

Afroepcontracten - Levering van een prestatie in variabele hoeveelheden, tegen vaste prijzen, binnen een 'vaste' periode. Binnen deze periode bepaalt de afnemer het moment van afroep. De totale af te roepen hoeveelheid binnen een periode is in de regel aan een minimum gebonden.

Afnamecontracten - Levering van een prestatie in door de leverancier te bepalen variabele hoeveelheden per kwaliteitseenheid, tegen vaste prijzen.

Oogstcontracten - Levering van een prestatie in een variabele hoeveelheid en kwaliteit, tegen een vast prijs voor de gehele prestatie. Exogene factoren beïnvloeden de hoeveelheid en de kwaliteit van de prestatie.

Welk risico is inherent aan materiële inkopen op een intransparante inkoopmarkt?

Frauderisico. Samenspanning tussen een medewerker en een potentiële leverancier. Een medewerker beïnvloedt op oneigenlijke gronden het keuzeproces.

Op een intransparante inkoopmarkt kan de bedrijfseconomische aanvaardbaarheid van inkoopprijzen (prijs/kwaliteitverhouding) niet goed worden beoordeeld.

Wat is een procuratiehouder? Een procuratiehouder is, zonder directeur/eigenaar van een bedrijf te zijn, bevoegd tot handelen uit naam van het betreffende bedrijf. Deze bevoegdheid wordt verleend

Kamer van Koophandel. Een procuratiehouder met dezelfde bevoegdheden als de algemeen directeur is algemeen procuratiehouder. Er zijn ook houders van een beperkte procuratie. Bijvoorbeeld tot het aangaan van overeenkomsten en het autoriseren van betalingsopdrachten. Een voorbeeld van een gedelegeerde bevoegdheid is de bevoegdheid tot het autoriseren van betalingsopdrachten.

2.3.3 Voorraden

Wat zijn picklijsten en wanneer is het efficiënt om ze te gebruiken?

- Verzamellijsten voor verschillende opdrachten tot uitlevering.

- Wanneer de verminderde inspanning bij het lichten van de goederen opweegt tegen de toegenomen inspanning om de goederen weer te scheiden naar de verschillende afnemers.

Beschrijf de vernietigingsprocedure voor 'overjarige' pilletjes, poedertjes etc. etc..

Bij het vaststellen van een procedure voor het vernietigen van goederen dient een antwoord te worden gegeven op de volgende vragen:

- Wanneer worden de goederen vernietigd?

- Het moment van vernietigen dient onafhankelijk van de bewaarder te worden vastgesteld.

- Wie vernietigen de goederen?

- Toepassen vier-ogen-principe tijdens het intern vernietigen. De verantwoordelijke voor de bewaring (de bewaarder) en een van deze onafhankelijke functionaris(sen) dienen te vernietigen.

- Aangetekend wordt dat bedrijven vaak van derden gebruik maken om goederen te vernietigen. Een oplossing in die richting kan ook.

- Welke wijze van vernietigen moet worden toegepast?

- Aangetekend wordt dat de methode vaak wordt gestuurd door regelgeving.

- Waar worden de voorraden geïnventariseerd?

- De locatie waar de betreffende voorraden zich bevinden moet uiteraard bekend zijn.

- Welke informatie wordt vastgelegd?

- De intern vernietigde hoeveelheden worden vastgelegd in een door beiden ondertekent vernietigingsprotocol.

- Wat gebeurt er bij vernietiging door derden?

- Door wie en aan wie wordt het (kopie)vernietigingsprotocol verstrekt?

- Door de van de bewaarder onafhankelijke functionaris dient het vernietigingsprotocol aan de administratie te worden verstrekt.

- Wat gebeurt er bij vernietiging door derden?

Welke twee werkzaamheden worden verricht om het bestaan van administratieve voorraden vast te stellen? Inventariseren en het afstemmen van administratieve met fysieke voorraden volgens een inventarisatieprotocol.

Welke aspecten zijn van belang bij het opstellen van een inventarisatieprocedure?

Bij het vaststellen van een procedure voor het inventariseren van goederen of geld spelen minimaal de volgende aspecten een rol:

- Het inventarisatieschema dient onafhankelijk van de bewaarder te worden vastgesteld. In voorkomende gevallen kan het nodig zijn om te inventariseren op overvalmoment.

- Toepassen vier-ogen-principe tijdens het inventariseren. De verantwoordelijke voor de bewaring en van deze onafhankelijke functionaris(sen) dienen te inventariseren. In voorkomende gevallen wordt het inventariseren ook wel uitbesteed aan derden.

- Integraal versus partieel(roulerend) inventariseren. Daar waar gelijksoortige voorraden op verschillende locaties liggen opgeslagen en het technisch mogelijk is deze met

2.3.4 Verkopen

Beschrijf de kasprocedure in een detailhandel

- Openen:overdragen sleutel/wisselgeld door tweede (bijvoorbeeld winkelchef) aan verkoper tegen geven van kwijting door verkoper aan tweede.

- Opmaken:tellen kasgeld door verkoper in bijzijn van tweede en overdragen sleutel/wisselgeld door verkoper aan tweede tegen ontvangen van kwijting van tweede.

- Afstorten van het kasgeld door tweede op bijvoorbeeld de bank of bij een kassier.

Welke bronnen van verschuivingsgevaar zijn er aan de verkoopzijde?

- Prijsdifferentiatie:

- Naar artikelsoorten

- Naar afnemers(categorieën) - Kwantumkortingen

- Afzetbonussen

Waar beoordeelt u verkooporders op alvorens tot acceptatie over te gaan? Leverbaarheid en kredietwaardigheid.

Wat is het verschil tussen voor- en nafacturering? Bij voorfacturering worden de goederen gelicht aan de hand van de factuurgegevens.

2.4 Productie

Geef een analyse van de informatiebehoefte van een bedrijfsbureau.

De functie van het bedrijfsbureau is de planning en beheersing van productie-activiteiten. Binnen de plannings- en beheersingsfunctie worden de volgende taken met de voor het vervullen van die taken benodigde informatie onderscheiden:

1 Vaststellen productspecificatie adhv een productomschrijving.

2 Opbouwen van het technisch normenarchief adhv informatie uit de omgeving van de organisatie en eigen ervaringen uit het verleden.

3 Opstellen van de voorcalculaties adhv de productspecificaties, het technisch normenarchief, de vvp en de tarieven voor mens- en machine-uren.

4 Beoordelen van de haalbaarheid van de gewenste levertijd adhv (de voorraden gereed product) het benodigde beslag op mens- en machine-uren de beschikbaarheid van productiemiddelen.

5 Wijzigen van de productieplanning adhv voortgangsresultaten bij de lopende opdrachten en de nieuwe opdrachten

6 Bepalen van de benodigde samenstellende delen adhv de productieplanning.

7 Opstellen werkuitgifte adhv de productieplanning.

8 Bewaken van de voortgang, de efficiëntie van de uitvoering cq kwaliteit van de calculatie en bezetting door de werkverantwoordingen te toetsen adhv de productieplanning, het

genormeerd verbruik volgens de bewerkingslijsten en de genormeerde bezetting.

Wat is het onderscheid tussen heterogene en homogene massaproductie? Bij homogene massaproductie worden producten gemaakt die eenzelfde opoffering van productiemiddelen behoeven, bij gebruikmaking van hetzelfde productieapparaat. Zo kan bij homogene massaproductie de

nacalculatorische kostprijs van de producten worden berekend door de totale kosten van het productieapparaat te delen door het aantal producten. Bij heterogene massaproductie worden

verschillende producten gemaakt die een verschillende opoffering van productiemiddelen behoeven, bij gebruikmaking van hetzelfde productie-apparaat.

Wat houden de termen stuklijsten en bewerkingslijsten in?

- Stuklijsten: overzicht van alle samenstellende delen waaruit een gereed product is opgebouwd.

- Bewerkingslijsten: overzicht van de wijze waarop met behulp van mens- en machine-uren de

Welk risico onderkent u in het algemeen indien opdrachten worden verkregen, zowel tegen aanneemsom als in regie? Motiveer uw antwoord. Het is een risico op fraude, er is sprake van samenspanning tussen iemand binnen met iemand buiten de organisatie en er is sprake van verschuivingsgevaar.

Wat is controletechnisch gezien het voordeel van een verbijzonderde planningsfunctie binnen een productiebedrijf? De technische omzettingsnormen vormen de maat waaraan de kwaliteit van het productieproces wordt beoordeeld. Het verdient aanbeveling om de normen waaraan de kwaliteit van handelen wordt beoordeeld voldoende onafhankelijk te laten vaststellen van diegenen waarop die normen van toepassing zijn. Dit komt de objectiviteit van de normstelling ten goede. Of met andere woorden. Het stellen van de normen wordt nader geobjectiveerd. Het is van belang dat normen voldoende

onafhankelijk worden vastgesteld van diegenen wiens functioneren wordt beoordeeld aan de hand van die normen.

Welke resultaten kent u als uitkomst van een ordergewijze nacalculatie bij serie)stukproductie?

Offerteresultaten, verkoopresultaten, efficiëntie- versus calculatieresultaat, voortgangsresultaat en prijsverschillen

Wat is een calculatieresultaat? Een calculatieresultaat is het verschil tussen de gedetailleerde voorcalculatie ex ante en ex post.

Welk risico onderkent u in het algemeen indien opdrachten worden uitgevoerd, zowel tegen aanneemsom als in regie? Motiveer uw antwoord.

Welke taken worden binnen het bedrijfsbureau verricht en welke informatie is voor het vervullen van deze taken nodig? Behandel minimaal 4 taken.

Welke kenmerken heeft de typering menuproductie? Menuproductie is een mengeling van (serie)stuk- en massaproductie. Wat kenmerkend is voor die mengeling is vooral kenmerkend voor de typering voor menuproductie en worden voor het noemen van die kenmerken de punten toegekend. Denk bijvoorbeeld eens aan het bestellen van een nieuwe auto, waarbij de gewenste uitvoering aan de hand van een 'menu' naar eigen inzicht wordt samengesteld. De voortschrijdende informatietechnologie heeft een flexibilisering van massaproductieprocessen mogelijk gemaakt, waardoor deze zich kunnen richten naar de specifieke wensen van een individuele afnemer, waarbij de hardheid van de technische omzettingsnormen blijft gewaarborgd.

2.5 Dienstverlening

Welke typen dienstverlenende organisaties kent u?

1 Bedrijven met een overwegende doorstroming van goederen.

1.1 Goederen zijn eigendom van het bedrijf.

1.2 Goederen zijn eigendom van derden.

1.3 Bedrijven die via vaste leidingen diensten, energie of stoffen leveren.

2 Bedrijven die informatie of informatiediensten leveren.

3 Bedrijven die ruimten met specifieke reservering beschikbaar stellen.

4 Bedrijven die ruimten zonder specifieke reservering beschikbaar stellen.

5 Overige dienstverlening.

Waarom wordt een café niet getypeerd als een detailhandel maar als dienstverlening met een overwegende doorstroming van eigen goederen? Antwoord: Vanwege de hoge waardesprong de fungibiliteit (inwisselbaarheid) van de goederen en het geld en het daarmee ontstane risico op een

Binnen het typologiemodel wordt onderscheid gemaakt tussen dienstverlening met en zonder specifieke reservering van ruimte. Welk instrument van interne controle is goed bruikbaar bij specifieke reservering van ruimte en niet goed bruikbaar bij niet specifieke reservering van ruimte? Directe waarneming van de benutte capaciteit of leegstand.

Deel 3 Automatisering en interne controle

Binnen het CICA-model worden de maatregelen gericht op het beheersen van de geautomatiseerde gegevensverwerking ingedeeld in categorieën. Geef deze indeling.

- General controls - Application controls

- Programmed controls - User controls

Binnen het CICA-model worden de maatregelen gericht op het beheersen van de geautomatiseerde gegevensverwerking ingedeeld in de categorieën general controls en

application controls. En de categorie application controls op haar beurt in programmed en user controls. Wat is de relatie tussen de kracht van user controls en de kwaliteit van de general controls binnen het CICA-model? Motiveer uw antwoord. Binnen de general controls is de kwaliteit van de maatregelen van organisatorische aard randvoorwaardelijk voor de goede werking van de geprogrammeerde toegangscontrole. De goede werking van de geprogrammeerde toegangscontrole is op haar beurt randvoorwaardelijk voor de goede werking van de programmed controls binnen de

application controls. Of met andere woorden ‘de kracht van de programmed controls is afhankelijk van de kwaliteit van de general controls’. De kracht van de user controls is onafhankelijk van de kwaliteit van de general controls. Er is dus geen relatie tussen de kracht van user controls en de kwaliteit van de general controls.

Geef een opsomming van beheersmaatregelen gericht op de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Structureer uw antwoord volgens het hierna gegeven stramien:

1 Noem 3 general controls van organisatorische aard 2 Noem 2 geprogrammeerde general controls

3 Noem 1 general control van fysieke aard

4 Noem 1 invoer-, 1 verwerkings- en 1 transmissiecontrole.

5 Noem 1 user control.

1 General controls van organisatorische aard

- Functiescheiding tussen de ontwikkel-, test-, beheers- en gebruikersomgeving.

- Een Service Level Agreement.

- Adequate systeemdocumentatie.

- Adequate test- en acceptatieprocedures gericht op de betrouwbaarheid, bedrijfszekerheid en robuustheid van de programmatuur waaronder change control procedures voor het in gebruik nemen van nieuwe versies van de programmatuur.

- Autorisatie van de competentietabel door de leiding

- Adequate backup en recovery procedures om bij uitval de geautomatiseerde

gegevensverwerking te kunnen hervatten of herstarten. Onder meer het gescheiden bewaren van de back-ups van de plaats waar de centrale computer/server zich bevindt.

2 General controls: geprogrammeerd

- Toegangscontrole: De toegangscontrole maakt gebruik van een User-ID en een op een competentietabel gebaseerd password systeem.

- Beveiliging tegen virussen: Beveiliging tegen virussen: gebruik maken van een virusscanner met actuele virusdefinities en een firewall.

- Logging: Registratie van het gebruik van bestanden en programma’s in log files.

3 General controls: fysiek

- Afgesloten en brandvrije ruimte(n) voor de (centrale) computers / servers.

- Eigen bekabeling binnen de organisatie.

- Uitwijkmogelijkheden binnen één systeemkast - Eigen stroomvoorziening.

4 Application controls: programmed controls Invoercontroles

- Bestaanbaarheidscontroles door te controleren of de ingevoerde waarde al bestaat.

- Redelijkheidscontroles als limiet- en tolerantiecontroles.

- Verbandscontroles.

- Totaalcontroles

- Volledigheidscontroles. Bijvoorbeeld een volgordecontrole (doorlopende nummering) of bijvoorbeeld het werken met verplichte velden.

Verwerkingscontroles

- Controle op het in gebruik zijn van alleen geautoriseerde programmatuur door het tonen van het versienummer op het beeldscherm.

- Audit trail. Een audit trail moet bestaan uit twee richtingen. Van de invoer van basisgegevens tot de verwerking in totaalcijfers. Van de totaalcijfers naar de oorspronkelijk ingevoerde

basisgegevens.

- Met logging wordt het gebruik van het systeem geregistreerd en kunnen mogelijk afwijkingen daarin tijdig worden gesignaleerd. De file waarin het geregistreerd gebruik van het systeem wordt opgeslagen heet de log file. Deze beveiliging is repressief van aard.

Transmissiecontroles

- Identificatie van het zendende en ontvangende station door middel van codes die in dat deel van het bericht zijn opgenomen waarmee deze wordt geopend.

- Doornummeren berichten.

- Controlegetallen met betrekking tot volledigheid bericht.

- Afgrenzen van berichten door middel van afgesproken codes waarmee berichten openen en sluiten.

2 Casuïstiek

Amusement 1 NIvRA,

Algemene gegevens

Amusement B.V. exploiteert een drietal activiteiten:

- het produceren van Tv-programma’s;

- het produceren en exploiteren van drama (toneel en musical);

- het verkopen van tijd voor reclameboodschappen in de zelf geproduceerde Tv- programma’s.

Het bedrijf beschikt voor het organiseren van enkele van haar activiteiten over eigen opnamestudio's.

Onder de directeur ressorteren onder meer:

- de afdeling TV. en drama;

- de afdeling Reclame;

- de afdeling Decorbouw;

- de afdeling Inkoop;

- de afdeling Administratie.

T.V. en Drama

T.V.-programma's

Met T.V. stations worden contracten afgesloten voor het produceren van T.V.-programma's al dan niet inclusief reclame, volgens de wensen van de opdrachtgevers. Voor eenmalige uitzending wordt een vast bedrag in rekening gebracht. Bij herhaalde uitzending wordt een overeengekomen percentage van het hiervoor genoemde vaste bedrag in rekening gebracht.

Facturering vindt direct na de uitzending plaats. De Tv-programma’s worden opgenomen in de eigen studio's volgens vooraf overeengekomen draaiboeken, waarin de wensen van de opdrachtgevers zijn verwerkt.

Dramaproductie

Op basis van de verkregen rechten wordt een productie gemaakt van een drama. Aan een dramaproductie wordt vorm gegeven op basis van een manuscript van de auteur (onder andere: inhoud van de rol, repetitie, kostuums, belichting en decors). De uitvoeringen in de schouwburgen worden gepland op basis van het speelschema van de productie. Met de schouwburgen in Nederland en België worden contracten afgesloten voor voorstellingen. De te ontvangen vergoeding bedraagt 80% van de door de schouwburg ontvangen recettes met een vooraf overeengekomen bedrag als minimumgarantie voor Amusement B.V.

Per dramaproductie vergezelt een functionaris van het bedrijf het gezelschap artiesten naar de schouwburgen.

Reclame

De afdeling reclame sluit per Tv-uitzending contracten af met adverteerders, waarin wordt vastgelegd een tarief per 15 seconden zendtijd, welk tarief afhankelijk is van het tijdstip van uitzending. De adverteerders dienen zelf de films met de reclameboodschappen aan te leveren.

De programmering van de uitzendingen van de reclameboodschappen, tijdens de uitzending

van de door Amusement B.V. geproduceerde Tv-programma’s, vindt eveneens plaats onder

verantwoordelijkheid van de afdeling reclame.

Decorbouw

De afdeling decorbouw vervaardigt de decors, benodigd, bij de productie van Tv-

programma’s en bij de uitvoering van de dramaproducties. De werktekeningen zijn afkomstig van de afdeling TV. en drama.

Inkoop

Amusement B.V. werkt voor de Tv-programma’s met eigen artiesten, waarmee langlopende contracten voor vaste bedragen per jaar worden afgesloten. Voor de productie van een Tv- programma moeten vooraf de rechten van de auteur worden verworven tegen een vast bedrag.

Per dramaproductie worden individuele contracten per artiest afgesloten voor een vast bedrag per productie. Van de auteurs worden de desbetreffende rechten gekocht tegen een vast bedrag ineens en een vast bedrag per voorstelling.

Met een transportonderneming wordt een contract afgesloten, waarin een vast bedrag per rit en een prijs per kilometer zijn overeengekomen voor het vervoer van de decors en de artiesten van de vestigingsplaats van het bedrijf naar de schouwburgen in Nederland en België.

Daarnaast houdt de afdeling Inkoop zich ook bezig met de inkoop van materialen voor de decorbouw, alsmede de inkoop van kostuums en rekwisieten voor Tv-programma’s en voor de dramaproducties.

Gevraagd bij de casus:

Beschrijf de administratieve organisatie.

NB: Maak bij de beantwoording gebruik van het schema van uitwerking.

Antwoordindicatie Amusement 1 (100 punten)

1 Inleiding [35]

1.1 Risico-analyse [20]

1.1.1 Typering activiteiten [2*5]

Bij het produceren van Tv-programma’s en dramaproducties is steeds opnieuw sprake van een uniek product. Met het unieke karakter hangen een lage herhalingsfrequentie en zachte normen binnen de voortbrenging samen. Dit noopt tot een voor- en nacalculatie per productie (drama/TV). Hieruit volgt dat, voor wat betreft het productieproces, sprake is van dienstverlening met kenmerken van stukproductie.

Met betrekking tot de Tv-programma’s zijn de opbrengsten afhankelijk van het gebruik dat de Tv-stations maken van het geleverde programma (vast bedrag + vaste vergoeding (%) bij herhaalde uitzending) al dan niet inclusief reclame. Met betrekking tot dramaproducties zijn de opbrengsten afhankelijk van het aantal opvoeringen en de recette-inkomsten (de bezetting in de zaal).

Voor wat betreft de verkopen van Tv-programma’s bij herhaalde uitzending, reclame en dramavoorstellingen is derhalve sprake van dienstverlening met specifieke reservering van respectievelijk tijd, tijd en ruimte. Bij alle drie voornoemde opbrengstcategorieën kan door directe waarneming de benutte dan wel vrije capaciteit (in dit laatste geval moet wel de beschikbare capaciteit vast staan) worden vastgesteld.

In functiescheiding opgestelde rapportages dienen het gemeenschappelijke doel van een huishouding te ondersteunen.

Alleen dan kunnen deze rapportages dienen als instrument van interne controle. Dit is niet anders dan bij andere typen huishoudingen dan het type dienstverlening met kenmerken van stukproductie, echter bij de andere typen kunt u op meer eenduidige wijze in de literatuur aanknopingspunten vinden wat er per te onderscheiden interne controlesector geregistreerd dient te worden wil van een adequate AO/IC sprake kunnen zijn.

1.1.2 Attentiepunten [10]

Bij het benoemen van attentiepunten dient u ervoor te waken geen risico's in de uitvoering te duiden die niet expliciet uit de casus naar voren komen. Bij twijfel of het een bijzonder risico of een risico inherent aan de typering/typologie betreft, verdient het aanbeveling dit punt toch te benoemen. Enerzijds dienen deze risico's toch in uw beschrijving van de AO gemitigeerd te worden, anderzijds neemt de kans af dat de attentiepunten onvolledig worden benoemd.

Bij de inrichting van de administratieve organisatie dienen de volgende punten te worden onderkend wil van interne controle sprake kunnen zijn:

3 Afsluiten van de verkoop- en autorisatie van de inkoopcontracten door de directeur.

3 Juistheid kosten (vast + variabel deel ) voor de auteursrechten voor dramaproducties.

- Juistheid tranportkosten

4 Volledigheid opbrengstverantwoording aan recette-inkomsten. 80% van de door de schouwburgen ontvangen recettes of een vaste contractueel bepaalde minimum vergoeding indien deze lager is dan de voornoemde 80%. Het initiatief tot facturering ligt bij de schouwburgen (de afnemers).

- Volledigheid opbrengstverantwoording bij eenmalige en herhaalde uitzending van een Tv- programma.

- Volledigheid opbrengstverantwoording van de reclameopbrengsten.

1.2 Randvoorwaarden [15]

1.2.1 Functiescheiding [5]

In de casus staat 'onder de directeur ressorteren onder meer'. Wees echter zeer terughoudend in het zelf bedenken van functies.

De functiescheiding binnen deze onderneming bestaat uit een directeur, de meereizende functionaris en

1.2.2 Normen [10]

Op basis van ervaringen uit het verleden, de orderportefeuille, het strategisch beleid en verwachtingen wordt in samenwerking tussen directeur en administratie de globale begroting voor de komende periode opgesteld. De begroting heeft de volgende indeling:

- Uitgaande van begroot aantal en soort productie.

- Begrote opbrengsten per categorie, te weten: TV, drama en reclame.

- Begrote variabele kosten.

- Vaste kosten

- Overhead kosten voor zover zij een vast karakter hebben.

- Direct aan producties toerekenbare vaste kosten.

- Begrote winst

- Daarnaast wordt een prijstabel opgesteld te hanteren bij de verkoop van reclametijd, waarbij het tijdstip van uitzending mede bepalend is voor de hoogte van de prijs.

De normen worden geautoriseerd door de directeur.

1.2.3 Directierichtlijnen Doe eens een wilde gok!

2 Uitwerking per interne controlesector [55]

2.1 Werkinstructies [19]

Normen per productie [5]

Bij activiteiten die kenmerken van stukproductie hebben, vormen de voortgang in het productieproces en de beheersing van de kosten (zachte normen) doorgaans kritieke elementen in de voortbrenging. De voortgang bij de totstandkoming der producties en de opgeofferde productiemiddelen dienen bij Drama B.V.

administratief gevolgd te worden. Een fasering van de ontwikkeling der producties waarbij is aangegeven op welk moment welke fase dient te zijn afgerond en de per fase op te offeren productiemiddelen is om die reden noodzakelijk. De ordergewijze voorcalculatie is hierna in de procesbeschrijving opgenomen.

Op basis van ervaringen uit het verleden en de productspecificaties wordt in samenwerking tussen directeur, administratie, het hoofd van de te onderscheiden producties (zeg de regisseurs), inkoop en decorbouw per productie een (gedetailleerde) voorcalculatie opgesteld. Dit teneinde de bedrijfseconomische aanvaardbaarheid van het in productie nemen van een Tv- programma/dramavoorstelling vooraf te kunnen vaststellen en achteraf te kunnen beoordelen en het productieproces te kunnen beheersen.

De voorcalculatie wordt gefaseerd in de tijd opgesteld en kent de volgende elementen:

- Begrote opbrengsten per productie/opbrengstcategorie(geef minimum positie aan).

- Schouwburg; 80% recettes met minimum garantie.

- Verkoop Tv-programma’s en reclametijd (contracten met Tv-stations vormen de minimumpositie).

- Begrote kosten per productie (kostendrager) en daarbinnen per kostencategorie / kostensoort.

- Begrote winst

Per productie worden de volgende kostencategorieën/kostensoorten onderscheiden:

- Vervoerskosten naar de schouwburgen (drama) - Materialen decorbouw

- Kostuums en rekwisieten

Voor de te verrichten werkzaamheden wordt gefaseerd in de tijd een draaiboek vastgesteld.

De normen perproductie worden geautoriseerd door de directeur.

Afsluiten verkoop- en autorisatie van inkoopcontracten [2]

Naast de omvang (mate van arbeidsverdeling) van een organisatie zijn twee kenmerken van activiteiten van belang bij de afweging of deze al dan niet door de leiding worden verricht, te weten herhalingsfrequentie en materialiteit.

De directeur verricht de volgende werkzaamheden:

- Afsluiten verkoopcontracten met Tv-stations voor produceren Tv-programma’s al dan niet inclusief reclame. Hiermee wordt ook meteen de voor verkoop aan adverteerders beschikbare reclametijd per tijdstip vastgelegd.

- Afsluiten verkoopcontracten met schouwburgen voor de dramaproducties.

- Vaststellen speelschema.

- Autorisatie van de door de afdeling inkoop voorbereide:

- Inkoopcontracten met vervoersondernemingen.

- Langlopende arbeidscontracten met vaste bedragen per jaar voor de 'eigen artiesten' en de individuele contracten met artiesten voor de dramaproducties.

- Overeenkomsten met auteurs ter verkrijging van de rechten voor drama en Tv- programma’s.

Alle contractgegevens en speelschema’s worden geheel aan de administratie en waar van toepassing geheel of gedeeltelijk mede aan de afdeling(en) inkoop en/of TV en/of drama en/of reclame verstrekt.

Produceren van drama en Tv-programma’s [2]

Op basis van de verkoopcontracten maken de regisseurs een gedetailleerde planning voor het produceren van drama en Tv-programma’s. Deze planning wordt geautoriseerd door de directeur en verstrekt aan de administratie.

De regisseur geeft gedetailleerde instructies aan de afdeling decorbouw (werktekeningen) en inkoop over de voor de productie benodigde zaken.

De regisseur geeft kwijting voor het ontvangen van de voor de productie benodigde zaken aan de afdeling decorbouw en de afdeling inkoop.

Tijdens het produceren van Tv-programma’s en drama's wordt door de regisseur op vooraf vastgestelde tijdstippen (fasering volgens voorcalculatie) aan de administratie gerapporteerd over de voortgang, de aanwezigheid van artiesten tijdens de repetities en de ontvangen voor de productie benodigde zaken (decors, kostuums en rekwisieten).

Decorbouw [2]

Aan de hand van de werktekeningen afkomstig van afdeling TV en drama bepaalt de afdeling decorbouw de benodigde materialen en geeft hiervoor een inkoopimpuls aan de afdeling inkoop af.

Ontvangen materialen worden na keuring door chef decorbouw tegen afgeven kwijting in ontvangst genomen. Afgifte van decors tegen ontvangen kwijting aan de betreffende regisseur bij afdeling TV en drama.

Over ontvangsten, afgiften en de aan de decors bestede materialen en tijd wordt aan de administratie

Inkoop [2]

De voorbereiding voor het verwerven van voor producties benodigde zaken valt onder de verantwoordelijkheid van de afdeling inkoop. De hieruit voortvloeiende contracten worden geautoriseerd door de directeur (zie kopje directeur).

Inkopen worden gedaan op basis van:

- Gedetailleerde voorcalculatie.

- Door de directeur geautoriseerde contracten.

- Impulsen afkomstig van de afdeling decorbouw.

Aan de administratie wordt gerapporteerd over:

- Wat er bij welke leverancier van materialen, kostuums en rekwisieten is besteld en wat er is ontvangen.

- Wat aan kostuums en rekwisieten aan welke regisseur/productie en aan materialen aan de afdeling decorbouw is afgegeven.

Inventarisatie voorraden kostuums en rekwisieten [2]

In de opgave wordt geen melding gemaakt van een apart magazijn voor de bewaring van decors, kostuums en rekwisieten. Ook bij het ontbreken van een magazijn verdient het echter aanbeveling om door een van de uitvoerende afdelingen onafhankelijk functionaris deze goederen periodiek te inventariseren. Wordt dit gedaan dan kan de administratie de werkelijke voorraad afstemmen met de administratieve voorraad. Dit vergt weinig extra inspanning daar de kostuums en rekwisieten administratief gevolgd worden van inkoop tot gebruik bij de te onderscheiden producties.

Door een van de afdelingen drama/Tv-programma’s, decorbouw en inkoop onafhankelijk functionaris en de binnen die afdelingen betreffende regisseur / hoofd decorbouw / hoofd inkoop worden periodiek de kostuums en rekwisieten geïnventariseerd. Hiervan wordt protocol opgemaakt en door beiden ondertekend.

Kopie inventarisatieprotocol wordt verstrekt aan de administratie.

Opbrengsten drama [2]

Aan de hand van het speelschema worden de voorstellingen verzorgd. Per voorstelling rapporteert de meireizende functionaris over de volgende punten aan de administratie:

- naam voorstelling;

- locatie voorstelling;

- datum voorstelling;

- namen artiesten die aanwezig waren;

- prijzen toegangskaartjes aan het loket;

- schatting van het aantal bezoekers;

- naam onderneming die het vervoer verzorgt alsmede de kwaliteit van het vervoer.

Opbrengsten reclame [2]

De afdeling reclame verzorgt de programmering van de reclameboodschappen. Op basis van de prijstabel en de beschikbare zendtijd sluit de afdeling reclame contracten af met adverteerders. Kopieën van de contracten worden verstrekt aan de administratie.

2.2 Werkzaamheden binnen de administratieve functie [36]

maximum van 80% van de door de schouwburgen verantwoorde recettes en de minimumvergoeding.

4 De opgave van de eigen functionaris omtrent de bezetting tijdens de voorstelling de toegangsprijzen.

4 Totaal beschikbare reclametijd volgens verkoopcontracten met Tv-stations = verkochte reclametijd volgens afdeling reclame (in totaal en per tijd/prijs categorie) = gefactureerd door afdeling reclame.

Voornoemd verband sluit onder de aanname dat alle beschikbare reclametijd verkocht wordt.

Wordt deze aanname losgelaten dan wordt door directe waarneming het niet (commercieel) verbruiken van deze tijd vastgesteld.

Ten aanzien van de juistheid van de kosten

4 Vaste vergoeding voor verkregen auteursrechten + Variabele vergoeding * aantal opvoeringen volgens speelschema (Contracten zijn door de leiding geautoriseerd) = Toename crediteuren (auteurs).

- Bestelde kostuums en decors volgens afdeling inkoop = ontvangen volgens afdeling inkoop.

- Ontvangen kostuums en decors volgens afdeling inkoop * prijzen volgens afdeling inkoop = Toename crediteuren (facturen leveranciers kostuums en decors).

- Afgegeven kostuums en decors volgens afdeling inkoop = Ontvangen volgens afdeling drama.

(- Afstemmen administratieve (bij de afdelingen inkoop en drama) en fysieke voorraden (volgens inventarisatieprotocol) aan kostuums en decors.)

4 De juistheid van de facturen van de transportonderneming controleren aan de hand van de contracten (inkoop/directeur), het speelschema en de afstand tussen de vestigingsplaats en de schouwburgen.

- De juistheid van de vergoedingen aan de artiesten controleren aan de hand van de contracten (inkoop/directeur).

Nacalculatie per productie gericht op de beheersing van de operationele activiteiten 4 De confrontatie van begrote en werkelijk gemaakte kosten en opbrengsten.

4 Geplande versus werkelijke voortgang in de ontwikkeling van de producties.

(- De aanwezigheid van artiesten tijdens repetities en voorstellingen.)

3 Informatieverstrekking aan de directeur [10]

Teneinde een zinvolle vergelijking mogelijk te maken tussen gegevens ex-ante (zie bij de randvoorwaarden de normen) en ex-post (zie bij de uitwerking per interne controlesector de primaire vastleggingen en veredelingsbewerkingen) wordt dezelfde indeling in opbrengst- en kostencategorieën gehanteerd.

Periodiek wordt in confrontatie met de gerealiseerde cijfers uit de voorgaande periode(n) de volgende informatie verstrekt:

5 Begrote versus werkelijke opbrengsten/kosten per periode. Voor de elementen binnen deze cijferopstelling wordt verwezen naar hetgeen onder de paragraaf 'Normen' staat uitgewerkt.

5 Uitkomsten nacalculatie (kosten, opbrengsten en voortgang) per productie - Omvang van en ontwikkelingen in de orderportefeuille.

Materiële verschillen worden gerapporteerd volgens het management by exception concept.

Amusement 2 Gebaseerd op NIvRA,

Amusement B.V. produceert en exploiteert drama. Onder de directeur ressorteren onder meer:

- de afdeling drama;

- de afdeling administratie.

Dramaproductie

Op basis van de verkregen rechten wordt een productie gemaakt van een drama. Aan een dramaproductie wordt vorm gegeven op basis van een manuscript van de auteur (onder andere: inhoud van de rol, repetitie, kostuums, belichting en decors). De uitvoeringen in de schouwburgen worden gepland op basis van het speelschema van de productie. Met de schouwburgen in Nederland en België worden contracten afgesloten voor voorstellingen. De te ontvangen vergoeding bedraagt 80% van de door de schouwburg ontvangen recettes met een vooraf overeengekomen bedrag als minimumgarantie voor Amusement B.V. Per

dramaproductie vergezelt een functionaris van het bedrijf het gezelschap artiesten naar de schouwburgen.

Gevraagd

Beschrijf de administratieve organisatie met betrekking tot de volledigheid van de opbrengstverantwoording. Hanteer daarbij het volgende antwoordmodel:

A Risico-analyse: Typologie en attentiepunten

B Materieel en formeel normenkader: Bedrijfseconomische normen en richtlijnen C Primaire vastleggingen

D Controlewerkzaamheden

Antwoordindicatie Amusement 2 (100)

A Risico-analyse: Typologie en attentiepunten (20)

Typering activiteiten (10)

Bij het produceren van dramaproducties is steeds opnieuw sprake van een uniek product. De ontbrekende herhalingsfrequentie noopt tot een voor- en nacalculatie per productie. Voor wat betreft het productieproces is derhalve sprake van dienstverlening met kenmerken van stukproductie. Voor wat betreft de opbrengsten is sprake van dienstverlening met specifieke reservering van ruimte (everything is in the eye of the beholder?).

Attentiepunten (10)

Bij de inrichting van de administratieve organisatie dient het volgende punt te worden onderkend wil de volledigheid van de opvrengstverantwoording gewaarborgd kunnen zijn:

10 Volledigheid opbrengstverantwoording aan recette-inkomsten. 80% van de door de schouwburgen ontvangen recettes of een vaste contractueel bepaalde minimum vergoeding in dien deze lager is dan de voornoemde 80%. Het initiatief tot facturering ligt bij de schouwburgen (de afnemers).

Vraag 2 Volledigheid opbrengstverantwoording (80)

Als de primaire vastleggingen die binnen de administratieve functie worden gebruikt om de controleverbanden te leggen die zekerheid geven over de volledigheid van de opbrengstverantwoording, dan mogen de punten bij de controleverbanden worden toegekend.

B Materieel en formeel normenkader: Bedrijfseconomische normen en richtlijnen

Directeur ……

C Primaire vastleggingen

Directeur …….

Meereizend functionaris ….

D Controlewerkzaamheden

Administratie

Gericht op de volledigheid van het door de schouwburgen verantwoorde aantal voorstellingen:

20 Aantal door schouwburgen verantwoorde voorstellingen = Aantal voorstellingen volgens het door de directeur geautoriseerde speelschema.

Gericht op de volledigheid van de door de schouwburgen verantwoorde opbrengsten per voorstelling:

20 De verantwoorde opbrengsten toetsen aan de voorwaarden in de door de directeur afgesloten contracten in deze. Te weten het maximum van 80% van de door de schouwburgen

verantwoorde recettes en de minimumvergoeding.

40 De verantwoorde opbrengsten toetsen aan de hand van de opgave van de eigen functionaris omtrent de bezetting in de zaal tijdens de voorstelling.

Bakkerij 1a

Algemene gegevens

Een middelgrote ambachtelijke "Warme Bakker" verkoopt via zeven winkels, gespreid over twee gemeenten, brood en banket. De verkoop omvat een groot en gevarieerd brood- en

banketassortiment, dat in een eigen centrale bakkerij wordt vervaardigd. Deze levert ook dagelijks aan een beperkt aantal grootafnemers (bejaardenoorden, ziekenhuizen, restaurants en cateringbedrijven).

De winkels beschikken elk over één of meer kasregisters die direct zijn verbonden met een computer in de winkel, waarop de verkoopregistratie per dag actueel wordt bijgehouden. De mutaties worden aan het einde van de dag doorgezonden naar de computer op de centrale vestiging van de "Warme Bakker". Deze computer wordt tevens gebruikt voor de productieadministratie van de bakkerij.

De centrale bakkerij regelt tweemaal per dag de bevoorrading van de winkels. De afleveringen aan de grootafnemers vinden dagelijks plaats op afgesproken tijdstippen. Hierbij wordt gebruik gemaakt van eigen transportmiddelen.

In de organisatie zijn 45 medewerkers werkzaam. Onder de directeur ressorteren de afdelingen centrale bakkerij, transport, administratie en de winkels.

Verkoop

De grootafnemers registreren zelf via een electronisch bestelformulier voor afleveringen op de volgende dag. Per afnemer worden jaarlijks afroepcontracten afgesloten waarin worden opgenomen de prijsafspraken per artikel. De facturering geschiedt wekelijks. De betalingstermijn is tien dagen;

hierna wordt rente in rekening gebracht. Aan alle grootafnemers wordt elke maand een rekeningoverzicht verzonden.

In de winkels kan contant en per pin worden betaald. Per artikel zijn de prijzen in de kasregisters opgenomen. De prijzen worden wekelijks door de eigenaar van het bedrijf opnieuw vastgesteld.

Wijzigingen van prijzen zijn daarbij veelal het gevolg van verkoopacties.

Het is erg belangrijk dat de te verkopen artikelen vers zijn; brood moet op de dag van productie worden verkocht en banket binnen twee dagen. Artikelen die niet meer voor de verkoop in aanmerking komen, worden dagelijks aan de centrale bakkerij retour gezonden. Deze artikelen worden tegen lage prijzen aan enkele opkopers verkocht.

Productie

Er worden dagelijks 65 broodsoorten geproduceerd uit 25 deegsamenstellingen en voorts een assortiment banket. De voor het brood en banket benodigde deegsamenstellingen worden dagelijks aangemaakt in hoeveelheden gebaseerd op de productieplanning van de bakkerij. Het aanmaken van de degen geschiedt onder gebruikmaking van de daarvoor geldende recepturen. Het bakken van het brood en banket is georganiseerd in twee productiecharges:

- 04.00 - 08.00 uur: bestellingen van grootafnemers en de ochtendverkoop van de winkels;

- 09.00 - 13.00 uur: speciale bestellingen en de middagverkoop van de winkels.

De voor de productie benodigde grondstoffen en ingrediënten worden bij vaste leveranciers ingekocht, waarmee inkoopcontracten zijn afgesloten.

Door het uitgebreide assortiment artikelen is er een grote verscheidenheid in de samenstellingen van grondstoffen en ingrediënten. Er wordt slechts in beperkte mate voorraad aangehouden. Het afroepen en de aanvoer van grondstoffen en ingrediënten vinden dagelijks plaats.

Facturering door de leveranciers vindt maandelijks plaats en jaarlijks worden afnamebonussen uitgekeerd bij méér afname boven een bepaalde minimumafname in gewicht per artikelsoort per jaar.

Gevraagd wordt: een beschrijving van de administratieve organisatie.

NB: Maak bij de beantwoording gebruik van het schema van uitwerking:

1 Inleiding 1.1 Risico-analyse 1.1.1 Typologie

1.1.2 Aanknopingspunten voor de interne controle 1.1.3 Attentiepunten

1.2 Randvoorwaarden 1.2.1 Functiescheiding 1.2.2 Normen (begrotingen) 1.2.3 Richtlijnen directie 1.2.4 Automatisering

2 Uitwerking per interne controlesector

3 Informatieverstrekking aan de leiding

Antwoordindicatie

1 Inleiding

1.1 Risico-analyse

1.1.1 Typologie

Er zijn twee typen activiteiten te onderkennen binnen deze middelgrote ambachtelijke bakkerij die elk een verschillend stelsel van interne controle behoeven wil de voortbrenging beheerst kunnen worden:

- Voor wat betreft de centrale bakkerij is sprake van heterogene (samengestelde) massaproductie.

- Voor wat betreft de winkelverkoop is sprake van detailhandel.

Gezien de aard van de detailhandel is het niet rationeel te veronderstellen dat er een adequate functiescheiding is tussen bewaring en verkoop in de winkels. In het geval van de winkelverkoop van brood en banket echter is deze leemte in de IC van ondergeschikt belang. Zo is het niet waarschijnlijk dat klanten mogelijkheden hebben tot diefstal en zo als later zal worden aangetoond, is het hier goed mogelijk om tot een sluitende goederenbeweging met de daarop aansluitende geldbeweging te komen. In casu hoeft de functievermenging tussen bewaren en verkoop derhalve geen risico te vormen voor de volledigheid van de opbrengstverantwoording.

1.1.2 Attentiepunten

Ondanks de wekelijkse wijzigingen van prijzen in de winkels is er geen verschuivingsgevaar. Het verschuivingsgevaar wordt al erg klein omdat de uitgaande goederenbeweging administratief gevolgd kan worden per artikelsoort. Verder verdwijnt het verschuivingsgevaar eigenlijk volledig omdat vanwege de bederfelijkheid van de goederen de voorraden steeds tot practisch nul dalen.

Bij de inrichting van de administratieve organisatie dienen de volgende punten te worden onderkend wil van interne controle sprake kunnen zijn:

- Automatisering

- Inkopen van grondstoffen en ingrediënten - Afsluiten afroepcontracten

- Bepalen bestelhoeveelheden en verzorgen van de afroepen door chef bakkerij - Afnamebonussen (per artikelsoort) boven een bepaalde minimumhoeveelheid - Productie

- Dagelijkse planning, productie en levering in twee charges.

- Verkopen

- Afsluiten verkoopcontracten

- Renteopbrengsten debiteuren>10 dagen - Aanname verkoopopdrachten door chef bakkerij

- Verkoop retour brood en banket aan opkopers door chef bakkerij.

- Wekelijkse acties - Bederfelijkheid

- Eigen vervoer (afdeling expeditie)

(- Functievermenging tussen de productieactiviteiten en de productieplanning)

1.2 Randvoorwaarden

1.2.1 Functiescheiding

Onder de directeur ressorteren de volgende functies:

- In samenwerking met de administratie en de chef van de bakkerij opstellen begroting/voor- calculatie. Autorisatie door leiding.

- Afsluiten afroepcontracten met leveranciers.

- Afsluiten afnamecontracten met grootafnemers met vaste prijzen per artikel.

- Wekelijks vaststellen van de verkoopprijzen in de winkels

- Autoriseren richtlijnen. Onder andere met betrekking tot de verkoop van de retouren uit de winkels (bijvoorbeeld een vast kortings%).

- Productie:

- De chef van de bakkerij is verantwoordelijk voor de dagelijkse productieplanning en de productie van brood en banket. De productie vindt plaats in zogenaamde pro- ductiecharges. Chef bakkerij stelt hiertoe mbv een microcomputer aan de hand van de dagelijkse telefonische bestellingen van de grootafnemers en de opgaven via de mi- crocomputer van de winkels dagelijks de productieplanning van brood en banket en banket vast.

- Daarnaast is de chef bakkerij verantwoordelijk voor de verkoop van retour ontvangen brood/banket aan opkopers tegen vastgestelde prijzen.

- Expeditie:

- Dagelijkse levering van brood en banket aan grootafnemers en winkels alsmede het retour in ontvangst nemen van brood en banket uit de winkels dat niet meer voor verkoop in aanmerking komt.

- Winkels (detailhandel) - Financiële administratie

1.2.2 Normen

Op basis van ervaringen uit voorgaande perioden, verwachtingen en beleidsvoornemens en de in- en verkoopcontracten worden, in samenwerking door de directeur, chef bakkerij en de administratie, worden de normen voor de komende periode vastgesteld.

De volgende normen worden onderkend:

- De recepturen per artikelsoort.

- In totaal per deelperiode (seizoensinvloeden) en per product- / marktcombinatie, te weten naar brood, banket en naar grootafnemers, detailhandel en opkopers:

- Afzet- en omzetbegroting

- Begrote kosten der verkochte goederen (Afzet*standaard kostprijs) - Begrote winst

- Inkoopbegroting gespecificeerd naar de benodigde grondstoffen en ingrediënten. Aangetekend wordt dat het begrote grondstofverbruik, met behulp van de recepturen, direct wordt afgeleid uit de afzetbegroting. Het grondstofverbruik hangt kwantitatief nauw samen (massaproductie) met de afzet. De grondstofkosten worden vervolgens begroot door het begrote verbruik te vermenig- vuldigen met de grondstofprijzen volgens de inkoopcontracten (geen prijsverschillen!).

- Overige kosten. Aangetekend wordt dat het van inzicht getuigt als wordt opgemerkt dat de volgende kosten vrijwel constant zijn en worden berekend op basis van beschikbare capaciteit:

- Personeelskosten - Afschrijvingskosten - Huisvestingskosten - Overige kosten - Productiebegroting

- Investeringsbegrotingen voor en de normale en verwachte bezetting van de productie- en vervoersmiddelen.

- Prijzen

- VVP's (=prijzen volgens inkoopcontracten) voor de grondstoffen - Tarieven voor mens- en machine-uren

- De standaardkostprijzen per product. Bij het toerekenen van de constante kosten wordt een zekere differentiatie toegepast om het verschil in bewerkelijkheid per categorie producten tot uitdrukking te brengen.

- De verkoopprijzen, te weten:

- De prijzen te hanteren in de winkels (wekelijks).

- Het vaste kortingspercentage bij verkoop van de retouren aan opkopers.

- Het interest% voor vorderingen die langer dan 10 dagen openstaan.

De normen worden geautoriseerd door de directeur. De normen worden integraal verstrekt aan de administratie. Geldende verkoopprijzen worden tevens verstrekt aan de winkels en de chef van de bakkerij.

1.2.3 Richtlijnen directie

Gezien het kritieke karakter voor de interne controle stelt de directie richtlijnen op, te hanteren bij het opstellen van de betreffende procedures. De richtlijnen hebben betrekking op:

- Het afsluiten van de in- en verkoopcontracten

- Het wekelijks vaststellen van de verkoopprijzen door directeur (o.a. bij acties) - De behandeling, verkoop en prijsstelling van retouren

- Het in rekening brengen van rente en versturen van overzichten aan debiteuren

- Het bepalen van de bestelhoeveelheid en het bestellen van grondstoffen en ingrediënten door de chef van de Bakkerij

- Kassa-instructies

1.2.4 Automatisering (sjabloon)

Gericht op de betrouwbaarheid en continuïteit is het volgende stelsel van general en application controls geïmplementeerd.

General controls van organisatorische aard

- Functiescheiding tussen de ontwikkel-, test- en gebruikersomgeving. Hierbij wordt ervan uitgegaan dat de programmatuur door een extern bureau wordt ontwikkeld en door deze periodiek wordt getoetst op integriteit.

- Adequate systeemdocumentatie - Adequate test- en acceptatieprocedures - Back-up en recovery procedures General controls van fysieke aard

Brandvrije ruimte voor de server en een brandvrije kluis voor de back-ups.

Geprogrammeerde general control

- Toegangscontroles (formele controles) door middel van een op een competentietabel gebaseerd password systeem.

Application controls

- Transmissiecontroles als een answer back procedure.

- Invoercontroles als volgorde, bestaanbaarheids- en redelijkheidscontroles - Het bijhouden van een log file.

- Verwerkingscontroles.

2 Uitwerking per interne controlesector

Directeur

Inkoop van grondstoffen

Op basis van de inkoopbegroting worden door de leiding de inkoopcontracten afgesloten. De contractgegevens worden verstrekt aan de administratie die deze opneemt in een inkoopcontractenregister.

Na afstemming van de gegevens in het contractenregister met de gegevens in de contracten wordt het contractenregister geautoriseerd.

Vaststellen verkoopprijzen

In overeenstemming met de directierichtlijn in deze worden de wekelijks te hanteren verkoopprijzen aan de directeur in een wachtbestand ter goedkeuring aangeboden. Door middel van een electronisch fiat worden de nieuwe prijzen weggeschreven naar het prijzen-stambestand.

Verkoop aan grootafnemers

De leiding is direct verantwoordelijk voor het commercieel beleid en het afsluiten van verkoopcontracten met de (potentiële) grootafnemers. De contractgegevens worden verstrekt aan de administratie die deze opneemt in een verkoopcontractenregister. Na afstemming van de gegevens in het contractenregister met de gegevens in de contracten wordt het contractenregister geautoriseerd.

Chef bakkerij: productie van brood en banket en verkoop van retouren

Met behulp van de computer wordt op basis van de dagelijkse telefonische verkooporders van grootafnemers (inbrengen in de microcomputer) en historische verkoopgegevens van de winkels (on line verbinding met de winkels) de productieplanning van brood en banket vastgesteld. De productie wordt dagelijks gepland en vindt in twee productiecharges plaats.

Gegevens over de te produceren hoeveelheden brood en banket per productiecharge en voor wie deze hoeveelheden bestemd zijn worden direct aan de administratie en aan de afdeling expeditie (ook zij moeten plannen) verstrekt.

Aan de hand van de in de computer opgenomen productieplanning en recepturen (stambestand) worden de af te roepen hoeveelheden grondstoffen en ingrediënten bepaald.

Na afstemming met de afroepgegevens neemt de chef van de bakkerij tegen afgeven kwijting aan de leverancier de grondstoffen in ontvangst.

Geproduceerd brood en banket wordt afgegeven aan expeditie tegen ontvangen kwijting. Voor het ontvangen van de retouren incourant brood en banket wordt kwijting verleend.

De chef van de bakkerij is verantwoordelijk voor de verkoop van retouren aan opkopers. Afgifte retouren aan opkopers tegen ontvangen kwijting.

Aan het einde van elke werkdag wordt door de chef een (productie)verantwoording opgemaakt met daarin de volgende gegevens:

- Afgeroepen grondstoffen per leverancier en in totaal - Ontvangen grondstoffen per leverancier en in totaal - Grondstoffenverbruik

- Geproduceerd brood/banket

- Afgegeven brood/banket aan afdeling expeditie - Retour ontvangen brood/banket van afdeling expeditie

- NAW opkopers en de aan hen afgegeven kwantiteiten aan retouren incourant brood en banket Gegevens productieverantwoording worden verstrekt aan de administratie.

Transport

Aan de hand van de van de chef bakkerij afkomstige gegevens over de te leveren hoeveelheden wordt dagelijks de levering van brood en banket aan grootafnemers en winkels gepland.

Tegen het verlenen van kwijting aan de chef bakkerij wordt het brood en banket in ontvangst genomen.

Kwijting wordt verleend door de chef van de bakkerij voor de retouren brood en banket. Tegen het verlenen van kwijting aan de winkels worden de retouren in ontvangst genomen. Kwijting wordt verleend door de winkels voor het ontvangen brood en banket.

Aan het einde van elke werkdag wordt een expeditierapport opgemaakt. In het expeditierapport wordt per artikelsoort aangegeven welke hoeveelheden brood/banket zijn afgegeven aan welke winkels en grootaf- nemers en welke hoeveelheden incourant brood/banket van welke winkels retour zijn ontvangen en vervolgens zijn afgegeven aan de chef van de bakkerij.

De expeditiegegevens worden verstrekt aan de administratie.

Winkels (detailhandel)

Tegen het verlenen van kwijting wordt van de afdeling expeditie brood en banket in ontvangst genomen.

Retouren worden afgegeven tegen ontvangen kwijting van de afdeling expeditie.

Brood is aan het einde van elke dag incourant geworden. Het banket gaat echter twee dagen mee. Dit stelt de eis dat bij de verkoop in de winkels een zogenaamd technisch FIFO wordt toegepast.

Bij kasverkeer dient de te volgen kasprocedure beschreven te worden. De volgende aspecten komen dan aan de orde (zelf nog uitwerken):

- Openen van de kas - Geven van kwijting

- Fysieke toegangsbeveiliging tot het kasregister - Opmaken van de kas

- Vier ogen principe

- Décharge verlenen door filiaalhouder aan verkooppersoneel - Afstorten kasgeld op de bank door filiaalhouder.

Verkoopgegevens worden on line verstrekt aan de administratie en de chef van de bakkerij (op het hoofd- kantoor).

Inventarisatie van de winkelvoorraden

Periodiek worden de voorraden in de winkels geïnventariseerd volgens het zogenaamde 4-ogen principe door de chef van de winkel en een van hem/haar onafhankelijke functionaris. Hierbij wordt met name gelet op zogenaamde bedrijfsvreemde artikelen en de kwaliteit van het brood en banket. Inventarisatieprotocol wordt opgemaakt en door beiden geparafeerd. Inventarisatieprotocol wordt verstrekt aan de administratie.

Administratie

Binnen de administratieve functie worden de volgende werkzaamheden verricht:

Inkoop

- Afroep grondstoffen in hvh per leverancier = ontvangen volgens productieverantwoording.

- Ontvangen (hvh) * prijzen (volgens inkoopcontract) = toename crediteuren = ingang inkoopcontractenregister (bonussen!).

Productie

- Geproduceerd brood/banket volgens productieverantwoording (hvh) = uitgang brood/banket volgens productieverantwoording).

Expeditie/verkoop

- Uitgang brood/banket volgens productieverantwoording (in hvh) = ingang brood/banket volgens expeditierapport.

- Ingang brood/banket volgens expeditierapport (hvh) = uitgang brood/banket volgens expeditierapport.

- Uitgang brood/banket volgens expeditierapport = geleverd aan winkels (hvh) + leveringen aan grootafnemers (hvh).

- Uitgang retouren brood/banket volgens winkels = ingang retouren incourant brood/banket volgens expeditierapport.

- Uitgang KVA winkels * verkoopprijzen = toename geldmiddelen winkels + toename bank - Afgestort op de bank = afname geldmiddelen winkels.

- Leveringen aan grootafnemers * prijzen (volgens verkoopcontracten) = toename debiteuren.

- Ingang retouren incourant brood/banket volgens expeditierapport = uitgang retouren brood/banket volgens expeditierapport.

- Uitgang retouren brood/banket volgens expeditierapport = Ingang retouren incourant brood/banket volgens productieverantwoording.

- Uitgang retouren incourant brood/banket volgens productieverantwoording = leveringen incourant brood/banket aan opkopers (hvh).

- Leveringen incourant brood/banket aan opkopers (hvh) * (prijzen - (vast kortings% * prijzen)) = toename debiteuren.

Afstemmen van de administratieve met de fysieke voorraden

- Van een afstemming van de administratieve met de fysieke voorraden in de centrale bakkerij mag worden afgezien. Dit vanwege de bijzondere omstandigheid dat de voorraden daar regelmatig tot (practisch) nul dalen.

- Voorraad kva winkels (hvh) = voorraad volgens inventarisatieprotocol.

Resultatenanalyse

- Efficiëntieverschil: Werkelijk minus toegestaan grondstoffenverbruik * VVP's (= prijzen volgens inkoopcontracten)

Geproduceerd brood/banket volgens productieverantwoording (hvh) * recepturen = toegestaan grondstoffenverbruik

- Bezettingsverschillen op de machines en vervoermiddelen = (Werkelijke productie - Normale productie) * Vaste standaardkosten per productcategorie.

In deze uitwerking wordt aangenomen dat in de productieverantwoording van de Bakkerij de werkelijk opgeofferde mens- en machine-uren niet staan opgenomen. Dit is de reden dat hierna alleen het efficiëntieresultaat op het grondstoffenverbruik is berekend. Tevens wordt aangenomen dat de prijzen in de langlopende inkoopcontracten voor de grondstoffen en ingrediënten gelijk zijn aan de vvp's die bij de berekening van de standaardkostprijzen worden gebruikt. Om die reden wordt aangenomen dat er geen prijsverschillen zijn.