NB Maak gebruik van het schema van uitwerking.
Antwoordindicatie (100 punten)
1 Inleiding (39)
1.1 Risicoanalyse (20)
1.1.1 Typologie (5)
De activiteiten worden getypeerd als groothandel in fruit.
1.1.2 Attentiepunten (15)
Bij de inrichting van de administratieve organisatie dienen de volgende punten te worden onderkend wil van interne controle sprake kunnen zijn:
5 Keuring door onafhankelijk expertisebureau 5 Eigen transport naar opslagruimtes en afnemers
5 Verkoop verschuivingsgevaar naar aanleiding van prijsdiscriminatie tussen:
- Grootwinkelbedrijven - seizoencontracten / afnamecontracten met vaste prijs / betaling direct bij afroep
- Grossiers - wekelijkse bestellingen / prijs wordt wekelijks vastgesteld op basis van ontwikkelingen op de inkoopmarkt / betaling binnen twee weken na levering / oplopende korting bij jaarlijkse afname boven een bepaald bedrag
- Marktkooplieden - verkoop restpartijen (partijen die tegen bederf aan zitten) tegen zeer lage prijzen en contante betaling
1.2 Randvoorwaarden (19)
1.2.1 Functiescheiding (5)
Onder de directie ressorteren de afdelingen inkoop, opslag, verkoop, transport en administratie.
1.2.2 Normen (10)
Op basis van ervaringen uit voorgaande perioden, verkoopcontracten, beleidsvoornemens en verwachtingen worden, in samenwerking door de leiding en de hoofden van de afdelingen inkoop, verkoop en administratie, de normen voor de komende periode vastgesteld.
Omzet, inkoop en resultaat (5)
- In totaal en per product/markt combinatie, te weten naar soort en kwaliteit fruit en naar grootwinkelbedrijven, grossiers en marktkooplieden:
- Afzet- en omzetbegroting
- Begrote aan grossiers te verlenen kortingen - Inkoopbegroting
- Brutoresultaat - Begrote overige kosten - Begrote netto winst Verkoopprijzen (5)
- Ten aanzien van het afsluiten van seizoencontracten is een directierichtlijn vastgesteld (zie hierna).
- Rekenregel voor de op basis van de inkoopprijzen wekelijks opnieuw vast te stellen
1.2.3 Directierichtlijnen (4)
Gezien het kritieke karakter van een aantal werkzaamheden voor de interne controle stelt de directie richtlijnen op, te hanteren bij het opstellen van de betreffende procedures. De richtlijnen hebben betrekking op:
2p Het afsluiten van de verkoopcontracten met de grootwinkelbedrijven. Deze dienen door de directie te worden geautoriseerd.
2p Het verstrekken van opdrachten tot keuring exclusief bij het door de directie bepaalde bureau.
2p Het tijdig innen van de handelsvorderingen (grootwinkelbedrijven/grossiers).
2p Het moment waarop een partij als restpartij dient te worden aangemerkt.
2 Uitwerking per interne controlesector (50)
Expertisebureau (3)
Het onafhankelijk expertisebureau maakt een rapport op. In dit keuringsrapport staat aangegeven:
- Leveringsdatum (wanneer?) - NAW exporteur (van wie?)
- De geleverde hoeveelheden fruit per kwaliteit (wat?)
Het keuringsrapport wordt door het keuringsbureau aan de administratie verstrekt.
Transport (3)
Vervoeren fruit en opstellen en verstrekken expeditierapport aan de administratie, met daarin opgenomen de ontvangstgegevens van het net gekeurde fruit en de gegevens over de afgifte aan opslag.
Opslag (3)
Tegen afgeven kwijting worden de partijen van transport in ontvangst genomen.
De KVA geeft aan welke partijen als restpartij worden aangemerkt. Deze komen voor verkoop aan markt-kooplieden in aanmerking. Na afstemming met verkoopgegevens en tegen ontvangen contant geld worden de restpartijen aan de marktkooplieden afgegeven.
Ontvangst- en afgiftegegevens (aan marktkooplieden) worden verstrekt aan de administratie.
Verkoop (3)
Afsluiten seizoenscontracten met de grootwinkelbedrijven
De orderverkrijging en het opstellen van de seizoenscontracten vallen onder de verantwoordelijkheid van de afdeling verkoop. De contracten worden ter autorisatie voorgelegd aan de directie. Afgesloten contracten worden opgenomen in een contractenregister.
Contractgegevens worden verstrekt aan de administratie.
Afroepen door grootwinkelbedrijven en bestellingen van grossiers
Op basis van de afroepen van de grootwinkelbedrijven en de seizoencontracten wordt een factuur aangemaakt en verzonden.
Op basis van de bestellingen van de grossiers, de prijzen op de inkoopmarkt en de door de directie geautoriseerde rekenregel in deze op de inkoopmarkt worden de verkoopprijzen bepaald en de factuur aangemaakt en verzonden.
Verkoopgegevens grootwinkelbedrijven en grossiers worden verstrekt aan de administratie en de afdeling transport.
Opslag (3)
Tegen ontvangen kwijting worden de partijen aan chauffeurs afgegeven.
Transport (3)
Vervoeren fruit en opstellen en verstrekken expeditierapport aan de administratie met daarin opgenomen de gegevens over het van opslag ontvangen fruit en het aan de grootwinkelbedrijven en grossiers afgegeven fruit.
Inventarisatie (3)
Door het hoofd opslag en een van deze onafhankelijk functionaris worden periodiek de voorraden partieel roulerend en het kasgeld integraal geïnventariseerd. Van de inventarisaties worden protocollen opgemaakt en door beiden geparafeerd. Inventarisatiegegevens (in de vorm van een kopie inventarisatieprotocol) worden verstrekt aan de administratie.
Werkzaamheden binnen de administratieve functie (29)
Verbandscontroles (20)
- Hoeveelheden gekeurde partij(en) volgens keuringsrapport = Geleverd aan opslag volgens expeditierapport
- Hoeveelheden geleverd aan opslag = Ontvangen volgens opslag
- Hoeveelheden afgegeven volgens opslag = Geleverd aan marktkooplieden + Geleverde hoeveelheden aan grootwinkelbedrijven en aan grossiers volgens transport
- Geleverd aan marktkooplieden * VP = Toename contant geld
- Hoeveelheden geleverd aan grootwinkelbedrijven volgens transport * VP (in de door de directie geautoriseerde contracten) = Toename debiteuren
- Hoeveelheden geleverd aan grossiers volgens transport * prijzen (op basis van de geautoriseerde rekenregel in deze) = Toename debiteuren
- Afstemmen administratieve voorraden aan fruit en contant geld met inventarisatieprotocol Overige werkzaamheden (9)
- De als restpartijen verkocht fruit, zijn terecht door opslag als restpartij aangemerkt in overeenstemming met de directierichtlijn in deze.
- Bewaken tijdige inning van de openstaande vorderingen. Betaling op moment van afroep bij verkoop aan grootwinkelbedrijven en betaling twee weken na levering bij verkoop aan grossiers.
- Controleren juistheid van de aan grossiers verleende kortingen door deze te confronteren met de door de directie geautoriseerde rekenregel in deze.
3 Informatieverstrekking aan de directie (maximaal 11)
Periodiek wordt in confrontatie met de gerealiseerde cijfers uit de voorgaande periode(n) de volgende informatie verstrekt:
5p Gerealiseerde cijfers in confrontatie met de genormeerde cijfers. Voor de cijferopstelling wordt verwezen naar hetgeen in deze onder de normen staat uitgewerkt.
5p Debiteurenposities 5p Kosten bederf
Materiële verschillen worden gerapporteerd volgens het management by exception concept.