1 Inleiding (40)
1.1 Risico-analyse (15)
1.1.1 Typologie (5)
De activiteiten binnen de Lompenhandel worden getypeerd als groothandel met daarnaast een eenvoudig bewerkingsproces voor wat betreft het sorteren van de lompen.
De fijnslijper merkt op dat in deze huishouding sprake is van geparcelleerde homogene massaproductie.
1.1.2 Attentiepunten (15)
Bij de inrichting van de administratieve organisatie dienen de volgende punten te worden onderkend wil van interne controle sprake kunnen zijn:
5 Sterk wisselende prijzen op de inkoopmarkt.
5 Bij inkoop van partijen lompen komt de prijs door onderhandeling tot stand. Van de kwaliteit van de partij wordt door de inkoper een inschatting gemaakt.
- Risico uit hoofde van het kwantitatief element van onderhandelingsvrijheid mitigeren door procedure mbt maximale prijsstelling.
- Risico uit hoofde van het kwalitatief element van onderhandelingsvrijheid mitigeren door inkoopresultaten per partij en per inkoper vast te stellen
5 Fluctuerende verkoopprijzen en weinig verkooptransacties van hoge waarde aan een beperkt aantal afnemers; dus verkoopresultaten per transactie, per afnemer en per kwaliteit lompen.
1.2 Randvoorwaarden (25)
1.2.1 Functiescheiding (2)
Onder de directeur ressorteren de volgende functies:
- Inkopers
- Sorteerbaas met 40 knechten - Magazijnchef met assistenten - Boekhouder met assistenten 1.2.2 Normen (20)
Op basis van ervaringen uit het verleden, marktontwikkelingen en beleidsvoornemens worden de normen voor de komende periode vastgesteld. De normen worden in samenwerking vastgesteld door de directeur en de boekhouder.
De volgende normen worden onderkend:
10p Afzet-, omzet- en de daarvan afgeleide inkoopbegroting en het verkoopresultaat. De begrotingen en het verkoopresultaat kennen de volgende indeling:
- Afzet en omzetbegroting in totaal en naar individuele afnemer / kwaliteitscategorie lompen.
- Inkoopbegroting (hvh en geld) in totaal en naar afnemer/kwaliteitscategorie lompen.
- Begroot verkoopresultaat in totaal en naar afnemer/kwaliteitscategorie.
5p Overige kosten
5p Autorisatie van de normen door de directeur. Normen worden verstrekt aan de administratie.
1.2.3 Richtlijnen van de directeur (3)
Gezien het kritieke karakter voor de interne controle stelt de directeur een richtlijn op met betrekking tot de maximaal te betalen inkoopprijs per kwaliteitscategorie, gegeven ontwikkelingen in de prijzen op de verkoopmarkt. Deze richtlijn wordt verstrekt aan de inkopers en de administratie.
2 Uitwerking per interne controlesector (50)
2.1 Werkinstructies (20)
Inkopen (5)
Op basis van verkoop- en voorraadgegevens en met inachtneming van de maximum-inkoopprijs-richtlijn worden inkooptransacties afgesloten. Van de afgesloten transacties worden door de inkopers doorlopend genummerde transactiebriefjes ingevuld. Op de transactiebriefjes worden de volgende gegevens vastgelegd:
a NAW leverancier, gewicht, doorsneeprijs per kilogram, leveringsdatum.
b De geschatte hoeveelheden per kwaliteit en de impliciet geboden prijs per kwaliteit.
De leverancier tekent de gegevens genoemd bij ‘a’ af.
De bestelgegevens worden verstrekt (afschrift transactiebriefje) aan sorteren en aan de administratie.
Sorteren (5)
Acceptatie van de goederen na wegen en afstemming (hoeveelheid in totaal) met de bestelgegevens tegen afgeven kwijting aan de leverancier.
Sorteren naar kwaliteit, opstellen sorteerrapport in hoeveelheden per kwaliteit. De gesorteerde lompen worden tegen ontvangen kwijting afgegeven aan de afdeling opslag.
Sorteerrapport wordt aan de administratie verstrekt.
Opslag (5)
De gesorteerde lompen worden tegen afgeven kwijting aan de sorteerbaas in ontvangst genomen.
Ontvangstgegevens worden aan de administratie verstrekt.
Afgifte goederen tegen kwijting na afstemming met verkoopgegevens (NAW afnemer en hoeveelheden), melding afgiftegegevens aan administratie.
Periodiek wordt de voorraad lompen geïnventariseerd door de magazijnmeester in bijzijn van een van het magazijn onafhankelijk functionaris. Van de inventarisatie wordt protocol opgemaakt welke door beide wordt geparafeerd. Kopie inventarisatieprotocol wordt onafhankelijk van de magazijnmeester verstrekt aan de administratie.
Directeur (5)
Afsluiten verkooptransactie door directeur (slechts enkele verkopen, grote partijen). Verkoopgegevens verstrekken aan opslag (hvh/kwaliteit) en aan de administratie (hvh/ kwaliteit/prijs).
2.2 Werkzaamheden binnen de boekhouding (30)
Verbandscontroles
5 Hoeveelheid bestelde lompen = Hoeveelheid ontvangen lompen.
5 Hoeveelheid ontvangen lompen * doorsneeprijs (transactiebriefje) = Toename crediteuren 5 Hoeveelheid ontvangen lompen = Hoeveelheid gesorteerde lompen volgens sorteerrapport =
Ingang magazijnvoorraad (per artikelsoort!).
5 Uitgang magazijnvoorraad per artikelsoort in kg * verkoopprijzen = Toename debiteuren 5 Administratieve voorraad = fysieke voorraad
BV (Adm - t=0) + T (t=0/t=1) - A (t=0/t=1) = EV (Adm - t=1) en (EV (Inv - t=1) = BV (adm - t=1) en een nieuwe cyclus dient zich aan.
Resultatenanalyse
5 Verschil tussen hoeveelheid per kwaliteit volgens sorteerrapport en volgens transactiebriefje * betaalde prijs per kwaliteit volgens transactiebriefje = inkoopresultaat per partij (inkoper).
Overig
5 Toetsen of de prijs op transactiebriefje binnen de norm valt die de directeur in de richtlijn hieromtrent heeft gesteld.
3 Informatieverstrekking aan de leiding (10)
Periodiek wordt in confrontatie met de gerealiseerde cijfers uit de voorgaande verslagperiode(n) de volgende informatie verstrekt:
5p Gerealiseerde cijfers uit de verslagperiode in confrontatie met de genormeerde cijfers. Voor de cijferopstelling wordt verwezen naar hetgeen onder de ‘Normen’ staat uitgewerkt.
5p Inkoopresultaat per inkoper en in totaal.
Materiële verschillen worden gerapporteerd volgens het management bij exception concept.
Lompenhandel 2
De casus is ontleend aan het practicumboek AO van Prof. E.O.J. JansDe B.V. Lompenhandel houdt zich bezig met de inkoop van lompen, het sorteren van ingekochte lompen naar soorten en kwaliteit en de verkoop van gesorteerde lompen.
De inkoop van lompen geschiedt In kleine partijen; de prijzen variëren sterk naar soort en kwaliteit en fluctueren bovendien naar gelang van de marktsituatie. Bij het afsluiten van een inkooptransactie wordt door de inkoper per partij naar de geschatte samenstelling een doorsneeprijs per kilogram met de leverancier overeengekomen.
Na aflevering door de leverancier worden de lompen door personeel van de B.V. gesorteerd. De uitkomsten daarvan - gewichten per soort kwaliteit - worden op sorteerrapporten vastgelegd.
De verkoop van de lompen geschiedt in grote partijen aan enkele binnenlandse afnemers. Ook de verkoopprijzen variëren sterk naar soort en kwaliteit en zijn afhankelijk van de geldende
marktverhoudingen.
Het personeel van de B.V. bestaat uit een directeur, enkele inkopers, een boekhouder met enkele assistenten, een magazijnmeester met enkele magazijnbedienden en een sorteerbaas met circa 40 knechten.
Gevraagd:
1 Welke inherente risico’s onderkent u met betrekking tot de juistheid van de inkopen? In uw uitwerking dienen de volgende punten aan bod te komen:
- Typologie.
- Attentiepunten.
2 Beschrijf de AO gericht op het verminderen van de bij vraag 1 onderkende risico’s met betrekking tot de juistheid van de inkopen.