Zorgeloze fietsleasing voor bedrijven
Raamovereenkomst.
www.o2o.be Tel: (+32) 09 296 40 12
E-mail: info@o2o.be
Sebastien Vercammen Bike Lease Expert (+32) 0492 15 90 64 sebastien.vercammen@o2o.be Sanne De Meyere Bike Lease Expert (+32) 0478 22 82 62 sanne.de.meyere@o2o.be Jan Ghys Bike Lease Expert (+32) 0473 20 00 00 jan.ghys@o2o.be Wim Floré Managing partner (+32) 0478 35 30 00 wim.flore@o2o.be
Inhoud
1 Waarom kiezen voor fietsleasing met o2o? ... 9
1.1 Enthousiaste medewerkers ... 10
1.2 Tevreden HR ... 10
1.3 Duurzaam ondernemen ... 10
2 Beschrijving van de diensten aan jouw onderneming ... 12
2.1 Ontdek het myo2o platform ... 12
2.1.1 Myo2o Fleet & HR voor de werkgever ... 12
2.1.2 Myo2o Biker voor de medewerkers ... 13
2.1.3 Myo2o Bike Dealer voor fietshandelaars ... 14
2.1.4 Integratie met HR-online tools van derden ... 14
2.2 Keuze tussen drie servicepakketten voor HR ... 15
2.3 Kick-off voor de medewerkers ... 18
2.4 Prijs van de HR-servicepakketten ... 19
2.5 Test events ... 19
2.6 Mogelijkheid tot persoonlijke bijdrage van de medewerker ... 19
2.7 Einde fietscontract met minimale administratie ... 19
2.7.1 Einde fietscontract door afloop huurtermijn ... 20
2.7.2 Vroegtijdig einde fietscontract ... 20
3 Fietsservice – Zorgeloos fietsplezier voor de medewerkers ... 23
3.1 Open netwerk van fietshandelaren en ook online fietsmerken ... 23
3.2 Levering van de fiets ... 23
3.3 Servicebudget ... 23
3.4 Onderhoud- en herstelservice ... 24
3.5 Pechbijstand ... 24
3.6 Omniumservice ... 25
3.6.1 Schadeverzekering ... 25
3.6.2 Diefstalverzekering ... 25
3.6.3 Vervangfiets bij tussenkomst omniumverzekering ... 26
3.7 Speed pedelec service ... 26
3.8 Garantie ... 26
3.8.1 Fabrieksgarantie ... 26
3.8.2 Garantieverzekering ... 27
3.8.3 Garantie bij overname ... 27
4 Overige contractafspraken ... 28
4.1 Geldigheid en duur van de raamovereenkomst tussen de Klant en o2o ... 28
4.2 Goedkeuring Kredietcomité o2o ... 29
4.3 Juridische uitwerking van fietsleasing ... 29
4.4 Wettelijk kader brutoloonruil ... 30
4.5 Eigendom van de fiets – afstand van rechten ... 30
4.6 Gebruik van de fiets ... 30
4.7 Wettelijke verkeerscodes ... 31
4.8 Vroegtijdig einde fietscontract uitgezonderd einde van de arbeidsovereenkomst van de medewerker ... 31
4.9 Staat van de fiets bij terugname door o2o bij het beëindigen van het fietscontract ... 32
4.10 Keuze van de fietshandelaar ... 33
4.11 Uitsluitingen omniumservice ... 33
4.12 Facturatie ... 33
4.12.1 Modaliteiten verbonden aan de facturatie aan de Klant ... 33
4.12.2 Kosten voor de medewerker ... 34
4.13 Aansprakelijkheid en verantwoordelijkheden ... 34
4.14 Vertrouwelijkheid ... 35
4.15 Beroepsethiek, gedragsregels en antidiscriminatiemaatregelen ... 36
4.16 Behandeling van vragen, klachten en feedback ... 36
4.17 Gegevensbescherming en informatiebeveiliging ... 36
4.18 Responstijd ... 37
4.19 Betwistingen ... 37
4.20 Nietigheid ... 37
4.21 Wijzigingen ... 37
5 Akkoordverklaring ... 38
Maakindustrie
Voeding
Chemie/farma
Onder andere deze bedrijven genieten al van een
zorgeloos fietsbeleid.
Distributie/logistiek
Financieel
ICT en telecommunicatie
(Semi-)publiek
Andere
Pagina 9
1 Waarom kiezen voor fietsleasing met o2o?
Onze missie
Fietsen is onze passie. Wij zijn zo enthousiast over fietsen omdat het makkelijker, sneller, gezonder, duurzamer en plezieriger is. We willen impact hebben op de mobiliteitstransitie naar gezonde en duurzame mobiliteit. We zien de fiets als een centrale mobiliteitsoplossing in een multimodale wereld.
We maken de beste ritten toegankelijk, met een aanzienlijk financieel voordeel, en creëren
daarmee de grootst mogelijke glimlach. We bezorgen een fantastische rit voor zowel de fietser én HR. We bevrijden HR van de administratieve rompslomp om zich te concentreren op de
gezondheid, tevredenheid, ervaring en productiviteit van de medewerkers.
o2o ondersteunt bedrijven bij het uitbouwen van een actieve fietscultuur met een zorgeloze operationele fietsleasingformule.1 Het kan gaan om fietsen voor je medewerkers als flexibele verloning of om deel- en dienstfietsen in je onderneming.
1‘Operationele leasing’ wordt in dit document verder uitgewerkt als huur aan de Klant. Er is een optie tot aankoop voorzien mocht de medewerker van de Klant dit wensen.
We make you(r) ride easier.
Pagina 10
1.1 Enthousiaste medewerkers
Kiezen voor o2o is kiezen voor een open netwerk van fietshandelaars over heel België en 100% vrije fietskeuze, inclusief online merken.
Wij gaan verder dan alle andere in digitalisering en gebruiksgemak.
Garantie voor de gehele leaseperiode geeft mentale en financiële zekerheid.
Onze o2o-helpdesk staat klaar voor alle vragen van de medewerker.
1.2 Tevreden HR
Geen rompslomp met papieren documenten en manueel mailverkeer. Bij o2o verloopt alles digitaal.
Medewerkers kunnen zelf elke configuratie van fiets, opties en accessoires simuleren zonder tussenkomst van HR.
Het o2o-platform integreert met jouw cafetariaplan, je multi-mobiliteitsplan en je payroll- systeem, of gebruik de eigen flex tool van o2o.
o2o zorgt voor een enthousiaste fietscultuur van bij de start!
1.3 Duurzaam ondernemen
Onze grootste troef rond duurzaam ondernemen is onze economische activiteit. Fietsen is onze passie. En we zijn zo enthousiast over (elektrisch) fietsen omdat het makkelijker, sneller, gezonder, duurzamer én leuker is. We willen impact hebben op de mobiliteitstransitie naar een gezonde en duurzame mobiliteit. We zien de fiets als een centrale mobiliteitsoplossing in een multimodale wereld. Als o2o vinden we dat we pas slagen in onze missie als we de fietscultuur bij onze klanten kunnen instellen en vergroten, en als zowel HR als de fietsers tevreden gebruikers zijn.
We trekken de kaart van duurzaam ondernemen ook verder naar onze interne bedrijfsvoering.
Hierbij enkele voorbeelden:
Mobiliteit: de missie als bedrijf passen we toe voor onze medewerkers:
> Woon-werkverkeer met de fiets wordt sterk gestimuleerd.
> Bedrijfswagens horen niet tot het loonpakket van een o2o-medewerker of het management, met uitzondering van de personen met een salesfunctie.
> Een o2o-medewerker kan onbeperkt gebruik maken van fiets, (elektrische) deelauto, trein, tram, bus voor alle o2o-gerelateerde verplaatsingen.
> De medewerker beslist zelf wanneer thuis of op kantoor te werken.
Zingeving en werksfeer: We willen een werkgever zijn die zingeving geeft aan de
medewerkers. o2o bestaat uit alleen intrinsiek gedreven mensen. We delen als mensen het doel van een duurzame, gezonde wereld en de passie voor mobiliteit en fietsen. We herladen samen zowel onze rationele als emotionele batterijen. Mensen worden
beoordeeld op de mate waarin zij onze missie kunnen ondersteunen, niet op aantal uur gewerkt.
Partners met een maatschappelijk toegevoegde waarde:
> We werken samen met fietsateliers met sociale tewerkstellingen, voor het onderhoud van fietsen.
> Fietsen die op het einde van de lease niet overgekocht worden, worden terug vermarkt via de circulaire en sociale economie. Op die manier krijgen deze fietsen
Pagina 11
na een volledig nazicht een tweede leven. En er is aandacht voor het sociaal doel zoals het kansen geven aan en zorgen voor mensen die geen of moeilijk
aansluiting vinden in de maatschappij.
Open en fair netwerk van fietshandelaars: We vinden dat elke fietshandelaar toegang moet kunnen krijgen tot de leasingmarkt, niet alleen grote fietshandelaars maar ook kleine zelfstandigen. Niet de grootte van de winkel telt, wel de service voor de klant en de gestroomlijnde communicatie tussen de fietshandelaar en o2o. o2o ondersteunt grote én kleine fietshandelaar in de complexe administratie bij leasefietsen via onze myo2o Bike Dealer tool die alle communicatie en administratie inzichtelijk maakt en stroomlijnt.
Pagina 12
2 Beschrijving van de diensten aan jouw onderneming 2
o2o gaat verder dan eender welk (fiets)leasingbedrijf als het gaat om ontzorging. Daar maken we ons punt van.
2.1 Ontdek het myo2o platform
o2o stelt een reeks online tools ter beschikking die het beheer van fietsleasing binnen jouw onderneming heel eenvoudig en toegankelijk maken.
2.1.1 Myo2o Fleet & HR voor de werkgever
Dit is onze online tool voor HR- en fleetverantwoordelijken. Ze bevat allerlei handige functies om fietsleasing te configureren en te beheren voor jouw onderneming. o2o’s doel is klaar en duidelijk:
zoveel mogelijk taken van HR en Fleet elimineren, automatiseren of zo makkelijk mogelijk maken.
Onder meer de volgende functies zijn erin voorzien:
het beheren van de algemene bedrijfsgegevens en de gebruikers van de myo2o Fleet &
HR;
het beheren van de facturatiegegevens, incl. PO-nummers;
het instellen van de parameters voor jouw fietsplan(nen);
het beheren van de fietsbeleidovereenkomst;
het behandelen van alle binnenkomende bestellingen3;
2Verder ook “de Klant” genoemd.
3Bestellingen kunnen door de werkgever handmatig worden goedgekeurd of geweigerd, of automatisch worden goedgekeurd.
Wij ontzorgen.
Pagina 13
het consulteren van de status van en alle wijzigingen in de lopende bestellingen;
het consulteren van alle informatie voor de payrollverwerking (inclusief de brutobijdrage, als o2o de loonruil berekent);
het consulteren en beheren van de juridische documenten per bestelling, zoals de
huurofferte, het addendum bij de arbeidsovereenkomst, de verklaring van ontvangst, etc.;
het afhandelen van normaal en vroegtijdig te beëindigen fietscontracten.
Alle gegevens kunnen geëxporteerd worden naar Excel-formaat. Koppeling met de interne IT- systemen van de Klant, zoals bijv. SAP, via API is ook mogelijk. Op die manier kan de payroll- verwerking geautomatiseerd gebeuren.
Myo2o Fleet & HR is beschikbaar in het Nederlands en Frans.
Boek een demo-meeting om onze tool te leren kennen.
2.1.2 Myo2o Biker voor de medewerkers
Dit is onze online tool voor alle medewerkers van de Klant. Myo2o Biker informeert de
medewerkers over hoe fietsleasing werkt en wat het fietsbeleid van de Klant inhoudt. Daarnaast helpt zij de medewerkers in hun keuze en bestelling van een fiets. Via de online tool kunnen de gebruikers ten slotte alle services van o2o makkelijk inroepen. Myo2o Biker vermindert de werklast voor HR aanzienlijk en laat medewerkers toe hun eigen contract te beheren binnen de krijtlijnen van het fietsbeleid.
De medewerkers beschikken over een persoonlijk myo2o Biker-account, met onder meer de volgende functionaliteiten:
generieke en zelfs bedrijfsspecifieke video’s over fietsleasing en het fietsbeleid bekijken;
de fietsbeleidovereenkomst consulteren;
het type fiets zoeken dat bij hun wensen past;
online offertes opvragen bij fietshandelaars;
bestellingen simuleren, met onmiddellijk zicht op de bruto- en de geschatte nettobijdrage in geval van Full Service pakket (zie artikel 2.2);
bestellingsaanvragen creëren en eventueel annuleren;
hun bestellingen opvolgen;
hun persoonlijke gegevens bekijken en eventueel aanpassen;
het servicebudget en alle interventies voor onderhoud en herstellingen consulteren;
alle informatie i.v.m. de services raadplegen;
aangifte doen voor de diefstal- en schadeverzekering;
afhandelen van normaal en vroegtijdig te beëindigen fietscontracten.
Myo2o Biker is beschikbaar in het Nederlands, Frans en Engels.
Boek een demo-meeting om onze tool te leren kennen.
Pagina 14
2.1.3 Myo2o Bike Dealer voor fietshandelaars
Dit is onze online tool voor de fietshandelaars en fietsenmakers.
De goedgekeurde bestellingen moeten doorstromen naar de fietshandelaars en ook voor
fietsenmakers moeten een aantal gegevens beschikbaar zijn voor onderhoud en herstelling. Door initialisatie van het myo2o platform krijgen deze partners toegang tot die specifieke gegevens.
Dat gebeurt altijd op aangeven van de medewerker, door het aanvragen van een bestelling bij een specifieke fietshandelaar, of door een fietsenmaker toegang te geven tot zijn/haar gegevens.
Het myo2o Bike Dealer portaal maakt de samenwerking tussen de fietshandelaar/fietsenmaker en o2o eenvoudig en veilig, en zorgt ervoor dat de Klant en de gebruiker alle orders makkelijk kunnen opvolgen.
2.1.4 Integratie met HR-online tools van derden
In het Full Integration servicepakket (zie artikel 2.2) kunnen de o2o-apps ook geïntegreerd worden met de cafetariaplantool / flexible income plan / flexible reward tool / … of ook een multi-mobility tool van de Klant, bijvoorbeeld deze van Securex, SD Worx, Aon Belgium, KPMG, Partena, Attentia, Flexyoo, Acerta, EY en Vaigo. Deze lijst is niet limitatief. De medewerker initieert en bevestigt de bestelling via de online tool myo2o Biker. Alle statussen worden real-time uitgewisseld tussen beide apps, indien dit mogelijk gemaakt is door de partner.
o2o heeft een API technische documentatie ter beschikking, ook voor HR-online tools waarmee nog geen koppeling bestaat.
Pagina 15
2.2 Keuze tussen drie servicepakketten voor HR
Deze raamovereenkomst beschrijft de algemene werking en voorwaarden van een o2o-fietsplan.
De precieze services dewelke o2o zal uitvoeren voor HR en de medewerkers, en welke niet, zullen gekozen worden tijdens de implementatie van de dienstverlening. o2o overloopt alle nodige parameters met de Klant en deelt daarbij haar kennis, ervaring en advies, op vlak van wetgeving, loonverwerking, HR-beleid, operationele aspecten, etc., zodat een efficiënt, helder en fiscaal voordelig fietsplan ontstaat. Zo worden bijv. besproken welke diensten binnen de fietsleasing de medewerkers zullen kunnen genieten, de rechten en plichten voor de medewerkers, de manier waarop er budget wordt gecreëerd voor fietsleasing, de eventuele integratie in een cafetariaplan / flexible income plan e.d.
Eenvoud, daar staat o2o voor. Door een keuze tussen onderstaande servicepakketten kiest de Klant reeds eenvoudig tussen de services voor haar als werkgever in functie van haar behoeften en opzet van fietsleasing. De Klant kan kiezen tussen drie mogelijke servicepakketten:
Self-service Full Service Full Integration
De Klant neemt een deel van de taken die komen kijken bij
het organiseren van fietsleasing op zich.
o2o neemt alle taken over van de Klant. De Klant dient enkel orderaanvragen goed
of soms af te keuren.
o2o integreert fietsleasing in het cafetariaplan / flexible income plan / … of
het mobiliteitsbudget van de Klant.
Het voornaamste onderscheid tussen de drie servicepakketten kenmerkt zich in de ondersteuning die o2o biedt bij de verwerking van de bijdrage van de medewerker voor de fietsleasing. Dit gebeurt doorgaans via een zogenaamde brutoloonruil / “salary sacrifice” of via het gebruik van een mobiliteitsbudget.
Indien fietsleasing wordt geïntegreerd in een breder cafetariaplan, flexible income plan e.d., dan wordt de loonruil veelal in dat systeem berekend. Hetzelfde geldt voor de integratie van
fietsleasing in een wettelijk of bedrijfseigen mobiliteitsbudget. In dergelijk geval kiest de Klant voor het Full Integration servicepakket.
Indien fietsleasing niet omvat is in een cafetariaplan, dan kan o2o voorzien in de
berekeningsmodule die de brutobijdrage van de medewerker automatisch berekent. Dit is zo voorzien in het Full Service pakket. De bruto- of nettobijdrage van de medewerker kan volledig budget-neutraal berekend worden op maat van de Klant. Dat is mogelijk door een fiscale en
Pagina 16
parafiscale tussenkomst van de overheid en de brutobijdrage4 van de medewerker. Ingeval o2o de loonruilberekening uitvoert, kan o2o voor de Klant en de medewerker ook het addendum bij de arbeidsovereenkomst opmaken voor elke individuele offerte. Zo’n addendum is nodig om de rechten en plichten vast te leggen, alsook de inspanning van de medewerker zelf te formaliseren.
Ten slotte is er het Self-servicepakket. Hierbij staat HR zelf in voor de berekening van de loonruil en bijdrage van het mobiliteitsbudget voor elke offerteaanvraag door de medewerkers. HR staat zelf dan ook in voor de opmaak van het addendum bij de arbeidsovereenkomst.
In onderstaande tabel wordt het verschil in service tussen de drie servicepakketten in detail overlopen. De gedetailleerde bestellingsprocedures zijn beschikbaar via je accountmanager.
Self-service Full Service Full Integration Implementatie met persoonlijke begeleiding
o2o maakt in samenwerking met de Klant
het fietsplan op x x x
o2o maakt de fietsbeleidovereenkomst5 op
maat van de Klant (NL/FR/EN) x x
o2o levert Word-template voor opmaak van de fietsbeleidovereenkomst door de Klant (NL/FR/EN)
x
o2o levert Word-template voor het addendum bij de arbeidsovereenkomst (NL/FR/EN)
x
o2o geeft presentaties op maat van de
Klant voor de medewerkers (on-site/online) x x
o2o stelt communicatiemateriaal ter beschikking (presentatie templates, mail templates, posters,...)
x x x
Operationele fase met persoonlijke ondersteuning
o2o maakt een individuele huurofferte op
op maat van de gekozen fiets en diensten x x x
HR berekent zelf de loonruil voor elke huurofferte en stelt het addendum bij de arbeidsovereenkomst op
x
o2o voert de loonruilberekening uit voor
arbeiders en bedienden x
4De parameters worden ingesteld tijdens de implementatie op de specifieke werknemerspopulaties. De brutobijdrage van de medewerkers betekent een verlaging van het uitbetaalde brutoloon van de medewerkers, via maandloon, uurloon, eindejaarspremie, bonus, vakantiegeld, eventuele andere
budgetcreatoren, of een combinatie daarvan. o2o kan zo nodig rekening houden met diverse parameters, zoals patronale sociale bijdragen, dertiende maand en vakantiegeld, arbeidsongevallenverzekering, groepsverzekering en eigen incentives van de Klant.
5De fietsbeleidovereenkomst is het contract dat de rechten en plichten van de Klant en de medewerker vastlegt voor het gebruik van de bedrijfsfiets.
Pagina 17
o2o maakt het individuele addendum bij de arbeidsovereenkomst op op maat van de medewerker, de gekozen fiets en diensten
x
Het addendum bij de arbeidsovereenkomst
verloopt via het cafetariaplan x
o2o zorgt voor het ondertekenen door de medewerker en het borgen van de officiële documenten
x x x
o2o brengt de Klant op de hoogte van een
geleverde fiets voor update van de payroll x x x
o2o communiceert rechtstreeks met de medewerker tijdens de opvolging van de bestelling en voor het gebruik van de fietsservices
x x x
o2o biedt een helpdesk voor de Klant en de
medewerkers x x x
Myo2o Biker
Medewerkers simuleren via myo2o Biker op eigen initiatief en zelfstandig huuroffertes op basis van hun statuut, gekozen fiets en diensten
x x x
Medewerkers berekenen via myo2o Biker
hun loonruil voor elke huurofferte x
Medewerkers berekenen via het
cafetariaplan of multi-mobiliteitsplan hun bijdrage berekenen voor elke huurofferte
x
Medewerkers ondertekenen hun huurofferte
online en digitaal via myo2o Biker x x
Medewerkers ondertekenen hun addendum bij de arbeidsovereenkomst online en digitaal via myo2o Biker
x
Medewerkers keuren hun huurofferte goed
in het cafetariaplan via de cafetariaplantool x
Medewerkers kunnen hun
onderhoudshistoriek en servicebudget opvolgen
x x x
Alle communicatie over de opvolging van een bestelling, schade, diefstal, garantie en einde contract
gebeurt rechtstreeks tussen de medewerker en o2o, zonder nodige tussenkomst van HR
x x x
Myo2o Biker voorziet alle nodige informatie inzake het fietsbeleid, de procedures en het gebruik van de diensten van o2o en haar partners
x x x
Medewerkers kunnen via myo2o Biker
offertes aanvragen bij de fietshandelaar x x x
Pagina 18
Medewerkers kunnen hun persoonlijke documenten en gegevens raadplegen alsook hun persoonlijke gegevens wijzigen
x x x
Myo2o Fleet & HR
Klant beheert zelf haar bedrijfsgegevens en
gebruikers van het portaal x x x
Fleet/HR keurt alle orders digitaal goed6 (of
af) x x x
Digitaal vlootbeheer x x x
Consulteren van alle informatie voor de
payroll-verwerking x x x
Kostenplaatsen/personeelsnummers
toewijzen voor facturatie x x x
Consulteren en beheren van de officiële
documenten per order x x x
Beheer status payroll-verwerking bij start en
einde contract x
Koppeling mogelijk met het interne payroll- systeem van de Klant voor automatische payroll-verwerking (API)
(optioneel) (optioneel)
Integratie met cafetariaplan / multi- mobiliteitsplan
Koppeling met cafetariaplan-systeem x
Bestellingen worden automatisch goedgekeurd door koppeling met cafetariaplan
x
Cafetariaplan berekent de loonruil x
Automatische verwerking payroll x
2.3 Kick-off voor de medewerkers
Een heldere kick-off creëert een draagvlak onder de medewerkers en voorkomt onduidelijkheden.
De myo2o Biker-omgeving bevat video’s over fietsleasing, de praktische aspecten en de algemene aspecten die terugkomen in een fietsbeleid. Voor meer specifieke bedrijfsinformatie inzake het fietsbeleid wordt er in de video’s verwezen naar het fietsbeleid. Met het aangeboden videomateriaal kan de medewerker te allen tijde de nodige informatie consulteren en beperkt het zich niet tot een eenmalige presentatie op het bedrijf. Zo is de informatie voor alle medewerkers toegankelijk, ook zij die later het bedrijf instappen.
o2o kan de Klant verder ondersteunen met bijkomend een of meerdere presentaties over het fietsbeleid en de praktische uitwerking ervan voor de medewerkers op de site van de Klant, via
6Pas na akkoord van zowel werkgever als medewerker is de bestelling definitief goedgekeurd.
Pagina 19
een webinar en/of via een bedrijfsspecifieke video-opname. Zowel de presentatie, het opgenomen webinar, als de video-opname voegt o2o toe aan myo2o Biker voor de medewerker. Dergelijke presentaties kunnen herhaald worden om de Klant haar fietsbeleid extra in de verf te zetten.
2.4 Prijs van de HR-servicepakketten
Self-service Full Service Full Integration Forfait voor de gehele
implementatie €0 €0 €0
Kick-off webinar voor de
medewerkers (NL/FR/EN) €0 €0 €0
Kick-off presentaties ter plaatse van de vestiging(en) van de Klant (NL/FR/EN)
- €0 bij minimaal
75 aanwezigen €0 bij minimaal 75 aanwezigen
Berekening van de loonruil - €29 eenmalig per effectieve
bestelling
-
De prijs van een integratie met het interne IT-systeem van de Klant is op maat van de Klant volgens de gewenste modaliteiten.
2.5 Test events
o2o kan test events organiseren bij de kick-off en op latere ogenblikken. Een dergelijk test event laat toe dat de medewerkers werkelijk van de diversiteit aan fietsen kunnen proeven.
De prijs van een test event is op maat van de Klant volgens de gewenste modaliteiten.
2.6 Mogelijkheid tot persoonlijke bijdrage van de medewerker
In sommige omstandigheden is de mogelijke bijdrage van de medewerker via de verloning (wettelijk) beperkt. Indien toegelaten door de Klant, kan de medewerker dan rechtstreeks een persoonlijke bijdrage doen voor de opstart van het contract, zonder hierbij een werklast voor HR te creëren. Dit heeft als voordeel dat de bijdrage van de medewerker binnen de limieten blijft, en hij/zij toch geniet van een vrije fietskeuze zonder beperkingen.
2.7 Einde fietscontract met minimale administratie
De bedrijfsfiets wordt ter beschikking gesteld voor een vaste termijn zoals bepaald in de huurofferte en in het addendum bij de arbeidsovereenkomst. Naar het einde van de termijn, en ook bij eventueel vroegtijdig einde, geniet de medewerker de keuze de fiets al dan niet over te nemen. o2o neemt maximaal alle communicatie en administratie rechtstreeks met de medewerker op om HR te ontlasten.
Pagina 20
2.7.1 Einde fietscontract door afloop huurtermijn
Standaard neemt o2o bij einde van het fietscontract de fiets inclusief de gekozen opties en losse accessoires terug. De gehuurde fiets, inclusief opties en accessoires, slot en sleutels, dient op een afgesproken tijdstip en locatie bij de Klant aanwezig te zijn. o2o controleert de staat van de gehuurde artikelen en zorgt voor het ophalen van de artikelen, in aanwezigheid van de medewerker of zijn/haar vertegenwoordiger (zie ook het artikel 4.9 Staat van de fiets bij terugname door o2o bij het beëindigen van het fietscontract ).
Het ongebruikte saldo van het servicebudget (cf. artikel 3.3) zal overgezet worden naar een volgend fietscontract van dezelfde medewerker indien deze binnen de drie (3) maanden na het einde van het huurcontract een nieuwe fiets bestelt bij o2o.
Ingeval de medewerker de fiets inclusief de gekozen opties en losse accessoires wenst over te nemen, gelden volgende voorwaarden7:
De overnameprijs bij einde huurtermijn bedraagt 16% van de originele cataloguswaarde van de artikelen.
De aankoop gebeurt rechtstreeks tussen o2o en de medewerker, zonder tussenkomst van de Klant. De betaling moet twee weken voor het einde van het fietscontract voltrokken zijn. Als de betaling niet tijdig gebeurt, geldt de procedure dat o2o de fiets terugneemt.
o2o organiseert het einde contract rechtstreeks met de medewerker. Ingeval de medewerker na herhaaldelijke pogingen tot contact met de medewerker alsnog niet reageert of meewerkt, zal o2o de Klant hiervan op de hoogte brengen. Uiteindelijk is de Klant verantwoordelijk voor de beschikbaarheid van de artikelen. Als de artikelen niet beschikbaar zijn voor o2o, rekent o2o de overnameprijs aan aan de Klant.
2.7.2 Vroegtijdig einde fietscontract
Het fietscontract kan voor de afloop van de afgesproken huurtermijn beëindigd worden mits opzeg van vijf (5) werkdagen in geval van een onvoorzien einde van het arbeidscontract van de medewerker.
De medewerker geniet de keuze de fiets al dan niet over te nemen.
Ingeval de medewerker de fiets inclusief de gekozen opties en losse accessoires wenst over te nemen, gelden volgende voorwaarden7:
De overnameprijs bedraagt de som van:
> De waarde als gevolg van de lineaire afschrijving vanaf de catalogusprijs van de fiets inclusief de opties en losse accessoires bij de start van de voorziene
huurtermijn, minus de eventuele persoonlijke bijdrage van de medewerker voor de opstart van het contract (zie artikel 2.6), naar de residuele waarde bij afloop van
7Terwijl de Klant deze raamovereenkomst voor zichzelf aangaat, zijn de bepalingen van dit artikel met betrekking tot de overname door de medewerker bedongen ten voordele van de Klant, maar ook ten voordele van de medewerker van de Klant. De desbetreffende bepalingen kunnen dus worden ingeroepen door elke medewerker van de Klant die een fietscontract heeft (artikel 1121 van het Burgerlijk Wetboek). Deze clausule doet geen afbreuk aan enige andere bepaling van deze raamovereenkomst.
Pagina 21
de voorziene huurtermijn over een termijn gelijk aan de voorziene huurtermijn. De residuele waarde bij afloop van de voorziene huurtermijn bedraagt 16% van de catalogusprijs van de artikelen. Tussen de dag van definitieve bestelling en de dag van levering blijft de totale catalogusprijs eventueel verminderd met de reeds betaalde persoonlijke bijdrage aangehouden, tenzij o2o de mogelijkheid heeft de bestelling te annuleren bij de fietshandelaar.
> Het te veel / te weinig opgenomen servicebudget (cf. artikel 3.3). Dit bedrag wordt bepaald als het verschil tussen het opgenomen servicebudget minus het
servicebudget waarop de medewerker recht had, bepaald pro rata volgens de effectieve looptermijn van het fietscontract.
> Een bijdrage in de vroegtijdige stopzettingskosten van €100.
o2o factureert de overnameprijs aan de Klant dan wel aan de medewerker zoals gewenst door de Klant. Na betaling kan de medewerker de fiets houden.
Overnameprijs van de fiets, incl. opties en accessoires, bij vroegtijdig einde fietscontract in functie van de doorlopen huurtermijn (excl. persoonlijke bijdrage, de afrekening servicebudget en de bijdrage in de
vroegtijdige stopzettingskosten)
Ingeval de medewerker de fiets niet overneemt, gaat de fiets terug naar o2o en gelden volgende voorwaarden:
De verbrekingsvergoeding bedraagt de som van:
> Een forfaitaire verbrekingsvergoeding verschuldigd gelijk aan zesmaal (6x) het maandelijkse huurbedrag, ofwel de som van de resterende huurbedragen binnen de oorspronkelijk voorziene huurtermijn indien lager.
> Het te veel / te weinig opgenomen servicebudget (cf. artikel 3.3). Dit bedrag wordt bepaald als het verschil tussen het opgenomen servicebudget minus het
servicebudget waarop de medewerker recht had, bepaald pro rata volgens de effectieve looptermijn van het fietscontract.
> Een bijdrage in de vroegtijdige stopzettingskosten van €100.
Pagina 22
o2o factureert de verbrekingsvergoeding aan de Klant dan wel aan de medewerker zoals gewenst door de Klant.
De gehuurde fiets, inclusief opties en accessoires, slot en sleutels, dient op een
afgesproken tijdstip en locatie bij de Klant aanwezig te zijn. o2o controleert de staat van de gehuurde artikelen en zorgt voor het ophalen van de artikelen, in aanwezigheid van de medewerker of zijn/haar vertegenwoordiger (zie ook het artikel 4.9 Staat van de fiets bij terugname door o2o bij het beëindigen van het fietscontract ).
De Klant is verantwoordelijk voor de beschikbaarheid van de artikelen. Als de artikelen niet beschikbaar zijn voor o2o, rekent o2o de overnameprijs aan aan de Klant.
Vroegtijdig einde fietscontract is van toepassing voorafgaand aan de levering van de fiets en begint bij de definitieve bestelling.
In geval van vroegtijdige beëindiging zal de Klant altijd gehouden zijn tot betaling van alle reeds vervallen en achterstallige huurgelden.
Pagina 23
3 Fietsservice – Zorgeloos
fietsplezier voor de medewerkers
3.1 Open netwerk van fietshandelaren en ook online fietsmerken
Marktonderzoek toont aan dat mensen meer fietsen als hun fiets past bij zowel hun behoeften als hun persoonlijkheid. Daarom kan de medewerker bij o2o zijn/haar fiets 100% vrij kiezen en kan hij/zij deze in principe bestellen bij elke fietshandelaar, ook bij webshops.
o2o heeft een partnernetwerk van gekende fietshandelaars en fietsenmakers, voornamelijk maar niet exclusief in België (zie de o2o-website). Medewerkers kunnen makkelijk een fietshandelaar kiezen op basis van locatie, merk en de door de handelaar geleverde diensten, zoals bijv. levering aan huis.
In het partnernetwerk van fietsenwinkels zijn ook online winkels opgenomen. Daarenboven kan de medewerker de online merken zoals Canyon, Cowboy en Ahooga kiezen, waar o2o uniek in is. De fiets, inclusief eventuele opties en accessoires, wordt dan aan huis of op het werk geleverd.
De kwaliteit van de fiets is afhankelijk van de individuele keuze van de medewerker. De fietshandelaar kan hierbij steeds advies geven.
De medewerker kan vrij opties kiezen die vast aan de fiets bevestigd worden, zoals ABS- remmen, andere vering, ander zadel e.d. De medewerker kan ook vrij accessoires selecteren die los kunnen gemaakt worden van de fiets, zoals een helm, een GPS, fietstassen e.d.
De medewerker kan nadien ook bij de partners terecht voor garantie-issues en alle onderhoud en herstellingen.
Als de medewerker een fiets wil bestellen via een fietshandelaar in België of het buitenland die nog geen partner is van o2o, zal o2o deze fietsenwinkel uitnodigen om partner te worden en de fiets bestellen. In het uitzonderlijke geval dat de fietsenwinkel niet wenst in te gaan op de aankoop, kan de medewerker zelf een andere fietsenwinkel voorstellen of stelt o2o een alternatief voor.
3.2 Levering van de fiets
De fiets wordt na goedkeuring van de bestelling onmiddellijk besteld bij de fietshandelaar. De fiets kan geleverd worden door de fietshandelaar na die bestelling en zodra de fiets ter beschikking is bij de handelaar. Op die manier is de levering van de fiets zelfs mogelijk op de dag van het indienen van de bestellingsaanvraag. Indien de fietshandelaar hiervoor instaat is levering aan huis mogelijk.
3.3 Servicebudget
In het fietscontract is een jaarlijks servicebudget voorzien waarmee de medewerker het onderhoud en de herstellingen kan betalen.
De waarde van het servicebudget kan op maat bepaald worden door de medewerker, zodat hij/zij kan kiezen in functie van zijn/haar fietsprofiel.
Er zit meer in een leasefiets dan je denkt.
Pagina 24
Op het einde van een gebruiksjaar wordt het openstaand servicebudget overgedragen naar het volgende gebruiksjaar.
Als het servicebudget opgebruikt is, betaalt de medewerker rechtstreeks aan de dienstverlener.
Het servicebudget kan door o2o ook aangesproken worden voor tussenkomsten door de medewerker ingeval de staat van de fiets niet in orde zou zijn bij inlevering op het einde van de huurtermijn.
De medewerker kan het volledige budget besteden tot voor het einde van de huur. Bij eventuele overname van de fiets kan de medewerker het resterende servicebudget inzetten om de fiets in orde te laten brengen.
Op het einde van de huurtermijn wordt het resterend servicebudget overgedragen naar een volgend fietscontract van dezelfde medewerker indien deze binnen de drie (3) maanden na het einde van het huurcontract een nieuwe fiets bestelt bij o2o.
Meer informatie over het servicebudget, de algemene voorwaarden en eventuele wijzigingen aan de service zijn te vinden op www.o2o.be/bike-services/conditions.
3.4 Onderhoud- en herstelservice
De medewerker kan zijn/haar fiets laten onderhouden en herstellen bij de aangesloten
fietsenmakers. Hierbij heeft de medewerker de keuze tussen de werkplaats van de fietsenmaker of op locatie door een mobiele fietsenmaker.
Hoe werkt het:
De fietsenmaker voert het onderhoud of de herstelling uit. De kost (of maximum het openstaande servicebudget indien lager) wordt rechtstreeks aan o2o gefactureerd. De medewerker betaalt het resterende bedrag zelf aan de fietsenmaker.
Medewerkers kunnen bijkomende partners voorstellen aan o2o via een eenvoudig aanmeldformulier.
Een vervangfiets tijdens het onderhoud of de herstelling is mogelijk in samenspraak met de fietshandelaar.
3.5 Pechbijstand
De Klant beslist of de medewerkers toegang krijgen tot de pechbijstandservice die gespecialiseerd is in de pechbijstand aan fietsen, dan wel dat de pechbijstand altijd in het
fietscontract voorzien dient te worden, of dat de medewerkers zelfstandig de keuze krijgen al dan niet pechbijstand in hun fietscontract te voorzien.
Onder pech wordt volgende voorzien: alle technische en elektrische problemen, vandalisme, diefstal en ongeval. Kleine reparaties ter plaatse, zoals een lekke band, worden gratis uitgevoerd voor zover mogelijk.
Ingeval van pech onderweg garandeert de pechbijstand in normale omstandigheden depannage 24/7 binnen de 45 minuten in heel de BeNeLux plus tot 50 km voorbij de grens in Frankrijk en Duitsland. De pechbijstand maakt de fiets opnieuw rijklaar in de mate van het mogelijke. Indien de panne zich voordoet binnen een straal van 50 km van de gewenste bestemming, respectievelijk vanaf het vertrekpunt en de fiets niet ter plaatse rijklaar kan gemaakt worden, brengt de
pechbijstand de fietser naar zijn/haar bestemming respectievelijk vertrekpunt en de fiets naar de
Pagina 25
gewenste fietshersteller. Indien de panne zich voordoet buiten die straal van 50 km vanuit de gewenste bestemming of het vertrekpunt en de fiets niet ter plaatse rijklaar kan gemaakt worden, zal de fietser en fiets naar de dichtbijgelegen fietshersteller of een locatie naar keuze gevoerd worden.
Meer informatie over de pechbijstand, de algemene voorwaarden, de uitsluitingen en eventuele wijzigingen aan de service zijn te vinden op www.o2o.be/bike-services/conditions.
3.6 Omniumservice
De omniumservice garandeert financiële gemoedsrust. Niet-moedwillige schade of vernieling en diefstal van de fiets zijn verzekerd. Deze service is geldig in Europa.
3.6.1 Schadeverzekering
Ingeval van schade is de herstelservice van toepassing en is de kost maximaal het franchisebedrag.
De franchise is bedoeld om de medewerker verantwoordelijkheidsgevoel te geven. De franchise bedraagt €25 per schadegeval, uitgezonderd bij een onherstelbaar beschadigde fiets waarbij geen franchise van toepassing is.
Bij een onherstelbaar beschadigde fiets – deze beslissing wordt door o2o genomen - wordt de procedure van diefstal van de fiets toegepast en gelden de daar vermeldde opties.
Als de fiets van eenzelfde medewerker tweemaal zwaar beschadigd is door eigen fout, heeft o2o het recht geen nieuw fietscontract op te starten voor een fiets op basis van een flexibel verloningscontract voor de medewerker.
De uitsluitingen op voormelde omniumservice worden geregeld onder artikel 4.11 van deze overeenkomst.
Meer informatie over de omniumservice, de algemene voorwaarden, de uitsluitingen en eventuele wijzigingen aan de service en procedure zijn te vinden op www.o2o.be/bike-services/conditions.
3.6.2 Diefstalverzekering
Indien een fiets gestolen is, kan de bestuurder zelf kiezen uit de volgende twee opties:
> Optie 1: Stopzetting fietscontract
Nadat de diefstal goedgekeurd is door de verzekeringsmaatschappij wordt het huurcontract vroegtijdig stopgezet zonder verdere aanrekening van de overige huurbedragen. De desbetreffende loonbijdrage van de medewerker kan dan ook worden stopgezet door de Klant. De medewerker kan desgewenst een nieuw fietscontract opstarten. Er is geen franchise van toepassing.
> Optie 2: Keuze van een nieuwe fiets binnen hetzelfde huurcontract
De bestuurder kiest een nieuwe fiets en het bestaande huurcontract loopt verder onder dezelfde voorwaarden. Dit vermijdt extra administratie voor de Klant. De som van de catalogusprijzen van de nieuwe fiets en eventuele gestolen en te vervangen aan de fiets bevestigde opties en accessoires mag niet groter dan de som van de catalogusprijzen van de gestolen artikelen. Gestolen opties en accessoires kunnen enkel vervangen worden indien de fiets zelf gestolen is. Een
Pagina 26
franchise is van toepassing van 10% van de catalogusprijs van de te vervangen goederen. De voorwaarden voor de overname van de fiets blijven identiek aan de voorwaarden beschreven in artikel 2.7 van deze raamovereenkomst. Dit wil zeggen dat de overnameprijs nog steeds berekend wordt op basis van de oorspronkelijke catalogusprijzen.
Als de fiets van eenzelfde medewerker tweemaal is gestolen, heeft o2o het recht geen nieuw fietscontract op te starten voor een fiets op basis van een flexibel
verloningscontract voor de medewerker.
De uitsluitingen op voormelde omniumservice worden geregeld onder artikel 4.11 van deze overeenkomst.
Meer informatie over de omniumservice, de algemene voorwaarden, de uitsluitingen en eventuele wijzigingen aan de service en procedure zijn te vinden op www.o2o.be/bike-services/conditions.
3.6.3 Vervangfiets bij tussenkomst omniumverzekering
Een vervangfiets tijdens de herstelling of na de diefstal is mogelijk. Een tussenkomst van de verzekering is voorzien ingeval de herstelling of de levering van een nieuwe fiets na schade of diefstal langer duurt dan 8 werkdagen.
Meer informatie over de omniumservice, de algemene voorwaarden, de uitsluitingen en eventuele wijzigingen aan de service en procedure zijn te vinden op www.o2o.be/bike-services/conditions.
3.7 Speed pedelec service
In het bijzonder voor speed pedelec elektrische fietsen, zijn onderstaande services ook voorzien in het fietscontract:
Een speed pedelec moet een nummerplaat hebben. o2o voorziet de nummerplaat en regelt de inschrijving.
De gebruiker kan een bijhorende verzekering burgerlijke aansprakelijkheid selecteren bij het plaatsen van de bestelling van de fiets. o2o verzorgt dan alle formaliteiten om de verzekering te activeren.
> Op vraag van de Klant kan de verzekering burgerlijke aansprakelijkheid ook verplicht voorzien worden.
Meer informatie over de verzekering burgerlijke aansprakelijkheid, de algemene voorwaarden, de uitsluitingen en eventuele wijzigingen aan de polis zijn te vinden op www.o2o.be/bike-
services/conditions.
3.8 Garantie
3.8.1 Fabrieksgarantie
De garantie van de constructeur en, indien van toepassing, de garantie op herstellingen en onderhoud is van toepassing op elk onderdeel.
o2o verzekert dat het de Klant, respectievelijk de medewerkers van de Klant, voorziet van alle garanties met betrekking tot de fietsen (d.w.z. garantie van de constructeur en, indien het geval
Pagina 27
zich voordoet, garantie op herstelling en onderhoud) en dat zij de fietsen niet levert in een vorm of staat die de garanties op enigerlei wijze ongeldig zouden maken of zouden wijzigen. Indien de medewerker gebruik wil maken van een uitgebreide garantie standaard aangeboden door de constructeur (d.w.z. een garantie van meer dan twee (2) jaar), dient de medewerker zich te registreren volgens de voorschriften van de constructeur zelf.
3.8.2 Garantieverzekering
Een optie voor verlengde garantie voor elektrische fietsen tot drie (3) of vier (4) jaar via o2o kan gekozen worden door de medewerker bij het plaatsen van de bestelling. Zo is de medewerker nog extra gedekt voor mogelijke pech, zoals een defecte batterij binnen de huurtermijn.
Meer informatie over de verlengde garantieservice, de uitsluitingen en eventuele wijzigingen aan de service zijn te vinden op www.o2o.be/bike-services/conditions.
3.8.3 Garantie bij overname
Bij overname van de gehuurde fiets door de gebruiker, geniet de medewerker een
garantieperiode van 12 maanden vanaf de dag van overname, uitgezonderd voor gebreken door normale slijtage, eventuele gebreken die aan de fiets werden vastgesteld bij einde van het fietscontract, en ingeval van nalatigheid of gebrek/slecht onderhoud door de gebruiker.
Pagina 28
4 Overige contractafspraken
4.1 Geldigheid en duur van de raamovereenkomst tussen de Klant en o2o
Door de ondertekening binnen de geldigheidsduur van deze raamovereenkomst wordt tussen de Klant en o2o een langetermijn huurovereenkomst afgesloten waarbij o2o, als eigenaar of hoofdhuurder, fietsen verhuurt aan de Klant, die deze ter beschikking stelt van zijn medewerkers en waarbij o2o de herstellingen, het onderhoud en de administratie van deze fietsen, zoals overeengekomen in het fietscontract, op zich neemt.
Prijzen voor de diensten, inbegrepen in de huurcontracten, kunnen gewijzigd worden tijdens de duur van het raamcontract ingevolge wetswijzigingen of indien achterliggende kosten wijzigen, zoals uurlonen, transportkosten, verzekeringskosten, kosten voor pechbijstand of nummerplaat, na voorafgaandelijke communicatie door o2o aan de Klant. De huurprijs ligt vast voor elk lopend fietscontract tenzij ingevolge wetswijzigingen. De prijsaanpassingen zijn enkel van toepassing op de nieuwe fietscontracten.
De overeenkomst wordt afgesloten voor een periode van twee (2) jaar, ingaand op de dag waarbij de akkoordverklaring officieel bevestigd wordt door middel van ondertekening van onderhavige raamovereenkomst, en is aan het einde van die periode opzegbaar mits een opzeggingstermijn van twee (2) maanden. Zonder opzegging zal de raamovereenkomst stilzwijgend verlengd worden jaar na jaar en per één (1) jaar. Dezelfde opzeggingstermijn van twee (2) maanden is eveneens van toepassing op elke stilzwijgende verlenging. In elk geval zal de raamovereenkomst van toepassing blijven op alle nog lopende fietscontracten, tot de huurtermijn zoals beschreven in de fietscontracten is verlopen of tot deze fietscontracten vroegtijdig werden beëindigd.
o2o heeft het recht om deze overeenkomst en de daaruit voortvloeiende fietscontracten zonder voorafgaandelijke rechterlijke tussenkomst definitief en onmiddellijk te beëindigen:
ingeval van een herstelbare ernstige tekortkoming of nalatigheid vanwege de Klant die niet wordt verholpen na een schriftelijke ingebrekestelling;
ingeval van een onherstelbare ernstige tekortkoming of nalatigheid vanwege de Klant na een schriftelijke ingebrekestelling;
ingeval de klant een betalingsachterstand heeft van meer dan 3 maanden, zij het van één of meerdere huurgelden;
ingeval de Klant een curator, vereffenaar, gerechtelijk of voorlopig bewindvoerder of gerechtelijk deskundige heeft aangesteld of ingeval van faillissement van de Klant.
De Klant heeft het recht om onderhavige overeenkomst zonder voorafgaandelijke rechterlijke tussenkomst definitief en onmiddellijk te beëindigen:
ingeval van een herstelbare ernstige tekortkoming of nalatigheid vanwege o2o die niet wordt verholpen na een schriftelijke ingebrekestelling binnen de zes (6) maanden;
ingeval van een onherstelbare ernstige tekortkoming of nalatigheid vanwege o2o na een schriftelijke ingebrekestelling;
ingeval van faillissement van o2o.
Goede afspraken, goede vrienden.
Pagina 29
In geval van dergelijke vroegtijdige beëindiging van de raamovereenkomst en de daaruit voortvloeiende fietscontracten is artikel 4.8 Vroegtijdig einde fietscontract van toepassing.
4.2 Goedkeuring Kredietcomité o2o
De onderhavige raamovereenkomst, evenals elke huurofferte kunnen o2o als verhuurder slechts verbinden na goedkeuring van het Kredietcomité van o2o.
4.3 Juridische uitwerking van fietsleasing
Juridisch wordt de fietsleasing aan medewerkers als volgt geregeld:
De eerste stap is de ondertekening van deze raamovereenkomst, tussen de Klant als huurder en o2o als verhuurder-dienstverlener. Door ondertekening van de raamovereenkomst sluit de Klant een langetermijn huurcontract af met o2o. In deze raamovereenkomst zijn ook de algemene voorwaarden opgenomen. In de implementatiefase worden de bedrijfsspecifieke parameters, workflow en verdere afspraken voor de uitvoering van de raamovereenkomst vastgelegd.
Bij de bestelling van elke fiets wordt de raamovereenkomst voor de desbetreffende fiets geïndividualiseerd aan de hand van een omschrijving van de fiets, de eventuele opties en accessoires en de diensten, in de vorm van een huurofferte. Deze individualisatie geldt als bijzondere voorwaarden. De “Verklaring van ontvangst fiets” vormt het sluitstuk van de individualisatie, waarbij enkel de correcte levering volgens de bijzondere voorwaarden wordt bevestigd door de medewerker en waarbij de medewerker overgaat tot voorbehoudloze
aanvaarding van de hem middels de raamovereenkomst ter beschikking gestelde fiets, opties en accessoires.
De Klant geeft hierbij een onvoorwaardelijke volmacht aan haar medewerker(s) om over te gaan tot de verificatie, de aanvaarding zonder voorbehoud van de fiets en de ondertekening van de
“Verklaring van ontvangst fiets”. In geval van niet-conformiteit of zichtbare gebreken heeft de medewerker, handelend in naam en voor rekening van de Klant, het recht om acceptatie te weigeren totdat een eventuele afwijking ten opzichte van de bestelde fiets is opgelost. De raamovereenkomst, de huurofferte, samen met de “Verklaring van ontvangst fiets”, allen rechtsgeldig ondertekend, vormen samen het huurcontract per fiets (hier genoemd “het
fietscontract”). Alle documenten zijn beschikbaar voor de Klant in de online tool myo2o Fleet & HR bij de desbetreffende bestelling.
Indien overeengekomen in de implementatiefase kan o2o tevens het addendum bij de
arbeidsovereenkomst opmaken en ondertekend opvragen bij de medewerker. Het addendum beschrijft het voorwerp van de huur (fiets, opties, accessoires en diensten), de huurbijdrage door de werkgever en de brutobijdrage van de medewerker, berekend per jaar, per maand of per uur.
Daarnaast verklaart de medewerker akkoord te zijn met de voorwaarden zoals omschreven in de fietsbeleidovereenkomst. Het document moet altijd bijgevoegd worden bij de
arbeidsovereenkomst van de medewerker. Het ondertekende addendum is beschikbaar voor de Klant in myo2o Fleet & HR bij de desbetreffende bestelling.
Pagina 30
4.4 Wettelijk kader brutoloonruil
Deze aanbieding focust op fietsen voor medewerkers als flexibele verloning met een
werknemersbijdrage via het brutoloon op maand- of uurbasis of via een eindejaarspremie, bonus, vakantiegeld, eventuele andere budgetcreatoren, of een combinatie daarvan. De Klant verklaart dat de loonbijdrage is toegestaan door het paritair comité en alle toepasselijke cao’s.
Medewerkers kunnen enkel deelnemen op voorwaarde dat hun aangepaste brutoloon niet minder zou bedragen dan het minimumloon overeenkomstig de toepasselijke sectorbepalingen.8
4.5 Eigendom van de fiets – afstand van rechten
De ter beschikking gestelde fiets blijft eigendom van o2o en/of diens rechtsopvolger tot op het einde van het fietscontract. Enkel dan kan de medewerker er eigenaar van worden, als alle huurgelden volledig zijn betaald, er geen enkel bedrag aan o2o verschuldigd blijft en er aan alle andere verplichtingen uit hoofde van deze raamovereenkomst en het fietscontract werd voldaan.
De Klant, in zijn hoedanigheid van huurder, mag de fiets noch onderverhuren noch zijn rechten en verplichtingen tegenover o2o afstaan, onverminderd de diensten die de Klant in huidige
raamovereenkomst ten gunste van haar medewerkers heeft bedongen. o2o kan wel zijn rechten tegenover de huurder, voortvloeiende uit de raamovereenkomst en/of het fietscontract zelf en/of de eigendom van de fiets en toebehoren aan een derde overdragen, en dat met het oog op de best mogelijke uitvoering van het raamcontract. Dit kan bijvoorbeeld - zonder hiertoe beperkt te zijn - in het kader van een financieringshuurovereenkomst tussen o2o en een financiële instelling, waarbij deze laatste op aanwijzing van o2o eigenaar wordt van de fiets en deze vervolgens in het kader van een financieringshuurovereenkomst aan o2o ter beschikking stelt om de
desbetreffende fiets verder te verhuren.
De Klant erkent door o2o te zijn geïnformeerd over de mogelijkheid van overdracht, inpandgeving, delegatie of van inbreng van het geheel of een gedeelte van de rechten of
schuldvorderingen die voortvloeien uit deze raamovereenkomst, evenals wat betreft een verkoop of cessie van de fiets(en) aan verhuurcontract en de overeenstemmende fietscontracten ten gunste van elke voldoende solvabele rechtspersoon van zijn keuze. De Klant stemt vanaf heden in met een dergelijke transactie en verbindt zich ertoe, wanneer er reden toe is, op het eerste
verzoek van o2o elk document te ondertekenen dat noodzakelijk is voor de juridische en administratieve regeling van de transactie. Dat kan hem, in voorkomend geval, eenvoudig bij aangetekende brief met ontvangstbewijs worden betekend. In dergelijk geval verbindt de Klant zich ertoe deze raamovereenkomst zonder wijziging voor de nog resterende duur voort te zetten.
De fiets staat ter beschikking van de medewerker, in opdracht van de Klant, gedurende de hele duur van het fietscontract. Ingeval van faillissement van de Klant neemt deze overeenkomst onmiddellijk en zonder vereiste van voorafgaande ingebrekestelling een einde en moeten de gehuurde fietsen onmiddellijk terug ter beschikking van o2o worden gesteld. In geval van dergelijke vroegtijdige beëindiging van de raamovereenkomst en de daaruit voortvloeiende fietscontracten is artikel 4.8 Vroegtijdig einde fietscontract van toepassing.
4.6 Gebruik van de fiets
8Het brutoloon dient verminderd te worden met de brutobijdrage van de medewerker. Om alle types fietsen te kunnen kiezen (ook speed pedelecs) is het aangeraden dat het maandelijks brutoloon €250 of het bruto- uurloon €1,6 hoger ligt dan het minimum baremaloon volgens het paritair comité. Als dat niet het geval is, is fietsleasing nog steeds mogelijk, maar is het fietsaanbod beperkter.
Pagina 31
De medewerker mag de bedrijfsfiets voor beroepsdoeleinden, voor woon-werkverkeer of voor zuivere privé-verplaatsingen gebruiken. De medewerker verbindt zich er bovendien toe de
bedrijfsfiets daadwerkelijk regelmatig voor zijn/haar woon-werkverkeer te gebruiken, om volgens de wet aanspraak te kunnen maken op de fiscale en sociale vrijstellingen.
De medewerker mag zijn/haar inwonende gezinsleden en collega’s van de Klant toestaan om met de bedrijfsfiets te rijden.
De medewerker verbindt zich ertoe om de bedrijfsfiets met zorg en als een goede huisvader te gebruiken en te onderhouden. Dit houdt onder meer in dat:
de medewerker geregeld de banden van zijn bedrijfsfiets oppompt;
de medewerker de bedrijfsfiets altijd op slot zet en in de mate van het mogelijke verankert aan een fietsenstalling of een andere vaste inrichting;
de medewerker zijn bedrijfsfiets minstens 1 maal per jaar aan een grondig nazicht laat onderwerpen en de nodige herstellingen laat uitvoeren;
de medewerker de bedrijfsfiets op regelmatige basis reinigt;
de medewerker op het einde van de huurtermijn de bedrijfsfiets in correcte staat inlevert.
Bij beschadiging of ongeval is de medewerker aansprakelijk voor alle daaruit voortvloeiende eigen schade of schade aan derden. Ingeval van een speed pedelec en indien de medewerker een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid heeft genomen via o2o, zal deze verzekering de
tussenkomst onderzoeken. o2o kan naar eigen goeddunken beslissen om de
terbeschikkingstelling van de bedrijfsfiets te schorsen of te beëindigen bij zware inbreuken op deze raamovereenkomst of het verkeersreglement. In geval van dergelijke vroegtijdige beëindiging van het fietscontract is artikel 4.8 Vroegtijdig einde fietscontract van toepassing.
4.7 Wettelijke verkeerscodes
De medewerker dient zich tegenover de Klant ertoe te verbinden de bedrijfsfiets te gebruiken conform de wettelijke verkeerscode. De boetes voor overtredingen van het verkeersreglement, administratieve sancties en andere kosten ingevolge onwettelijk of onveilig rijgedrag zijn de verantwoordelijkheid van en uitsluitend ten laste van de medewerker. Hij/zij moet deze boetes binnen de vereiste termijn betalen.
De kosten hiervoor worden door o2o rechtstreeks met de medewerker afgehandeld. Indien onbetaalde boetes, sancties of andere kosten, hun administratieve afhandeling hiervan en verdediging extra kosten voor o2o met zich meebrengen, worden deze doorgerekend aan de Klant vermeerderd met 25 euro incl. BTW voor de administratieve kost. Dit bedrag kan dan gerecupereerd worden via het nettoloon van de medewerker, indien dit zo wordt omschreven in de fietsbeleidovereenkomst.
4.8 Vroegtijdig einde fietscontract uitgezonderd einde van de arbeidsovereenkomst van de medewerker
In andere gevallen van vroegtijdig einde van het fietscontract dan een onvoorzien einde van de arbeidsovereenkomst van de medewerker, zoals doch niet-limitatief,
Pagina 32
beëindiging van deze overeenkomst en de daaruit vloeiende fietscontracten zoals vermeld in artikel 4.1 Geldigheid en duur van de raamovereenkomst tussen de Klant en o2o;
beëindiging van het fietscontract door o2o bij zware inbreuken op deze
raamovereenkomst of het verkeersreglement zoals vermeld in artikel 4.6 Gebruik van de fiets;
vermindering van de capaciteit van de medewerker om bij te dragen via de loonruil, het mobiliteitsbudget of andere wijze;
en een einde van het arbeidscontract met het oog op pensioen;
is de Klant altijd gehouden zijn tot betaling van alle reeds vervallen, achterstallige en in geval van verbreking zonder overname van de fiets, opties en accessoires ook de toekomstige huurgelden.
Zie artikel 2.7.2 Vroegtijdig einde fietscontract voor de condities bij overname van de fiets, opties en accessoires.
Ingeval de fiets, opties en accessoires niet worden overgenomen, dient de gehuurde fiets, inclusief opties en accessoires, slot en sleutels, op een afgesproken tijdstip en locatie bij de Klant aanwezig te zijn. o2o controleert de staat van de gehuurde artikelen en zorgt voor het ophalen van de artikelen, in aanwezigheid van de medewerker, de Klant of zijn/haar vertegenwoordiger (zie ook het artikel 4.9 Staat van de fiets bij terugname door o2o bij het beëindigen van het fietscontract).
De Klant is verantwoordelijk voor de beschikbaarheid van de artikelen. Als de artikelen niet beschikbaar zijn voor o2o, rekent o2o daarenboven de overnameprijs bij normaal einde van het fietscontract aan aan de Klant.
4.9 Staat van de fiets bij terugname door o2o bij het beëindigen van het fietscontract
De gehuurde fiets, inclusief opties, accessoires, slot en sleutels, moet op het afgesproken tijdstip, tijdens de kantooruren, en de afgesproken locatie bij de Klant aangeboden worden, in
aanwezigheid van de medewerker of zijn/haar vertegenwoordiger en in volgende staat:
Op het ogenblik van teruggave moet de fiets zich in goede staat bevinden, voorzien van alle originele of gelijkwaardige onderdelen. Hiermee wordt bedoeld in een toestand die beantwoordt aan een normaal gebruik. Volgende schade wordt hierbij getolereerd:
> Kleine krassen in het frame en onderdelen eigen aan het gebruik van een fiets.
Putten en grote krassen zijn niet aanvaardbaar. Het frame mag geen tekenen van oxidatie vertonen.
> Gebruikersslijtage van alle slijtagegevoelige onderdelen: banden, remmen, aandrijving, kabels, handvaten, zadel, pedalen, rekje. Alle onderdelen dienen in goed werkende staat te zijn en slijtage mag niet ten koste van de veiligheid gaan.
De slijtage mag evenmin het gevolg zijn van een gebrek aan onderhoud en herstellingen, overeenkomstig artikel 4.6.
> Specifiek voor elektrische fietsen: gebruikelijke capaciteitsvermindering van de batterij.
Specifiek voor speed pedelec elektrische fietsen moeten bij de teruggave van de fiets ook het inschrijvingsformulier en het gelijkvormigheidsattest teruggeven worden. Als dat niet teruggegeven kan worden, wordt hiervoor €100 incl. btw aangerekend.
Op het ogenblik van teruggave moet de fiets volledig schoongemaakt zijn.
Pagina 33
Als de fiets op het ogenblik van teruggave niet voldoet aan bovenvermelde afspraken, wordt de kost voor de herstelling doorgerekend, met een maximum van de residuele waarde, tenzij de medewerker de fiets overneemt. o2o zorgt voor het ophalen van de fiets op het afgesproken tijdstip. Als de afspraak niet worden nagekomen, zonder geldige reden en voorafgaandelijke verwittiging minimum 24u op voorhand, kunnen extra kosten in regie worden aangerekend.
4.10 Keuze van de fietshandelaar
o2o behoudt zich het recht de samenwerking met een fietshandelaar te weigeren, maar moet dan een gepast alternatief aan de medewerker voorstellen.
4.11 Uitsluitingen omniumservice
Het actuele overzicht van de algemene voorwaarden, de uitsluitingen en eventuele wijzigingen aan de service zijn te vinden op www.o2o.be/bike-services/conditions.
Als de fiets werd gestolen of verder onbruikbaar is en er is niet voldaan aan de
verzekeringsvoorwaarden, is de beschadiging of diefstal niet gedekt door de verzekeraar. In dat geval wordt het fietscontract stopgezet en wordt de actuele overnameprijs van de fiets, opties en accessoires gefactureerd aan de Klant.
4.12 Facturatie
4.12.1 Modaliteiten verbonden aan de facturatie aan de Klant
Alle bovengenoemde prijzen zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld (zoals bijvoorbeeld de catalogusprijs).
De Klant ontvangt één elektronische factuur voor de hele fietsvloot, met vermelding van volgende gegevens: o2o orderID-nummer, beschrijving van de fiets en cost center. (Meer details per order zijn beschikbaar in myo2o Fleet & HR.)
Facturen worden maandelijks opgemaakt, net voor aanvang van een nieuwe maand voor de betreffende maand. De huurprijzen voor onvolledige maanden van huur worden pro rata verrekend.
De factuur wordt doorgestuurd in pdf- en UBL2.0-formaat via e-mail of via Peppol in UBL2.1-formaat.
Het is mogelijk aparte facturen te ontvangen voor verschillende vennootschappen.
Alle facturen en de betalingstatus ervan kunnen steeds online geraadpleegd worden.
De betaaltermijn bedraagt dertig (30) kalenderdagen na ontvangst van de factuur of verloopt via domiciliëring.
Bij laattijdige betaling …
> … is een intrest verschuldigd vanaf de uiterste betaaldatum tot de dag van ontvangst van het totale bedrag van de factuur, in overeenstemming met de wettelijke bepalingen, zoals gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op 7 augustus 2002;
> … heeft o2o het recht, zonder vereiste van voorafgaande ingebrekestelling, zijn prestaties op te schorten en de ter beschikking gestelde fiets(en) op te halen en te stallen totdat alle onbetaalde facturen en de gebeurlijk aan het ophalen en het
Pagina 34
stallen verbonden kosten zijn betaald. In dat geval is de Klant de forfaitaire schadevergoeding zoals bepaald in artikel 4.8 Vroegtijdig einde fietscontract uitgezonderd einde van de arbeidsovereenkomst van de medewerker van deze overeenkomst aan o2o verschuldigd. Het voorgaande is enkel van toepassing als o2o de Klant schriftelijk op de hoogte heeft gebracht van zijn intentie zijn diensten op te schorten en alle fietsen op te halen, indien de Klant het nalaat onbetwiste facturen te betalen binnen de 30 dagen na dat schrijven.
4.12.2 Kosten voor de medewerker
Volgende kosten kunnen doorgerekend worden aan de medewerker:
eventuele persoonlijke bijdrage voor het huurcontract zoals bepaald in artikel 2.6 Mogelijkheid tot persoonlijke bijdrage van de medewerker;
overnameprijs van de fiets, opties en accessoires zoals bepaald in artikel 2.7 Einde fietscontract met minimale administratie;
verbrekingsvergoeding voor vroegtijdige stopzetting van het contract zoals bepaald in artikel 2.7.2 Vroegtijdig einde fietscontract en in artikel 4.8 Vroegtijdig einde fietscontract uitgezonderd einde van de arbeidsovereenkomst van de medewerker;
franchise bij tussenkomst van de diefstal- en schadeverzekering zoals bepaald in artikel 3.6 Omniumservice;
boetes, administratieve sancties en andere kosten zoals bepaald in artikel 4.7 Wettelijke verkeerscodes;
kost voor verlies van inschrijvingsformulier van speed pedelec zoals bepaald in artikel 4.9 Staat van de fiets bij terugname door o2o bij het beëindigen van het fietscontract;
kosten bij inlevering van de fiets zoals bepaald in artikel 4.9 Staat van de fiets bij terugname door o2o bij het beëindigen van het fietscontract;
in het uitzonderlijke geval mocht de medewerker een negatief servicebudget (zoals beschreven in artikel 3.3 Servicebudget) bekomen (het servicebudget kan in principe niet negatief worden).
De eventuele persoonlijke bijdrage voor het huurcontract wordt altijd rechtstreeks aangerekend aan de medewerker. Bij niet-betaling zal de bestelling geannuleerd worden. Bij overname van de fiets, opties en accessoires door de medewerker bij normaal einde van het fietscontract rekent o2o de overnameprijs altijd rechtstreeks aan aan de medewerker. Bij niet-betaling dienen de fiets, opties en accessoires ingeleverd te worden bij o2o.
Voor alle overige kosten en omstandigheden heeft de Klant de keuze bovenstaande kosten te laten factureren aan de Klant zelf dan wel aan de medewerker rechtstreeks. Ingeval de medewerker nalaat de factuur te betalen en nog steeds nalaat na 3 herinneringen, waarin gewezen wordt dat de volledige schuld én 25 euro incl. BTW in mindering kunnen worden gebracht van het nettoloon, wordt dit totaalbedrag gefactureerd aan de Klant na voorafgaande communicatie.
4.13 Aansprakelijkheid en verantwoordelijkheden
o2o is niet verantwoordelijk voor lichamelijke schade en schade aan derden. Hiervoor gelden de gebruikelijke voorwaarden van de arbeidsongevallenverzekering of familiale verzekering, afgesloten door de Klant en/of zijn medewerker.
Pagina 35
Indien de Klant kiest voor automatische goedkeuring van de bestellingen, wordt de offerte aanvaard na goedkeuring door de medewerker door ondertekening van de huurofferte, het addendum bij de arbeidsovereenkomst of door goedkeuring via de cafetariaplantool / flexible income plan / flexible reward tool / … van de Klant.
De Klant is ervoor verantwoordelijk dat de afspraken in dit document gerespecteerd worden. De afspraken met de medewerkers moeten vastgelegd worden in een fietsbeleidovereenkomst.
De verantwoordelijkheden van de gebruiker en de individuele contractvoorwaarden van het fietscontract nemen pas een einde als de fiets is ingeleverd, overgenomen werd of als de fiets is verloren door diefstal of schade, en als alle huurgelden volledig zijn betaald, er geen enkel bedrag aan o2o verschuldigd blijft en er aan alle andere verplichtingen uit hoofde van deze raamovereenkomst en het fietscontract werd voldaan.
4.14 Vertrouwelijkheid
Vertrouwelijke informatie: alle informatie, in welke vorm dan ook, die uitdrukkelijk als
"vertrouwelijke informatie" is aangeduid door de partij die deze heeft verstrekt of die op grond van haar aard redelijkerwijs als vertrouwelijk kan worden beschouwd.
Elke partij verbindt zich ertoe alles in het werk te stellen om het vertrouwelijke karakter van vertrouwelijke informatie te waarborgen. Beide partijen verbinden zich er onder meer toe om op elk moment gedurende de looptijd van deze raamovereenkomst en tot vijf (5) jaar na de
beëindiging van deze overeenkomst, de vertrouwelijke aard van de informatie te beschermen: (i) vertrouwelijke informatie te gebruiken, openbaar te maken of te kopiëren, dan wel toe te staan dat derden deze informatie uitsluitend gebruiken of kopiëren met als enig doel de uitvoering van deze raamovereenkomst, (ii) vertrouwelijke informatie geheel of gedeeltelijk, mondeling of schriftelijk, niet openbaar te maken of beschikbaar te stellen aan andere personen dan die welke daarvan voor de uitvoering van de raamovereenkomst op de hoogte dienen te zijn, (iii) de vertrouwelijke informatie aan de andere partij terug te geven of te vernietigen indien blijkt dat deze niet langer noodzakelijk is voor de uitvoering van de raamovereenkomst, in geval van beëindiging van de raamovereenkomst, of op uitdrukkelijk schriftelijk verzoek van de andere partij. Elke partij mag echter één (1) kopie van de vertrouwelijke informatie bewaren voor
archiverings- en verdedigingsdoeleinden. Elke partij zal de bekendmakende partij onmiddellijk op de hoogte stellen van elke ongeoorloofde bekendmaking of verlies van vertrouwelijke informatie, zodra zij op de hoogte is van de ongeoorloofde bekendmaking of het verlies van vertrouwelijke informatie.
De geheimhoudingsplicht geldt niet voor informatie die:
zich bevindt in het publieke domein;
bekend is of wordt, op een rechtsgeldige wijze en zonder inbreuk te maken op de bepalingen van de raamovereenkomst;
reeds bekend was bij de ontvangende partij, zonder dat deze informatie onder enige geheimhoudingsplicht is verstrekt;
door de ontvangende partij rechtmatig is verkregen van een derde partij die niet tot geheimhouding verplicht is;
de ontvangende partij in het kader van een zorgvuldigheids- en/of externe
controleprocedure of in overeenstemming met een toepasselijke wet of een rechterlijke uitspraak de informatie openbaar moet maken, op voorwaarde dat de ontvangende partij de partij die de informatie oorspronkelijk heeft verstrekt vooraf en op redelijke wijze op de
