Deze raamovereenkomst beschrijft de algemene werking en voorwaarden van een o2o-fietsplan.
De precieze services dewelke o2o zal uitvoeren voor HR en de medewerkers, en welke niet, zullen gekozen worden tijdens de implementatie van de dienstverlening. o2o overloopt alle nodige parameters met de Klant en deelt daarbij haar kennis, ervaring en advies, op vlak van wetgeving, loonverwerking, HR-beleid, operationele aspecten, etc., zodat een efficiënt, helder en fiscaal voordelig fietsplan ontstaat. Zo worden bijv. besproken welke diensten binnen de fietsleasing de medewerkers zullen kunnen genieten, de rechten en plichten voor de medewerkers, de manier waarop er budget wordt gecreëerd voor fietsleasing, de eventuele integratie in een cafetariaplan / flexible income plan e.d.
Eenvoud, daar staat o2o voor. Door een keuze tussen onderstaande servicepakketten kiest de Klant reeds eenvoudig tussen de services voor haar als werkgever in functie van haar behoeften en opzet van fietsleasing. De Klant kan kiezen tussen drie mogelijke servicepakketten:
Self-service Full Service Full Integration
De Klant neemt een deel van de taken die komen kijken bij
het organiseren van fietsleasing op zich.
o2o neemt alle taken over van de Klant. De Klant dient enkel orderaanvragen goed
Het voornaamste onderscheid tussen de drie servicepakketten kenmerkt zich in de ondersteuning die o2o biedt bij de verwerking van de bijdrage van de medewerker voor de fietsleasing. Dit gebeurt doorgaans via een zogenaamde brutoloonruil / “salary sacrifice” of via het gebruik van een mobiliteitsbudget.
Indien fietsleasing wordt geïntegreerd in een breder cafetariaplan, flexible income plan e.d., dan wordt de loonruil veelal in dat systeem berekend. Hetzelfde geldt voor de integratie van
fietsleasing in een wettelijk of bedrijfseigen mobiliteitsbudget. In dergelijk geval kiest de Klant voor het Full Integration servicepakket.
Indien fietsleasing niet omvat is in een cafetariaplan, dan kan o2o voorzien in de
berekeningsmodule die de brutobijdrage van de medewerker automatisch berekent. Dit is zo voorzien in het Full Service pakket. De bruto- of nettobijdrage van de medewerker kan volledig budget-neutraal berekend worden op maat van de Klant. Dat is mogelijk door een fiscale en
Pagina 16
parafiscale tussenkomst van de overheid en de brutobijdrage4 van de medewerker. Ingeval o2o de loonruilberekening uitvoert, kan o2o voor de Klant en de medewerker ook het addendum bij de arbeidsovereenkomst opmaken voor elke individuele offerte. Zo’n addendum is nodig om de rechten en plichten vast te leggen, alsook de inspanning van de medewerker zelf te formaliseren.
Ten slotte is er het Self-servicepakket. Hierbij staat HR zelf in voor de berekening van de loonruil en bijdrage van het mobiliteitsbudget voor elke offerteaanvraag door de medewerkers. HR staat zelf dan ook in voor de opmaak van het addendum bij de arbeidsovereenkomst.
In onderstaande tabel wordt het verschil in service tussen de drie servicepakketten in detail overlopen. De gedetailleerde bestellingsprocedures zijn beschikbaar via je accountmanager.
Self-service Full Service Full Integration Implementatie met persoonlijke begeleiding
o2o maakt in samenwerking met de Klant
het fietsplan op x x x
o2o maakt de fietsbeleidovereenkomst5 op
maat van de Klant (NL/FR/EN) x x
o2o levert Word-template voor opmaak van de fietsbeleidovereenkomst door de Klant (NL/FR/EN)
x
o2o levert Word-template voor het addendum bij de arbeidsovereenkomst (NL/FR/EN)
x
o2o geeft presentaties op maat van de
Klant voor de medewerkers (on-site/online) x x
o2o stelt communicatiemateriaal ter
o2o maakt een individuele huurofferte op
op maat van de gekozen fiets en diensten x x x
HR berekent zelf de loonruil voor elke huurofferte en stelt het addendum bij de arbeidsovereenkomst op
x
o2o voert de loonruilberekening uit voor
arbeiders en bedienden x
4De parameters worden ingesteld tijdens de implementatie op de specifieke werknemerspopulaties. De brutobijdrage van de medewerkers betekent een verlaging van het uitbetaalde brutoloon van de medewerkers, via maandloon, uurloon, eindejaarspremie, bonus, vakantiegeld, eventuele andere
budgetcreatoren, of een combinatie daarvan. o2o kan zo nodig rekening houden met diverse parameters, zoals patronale sociale bijdragen, dertiende maand en vakantiegeld, arbeidsongevallenverzekering, groepsverzekering en eigen incentives van de Klant.
5De fietsbeleidovereenkomst is het contract dat de rechten en plichten van de Klant en de medewerker vastlegt voor het gebruik van de bedrijfsfiets.
Pagina 17
o2o maakt het individuele addendum bij de arbeidsovereenkomst op op maat van de medewerker, de gekozen fiets en diensten
x
Het addendum bij de arbeidsovereenkomst
verloopt via het cafetariaplan x
o2o zorgt voor het ondertekenen door de medewerker en het borgen van de officiële documenten
x x x
o2o brengt de Klant op de hoogte van een
geleverde fiets voor update van de payroll x x x
o2o communiceert rechtstreeks met de medewerker tijdens de opvolging van de bestelling en voor het gebruik van de fietsservices
x x x
o2o biedt een helpdesk voor de Klant en de
medewerkers x x x
Myo2o Biker
Medewerkers simuleren via myo2o Biker op eigen initiatief en zelfstandig huuroffertes op basis van hun statuut, gekozen fiets en diensten
x x x
Medewerkers berekenen via myo2o Biker
hun loonruil voor elke huurofferte x
Medewerkers berekenen via het
cafetariaplan of multi-mobiliteitsplan hun bijdrage berekenen voor elke huurofferte
x
Medewerkers ondertekenen hun huurofferte
online en digitaal via myo2o Biker x x
Medewerkers ondertekenen hun addendum bij de arbeidsovereenkomst online en digitaal via myo2o Biker
x
Medewerkers keuren hun huurofferte goed
in het cafetariaplan via de cafetariaplantool x
Medewerkers kunnen hun
onderhoudshistoriek en servicebudget opvolgen
x x x
Alle communicatie over de opvolging van een bestelling, schade, diefstal, garantie en einde contract
gebeurt rechtstreeks tussen de medewerker en o2o, zonder nodige tussenkomst van HR
x x x
Myo2o Biker voorziet alle nodige informatie inzake het fietsbeleid, de procedures en het gebruik van de diensten van o2o en haar partners
x x x
Medewerkers kunnen via myo2o Biker
offertes aanvragen bij de fietshandelaar x x x
Pagina 18
Medewerkers kunnen hun persoonlijke documenten en gegevens raadplegen alsook hun persoonlijke gegevens wijzigen
x x x
Myo2o Fleet & HR
Klant beheert zelf haar bedrijfsgegevens en
gebruikers van het portaal x x x
Fleet/HR keurt alle orders digitaal goed6 (of
af) x x x
Digitaal vlootbeheer x x x
Consulteren van alle informatie voor de
payroll-verwerking x x x
Kostenplaatsen/personeelsnummers
toewijzen voor facturatie x x x
Consulteren en beheren van de officiële
documenten per order x x x
Beheer status payroll-verwerking bij start en
einde contract x
Koppeling mogelijk met het interne payroll-systeem van de Klant voor automatische payroll-verwerking (API)
(optioneel) (optioneel)
Integratie met cafetariaplan / multi-mobiliteitsplan
Koppeling met cafetariaplan-systeem x
Bestellingen worden automatisch goedgekeurd door koppeling met cafetariaplan
x
Cafetariaplan berekent de loonruil x
Automatische verwerking payroll x