In deze handleiding beschrijven wij hoe je Webex gebruikt op een managed laptop. Je kunt Webex gebruiken voor audio- of videoconferencing.
De Webex Client vind je in je Startmenu onder ‘Cisco Webex Meetings’. Zie je de Webex Client nog niet staan? Dan moet je eerst je managed laptop herstarten, vervolgens je VPN-verbinding tot stand brengen en daarna pas inloggen.
Heb je je Webex-account nog niet geactiveerd?
Pak dan eerst de uitnodigings e-mail van Cisco (webex_comm@webex.com) erbij met als onderwerp: Rijksvideo Vergaderen has invited you to Cisco Webex. Klik op de knop
“Activate” en volg de stappen.
SSC-ICT|2
Eerste keer opstarten van de Webex client
Ga naar Windows START
Scroll naar “Cisco Webex Meeting”
Klik op “Cisco Webex Meetings”
Klik op “Cisco Webex Meetings”
Cisco Webex Meetings start op. Dit kan enkele seconden duren.
• Controleer of rijksvideo.webex.com/rijksvideo staat aangegeven (zie afbeelding hieronder). Is dat niet het geval voer dit dan in.
Klik op “Volgende”
Vul jouw e-mailadres in
Klik op “Volgende”
SSC-ICT|3
Vul jouw Webex-wachtwoord in
Klik op “Aanmelden”
Ben je je wachtwoord vergeten?
Klik dan op de tekst “Wachtwoord vergeten?” Er wordt dan een zes-cijferige
bevestigingscode verzonden naar je e-mailadres. Vul de code in, voer 2 keer je nieuwe wachtwoord in en druk op “Opslaan en verzenden”.
Je kan de beveiligingsmelding te zien krijgen die hieronder staat afgebeeld.
Meld dit via e-mail bij de Servicedesk met een printscreen van de melding en klik vervolgens op “OK”
De Cisco Webex Full Client start nu op.
Wanneer je de volgende keer je managed laptop opnieuw opstart, hoef je alleen maar Cisco Webex Meetings in het startmenu aan te klikken. Cisco Webex Meetings start dan direct op zonder opnieuw in te loggen.
SSC-ICT|4
Deelnemen aan of starten van een vergadering
Als je bent uitgenodigd voor een vergadering of een vergadering hebt ingepland staat deze in de lijst onder “Aankomende vergaderingen”.
1. Selecteer de vergadering 2. Kies “deelnemen” of “starten”
Andere manieren om in een vergadering te komen zijn:
• Wanneer je afspraak begint verschijnt er rechtsonder in je scherm een
vergaderingsherinnering van je afspraak. Klik hier op de groene knop “Deelnemen aan de vergadering” of “Vergadering starten”
• Druk op de groene knop “Deelnemen aan vergadering” in je agenda-item in Outlook en je neemt deel aan de vergadering.
Let op:
Je vindt de afspraak alleen in je Outlook-agenda terug als je het vergaderverzoek dat je in je e-mail hebt ontvangen, hebt geaccepteerd.
SSC-ICT|5
Plannen van een vergadering
1. Klik op “Planning”
2. Een nieuw agenda-item in Outlook wordt geopend en je kunt op de gebruikelijke manier een afspraak inplannen
Let op!
1. Wees terughoudend met het voeren van vertrouwelijke gesprekken via Webex en deel geen vertrouwelijke documenten. Je kunt de documenten versturen via de zakelijke e-mail.
2. Check als organisator van de vergadering altijd even of alleen de genodigden aan de vergadering deelnemen door rechtsboven op het hoofdje met streepjes te klikken.
3. Het is niet mogelijk om als organisator alle deelnemers tegelijkertijd op mute te zetten. Dit moeten de deelnemers zelf doen.
Vergaderverzoek via Webex toevoegen aan Outlook
Krijg je een e-mail van Rijksvideo vergaderen? Dan staat deze niet automatisch in je Outlook-agenda. Wil je het vergaderverzoek toevoegen aan je agenda? Doe dan het volgende:
1. Open de e-mail met de uitnodiging
2. Dubbelklik op de rechter bijlage aan de bovenkant met als titel ‘Webex_meeting.ics
3. Er verschijnt een pop-up op je scherm. Klik op “Ja”
Je hebt nu een uitnodiging van Outlook in beeld. Druk op “Accepteren” zodat de organisator weet dat jij aanwezig bent bij het overleg.
