In deze handleiding beschrijven wij hoe je Webex installeert op een iPhone of iPad. Je kunt Webex gebruiken voor audio- of videoconferencing.
Let op: Deze handleiding geeft op hoofdlijnen aan wat je moet doen, maar per apparaat kan het uiterlijk enigszins verschillen. Houd er rekening mee dat de kleuren en lay-out van de schermen op jouw apparaat kunnen afwijken van de afbeeldingen die wij in deze handleiding gebruiken.
op een iPhone of iPad
SSC-ICT|2
Voordat je kunt beginnen is het vereist dat je je Webex-account hebt geactiveerd.
Nog geen Webex-account of aanmeldgegevens kwijt?
Wil je Webex gebruiken? Dan moet je eerst je Webex-account activeren. Heb je dat nog niet gedaan? Activeer dan eerst je Webex-account.
• Kies op deze pagina voor 'Meld u aan' en typ je e-mailadres in van het ministerie waar je werkzaam bent.
• Klik op 'Volgende' en je ziet staan 'Activering van uw account is in behandeling'.
• Klik op 'Verzend opnieuw' en je ontvangt een nieuwe e-mail om je account te activeren.
Verschijnt 'Activering van uw account is in behandeling' niet op je beeldscherm? Dan is je account al geactiveerd en kan je een nieuw wachtwoord aanvragen.
Ben je je wachtwoord vergeten? Vraag dan om een nieuw wachtwoord op de website van Webex.
• Kies dan voor ‘Meld u aan’, typ je e-mailadres in van het ministerie waar je werkzaam bent en klik op ‘Volgende’.
• Kies daarna voor ‘Wachtwoord vergeten’.
1. Open de App Store door te klikken op het icoon op de afbeelding hieronder (met een driehoek figuurtje en onderaan ‘App store’):
2. Klik op het vergrootglas in je scherm, en vul ‘Webex’ in de zoekbalk die verschijnt.
3. Kies de (gratis) versie met de naam ‘Cisco Webex Meetings’, klik op ‘Download’
of ‘Installeer’ en accepteer de voorwaarden.
SSC-ICT|3
4. Wordt er om een wachtwoord gevraagd? Vul dan het wachtwoord in van je Apple- ID.
5. Kies na het downloaden “Open” om de app te openen.
6. Er verschijnt een pop-up over servicevoorwaarden zoals te zien op de afbeelding hieronder. Klik op “Ik ga akkoord”.
SSC-ICT|4
7. Kies voor “Aanmelden”
8. Vul je e-mailadres in
9. Selecteer: Rijksvideo.webex.com.
10. Vul je e-mailadres en wachtwoord in en druk dan op “Aanmelden”
SSC-ICT|5
11. Na het aanmelden zie je onderstaand scherm. Volg de instructie op het scherm.
12. Sluit Webex af door op de Home button te drukken. Na installatie vind je de Webex- applicatie terug via het volgende icoon Webex Meet.
SSC-ICT|6
Vergaderverzoek via Webex toevoegen aan Outlook
Krijg je een e-mail van Rijksvideo vergaderen? Dan staat deze niet automatisch in je Outlook-agenda. Wil je het vergaderverzoek toevoegen aan je agenda? Doe dan het volgende:
1. Open de e-mail met de uitnodiging
2. Dubbelklik op de rechter bijlage aan de bovenkant met als titel ‘Webex_meeting.ics
3. Er verschijnt een pop-up op je scherm. Klik op “Ja”
Je hebt nu een uitnodiging van Outlook in beeld. Druk op “Accepteren” zodat de organisator weet dat jij aanwezig bent bij het overleg.
SSC-ICT|7
Deelnemen aan een vergadering
Als je bent uitgenodigd voor een vergadering staat deze in de lijst bij “Mijn vergaderingen”.
1. Selecteer de vergadering waar je aan gaat deelnemen 2. Kies “deelnemen”
Let op:
• Je vindt de afspraak alleen in je agenda terug als je het vergaderverzoek dat je in je mail hebt ontvangen, hebt geaccepteerd.
• Kies steeds ‘OK’ als er een vraag komt als “Webex wil toegang tot de telefoon/camera/microfoon.” De overige vragen kun je weigeren.
Andere manieren om in een vergadering te komen zijn:
1. Open de afspraak in je agenda in de BlackBerry-app
2. Druk op de groene knop “Deelnemen aan vergadering” en je neemt deel aan de vergadering.
Let op: Om de netwerken van Cisco niet teveel te belasten vragen wij je niet in te bellen via het aangegeven telefoonnummer in je e-mailbericht maar alleen de mogelijkheid
“Deelnemen aan vergadering” te gebruiken.
1. Kies “Aan vergadering deelnemen” in de Webex-app.
2. Vul het vergadernummer en (eventueel) het wachtwoord in bij “Join Meeting”. Dit is te vinden in de afspraak in je agenda.
3. Mogelijk krijg je een scherm in beeld waar Webex je e-mailadres vraagt. Vul daar dan je e-mailadres in en klik op “Volgende”.
Nu komt de tekst “Bezig met verbinding te maken met de vergadering” in beeld.
Als er een pop-up volgt met de tekst ‘Verbinden met audio”, kies dan “Verbinding maken via internet”.
4. Klik op het videopictogram en kies “Mijn video starten”.
5. Vaak gebeurt het dat daarna de volgende tekst verschijnt: jouw microfoon is gedempt. Soms verschijnt de tekst niet in beeld, maar staat de microfoon toch uit.
In dat geval staat er een streepje door de afbeelding met de microfoon. Je bent dan nog niet te horen door de andere deelnemers in de vergadering. Klik op het
audiopictogram (boven in het scherm) om je microfoon aan te zetten, en kies
“Gesprek dempen ongedaan maken” of “Verbinding maken via audio” of iets anders met dezelfde betekenis.
Je bent nu klaar voor de afspraak.
6. Dubbelklik op de video van je collega om hem/haar volledig in beeld te zien.
7. Klik op het icoontje om jezelf in beeld te zien zodat je zeker weet dat je collega’s jou ook zien.
SSC-ICT|8
Plannen van een vergadering
1. Veeg van links naar rechts naar “Mijn vergaderingen”
2. Druk rechtsboven op het plusteken om een nieuwe vergadering aan te maken 3. Vul eerst het onderwerp in waar nu staat “Vergadering van [Voornaam
Achternaam]”.
4. Het wachtwoord voor de vergadering is automatisch gegenereerd, maar je kunt er ook voor kiezen zelf een wachtwoord aan te maken.
a. Verwijder hiervoor het gegenereerde wachtwoord. Je krijgt nu te zien waar je wachtwoord aan moet voldoen.
5. Bij deelnemers kun je nu elke persoon toevoegen door de e-mailadressen in te vullen. Elk e-mailadres moet op een nieuwe regel komen door “Genodigde toevoegen” te selecteren. Hier kun je ook niet-collega’s toevoegen.
Soms lijkt een nieuwe regel toevoegen niet te werken. Je kunt dan ook een extra e- mailadres achter de eerste toevoegen door op <enter> te drukken.
6. Selecteer vervolgens de datum, tijd en geschatte tijdsduur van de vergadering, en klik op “Plannen”.
Let op!
1. Wees terughoudend met het voeren van vertrouwelijke gesprekken via Webex en deel geen vertrouwelijke documenten. Je kunt de documenten versturen via de zakelijke e-mail.
2. Check als organisator van de vergadering altijd even of alleen de genodigden aan de vergadering deelnemen door rechtsboven op het hoofdje met streepjes te klikken.
3. Het is niet mogelijk om als organisator om alle deelnemers tegelijkertijd op mute te zetten. Dit moeten de deelnemers zelf doen.
Colofon SSC-ICT Koningskade 4 Postbus 20906 2500 EX Den Haag
