Kleos Tips & Tricks Facturatie via PEPPOL

(1)

1 Kleos - Wolters Kluwer

Kleos Tips & Tricks

Facturatie via PEPPOL

Ook als advocaat bent u verplicht om uw facturen in elektronische vorm te

versturen naar overheden en overheidsbedrijven. (Lees meer over deze Europese verplichting.)

Het versturen van UBL-facturen over het PEPPOL-netwerk heeft verschillende voordelen. Ten eerste gaat het om een beveiligd netwerk waartoe je enkel toegang krijgt via gecertificeerde access points. Het gesloten netwerk zorgt ervoor dat gevoelige financiële data veilig kan worden uitgewisseld tussen bedrijven en overheidsinstanties.

Welke Kleos versies bevatten deze mogelijkheid?

Indien u beschikt over een Pro of Business contract in Kleos, kan deze optie gratis geactiveerd worden via onze helpdesk.

Configuratie

Van zodra de optie door onze helpdesk werd geactiveerd, dient u nog enkele stappen te doorlopen opdat de verzending van facturen via PEPPOL correct kan verlopen.

1. PO nummer toekennen in Kleos

Een inkoopordernummer (purchase order number of PO-nummer) is een alfanumerieke code die wordt toegewezen aan een bepaald verzoek om goederen of diensten te kopen. PO-

nummers worden intern gebruikt door bedrijven om hun aankopen te volgen. Zo ontstaat er een overzicht van hetgeen gebudgetteerd werd en wat er effectief gefactureerd werd.

Het PO-nummer is verplicht voor facturen die u wil verzenden naar PEPPOL.

Indien dit niet is toegevoegd, zal de factuur verworpen worden na versturen.

(2)

Het PO nummer kan toegevoegd worden op dossierniveau

• Dossier – facturatie – meer - opties

U gaat in het betreffende dossier naar het tabblad Facturatie. Daar opent u het menu Meer en kiest u vervolgens ‘Opties’. Daar kan u in het tabblad Algemeen het PO nummer ingeven in het toepasselijke veld.

Het PO nummer kan worden toegevoegd op identiteitsniveau

• Identiteit – profiel – profieltype: facturatie cliënt

U gaat naar de specifieke identiteit in Kleos. Daar klikt u het tabblad Profielen en selecteert u het profieltype Facturatiecliënt via het dropdownmenu bovenaan.

Vervolgens kan u PO nummer ingeven in het toepasselijke veld.

(3)

Bij de aanmaak van een factuur zal KLEOS het PO nummer ingebracht in het dossier of in het profiel van de facturatiecliënt overnemen.

In het geval er zowel een PO nummer is ingebracht in het dossier alsook bij de facturatiecliënt zal KLEOS het PO nummer van het dossier nemen.

Indien geen PO nummer is ingebracht in het dossier of in het profiel van de facturatiecliënt kan men tijdens het aanmaken van de factuur het PO nummer inbrengen.

(4)

2. Controle BTW nummer

• Identiteitsfiche

Wij adviseren om het BTW nummer eerst in te geven in de identiteitsfiche van de cliënt alvorens u de factuur aanmaakt.

• Facturatie – betreffende factuur

Indien de factuur toch al aangemaakt is , dan kan u het BTW nummer wel nog manueel ingeven op deze plaats in de factuurgegevens. Hiervoor gaat u naar de facturatie, open de factuur, en controleer in het tabblad Cliënt of er een BTW nummer is ingevuld. Indien niet, dan kan u zelf een BTW nummer invullen, maar houdt er rekening mee dat u dit formaat dient te respecteren: BE 0405772873.

(5)

3. Bankrekening

Controleer of er een bankrekening is ingebracht bij de fiscale entiteit van de boekhouding. Dit doet u in de algemene configuratie (tandwieltje rechts

bovenaan). Vervolgens klikt u links onderaan op Boekhouding en selecteert u links bovenaan Fiscale entiteit. Daar kan u de betreffende entiteit terugvinden.

Nadien opent u ter controle in het tabblad Identiteiten de identiteitsfiche van de fiscale entiteit om de bankrekening te controlen of toe te voegen. De debiteur zal deze rekening gebruiken om de factuur te betalen. Indien het rekeningnummer is ingevuld, dubbelklik op het nummer en controleer of het BIC-nummer is ingevuld.

Dit dient ook ingevuld te zijn voor het verwerken van de Peppol-factuur.

(6)

(7)

4. Verzenden over PEPPOL via Kleos

Het versturen van een factuur via PEPPOL is alleen mogelijk voor

• Facturen, creditnota’s en provisienota’s met de status ‘Definitief’.

Opgelet! Dit geldt dus niet voor Ontwerpfacturen.

• Er dient een Word document te bestaan alvorens men kan versturen. Dit ziet u aan de hand van het word-icoontje.

Verzenden: Facturatie – E-factuur

U gaat naar het tabblad Facturatie bovenaan (niet in het dossier). U selecteert de betreffende factuur en vervolgens via de functieknop rechtsboven ‘E-factuur’ klikt u op aanmaken en verzenden.

OPGELET ER IS NOG GEEN CONTROLE BIJ HET VERSTUREN VAN EEN PEPPOL FACTUUR OF HET BTW NUMMER – PO NUMMER NIET ONTBREEKT. DE FACTUUR ZAL EFFECTIEF WORDEN VERSTUURD MAAR WORDEN VERWORPEN. DEZE CONTROLE ZAL IN DE VOLGENDE UPDATE KLEOS 6.9.3 WEL GEBEUREN.