1
De LVVP-visitatie in tijden van COVID-19 (versie 10, 5 oktober 2020)
De LVVP visitatie is in tijden van COVID-19 en daaraan gerelateerde maatregelen net als voorheen een traject dat bestaat uit twee voorbereidende bijeenkomsten en een visitatiedag.
Om reden van COVID-19 maatregelen en perspectieven is het LVVP-visitatietraject vanaf medio 2020 aangepast in een onlineversie. Het visitatietraject ontkomt er om technische, organisatorische en beleidsinhoudelijke redenen dus niet aan om de vormgeving, de wijze van behandeling van
onderwerpen en de begeleiding aan te passen, maar met behoud van de kern van ons beleid. Hierbij is zoveel als mogelijk rekening gehouden met de inhoud en tijdsbesteding.
De belangrijkste aanpassingen zijn:
Alle bijeenkomsten worden online gehouden met bijgevoegd programma als richtsnoer en met een expliciete(re) gescheiden rol en functie voor de visiteurs; in de voorbereidende bijeenkomsten in de rol en functie als moderator/regelaar/facilitator en tijdens de visitatiedag als visiteur.
Het inhoudelijke programma dat als richtsnoer geldt voor het online visitatietraject is (nog) opgesteld door de visitatiecommissie, de onlineacties/handleiding mede op grond van alle ervaringen uit de pilots en de ervaringen die reeds zijn opgedaan in het najaar 2020.
Het is verplicht om persoonlijk online aanwezig te zijn tijdens de beide bijeenkomsten en de visitatiedag. Derden mogen hier niet bij zijn.
De twee voorbereidende bijeenkomsten
Vanwege het onlinekarakter van de visitatie, de relatieve onbekendheid van de gevisiteerden met elkaar en het groepsproces is gekozen voor het ‘begeleiden’ van de in het visitatietraject voorziene voorbereidende bijeenkomsten.
Het doel van voorbereidende bijeenkomsten is het uitwisselen van ervaringen en resultaten naar aanleiding van het invullen van de visitatie-instrumenten, om zodoende van elkaar te leren en input te krijgen voor het maken van concrete verbeterplannen t.b.v. de praktijkvoering.
In de regel neemt een van de twee visiteurs in zijn rol als moderator/facilitator deel aan de bijeenkomsten, onder gebruikmaking van de handleiding die voor de visiteurs is geschreven.
Uitgangspunt is dat iedere visiteur, elk voor zich, een voorbereidende bijeenkomst voor zijn rekening neemt en dat beide deelnemen aan de visitatiedag (bijeenkomst en de twee praktijkbezoeken).
De informatie en codes worden door HCA verstrekt, net als externe moderators als LVVP-visiteurs deze rol niet kunnen of willen vervullen.
De visitatiedag (inclusief bijeenkomst)
Op de visitatiedag nemen beide visiteurs deel als visiteur.
2
Voorbereiding op online bijeenkomsten (zie ook de handreiking):
Online vergaderen is niet hetzelfde als een fysieke bijeenkomst. Het is raadzaam dat u voorafgaand aan deelname in Mdobeeldbellen het volgende realiseert:
- Hebt u de toegestuurde link voor Mdobeeldbellen bij de hand?
- Zorg dat uw camera en microfoon functioneren;
- Zorg voor koffie of thee of anderszins;
- Zorg voor een rustige werkomgeving waarin niets of niemand u kan storen.
- Zorg voor privacy.
Met deze toelichting vertrouwen wij erop dat u op adequate wijze de online LVVP-visitatie kunt doorlopen. Het is wellicht spannend op deze wijze, maar ook een uitdaging. Wij wensen u inspirerende online-bijeenkomsten. Succes!
3
De eerste voorbereidende LVVP-visitatiebijeenkomst: voorbereiding en programma Om een visitatiegroep daadwerkelijk te kunnen opstarten is vooraf maximale duidelijkheid nodig.
Deelnemers kunnen hun deelname tot uiterlijk 8 weken voor de eerste voorbereidende bijeenkomst annuleren; zie het visitatiereglement van de LVVP, onderdeel Financiën voor de algemene
voorwaarden en annuleringskosten.
De leden van een visitatiegroep ontvangen 6 weken voorafgaand aan de eerste voorbereidende bijeenkomst een uitnodigingsmail en de inloggegevens van ADAS, het digitale visitatiesysteem van de LVVP. Met de inloggegevens kunt u de vragenlijsten en een verbeterplan online invullen.
De deelnemers aan de visitatie lezen voorafgaand aan de voorbereidende bijeenkomst de
Kwaliteitscriteria voor de vrijgevestigde praktijk. U vindt deze op het ledendeel van de LVVP-website of in de bijlagen binnen ADAS.
Op de eerste voorbereidende bijeenkomst hebben de deelnemers de volledig ingevulde vragenlijsten online beschikbaar om digitaal te kunnen delen en twee willekeurig gekozen patiëntdossiers uit de eigen praktijk; dossiers met toestemming van de patiënt of geanonimiseerd.
Iedereen bereidt een korte ‘pitch’ voor van 1 à 2 minuten waarin men zich aan de andere deelnemers voor kan stellen.
Er zal gebruik worden gemaakt van Mdobeeldbellen van Caresharing, een AVG goedgekeurde encripted programma. Ook ADAS is AVG goedgekeurd.
Lees de instructie beeldbellen onderaan dit bericht. Daar staat ook waar u de linkjes naar de beeldbelsessies kunt vinden en de wachtwoorden. Test u de werking van het beeldbelprogramma ruim voor het gebruik in de visitatie. Met name het schermdelen kan om extra aandacht vragen voor bepaalde Mac-gebruikers (Apple). Hoe u moet handelen vindt u terug in de instructie beeldbellen.
Voorafgaand aan de eerste bijeenkomst zal de visiteur contact leggen met de
groepsvertegenwoordiger met de vraag of er in de voorbereiding al inhoudelijke vragen gerezen zijn bij de deelnemers van de groep. Technische vragen kunnen gesteld worden aan HCA.
4
Programma van de eerste voorbereidende LVVP-visitatiebijeenkomst
Rol visiteur/moderator: Naargelang de situatie, de dynamiek in de groep, modereert de visiteur op de achtergrond of stelt startvragen.
Tijd Activiteit Online acties en begeleiding
19-19:30 uur
Opening door de moderator Iedereen logt in op Mdobeeldbellen en gebruikt het wachtwoord dat via de mail van HCA is ontvangen.
Iedereen logt ook in op ADAS om later in het programma bij de ingevulde vragenlijsten te komen.
Korte pitches door de deelnemers 19:30-20:00
uur
Centraal staat het SMART verbeteren.
Bespreking in twee subgroepen.
Centraal staan de volgende onderwerpen:
1.Bespreking van wat de ingevulde praktijk scan per onderdeel heeft opgeleverd aan nieuwe/extra info en/of inspiratie voor het verbeterplan, dat een ieder na de bijeenkomst aan kan vullen en SMART maken a.d.h.v. de feedback en tips van anderen!
2.Is ieders verbeterplan voldoende SMART:
S specifiek: is het concreet genoeg?
M meetbaar: is het uitgedrukt in maat en getal?
A appellerend: is het uitdagend en ambitieus?
R realistisch: is het mogelijk/haalbaar?
T tijdgebonden: wanneer is het gebeurd?
3.Bespreking van het belang dat men hecht aan de verschillende
kwaliteitscriteria en de mate waarin daaraan wordt voldaan door het elkaar te bevragen en informeren
De ingevulde praktijkscan kan als nodig en gewenst d.m.v. de functie schermdelen worden gedeeld.
20:00-20:20 uur
In het tweede deel staan de
patiëntdossiers en het behandelplan centraal a.d.h.v. van de checklist patiëntdossiers; zie de punten van de dossierlijst in ADAS.
Bespreking in twee subgroepen.
1.In hoeverre voldoen de dossiers aan de Kwaliteitscriteria? Waar wijkt men af?
Via schermdelen
5 2.Uitwisseling van
verbetermogelijkheden.
De gevisiteerde vult het formulier dossieronderzoek en het bijbehorende plan zelf in na afloop van de
bijeenkomst.
3. Na deze bijeenkomst vult iedereen voor zich de vragenlijst over dossiers in, inclusief de verkregen feedback!
20:20-20:30 uur
Online pauze Allen blijven verbonden in Mdobeeldbellen 20:30-20:45
uur
Plenaire terugkoppeling (gericht op elkaar stimuleren en van elkaar leren).
Allen blijven verbonden in Mdobeeldbellen 20:45-21:00 Plenair doornemen huiswerk voor de
tweede bijeenkomst te weten:
1. Afspraak maken over het laten zien van informatiemateriaal voor de tweede bijeenkomst al dan niet door dat elkaar te e-mailen of via
schermdelen te laten zien.
2. Afspreken wie welke website bekijkt en de checklist website-onderzoek daarvoor invult. Elke website wordt door twee personen bekeken.
3. Plenaire afsluiting door de moderator met het verzoek cq. de vraag:
a. Welke twee à drie deelnemers stellen hun website en te scannen folders etc.
vooraf beschikbaar als voorbeeld cq.
houvast om te bespreken volgende keer? NB: Als huiswerk verzamelt een ieder bespreek-/leerpunten voor de volgende bijeenkomst
b. Welke thema’s men wil bespreken op de 2e avond, ivm indeling of
voorbereiding.
Na de afsluiting verlaat iedereen Mdobeeldbellen
6
De tweede voorbereidende LVVP-visitatiebijeenkomst: voorbereiding en programma
Voorbereiding op de tweede voorbereidende LVVP-visitatie avond
Alle websites worden beoordeeld, maar t.b.v. deze bijeenkomst zijn er echter twee à drie
aangedragen websites en gescand foldermateriaal (zie afsluiting vorige keer) vooraf bezocht en bestudeerd door alle deelnemers.
Programma van de tweede voorbereidende LVVP-visitatieavond
Rol visiteur/moderator: Naargelang de situatie, de dynamiek in de groep, modereert de visiteur op de achtergrond of stelt startvragen.
Tijd Activiteit Online acties
19-19:10 uur
Opening en korte terugblik op eerste bijeenkomst. Tevens wordt kort geïnventariseerd welke onderwerpen men na de pauze graag verder wil bespreken met het oog op de indeling in subgroepen.
Iedereen logt in op Mdobeeldbellen.
Iedereen logt ook in op ADAS om later in het programma bij de ingevulde vragenlijsten te komen.
19:10-19:40 uur
In 2 subgroepen bespreken en uitwisselen van formulieren, gebruikt informatie materialen. Tevens wordt bij twee websites stil gestaan: Wat is er goed? Wat kan er beter? Wat ga ik veranderen aan mijn website?
Bespreken van te verzamelen
leerpunten t.a.v. websites, profilering praktijk.
Schermdelen
19:40-19:50 Plenaire terugkoppeling (gericht op elkaar stimuleren en van elkaar leren) over de websites.
Ingelogd blijven
19:50-20:00 uur
Pauze Ingelogd blijven
20:00-20:30 uur
In 2 subgroepen reflecteren op de volgende onderwerpen (NB, de cursieve zijn de belangrijkste):
a. Welke info geeft u aan de patiënt bij aanmelding?
b. Hoe meet u tevredenheid en ROM?
c. Hoe ziet uw professionele netwerk eruit?
d. Wat vermeldt u in een sessieverslag en wat in uw persoonlijke
werkaantekeningen?
e. Weet u wanneer u een melding moet doen bij Veilig thuis en voert u de kindcheck uit bij volwassen cliënten?
(naar aanleiding van de Meldcode (kinder)mishandeling en huiselijk geweld)
7 20:30-21:00 Plenaire terugkoppeling (gericht op
elkaar stimuleren en van elkaar leren) over de besproken thema’s
Na de afsluiting verlaat iedereen Caresharing
Na de voorbereidende bijeenkomsten worden alle lijsten nog eens nagelopen, volledig gemaakt en afgesloten zodat ze minimaal zeven dagen voor de visitatiedag beschikbaar zijn voor de visiteurs, mede in verband met de afronding.
8 De visitatiedag
Voorbereidingen voor de online LVVP-visitatiedag
Uiterlijk zeven dagen voorafgaand aan de online LVVP-visitatiedag dient u de volgende documenten te uploaden in ADAS (onder het kopje visitatie bijlagen):
1. Twee geanonimiseerde/met toestemming van patiënt opgestelde dossiers waarvan één met besproken/getoetste indicatiestellingen.
Let op: De geanonimiseerde/ met toestemming van de patiënt opgestelde dossiers die tijdens de visitatiedag behandeld worden, zijn andere dossiers dan de dossiers die in de voorbereidende bijeenkomst zijn gebruikt;
2. Documentatie van twee intervisiebijeenkomsten, waarin een indicatie besproken en getoetst is (denk aan agenda, presentielijst, intervisieformulier, notulen en/of formulier FGzPt);
3. Praktijktestament;
4. Foto’s of filmpje van de praktijk (wachtkamer, spreekkamer, archief & dossierkast en toilet).
5. Ingevuld verbeterplan
Het uploaden van deze documenten in ADAS is op eenvoudige wijze te realiseren. De instructie hiervoor treft u aan in ADAS, bij de bijlagen te vinden links in het scherm.
Wij raden iedereen aan om deze documenten zelf weer te verwijderen nadat u uw concept visitatieverslag heeft gelezen en akkoord heeft verklaard!
Extra voorbereidingen (uw voorbereiding in de dagen voorafgaand aan de visitatiedag) Wij verzoeken alle gevisiteerden de volgende stappen te realiseren zodat op de visitatiedag alle aandacht kan gaan naar het daadwerkelijke visiteren:
- Zorg ervoor dat de gevraagde stukken minimaal 7 dagen voorafgaand aan de visitatiedag op ADAS staan;
- Hebt u vragen? Stel inhoudelijke vooraf aan de visiteurs en technische vragen aan HCA;
- Hebt u vragen of onderwerpen die u graag wilt bespreken op de visitatiedag? Stuur de vragen uiterlijk 7 dagen voorafgaand aan de visitatiedag aan de visiteurs;
- Bepaal zelf uw online werkplek voor de visitatiedag- ochtend. De praktijkbezoeken zullen in de middag en online op de praktijk plaatsvinden, dan dient u uiteraard op de praktijk te zijn.
- Test u de werking van het beeldbelprogramma ruim voor het gebruik met anderen. Met name het schermdelen kan om extra aandacht vragen voor bepaalde Mac-gebruikers (Apple).
Privacy van de patiëntdossiers:
De programma’s waarmee gewerkt wordt tijdens de visitatiedag (ADAS en Mdobeeldbellen) zijn AVG-proof en veilig.
9 Programma van de LVVP-visitatiedag:
Het ochtend gedeelte is plenair met uw mede groepsleden. Bij aanvang van het ochtend gedeelte zal er kenbaar worden gemaakt bij welke 2 collegae de praktijkvisitatie zal plaatsvinden. ’s Middags vinden de 2 online praktijkvisitaties in het bijzijn van de te visiteren deelnemers plaats. De overige groepsleden zijn bij het middaggedeelte niet aanwezig, voor hen stopt de visitatiedag na het ochtend gedeelte.
Tijd Activiteit Online acties
9.30-10.00 uur
Opening door de visiteurs, toelichting op de dag, praktijkvisitatie en
bekendmaking gevisiteerde praktijken en korte pitch door de deelnemers (1 à 2 minuten als de visiteur een ander is dan de moderator.
Iedereen logt om 09.25 uur in via Mdobeeldbellen.
10.00-10.30 uur
Groepsgesprek n.a.v. vragen van gevisiteerden of visiteurs
Na het groepsgesprek verlaten allen de Mdobeeldbellen sessie
10.30-10.45 uur
Offline pauze 10.45-11.45
uur
Bespreking in 2 subgroepen van de individuele vragenlijsten, dossiers en foto’s, die door de visiteurs online in beeld gebracht worden en
verbeterplannen. Hier worden de ingevulde lijsten besproken, alsmede de aangeleverde stukken zoals verslagen van intervisie, toetsing, testament, foto's van de praktijk en de dossiers.
M.n. wordt er doorgevraagd op de stukken die niet op orde zijn of die vragen oproepen.
Het kan zijn dat degenen die een praktijkbezoek krijgen in dit gedeelte nog niet bevraagd worden (dat is afhankelijk van de tijd die aan de andere deelnemers besteed moet worden)
Er wordt feedback gegeven op de dossiers die in ADAS zijn aangeleverd.
11.45-12.00 uur
Online pauze Allen blijven verbonden in Mdobeeldbellen 12.00-12.30
uur
Evaluatie en afsluiting Na de afsluiting verlaat iedereen Mdobeeldbellen
13.30-14.30 uur
1e Praktijkbezoek Pauze voor de visiteurs 15.00-16.00
uur
2e Praktijkbezoek
10 Het praktijkbezoek
Tijd Activiteit Online acties
13.30-14.30 uur
1e Praktijkbezoek, de gevisiteerde geeft inzage in het epd voor de steekproef door de visiteurs, gevolgd door het eindgesprek waarin een eventueel verbeterplan besproken wordt. Er is ruimte om door te praten over zaken/vragen of opmerkingen.
De gevisiteerde logt in via Mdobeeldbellen
Pauze voor de visiteurs 15.00-16.00
uur
2e Praktijkbezoek, idem De gevisiteerde logt in via Mdobeeldbellen
Het praktijkbezoek bestaat uit 3 onderdelen en duurt ongeveer 1 uur.
1) Het beoordelen van de praktijk aan de hand van de normen uit de Kwaliteitscriteria voor de vrijgevestigde praktijk.
De praktijk voldoet aan de volgende eisen:
er is een ruimte voor behandeling van patiënten
er is een wachtruimte
er is een toilet
er is voldoende privacy voor de patiënt
de ruimten zijn schoon en opgeruimd
er zijn opslagfaciliteiten voor patiëntendossiers (kasten kunnen op slot)
2) Het beoordelen van 4 patiëntendossiers op methodisch handelen en klinisch redeneren. Er worden at random 2 lopende dossiers en 2 gesloten dossiers getrokken.
De dossiers worden getoetst of de verschillende onderdelen aanwezig zijn in de dossiers. Zie voor de toelichting op de inhoud van het cliëntdossier bijlage 2 de inhoud van het
patiëntendossiers – de wettelijke verplichtingen.
3) Terugkoppeling met gevisiteerde. NB: Hier is ook ruimte voor vragen of opmerkingen en hier kan bekeken worden of er nog iets aangeleverd moet worden voordat het verslag
geschreven gaat worden.
Privacy en anonimiseren van de patiëntdossiers:
De programma’s waarmee gewerkt wordt tijdens de praktijkvisitatie (ADAS en Mdobeeldbellen) zijn AVG-proof en veilig. Tijdens de praktijkvisitatie wordt er van u verwacht dat u toestemming heeft van uw patiënten voor inzage in de dossiers, zo niet dan draagt u zelf zorg voor het anonimiseren van uw patiëntdossiers. De visiteurs zullen voor de dossiertoets ad random 4 dossiers uit uw
patiëntenbestand kiezen. U deelt deze dossiers middels schermdelen via het programma
Mdobeeldbellen zodat de visiteurs de dossiers kunnen inzien. Dat kan op 2 verschillende manieren:
1) U geeft inzage in uw agenda waaruit de visiteurs ad random de dossiers kiezen. U heeft bij alle patiënten om toestemming gevraagd voor inzage door derden. Deze werkwijze heeft de voorkeur.
2) Indien u geen toestemming van uw patiënten heeft gevraagd dient u zelf zorg te dragen voor een lijst met 20 zelf geanonimiseerde patiëntdossiers. De visiteurs kiezen ad random 4 dossiers uit deze lijst. U dient deze 20 dossiers anoniem op uw computer beschikbaar te hebben staan, zodat u deze online kan delen met de visiteurs.
11 Bijlage 1: Instructie beeldbellen
Instructie
Met Mdo-beeldbellen van Caresharing ( https://mdobeeldbellen.caresharing.com/) kunt u zonder kosten, zonder abonnement, veilig beeldbellen. U hoeft geen account aan te maken.
Wat heeft u nodig
Een computer of laptop. Een telefoon of tablet voldoet niet: documenten die gedeeld worden op het scherm, zijn dan niet goed leesbaar.
Een camera en microfoon. In laptops zijn deze doorgaans ingebouwd, bij desktopcomputers niet altijd. Check of er een ‘oog’ in de bovenrand van uw beeldscherm zit.
Chrome of Firefox als browser. Firefox werkt het beste voor schermdelen. Andere browsers werken niet of slechts deels.
Een stabiele internetverbinding. Bij voorkeur bekabeld i.p.v. via WiFi. Voor alle partijen is het storend als de verbinding wegvalt en een deelnemer zich opnieuw moet aanmelden.
Een rustige plek. Communiceren via beeldbellen vergt extra aandacht van de deelnemers. Het helpt daarbij als u ongestoord kunt deelnemen. Zorg voor een rustige achtergrond, zowel in beeld als in geluid. Let er daarbij ook op dat anderen niet met u kunnen meeluisteren of kijken Hoe werkt het als u uitgenodigd wordt
U krijgt een vergaderverzoek met daarin een link. Klikt u op de link, dan komt u in de
vergadering. De links hebben een onbeperkte geldigheid en worden gebruikt voor alle plenaire sessies.
Het wachtwoord is gedeeld via ADAS. Dat wachtwoord geldt voor alle bijeenkomsten van het visitatietraject. Dit wachtwoord voert u in als daarom gevraagd wordt. Dit wachtwoord is de gehele dag geldig en kunt gebruiken op de verschillende momenten van de dag dat u inlogt.
Voor subgroepen wordt een aparte link aangemaakt (Mdobeeldbellen kent geen breakoutroom).
Het wachtwoord is gelijk voor alle sessie, ook voor de subgroepen.
Werkt u op dat moment niet in Chrome of Firefox, kopieer dan de link, open Chrome of Firefox en plak de link in de adresbalk.
Hoe gebruikt u mdobeeldbellen
Controleer uw beeld en uw geluid zodra u in de digitale
bijeenkomst bent. Beweeg met de muis over het scherm. U ziet midden onder in beeld icoontjes van een microfoon en een camera. Door op die icoontjes te klikken, kunt u de microfoon en/of de camera aan- en uitzetten.
Aan de rechterzijde van die icoontjes staat een pijltje maar beneden.
Tussen de icoontjes van microfoon en camera staat een rode telefoonhoorn: daarmee kunt u de vergadering verlaten.
Linksonder in beeld ziet u drie icoontjes, respectievelijk voor het delen van een document, handopsteken en chatten.
Schermdelen bij Apple/ Mac
We hebben bij eerdere visitaties gemerkt dat het schermdelen bij Mac-gebruikers niet altijd direct werkt. In de meeste gevallen wordt er na de keuze om scherm te delen automatisch een nieuw venster geopend waarin gevraagd wordt om ‘systeemvoorkeuren’ te openen. Geeft u akkoord en geeft u in het volgend venster aan welke browser u toestemming verleent om het scherm te delen.
Is dit bij u anders of werkt dit niet dan is de werkwijze als volgt:
Update de laptop naar Catalina 10.15.4 1 Open ‘systeeminstellingen’.
2 Ga naar ‘beveiliging en privacy’ en kies tabblad ‘privacy’.
12
3 Aan de linkerkant verschijnt een menu met bijna onderaan de optie ‘schermopname’.
4 Als u hierop klikt kunt u zien aan welke browser schermdelen wordt toegestaan. Zorgt dat de gewenste browser toestemming heeft
13 Bijlage 2
De inhoud van het cliëntdossier – de wettelijke verplichtingen
De behandelaar richt een dossier in met betrekking tot de behandeling van de patiënt. De
behandelaar dient het dossier actueel te houden. De gegevens dienen leesbaar en overdraagbaar te zijn; de behandelaar richt het dossier naar vorm en inhoud zo in dat het voor de cliënt redelijkerwijs toegankelijk is.
Uit het kwaliteitsstatuut:
Bij wisseling van regiebehandelaarschap is de overdragende regiebehandelaar verantwoordelijk voor een goede overdracht van alle gemaakte afspraken en legt deze vast in het dossier.
De regiebehandelaar ziet erop toe dat de dossiervoering voldoet aan de gestelde eisen. Andere betrokken zorgverleners hebben een eigen verantwoordelijkheid in de adequate dossiervoering.
Het dossiersysteem is zodanig ingericht dat de relevante gegevens toegankelijk zijn voor alle zorgverleners die betrokken zijn bij de zorgverlening aan de patiënt/cliënt.
De volgende informatie en stukken behoren tot het cliëntdossier:
Personalia en andere voor de behandeling relevante gegevens.
Informatie over medicijngebruik, inclusief relevante medicatiehistorie.
Relevante achtergrondinformatie.
Een notitie van de duur van de aanmeldingswachttijd voorafgaand aan de behandeling.
De verwijsbrief.
Toestemming van de cliënt over informatie aan de verwijzer. Van mondelinge toestemming wordt een aantekening gemaakt in het cliëntdossier.
Intake, diagnostiek, indicatiestelling, psychodiagnostisch onderzoek en uitkomsten van (ROM)vragenlijsten.
Het cliëntprofiel (alleen in de generalistische basis-ggz): het behandelproduct (kort, middel, intensief of chronisch).
Het behandelplan -met eventuele latere bijstellingen en tussenevaluaties- en de mondelinge of schriftelijke instemming van de cliënt met het behandelplan. Indien beide partijen niet tot een oplossing komen, dient de behandelaar dit in het dossier vast te leggen.
Vermelding van de redenen van het afwijken van voor de beroepsgroep geldende richtlijnen en protocollen.
Gegevens over het verloop van de behandeling: per behandelsessie maakt de behandelaar een kort behandelverslag voor het dossier. Hij/zij dient zodanig aantekeningen bij te houden (en te bewaren) dat hij/zij de voortgang van de behandeling op adequate wijze kan waarborgen en dat hij/zij zo nodig rekenschap over de behandeling kan afleggen.
Persoonlijke werkaantekeningen worden niet in het cliëntdossier opgenomen. Persoonlijke werkaantekeningen zijn notities van de behandelaar, die hij/zij in het kader van de behandeling exclusief voor eigen gebruik heeft opgesteld en die hij/zij aan geen ander ter kennis stelt. Als en
14
zodra deze notities toch kenbaar worden gemaakt aan anderen, dan dient de behandelaar de notities in het dossier op te nemen en verliezen zij het karakter van persoonlijke
werkaantekeningen. Verslagen van supervisie- of intervisiezittingen zijn persoonlijke
werkaantekeningen. Persoonlijke aantekeningen zijn niet verplicht. Ze moeten op een fysiek duidelijk van het cliëntdossier onderscheiden plek worden bewaard en als zodanig geoormerkt.
De behandelaar corrigeert die gegevens in het dossier, waarvan de cliënt aannemelijk maakt dat ze onjuist zijn, onvolledig, of niet ter zake doen, gezien de doelstelling van het dossier en voor zover deze op de cliënt betrekking hebben.
Op verzoek van de cliënt worden door hem opgestelde notities met zijn opvattingen over de professionele relatie in het dossier opgenomen.
Indien nodig wordt er met toestemming van de cliënt tussentijds gerapporteerd naar de verwijzer en worden eventueel andere professionals ingeschakeld. De toestemming wordt vastgelegd in het dossier.
De behandelaar noteert in het dossier het tijdstip, de aard en toedracht van incidenten, calamiteiten en fouten die gedurende de behandeling plaatsvinden en die voor de cliënt merkbare gevolgen hebben of kunnen hebben, en de namen van de betrokkenen; de behandelaar maakt tevens aantekening van de mededeling aan de cliënt van de aard en toedracht van het incident.
Indien van toepassing: de ingevulde privacyverklaring of een kopie daarvan.
Conclusies van de eindevaluatie, gegevens over nazorg en verwijzing, (afschriften van) alle verzonden en ontvangen correspondentie in het kader van de behandeling.
Toestemming van de cliënt voor rapportage aan de verwijzer c.q. de huisarts: mondelinge instemming is voldoende, mits de behandelaar de cliënt het behandelplan of de brief aan de verwijzer of de huisarts vooraf laat lezen en vraagt of hij/zij zich hierin kan vinden. Het feit dat de brief met de cliënt is doorgenomen en hij daarna toestemming heeft gegeven voor verzending hiervan wordt genoteerd in het dossier.
Bij een langer durende behandeling geeft de behandelaar, mits de cliënt er toestemming voor heeft gegeven, de verwijzer aan het einde van een behandeljaar een beknopte
voortgangsrapportage.
Het dossier wordt 15 jaar bewaard gerekend vanaf het tijdstip waarop het is vervaardigd, of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed zorgaanbieder voortvloeit.
De beslissing tot afronding van de behandeling vindt plaats in overleg met de cliënt en wordt vastgelegd in het dossier. Tevens evalueert de behandelaar met de cliënt aan de hand van het behandelplan of de doelen zijn behaald. Zowel het besluit tot afronding, de conclusies van de evaluatie als de eventueel getroffen maatregelen worden in het dossier vastgelegd.
De praktijk beschikt over beveiligde opslagfaciliteit voor (het archief van) patiëntdossiers; de behandelaar dient papieren dossiers in een af te sluiten dossierkast op te bergen en digitale dossiers in een beveiligde computer. De geheimhouding van de inhoud van het dossier en bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de cliënt en van derden zijn zoveel mogelijk verzekerd.
De behandelaar treft maatregelen voor het geval hij/zij niet (langer) in staat is het dossier te beheren, bijvoorbeeld vanwege ernstige ziekte, overlijden of beëindiging van de praktijk.
