Brussel, COMMISSIE VOOR DE BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER BERAADSLAGING RR Nr 03 / 2006 van 8 februari 2006

Ber RR 03 / 2006 - 1 / 8

BERAADSLAGING RR Nr 03 / 2006 van 8 februari 2006

O. Ref. : SA2 / RN / 2005 / 049

BETREFT : aanvraag van de Waalse Minister van Binnenlandse Zaken en Openbaar ambt om toegang te verkrijgen tot de informatiegegevens van het Rijksregister en om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken met het oog op de provincie - en gemeenteraadsverkiezingen van 2006.

De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer;

Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen;

Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, inzonderheid artikel 31bis;

Gelet op de wet van 25 maart 2003 tot wijziging van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen en van de wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters en de identiteitskaarten en tot wijziging van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen, inzonderheid artikel 19, § 3;

Gelet op het Koninklijk Besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, inzonderheid artikel 18;

Gelet op de aanvraag van de Waalse Minister van Binnenlandse Zaken en Openbaar ambt, ontvangen op 15 december 2005;

Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies op 5 januari 2006;

Gelet op het juridisch en technisch advies van de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken, ontvangen op 25 januari 2006;

Gelet op het verslag van de voorzitter;

Beslist op 8 februari 2006 , na beraadslaging, als volgt:

KONINKRIJK BELGIE

COMMISSIE VOOR DE BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER

Brussel,

Adres : Hoogstraat, 139, B-1000 Brussel

Tel.: +32(0)2/213.85.40 E- mail : commission@privacycommission.be Fax.: +32(0)2/213.85.65 http://www.privacycommission.be

I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG ---

De aanvraag heeft tot doel om het Ministerie van het Waals Gewest, en meer in het bijzonder de Cel verkiezingen opgericht binnen het Directoraat-generaal Lokale Overheden, hierna de aanvrager genoemd, te machtigen om:

- toegang te hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister van de natuurlijke personen, meer in het bijzonder tot deze vermeld in artikel 3, eerste lid, 1° tot 6°, en tweede lid van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna WRR);

- het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken;

met het oog op de organisatie van de provincie- en gemeenteraadsverkiezingen van oktober 2006.

II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG --- A. TOEPASSELIJKE WETGEVING

Overeenkomstig de artikelen 5, eerste lid, 1°, en 8 WRR wordt de machtiging, om toegang te verkrijgen tot of om mededeling te bekomen van de informatiegegevens bedoeld in artikel 3, eerste en tweede lid, WRR en om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken, verleend door het sectoraal comité van het Rijksregister (de Commissie) aan Belgische openbare overheden voor de informatiegegevens die zij gemachtigd zijn te kennen uit hoofde van een wet, een decreet of een ordonnantie.

Artikel 6, § 1, VIII, 4°, van de wet van 8 augustus 1980 tot hervorming van de instellingen, bepaalt dat de Waalse regering bevoegd is om de verkiezingen van de provinciale, gemeentelijke en binnengemeentelijke organen alsook van de organen van de agglomeraties en federaties van gemeenten te organiseren. Dit vereist in de praktijk een belangrijke verwerking van persoonsgegevens.

In de mate dat de aanvrager met het oog op het uitvoeren van de hem bij hoger vermelde bepaling opgedragen taken moet kunnen beschikken over de informatiegegevens van het Rijksregister, komt hij als Belgische openbare overheid op grond van artikel 5, eerste lid, 1°, WRR in aanmerking om gemachtigd te worden om mededeling te bekomen van de informatiegegevens van het Rijksregister en om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken.

A.2. Wet van 8 december 1992 (WVP).

Op grond van art. 4 WVP vormen de informatiegegevens en het identificatienummer van het Rijksregister persoonsgegevens, waarvan de verwerking slechts is toegelaten voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. De persoonsgegevens dienen bovendien toereikend, ter zake dienend en niet overmatig te zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt.

B. FINALITEIT

B.1. In de eerste plaats wenst de Waalse regering de potentiële kiezers (en de potentiële kandidaten), bedoeld in artikel 1bis en 1ter van de gemeentekieswet van 4 augustus 1932 te informeren en te sensibiliseren. Om hen met het oog daarop te contacteren, moet men ze kunnen identificeren.

Ingevolge artikel 1bis van de gemeentekieswet van 4 augustus 1932 moeten de onderdanen van een andere lidstaat van de EU om het actief of passief kiesrecht te kunnen uitoefenen een schriftelijke aanvraag indienen. Teneinde hun deelname aan de verkiezingsverrichtingen te stimuleren is het nuttig om hen op de hoogte te brengen van het feit dat zij potentiële kiezers zijn en dat zij zich ook verkiesbaar kunnen stellen.

Door aldus te handelen past de aanvrager artikel 11 van de Richtlijn 94/80/EG van de Raad van 19 december 1994 tot vaststelling van de wijze van uitoefening van het actieve en passieve kiesrecht bij de gemeenteraadsverkiezingen ten behoeve van burgers van de Unie die verblijven in een lidstaat waarvan zij de nationaliteit niet bezitten, toe dat bepaalt : “De Lidstaat van verblijf stelt de in artikel 3 bedoelde kiezers en verkiesbare personen tijdig en op passende wijze in kennis van de voorwaarden en nadere bepalingen die gelden voor de uitoefening van het actieve en passieve kiesrecht in die Staat.”.

Deze richtlijn werd omgezet door de wet van 27 januari 1999 tot wijziging van de wet van 19 oktober 1921 tot regeling van de provincieraadsverkiezingen van de nieuwe gemeentewet en van de gemeentekieswet, en tot uitvoering van de richtlijn van de Raad van de Europese Unie nr.94/80/EG van 19 december 1994. Deze wet bevat evenwel geen enkele referentie naar artikel 11 van de richtlijn.

De omzendbrief van de Minister van Binnenlandse Zaken van 25 mei 1999 betreffende de inschrijving van de niet-Belgische burgers van de Europese Unie als kiezers voor de gewone vernieuwing van de gemeenteraden, verwijst op meerdere plaatsen uitdrukkelijk naar artikel 11 van de richtlijn. Artikel M3 voorziet in een vorm van in kennisstelling, namelijk door middel van een door het Ministerie van Binnenlandse Zaken via de postkantoren verspreide folder. Dit impliceert een erkenning dat artikel 11 van de richtlijn moet toegepast worden, niettegenstaande de wet van 27 januari er geen verwijzing naar bevat.

Er wordt de aandacht op gevestigd dat ingevolge de constante rechtspraak van het Europees Hof van Justitie, aanvaard wordt dat verdragsbepalingen en verordeningen rechtstreekse werking hebben in de mate dat de betrokken regel duidelijk, onvoorwaardelijk, volledig en juridisch perfect is¹. Het Europees Hof is van oordeel dat deze redenering eveneens van toepassing is op de richtlijnen².

Er kan hier trouwens opgemerkt worden dat eens de termijn voor de omzetting verstreken is, een bepaling van een richtlijn die inhoudelijk duidelijk, onvoorwaardelijk en voldoende nauwkeurig geformuleerd is, kan ingeroepen worden voor een nationale rechter wanneer de toepassing ervan niet verzekerd is bij gebrek aan omzetting (directe verticale werking)³

In het “Derde verslag van de Commissie over het burgerschap van de Unie” [Com (2001) 506 definitief] waarin een evaluatie wordt gemaakt van het actief en passief kiesrecht in de lidstaat van verblijf, roept de Europese Commissie op “om een systeem voor persoonlijk en rechtstreeks contact met de communautaire kiezers op te zetten en na te denken over nieuwe manieren, zoals het beschikbaar stellen van gedetailleerde informatie bij ieder contact met nationale of plaatselijke autoriteiten”.

Met het oog op de gemeenteraadsverkiezingen van 2006 is het de Waalse regering die bevoegd is en bijgevolg de invulling van artikel 11 van de richtlijn op het terrein bepaalt.

Artikel 1ter van de gemeentekieswet van 4 augustus 1932 voorziet dat ook vreemdelingen die niet tot een EU-lidstaat behoren, mits een schriftelijke aanvraag en onder bepaalde voorwaarden de hoedanigheid van gemeenteraadskiezer kunnen verwerven. De aanvrager wenst hen op dezelfde

1 Van Raepenbush (S.), Droit institutionnel de l’Union européenne, Larcier, 2005, blz 469-470.

2 Van Raepenbush (S.), o.c., blz. 473.

3 Van Raepenbush (S.), o.c., blz. 477.

manier te behandelen als de EU-onderdanen en hen bijgevolg eveneens aanschrijven om hen op de hoogte te brengen van het feit dat zij potentiële kiezers zijn.

B.2. De aanvrager zal als organisator van de verkiezingen hulp en bijstand verlenen aan de voorzitters van de hoofdbureaus. Zo zal hij zorgen voor een controle van zowel de kiezers- als de kandidatenlijsten (dubbele inschrijvingen, dubbele kandidaturen, fouten). Eventuele onregelmatigheden zullen aan de voorzitters gesignaleerd worden zodat deze gericht kunnen optreden.

Het betreft een informele werkwijze die het vlot verloop van het verkiezingsproces moet bevorderen. Het is echter de bedoeling om deze werkwijze op termijn bij decreet te formaliseren.

Hieruit volgt dat de nagestreefde doeleinden welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn in de zin van art. 4, § 1, 2° van de wet van 8 december 1992.

C. PROPORTIONALITEIT

C.1.1. De aanvrager wenst toegang tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1° tot 6°, WRR namelijk:

- de naam en voornamen;

- de geboorteplaats en -datum;

- het geslacht;

- de nationaliteit;

- de hoofdverblijfplaats;

- de plaats en datum van overlijden;

De Commissie stelt vast:

- De informatiegegevens “naam en voornamen” en “geslacht”, zijn noodzakelijk om zowel een kiezer (of potentiële kiezer bedoeld in de artikelen 1bis en 1ter van de gemeentekieswet van 4 augustus 1932) als een kandidaat te identificeren evenals zich van de correcte schrijfwijze te vergewissen. Daarenboven is het element geslacht noodzakelijk met het oog op de controle op de correcte toepassing van de wet van 24 mei 1994 ter bevordering van een evenwichtige verdeling van mannen en vrouwen op de kandidatenlijsten voor de verkiezingen.

- Een van de voorwaarden om te kunnen kiezen of om verkiesbaar te zijn bestaat erin dat men de volle leeftijd van 18 jaar bereikt moet hebben (artikelen L4121-1, L4125-1, L4151-1 en 4155- 1 du Code de la démocratie). In het licht hiervan moeten de aanvragers kunnen beschikken over het gegeven “geboortedatum” . Het element “geboorteplaats” is met het oog op de controle van de leeftijdsvereiste irrelevant, dus overmatig.

- Om kiezer of verkiesbaar te kunnen zijn moet men Belg zijn (artikelen L4121-1, L4125-1, L4151-1 en 4155-1 du Code de la démocratie). De artikelen1bis en 1ter van de gemeentekieswet van 4 augustus 1932 bepalen dat personen die niet over de Belgische nationaliteit beschikken onder bepaalde voorwaarden ook de hoedanigheid van gemeenteraadskiezer kunnen verwerven, (voorwaarden verschillen al naargelang de betrokkene al dan niet een onderdaan is uit een EU-lidstaat) of op gemeentelijk vlak verkozen worden (artikel L4125-1 du Code de la démocratie). Een efficiënte controle van de nationaliteitsvereiste vergt een toegang tot het informatiegegeven “nationaliteit”.

- Een andere voorwaarde om als kiezer in aanmerking te komen is dat men moet ingeschreven zijn in het bevolkingsregister van de gemeente voor de gemeenteraadsverkiezingen en in het bevolkingsregister van een gemeente van de provincie voor de provincieraadsverkiezingen (artikelen L4121-1 en L4151-1 du Code de la démocratie). Een toegang tot het

informatiegegeven “hoofdverblijfplaats” is bijgevolg aangewezen. Dit gegeven is eveneens vereist om de personen bedoeld in de artikelen 1bis en 1ter van de gemeentekieswet van 4 augustus 1932 te kunnen aanschrijven.

- Het tijdstip van het overlijden van een kandidaat heeft een weerslag op de wijze waarop de stemmen worden geteld (artikel L4153-22 du Code de la démocratie). Teneinde na te gaan of deze bepaling correct werd toegepast is een toegang tot het gegeven “datum van overlijden”

noodzakelijk. Het element “plaats van overlijden” is in deze context irrelevant, dus overmatig.

De Commissie is van oordeel dat met het oog op de realisatie van de doelstellingen vermeld in punt B, een toegang tot de persoonsgegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1° tot 6°, WRR ( zonder geboorteplaats en plaats van overlijden), in overeenstemming is met artikel 4, § 1, 3°, WVP.

C.1.2. De aanvrager wenst tevens toegang tot de opeenvolgende wijzigingen van de gegevens die na de het verstrekken van de machtiging worden aangebracht.

Dit is volgens de aanvrager noodzakelijk, omdat:

- de hoedanigheid van kiezer/ kandidaat gekoppeld is aan een aantal voorwaarden die in de tijd kunnen evolueren. Dit betekent dat iemand die in het kader van de voorbereiding van de verkiezingsverrichtingen initieel op een bepaalde kiezers-/ kandidatenlijst werd opgenomen, op het ogenblik dat deze lijsten krachtens de wet moeten worden afgesloten, ingevolge een evolutie in zijn toestand, van deze lijst afgevoerd wordt (bijvoorbeeld ingevolge overlijden, gewijzigde nationaliteit) of op een andere lijst ondergebracht wordt (bijvoorbeeld verhuisd).

- hij de niet-Belgen zal aanschrijven teneinde hen te sensibiliseren voor de verkiezingen. Indien tot een tweede mailing zou overgegaan worden, is het noodzakelijk – teneinde het aantal onbestelbare brieven te beperken - om op de hoogte zijn van de wijzigingen die zich sedert de eerste zending hebben voorgedaan (ander adres, andere nationaliteit, niet meer in België woonachtig, overleden).

Rekening houdend met deze argumenten oordeelt de Commissie dat een toegang tot de opeenvolgende wijzigingen van de gegevens vanaf het verstrekken van de machtiging noodzakelijk is opdat de aanvrager zijn doeleinden zou kunnen realiseren.

C. 2. Gebruik van het identificatienummer

Uit de uitleg verstrekt door de aanvrager blijkt dat het identificatienummer van het Rijksregister een essentiële rol zal spelen in het elektronisch communicatiesysteem dat op punt zal gesteld worden tussen de aanvrager en de hoofdbureaus voor de verkiezingen.

Het moet o.a. toelaten :

- de kandidatenlijsten elektronisch uit te wisselen zodat het risico op vergissingen wordt beperkt omdat de gegevens niet langer meerdere malen moeten ingevoerd worden;

- dubbele kandidaturen op te sporen;

- verkiezingsresultaten, waaronder de voorkeurstemmen, door te geven.

De Commissie stelt vast dat het voor alle bij het verkiezingsproces betrokken partijen – de aanvrager, de onderaannemer van de aanvrager, de hoofdbureaus, de kandidaten - van belang is dat men er in de onderlinge contacten zeker van is dat men het over dezelfde perso(o)n(en) heeft.

Het gebruik van het identificatienummer biedt daartoe de beste waarborg.

De Commissie stelt vast dat het vooropgestelde gebruik van het identificatienummer in overeenstemming is met artikel 4, § 1, 3°, WVP.

C.3. Ten opzichte van de frequentie en de duur waarvoor de toegang/ het gebruik gevraagd wordt

C.3.1. Er wordt een permanente toegang gevraagd.

Met het oog op de voorbereiding van de verkiezingen zal de aanvrager regelmatig het Rijksregister raadplegen. In een eerste fase met het oog op het sensibiliseren van de potentiële kiezers bedoeld in artikel 1bis en 1ter van de gemeentekieswet. Naarmate de verkiezingsdatum nadert zullen kiezers- en kandidatenlijsten moeten opgesteld en gecontroleerd worden.

De Commissie stelt vast dat een permanente toegang vereist is opdat de aanvrager zijn taken efficiënt zouden kunnen vervullen (artikel 4, § 1, 3°, WVP).

C.3.2. De toegang wordt gevraagd voor een bepaalde duur, namelijk tot op het ogenblik van de geldigverklaring van de verkiezingen.

Nadat de verkiezingen hebben plaats gehad, is het mogelijk dat er nog betwistingen rijzen met betrekking tot kandidaturen. In het licht hiervan is het aangewezen dat de aanvrager nog één en ander in het Rijksregister kan controleren.

De Commissie stelt vast dat, rekening houdend met de doeleinden, een machtiging tot op het ogenblik van de geldigverklaring van de verkiezingen, gepast is (art. 4, § 1, 3° WVP).

C.4. Ten opzichte van de bewaartermijn

De aanvrager stelt een bewaartermijn voor die een einde neemt op het ogenblik van de geldigverklaring van de verkiezingen.

De Commissie stelt vast dat het mogelijk is dat sommige verkiezingsresultaten zullen betwist worden. In het licht daarvan is het nodig dat de aanvrager een beroep kan doen op alle gegevens waarover hij beschikte en waarvan hij gebruik maakte met het oog op de organisatie van de verkiezingen. Rekening houdend hiermee, is de voorgestelde bewaartermijn aanvaardbaar in het licht van artikel 4, § 1, 5°, WVP.

C.5. Intern gebruik en/of mededeling aan derden

Voor zover uit de aanvraag kan afgeleid worden, zal de informatie uitsluitend intern gebruikt worden, dit wil zeggen door de aanvrager en zijn onderaannemer.

In dit verband vestigt de Commissie de aandacht op de noodzaak van een contract tussen de aanvrager en zijn onderaannemer, de NV IBM, waarin de punten voorzien in artikel 16 WVP worden geregeld.

De Commissie stelt evenwel vast dat de controlerende rol die de aanvrager in het kader van de organisatie van de verkiezingen vervult, ertoe kan leiden dat bepaalde gegevens worden doorgegeven aan de organen die op lokaal vlak wettelijk belast zijn met het opstellen van kiezers- en kandidatenlijsten.

Dergelijke mededeling kan als aanvaardbaar bestempeld worden in het licht van de opgegeven finaliteiten.

C.6. Netwerkverbindingen

In de aanvraag wordt er gewag gemaakt van een netwerkverbinding tussen de aanvrager en zijn onderaannemer.

De Commissie stelt vast dat dit geen netwerkverbinding betreft in de zin van artikel 8, § 1, vierde lid, WRR. Er worden immers geen gegevens van verschillende instanties gekoppeld op basis van het identificatienummer.

D. BEVEILIGING

D.1. Consulent inzake informatieveiligheid

De identiteit van de consulent inzake informatieveiligheid werd meegedeeld. Hij is informaticus bij het betrokken directoraat-generaal, maar niet rechtstreeks betrokken bij de informaticatoepassing en infrastructuur die door de cel verkiezingen zal benut worden. Bijgevolg bestaat er in casu geen onverenigbaarheid.

Uit de informatie die werd verstrekt door de aanvrager, leidt de Commissie af dat de voorgestelde persoon over de nodige capaciteiten beschikt om de functie van consulent inzake informatieveiligheid uit te oefenen.

Bijgevolg is de voorgestelde persoon, in de specifieke context van dit dossier en rekening houdend met de in de tijd beperkte duur van de machtiging, aanvaardbaar.

D.2. Informatieveiligheidsplan

Er werd een informatieveiligheidsplan, ondertekend door de consulent inzake informatieveiligheid, voorgelegd.

De Commissie heeft er akte van genomen.

D.3. Personen die toegang hebben tot de informatiegegevens en lijst van deze personen

De toegang tot de informatiegegevens van het Rijksregister en het gebruik van het identificatienummer moet worden beperkt tot die personeelsleden van de aanvrager die, omwille van de taken waarmee ze belast werden, met deze gegevens moeten werken.

De aanvrager moet, zoals voorgeschreven door artikel 12 WRR, een lijst opstellen die ter beschikking wordt gehouden van de Commissie, waarop de personen die toegang hebben tot het Rijksregister en die het nummer gebruiken, vermeld worden. Deze lijst zal voortdurend geactualiseerd worden.

De personen die op deze lijst worden opgenomen moeten daarenboven een verklaring ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van de informatiegegevens waartoe zij toegang krijgen, te bewaren.

OM DEZE REDENEN,

De Commissie

1° machtigt het Ministerie van het Waals Gewest, Directoraat-generaal Lokale Overheden, Cel verkiezingen, met het oog op de realisatie van de doeleinden vermeld onder punt B en onder de voorwaarden uiteengezet in de beraadslaging, om voor een periode die een einde neemt op het ogenblik van de geldigverklaring van de gemeente- en provincieraadsverkiezingen van 2006:

- een permanente toegang te hebben tot de informatiegegevens bedoeld in artikel 3, eerste lid, 1°

tot 6°, WRR ( zonder geboorteplaats en plaats van overlijden) evenals tot de opeenvolgende wijzigingen van deze gegevens vanaf het ogenblik van de uitwerking van deze machtiging;

- het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken.

2° bepaalt dat wanneer zij aan het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Openbaar ambt van het Waals Gewest, Directoraat-generaal Lokale Overheden, Cel verkiezingen, een vragenlijst met betrekking tot de informatieveiligheidstatus toestuurt, deze laatste deze lijst waarheidsgetrouw moet invullen en terugbezorgen aan de Commissie. De Commissie zal de ontvangst bevestigen en behoudt zich het recht voor om, indien daartoe aanleiding bestaat, te reageren.

De administrateur, De voorzitter,

(get.) Jo BARET (get.) Michel PARISSE