gebundelde vergaderstukken

(1)

AGENDA VAN DE COMMISSIE ALGEMENE ZAKEN EN CONTROL

Datum: 13 juni 2013 Tijd: 20.00 uur Locatie: Raadzaal

De stukken zijn vanaf 31 mei 2013 beschikbaar.

Nr. Onderwerp

1. Vaststellen agenda.

2. Verslag van de vergadering van 25 april 2013.

3. Ingekomen stukken, gericht aan de raad:

Voorstel: voor kennisgeving aannemen:

a. Brief d.d. 11 april 2013, SRE Regio Eindhoven: Motie gemeenteraad Asten van 5 maart 2013;

b. Brief d.d. 11 april 2013, Ministerie van Binnenlandse Zaken en

Koninkrijksrelaties te Den Haag: Nadere toelichting met betrekking tot gemeentelijke herindeling;

c. Brief d.d. 12 april 2013 c.a. Groep Smeijers Someren te Someren: OZOB en nasleep BING-onderzoek Keelvenkwestie Someren;

d. Brief d.d. 12 april 2013, Henri van Abbe stichting te Eindhoven:

Onheilspellend gerommel in het RHCe;

e. Brief d.d. 19 april 2013, Provincie Noord-Brabant te Den Bosch: Actualiteiten en aandachtspunten begroting 2014;

f. Brief d.d. 19 april 2013, Ministerie Leefomgeving en Transport te Den Haag:

Gemeentelijk toezicht op de brandveiligheid van zorginstellingen;

g. Brief d.d. 16 mei 2013, VNG te Den Haag: Financieel Jaarverslag 2012.

Voorstel: in handen van B&W ter voorbereiding

h. Brief d.d. 23 mei 2013, Provincie Noord-Brabant: toezending rapport Veerkrachtig bestuur in Zuidoost-Brabant van de adviescommissie Krachtig Bestuur in Brabant.

4. Evaluatie en vervolg samenwerking Asten-Someren (adviserend).

(Portefeuillehouder Burgemeester, info: w.verberkt@asten.nl)

5. Koersen op eigen kracht in netwerken (adviserend).

(Portefeuillehouder Burgemeester; info: w.verberkt@asten.nl)

6. Jaarstukken 2012 (adviserend).

(Wethouder Van Bussel, info: j.peerlings@asten.nl)

7. Tussentijdse rapportage voorjaar 2013 (adviserend).

(Wethouder Van Bussel, info: j.degoede@asten.nl)

8. Advies aan Commissariaat voor de Media voor toewijzing zendtijd omroep Siris (adviserend).

(Portefeuillehouder Burgemeester, info: p.greijn@asten.nl)

(2)

2/2 9. Aansluiten bij Nationale ombudsman (adviserend).

(Portefeuillehouder Burgemeester, info: m.vanarensbergen@asten.nl)

10. Ontwerpbegroting 2014, meerjarenraming 2014-2017 Veiligheidsregio (Wensen en bedenkingen)

(Portefeuillehouder Burgemeester, info: d.vanhouts@asten.nl)

11. Informatief overleg met de bestuurder over lopende belangrijke processen en projecten:

a. SRE-aangelegenheden.

12. Stukken ter kennisneming aan de commissie:

a. Memo informatie “spookburgers” (toezegging 28-03-2013).

(Portefeuillehouder Burgemeester, info: mfha.timmermans@asten.nl) b. Memo kennisgeving van normenkader 2013.

(Wethouder Van Bussel, info: m.vanarensbergen@asten.nl)

c. Memo Rampenbestrijding: Oefenjaarverslag 2012, Oefenjaarplan 2013, Opleidingsplan 2013.

(Portefeuillehouder Burgemeester, info: m.verstappen@asten.nl) d. Memo Externe Veiligheid: Jaarverslag 2012 en Jaarplan 2013.

(Portefeuillehouder Burgemeester, info: m.verstappen@asten.nl)

e. Memo 1^e wijziging begroting 2013 Veiligheidsregio Brabant Zuidoost.

(Portefeuillehouder Burgemeester, info: d.vanHouts@asten.nl)

f. Lijst van toezeggingen en dynamische termijnkalender.

13. Rondvraag.

(3)

CONCEPT

COMMISSIE ALGEMENE ZAKEN en CONTROL

VERSLAG

van de openbare vergadering van de commissie ALGEMENE ZAKEN en CONTROL, ge- houden op 25 april 2013 in de raadzaal van het gemeentehuis.

- - -

Aanwezig zijn:

De voorzitter J.G. Leenders

De leden F.A.A.M. van de Kerkhof, J.H.G. de Groot, H.A.M. van Moorsel, A.H.H. Beniers, D. van de Wiel–Stevens, M.J.H. Vankan, J.P.M. Knapen, H.L.M. Span, A.W. van Egmond, F.M.G. Janssen De genodigden burgemeester H.G. Vos, wethouder J.H.J. van Bussel

De griffier M.B.W. van Erp-Sonnemans De notulist E.J.M. van der Heijden

- - - Agenda

1. Vaststellen agenda

2. Verslag van de openbare vergadering van 28 maart 2013 3. Ingekomen stukken gericht aan de raad

4. Wijziging Algemene Plaatselijke Verordening (APV) 2010

5. Informatief overleg met de bestuurder over lopende belangrijke processen en projecten

6. Stukken ter kennisneming aan de commissie 7. Rondvraag

De voorzitter opent de vergadering. Hij heet de heer F. Janssen als nieuwe lid van de commissie Ruimte van harte welkom. Hij deelt mee dat geen spreekrecht is aan- gevraagd en dat de omvraag begint bij de fractie Algemeen Belang.

Agendanummer 1 Vaststellen agenda

De voorzitter stelt voor om agendapunt 6b gelijktijdig met punt 3 te behandelen en agendapunt 3d en 5c gezamenlijk te behandelen, met presentatie van de heer Ubachs, lid van het dagelijks bestuur van het SRE.

Met inachtneming van bovenstaand wijzigingsvoorstel, wordt de agenda vastgesteld.

Agendanummer 2 Verslag van de openbare vergadering van 28 maart 2013

Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld.

Naar aanleiding van het verslag geeft de burgemeester een mondelinge toelichting op zijn toezegging inzake de commerciële activiteiten bij het Hart van Heuze. Uit na- vraag bleek dat het eenmalig ging om de organisatie van een koffietafel voor een

(4)

-2-

CONCEPT verg. comm. AZ/C

d.d. 25-04-2013 langdurig vrijwilliger. Het is echter niet toegestaan de horecagelegenheid commerci- eel uit te baten. Dit wordt op papier nog een keer benadrukt richting het Hart van Heuze.

Het antwoord op zijn toezegging inzake spookburgers volgt per memo.

Agendanummer 3 Ingekomen stukken gericht aan de raad Voor kennisgeving aannemen:

a. Brief d.d. 13 maart 2013, Krachtig Bestuur in Brabant te ’s-Hertogenbosch:

openbaarmaking/beschikbaarstelling van de (voorlopige) aanbevelingen voor West-Brabant;

b. Brief d.d. 8 april 2013, Vakvereniging Brandweer te Leusden: Tijd voor het eer- lijke verhaal over opkomsttijden en dekkingsplannen;

c. Brief d.d. 9 april 2013, Wecycle te Zoetermeer: Benchmark 2012 afgifte elektri- sche apparaten (e-waste);

In handen van B&W ter voorbereiding:

d. Brief d.d. 25 maart 2013, SRE te Eindhoven: Aanbieding concept-begroting 2014;

e. Brief d.d. 29 maart 2013, Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant te Eindhoven:

Aanbieding ontwerpbegrotingen 2013 en 2014.

Punt d.

De heer J. Ubachs, lid van het dagelijks bestuur van het SRE geeft een presentatie over de samenwerking in de regio en de transformatie bij het SRE.

De fractie D66-HvA merkt op dat de transformatie en programmabegroting in de- zelfde lijn blijft maar zij wil minimaal weten wat zij qua kosten kan verwachten.

De fractie Leefbaar Asten vraagt wie de lead heeft als het gaat om projectmatig werken en hoeveel eraan deelnemen. Daarnaast wil zij weten hoe het samengaan in subregio’s zich verhoudt tot de samenwerking Peel 6.1.

De fractie CDA vraagt opheldering over het aantal mensen dat hierdoor een andere functie krijgt en hoeveel personen in aanmerking komen voor 5 jaar wachtgeld.

De burgemeester geeft aan dat in de transformatie focus wordt aangebracht op een aantal taken: Economie, Ruimte, Infrastructuur, Investeringsfondsen. Hij is benieuwd hoe hier vorm en inhoud aan wordt gegeven. Over de begroting kan hij slechts mel- den dat deze voor een bepaalde datum vastgesteld moet worden en dat hiervoor een zienswijze aan de raad wordt voorgelegd. Het is nog te vroeg om te zeggen wat wij met vrijvallende middelen doen als er nog zo veel onduidelijkheid is betreffende taken, functies en mensen.

De heer J. Ubachs geeft aan dat zich in de Kempen en Peelregio duidelijke subre- gio’s vormen, voor de andere delen is dat nog niet duidelijk. Dit betekent ook dat nu nog niet bekend is hoeveel mensen er boventallig worden.

(5)

-3-

d.d. 25-04-2013

Agendanummer 4 Wijziging Algemene Plaatselijke Verordening (APV) 2010 De fractie VVD vraagt zich af of het wenselijk is zoveel details in de APV op te ne- men, zoals het punt over happy hours dat tegen het advies in wel is opgenomen. Zij stelt vraagtekens bij de argumentering, controle is zowel in detailhandel als horeca lastig. Tevens vraagt zij zich af of we daarmee niet het risico lopen dat de Astense jeugd gaat lopen naar een naastliggende gemeente zoals Deurne, die dit niet heeft opgenomen in haar APV.

De fractie D66-HvA vraagt of naast de rechtspersonen NV en BV ook een VOF dient te worden opgenomen. Wat betreft de happy hours pleit zij voor een gelijke lijn met Someren en Deurne. Zij informeert naar de totstandkoming van de tijdsbepalingen bij verenigingen. Verder merkt zij een schrijffout op (treedt moet zijn trad).

De fractie Leefbaar Asten vindt het goed dat is gekeken naar de concurrentiepositie van de Astense ondernemers en pleit voor regionale afstemming. Voorts vraagt zij naar de inhoud van de ingeplande handhavingsacties.

De fractie PGA-PvdA vraagt naar het daadwerkelijk voorkomende aantal happy hours in Asten. Zij is positief over het feit dat er meerdere mogelijkheden ter be- schikking komen om te handhaven; zij vraagt of de gemeente bij de overgaande taken van de Voedsel en warenautoriteit ook extra middelen krijgt, of gaat dit ten kos- te van andere taken. Tot slot bevreemdt het haar dat in de horeca om 9.00 uur al al- cohol geschonken mag worden.

De fractie CDA spreekt haar zorg uit over het alcoholgebruik onder jongeren en vraagt hoe te handhaven dat jongeren na 23.00 uur niet meer binnenkomen. Zij ziet meer problemen in de zogenaamde ‘indrinkhokken’ dan in de eventuele happy hours.

Zij vraagt of handhaven steekproefsgewijs door de politie gebeurt, of op een andere wijze.

De burgemeester geeft aan dat hogere wetgeving aanleiding is geweest voor de wijziging. Het uitgangspunt is om alleen de extra onderdelen waarbij zich problemen voordoen op te nemen in de APV. Een uitzondering daarop is de regeling ten aanzien van happy hours. Er zijn in Asten geen gelegenheden met happy hours. De maatre- gel schaadt nu dus geen ondernemer, maar mocht het toch gaan voorkomen dan kunnen we handhaven. Afstemmen met Someren en Deurne is een goede zaak, en als dat de wens van de commissie is vindt hij het geen probleem om dat ten aanzien van de regeling happy hours gelijk te trekken.

Over handhaving kan hij zeggen dat er indicatief vijf bezoeken zijn ingepland. Echter kan dit op verzoek worden aangepast als de raad het belangrijker vindt om het ac- cent te leggen op indrinkhokken en sportverenigingen. Dit vraagt een meer preven- tieve aanpak.

Mevrouw Van Happen vult aan dat een VOF niet bij de paracommerciële rechtsper- soon hoort, zoals dit in de Drank- en horecawet is opgenomen. Het gaat over stich- tingen en verenigingen. Omdat toegang na 23.00 uur niet handhaafbaar is, is deze niet opgenomen. Wel wordt de controle op 16-minners meegenomen.

De voorzitter concludeert dat de commissie unaniem positief adviseert en instemt met doorgeleiding van het stuk naar de raad, waarbij de happy hour-bepaling wordt geschrapt. In verband hiermee wordt het stuk als B-stuk doorgeleid naar de raad.

(6)

-4-

d.d. 25-04-2013

Agendanummer 5 Informatief overleg met de bestuurder over lopende be- langrijke processen en projecten

a. Samenwerking Asten-Someren;

b. Samenwerking Peel 6.1;

c. SRE- aangelegenheden.

Punt a.

De burgemeester geeft aan dat toegewerkt wordt naar het raadsbesluit van 24 juni a.s. waarbij de financiële consequenties, de leerdoelen en de manier van ontvlechting wordt meegenomen. De geplande gezamenlijke raadsbijeenkomst op 22 mei a.s.

gaat in verband met de huidige stand van zaken niet door. Hieraan is nu geen behoefte meer.

Punt b.

De burgemeester zegt dat betreffende de samenwerking Peel 6.1, we nu richting de formele besluitvorming gaan in de raadsvergadering 24 juni a.s. Samenwerking Peel 6.1 is nu het uitgangspunt.

De fractie Algemeen Belang spreekt haar hoop uit dat de samenwerking in de Peel wel is gestoeld op een gelijke gezamenlijke visie en we daarmee niet in eenzelfde constructie of verschil van mening verzanden als bij de samenwerking Asten- Someren.

Agendanummer 6 Stukken ter kennisneming aan de commissie

a. Agenda Algemeen bestuur Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost 29 maart 2013;

(Burgemeester, info: d.vhouts@asten.nl)

b. Memo kennisgeving hoogte en risico resterende vordering op Landsbanki;

(Wethouder Van Bussel, info: m.vanarensbergen@asten.nl)

c. Jaarverslag handhaving 2012 en Uitvoeringsprogramma handhaving 2013;

(Burgemeester, info: s.wispelweij@asten.nl)

d. Lijst van toezeggingen en dynamische termijnkalender.

Punt c.

De fractie D66-HvA spreekt haar zorg uit over het aantal uren dat wordt besteed aan recreatieve bedrijven.

De burgemeester geeft aan dat nooit op individuele gevallen wordt gereageerd en altijd capaciteit wordt ingezet bij een acute situatie.

De fractie PGA-PvdA vraagt of de pilot; ‘Samen sterk in het buitengebied’ heeft ge- werkt en vraagt alert te zijn op de uitstoot van fijnstof aangezien we als risicogebied zijn aangemerkt in de regio.

De heer Wispelweij licht toe dat er weinig profijt is geweest van de pilot ‘Samen sterk in het buitengebied’ omdat het zaken betrof waarop we lastig of niet konden handhaven. Veel aandacht is geschonken aan bedrijven met een hoge fijnstof uitstoot en dat blijft in de toekomst onveranderd.

(7)

-5-

d.d. 25-04-2013

Agendanummer 7 Rondvraag

De fractie VVD vraagt zich ten zeerste af of het realistisch is om te denken dat door het verlagen van de prijs van het Boek Asten 800 alle exemplaren worden verkocht.

De fractie CDA vraagt strenger toe te zien op het maken van reclame in Asten door niet-astense evenementen en horecagelegenheden, en op het opruimen van de bor- den na afloop.

De burgemeester zegt over de verkoop van het boek Asten 800 jaar niet te weten of deze worden verkocht, maar hij acht het goed om met een prijsverlaging in elk geval een poging te doen. Niets doen brengt meer verlies.

De voorzitter verwijst ten aanzien van de reclame-uitingen naar de commissie Ruimte.

Sluiting

Niets meer aan de orde zijnde sluit de voorzitter de vergadering.

Voor verslag, griffier

mr. M.B.W. van Erp-Sonnemans

dict: EvdH typ : 04 coll:

(8)

RAADSVOORSTEL (via commissie)

COMMISSIE AZC d.d. 13 juni 2013 AGENDANUMMER:4

Onderwerp: Bijlage(n): Vergadering de

dato:

Agenda- nummer:

p.h.:

Evaluatie en vervolg samenwerking Asten-

Someren 2 24 juni 2013 . . Bu

de raad

van de gemeente Asten

De samenwerking tussen Asten en Someren eindigt in de vorm van de brede samenwerking. In een notitie hebben wij de consequenties aangegeven. Er ligt een duidelijke samenhang met de visie op samenwerking in de brede zin, waarin ook de

Peelsamenwerking een belangrijke rol speelt, dat tegelijkertijd in een apart voorstel aan de raad is voorgelegd. Er moeten besluiten genomen over de afbouw van de huidige

samenwerking tussen Asten en Someren en de inrichting van de resterende samenwerking.

Deels is de raad en deels is het college bevoegd deze besluiten te nemen.

Het college stelt de raad voor:

1. In te stemmen met de evaluatie.

2. Als gevolg van de evaluatie de huidige samenwerkingsovereenkomst met Someren te beëindigen.

3. Het college opdracht te geven om voor de resterende samenwerking tussen Asten en Someren een nieuwe privaatrechtelijke overeenkomst te sluiten en daarbij rekening te houden met de geuite wensen en bedenkingen o.g.v. art. 169 Gemeentewet.

4. Het college opdracht geven een meerjarig dekkingsvoorstel voor te bereiden in overeenstemming met uw wensen en bedenkingen over de Voorjaarsnota 2013.

5. De volgende leerpunten te gebruiken als criteria voor elke toekomstige vorm van samenwerking:

a. Vergewis je ervan dat er tussen de deelnemende partijen voldoende vertrouwen bestaat waarop de samenwerking gebaseerd is. Maak de onderlinge relatie op alle niveaus bespreekbaar en stuur continu samen (!) op vertrouwen en een

werkrelatie die bijdraagt aan de realisatie van het doel.

b. Zorg voor een gezamenlijk bestuurlijk einddoel/eindperspectief en 100%

commitment. Van groot belang is te weten welke achterliggende doelen samenwerkingspartners hebben omwille van een eenvormige doelgerichte aansturing van de samenwerking.

Samenvatting

Beslispunten

(9)

2

c. Zorg voor een concrete (SMART) bestuursopdracht aan het management: wat moet concreet worden bereikt aan efficiency (in geld uitgedrukt) en kwaliteit (in normen en/of prestatie-indicatoren uitgedrukt) en wat verstaan we precies onder de gebruikte begrippen?

d. Onderscheid duidelijk de verantwoordelijkheden en rollen naar WAT (het bestuur) en HOE (het management).

e. Breng vooraf de bestuurlijke en ambtelijke cultuurverschillen in beeld en stem hierop het veranderings- en samenwerkingsproces af.

De samenwerking tussen Asten en Someren is in een aanzienlijk ander daglicht komen te staan, vooral door de bestuurlijke keuze van de gemeente Someren voor De Peel als primaire samenwerkingspartner en door de vele externe ontwikkelingen.

Wij leggen daarom twee voorstellen aan de raad voor. Twee voorstellen die direct met elkaar te maken hebben, maar ook ieder een eigen karakter hebben.

Het eerste voorstel, het voorliggende voorstel, gaat over de consequenties van de bestuurlijke standpunten van Asten en Someren over haar samenwerking.

Het tweede voorstel (“Koersen op eigen kracht in netwerken”) gaat over de samenwerking en de positie van Asten in de toekomst, maar dan in bredere zin.

We willen met dit voorstel allereerst de gevolgen van de beëindiging van de huidige vorm van samenwerking tussen Asten en Someren helder in beeld brengen om deze vervolgens te kunnen betrekken bij de vorming van de nieuwe visie op samenwerking in brede zin.

We beëindigen de huidige samenwerkingsovereenkomst met Someren. We bouwen het bestaande samenwerkingsprogramma grotendeels af. We sluiten voor de onderdelen waar we wel mee doorgaan een nieuwe –aangepaste- overeenkomst en stemmen die af op de nieuwe samenwerkingsvisie.

-

De gevolgen zijn in beeld. We beperken de risico’s zoveel als mogelijk door een nieuwe samenwerkingsovereenkomst en deelovereenkomsten.

Grootste risico is en blijft of de wil en bereidheid er ook daadwerkelijk is om samen voordelen te halen uit de samenwerking.

-

Inleiding

Wat willen we bereiken

Wat gaan we daarvoor doen

Mogelijke Alternatieven

Risico’s

Wat mag het kosten

(10)

3

Bijlage(n)

1. Raadsbesluit.

- Notitie Evaluatie en vervolg samenwerking Asten en Someren en bijlagen.

- Raamovereenkomst samenwerking Someren-Asten 2013.

- Advies van de commissie d.d. 13 juni 2013.

- Het rapport ‘Het Asten’s perspectief’ (van 11 maart 2013)

- De notitie ‘Visie van het college van B en W van Asten over de toekomst van de samenwerking vanuit Asten’ (van 19 maart 2013).

dict : RV.D.13.tk.002 type : w.verberkt@asten.nl coll :

Bijgaand treft u aan:

Voor u ligt ter inzage:

(11)

RAADSBESLUIT

Onderwerp: Dagtekening: nummer:

Evaluatie en vervolg samenwerking Asten-Someren 24 juni 2013 . .

De raad van de gemeente Asten;

gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 28 mei 2013;

gehoord het advies van de COMMISSIE ALGEMENE ZAKEN EN CONTROL d.d. 13 juni 2013;

b e s l u i t:

3. Het college opdracht te geven om voor de resterende samenwerking tussen Asten en Someren een nieuwe privaatrechtelijke overeenkomst te sluiten en daarbij rekening te houden met de geuite wensen en bedenkingen o.g.v. art. 169 Gemeentewet.

5. De vastgestelde leerpunten te gebruiken als criteria voor elke toekomstige vorm van samenwerking:

• Vergewis je ervan dat er tussen de deelnemende partijen voldoende vertrouwen bestaat waarop de samenwerking gebaseerd is. Maak de onderlinge relatie op alle niveaus bespreekbaar en stuur continu samen (!) op vertrouwen en een werkrelatie die bijdraagt aan de realisatie van het doel.

• Zorg voor een gezamenlijk bestuurlijk einddoel/eindperspectief en 100%

commitment. Van groot belang is te weten welke achterliggende doelen

samenwerkingspartners hebben omwille van een eenvormige doelgerichte aansturing van de samenwerking.

• Zorg voor een concrete (SMART) bestuursopdracht aan het management: wat moet concreet worden bereikt aan efficiency (in geld uitgedrukt) en kwaliteit (in normen en/of prestatie-indicatoren uitgedrukt) en wat verstaan we precies onder de gebruikte begrippen?

• Onderscheid duidelijk de verantwoordelijkheden en rollen naar WAT (het bestuur) en HOE (het management).

(12)

2

• Breng vooraf de bestuurlijke en ambtelijke cultuurverschillen in beeld en stem hierop het veranderings- en samenwerkingsproces af.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Asten d.d. 24 juni 2013

De raad voornoemd,

Griffier, voorzitter,

mr. M.B.W. van Erp-Sonnemans mr. H.G. Vos

dict: RV.D.13.tk.002 typ: w.verberkt@asten.nl coll:

(13)

1 Def. versie 28052013

Evaluatie en vervolg samenwerking Asten-Someren Gemeenteraad Asten

1. Inleiding

Het gemeentebestuur van Asten staat voor haar burgers en haar organisatie. Om haar ambities waar te maken is het nodig een helder Asten’s perspectief van onze gemeente ‘in samenwerking’ te geven. Dit doen wij door twee voorstellen aan de raad voor te leggen. Twee voorstellen die direct met elkaar te maken hebben, maar ook ieder een eigen karakter hebben:

1. Evaluatie en vervolg samenwerking Asten-Someren. Dit voorstel, gaat over de consequenties van de bestuurlijke standpunten van Asten en Someren over haar samenwerking.

2. Koersen op eigen kracht in netwerken. Dit gaat over de visie en positie van Asten en de rol die samenwerking in brede zin hierin heeft.

De basis voor dit eerste stuk, Evaluatie en het vervolg van de samenwerking Asten-Someren wordt gevormd door eerdere stukken die 19 maart jongstleden.

in de raad zijn besproken. Het betreft het rapport Het Asten’s perspectief met daarin o.a. de analyse van de samenwerking Asten en Someren, de externe ontwikkelingen, eisen aan de organisatie en mogelijke scenario’s voor Asten.

Daarnaast grijpen we ook terug op de notitie Visie van het college van B&W over de toekomst van de samenwerking vanuit Asten (van 19 maart 2013). De hierboven genoemde stukken zijn al in uw bezit en liggen ook ter inzage.

2. Oorspronkelijke visie Asten onder druk

Uw oorspronkelijke visie, kortheidshalve hieronder in de afbeelding weergegeven, is niet langer haalbaar. In deze visie stond Asten als zelfstandige gemeente zo stevig als een huis, met een vergaande samenwerking (ambtelijke fusie) tussen Asten en Someren als fundament, aangevuld met samenwerking met de vijf andere Brabantse Peelgemeenten en met een (op maat gesneden) samenwerking in het SRE.

? ?

SRE Drietrap:

subregionaal

lokaal

Peelland

A-S

Regionale opgaven, bijv. verkeer

Aanvullend: uitvoering / beheer / beleidsvoorbereiding

Loketten Regie

Personeel/Informatievoorziening/

Organisatie/Financiën/Admini- stratieve organisatie

regionaal

(14)

Vooral door de bestuurlijke keuze van de gemeente Someren voor De Peel als primaire samenwerkingspartner, is de samenwerking tussen Asten en Someren in een aanzienlijk ander daglicht komen te staan.

Dit betekent dat uw kaders voor de samenwerking (met Someren) aanzienlijk moeten worden bijgesteld. Wij doelen dan op de kaders, die u heeft gegeven in het coalitieakkoord, de samenwerkingsovereenkomst met Someren, de

bestuursopdracht die daaruit voortvloeide en in de begroting 2013 waarin de uitkomsten van de scenariodiscussie van 2012 en de gewenste effecten van de samenwerking Asten-Someren zijn verwerkt:

“De bestaande samenwerking Asten-Someren moet worden uitgebreid, leidend tot een extra besparing van € 400.000 in 2017, allereerst door invoering van een gezamenlijke managementstructuur en meer gezamenlijke beleidsvoorbereiding in 2014 en ambtelijke fusie vanaf 2015.”

(Voor de duidelijkheid: het gaat hier om de ‘extra besparing’ bovenop de eerder verwerkte € 300.000.)

Wij benadrukken dat er ook een andere aanleiding bestond om de bestuurlijke visie van Asten te herijken, namelijk diverse externe ontwikkelingen. Wij beperken ons hier echter tot de evaluatie en het vervolg van de samenwerking Asten-Someren. De lessen die we hieruit leren nemen we vervolgens mee in de vormgeving en uitvoering van de nieuwe bestuurlijke visie Koersen op eigen kracht in netwerken.

3. Samenwerking Asten-Someren afbouwen en/of voortzetten De samenwerking Asten-Someren is niet langer het fundament onder het samenwerkingshuis van Asten. De bestaande samenwerking in de zin van samenvoeging van organisatieonderdelen zoals de afdeling Bedrijfsvoering Asten en Someren (BAS) stopt. Het Programma Asten en Someren, samen over de brug! bouwen we af. We zijn nog bezig om de exacte organisatorische, juridische en financiële consequenties in beeld te brengen. Voor zover bestuurlijk van belang zijn ze hieronder aangegeven. We verwijzen hiervoor ook naar bijlage 1, het Overzicht van activiteiten/projecten Samen over de brug!

Sommige samenwerkingsactiviteiten tussen Asten en Someren moeten of kunnen worden voortgezet, sommige in afwachting van overgang naar De Peel. Ook hiervoor verwijzen wij u naar bijlage 1. Het gaat hier vooral om de volgende zaken:

• I&A

• Belastingen

• Buitendiensten OW en RBO

• Welzijn/MO

• Advisering Openbare Orde/Veiligheid

• ‘Gedeelde ambtenaren’ op het gebied van leerplicht, leerlingenvervoer, sport, inkoop/externe subsidies.

U bepaalt of en in hoeverre de nog mogelijke samenwerking met Someren past in uw nieuwe visie Koersen op eigen kracht in netwerken. Ons inziens is dit het geval. Hierop gaan we in het tweede voorstel over de samenwerking.

(15)

4. Organisatorische consequenties

In zijn algemeenheid kunnen we stellen dat organisatorische voordelen van de samenwerking Asten-Someren, zoals gedeelde (en dus minder) formatie (efficiency), vermindering van éénmansposten en geregelde achtervang (kwetsbaarheid) grotendeels verdwijnen.

We ontvlechten bijna alle samengevoegde organisatieonderdelen en plaatsen ze weer terug in ieders organisatie. Het takenpakket stemmen we weer af op de eigen organisatie. Onze medewerkers werken weer alleen voor Asten. Het gaat hier om de afdeling Bedrijfsvoering en zijn teams. Dit geldt alleen niet voor de teams I&A (ontvlechting zou grote financiële en bedrijfsmatige conseqenties hebben) en Belastingen (in verband met mogelijke samenwerking in de Peel).

We stoppen met de harmonisatie van processen en arbeidsvoorwaarden.

De invoering van de gezamenlijke aansturingsvisie A-S stopt en we gaan door met de uitvoering van de Astense organisatievisie K=L²+S. Deze Astense visie vormde overigens de basis voor de gezamenlijke aansturingsvisie, zodat de veranderingen op dit terrein (organisatieontwikkeling) marginaal zijn.

Nieuwe taken bekijken we niet langer primair op mogelijke samenwerking tussen Asten en Someren.

We bekijken de E-projecten (digitalisering van dienstverlening, bedrijfsvoering en informatievoorziening) per project op het nut van gezamenlijke afronding.

De gezamenlijke medezeggenschapsorganen worden ontbonden. Het gaat om de BOR en het BGO.

5. Juridische consequenties

De samenwerkingsovereenkomst moet worden opgezegd of eindigt met wederzijds goedvinden. Over de consequenties daarvan hebben we overleg gevoerd, overeenkomstig de overeenkomst zelf.

Samenwerkingscontracten Asten-Someren met derden zeggen we zo nodig op.

Machtigingen, benoemingen gericht op werkzaamheden voor de gezamenlijke gemeenten, trekken we in.

Voor de resterende samenwerkingsactiviteiten maken we gebruik van een privaatrechtelijke raamovereenkomst die als basis geldt voor de zogenaamd dienstverleningsovereenkomsten per samenwerkingsonderdeel. We doen dit om zodoende met een eenduidige juridische samenwerkingsconstructie te kunnen werken om misverstanden te voorkomen, gezien de mogelijk uiteenlopende samenwerkingsdoelen en –belangen.

Deze raamovereenkomst zit ook bij bijlage 1. Wij vragen de raad hierover al bij de behandeling van dit voorstel zijn wensen en bedenkingen te uiten, zodat we daarmee rekening kunnen houden bij de verdere uitwerking.

6. Financiële consequenties

De samenwerkingsvoordelen verdwijnen grotendeels. We verwijzen naar bijlage 3 van het analyserapport, Het Asten’s perspectief.

(16)

We bekijken nog of en hoe we formatiegaten, bijvoorbeeld t.g.v. ingevoerde nieuwe taken, kunnen vullen zonder formatie-uitbreiding. Hier ligt ook een relatie met het tweede voorstel, Koersen op eigen kracht in netwerken, waarin we samenwerking als middel om onze doelstellingen te bereiken, onderzoeken.

Andere financiële consequenties zijn extra kosten als gevolg van het niet

nakomen van gezamenlijke contracten met derden en incidentele afbouwkosten.

Onderstaande tabel geeft een overzicht van de financiële consequenties.

Structurele financiële gevolgen

€ 184.807 in 2013 oplopend tot

€ 584.807 in 2017 Zie blz 5

Voorjaarsnota Kosten samenwerking A-S * € 164.202

Daarnaast 10303 uren in Asten

* De samenwerking Asten-Someren heeft van 2011 tot en met 2013 (tot 1 mei) 10.303 uren gekost.

NB Van belang hierbij is te beseffen dat een deel van de uren betrekking heeft op zaken die we zonder samenwerking ook hadden moeten maken, bijvoorbeeld ter voorbereiding van nieuwe taken. Zonder samenwerking zou het aantal uren soms hoger zijn geweest.

Als gevolg van de structurele financiële consequenties is het nodig een meerjarig dekkingsplan op te stellen bij de begroting voor 2014 of 2015, dat rekening houdt met de wensen en bedenkingen van de raad over de Voorjaarsnota.

7. Leerpunten

Tijdens de Raadsconferentie van 19 maart jongstleden heeft u zich duidelijk uitgesproken over de behoefte om te leren van de ervaringen met de

samenwerking Asten-Someren en deze leerpunten mee te nemen in elk ander samenwerkingsverband dat de gemeente Asten in de toekomst aan gaat. Daarom hebben wij de samenwerking Asten-Someren geëvalueerd. De leerpunten worden hieronder genoemd en deze nemen wij mee als criteria in het tweede stuk

Koersen op eigen kracht in netwerken.

1. Vergewis je ervan dat er tussen de deelnemende partijen voldoende vertrouwen bestaat waarop de samenwerking gebaseerd is. Maak de

onderlinge relatie op alle niveaus bespreekbaar en stuur continu samen (!) op vertrouwen en een werkrelatie die bijdraagt aan de realisatie van het doel.

2. Zorg voor een gezamenlijk bestuurlijk einddoel/eindperspectief en 100%

commitment. Van groot belang is te weten welke achterliggende doelen samenwerkingspartners hebben omwille van een eenvormige doelgerichte aansturing van de samenwerking.

3. Zorg voor een concrete (SMART) bestuursopdracht aan het management: wat moet concreet worden bereikt aan efficiency (in geld uitgedrukt) en kwaliteit (in normen en/of prestatie-indicatoren uitgedrukt) en wat verstaan we precies onder de gebruikte begrippen?

(17)

4. Onderscheid duidelijk de verantwoordelijkheden en rollen naar WAT (het bestuur) en HOE (het management).

5. Breng vooraf de bestuurlijke en ambtelijke cultuurverschillen in beeld en stem hierop het veranderings- en samenwerkingsproces af.

8. Besluitvorming

Om de evaluatie en het vervolg van de samenwerking Asten-Someren af te ronden, vragen wij u om de volgende besluiten te nemen.

3. Het college opdracht te geven om voor de resterende samenwerking tussen Asten en Someren een nieuwe privaatrechtelijke overeenkomst te sluiten en daarbij rekening te houden met de geuite wensen en bedenkingen o.g.v. art.

169 Gemeentewet.

5. De leerpunten te gebruiken als criteria voor elke toekomstige vorm van samenwerking.

De hierboven voorgestelde besluiten zijn verwerkt in het bijgevoegd raadsvoorstel.

Bijlagen

1. Overzicht van activiteiten/projecten Samen over de brug!

(18)

Raamovereenkomst samenwerking Someren – Asten 2013

De partijen:

I. De gemeente Someren, voor wat betreft deze overeenkomst rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar burgemeester, de heer A.P.M. Veltman, handelend ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders van Someren van [datum] en gelet op de wensen en bedenkingen van de gemeenteraad van Someren van [datum]

II. De gemeente Asten, voor wat betreft deze overeenkomst rechtsgeldig

vertegenwoordigd door haar burgemeester, de heer mr. H.G. Vos, handelend ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders van Asten van [datum] en gelet op de wensen en bedenkingen van de gemeenteraad van Asten van [datum]

Hierna gezamenlijk te noemen: Partijen

In aanmerking nemende dat:

- Partijen na de beëindiging van de Samenwerkingsovereenkomst Asten-Someren d.d. 19 oktober 2010 op een aantal organisatieonderdelen duurzaam, dan wel tijdelijk willen blijven samenwerken;

- Partijen deze samenwerking willen vormgeven in een heldere juridische constructie, in de vorm van deze Raamovereenkomst en bijbehorende nader af te sluiten

Dienstverleningsovereenkomsten.

Komen het volgende overeen:

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

Voor de in deze Raamovereenkomst gebruikte begrippen gelden de volgende omschrijvingen:

• Opdrachtgever:

De gemeente die opdracht geeft.

• Opdrachtnemer:

De gemeente die opdracht neemt.

• Raamovereenkomst:

Deze Raamovereenkomst met daarin opgenomen de algemene afspraken over de samenwerking.

• Dienstverleningsovereenkomst:

De overeenkomst met daarin opgenomen de afspraken over het verlenen van diensten door Opdrachtnemer aan Opdrachtgever.

• Mediator:

Een door Partijen aangewezen erkend onafhankelijk conflictbemiddelaar.

Artikel 2 Doel van de overeenkomst

Met deze Raamovereenkomst geven Partijen invulling aan het algemeen (juridisch) kader waarbinnen ze de samenwerking vormgeven.

(19)

-2- Artikel 3 Duur van de overeenkomst

1. Deze Raamovereenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd, ingaande (datum).

2. De Dienstverleningsovereenkomsten die binnen het kader van deze Raamovereenkomst worden opgesteld, worden eveneens aangegaan voor

onbepaalde tijd, tenzij in de Dienstverleningsovereenkomst een andere termijn is bepaald.

Artikel 4 Personele aspecten

1. De personele aspecten worden geregeld in de afzonderlijke Dienstverleningsovereenkomsten.

2. Er wordt altijd een keuze gemaakt tussen detachering dan wel overname van personeel.

Artikel 5 Samenwerkings- en overlegstructuur

1. Minimaal 1 keer per jaar overleggen de colleges van Partijen en minimaal 1 keer per twee maanden overleggen de directies van Partijen over de voortgang van het algehele proces van samenwerken.

2. Specifieke afspraken over de overlegstructuur worden opgenomen in de afzonderlijke Dienstverleningsovereenkomsten.

3. Tot de in lid 2 bedoelde afspraken behoren in ieder geval de deelnemers aan, de frequentie en de onderwerpen van het overleg.

Artikel 6 Informatieverstrekking en verantwoording

Specifieke afspraken over o.a. informatieverstrekking, rapportages en kwaliteitsbewaking worden opgenomen in de Dienstverleningsovereenkomsten.

Artikel 7 Kwaliteitswaarborging

1. De Opdrachtnemer waarborgt hierbij de continuïteit en kwaliteit zoals vastgelegd in de betreffende Dienstverleningsovereenkomsten die binnen het kader van deze Raamovereenkomst worden opgesteld.

2. Indien de Opdrachtgever constateert dat de Opdrachtnemer de overeengekomen dienstverlening onjuist en/of onvolledig verricht en/of gegevens op onjuist dan wel onvolledige wijze verwerkt of behandelt, treden beide directies hierover in overleg om zodoende tot een gezamenlijke oplossing te komen.

3. Indien het overleg in lid 2 niet leidt tot aanpassingen/verbeteringen, wordt hiervan schriftelijk melding gedaan bij de Opdrachtnemer. In de melding wordt zo concreet mogelijk de aard en omvang van de onjuistheden en/of onvolledigheden vermeld.

Binnen twee weken wordt schriftelijk gerapporteerd hoe deze melding wordt afgehandeld door de Opdrachtnemer.

4. In de Dienstverleningsovereenkomsten kunnen boetebepalingen worden opgenomen ingeval sprake is van toerekenbare tekortkomingen van één der Partijen ten aanzien van de afspraken zoals overeengekomen in de Raam- dan wel

Dienstverleningsovereenkomst.

Artikel 8 Financiële afspraken

Partijen spreken als algemene verrekeningsmethodiek af, de verhoudingsregel 47% (Asten) / 53% (Someren) toe te passen, tenzij hierover in de afzonderlijke

dienstverleningsovereenkomsten, of anderszins, andere afspraken zijn gemaakt.

Artikel 9 Aansprakelijkheid

1. Partijen zijn op afdoende wijze verzekerd voor aansprakelijkheid.

2. Indien een van de Partijen schade lijdt als gevolg van een toerekenbare tekortkoming van de ander in de nakoming van de verplichtingen uit de

Raamovereenkomst en/of de Dienstverleningsovereenkomsten, is de schadelijdende Partij verplicht om zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen zes weken na

ontdekking van deze schade hiervan schriftelijk melding te doen aan de andere Partij.

(20)

-3-

3. De Partij die toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van haar verplichtingen is tegenover de ander aansprakelijk voor de door haar geleden dan wel te lijden schade. De schadeveroorzakende Partij vrijwaart de ander voor eventuele aanspraken van derden op vergoeding van schade als gevolg van bedoeld tekortschieten.

4. Indien een van de Partijen bepaalde derden inschakelt, voor de uitvoering van de Raamovereenkomst dan wel de betreffende Dienstverleningsovereenkomsten, is die Partij aansprakelijk voor de schade veroorzaakt door deze derden.

5. Het bepaalde in lid 3 en 4 geldt niet wanneer sprake is van overmacht. Van overmacht is in ieder geval sprake in de volgende gevallen:

a. Schade aangebracht door derden (bijv. vandalisme) b. Extreme weersomstandigheden

c. Externe (stroom) storingen Artikel 10 Geschillenregeling

1. Van een geschil over de inhoud of uitvoering van deze Raamovereenkomst en/of de Dienstverleningsovereenkomsten die binnen het kader van deze Raamovereenkomst zijn opgesteld, is sprake wanneer één van de Partijen daarvan schriftelijk kennis geeft aan de andere partij.

2. Wanneer zich tussen Partijen een geschil als bedoeld in lid 1 voordoet, zal door middel van mediation getracht worden tot een oplossing te komen, waarvoor Partijen een mediator aanwijzen.

Partijen gaan hiertoe binnen één maand na ontvangst van de schriftelijke kennisgeving een overeenkomst tot mediation aan.

3. Wanneer mediation niet leidt tot oplossing van het geschil, zal dit voorgelegd worden aan de rechtbank te ‘s-Hertogenbosch.

4. Het bepaalde in de leden 1 tot en met 3 laat onverlet de bevoegdheid van ieder van partijen tot het vragen van voorlopige voorzieningen bij de bevoegde rechter.

Artikel 11 Wijzigingsbepaling

1. De voorwaarden van deze Raamovereenkomst zijn van toepassing op de

afzonderlijke Dienstverleningsovereenkomsten, die tijdens de looptijd en binnen het kader van deze Raamovereenkomst tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer worden gesloten.

2. Wijzigingen op deze Raamovereenkomst zijn alleen bindend wanneer Opdrachtgever en Opdrachtnemer deze wijzigingen schriftelijk overeenkomen.

Artikel 12 Opzegging van de Raamovereenkomst

1. Opzegging van de Raamovereenkomst kan slechts plaatsvinden indien de

opzeggende partij zodanig ernstige en zwaarwegende argumenten heeft, dat van de opzeggende partij, mede in aanmerking genomen de belangen van de andere partij, in redelijkheid niet gevergd kan worden, dat deze langer aan de Raamovereenkomst gebonden blijft.

2. Van een zwaarwegend argument is in ieder geval sprake in de volgende gevallen:

a. Verplichte gemeentelijke herindeling

b. Andere ingrijpende gevolgen van rijkswege die alle onderdelen van de samenwerking beïnvloeden

3. De opzegging van deze Raamovereenkomst, zoals bedoeld in lid 1, geschiedt aangetekend met inachtneming van een opzegtermijn van 2 jaar.

4. In de afzonderlijke Dienstverleningsovereenkomsten kunnen andere (afwijkende) gronden voor opzegging worden opgenomen.

5. Binnen 6 maanden na opzegging wordt door Partijen een beëindigingplan opgesteld, waarbinnen de operationele, juridische, personele en financiële gevolgen van de beëindiging van alle onderdelen van de samenwerking integraal worden uitgewerkt.

6. Indien Partijen over het beëindigingplan als bedoeld in lid 5 geen overeenstemming bereiken, zal getracht worden overeenstemming te bereiken door middel van mediation als bedoeld in artikel 10, lid 2.

(21)

-4-

Artikel 13 Inhoud Dienstverleningsovereenkomst

In de Dienstverleningsovereenkomsten zijn volgens een vaste indeling in elk geval bepalingen opgenomen over de volgende onderwerpen:

a. Werkterrein

het werkterrein waarop de Dienstverleningsovereenkomst betrekking heeft;

b. Duur en opzegging

de duur en eventuele opzegging van de Dienstverleningsovereenkomst;

c. Werkzaamheden

het geheel van overeengekomen Werkzaamheden als bedoeld in deze Raamovereenkomst, die Opdrachtnemer voor Opdrachtgever uitvoert;

d. Kwaliteitsnormen

de voor de uitoefening van de dienstverlening vereiste kwaliteitsnormen, welke normen in elk geval aan de wettelijke vereisten voldoen;

e. Vergoeding

de vergoeding, inclusief berekening en indexering, die Opdrachtgever aan Opdrachtnemer betaalt;

f. Personeel

afspraken over personele aspecten;

g. Bevoegdheden

de voor de levering van de dienstverlening benodigde mandaten en machtigingen;

h. Verantwoordelijken

aanwijzing van de verantwoordelijke personen bij Opdrachtgever en Opdrachtnemer, inclusief een omschrijving van hun verantwoordelijkheid;

i. Apparatuur

afspraken over gebruik van en ondersteuning bij gebruik van (ICT-)apparatuur;

j. Overlegstructuur

de wijze waarop overleg plaatsvindt;

k. Informatie en rapportage

de wijze van verstrekking en frequentie van de voor de dienstverlening vereiste en benodigde informatie en rapportage.

l. Verzekeringen

de wijze van en afspraken over het afsluiten dan wel aanpassen van de voor de dienstverlening benodigde verzekeringen;

Artikel 14 Rangorde

Ingeval van strijdigheid tussen de bepalingen in deze Raamovereenkomst en een of meer binnen het kader van deze Raamovereenkomst gesloten Dienstverleningsovereenkomsten, geldt de volgende rangorde:

a. De bepalingen in deze Raamovereenkomst.

b. De bepalingen in de Dienstverleningsovereenkomst, voor zover hierin over een onderwerp een specifieke (afwijkende) bepaling is opgenomen.

Artikel 15 Evaluatie

Deze Raamovereenkomst en de binnen het kader van deze Raamovereenkomst gesloten afzonderlijke Dienstverleningsovereenkomsten worden jaarlijks door de colleges van Partijen geëvalueerd.

Aldus overeengekomen, in tweevoud opgemaakt, per bladzijde geparafeerd en ondertekend,

te Someren op [datum] te Asten op [datum]

de gemeente Someren de gemeente Asten

dhr. A.P.M. Veltman dhr. mr. H.G. Vos

burgemeester van Someren burgemeester van Asten

(22)

RV.D.13.tk.002 Bijlage Visie samenwerking college tbv raad van 19 maart 2013 1 Het Asten’s perspectief: Asten koerst op eigen kracht in samenwerking

Visie van het college van B en W van Asten over de toekomst van de samenwerking vanuit Asten.

Aan de raad Inleiding

Wij hebben ons management een analyse laten maken van het verloop en de effecten van de huidige samenwerking tussen Asten en Someren en de invloed van de vele (externe) ontwikkelingen, waarmee wij te maken hebben. Deze analyse en ontwikkelingen hebben bepaalde gevolgen die het management heeft vertaald in mogelijke scenario’s. Aan de hand van de analyse en de scenario’s stellen wij u in staat een koers te bepalen, het Asten’s perspectief: wat is goed voor onze burgers en wat is goed voor onze organisatie?

Het college heeft hierom gevraagd naar aanleiding van de raadsmotie over de samenwerking tussen Asten en Someren (bijlage 1) waarin de raad het college oproept om het bestuur van Someren te overtuigen van de noodzaak van ambtelijke fusie per 1 januari 2015.

Andere aanleiding is de brief van de gezamenlijke ondernemingsraden Asten en Someren over de samenwerking (bijlage 2).

De kaders voor de samenwerking heeft u gegeven in het coalitieakkoord, de samenwerkingsovereenkomst met Someren, de bestuursopdracht die daaruit voortvloeide en in de begroting 2013 waarin de uitkomsten van de

scenariodiscussie van 2012 en de gewenste effecten van de samenwerking Asten- Someren zijn verwerkt:

“De bestaande samenwerking Asten-Someren moet worden uitgebreid, leidend tot een extra besparing van €400.000 in 2017, allereerst door invoering van een gezamenlijke managementstructuur en meer gezamenlijke beleidsvoorbereiding in 2014 en ambtelijke fusie vanaf 2015.”

De grote lijn van de tot op heden gevaren koers is in onderstaand overzicht gevisualiseerd.

? ?

SRE Drietrap:

subregionaal

lokaal

Peelland

A-S

Loketten Regie

Personeel/Informatievoorziening/Organis atie/Financiën/Admini-stratieve organisatie

regionaal

(23)

RV.D.13.tk.002 Bijlage Visie samenwerking college tbv raad van 19 maart 2013 2 Ook zonder motie en brief was er al voldoende aanleiding voor deze analyse.

Ontwikkelingen op landelijk, regionaal, subregionaal en lokaal niveau denderen over ons heen. Uitgangspunten en beleidsdoelstellingen van drie jaar geleden kunnen daardoor volledig zijn achterhaald. Het is zaak bij de les te blijven, sterker nog, regie te houden op hetgeen u wilt bereiken. Samenwerking is een instrument. Goed bestuur, goede dienstverlening en efficiënte bedrijfsvoering zijn doelen.

De analyse zelf bestaat uit een hoofdrapport en een vijftal bijlagen. Die treft u bijgaand aan.

Ook de gemeente Someren heeft een analyse gemaakt. Afgesproken is dat elke gemeente voor zich een analyse maakt en koers bepaalt en dat daarbij zoveel als mogelijk gebruik wordt gemaakt van dezelfde informatiebronnen. Dat maakt eventueel gewenst vergelijk beter mogelijk.

Onze conclusies uit de analyse

Het management geeft aan dat de financiële analyse laat zien dat behoorlijke effecten zijn gerealiseerd met de samenwerking tussen Asten en Someren. De realisatie van taakstelling op de samenwerking ligt echter niet op schema. De reden daarvan is vooral dat het management tegen de grenzen van de huidige samenwerking aanloopt: er is geen sprake van volledige harmonisatie van processen en dit is voorwaarde voor het realiseren van de doelstellingen.

Zodoende worden niet twee identieke organisaties aangestuurd, maar twee verschillende organisaties plus nog een derde gezamenlijke organisatie.

Ook de organisatorische analyse, waarin het management ook behoorlijk kritisch naar zichzelf kijkt, laat dit beeld zien. Geen gezamenlijk einddoel (de

achterliggende bestuurlijke doelstellingen van beide gemeenten zijn zeer

verschillend), belemmerende bestuursopdracht, gebrekkige aansturing vanwege een niet te managen opdracht, grote cultuurverschillen vooral tussen de

besturen, zijn niet mis te verstane kopjes in deze organisatorische analyse.

Het management concludeert dan ook dat het onverstandig is om op de huidige weg door te gaan. Sterker nog, doorgaan op dezelfde weg zet zelfs de kwaliteit van dienstverlening en bedrijfsvoering onder druk.

Wij hebben ons zeer gedetailleerd laten informeren over deze conclusies, aan de hand van veel materiaal en verslagen van interviews met managers,

projectleiders en medewerkers.

Wij hebben op grond daarvan dezelfde conclusie getrokken: het is onverstandig op deze wijze door te gaan met de samenwerking tussen Asten en Someren.

De analyse bevat verder een gedetailleerde opsomming van de (externe)

ontwikkelingen. Deze ontwikkelingen hebben grote invloed op de positie en taken van de gemeente en uiteraard ook op het middel van de samenwerking.

Conclusie hiervan is dat er in drie jaar tijd veel aan het veranderen is en de drie assen in het huis van samenwerking, zoals het management de visie op

samenwerking uit het coalitieakkoord noemt, aan actualisatie toe is.

Eisen aan de organisatie

Om slagvaardig te kunnen opereren willen we een klant- en procesgerichte organisatie met een flexibele structuur die het mogelijk maakt om snelle en grote veranderingen in de maatschappij gemakkelijk te vertalen naar een effectieve en (kosten)efficiënte rol en taken voor onze organisatie.

(24)

RV.D.13.tk.002 Bijlage Visie samenwerking college tbv raad van 19 maart 2013 3 Daarvoor is nodig:

• Sense of urgency bij iedereen;

• Een visie: de stip op de horizon die door alle betrokkenen worden (h)erkend;

• Een heldere koers

• Denken over en werken met scenario’s

• Een naar buiten gerichte focus op (continue verbetering van) dienstverlening;

• Grote veranderbereidheid en maximale mobiliteit.

Om toekomstscenario’s te kunnen ontwikkelen is een gezamenlijke bril nodig zodat we vanuit hetzelfde vertrekpunt de scenario’s bekijken en bespreken.

Daarvoor heeft het management een toetsingskader ontwikkeld, afgeleid van het coalitieakkoord, het bedrijfsplan, de externe ontwikkelingen, de begroting, de toekomstvisie van Asten en de Astense visie op dienstverlening.

Toetsingskader:

1. burger centraal 2. financieel gezond

3. voldoende bestuurlijke invloed 4. eigen kracht en zelfstandigheid 5. stip op de horizon.

In het analyserapport is dit kader toegelicht.

Wij hebben er later nog twee aan toegevoegd:

6. ons personeel (i.v.m. de OR-brief)

7. de haalbaarheid in de relatie met de partners (het verband tussen inhoud, proces en relatie voor een succesvolle samenwerking).

Er zijn vijf scenario’s kort beschreven. Het zijn de scenario’s die ook al waren opgenomen in het format dat in het presidium is besproken.

1. Ambtelijke fusie Asten-Someren 2. Peelsamenwerking

3. De kracht van Asten in netwerken 4. Regiegemeente

5. Herindeling

Het management geeft in het rapport geen verdere richting aan, omdat hij erop vertrouwt dat met behulp van deze analyse en aan de hand van deze scenario’s de gewenste visie en koers kunnen worden bepaald. Vanuit het Asten’s

perspectief: wat is goed voor onze burgers en wat is goed voor onze organisatie.

Natuurlijk zijn er meer scenario’s denkbaar en kan een visie bestaan uit een mix van scenario’s.

Visie van het college

Wij beseffen dat het niet gemakkelijk is voor de raad om op grond hiervan in korte tijd tot een standpunt te komen. Wij hebben daarom op grond van de analyse, de conclusies, ontwikkelingen en scenario’s een visie voorbereid die we ter bespreking aan u willen voorleggen.

Eigenlijk gaat het om twee visies: een visie die we maakten vóór de besprekingen met het college van Someren en een (herziene) visie ná die besprekingen.

U kent de reden daarvan. De overleggen tussen beide colleges op 21 februari en 7 maart jl. gingen over ieders analyse, de conclusies en de mogelijke

toekomstscenario’s.

(25)

RV.D.13.tk.002 Bijlage Visie samenwerking college tbv raad van 19 maart 2013 4 In het kort werd gezamenlijk geconcludeerd dat de (aparte) analyses van beide

directies laten zien dat het onverstandig is om door te gaan op de huidige wijze van samenwerken en dat ontwikkelingen als Peelsamenwerking invloed hebben op deze samenwerking.

Duidelijk verschil van mening tussen de colleges bestond en bestaat over het vervolg.

Onze eerste visie

Ons college ging in zijn eerste visie uit van de mogelijkheid van toepassing van verschillende toekomstscenario’s, alle gebaseerd op een verdere (uitgebreide) samenwerking (zo mogelijk ambtelijke fusie) tussen Asten en Someren als brede basis/fundament voor samenwerking in het bredere netwerk (vooral Peel, SRE, Omgevingsdienst etc.).

In beeld:

Het college van Someren kiest volmondig voor de Peel en ziet in zijn visie daarom geen plaats meer voor een uitgebreide samenwerking met Asten, laat staan ambtelijke fusie. Dit geldt ook voor het onderdeel bedrijfsvoering, dat we nu gezamenlijk in een afdeling hebben ondergebracht. Wel kunnen in de visie van Someren onderwerpen die niet in Peelsamenwerking onder te brengen zijn, in de samenwerking Asten en Someren blijven, met uitzondering van Financieel Beleid en Advies. De behoorlijke (financiële) consequenties hiervan zijn we nu aan het inventariseren en verwerken we in de Voorjaarsnota.

Dit is een behoorlijke tegenvaller. We hadden in onze eerste visie de versteviging van de pijler Asten-Someren als basis genomen en waren aan het pogen om Someren te overtuigen van nut en noodzaak van deze pijler, bestaand uit

ambelijke fusie of –heel dicht daarbij- het creëren van twee identieke organisaties onder één managementstructuur.

Nu de pijler Asten- Someren wegvalt verliest ‘ons samenwerkingshuis’ zijn stevig fundament en wordt Asten teruggeworpen op de basis van de eigen organisatie als uitgangspunt.

? ?

SRE Drietrap:

subregionaal

lokaal

o.m. Peelland

A-S

Loketten Regie

Personeel/Informatievoorziening/Organis atie/Financiën/Admini-stratieve organisatie

regionaal

(26)

RV.D.13.tk.002 Bijlage Visie samenwerking college tbv raad van 19 maart 2013 5 Onze tweede visie

We hebben een tweede (herziene/alternatieve) visie op samenwerking op basis van de analyse.

We hebben vanuit de scenario’s een mix ontwikkeld vanuit de Eigen Kracht en op basis van de drie K-principes: Kostenreductie, verminderde Kwetsbaarheid en Kwaliteit.

We richten ons daarbij op de vorming van een flexibele organisatie die snel kan ageren en reageren op ontwikkelingen. We noemen deze flexibele organisatie een

‘Themaorganisatie’. Dat is een organisatie die vanuit de verschillende thema’s de meest efficiënte en effectieve werkvorm kiest in het belang van de burgers van Asten. Daarbij wordt optimaal gebruik gemaakt van en samengewerkt met organisaties die hieraan in het netwerk rondom Asten een bijdrage kunnen leveren.

In beeld:

Op 7 maart jl. hebben we dit concept van een herziene visie besproken met het college van Someren, uiteraard wijzend op het feit dat de raad nog over de analyse en de toekomstmogelijkheden spreekt en besluit. We hebben daarbij gesproken over de grote consequenties van het stoppen van de brede

samenwerking Asten en Someren en over de mogelijkheid om op enkele gebieden nog te blijven samenwerken. Ook het college van Someren ziet nog

mogelijkheden voor samenwerking, onder meer voor de buitendiensten Openbare Werken.

Het college van Someren heeft aangegeven zijn visie te handhaven. Wij hebben daarop geconcludeerd dat verdergaande samenwerking met Someren niet meer mogelijk is, nu het college van Someren de koers heeft gericht op Peelland. Het college van Someren bevestigt dit en heeft aangegeven dat ook in Someren de raad nog moet spreken.

Asten:

Efficient en Effectief

Thema’

Thema’ s s

Thema’

s

Thema’

s

SRE

Peel

Someren veiligheid

bedrijven Maats

ch.

Org,

(27)

RV.D.13.tk.002 Bijlage Visie samenwerking college tbv raad van 19 maart 2013 6 De plaats van de Peelsamenwerking in deze visie

Eind februari heeft de stuurgroep Peelsamenwerking (waarin wethouder Van Bussel Asten vertegenwoordigt) de nota Peel 6.1 uitgebracht met het verzoek aan de colleges om op 5 maart een richtinggevende uitspraak te doen.

De raden moeten zich hierover nog buigen, maar het ligt voor de hand om de relatie tussen de peelsamenwerking hier te bespreken, aangezien de peel als netwerkpartner onderdeel uitmaakt van onze brede samenwerkingsvisie.

Wij constateren dat de nota (bijlage 5 Analyse) ruimte laat voor andere

samenwerkingsvormen naast de samenwerking tussen de zes Peelgemeenten. Dit is een belangrijk aspect voor Asten en moet duidelijk worden uitgewerkt.

Daardoor lijkt de nota Peel 6.1 goed inpasbaar in onze visie op Asten als themaorganisatie. In onze visie is de Peel een cruciale partner voor onze

themaorganisatie maar niet de enige partner. Wij geven niet de totale organisatie in handen van de Peel. Daarbij speelt natuurlijk onze ervaring met Someren een rol: hetgeen je niet kunt realiseren met zijn tweeën, zal nog moeilijker te realiseren zijn met zijn zessen. En we beseffen dat het nog jaren duurt, voordat de Peelsamenwerking echt zijn beslag krijgt.

Wij hebben de stuurgroep Peelsamenwerking aangegeven positief te staan tegenover samenwerking met de 5 andere Brabantse Peelgemeenten.

Wij hebben daarbij enkele opmerkingen gemaakt, onder meer over de

resultaten die de verschillende onderwerpen moeten laten zien op het gebied van Kostenreductie, Kwetsbaarheidreductie en Kwaliteitsbehoud.

Wij hebben beklemtoond dat "per onderwerp de samenwerking een positief resultaat zal moeten laten zien". Vanwege onze benadering van Asten als themaorganisatie zullen de business cases van de Peel moeten laten zien dat positief resultaat zal worden behaald op vooral kosten, maar ook vermindering kwetsbaarheid en behoud kwaliteit. Is dit niet het geval, dan volgt

heroverweging.

Concreet betekent dit dat we met de Peel willen inzetten op:

1. decentralisaties sociaal domein

2. integratie van bestaande samenwerking (in één structuur)

3. uitvoering van de al bestaande business cases (agrofood, recreatie &

toerisme, watertaken, belastingen en eventueel verzekeringen 4. subregionale EZ- en RO Onderwerpen, afgestemd op taken SRE

5. een aantal bedrijfsvoeringstaken (P&O, I&A) op basis van onderzoek naar de meerwaarde van peelsamenwerking

6. onderzoek naar samenwerking op het gebied van openbare orde en veiligheid.

Voor ons is daarbij van belang primair in te zetten op quick wins en niet op de bedrijfsvoerende onderdelen, vanwege de nog bestaande maar te ontvlechten samenwerking hiervan met Someren. Financieel Beleid en Advies houden we in eigen huis evenals veiligheidsbeleid en –coördinatie vanwege onze wens dit dicht bij ons bestuur te houden.

Het is nog een visie

Het is nog “maar” een visie, die wij graag inbrengen tijdens de raadsconferentie.

Uiteraard moet er nog heel veel worden uitgedacht, uitgewerkt, berekend en bekeken. Het is een visie om de raad een aanzet te geven tot een

richtinggevende discussie.

Wij wensen u daarbij heel veel wijsheid en succes!

Asten, 8 maart 2013,

Het college van Burgemeester en Wethouders.

(28)

O:\Griffie Secretariaat\RAADS EN COMMISSIESTUKKEN\RAAD DIRECTIE\2013\RV.D.13.tk.002 werkdocument activiteiten-projecten SAS versie 2 colleges (4).doc Pagina 1 van 5

Overzicht activiteiten/projecten Samen over de brug! Werkdocument consequenties en acties

NR Activiteit/project Opgenomen in notitie Peel 6.1 ja/nee

Doorgaan A/S ja/nee

Korte termijn A/S ja/nee

Organisatorisch Financieel Personeel Juridisch Overig

(incl. ICT aspecten)

Einddatum

1 Samenwerkings- overeenkomst

Nee Nee n.v.t. De huidige samenwerkingsovereenkomst wordt ontbonden bij raadsbesluiten in juni en voor de resterende samenwerking wordt een nieuwe raamovereenkomst gesloten. Over deze raamovereenkomst vragen de colleges wensen en bedenkingen aan de Raden en wordt de raamovereenkomst vastgesteld door de colleges op 1 juli 2013.

Per 1 juli 2013 wordt dan ook de bestaande samenwerkingsovereenkomst ontbonden.

2 juli 2013

2 Aansturingsvisie Nee Nee Nee Geen actie nodig. n.v.t.

3 Zaakgericht Werken (ZGW)

Nee Nee Nee ZGW oppakken in

combinatie met DMS en kennisportaal.

Inzichtelijk moet worden gemaakt wat het nog kost om het nu in te voeren en wat de consequentie is als het niet ingevoerd wordt.

Relatie naar E-projecten.

Invoeren zaakgericht werken is noodzakelijk voor beide gemeenten om doorontwikkeling dienstverlening te kunnen realiseren. De ambitie ten aanzien van Antwoord© is niet haalbaar als het zaakgericht werken niet wordt ingevoerd.

n.v.t.

4 Algemeen sociaal statuut

Nee Nee Nee Breed algemeen Sociaal Statuut voor én Asten én Someren blijft belangrijk.

Nagaan of het huidige sociaal statuut, wat gebaseerd is op de samenwerking A-S en specifiek voor bedrijfsvoering ook beëindigd moet worden dan wel andere consequenties aan verbonden zitten.

Asten:

1 juli 2013, Someren:

nader te bepalen.

5 BOR Nee Nee Nee Opheffen. Na ontvlechting

ontbinden.

Beëindiging gesloten convenanten.

Om praktische redenen voorlopig laten bestaan. WOR bestuurder Someren sluit aan bij overleg.

1 november 2013.

6 BGO Nee Nee Nee Opheffen. Na ontvlechting

ontbinden.

Beëindiging gesloten convenanten. 1 juli 2013.

7 Programma- Structuur

Nee Nee Ja Afbouwen

programmastructuur.

Beëindiging detachering programmamanager.

Aansturing gezamenlijke projecten overdragen aan lijnorganisatie.

1 november 2013.

8 Samenvoeging BAS Ja Nee Nee Ontvlechten. 1 juli 2013

9 Samenvoeging team I&A

Ja Nee Ja Eerst goed uitzoeken hoe de relatie met de Peel zit; probleem is dat we mogelijk verschillende standpunten hierover hebben.

In Peelverband snel duidelijk krijgen wat er onder I&A wordt verstaan.

Medewerkers blijven in Asten onder aansturing van Theo Koolen.

Er wordt gewerkt met een raamovereenkomst en Dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s).

Bepalen in hoeverre harmonisatie van processen en beleid met betrekking tot I&A gerelateerde onderwerpen

noodzakelijk of gewenst is.

1 juli 2013

(29)

2/5 NR Activiteit/project Opgenomen

in notitie Peel 6.1 ja/nee

Einddatum

10 Samenvoeging team Belastingen

Ja Nee Ja Z.s.m. onderbrengen in

peelsamenwerking.

Medewerkers blijven in Someren en worden vanuit Asten

aangestuurd door Theo Koolen.

Vacatures zijn tijdelijk ingevuld om de periode tot peelland

samenwerking te overbruggen.

Er wordt gewerkt met een raamovereenkomst en DVO’s.

Bepalen in hoeverre

harmonisatie van processen en beleid met betrekking tot belastingen gerelateerde onderwerpen noodzakelijk of gewenst is.

Z.S.M.

11 Samenvoeging team FBA

Ja Nee Nee Ontvlechten. Nagaan of gezamenlijk gesloten

contracten in stand kunnen blijven.

1 juli 2013

12 Samenvoeging team FA

Ja Nee Nee Ontvlechten. 1 juli 2013

13 Samenvoeging team P&O

Ja Nee Nee Ontvlechten. 1 juli 2013

14 Harmonisatie

arbeidsvoorwaarden/

functiewaardering (HR21)

Nee Nee Nee Apart voor Asten en Someren i.r.t. de werkkostenregeling en PGB.

Aparte voorstellen naar directies Asten en Someren.

juli 2013

15 Samenvoeging FD/DIV

Nee Nee Nee In Someren bepalen

onder welke afdeling het team FD ondergebracht wordt.

1 juli 2013

16 Samenvoeging P&C en TKC

Nee Nee Nee Onderzoeken of juridisch control gedetacheerd kan worden naar

Someren.

Maximale samenwerking zoeken.

1 januari 2014

17 Samenvoeging buitendiensten

Nee Ja n.v.t. Samenwerking wordt conform collegebesluit Someren 19-02-13 en collegebesluit Asten 5- 02-2013 voortgezet.

Overname van personeel heeft bezien vanuit bedrijfsvoerende kant de voorkeur, op voorwaarde dat organisatorische, personele en financiële consequenties en risico's goed geregeld kunnen worden. Ook de vorm van detachering personeel is mogelijk, met een afbouw constructie.

Bepalen in hoeverre

harmonisatie van processen en beleid

noodzakelijk is.

DVO uiterlijk per 1-10- 2013 en realisatie tussen 1 okt.

2013 en 1 jan. 2014.

(30)

3/5 NR Activiteit/project Opgenomen

in notitie Peel 6.1 ja/nee

Einddatum

18 Samenvoeging gebouwenbeheer

Nee Ja n.v.t. Uitgangspunt is

gebouwenbeheer onder regie van Someren.

Er is geen taakstelling afgesproken.

Afhankelijk van verdere besluitvorming.

Bepalen in hoeverre

harmonisatie van processen en beleid

noodzakelijk is.

2014

19 Samenvoeging beheer sport- accommodaties

Nee Nee n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. Colleges hebben

inmiddels besloten dat dit project stopt.

n.v.t.

20 Samenwerking teams Welzijn/MO

Transities Ja n.v.t. Samenwerking wordt conform collegebesluit 7-3-’13 voortgezet.

Na afronding van het transitietraject situatie opnieuw beoordelen.

Structureel

€ 75.000,- (1 tot 1½ fte) per gemeente indien we huidige samenwerking geen voortzetting kunnen geven.

Afhankelijk van verdere besluitvorming.

Nu stoppen betekent 1 tot 1½ fte extra

benodigd per gemeente.

Daar waar dat om juridische reden noodzakelijk is, werken we met detachering. Wordt per

case/medewerker beoordeeld door de afdelingshoofden die dan een voorstel doen aan het Kernteam.

Nader onderzoeken of een DVO ook een goed middel is voor deze samenwerking.

n.v.t. n.v.t.

21 Samenvoeging openbare orde

& veiligheid

APV/ bijzondere wetten

Ja

Nee

Ja

Nee

n.v.t.

Nee

Huidige samenwerking voortzetten in

afwachting van de ontwikkelingen in de Peel.

Basis blijft projectplan, minus het onderdeel APV/bijzondere wetten.

Dit blijft gedurende de projectperiode tot 1 oktober 2014 van kracht. Dus ook inclusief brandweer en externe veiligheid.

Verrekening vindt tot 1-10-2014 (projectperiode) plaats op basis van afspraken directies bij brief dd. 21 en 23 juli 2012.

Conform projectplan.

Medewerkers detacheren aan Someren.

1 oktober 2014