Stageverslag Master
Herstructurering website
Rijksuniversiteit Groningen
Door
Josien de Boer
Studentnummer
s2524708
Opleiding
Master Communicatie en Informatiewetenschappen
Stagedocent
Leonie Bosveld- de Smet
Stagebedrijf
Rijksuniversiteit Groningen
Centrum voor Informatie Technologie
1
Voorwoord
In de wandelgangen van de Rijksuniversiteit Groningen had ik opgevangen dat de RUG-website op de schop ging. Zoals Kim Millenaar, online coördinator van de RUG, het verwoordde “Van een oerwoud naar een goed onderhouden tuin”. Dit leek mij de ideale stageopdracht, het combineren van mijn kennis en connecties binnen de RUG en het inzetten van mijn kennis als communicatie student.
In juni 2018 heb ik de webcoördinator van Centrum voor Informatie Technologie (CIT) Antje de Jong benaderd en mijn stagevoorstel voorgelegd. Antje was gelijk enthousiast en na een oriënterend gesprek was het definitief, ik kon mijn stage starten in september 2018.
Een jaar lang ben ik lid geweest van het de werkgroep herstructurering van het CIT, ik heb ontzettend veel geleerd en nieuwe kennis opgedaan. Ik wil de leden de werkgroep herstructurering: Antje de Jong, Lianne Dijks en Elsje Werkman bedanken voor het overdragen van hun kennis en kunde, maar ook voor alle gezelligheid gedurende mijn stageperiode. Mijn stagedocent Leonie Bosveld-de Smet wil ik bedanken voor de kritische blik en nuttige tips op het gebied van computercommunicatie.
2
Inhoudsopgave
1. Inleiding ... 3
2. Informatie stagegevende organisatie ... 3
3. Beschrijving werkzaamheden ... 4
3.1 Cursussen ... 4
3.2 Taken herstructureringsteam CIT ... 4
3.3 Mijn werkzaamheden ... 4
3.4 Voorbeelden werkzaamheden ... 6
4. Evaluatie ... 11
4.1 Werken met een Content Management System ... 11
4.2 Schrijven en redigeren van webteksten ... 11
4.3 Website afstemmen op de doelgroep ... 12
4.4 Werken in een communicatieteam... 12
5. Bibliografie ... 13
6. Bijlagen ... 14
6.1 Artikel Kim Millenaar, coördinator communicatie Rijksuniversiteit Groningen ... 14
3
1. Inleiding
De website van de Rijksuniversiteit Groningen (RUG) wordt beheerd door meerdere webcoördinatoren, anno nu is dit gestructureerd en is er zicht op wie welke verantwoordelijkheid heeft. Dit was eerder niet zo, meerdere medewerkers hadden toegang tot het web. Er werden teksten in verschillende stijlen geplaatst, content die deze medewerkers belangrijk vonden toegevoegd en er werd soms een menu bijgebouwd waardoor het overzicht ver te zoeken was. Daarom is in 2018 het project herstructurering gestart. Het doel van dit project is de vindbaarheid van de webinformatie te vergroten, webpagina’s op te schonen, tekst te redigeren en de structuur en opbouw van het CMS aan te pakken. Dit moet leiden tot een gebruiksvriendelijkere website die ook beter te onderhouden is door de webcoördinatoren.
2. Informatie stagegevende organisatie
Het Centrum voor Informatie Technologie (CIT) is een instituut binnen de Rijksuniversiteit Groningen. Het CIT ondersteunt en faciliteert wetenschappelijk onderzoek en onderwijs met ICT oplossingen. Elke faculteit en dienst binnen de RUG heeft een webcoördinator, Antje de Jong is webcoördinator van het CIT.
Het bureau communicatie van de RUG maakt gebruik van de User Experience – ontwerpmethode. Met deze methode kan elk webteam stapsgewijs aan de slag om duidelijk te krijgen wie de doelgroep is, wat de betreffende doelgroep nodig heeft en hoe je dit kan combineren met de doelen van de organisatie.
Het communicatieteam van het CIT is verantwoordelijk voor meerdere websites. Dit zijn interne pagina’s die alleen te bezoeken zijn door medewerkers en studenten van de RUG en externe pagina’s die door iedereen te lezen zijn. Het CIT heeft eigen interne website voor medewerkers genaamd Intracom. Intracom is een intranet waarop alle informatie over personeel, organisatie en beleid van het CIT staat. Daarnaast beheert en vult het CIT de interne pagina ICT voorzieningen op MyUniversity. Dit is een website voor studenten en medewerkers over het gebruik van ICT voorzieningen bij de RUG (https://myuniversity.rug.nl/infonet/medewerkers/ict/). De webcoördinator van het CIT is ook verantwoordelijk voor externe pagina’s: Target (www.rug.nl/target), workshops (www.rug.nl/workshop) en het CIT (www.rug.nl/cit). Deze onderdelen zijn de herstructureringsprojecten waaraan het CIT werkt.
Voor de herstructurering is er een werkgroep samengesteld, de werkgroep bestond uit vier personen: Antje de Jong, Lianne Dijks, Elsje Werkman en ik, Josien de Boer. Deze werkgroep werd uitgebreid met medewerkers van het CIT die de inhoudelijke kennis hadden over het webonderdeel waarmee we aan de slag gingen.
4
3. Beschrijving werkzaamheden
3.1 Cursussen
Aan het begin van mijn stage ben ik begonnen met de webcursussen van de RUG. De RUG werkt met het Content Management Systeem (CMS) Prospero, na het afronden van deze cursussen kreeg ik de rechten om te werken in dit programma. De cursussen die ik heb gevolgd en afgerond zijn: Schrijven voor het web, Werken met de inline editor van Prospero, Pagina’s bewerken en publiceren met Prospero. Daarnaast heb ik meerdere instructiemiddagen gevolgd van het centrale communicatieteam, deze instructiemiddagen waren gericht op de herstructurering.
3.2 Taken herstructureringsteam CIT
Het CIT doorloopt de herstructurering met de onderdelen: ICT voorzieningen MyUniversity, CIT Intracom, Target, Workshops en het CIT. Met elk onderdeel gaan we in gesprek en doorlopen we de stappen van de User Experience – ontwerpmethode. De ontwerpmethode bestaat uit drie fases:
Fase 1: inventarisatie. Wat is de doelgroep, wat zijn de informatiebehoeftes van de doelgroep en wat zijn de organisatiedoelen van dit onderdeel. Met het beantwoorden van deze vragen werden daarna meerdere persona’s gemaakt die de klant representeerden. In deze fase werd ook de Google Analytics voor dit webonderdeel bekeken, in deze gegevens werd het soms pijnlijk duidelijk voor de contentleverancier dat sommige onderdelen amper bekeken werden.
Fase 2: uitwerken. De informatiebehoeftes en organisatiedoelen zijn input voor een gebruikersonderzoek. Met het gebruikersonderzoek wordt aan de hand van opdrachten de huidige website beoordeeld. De antwoorden op alle opdrachten worden verwerkt tot een rapport en besproken met de verantwoordelijke van dit webonderdeel. Aan de hand van de uitslagen van de gebruikersonderzoeken, cijfers van Google Analytics, informatiebehoeftes en organisatiedoelen wordt een nieuwe menustructuur gemaakt.
Fase 3: bouwen. De werkgroep herstructurering bouwt de nieuwe menustructuur in het CMS, deze pagina’s worden inhoudelijk gevuld door de verantwoordelijke. Nadat alle pagina’s gevuld zijn worden de links documenten en teksten doorgenomen, is dit akkoord dan kan dit onderdeel gemigreerd worden en gaat het live. Meteen de dag na de migratie gaat het Online Development team samen met de webcoördinator de pagina’s controleren of alle links het doen en het goed aansluit bij de rest van de website.
3.3 Mijn werkzaamheden
Elke faculteit en dienst kan bij het Online Development team een verzoek doen voor een gebruikersonderzoek. Het team stelt dan een gebruikersonderzoek op, neemt het onderzoek af en schrijft een rapport. Als onderdeel van mijn stage heb ik samen met Antje bedacht dat het zinvol en nuttig zou zijn als ik deze stap zou uitvoeren voor het CIT. Hiervoor hebben we contact gezocht met Janneke ten Rouwelaar, coördinator van het project herstructurering. Met de informatie van het bureau communicatie heb ik in de eerste fase, inventariseren en uitwerken, de persona’s samengesteld,
5
gebruikersonderzoeken opgesteld, gebruikersonderzoeken afgenomen en verwerkt in een rapport. Dit heb ik gedaan voor alle herstructureringsprojecten van het CIT.
Een ander onderdeel van de werkzaamheden is omgaan met weerstand. In de voorgaande jaren hebben medewerkers van het CIT content geschreven voor het web. Deze content is verouderd en vaak niet geschreven volgens de webrichtlijnen. Deze mensen voelen zich sterk verbonden met hun eigen onderdeel op het web en vinden het moeilijk om dit los te laten. Een manier om de medewerker toch duidelijk te maken dat het anders moet is gebruik maken van Google Analytics. Deze cijfers laten heel duidelijk zien dat sommige pagina’s in het afgelopen jaar niet vaak zijn bezocht. Het doel is niet om de pagina te verwijderen, maar we gaan wel in gesprek over hoe we de pagina dan zo kunnen maken dat het wel interessant wordt om te bezoeken.
In de fase bouwen verdeelden we de taken binnen de werkgroep herstructurering en heb ik zelfstandig onderdelen uitgevoerd. Een voorbeeld van een taak in de bouwfase is het maken van een menustructuur in het CMS. Met de uitkomsten van de gebruikersonderzoeken en de organisatiedoelen zijn de menustructuren opgebouwd op papier. Wanneer deze menuopbouw dan definitief is kunnen ze worden aangemaakt in het CMS, dit is soms een lastige klus. Zoals wanneer we dachten dat een bepaald onderwerp op een enkele pagina kon worden beschreven, maar dan bleek er toch zoveel informatie te zijn, dat het onderwerp meerdere pagina’s nodig had. Daardoor was het soms nodig zo’n onderwerp een eigen submenu te geven.
Andere taken in de bouwfase waren de webpagina’s vullen met content en de huidige content redigeren. Bij het schrijven en redigeren van de tekst hoorde ook het controleren van links, afbeeldingen en documenten.
Tabel 1: Geclusterd urenoverzicht, compleet overzicht zie bijlage 6.2 Logboek
Taak Aantal uren
Workshop en cursussen 32 uur
Vergaderingen en presentaties 20 uur
Literatuur en documentatie lezen 23 uur
Stageverslag schrijven, contact stagedocent en stagebegeleider
34 uur
Fase 1: inventarisatie 57 uur
Fase 2: uitwerken 46 uur
Fase 3: bouwen 74 uur
6
3.4 Voorbeelden werkzaamheden 3.4.1 Persona’s
Vanuit het communicatie bureau werden standaard persona’s aangeleverd. Deze persona’s heb ik aangepast zodat het paste bij het CIT of ik heb een nieuwe persona geschreven. Voor het team docentprofessionalisering heb ik onderstaande persona ‘eerstejaars docent’ gemaakt. Dit heb ik gedaan door eerst een gesprek te voeren met een eerstejaars docent om te zien waar de behoeftes liggen. Daarna heb ik de organisatiedoelen doorgenomen en ben ik tot deze persona gekomen.
Afbeelding 1: voorbeeld persona
Eerstejaars docent Persoonlijke gegevens
Naam: Alexsandra Silva Leeftijd: 29 jaar Woonplaats: Groningen
Beroep: Post-doc aan de Universiteit Groningen, 0.4 fte docent aanstelling Eerste behoefte RUG website: Informatie vinden over de scholingsmogelijkheden Alexsandra heeft altijd al gestudeerd aan de Universiteit van Brasília en doet nu een Post-doc bij de faculteit Economie en Bedrijfskunde. Bij de Post-doc aanstelling is
afgesproken dat ze voor 0,4 fte les gaat geven. Alexsandra wil graag een opleiding volgen zodat ze haar doceervaardigheden kan verbeteren. Naast haar werk houdt Alexsandra van dansen en zeilen.
Vraag/Behoefte:
Wat is er allemaal mogelijk op het gebied van scholingsmogelijkheden? Hoe meld ik mij aan voor een opleiding/cursus?
Wat is er allemaal mogelijk op het gebied van informatie over technologie tijdens colleges? Kan ik in gesprek met iemand die mij hier meer over kan vertellen?
Hoe is dit inpasbaar in mijn colleges? 3.4.2 Gebruikersonderzoeken
Voor elk onderdeel heb ik een gebruikersonderzoek gemaakt. Hieronder een voorbeeld opdracht voor het webonderdeel Docentprofessionalisering. De respondent krijgt een start webadres en door een verhaal wordt de respondent meegenomen in de situatie. De respondenten moeten vervolgens aangeven op welke URL ze de informatie gevonden hebben. Soms is dit op een hele andere webpagina dan ze je van tevoren had verwacht. Daarna geven ze op een Likertschaal aan wat ze vonden van de vindbaarheid, het gemak waarmee ze navigeerden en of ze de informatie hadden gevonden. Wat ze ook noteerden is het aantal kliks dat ze nodig hadden. De respondent kan de informatie uiteindelijk wel gevonden hebben, maar als dit in 12 keer klikken is gebeurd dan is dit niet gebruiksvriendelijk. Naast de opdrachten waren er ook open vragen zoals “Wat vind je goed aan de ICT-portal op Infonet en waarom?” en “Wat zijn verbeterpunten voor de ICT-portal op Infonet en waarom?”.
Ik heb alle gebruikersonderzoeken afgenomen bij de desbetreffende doelgroepen. Zo zijn de gebruikersonderzoeken van docentprofessionalisering afgenomen tijdens de cursus Basisvaardigheden Universitair Docent/ University Teaching Skills. Dit zijn docenten die veelal nieuw aan de RUG zijn en ook vaak informatie moeten opzoeken op de webpagina van docentprofessionalisering. De gebruiksonderzoeken van ICT op MyUniversity zijn afgenomen bij studenten (van verschillende faculteiten) en medewerkers. De pagina’s van Intracom zijn beoordeeld door de medewerkers van het CIT.
7
Afbeelding 2: voorbeeld gebruikersonderzoek
3.4.3 Rapport gebruikersonderzoeken
Nadat ik gebruikersonderzoeken had afgenomen, schreef ik een rapport. Per opdracht noteerde ik de uitkomsten per Likertschaal en de opmerkingen die de respondent had genoteerd. Omdat ik bij elk gebruikersonderzoek aanwezig was, noteerde ik opmerkingen van de respondent of opvallend zoekgedrag. Het rapport werd gedeeld met het herstructureringsteam en de verantwoordelijken voor de content op de betreffende pagina. Hieronder is het voorbeeld van een uitgewerkte opdracht voor het webonderdeel ICT voorzieningen Medewerkers.
8
9
3.4.4 Webpagina vernieuwing
Afbeelding 4: oude pagina Intracom CIT
In afbeelding 4 is de oude pagina van Intracom te zien. Uit de gebruikersonderzoeken kwam naar voren dat de titels niet duidelijk aangeven wat voor informatie men kon verwachten. Ook was de menu structurering onoverzichtelijk, zo was het bijvoorbeeld onduidelijk wat er zat achter Onderwerpen > Meer… . Naast de input van de gebruikersonderzoeken hebben we als team ook gekeken naar de organisatiedoelen en de RUG webrichtlijnen. Hiermee is de nieuwe Intracom gevormd, zie afbeelding 5.
10
Afbeelding 5: nieuwe pagina Intracom CIT
Op de vernieuwde pagina van Intracom zijn er drie kernmenu’s: Organisatie, Personeel en Beleid. Uit de gebruikersonderzoeken kwam naar voren dat men niet alleen de huidige nieuwsberichten en agendapunten in wilde zien, maar ook de komende en die in het verleden. Hiervoor zijn de knoppen ‘Meer nieuws’ en ‘Alle evenementen’ gekomen.
Wat een mooi samenspel van organisatiedoel en wens van de gebruikers was, is de pagina smoelenboek. Deze pagina bestond altijd al, maar was een statische pagina. Er was alleen een foto met de naam van een medewerker beschikbaar. Vanuit de organisatie was de wens om makkelijker contactinformatie te vinden van collega’s. Om dit te faciliteren hebben we het smoelenboek klikbaar gemaakt. Onder iedere foto kan je nu doorklikken naar de Medewerkers Pagina van die persoon, hierdoor krijg je snel informatie over diegene zijn telefoonnummer, mailadres en kamernummer.
11
4. Evaluatie
In mijn stageplan had ik drie leerdoelen vastgesteld. Zo wilde ik graag leren hoe gebruik te maken van het RUG content management system, tijdens mijn stage vaardiger worden in het schrijven en redigeren van webteksten en hoe je een website afstemt op de beoogde doelgroep. Tot was slot was ik vooral benieuwd hoe het was om in een communicatieteam te werken.
4.1 Werken met een Content Management System
Wanneer ik een website zie denk ik zelf aan gebruiksvriendelijkheid: hoe navigeer ik als bezoeker en vind ik het menu logisch. Dat dit er aan de achterkant ook gebruiksvriendelijk voor de webcoördinator uit moet zien, daar had ik niet bij stil gestaan. Tijdens de cursus Pagina’s bewerken en publiceren met Prospero heb ik geleerd wat elk knopje doet in het CMS. Wat ik tijdens stage heb geleerd is hoe je daadwerkelijk het raamwerk van het CMS inricht.
Belangrijk om te weten is dat alle webcoördinatoren hetzelfde werken in het toekennen van titels, het aanmaken van mappen en toeschrijven van rechten. Door dezelfde werkwijze toe te passen kan iedereen elkaars werk overnemen en is het makkelijk om te navigeren binnen het CMS. Soms is het in het CMS duidelijker om het visueel in menulagen op te bouwen, terwijl dit op de website zelf allemaal op hetzelfde niveau zit, hierdoor hou je overzicht over de content. Is een webonderdeel klaar, dan is het tijd om te publiceren op de test website, dit was een punt waar ik soms wel vast liep. Dan had ik een onderdeel gepubliceerd, maar op de test-website was dit niet zichtbaar. Door dan de structuur te volgen kwam ik erachter dat bijvoorbeeld de map erboven nog niet gepubliceerd was.
Ik heb ruim 70 uur gewerkt met Prospero en denk dat ik een goed beeld heb gekregen hoe je werkt met een Content Management System. Met de kennis die ik heb opgedaan denk ik dat ik nu makkelijker kan werken met elke opbouw van een website, applicatie of andere producten met een CMS. De herstructurering van de RUG website is gericht op de klantvriendelijkheid van de website te verhogen voor de bezoeker, maar dit geldt ook zeker voor de webcoördinatoren. In het oude CMS was de structuur niet altijd logisch en heb ik veel tijd besteed aan uit te zoeken waar een webonderdeel stond. Met de nieuwe opzet denk ik dat iedereen er mee uit de voeten kan en door het goed bij te houden dit nog jaren prettig werkt.
4.2 Schrijven en redigeren van webteksten
Het schrijven van een goede webtekst is een hele klus. De tekst moet een leesbare en actieve tekst zijn, de inhoud moet aansluiten bij de doelgroep, het moet scanbaar zijn door het gebruik van kopjes en het moet vindbaar zijn. Tijdens mijn stage heb ik de cursus ‘Schrijven voor het web’ gevolgd, hier heb ik al deze tips gekregen, maar om het daadwerkelijk toe te passen is een stuk lastiger. De medewerkers die verantwoordelijk zijn voor een organisatiedeel schrijven een hele droge informatieve lange tekst en sturen dit op naar het communicatieteam. Als dit rechtstreeks op het web wordt gepubliceerd zal niemand dit lezen. Aan mij de taak om dit stuk tekst activerend, bondig en duidelijk te herschrijven zonder dat de medewerker het gevoel heeft dat ik allerlei informatie weglaat.
12
Ik heb voornamelijk webteksten geschreven en geredigeerd voor het onderdeel Intracom. Dit onderdeel heeft één doelgroep, namelijk de medewerkers van het CIT. Wanneer het webonderdeel
www.rug.nl/cit aan bod komt is de doelgroep veel diverser en zal het schrijven van de teksten ook een
stuk moeilijker worden. Mijn stagebegeleider heeft gevraagd of ik na mijn stage nog een paar uur per week wil mee blijven werken aan de herstructurering en in deze periode pakken we het onderdeel
www.rug.nl/cit verder aan. Door veel oefenen en de webteksten te bespreken met de doelgroep denk ik
dat ik nog vaardiger wordt in het schrijven van webteksten.
4.3 Website afstemmen op de doelgroep
Vanuit het communicatiebureau van de RUG hebben we de User Experience – ontwerpmethode gekregen. In deze ontwerpmethode doorloop je de stappen waarbij je kijkt naar wie je doelgroep eigenlijk is, wat de informatiebehoeftes van de groep zijn en wat de doelen van de organisatie zijn. In theorie zijn dit mooie stappen, in praktijk liepen we er tegenaan dat degene die verantwoordelijk is voor de inhoud van de tekst vaak geen idee heeft wie er allemaal de website bezoekt. Dit losten wij als team op door een vaste lijst met potentiële doelgroepen te gebruiken en de doelgroepen stuk voor stuk langs te lopen. Hierdoor kwamen er doelgroepen naar boven waar nog niet aan gedacht was, zoals journalisten en stagiaires.
Na het vaststellen van de doelgroepen kwam de stap het bepalen van de informatiebehoeftes. Hier was het vooral belangrijk dat je de contentleverancier regelmatig bewust maakte dat hij niet moest denken ‘wat wil ik hier allemaal op plaatsen’, maar vooral ‘wat wil de bezoeker allemaal lezen’.
Of de website helemaal aansluit bij de doelgroep ga ik niet meer meemaken tijdens mijn stageperiode. Aangezien ik ben gevraagd na mijn stage lid te blijven van de werkgroep herstructurering ga ik wel het initiatief nemen om ook gebruikersonderzoeken na de migratie af te nemen. Tussen de gebruikersgesprekken, het ontwerpen van een menu, het maken van de content en het live gaan zit een hele periode en veel menselijke beslissingen. Ik denk dat het belangrijk is om ook na de migratie de gebruiker er weer een kritische blik er op te laten werpen.
4.4 Werken in een communicatieteam
Ik kijk met een positief gevoel terug op mijn stageperiode bij het communicatieteam van het CIT. In deze tijd heb ik een goed beeld gekregen wat een communicatieteam doet. De vrijheid die het team mij heeft gegeven om dingen op te pakken, mijn mening te geven en zelfstandig aan de slag te gaan heeft zeker bijgedragen aan het succes van deze stage. Door de kennis van het team en de mogelijkheden om te oefenen en fouten te maken heb ik veel bijgeleerd. Ik ben blij onderdeel te zijn geweest aan het herstructureringsteam en ben dankbaar voor de leuke tijd bij het CIT.
13
5. Bibliografie
Verhelst, A., Peters, V. (2011) Schrijven voor het web & sociale media (2e ed). Culemborg: Nederland: Van Duuren Media.
Poort, G., Wert de, C. (2010) Handboek webredactie. Uitgeverij Thema
Huizing, K., Taatgen, W. (1999) Klantgerichte websites. Amsterdam: PS Holland B.V.
Shneiderman, B., Plaisant, C., Cohen, M., Jacobs, S., Elmqvist, N., ; Diakopoulos, N. (2016). Designing the user interface: strategies for effective human-computer interaction. Pearson.
14
6. Bijlagen
6.1 Artikel Kim Millenaar, coördinator communicatie Rijksuniversiteit Groningen
https://myuniversity.rug.nl/infonet/medewerkers/actueel/news/a-website_s-like-a-garden
Kim Millenaar ziet de website als een tuin
04 juni 2018Tekst en foto: Hesterliena Wolthuis / Afdeling Communicatie
In één jaar wordt het oerwoud van RUG-website omgebouwd naar een goed onderhouden
tuin. Met deze grondige aanpak van de website gaan Kim Millenaar, coördinator van de
website en haar team de vindbaarheid van de webinformatie vergroten en het onderhoud
vergemakkelijken.
Oerwoud
‘De basis van het huidige systeem van de website van de RUG is in 2002 gelegd,’ geeft Kim
aan. In 2012 heeft de website al een grote opschoonbeurt gehad en is het aantal pagina’s
gehalveerd. Maar waar toen niet aan toegekomen is, is het helemaal opnieuw opbouwen van
de onderliggende structuur. ‘Daar gaan we nu mee aan de slag. Doel is om het oerwoud aan
pagina’s van de website om te bouwen naar een goed onderhouden tuin.’ Want zo ziet Kim de
website, als een tuin. ‘Net als een tuin is een website iets wat de hele tijd aandacht nodig heeft
als je er het maximale uit wilt halen. Als je in een tuin planten zet en je doet er niks aan, levert
het veel minder op. Hetzelfde geldt voor de website.’
Gulden middenweg
‘Het is steeds belangrijker voor websites om goed bereikbaar te zijn. Niet alleen via de
computer, maar ook met je mobiel. Veel structuren op de website zijn nu niet logisch en veel
menu’s zijn organisch gegroeid. Hierdoor hebben we ontzettend veel pagina’s, is de website
15
niet optimaal afgestemd op bezoekers en is het beheer aan de ‘achterkant’ steeds lastiger’,
merkt Kim op. ‘Tijdens de herstructurering kijken we naar wat de doelgroepen en de
organisatie nodig hebben en hoe je dat op de beste manier kunt weergeven.’ Kim benadrukt
dat het gaat om de gulden middenweg tussen de doelen van de universiteit en de wensen van
de bezoeker. ‘Belangrijk is ook om goed te kijken welke informatie echt nodig is. Want hoe
meer informatie je hebt, hoe sneller mensen de weg kwijt kunnen raken.’
Technische features
Dankzij een aantal nieuwe technische features van het RUG-CMS team gaan de meeste
bezoekers weinig hinder ondervinden van de herstructurering van de website. De informatie
wordt uiteindelijk beter vindbaar en er wordt technisch en redactioneel alles aan gedaan om
ervoor te zorgen dat de overgang zo makkelijk mogelijk is voor de bezoeker. Bijvoorbeeld
door het instellen van redirects en speciale landingspagina’s.
Nooit af
Kim was in 2012 al betrokken bij de vorige herstructurering van de website. Bij de huidige
herstructurering neemt ze de lessen van toen mee. Om te voorkomen dat er aan te veel
onderdelen tegelijkertijd gewerkt wordt, pakt ze de website nu in fases aan. Belangrijk is ook
dat de onderliggende processen goed lopen en dat webredacteuren goed samenwerken.
Werken aan de website van de RUG is niet iets wat Kim ooit had gedacht te gaan doen als
werk na haar studie filosofie. ‘Wat erg leuk is aan de website, is dat het nooit af is en continu
in beweging is. Het is een project waar je verbeteringen uit kunt blijven halen.’
Passie
Kim haar passie voor het project en de universiteit is duidelijk te zien. ‘Ik zie gewoon dat er
heel veel mensen bij de universiteit werken, die zich heel erg inzetten voor onderwijs en
onderzoek. En dat vind ik mooi om te zien. Ik ben een geboren en getogen Groninger. Ik heb
hier gestudeerd en ik werk hier nu. Sowieso vind ik een universiteit an sich al een mooi
instituut, maar ook wat de universiteit voor de stad betekent, vind ik als stadjer heel
belangrijk. Door een goede website te maken, dragen we bij aan het goed functioneren van de
universiteit.’
Goud waard
De herstructurering van de website biedt dan ook de kans voor alle redacteuren om opnieuw
na te denken over het doel en de eisen van de website voor hun afdeling. ‘Een goed ingerichte
website is goud waard voor een organisatie’, geeft Kim aan. ‘Maar net als bij een tuin moet je
er elk jaar grondig naar kijken. Als je dat doet, is het niet zo moeilijk om het goed bij te
houden.’ Het maken van een onderhoudsplan voor de verschillende webonderdelen is dan ook
onderdeel van het herstructureringsplan. Daarnaast is het Online Development team bezig om
de kennis over het bouwen en inrichten van goede webpagina’s binnen de organisatie
beschikbaar te stellen. ‘Dat is namelijk belangrijk: iedereen moet de middelen hebben om zelf
zijn deel van de website te onderhouden. Dat vraagt een andere manier van denken, maar het
goede nieuws is dat het wel mogelijk is.’
16
6.2 Logboek
Datum Aantal
uren Taak
04-09-2018 2 Schrijven stageplan
05-09-2018 1 Doornemen document herstructurering faculteiten en draaiboek hoofdgroep
06-09-2018 1 Vergadering start herstructurering
07-09-2018 2 Doelgroepen en persona’s beschrijven intranet en transitie
11-09-2018 3 Workshop CMS
13-09-2018 1 Stage bijeenkomst RUG master studenten
2 Doelgroepen en persona’s beschrijven intranet en transitie 14-09-2018 1 Vergadering doelgroepen en persona’s
1 Stageplan bespreken met Antje de Jong
17-09-2018 1 Stageplan bespreken met Leonie Bosveld de Smet
18-09-2018 1 Stageplan bijwerken
2 Doornemen testportal en pagina My University- ICT pagina’s 1 Vergadering doelgroepen en persona’s web testportal
21-09-2018 2 Literatuur gezocht in de UB
26-09-2018 4 Literatuur doorgenomen
27-09-2018 1 Doornemen pagina’s My University- ICT pagina’s 28-09-2018 1 Vergadering doelgroepen en persona’s
1 Opstellen persona My University- ICT pagina’s
02-10-2018 2 Deelname als student bij het testen van de pagina Filosofie 05-10-2018 2 Cursus Prospero “Inline editor”
4 Cursus Prospero “Schrijven voor het web”
2 Boek lezen: Poort, G., Wert de, C. (2010) Handboek webredactie. Uitgeverij Thema
08-10-2018 1 Cijfers van 1 tot 10 geven aan de informatiebehoeftes My University- ICT pagina’s
10-10-2018 3 Boek lezen: Poort, G., Wert de, C. (2010) Handboek webredactie. Uitgeverij Thema
12-10-2018 2 Informatiebehoeftes bespreken met beheerders My University- ICT pagina’s
17
2 Literatuur/internet gelezen over het schrijven van gebruikerscases. 18-09-2018 2 Informatiebehoeftes doorgenomen My University- ICT, vergeleken met
de pagina die nu online staat.
19-10-2018 2 Menustructuur bespreken met beheerders My University- ICT pagina’s aan de hand van informatiebehoeftes.
23-10-2018 2 Afspraak met Janneke ten Rouwelaar (lid van Online Development Team RUG) over het opzetten van gebruikersonderzoeken en het verwerken van Google Analytics.
24-10-2018 3 Cases schrijven voor de gebruikersonderzoeken.
25-10-2018 2 Gebruikerstest (met cases) bespreken met stagebegeleider 31-10-2018 1 Verwerken feedback op gebruikerstest
01-11-2018 1 Opstellen mail ter uitnodiging van gebruikerstest 3 Nederlandse gebruikerstest vertalen naar Engels
02-11-2018 2 Bespreking gebruikerstesten met beheerders My University- ICT pagina’s
1 Afnemen gebruikerstest medewerker 05-11-2018 2 Afnemen gebruikerstest medewerker 2x
06-11-2018 1 Mail ter uitnodiging van gebruikerstest vertalen naar Engels 07-11-2018 1 Afnemen gebruikerstest medewerker
3 Afnemen gebruikerstest studenten 09-11-2018 2 Vergadering team communicatie CIT
12-11-2018 3 Uitwerken gebruikerstesten medewerkers MyU ICT pagina naar een rapport
14-11-2018 3 Uitwerken gebruikerstesten studenten Studentportal ICT pagina naar een rapport
16-11-2018 2 Uitkomsten gebruikerstesten doornemen 0,5 Verslag/mail sturen aan stage docent 22-11-2018 3 Menu structuur Myuniversity ICT portal 23-11-2018 3 Menu structuur Myuniversity ICT portal
1 Contact opnemen met functiebeperkte studenten ter uitnodiging gebruikerstest Studentportal ICT pagina
26-11-2018 1 Contact opnemen met functiebeperkte studenten ter uitnodiging gebruikerstest Studentportal ICT pagina
2 Vergadering webpagina Target 27-11-2018 2 Gelezen over menustructuren en SEO
18
30-11-2018 2 Bespreken menustructuur Myuniversity ICT portal
04-12-2018 3 Aan de hand van Google Analytics nieuwe menustructuur bouwen Myuniversity ICT portal
2 Vergadering webpagina Target
07-12-2018 2 Bespreken menustructuur Myuniversity ICT portal 10-12-2018 4 Boek Shneiderman doornemen: menu opbouw 13-12-2018 4 Prospero CMS cursus Editor/publisher cursus 14-12-2018 2 Bespreken menustructuur Myuniversity ICT portal
4 Prospero CMS cursus Editor/publisher cursus 17-12-2018 0,5 Verslag/mail sturen aan stage docent
1 Feedback + tips geven op pagina’s docentprofessionalisering 4 Prospero CMS cursus Editor/publisher cursus
18-12-2018 3 Prospero CMS cursus Editor/publisher cursus 5 Workshop bouwen voor de herstructurering vanuit
Communicatiebureau
19-12-2018 1 Workshop bespreken met stagebegeleider
1 Feedback docentprofessionalisering bespreken met stagebegeleider 1 Visuele weergave gemaakt voor pagina docentprofessionalisering 1 Feedback verwerken eind opdracht Prospero CMS cursus
Editor/publisher cursus, cursus afgerond
25-12-2018 1 Visuele weergave bewerkt voor pagina docentprofessionalisering 1 Visuele weergave docentprofessionalisering besproken met
stagebegeleider
27-12-2018 3 Bouwen in Prospero aan menustructuur ICT portal 28-12-2018 2 Vergadering voortgang herstructurering
04-01-2019 2 Buitenkant CIT pagina bekeken en bijzonderheden genoteerd 1 Nieuwe afspraken vanuit Communicatieteam RUG gelezen (nieuwe
aanspreekvorm, tekst opmaak etc.)
08-01-2019 3 Persona geschreven voor docentprofessionalisering 09-01-2019 2 Bouwen in Prospero aan menustructuur ICT portal 11-01-2019 2 Vergadering voortgang herstructurering
1 Bespreken persona docentprofessionalisering met stagebegeleider 16-01-2019 4 Bouwen in Prospero aan menustructuur ICT portal
19
17-01-2019 3 Opstellen gebruikerstesten docentprofessionalisering 23-01-2019 0,5 Verslag/mail sturen stage docent
5 Bouwen in Prospero aan menustructuur ICT portal
24-01-2019 2 Doorlezen afspreken communicatieteam RUG omtrent hoe document opstellen voor overgaan
29-01-2019 2 Gebruikerstesten docentprofessionalisering aanpassen aan priotering belangrijkste items pagina door het team
1 Bespreken voortgang met stagebegeleider 2 URL lijst opbouwen voor overgaan
30-01-2019 3 URL lijst opbouwen voor overgaan & menu structuur aanpassen 31-01-2019 1 Bespreken gebruikerstesten met docentprofessionalisering
01-02-2019 2 Herstructurering bespreken voortgang en begin maken doelgroepen inventarisatie www.rug.nl/cit
06-02-2019 3 Bouwen in Prospero aan menustructuur Docentprofessionalisering 07-02-2019 1 Bespreken menustructuur met docentprofessionalisering
09-02-2019 3 Herstructurering bespreken voortgang en informatiedoelen + persona’s bepalen www.rug.nl/cit
13-02-2019 1 Bespreken voortgang met stagebegeleider
1 Opzet presentatie maken en opdrachten bedenken belangrijke stakeholders CIT
2 Persona’s schrijven voor de buitenkant CIT (www.rug.nl/cit) 1 Persona’s bespreken met stagebegeleider
14-02-2019 1 Bespreken voortgang met team docentprofessionalisering 18-02-2019 0,5 Verslag/mail sturen stage docent
20-02-2019 3 Opzet presentatie en opdrachten stakeholders CIT maken 1 Bespreken opzet presentatie en opdrachten met stagebegeleider 21-02-2019 1 Becijferen informatiedoelen CIT pagina
1 User test Staff Development afnemen
22-02-2019 2 Bespreken aanpak buitenkant www.rug.nl/cit
27-02-2019 4 Intracom: informatiedoelen, input gebruikersonderzoeken 28-02-2019 1 Bespreking stagedocent en stagebegeleider
01-03-2019 2 Bespreken informatiedoelen CIT
20
2 Maken gebruikerstest Intracom 07-03-2019 1 Gebruikerstest Intracom 08-03-2019 1 Gebruikerstest Intracom 11-03-2019 1 Gebruikerstest Intracom 12-03-2019 1 Gebruikerstest Intracom
13-03-2019 4 Gebruikerstesten Intracom en Docentprofessionalisering omzetten tot een document.
15-03-2019 2 Menu structuur opbouwen Intracom 20-03-2019 4 Menu structuur opbouwen Intracom
03-04-2019 4 Inhoud verzamelen intracom, herschrijven en herstructureren 05-04-2019 3 Inhoud verzamelen intracom, herschrijven en herstructureren 10-04-2019 4 Inhoud verzamelen intracom, herschrijven en herstructureren 12-04-2019 3 Inhoud verzamelen intracom, herschrijven en herstructureren 15-04-2019 2 Bouwen van interactief smoelenboek
16-04-2019 0,5 Verslag stage sturen naar stagedocent
17-04-2019 4 Inhoud verzamelen intracom, herschrijven en herstructureren
23-04-2019 2 Overzicht maken van welke pagina’s van Intracom nog gevuld moeten worden
24-04-2019 4 Inhoud verzamelen intracom, herschrijven en herstructureren 01-05-2019 4 Inhoud verzamelen intracom, herschrijven en herstructureren 08-05-2019 4 Inhoud verzamelen intracom, herschrijven en herstructureren 15-05-2019 4 Inhoud verzamelen intracom, herschrijven en herstructureren
2 Linkjes, doorverwijzingen testen
3 Inhoud verzamelen intracom, herschrijven en herstructureren
20-05-2019 3 Opzet stageverslag
24-05-2019 4 Schrijven stageverslag 27-05-2019 3 Schrijven stageverslag 29-05-2019 3 Schrijven stageverslag
03-06-2019 4 Laatste punten Intracom en afscheid stage stagestudent 17-06-2019 1 Eindgesprek stagedocent en stagebegeleider
