Bijlage 1: Vragenlijst
Inleiding
Bedrijfsinformatie komt voort uit de bedrijfsprocessen van de organisatie. Deze informatie is dus procesgebonden. Informatie die uit een bedrijfsproces komt vormt documenten. Van een deel van deze documenten is de informatie zo belangrijk dat ze een andere status krijgen, ze worden records. De records worden beheerd in verband met verschillende belangen voor de organisatie en voor diens omgeving en worden daarom met meer zorg behandeld dan documenten.
De term “records” is gelijk aan het Nederlandse woord “archiefbescheiden”. Records zijn niet per definitie digitaal en zijn opgenomen in een archief.
Dit onderzoek gaat over de wijze waarop het management op het gebied van de documenten en records (Document- en recordsmanagement, DM en RM) binnen de organisatie is ingericht.
Hiermee wordt inzicht gecreëerd in de huidige inrichting van DM en RM binnen Nederlandse organisaties, wat een basis vormt voor verder onderzoek naar toekomstige DM en RM
inrichtingen. Deze worden afgestemd op factoren die per type bedrijfsproces kunnen verschillen.
Wilt u de antwoorden van uw keuze aankruisen?
Organisatiekenmerken - structuur
De volgende vragen geven inzicht in de structuur van uw organisatie en maakt het mogelijk uw organisatie te typeren.
1. Wat voor rechtsvorm heeft uw organisatie?
□ Eenmanszaak
□ Vennootschap Onder Firma (VOF)
□ Commanditaire Vennootschap (CV)
□ Maatschap
□ Besloten Vennootschap (BV)
□ Naamloze Vennootschap (NV)
□ Vereniging
□ Stichting Of overheid:
□ Lokale overheid
□ Regionale overheid
□ Landelijke overheid
□ Zelfstandig bestuursorgaan
□ Anders, namelijk
…….………
2. Is uw organisatie beursgenoteerd?
□ Ja
□ Nee
3. Uit hoeveel werknemers bestaat uw organisatie?
□ Minder dan 100
□ Tussen 100 en 1000
□ Tussen 1000 en 5000
□ Tussen 5000 en 15000
□ 15000 of meer
4. Welk organisatieonderdeel heeft de grootste invloed op het strategisch beleid en de manier waarop dit wordt uitgevoerd?
□ Topmanagement
□ Middenkader / lijnmanagement
□ Werkvloer / operationele kern
□ Direct ondersteunende stafafdelingen (bijv. productieplanning, logistiek)
□ Indirect ondersteunende stafafdelingen (bijv. automatisering, personeelszaken)
□ Politiek (invloed van interne of externe groeperingen)
□ Ideologie of organisatiecultuur (bindende waarden en normen)
5. Coördinatie van werkzaamheden kan op verschillende manieren plaatsvinden. Op welke methode ligt in uw organisatie de nadruk?
□ Directe supervisie door het management
□ Standaardisatie van werkprocessen door middel van voorschriften en procedures
□ Standaardisatie van bekwaamheden, van vakinhoudelijke kennis
□ Standaardisatie van output door te sturen op met name financiële prestaties
□ Onderlinge afstemming tijdens het werk
□ Door ongeschreven regels die horen bij de ideologie van de organisatie
6. Welke typering past het beste bij de omgeving (afnemers, concurrenten, wet- en regelgeving, technologie en andere externe invloeden) van uw organisatie?
Om een idee te geven van het type organisatie dat bij elke optie hoort, is een voorbeeld gegeven.
□ Eenvoudig en dynamisch (bijv. trendgevoelige kledingzaak)
□ Eenvoudig en stabiel (bijv. kruidenier)
□ Complex en dynamisch (bijv. internetbedrijf)
□ Complex en stabiel (bijv. bank)
□ Geen typering mogelijk
Organisatiekenmerken – proces
Records zijn documenten die de neerslag vormen van handelingen in het bedrijfsproces. De antwoorden op de volgende vragen moet inzicht geven in het verloop van het primaire bedrijfsproces en welke rol documenten en records daarbij vervullen.
8. Kunt u kort aangeven hoe de belangrijkste bedrijfsactiviteiten verlopen die records genereren?
………
………
………
………
………
………
………
………
………
………
………
Document- en recordsmanagement
Deze sectie vragen heeft als doel om informatie verzamelen over de wijze waarop de DI-functie in uw organisatie is ingericht, op het gebied van beleid, verantwoordelijken, processen, besturing en business rules.
9. Is er bij uw organisatie op strategisch niveau beleid opgesteld betreffende Document en Records Management?
□ Nee, er is geen beleid opgesteld (Ga door naar de volgende vraag)
□ Ja, er is beleid opgesteld (Geef antwoord op de volgende deelvragen)
□ Het beleid is in ontwikkeling (Geef, indien mogelijk, antwoord op de volgende deelvragen)
9a. Het hierboven genoemde beleid is: (meerdere antwoorden zijn mogelijk)
□ Vastgesteld
□ Gedocumenteerd
□ Bekend gemaakt
□ Toegepast
9b. Het hierboven genoemde beleid dekt de volgende onderwerpen: (meerdere antwoorden zijn mogelijk)
□ Verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van records is toegewezen aan de uitvoerende medewerkers
□ De verantwoordelijkheid van de uitvoerende medewerkers is omschreven in de functieomschrijving
□ Er is een hoofdverantwoordelijke op het gebied van Document en Records Management aangesteld
10. Zijn de Document en Records Management processen in uw organisatie gedocumenteerd?
□ Ja
□ Nee
11. Wordt er in uw organisatie een kwaliteitszorgprogramma toegepast?
□ Ja
□ Nee
12. Is er een documentair informatieplan opgesteld waarin de kenmerken, eisen, ordening, wet- en regelgeving, bewaartermijnen en beveiliging van records vermeld zijn?
□ Ja
□ Nee
13. Is Document en Records Management binnen uw organisatie in een methodiek ondergebracht? Zo ja, kunt u de kenmerken van de methode aankruisen?
□ Nee (Ga door naar de volgende vraag)
□ Ja (Kruis hieronder de kenmerken van het systeem aan) Kenmerken: (Meerdere antwoorden zijn mogelijk)
□ De archivering van handelingen van bedrijfsactiviteiten maakt standaard deel uit van de processen
□ Het methode archiveert deze handelingen systematisch
□ Het methode ordent de handelingen volgens de bedrijfsprocessen
□ Het methode maakt de gegevens toegankelijk via (combinaties van) zoeksleutels
□ Het methode is beveiligd om authenticiteit en integriteit te waarborgen
14. Welke techniek wordt gebruikt om records op te nemen in het archief?
□ Door ze te classificeren en indexeren
□ Door ordening in logische structuur en volgorde (fysiek dossier of een directory op de computer)
□ Door registratie
□ Door gebruikmaking van automatisering
□ Anders, namelijk
…….………
15. Is er rekening gehouden met eventuele systeemwijzigingen van het archief (conversie en/of migratie van digitale records) en de blijvende betrouwbaarheid, authenticiteit en toegankelijkheid van het archief?
□ Ja
□ Nee
16. Wordt de toegang tot de records of een deel daarvan beschermd?
□ Ja
□ Nee
17. Sommige documenten hebben een bepaalde termijn waarbinnen ze behandeld moeten zijn, de afdoeningtermijn.
17a. Is er sprake binnen uw organisatie (bij sommige documenten) sprake van een afdoeningtermijn?
□ Ja
□ Nee
17b. En van een bijbehorende voortgangsbewaking van het naleven van deze termijn?
□ Ja
□ Nee
18. Wordt de verblijfsplaats van records geadministreerd?
□ Ja
□ Nee
19. Vindt er toetsing plaats of de procedures en processen in de archiefsystemen voldoen aan de eisen, gesteld door de organisatie zelf en wet- en regelgeving?
□ Ja
□ Nee
Zo ja: Op welke wijze en door wie?
………….………
20. Wordt er in uw organisatie voorzien in cursussen voor alle medewerkers die te maken hebben met records, waarin onder andere wordt gewezen op de verantwoordelijkheden die zij hebben met betrekking tot de records?
□ Ja
□ Nee
21. Welke werknemer(s) binnen uw organisatie is (zijn) belast met het archiveren van records?
(Graag niveau, functie en aantal werknemers aangeven)
………
22. Welke werknemer(s) binnen uw organisatie is (zijn) verantwoordelijk voor het archief?
(Graag uitvoerend of beleidsniveau, functie en aantal werknemers aangeven)
………
23. Heeft u aan- of opmerkingen met betrekking tot de enquête of het onderzoek?
………
………
………
24. Heeft u er bezwaar tegen wanneer ik eventueel telefonisch of via e-mail contact met u opneem om naar aanleiding van uw antwoorden nog enkele aspecten te bespreken?
□ Ja
□ Nee
Hartelijk dank voor uw medewerking!
Bijlage 2: Procesbeschrijvingen bezochte organisaties
De bezochte organisaties zullen in detail besproken worden. De handelingen in het proces en de DI-functie zullen worden besproken. Vervolgens zullen diagrammen worden getoond waarin de actoren, objecten en activiteiten met betrekking tot de DI-functie worden weergegeven. Alle diagrammen zijn gemaakt met dezelfde basisconfiguratie van procesmedewerker, secretariaat, DIV-medewerker, papieren archief en digitaal archief. Door dezelfde configuratie te gebruiken en die vervolgens in te vullen voor verschillende organisaties, is het mogelijk om verschillen en gelijkenissen gemakkelijk te constateren.
# Soort organisatie Bedrijfsproces DI-functie 1 Pensioenverzekeraar Gegevensinvoer I
2 Projectorganisatie Projectuitvoering II
3 Farmaceut Research III (90%), II (10%) 4 Energieleverancier Gegevensinvoer I (50%), III (50%)
5 Provincie Beleidsproces II
6 Ministerie Beleidsproces II
7 Uitvoeringsorganisatie Bekostiging II 8 Bankinstelling Kredietverlening I
9 Bankinstelling Beleidsproces I (70%), III (30%) Tabel 1: Bezochte organisaties
1. Pensioenverzekeraar – Gegevensinvoer
De pensioenverzekeraar heeft een blik in de keuken van het administratieve proces gegeven. De pensioenverzekeraar heeft te maken met een grote hoeveelheid aanpassingen in de gegevens van de deelnemers. Dit zijn de personen die hun pensioen opbouwen bij de pensioenverzekeraar. Het bekeken proces is dat van gegevensinvoer, het verwerken van gegevens die deelnemers
doorgeven.
De deelnemers aan dit proces zijn: de procesmedewerker en de DIV-medewerker. De
procesmedewerker is de persoon die de gegevens invoert in / toevoegt aan het deelnemerdossier.
Deze wordt ook benaderd door de deelnemer.
Het dossier waarin de aanvullingen moeten plaatsvinden, bevindt zich in het archief en dient opgevraagd te worden. De volgende dag wordt het dossier bezorgd bij de aanvrager, die vervolgens contact kan opnemen met de deelnemer. Het dossier wordt aangepast weer terug gestuurd naar het archief. Het dossier bevat informatie die van belang is voor het terugvinden van genomen beslissingen ten aan zien van het pensioen.
Daarnaast slaat de procesmedewerker diverse documenten digitaal op via een routeringssysteem, waarmee diverse digitale documenten beschikbaar zijn en werkstroom wordt aangestuurd. De documenten zijn opgeslagen in PDF formaat. Deze documenten zijn minder belangrijk dan de informatie die wordt opgeslagen in het (papieren) archief. E-mail archivering wordt aan de medewerker zelf overgelaten.
De DI-functie bij de pensioenverzekeraar is opgesplitst in een archief voor papieren dossiers en een computersysteem waarin digitaal documenten kunnen worden opgeslagen. Er is volgens eigen zeggen verandering van het archief nodig en dient dit beter aan te sluiten op het proces waar het bij hoort.
De bewijsstukken worden opgeslagen in een papieren dossier. Deze documenten laten alle belangrijke afspraken zien die er gemaakt zijn. De documenten die worden gecreëerd worden tegenwoordig vaak digitaal opgeslagen, als dit geen bewijsstukken zijn. Via het systeem zijn deze
raadpleegbaar. De drempel om hiernaar te zoeken is echter nog hoog. Het systeem (bedrijfsbrede applicatie) bestaat 5jr en is voor uitbreiding/ verbetering vatbaar. Uiteindelijk wil men naar een omgeving waar alle informatie direct raadpleegbaar is. Post dient hiertoe te worden ingescand.
Vaak gebruikte dossiers kunnen dan bijvoorbeeld alsnog ingescand worden, bijna niet gebruikte dossiers blijven dan gewoon papier.
2. Projectorganisatie – Projectuitvoering
De projectorganisatie heeft verschillende projecten uit te voeren. Deze doorlopen alle globaal dezelfde fasen. Er zijn projectmedewerkers en DIV-medewerkers betrokken.
Gedurende de fasen van het project beheren de projectmedewerkers, eventueel gecoördineerd door de projectsecretaris, zelf hun documenten. Ongeveer tachtig procent van deze documenten is digitaal. Papieren documenten worden door de projectgroep in een dossier bewaard. Na afloop van het project wordt het dossier voorgedragen voor archivering. De verantwoordelijke DIV- medewerker controleert het dossier en neemt vervolgens de verantwoordelijkheid over. Van correcte archivering van de digitale documenten is in de huidige situatie geen sprake. De papieren documenten worden in een computerprogramma geregistreerd en zijn via deze weg te vinden.
Digitale documenten zouden hierin ook opgenomen kunnen worden, dit is echter momenteel niet het geval.
In de projectomgeving is langdurige bewaring van de documenten niet van belang. Slechts tijdens de projectduur is het beheer van documenten voor het projectteam van belang. De organisatie zelf ziet het belang van langdurigere bewaring wel in. Papieren documenten worden hiertoe bewaard, digitale documenten vooralsnog niet.
De DI-functie van de projectorganisatie is niet in staat om alle relevante documenten te beheren.
Het merendeel van de documenten is in digitale vorm en niet of nauwelijks toegankelijk buiten de projectgroep en na de projectduur. De papieren documenten worden wel gearchiveerd en zijn wel beschikbaar. Het beheer van de documenten tijdens de projectduur ligt bij de projectgroep zelf en valt niet onder een archiefregime.
3. Farmaceut – Research
Het uitgelichte proces bij de farmaceut is research. Dit is een belangrijk proces voor het bedrijf.
Om een medicijn op de markt te kunnen zetten (registreren) moeten een groot aantal onderzoeken plaatsvinden. Per land zijn hier andere eisen voor en er zijn drie fasen te onderscheiden voor het proces: onderzoek voor gebruik op patiënten, onderzoek met patiënten en de gebruiksfase.
Tijdens deze fasen is het essentieel dat de onderzoeksresultaten kloppend zijn en goed beschermd worden, om daarmee eventueel bewijs te kunnen leveren over het gedane onderzoek. Er wordt gekeken naar de handelingen op het gebied van documenten van een onderzoeksteam.
Het leden van het onderzoeksteam of de secretaresse van het team slaan documenten en e-mail digitaal op in een records management applicatie (RMA). Deze documenten zijn digitaal gecreëerd. Alle documenten worden in de applicatie gearchiveerd. Een aantal documenten dient in papieren vorm te worden bewaard. Deze documenten worden overgedragen door het
onderzoeksteam aan de DIV-medewerker. Na controle neemt de DIV-medewerker de verantwoordelijkheid over van de documenten, inclusief de digitale documenten.
De DI-functie heeft een belangrijke rol bij de farmaceut. Documenten hebben een groot belang voor verantwoording van het ontwikkelde medicijn en dienen daarom met veel zorg bewaard te worden. Er is gekozen voor digitale opslag van digitale documenten waar mogelijk. Met uitzondering van documenten die verplicht in papieren vorm aanwezig moeten zijn, zijn de documenten digitaal. De meerderheid van de aanwezige en binnenkomende documenten zijn van oorsprong digitaal. Vanwege het belang van de digitale documenten wordt gewerkt met een RMA.
4. Energieleverancier – Gegevensinvoer
De energieleverancier laat een proces van gegevensinvoer en –verwerking zien. De gebruikers van energie voeren wijzigingen door bij de organisatie en vragen bijvoorbeeld energiepremies aan. Bij dit proces zijn procesmedewerkers en DIV-medewerkers betrokken.
Het proces gaat als volgt: de inkomende documenten gaan via de DIV-medewerkers naar de procesmedewerkers. De DIV-medewerkers scannen de inkomende documenten en plaatsen deze in het document management systeem (DMS). Het originele document wordt doorgestuurd naar de interne klant, met een begeleidingsformulier waarop diverse gegevens kunnen worden ingevuld. Dit gebeurt handmatig omdat de interne klant nog niet gewend is om met het DMS te werken. Dit document wordt met het originele document weer geretourneerd aan de DIV-
medewerker, welke het formulier inscant en toevoegt in het DMS. De papieren documenten gaan in het centrale archief of in een lokaal archief. De basis voor verantwoording is het DMS. Het papieren archief is er om de procesmedewerkers, die nog niet gewend zijn aan het DMS, te faciliteren.
De DI-functie is voor het grootste deel gedigitaliseerd. De interne klant werkt echter nog met papieren documenten omdat deze de gedigitaliseerde werkomgeving nog niet gewend zijn. Hun papieren producten worden na het proces wel gedigitaliseerd opgeslagen. Geleidelijk zal overgeschakeld worden op de gedigitaliseerde omgeving, als hiervoor meer draagvlak ontstaat binnen de organisatie. De afdeling van de DIV-medewerkers is er al klaar voor.
5. Provincie – Beleidsproces
Bij de bezochte provincie is naar een beleidsproces gekeken. Het bleek dat de organisatie vele verschillende producten in de vorm van documenten oplevert en dat het moeilijk is een bepaald type product te typeren. De procesmedewerkers voeren op hun werkplek beleidswerkzaamheden uit en op de afdeling zijn registraturen aanwezig om beleidsdocumenten almede in- en uitgaande post te registreren. Ook zijn hier opbergkasten beschikbaar. Na verloop van tijd worden
documenten van hieruit naar een centraal archief gebracht. Formele e-mail wordt uitgeprint en geregistreerd.
De DI-functie beheert een papieren archief bij de provincie. Van een lokaal archief gaan de documenten naar een centraal archief, om uiteindelijk naar het Nationaal Archief te worden gebracht. Momenteel worden de bedrijfsprocessen in kaart gebracht. Hierna kan overwogen worden om een digitaliseringsstap te zetten.
6. Ministerie – Beleidsproces
Ook bij het ministerie kwam een beleidsproces naar voren. Dit proces wordt gedetailleerder besproken. Binnen het ministerie kunnen vele verschillende activiteiten leiden tot het maken van beleid. Deze aanleiding wordt dan ook buiten beschouwing gelaten, het gaat slechts om het maken van beleid zelf. Hierbij zijn de beleidsmedewerkers, collega’s, superieuren en DIV- medewerkers betrokken.
Het op te leveren product is een beleidsnota. Deze wordt geschreven door een
beleidsmedewerker, die door collega’s wordt ondersteund en feedback krijgt. Als de nota goed is, wordt deze naar de superieur gestuurd voor beoordeling. Deze stuurt het document door naar de volgende superieur indien het zijn goedkeuring kan dragen, of het document gaat voor herziening terug naar de beleidsmedewerker. Uiteindelijk komt het document uit bij de staatssecretaris of minister die de laatste zeggenschap heeft over de beleidsnota. Indien de staatssecretaris of
minister het document goedkeurt, is het voltooid. Deze versie wordt vervolgens gearchiveerd.
Volgens de richtlijnen die gelden, zou bij verschillende goedkeuringsstappen ook gearchiveerd moeten worden, dus tussentijds. Vaak gebeurt dit echter niet en wordt van het gehele traject van het ontwikkelde beleid alleen het uiteindelijke resultaat in papieren vorm officieel bewaard in het archief. De minister of staatssecretaris draagt de eindverantwoordelijkheid voor het gearchiveerde document.
De DI-functie laat hier een onderscheid tussen de formele en feitelijke situatie zien. Formeel moet tijdens diverse stappen van het proces archivering plaatsvinden, feitelijk vindt er vaak slechts op één moment archivering plaats: na afloop. De DIV-medewerker krijgt minder documenten te verwerken dan volgens de hoeveelheid die bij naleving van de richtlijnen zou binnenkomen bij de DIV-medewerker. De DIV-medewerker is alleen belast met het archiveren van aangeleverd materiaal en het beschikbaar stellen hiervan.
* bij het weergeven in een diagram is de superieur als extra actor toegevoegd om het proces goed weer te kunnen geven
7. Uitvoeringsorganisatie – Bekostiging
De uitvoeringsorganisatie draagt onder andere de zorg voor het verstrekken van geld aan diverse instanties. Dit gebeurt op basis van informatie die aan de uitvoeringsorganisatie verstrekt wordt.
Een deel van de bekostiging gebeurt als een batch activiteit, het andere deel betreft losse aanvragen.
De aanvraag wordt bij binnenkomst geregistreerd. Vervolgens behandelt een procesmedewerker deze aanvraag. Hiervoor wordt de aanvraag getoetst en vinden berekeningen plaats. Het resultaat van het proces is een beschikking. Een kopie hiervan wordt, met de aanvraag, gearchiveerd. In het geval van de batch activiteit, wordt de beschikking anders bewaard. Dan wordt de digitale bestanden van deze batch in Word formaat opgeslagen op harde schijf, later op Cd-rom. Dit is geen officiële vorm van archivering, want de documenten zijn geen exacte kopieën van de verstuurde documenten.
Van het proces worden de ingaande stroom (de aanvraag) en de uitgaande stroom (de aanvraag en beschikking) vastgelegd. De documenten (of kopieën) worden aangeboden aan DIV-
medewerkers.
De DI-functie bij dit proces bestaat uit het beheer van een papieren archief met daarin de aanvragen en bijbehorende beschikkingen. Daarnaast worden digitale documenten op cd-rom’s bewaard bij gearchiveerde dossiers.
8. Bankinstelling – Kredietverlening
Bij een bankinstelling is gekeken naar het kredietverleningsproces. Daarin spelen diverse medewerkers een rol. Deze kunnen alle als procesmedewerkers worden aangeduid, welke documenten afgeven bij de DIV-medewerker. Er is een verkennende fase, waarin klant en bankinstelling elkaar beter leren kennen. Indien er zaken te doen zijn, volgen onderhandelingen.
In deze twee fasen worden dynamische papieren archieven bijgehouden van klantcontacten en conceptcontracten. Het getekende contract, het resultaat van deze twee fasen, wordt in een derde dossier bewaard. Gedurende de volgende periode worden aan de drie dossiers door communicatie diverse documenten toegevoegd. Aan de hand van de verzamelde informatie worden betalingen verricht.
De DI-functie van het kredietverleningsproces bestaat uit het beheer van drie archieven, die de drie verschillende typen dossiers beheren. Het eerste archief beheert de klantdossiers. Deze zijn beveiligd tegen inzage door onbevoegden en dit archief bevindt zich op de afdeling van de accountmanagers, zodat het snel toegankelijk is. Het tweede archief is het werkdossier van de
juridische afdeling met daarin voornamelijk documenten die ten grondslag liggen aan het contract. Het kluisdossier bevat documenten die als bewijsmateriaal dienen. Denk hierbij aan originele overeenkomsten. Kopieën hiervan kunnen zich in de andere archieven bevinden.
Uiteindelijk heeft elke klant, die een krediet verstrekt krijgt, drie dossiers.
De DI-functie werkzaamheden worden door de DIV-medewerkers verricht. De accountmanager en juridisch medewerker archiveren zelf niet. Er zijn secretariaatsschijven waarop digitale
documenten beheerd worden. Dit gebeurt niet volgens een archiefregime en dit wordt daarom niet als digitaal archief aangegeven.
9. Bankinstelling - Beleidsproces
Een groot deel van de werkzaamheden van deze bankinstelling bestaat uit het schrijven van beleidsnota’s. Dit is een ongestructureerd proces en verloopt steeds weer anders. Gedurende dit proces bevinden de documenten zich de conceptfase. Voor het beheer van deze documenten is zeven jaar geleden een DMS ingevoerd. Sinds kort worden voltooide documenten in een RMA opgeslagen en daarnaast in papieren vorm op de afdeling gearchiveerd, oftewel digitale en papieren archivering. Het digitale archief is niet compleet vanwege het feit dat papieren stukken niet ingescand worden. Het papieren archief is wel compleet.
De DI-functie heeft twee soorten archief onder beheer. Het eerste is het papieren archief. Dit archief is compleet en bevindt zich op verschillende afdelingen gedurende de levensduur van het archiefstuk. Het digitale archief bevat een groot aantal digitale documenten en wordt centraal beheerd. Dit archief is niet compleet, maar kan de werknemers sneller toegang verschaffen tot (in het RMA aanwezige) archiefstukken.
Bijlage 3: AOAD’s bij procesbeschrijvingen
Proces
medewerker Secretariaat Archief medewerker
Papieren archief
Organisatie Bedrijfsproces
= Pensioenverzekeraar (organisatie 1)
= Gegevensinvoer
ACTOR / OBJECTACTIVITYDIAGRAM
Digitaal archief
Contact met klant
Aangepast klantdossier
Klantinformatie Opvragen
klantdossier
Klantdossier
Klantinformatie Opvragen klantdossier
Verwerken klantgegevens
Document in dossier
Digitaal opslag
mogelijk document
Indien papier noodzakelijk
Project medewerker
Project secretaris
Archief medewerker
Papieren archief
Organisatie Bedrijfsproces
= Projectorganisatie (organisatie 2)
= Projectuitvoering
ACTOR / OBJECTACTIVITYDIAGRAM
Digitaal archief
Maakt document
Indien zelf
beheerd Document gegevens Registreren in
systeem
Document gegevens Registreren in
systeem
Beheerde documenten
Papieren dossier Maakt dossier Beheer
secretaris
Indien in orde
Indien niet in orde
Dossier inf.
Controleert dossier met systeem
Dossier inf. Dossier completeren
Registratiesysteem voor papieren archief
Proces
medewerker Secretariaat Archief medewerker
Papieren archief
Organisatie Bedrijfsproces
= Farmaceut (organisatie 3)
= Research
ACTOR / OBJECTACTIVITYDIAGRAM
Digitaal archief
Maakt document
Getekende eindversie
Dossier inf.
Controleert dossier met systeem Papieren eindversie + eindversie gegevens
Maakt papieren eindversie
Document + document gegevens Registreren
en archiveren
Document + document gegevens Registreren
en archiveren
Registreren en archiveren
Getekende eindversie
Proces
medewerker Secretariaat Archief medewerker
Papieren archief
Organisatie Bedrijfsproces
= Energieleverancier (organisatie 4)
= Gegevensinvoer
ACTOR / OBJECTACTIVITYDIAGRAM
Digitaal archief
Ontvangt / scant document
Document
Document + Begeleidingsform.
Document
Verwerkt opdracht
Begeleidingsformulier
Vult begeleidings- formulier in
Ingevuld begeleidingsformulier
Scant begeleidings- formulier
Gescand document Archiveren
Gescand begeleidingsformulier Archiveren
Proces
medewerker Secretariaat Archief medewerker
Papieren archief
Organisatie Bedrijfsproces
= Provincie (organisatie 5)
= Beleidsproces
ACTOR / OBJECTACTIVITYDIAGRAM
Digitaal archief
Registreert post
Dossier Maakt document
Post
Vult dossier
Registreert dossier
Dossier
Aannemen dossiers
B
Dossiers
Lokaal archief (dynamisch)
Dossiers
Centraal archief (semi-statisch)
Proces
medewerker Secretariaat Archief
medewerker
Papieren archief
Organisatie Bedrijfsproces
= Ministerie (organisatie 6)
= Beleidsproces (Formeel)
ACTOR / OBJECTACTIVITYDIAGRAM
Digitaal archief
Beleid maken
Beleidsnota Overleg met collega's
Controleren en versturen beleidsnota Voltooien
beleidsnota
Afgekeurd
Goedgekeurd Aanpassen
Het aangepaste document wordt wederom aangeboden aan de eerste superieur Beleids
nota
Archiveren beleidsnota Getekende
beleidsnota
Getekende beleidsnota
Het document passeert een aantal superieuren
Kopie beoordeelde beleidsnota (per superieur)
Opbouw dossier met versies van nota
Dossier
Superieur
Beleidsnota
Beoordelen beleidsnota
Beleidsnota
Beleidsnota Tekenen beleidsnota
Proces
medewerker Secretariaat Archief medewerker
Papieren archief
Organisatie Bedrijfsproces
= Uitvoeringsorganisatie (organisatie 7)
= Bekostiging
ACTOR / OBJECTACTIVITYDIAGRAM
Digitaal archief
Registreert aanvraag
Beschikking
Archiveert aanvraag en beschikking Gegevens
verwerken Aanvraag
Aanvraag
Aanvraag en beschikking
Proces
medewerkers Secretariaat Archief medewerker
Papieren archief
Organisatie Bedrijfsproces
= Bankinstelling (organisatie 8)
= Kredietverlening
ACTOR / OBJECTACTIVITYDIAGRAM
Digitaal archief
Contact met klant
Document klant
Dossier
Klant- / contractinformatie
Raadplegen / aanvullen dossiers Contract
voltooien
Vult dossier
Documenten van klant
Verwerking documenten in dossiers
Informatie uit de drie dossiers Betaling na controle dossiers
Aanvullende klantgegevens Aanvullen
dossiers
Proces
medewerker Secretariaat Archief medewerker
Papieren archief
Organisatie Bedrijfsproces
= Bankinstelling (organisatie 9)
= Beleidsproces
ACTOR / OBJECTACTIVITYDIAGRAM
Digitaal archief
Beleid maken
Voltooid beleidsdocument
Archiveren (semi- statisch archief) Voltooien
beleid Voorlopig beleidsdocument
Beleidsdocument
Document + document gegevens Registreren
en archiveren
Archiveren (dynamisch archief)
Voorlopig beleidsdocument
Document + document gegevens Registreren
en archiveren
Archiveren (naar statisch archief)
Gegevens van systeem Beheren
archief
