De DI-functie in beeld
In opdracht van de Vereniging RMC
Pieter-Jan Hoogendijk
De DI-functie in beeld
In opdracht van de Vereniging RMC
Auteur:
Pieter-Jan Hoogendijk Begeleiding:
Thomas de Boer (RuG) Rita de Bruijckere (KBenP) Hilly Hoekstra (RuG) Harmen Sikkenga (RuG) Voorburg, 28 februari 2003
De auteur is verantwoordelijk voor de inhoud van het afstudeerverslag; het auteursrecht van het
afstudeerverslag berust bij de auteur.
Voorwoord
Aan de hand van gearchiveerde stukken kunnen organisaties verantwoording afleggen. Sinds de invoering van ICT om het bedrijfsproces te innoveren, zijn documenten vaak in digitale vorm aanwezig, maar is de archivering van deze documenten niet op orde. In opdracht van de Vereniging RMC is dit rapport geschreven, in het kader van mijn afstuderen aan de
Rijksuniversiteit Groningen. Het rapport geeft een beeld van de huidige situatie en de nieuwe inrichting van de DI-functie. Dit is de ondersteunende functie in de organisatie, die belast is met het beheer en archiveren van documenten.
De Records Management Conventie (RMC) is een platform voor uitwisseling en opbouw van kennis en ervaring op het gebied van records management. Zij is organisaties van dienst op het gebied van het verantwoord vormen en inrichten van het bedrijfsgeheugen, ook digitaal. Zij doet dit door organisaties en professionals bij elkaar te brengen.
Graag wil ik de mensen bedanken die mij begeleid hebben bij het schrijven van dit rapport. Rita de Bruijckere heeft mij vanuit Koenen Baak en Partners begeleid. Dankzij haar enthousiasme en betrokkenheid is dit rapport tot stand gekomen.
Mijn begeleiders van de RuG, Thomas de Boer, Hilly Hoekstra en Harmen Sikkenga, wil ik bedanken voor hun positieve, betrokken en kritische houding ten opzichte van mijn
afstudeeropdracht en de nuttige feedback die zij mij tijdens onze bijeenkomsten gaven.
Koenen Baak en Partners wil ik bedanken voor hun steun, inzet en de gastvrijheid die zij mij geboden hebben als facilitator van de RMC.
Pieter-Jan Hoogendijk
Voorburg, februari 2003
Samenvatting
De documentaire informatiefunctie (DI-functie) is de ondersteunende bedrijfsfunctie die belast is met het beheer van documenten en archiefbescheiden. De ontwikkeling van de DI-functie is achtergebleven bij de invoering van ICT ter ondersteuning van het bedrijfsproces. Momenteel bevindt de DI-functie zich in een overgangsfase waarbij de ordening van digitale documenten niet goed geregeld is in de organisatie. Er moet een verandering plaatsvinden van de denkwijze met
‘papier’ als uitgangspunt naar ‘digitaal’ als uitgangspunt. De zo belangrijke aansluiting van de DI-functie op het bedrijfsproces is vaak niet op orde, waardoor organisaties niet goed met hun documenten omgaan en de verschillende bewaarbelangen in het geding komen.
In dit rapport wordt inzichtelijk gemaakt hoe de DI-functie in de huidige situatie (‘papier’) ingericht is en vervolgens wordt de nieuwe DI-functie ontworpen als referentiemodel voor een veranderingstraject binnen een organisatie.
De doelstelling van het rapport is: Een referentiemodel ontwikkelen van de nieuwe inrichting van de DI-functie. Met dit model krijgen proceseigenaren en professionals inzicht in de nieuwe inrichting van de DI-functie, als richtlijn voor de organisatie van de proceseigenaar. Dit model wordt in opdracht van de Records Management Conventie ontwikkeld.
Enkele organisaties zijn bezocht om inzicht te krijgen in de inrichting van de DI-functie in de huidige situatie. Dit resulteerde in drie verschillende verschijningsvormen van de DI-functie:
‘Dynamisch’, ‘Semi-statisch’ en ‘Digitaal’. Met behulp van enkele schematechnieken zijn deze in kaart gebracht, op basis waarvan de nieuwe DI-functie ontworpen is.
Er is gebruik gemaakt van verschillende theoretische concepten, waaronder een variant op Actor Activity Diagramming, het Record Keeping System en het Viable Systems model, om de huidige en nieuwe situatie weer te geven.
Bij de nieuwe DI-functie brengt de procesmedewerker zelf zijn documenten onder het
archiefregime. De DIV-medewerker legt zich toe op de regie over en controle van de DI-functie.
Conclusies
Enkele conclusies van dit rapport zijn:
• De procesmedewerker brengt bij de nieuwe DI-functie zelf documenten onder een archiefregime
• De DIV-medewerker legt zich in de nieuwe DI-functie toe op een controlerende en regisserende rol
• Met behulp van ICT kan de nieuwe DI-functie aansluiten bij en deels integreren in het bedrijfsproces
• Ook bij het denken met ‘digitaal als uitgangspunt’ zal papier blijven bestaan vanwege onder andere de juridische waarde van sommige papieren documenten
Aanbevelingen
Als aanbevelingen voor verder onderzoek zijn naar voren gekomen:
• Onderzoek naar de mogelijkheden van het controleren van document en records managementprocessen door DIV-medewerker of onafhankelijke partij
• Onderzoek naar de inrichting van de nieuwe DI-functie voor het beheer van databases,
webpagina’s en bedrijfsapplicaties
Inhoudsopgave
HOOFDSTUK 1. INLEIDING... 1
DI-
FUNCTIE... 1
S
ITUATIESCHETS... 2
Digitalisering... 2
Achterstand DI-functie ... 2
Meerwaarde van archiveren... 4
HOOFDSTUK 2. PROBLEEMSTELLING ... 6
I
NLEIDING... 6
D
OELSTELLING... 6
V
RAAGSTELLING... 6
R
ANDVOORWAARDEN... 7
D
EELVRAGEN... 7
HOOFDSTUK 3. VERANTWOORDING ... 8
O
NDERZOEK NAAR DE HUIDIGEDI-
FUNCTIE... 9
Organisatiestructuur... 9
Bedrijfsproces... 9
DI-functie ... 9
U
ITVOERING ONDERZOEK... 9
D
EELVRAAG4 ... 10
D
EELVRAAG5 ... 10
D
EELVRAAG6 ... 10
HOOFDSTUK 4. LITERATUURVERKENNING ... 11
M
INTZBERG-
CONFIGURATIES... 11
ABO-
MATRIX... 11
ISO-15489 ... 12
S
CHEMATECHNIEKEN... 12
R
ECORDK
EEPINGS
YSTEM... 13
F
ASEN VAN ARCHIEF... 13
D
OCUMENT MANAGEMENT EN RECORDS MANAGEMENT... 14
HOOFDSTUK 5. ANALYSE... 15
D
EELVRAAG1 ... 15
DI-functie verschijningsvormen ... 15
Verschijningsvorm I ... 16
Verschijningsvorm II... 19
Verschijningsvorm III... 21
Antwoord op deelvraag 1... 24
ISO-15489 ... 25
Uitkomst ISO-onderzoek ... 26
D
EELVRAAG2 ... 27
D
EELVRAAG3 ... 28
D
EELVRAAG4 ... 29
HOOFDSTUK 6. ONTWERP NIEUWE DI-FUNCTIE... 31
1. D
E COMPONENTEN VAN HETRKS ... 31
Documenten ... 31
Procedures ... 31
Methoden... 32
Kennis... 32
Middelen, mensen en materialen... 32
2. DMS / RMA... 33
Het papieren archief... 34
3. A
CTOR/ O
BJECTA
CTIVITYD
IAGRAMMING... 35
4. E
RIKSSON ENP
ENKER... 37
5. H
ETV
IABLES
YSTEMSM
ODEL EN DE NIEUWEDI-
FUNCTIE... 39
V
ERANDERENDE ROL VAN DEDIV-
MEDEWERKER... 42
H
ET RENDEMENT VAN DE OPTIMALEDI-
FUNCTIE... 43
A
NTWOORD OP DEELVRAAG5 ... 47
T
ERUGKOPPELING NAAR VRAAGSTELLING... 48
1. Heeft de procesmedewerker gemak in de uitvoering van zijn werk? ... 48
2. Beheerst de manager zijn proces? ... 48
3. Heeft de DIV-medewerker de regie over de DI-functie? ... 49
Conclusie... 49
HOOFDSTUK 7. VERANDERINGSTRAJECT ... 50
O
RGANISATIESTRUCTUUR EN ORGANISATIECULTUUR... 50
Organisatiestructuur... 50
Organisatiecultuur ... 53
W
EERSTAND TEGEN VERANDERING... 56
M
EDEWERKERS... 56
V
ERANDERVERMOGEN... 57
F
AALFACTOREN... 58
S
AMENVATTEND... 58
HOOFDSTUK 8. CONCLUSIE EN AANBEVELINGEN ... 60
C
ONCLUSIE... 60
A
ANBEVELINGEN... 60
LITERATUURLIJST ... 61 BIJLAGE 1: VRAGENLIJST
BIJLAGE 2: PROCESBESCHRIJVINGEN BEZOCHTE ORGANISATIES
BIJLAGE 3: AOAD’S BIJ PROCESBESCHRIJVINGEN
Hoofdstuk 1. Inleiding
In dit hoofdstuk zal ter inleiding van het rapport uitgelegd worden wat met DI-functie bedoeld wordt en vervolgens wat de context van dit rapport is.
DI-functie
De DI-functie staat in dit rapport centraal. DI staat voor documentaire informatie. Om verwarring te voorkomen, zullen eerst enkele termen worden toegelicht:
DI-functie: de ondersteunende bedrijfsfunctie die het beheer van documenten en
archiefbescheiden van een organisatie uitvoert en het beleid hiervoor opstelt of hierbij helpt. De functie bestaat uit de opname en registratie van documenten waaronder archiefbescheiden, berging, beschrijving, beschikbaarstelling, bewaring, selectie en eventueel vernietiging of overbrenging van archiefbescheiden en omvat het geheel van mensen, methoden, procedures, middelen en documenten waarmee deze functie vormgegeven is
1.
De DI-functie beslaat het terrein van document management en records management.
Onder archiefbescheiden wordt verstaan:
Procesgebonden documenten, die in een werkproces zijn ontstaan en worden bewaard om vanuit datzelfde of een ander werkproces te kunnen worden bevraagd
2.(enkelvoud: archiefstuk) Een archiefstuk is bijvoorbeeld een kopie van een verzonden brief. De originele brief wordt verzonden en de kopie wordt in het archief bewaard voor het geval dat de ontvanger eraan refereert in latere correspondentie.
De DI-functie richt zich op het beheer van procesgebonden informatie en is daarom verbonden aan het bedrijfsproces. Bedrijfsproces en DI-functie behoren in onderlinge samenhang te worden bezien. De procesgebonden informatie is in documentvorm beschikbaar.
3De DI-functie is van belang ongeacht de mate van toepassing van ICT. De implementatie van de DI-functie kan sterk verschillen, onder meer afhankelijk van de aard van de bedrijfsprocessen.
Vaak worden documenten door procesmedewerkers zelf en naar eigen inzicht beheerd. Later of niet komen ze onder het beheer van DIV-medewerkers. Dit is een schemergebied tussen bedrijfsproces en DI-functie: het betreft wel documenten uit het proces, maar ze worden niet beheerd op een toereikende wijze binnen de DI-functie. De toenemende digitalisering maakt het mogelijk om dit schemergebied te doen verdwijnen als hulpmiddel voor het beheer van digitale en ook papieren documenten.
In dit rapport zullen de termen papieren en digitaal archief vaak gebruikt worden. Met ‘archief’
wordt het geheel van archiefbescheiden bedoeld. Dit impliceert dat ze worden beheerd onder een archiefregime: de toepassing van het ontsluitingsplan en van het bewaar- en vernietigingsregime.
Het archiefregime is doorgaans beschreven in ‘beheersregels’ die doorgaans op corporate niveau worden vastgesteld. Alleen als een archiefregime van toepassing is, zal worden gesproken van archief.
1
naar Horsman, P., Engelstalige archieftermen, in “Naar een nieuw paradigma in de archivistiek”, ’s- Gravenhage, Stichting Archiefpublicaties, 1999.
2
naar Horsman, P., Archiveren – een inleiding, Amsterdam, Archiefschool, 1999.
3
Thomassen, Th.H.P.M., Een korte introductie in de archivistiek, in “Naar een nieuw paradigma in de
archivistiek”, ’s-Gravenhage, Stichting Archiefpublicaties, 1999.
Situatieschets Digitalisering
Momenteel bevinden we ons in een overgangsfase tussen het traditionele denken in een
‘papieren’ kantooromgeving en nieuw denken in een werkomgeving met ‘digitaal’ als
uitgangspunt. Deze omschakeling brengt grote veranderingen met zich mee. Het bedrijfsproces wordt steeds meer met ICT ondersteund. Digitalisering is een middel om het bedrijfsproces en ondersteunende processen ingrijpend te veranderen, wat grote voordelen met zich mee kan brengen.
Zo ook zijn de mogelijkheden voor het inrichten van de DI-functie enorm toegenomen. De DI- functie kan beter worden geïntegreerd in de steeds verder door ICT ondersteunde
bedrijfsprocessen. Documenten, waaronder archiefbescheiden, hoeven niet langer ver weg opgeslagen te worden (bijvoorbeeld in een fysiek archiefdepot); een bijzonder groot deel van de documenten en archiefbescheiden kan digitaal bewaard en beheerd worden. Dit biedt onder meer grote voordelen voor de beschikbaarheid en de toegankelijkheid. Figuur 1 geeft aan wat de omschakeling in denken door gebruik te maken van digitalisering voor de diverse medewerkers in een organisatie kan betekenen.
Achterstand DI-functie
De DI-functie en het bedrijfsproces zijn steeds verder uit elkaar gegroeid. Bedrijfsprocessen zijn vaak verregaand geautomatiseerd en ontwikkelingen met betrekking tot het bedrijfsproces zijn vaak niet afgestemd op ontwikkelingen van de DI-functie, waardoor de laatste vaak
achtergebleven is. Een belangrijke oorzaak hiervoor is ICT, wat de (verregaande) automatisering van bedrijfsprocessen mogelijk maakt. Bij de invoering van ICT is vaak niet verder gekeken dan toepassing op het bedrijfsproces. ICT als hulpmiddel heeft in veel opzichten chaos veroorzaakt in de organisatie van documenten. Mensen die met dit hulpmiddel om moeten gaan, hebben nooit uitgelegd gekregen hoe precies om te gaan met ICT.
4De documenten bij de bedrijfsprocessen zijn veelal geen papieren documenten meer, maar zijn veranderende entiteiten geworden die meer beheer vragen. Onder andere zijn registratie en opslag van deze documenten aan verandering onderhevig. Hierdoor is een inhaalslag nodig voor de DI-functie. De DI-functie is vaak
achtergesteld bij ontwikkelingen, omdat het een ondersteunende functie is en om die reden vaak geen voorrang krijgt bij ontwikkelingen en investeringen
5. Dat de DI-functie van belang is voor het bedrijfsproces en de organisatie als geheel is niet overal even duidelijk. Investeringen die direct te maken hebben met de DI-functie zijn vaak achtergesteld bij investeringen in het bedrijfsproces. ICT-ondersteuning heeft een belangrijke rol gespeeld in de investeringen in het bedrijfsproces en maakt het nu mogelijk voor de DI-functie om hier beter op aan te sluiten.
De DI-functie en het bedrijfsproces zijn verbonden, want de DI-functie beheert de informatie in documentvorm uit het bedrijfsproces. Het is daarom van belang ervoor te zorgen dat DI-functie en bedrijfsproces in onderlinge samenhang worden bezien. Uitgaande van de huidige situatie waarin de DI-functie een achterstand heeft opgelopen ten opzichte van het bedrijfsproces, worden de volgende veranderingen teweeg gebracht richting de met behulp van digitalisering veranderde situatie
6:
4
Orde op zaken, zaken op orde. Rendement met informatiemanagement, ’s-Gravenhage, VNG Uitgeverij, 2003.
5
Koenen, C. en Baak, P.E., Het geheugen als actieve kracht: de archieffunctie binnen de digitale overheid, Den Haag, Programma Digitale Duurzaamheid 1999.
6
idem.
Gemak Gemak Beheersing Beheersing
Regie Regie De weg De weg
Procesmedewerker Procesmedewerker Manager Manager DIV- DIV -medewerker medewerker
Last Last Chaos Chaos Uitvoering Uitvoering
Huidig
Huidig Gewenst Gewenst
Figuur 1: Verandering m.b.v. optimalisering
De bovenstaande figuur laat zien in welke situatie de medewerkers zich in de huidige situatie bevinden en welke situatie gewenst is. De gewenste situatie komt overeen met de situatie waarvoor in dit rapport de nieuwe DI-functie ontworpen wordt.
Voorafgaand aan de huidige situatie is er de situatie waar ICT haar intrede niet heeft gedaan en de verschillende medewerkers niet met digitale documenten te maken hebben. De huidige situatie is te zien als een overgangsfase waarin ICT niet volledig benut wordt in de organisatie. De
overgangsfase zit tussen een situatie van vòòr invoering van ICT en een gewenste situatie, waarin ICT als hulpmiddel volledig uit de voeten kan in het bedrijfsproces en bij de DI-functie.
Problemen
• De procesmedewerker, zoals weergegeven in Figuur 1 wordt in een ‘huidige’ omgeving nauwelijks tegemoet gekomen bij het archiveren of opvragen van documenten. Vaak is dit een omslachtige handeling waarbij fysiek transport naar een archiefafdeling
noodzakelijk is. Of, als er sprake is van digitale documenten, is geen goede ondersteuning ingericht om de digitale documenten te beheren.
• De manager bevindt zich in een situatie waarin het moeilijk is om snel een goed overzicht te krijgen van de procesgebonden informatie, voortkomend uit de processen onder het beheer van de manager. Gegevens over het proces zijn moeilijk en/of niet snel
toegankelijk, want ze staan bijvoorbeeld verspreid over verschillende netwerkschijven.
Oplossingen
• In de gewenste omgeving wordt de procesmedewerker beter ondersteund bij het bewaren en terugvinden van documenten en het archiveren of aandragen ter archivering van documenten. Hierbij kan een aantal taken van de procesmedewerker worden
geautomatiseerd. De snelle verwerking en beschikbaarstelling zorgen voor toename van de snelheid en efficiëntie van het bedrijfsproces.
• In de nieuwe situatie worden door de DI-functie documenten sneller gearchiveerd en ontsloten, waardoor archiefbescheiden snel raadpleegbaar zijn. De manager kan zijn proces beter overzien door de volledige en snel beschikbare informatie uit het bedrijfsproces en als gevolg daarvan dit proces beter aansturen.
• De DIV-medewerker ziet zijn taken verschuiven van het verwerken van de bij hem of haar gedeponeerde archiefbescheiden naar een begeleidende rol voor de medewerkers bij het zelfstandig archiveren en verder het onderhouden van de aanwezige systemen binnen de DI-functie, zodat de medewerker en manager hun werkzaamheden kunnen verrichten.
Hiertoe zullen ook trainingen worden verzorgd.
In de nieuwe situatie worden de makers en gebruikers van de documenten beter ondersteund. Dit wordt grotendeels gerealiseerd door de DIV-medewerker en de toepassingen die tot zijn (haar) beschikking staan.
Meerwaarde van archiveren
Er zijn verschillende belangen aan te tonen voor het zorgvuldig bewaren van documenten. Deze bewaarbelangen worden hieronder in een model weergegeven. Door de documenten juist te beheren kunnen de verschillende belangen behartigd worden. Hier kunnen de organisaties op korte en lange termijn hun voordeel mee doen.
Figuur 2: Bewaarbelangen
7Het onderscheid in deze vijf belangen maakt inzichtelijk welk doel een archiefstuk kan dienen, op verschillende momenten van zijn bestaan. Niet alle archiefbescheiden dienen alle doelen. Per organisatie zal dit verschillend zijn. Ook zijn veel organisaties niet verplicht om een archief bij te houden, of in ieder geval niet verplicht om dit archief te laten voldoen aan de alle bovenstaande belangen. Het juist archiveren en tegemoet komen aan bewaarbelangen kan in het eigenbelang van de organisatie zijn. De hierboven weergegeven belangen verschillen per tijdsperiode.
Hieronder zullen de vijf verschillende belangen worden besproken.
Bedrijfsvoeringsbelang
Allereerst is de informatie die voortvloeit uit het bedrijfsproces direct van belang voor het bedrijfsproces. Met deze informatie kunnen het proces en de uitkomst hiervan worden gestuurd.
Voorbeelden van het bedrijfsvoeringsbelang zijn: het kunnen aansturen van het proces aan de hand van productiegegevens, magazijnvoorraad of de temperatuur van een grondstof. Ook een kenniswerker heeft belang bij juiste informatie uit het proces waarvan hij deel uitmaakt.
Bijvoorbeeld informatie van zijn collega die een stap voor hem in het proces werkt. Denk hierbij aan bijvoorbeeld goedkeuring of een review.
7
Bron: Möller, J., Ministerie Verkeer en Waterstaat.
Verantwoordingsbelang
Het belang van verantwoording is van kracht over een iets langere termijn. De verantwoording over het bedrijfsproces kan tijdens maar ook na afloop worden gevraagd. Aan de hand hiervan kan worden bepaald of de verantwoordelijke persoon (of organisatie) correcte beslissingen genomen heeft. Gegevens uit het proces kunnen aangeven welke beslissingen genomen zijn of dit correct gebeurd is. Dit belang wordt als het belangrijkste beschouwd vanwege het feit dat de verantwoording naar buiten de organisatie gericht is. Hier kan een organisatie op worden afgerekend.
Belang voor de recht- en bewijszoekende burger en onderneming
Vaak na afloop van het proces is het voor burgers en ondernemingen mogelijk om bij
verschillende organisaties inzicht te vragen in het verloop van het proces en de beslissingen die genomen zijn in het proces. Deze burgers en ondernemingen kunnen onderzoek doen naar de gang van zaken. Een voorbeeld hierbij is een journalist die de genomen beslissingen onderzoekt van de gang van zaken rondom Srebrenica.
Belang van hergebruik
Procesgebonden informatie kan worden hergebruikt. De organisatie kan putten uit eerder gegenereerde informatie en daar haar voordeel mee doen. Technologische vernieuwingen maken het mogelijk om kennis breder, sneller en eenvoudiger te verzamelen en delen.
Vaak zal het hergebruik van documenten pas na enige tijd geschieden, als de documenten een status hebben verworven in de organisatie. Dit wil zeggen dat deze documenten een bepaalde waarde hebben gekregen binnen de organisatie en dat ze beschouwd worden als voorbeeld of basis voor andere documenten.
Deze informatie kan op meerdere wijzen worden hergebruikt: soms is de eerder gebruikte aanpak het raamwerk voor een soortgelijk, nieuw traject. In andere gevallen is eerder geproduceerde informatie herbruikbaar, bijvoorbeeld een onderzoeksrapport. Ook het hergebruik van documenten uit andere processen, publicaties van andere organisaties of andere afdelingen, kunnen voorkomen dat het wiel opnieuw uitgevonden moet worden.
Cultureel-historisch belang
Ten slotte is er het cultureel-historisch belang. Een aantal overheidsdocumenten komt in aanmerking voor langdurige bewaring, vanuit het oogpunt van dit belang. Deze documenten worden op den duur overgebracht van een lokaal archief naar het Nationaal Archief.
Voor historisch onderzoek wordt door de overheid documenten geselecteerd op basis van basisselectiedocumenten (BSD). Aan de hand van deze selectie moet het voor historici mogelijk zijn om een beeld te reconstrueren van het overheidshandelen. Hiermee kan de betekenis van dit handelen voor de geschiedenis vastgesteld worden. Bijvoorbeeld heeft het Nederlands Instituut voor Oorlogsdocumentatie een uitgebreid archief over de Tweede Wereldoorlog, aan de hand waarvan reconstructies plaatsvinden om een beter beeld te krijgen van de gebeurtenissen toentertijd.
Dit belang wordt bediend door het statisch archief.
De vijf hierboven genoemde belangen zijn te onderscheiden als verschillende functionaliteiten die een archief kan herbergen. In de huidige situatie worden deze functionaliteiten vaak niet
onderscheiden, waardoor bij de inrichting van de DI-functie hier geen rekening mee gehouden is.
Hoofdstuk 2. Probleemstelling
In dit hoofdstuk zal de probleemstelling geformuleerd worden. In het hierop volgende hoofdstuk zal de aanpak besproken worden, waarna in de daarop volgende hoofdstukken de hieronder geformuleerde vragen stuk voor stuk beantwoord worden.
De probleemstelling wordt opgesplitst in een doelstelling, een vraagstelling en randvoorwaarden.
De vraagstelling wordt verder uitgesplitst in deelvragen. Het antwoord op de deelvragen zal leiden tot een antwoord op de vraagstelling. De randvoorwaarden dienen om het rapport af te bakenen.
De formulering van de probleemstelling van dit rapport zal aan de hand van veelgebruikte literatuur
8,9worden opgesteld. De probleemstelling bestaat uit drie onderdelen: de doelstelling, de vraagstelling en de randvoorwaarden.
Inleiding
In het vorige hoofdstuk is naar voren gekomen dat de DI-functie niet optimaal functioneert. Men denkt volgens het principe ‘papier als uitgangspunt’, terwijl de invoering van ICT vraagt om een denkwijze met ‘digitaal als uitgangspunt’. Verder is men bij het invoeren van ICT als hulpmiddel in de organisatie vaak vergeten om de DI-functie mee te nemen in deze ontwikkeling. In de huidige situatie vormen de digitale documenten soms een belemmering voor de bedrijfsvoering.
Dit heeft ook invloed op de verantwoording over het bedrijfsproces, het hergebruik van (een deel van) deze documenten en toegang voor derden tot deze informatie, nu en later. Het is van belang om voor de DI-functie een referentiemodel te ontwerpen dat aangeeft hoe de DI-functie ingericht is en goed aansluit op het bedrijfsproces dat de DI-functie moet ondersteunen.
Doelstelling
De doelstelling van dit rapport is:
Een referentiemodel ontwikkelen van de nieuwe inrichting van de DI-functie. Met dit model krijgen proceseigenaren en professionals inzicht in de nieuwe inrichting van de DI-functie, als richtlijn voor de organisatie van de proceseigenaar. Dit model wordt in opdracht van de Records Management Conventie ontwikkeld.
De Records Management Conventie (RMC) is een platform voor uitwisseling en opbouw van kennis en ervaring op het gebied van records management. Zij is organisaties van dienst op het gebied van het verantwoord vormen en inrichten van het bedrijfsgeheugen, ook digitaal. Zij doet dit door organisaties en professionals bij elkaar te brengen.
(voor meer informatie: www.rmconventie.nl)
Vraagstelling
De bijbehorende onderzoeksvraagstelling volgt hieronder.
Hoe kan de nieuwe DI-functie worden ingericht om het bedrijfsproces optimaal te ondersteunen?
Er zal na afloop gemeten worden of de gewenste situatie, zoals geschetst in Figuur 1, bereikt is.
8
De Leeuw, Prof. Dr. Ir. A.C.J., Bedrijfskundig management, Assen, Van Gorcum, 2000.
9
De Leeuw, Prof. Dr. Ir. A.C.J., Bedrijfskundige methodologie. Assen, Van Gorcum, 1996.
Randvoorwaarden
1. Het model moet een nieuwe situatie weergeven, waarin huidige beperkingen, waar op korte termijn geen oplossing voor beschikbaar komt, in meegenomen worden.
2. Er zal geen uitgebreid verandertraject worden beschreven.
Wat wel beschreven zal worden, is een set mogelijke aandachtspunten bij het verandertraject. Voor elke organisatie zal het verandertraject apart bepaald moeten worden.
Deelvragen
1. Hoe ziet de inrichting van de DI-functie er momenteel uit?
Het antwoord op deze vraag moet leiden tot inzicht in de huidige situatie. Vanuit deze situatie kunnen de organisaties hun DI-functie vernieuwen.
2. Bestaat er een verband tussen de organisatiestructuur en het type proces van de organisatie?
Met het antwoord op deze vraag kan in een vroeg stadium aangegeven worden welk type proces bij een bepaalde organisatie aangetroffen kan worden.
3. Bestaat er een verband tussen het type proces en de huidige inrichting van de DI-functie?
Deze vraag wordt gesteld om te toetsen of er een verband bestaat tussen het type proces van een organisatie en daarin ingerichte DI-functie. Dit kan leiden tot een beter inzicht in de inrichting van de DI-functie, die het bedrijfsproces ondersteunt.
4. Welke rol speelt ICT bij de nieuwe DI-functie?
Deze vraag moet duidelijk maken welke rol ICT moet vervullen in de nieuwe DI-functie- inrichting.
5. Hoe ziet het ontwerp van de nieuwe DI-functie eruit?
Met het inzicht, verkregen bij de eerdere deelvragen, zal de nieuwe DI-functie ontworpen worden.
6. Waar moet men aandacht aan geven bij het doorlopen van het verandertraject naar de nieuwe DI-functie?
Deze aspecten worden nader belicht om de lezer van het rapport een handreiking te geven voor wat hem te wachten staat tijdens het doorlopen van een verandertraject naar de inrichting van de DI-functie bij zijn organisatie. Enkele algemene aspecten zullen besproken worden.
De probleemstelling valt uiteen in verschillende delen. Er zal eerst gekeken worden naar de
huidige situatie, om een beeld te schetsen van deze situatie. Vervolgens zal een nieuwe DI-functie
worden ontworpen, die aansluit bij het ‘nieuwe denken’ met digitaal als uitgangspunt. Afsluitend
zal de lezer aangegeven worden waar tijdens een verandertraject naar de nieuwe DI-functie zoal
rekening mee gehouden moet worden om dit tot een succes te maken.
Hoofdstuk 3. Verantwoording
Zoals in het vorige hoofdstuk is aangegeven, bestaat het rapport uit een aantal stappen. Eerst vindt er onderzoek plaats naar huidige inrichtingen van de DI-functie, vervolgens wordt de nieuwe inrichting van de DI-functie ontworpen. Ten slotte wordt een veranderingstraject van de huidige naar de toekomstige inrichting van de DI-functie in kaart gebracht. Deze delen van de opdracht komen overeen met de fasen zoals weergegeven in de volgende figuur.
Gemak Gemak Beheersing Beheersing
Regie Regie De weg De weg
Procesmedewerker Procesmedewerker Manager Manager DIV- DIV -medewerker medewerker
Last Last Chaos Chaos Uitvoering Uitvoering
Huidig
Huidig Gewenst Gewenst
Fase Fase 1 1 Fase Fase 2 2
Fase Fase 3 3
Figuur 3: Fasen van het rapport
In dit hoofdstuk wordt de opzet van het onderzoek naar de nieuwe inrichting van de DI-functie aan de hand van de in het vorige hoofdstuk geformuleerde deelvragen verantwoord.
Zoals in bovenstaande figuur is weergegeven, is het rapport opgedeeld in drie fasen. Fase 1 houdt een onderzoek in naar de huidige situatie, fase 2 het ontwerp van de nieuwe, gewenste situatie en vervolgens wordt in fase 3 een beschrijving gegeven worden van de weg van de huidige DI- functie-inrichting naar de nieuwe aan de hand van literatuur en praktijkkennis.
Om antwoord te vinden op de eerste drie deelvragen heeft een onderzoek plaatsgevonden bij een aantal organisaties. Er is tijdens bezoeken aan deze organisaties aandacht besteed aan drie deelgebieden, die overeenkomen met de eerste drie deelvragen.
Daarnaast wordt aangegeven welke rol ICT zal spelen in de nieuwe inrichting, zoals in deelvraag vier wordt gevraagd.
Deze informatie vormt de basis voor het antwoord op de vijfde deelvraag, het ontwerp van de nieuwe DI-functie-inrichting.
Hieronder wordt de opzet van het onderzoek worden uitgewerkt. Vervolgens wordt ingegaan op de behandeling van deelvraag vier, vijf en zes.
Het onderzoek in het kader van de eerste drie deelvragen heeft als doel inzicht te verschaffen in
de huidige inrichting van DI-functie en een eventueel verband tussen organisatiestructuur en het
type proces en een eventueel verband tussen het type proces en de DI-functie-inrichting aan te
tonen.
Onderzoek naar de huidige DI-functie
Met het onderzoek is de huidige situatie van de DI-functie bij organisaties in kaart gebracht en is getracht verbanden aan te tonen. Dit onderzoek geeft inzicht in de wijze waarop deze organisaties met hun documenten en archiefbescheiden omgaan. Ook geeft dit onderzoek inzicht in de
correlatie tussen het type bedrijfsproces en de inrichting van de DI-functie. Doordat de
bedrijfsprocessen in kaart zijn gebracht, is het mogelijk te bepalen hoe verschillende organisaties omgaan met archiefbescheiden.
Voor het in kaart brengen van DI-functie-inrichtingen is er gezocht naar een verband tussen type organisatie en type proces en vervolgens tussen type proces en de inrichting van de DI-functie.
Organisatiestructuur
Zoals eerder is aangegeven is er gezocht naar een verband tussen het type organisatie en het type proces. De bezochte organisatie zijn getypeerd aan de hand van de Mintzbergconfiguraties. Deze schetsen de structuurelementen en de situatie van de organisatie. In het volgende hoofdstuk wordt hier verder op ingegaan.
Bedrijfsproces
Procesgebonden informatie, de informatie waar in dit rapport naar gekeken wordt, is informatie die door het primaire bedrijfsproces wordt gegenereerd en wordt gestructureerd en vastgelegd.
Met name deze informatie komt in aanmerking voor archivering en is voor dit onderzoek van belang. Hiervoor is gekeken naar het primaire proces, waar de informatie uit voortkomt. Deze is in kaart gebracht, aan de hand waarvan het duidelijk is geworden wat de activiteiten, actoren en informatiestromen zijn. De nadruk ligt dus op die acties die in het primaire proces plaatsvinden en die actoren die aan het proces verbonden zijn. Het bedrijfsproces is gekenmerkt op de mate van gestructureerdheid. Bij de behandeling van de deelvraag wordt hier meer aandacht aan gegeven.
DI-functie
De aandacht is uitgegaan naar hoe organisaties omgaan met hun documenten en
archiefbescheiden. Op dit gebied is Australië een autoriteit. Van de Australische records management standaard (AS4390) is de ISO-norm 15489 afgeleid, welke geldt als de
internationale standaard voor records management. Aan de hand van deze standaard is gekeken naar de omgang met documenten en archiefbescheiden bij organisaties. Hierbij lag de nadruk op het in kaart brengen van de huidige situatie. Het gedeelte over het ontwerpen en implementeren van archiefsystemen, wat ook aan bod komt in de ISO-standaard, is niet uitgewerkt in dit onderzoek. Voor het beschrijven van de huidige situatie is een ontwerp- en implementatietraject voor records management niet van belang.
Naast vragen over records management zijn aanvullende vragen gesteld over de omgang met documenten.
Uitvoering onderzoek
Aan de hand van een vragenlijst hebben gesprekken plaatsgevonden met werknemers op het
gebied van documentaire informatie uit diverse organisaties. Deze organisaties zijn in overleg
met de begeleiding geselecteerd en benaderd. Het betreft organisaties met verschillende
processen, om een gevarieerd beeld te creëren.
Tijdens het gesprek is de vragenlijst doorlopen en is er tijd geweest voor vrije input en vragen om het bedrijfsproces en de bijbehorende documentenstroom in kaart te brengen. De vragenlijst is terug te vinden in de bijlage.
Deelvraag 4
Zoals in de inleiding reeds is beschreven, heeft de toename van ICT ondersteuning grote veranderingen teweeg gebracht in het bedrijfsproces. Voor de DI-functie is het hoog tijd om aan te sluiten bij deze veranderingen. Deelvraag 4 moet een antwoord geven op de vraag welke rol ICT gaat spelen bij de nieuwe DI-functie.
Deelvraag 5
Nadat inzichtelijk is gemaakt hoe de DI-functie momenteel ingericht is en of er verbanden bestaan tussen organisatiestructuur, type bedrijfsproces en de inrichting van de DI-functie, zal de nieuwe DI-functie-inrichting ontworpen worden. Het inzicht in de huidige situatie zal hiertoe bijdragen.
Bij het ontwerpen van de nieuwe inrichting zal vanuit verschillende invalshoeken naar de DI- functie gekeken worden om zo een eenzijdige aanpak te vermijden. Er zullen onder andere verschillende schematechnieken worden gebruikt.
Deelvraag 6
Ten slotte zal aandacht gegeven worden aan het veranderingstraject van de huidige naar de nieuwe, gewenste inrichting. In dit hoofdstuk zal een aantal aandachtsgebieden genoemd worden die van belang zijn bij het doorlopen van een dergelijk verandertraject. Hiervoor zullen enkele theoretische aspecten genoemd worden en bevindingen uit de praktijk worden beschreven. Zo kan vooraf een beeld worden verkregen van de impact die een dergelijk veranderingstraject met zich meebrengt en hoe deze kan worden opgevangen.
Alvorens verder te gaan met de resultaten uit het onderzoek, zullen enkele gebruikte methoden en
theorieën worden besproken in het volgende hoofdstuk.
Hoofdstuk 4. Literatuurverkenning
In dit hoofdstuk zal ingegaan worden op gebruikte literatuur in dit rapport. Kort zullen gebruikte methoden en theorieën de revue passeren als houvast voor het gebruik ervan in dit rapport.
Mintzberg-configuraties
Mintzberg stelt dat organisaties volgens bepaalde combinaties van structuurparameters en contingentievariabelen zijn ingericht, zogenaamde configuraties.
Elke configuratie heeft één belangengroep met een centrale rol. Daarnaast heeft elke configuratie een favoriet coördinatiemechanisme en een bepaalde omgevingstypering.
10Aan de hand van de drie genoemde kenmerken zal bepaald worden tot welke configuratie de bezochte organisaties behoren.
De configuraties zijn:
• Ondernemersorganisatie
• Machinebureaucratie
• Professionele bureaucratie
• Divisievorm
• Adhocratie
In Tabel 13 op pagina 51 wordt een overzicht gegeven van kenmerken van de configuraties.
Door een organisatie te typeren volgens één van de bovenstaande configuraties wordt inzicht verkregen in onder andere het type werkzaamheden in de organisatie en de wijze waarop de organisatie als geheel functioneert. Dit inzicht kan het uitgangspunt zijn voor een organisatie om strategische beslissingen te nemen. Voor dit rapport is de indeling van organisaties in
configuraties interessant om te bepalen of een bepaald type organisatie op een bepaalde wijze haar processen ingericht heeft.
ABO-matrix
De ABO-matrix is voor dit rapport ontwikkeld als variant op de CRUD-matrix
11. De matrix is opgebouwd rond drie aspecten: Actoren, Bevoegdheden en Objecten. In een
matrixstructuur wordt uiteengezet welke bevoegdheden de actoren hebben op bepaalde objecten.
De volgende bevoegdheden zijn van toepassing op de DI-functie:
Creëren (C) het creëren van een document.
Lezen (L) het lezen van een document, zonder aanpassingen te doen.
Muteren (M) aanpassingen doen aan een bestaand document.
Verwijderen (V) het verwijderen van documenten door een procesmedewerker.
Registreren (R) aanwezigheid van een document registreren.
Archiveren (A) een niet-DIV-medewerker brengt zonder tussenkomst van de DIV- medewerker een document onder archiefregime.
Archiveren (A+) De DIV-medewerker doet het volgende: opnemen, opslaan, ordenen, beschrijven, selecteren, verwijderen, bewaren en beschikbaarstellen
12. Als het document al gearchiveerd is door een niet-DIV-medewerker, hoeft de
10
Bouma, F., Organisatietypologie en informatiehuishouding, Groningen, Hanzehogeschool, 1999.
11
Onder andere: Purdue University, Designer Manual, 1999, bezocht op 2 december 2002,
http://www.adpc.purdue.edu/DataMgmt/DA/Designer/manual/Analysis/chapter%204.htm#The%20CRUD
%20Matrix.
het document al gearchiveerd is door een niet-DIV-medewerker, hoeft de DIV-medewerker het niet meer te doen.
De acht processen die een DIV-medewerker uitvoert (A+) dienen alle de vijf bewaarbelangen zoals deze in het bewaarbelangenmodel (Figuur 2) genoemd zijn. Het selecteren en verwijderen van documenten impliceert dat gearchiveerde documenten na een bepaalde termijn niet meer beschikbaar zullen zijn. Voor het belang van de recht- en bewijszoekende burger en onderneming en het cultureel-historisch belang betekent dit dat er minder documenten beschikbaar zijn na een bepaalde termijn.
Hieronder wordt een voorbeeld gegeven van de ABO-matrix voor de DI-functie:
Document 1 Document 2 Document 3
Procesmedewerker CLV CLV LMRA
DIV-medewerker A+ A+ A+
Tabel 1: Voorbeeld ABO-matrix
In dit voorbeeld werkt de procesmedewerker met drie verschillende documenten. De eerste twee maakt, leest en/of verwijdert hij, de derde kan hij lezen, muteren, registreren en zelf archiveren.
De DIV-medewerker kan de drie documenten alleen archiveren en vervolgens beheren. Het derde document hoeft niet meer door de DIV-medewerker gearchiveerd te worden.
ISO-15489
Voor de inrichting van records management is de ISO-norm 15489
13momenteel de standaard.
Deze is onlangs ontwikkeld en wordt door steeds meer organisaties gebruikt als basis voor de informatiehuishouding. De standaard bestaat uit een set regels waaraan voldaan moet worden om records management op een juiste wijze in te richten. De standaard is gebaseerd op een
Australische standaard. Australië loopt op dit gebied voorop.
Aan de hand van de standaard zijn vragen opgesteld om te toetsen of aan onderdelen van de ISO- 15489-standaard voldaan wordt door de ondervraagde organisatie.
Schematechnieken
In dit rapport worden verschillende schematechnieken gebruikt om de DI-functie-inrichting weer te geven. Hieronder worden deze op een rij gezet.
Actor Activity Diagramming (AAD) is gekozen omdat het een geschikt instrument is om
bedrijfsprocessen zichtbaar te maken. Dit gebeurt door het weergeven van activiteiten, actoren en overdracht tussen actoren. AAD onderscheidt zich van andere modelleringswijzen doordat het gebruik maakt van een gering aantal symbolen en overdrachten expliciet maakt. Veel gebruikte modelleringswijzen zijn snel te complex en niet geschikt voor inzicht in de effectiviteit en
12
Horsman, P., Archiefsystemen en kwaliteit, in “Naar een nieuw paradigma in de archivistiek”, ’s- Gravenhage, Stichting Archiefpublicaties, 1999.
13
NEN-ISO 15489-1:2001 (nl), Informatie- en archiermanagement – Deel 1: Algemeen, Delft, Nederlands
Normalisatie-instituut, 2001.
efficiëntie van te modelleren processen.
14AAD wordt in dit rapport gebruikt om de handelingen, de activiteiten en overdrachten tussen medewerkers en objecten weer te geven. Zoals net vermeld is, worden naast actoren in dit rapport ook objecten weergegeven, volgens dezelfde notatiewijze als actoren. Er is daarom gekozen om het model voor de volledigheid Actor / Object Activity Diagram (AOAD) te noemen. AOAD’s worden getekend met behulp van een template in Microsoft Visio.
Het Viable Systems Model (VSM) is gekozen omdat dit model diagnose en ontwikkeling van de dynamische interactie van een systeem en zijn delen weer kan geven
15. De delen van het systeem komen overeen met de actoren en objecten zoals die weergegeven worden in het AOAD. In het VSM worden deze weergegeven in een organisatiestructuur.
Verder wordt er gebruik gemaakt van de Eriksson en Penker Business Extentions, een uitbreiding van de modelleringstaal UML. Met deze modelleringtechniek worden processen met de
bijbehorende in- en output, het doel en de gebruikte resources weergegeven
16. De resources zijn in dit rapport steeds vormen van archief of documentverzamelingen, weergegeven als
‘Informatie’. In dit rapport wordt met deze techniek de positie van de resource, die de DI-functie levert als ondersteunende functie, aangegeven ten opzichte van het bedrijfsproces.
Kort samengevat geeft het AOAD activiteiten en overdrachten weer, het VSM de
organisatiestructuur en E&P Business Extentions de positie van bedrijfsproces en DI-functie.
Record Keeping System
Het record keeping system (RKS) is een concept dat alle activiteiten die een organisatie moet uitvoeren om het archief op orde te hebben, bevat. Het RKS geeft vorm aan de record keeping function (archiveringsfunctie), wat een belangrijk onderdeel is van de DI-functie. De DI-functie bevat naast het beheer van archiefbescheiden (in papieren en digitale vorm
17) ook het beheer van documenten. De inrichting van het RKS kan worden weergegeven als het geheel van
documenten, procedures, methoden, kennis en middelen
18,19. Door invulling te geven aan dit geheel, worden de componenten van het RKS belicht. Bij het beschrijven van de DI-functie kunnen dezelfde componenten worden gebruikt.
Fasen van archief
Archivering is te verdelen in drie fasen. De fasen hangen samen met het gebruik van archiefbescheiden. De archieven bij de verschillende fasen zijn: dynamisch, semi-statisch en statisch. Bij het dynamische archief zijn de archiefbescheiden documenten die onder een archiefregime gebracht zijn terwijl ze in het bedrijfsproces vaak geraadpleegd worden. Het dynamische archief bevindt zich dan ook vaak dichtbij of op de werkvloer. Het semi-statische archief heeft als voornaamste taak het beheren van archiefbescheiden die niet vaak meer worden
14
Schaap, D.J., Modelleren van bedrijfsprocessen met behulp van Actor Activity Diagramming, Groningen, 2000.
15
Walker, J., The Viable Systems Model, 2001.
16
Eriksson, H., Penker, M., De UML toolkit, Schoonhoven, Academic Service, 1999.
17
Koenen, C. en Baak, P.E., Vernieuwing van de archieffunctie als verandertraject: de regisseur als architect, in “Werken in een digitale omgeving”, Alphen aan de Rijn, Kluwer, 2001.
18
Horsman, P., Digitaal archiveren: Het Recordkeeping System als kader voor het beheer van digitale archiefbescheiden, ’s-Gravenhage, Programma Digitale Duurzaamheid, 1999.
19
Horsman, P., Archiefsystemen en kwaliteit, in “Naar een nieuw paradigma in de archivistiek”, ’s-
Gravenhage, Stichting Archiefpublicaties, 1999.
geraadpleegd, maar wel bewaard dienen te worden. Bijvoorbeeld vanwege wet- en regelgeving:
sommige documenten moeten een bepaalde duur bewaard worden voordat ze vernietigd mogen worden. Om ruimte te besparen worden deze documenten niet in het dynamische archief bewaard, maar op een andere, vanaf de werkvloer minder toegankelijke locatie.
Sommige archiefbescheiden hebben cultureel-historische waarde en worden om die reden eeuwig bewaard. Op het daarvoor aangewezen moment worden documenten hiervoor naar het statische archief overgebracht.
Een belangrijke reden om een dynamisch en semi-statisch archief te onderscheiden, is de ruimte die archiefbescheiden innemen. Documenten worden steeds vaker digitaal gecreëerd en de in het verlengde daarvan vindt opslag ook vaker digitaal plaats. Ruimte is daardoor niet meer van belang, want een digitaal document neemt veel minder ruimte in dan een papieren document en is eenvoudig op te vragen. Het records continuüm, een model dat geënt is op de digitale situatie, vervangt het denkpatroon van de hierboven genoemde fasen.
Document management en records management
In de DI-functie worden twee begrippen gebundeld: document management en records
management. Deze dienen nadrukkelijk te worden onderscheiden. Document management richt zich op het beheer van documenten in hun creatiefase. Records management richt zich op documenten, die de status ‘record’ hebben gekregen, ofwel archiefstuk. Records management richt zich op het beheer van archiefbescheiden volgens een archiefregime. Hieronder volgt in de tabel een opsomming van karakteristieken van document management (DM) en records
management (RM).
Karakteristieken Document management Records management Focus van de
toepassing
Informatie Verantwoording Waar de applicatie op
is gericht
Informatie in documenten beheren;
documenten vinden en toegang makkelijk maken
Het corporate eigendom beheren en beheersen
Rol van een document Informatie verschaffen Bewijs verschaffen
Toegevoegde waarde Hergebruik, referentie Statutair, voldoen aan wet- en regelgeving, operationeel (casuïstiek), historisch Periode van gebruik Momentaan: tijdens creatie, wijziging
en vinden
Gedurende de gehele levenscyclus Insteek Alle informatie wordt gelijk
behandeld; alles bewaren
De verzameling records wordt strak beheerd:
vernietiging vindt plaats zodra toegestaan Tabel 2: Karakteristieken DM en RM
2020
Koenen, C., Vergelijking DM-RM vertaald in NL (gebaseerd op “Special report on records management
systems”, Doculabs).
Hoofdstuk 5. Analyse
In de periode 18 oktober – 20 november 2002 is een aantal organisaties bezocht. Hieronder worden deze weergegeven, met het proces waarop tijdens het bezoek nader ingegaan is. Om de belangen van de in het onderzoek betrokken organisaties niet te schaden, worden in de rapportage geen namen genoemd. Er kan niet gesteld worden dat dit een representatieve indruk is voor vergelijkbare organisaties. De bezochte organisaties geven wel een indruk van de gevarieerde inrichtingen van de DI-functie in de praktijk.
# isatie Bedrijfsproces 1 zekeraar Gegevensinvoer 2 isatie Projectuitvoering 3 Research 4 ancier Gegevensinvoer 5 Beleidsproces 6 Beleidsproces 7 rganisatie Bekostiging
8 ng Kredietverlening 9 ng Beleidsproces
Tabel 3: Bezochte organisaties
Bij deze organisaties is de vragenlijst ingevuld en is gesproken over de organisatie, de inrichting van het bedrijfsproces en de inrichting van de DI-functie. Deze is voor elk van de bovenstaande processen in kaart gebracht. In de volgende paragrafen zal worden ingegaan op de resultaten van het onderzoek naar de huidige inrichting van de DI-functie.
Deelvraag 1
Eerst zal de deelvraag herhaald worden. Vervolgens zullen de resultaten van het onderzoek voor deze deelvraag worden gegeven, waarna teruggekomen wordt op de vraag.
Deelvraag 1: Hoe ziet de inrichting van de DI-functie er momenteel uit?
DI-functie verschijningsvormen
De inrichting van de DI-functie verschilt per organisatie. Ook het belang dat organisaties hechten aan informatievoorziening verschilt. Elke organisatie heeft haar DI-functie naar eigen inzicht vormgegeven. Er zijn gelijkenissen te vinden tussen de inrichtingen bij de verschillende organisaties. Dit heeft geleid tot een set van drie verschijningsvormen van de DI-functie. Deze zullen nu besproken worden.
Sommige van de bezochte organisaties hebben meerdere processen die belicht konden worden. Er is steeds voor één proces gekozen. De processen zijn alle anders ingericht en op eigen wijze aangestuurd. Er is gekeken naar het verloop van het proces en waar documenten ontstaan en vervolgens hoe deze documenten worden beheerd en eventueel gearchiveerd. Dit is per proces in een model weergegeven. Deze modellen en bijbehorende beschrijvingen bevinden zich in de bijlage.
Drie verschillende verschijningsvormen van de DI-functie konden worden onderscheiden bij de
bezochte organisaties. Het verschil tussen de DI-functies betreft de locaties en het moment
waarop documenten gearchiveerd worden. Hieronder worden de verschijningsvormen
geïntroduceerd. Er is gekozen voor weergave volgens Eriksson en Penker, om een indruk te geven van waar de verschijningsvorm zich bevindt ten opzichte van het bedrijfsproces.
Vervolgens zullen de verschijningsvormen verder uitgewerkt worden aan de hand van de vijf componenten van een Record Keeping System. Vervolgens zal een ABO-matrix getoond worden waarin de activiteiten en actoren per DI-functie verschijningsvorm worden weergegeven. Verder worden de verschijningsvormen weergegeven in een Actor / Object Activity Diagram om te verduidelijken op welke wijze de activiteiten plaatsvinden.
Verschijningsvorm I
De eerste verschijningsvorm heeft een dynamisch en semi-statisch archief. Het dynamische archief bevat bijvoorbeeld werkdossiers, bestaande uit gearchiveerde documenten, welke onder een archiefregime vallen. Na afloop van het proces of na een andere termijn worden
archiefstukken en/of dossiers door een DIV-medewerker overgebracht van het dynamische archief naar het semi-statische archief, van waar deze bevraagd kunnen worden.
Er is veel interactie tussen het dynamische archief en het proces en af en toe wordt het semi- statische archief geraadpleegd. Het dynamisch archief bevat archiefbescheiden die vaak geraadpleegd worden. Het semi-statische archief wordt sporadisch geraadpleegd en bevat archiefbescheiden die verplicht gedurende een bepaalde periode bewaard worden, waarna ze worden vernietigd of worden overgebracht naar een statisch (historisch) archief.
Hieronder wordt de eerste verschijningsvorm weergegeven.
Bedrijfsproces
A B C D
E F
Semi-statisch archief Informatie Dynamisch archief
Informatie
Figuur 4: Verschijningsvorm I
Deze verschijningsvorm onderscheidt zich van de andere verschijningsvorm door de aanwezigheid van een dynamisch archief. Deze vorm zal de dynamische verschijningvorm genoemd worden.
De vijf onderdelen van het RKS worden nu besproken:
Documenten: de documenten worden onderverdeeld in inkomende, interne en uitgaande documenten. Deze documenten gaan los of in een dossier door de organisatie. De
procesmedewerker maakt een voorselectie van de documenten. Meestal is hier geen sprake van een vaste selectie voor documenten en worden deze naar inzicht van de procesmedewerker aangeleverd aan het archiefsysteem.
Procedures: de implementatie van de procedure is voornamelijk handmatig. De beschrijvingen hiervoor zijn aanwezig. Tijdens het bedrijfsproces worden er documenten onder het archiefregime (in dit geval: dossier in het dynamische archief) gebracht door de DIV-medewerker en
opgevraagd door de procesmedewerker. In de procedures staat ook beschreven wanneer een
dossier van dynamisch naar semi-statisch en eventueel naar statisch archief moet worden overgebracht.
Methoden: de documenten worden geregistreerd door de DIV-medewerker, de inhoud daarvan veelal niet. Het is aan de procesmedewerker overgelaten of deze documenten wil laten toevoegen aan de dossiers.
Kennis: vaak is de archiefafdeling van de organisaties met de digitale DI-functie
verschijningsvorm een grotendeels geïsoleerde afdeling. Kennis over de omgeving van het systeem, zoals over het beleidsterrein van de organisatie en ontwikkeling van het bedrijfsproces, is veelal niet aanwezig of niet aan de orde. Ook is er weinig kennis over
verantwoordingsprocessen en welke documenten hiervoor benodigd zijn. De afdeling beperkt zich voornamelijk tot het beheren van de dossiers die aangeboden worden.
Middelen, materialen en mensen: in toenemende mate vindt automatisering zijn weg in het archiefsysteem. Bij deze verschijningsvorm komt dat neer op de aanwezigheid van een computerprogramma waarin informatie over (papieren) dossiers kan worden opgezocht en de dossiers zelf kunnen worden opgevraagd door procesmedewerkers. De DIV-medewerkers voeren nieuwe dossiers in het computerprogramma in en registreren de verblijfplaats en uitleengegevens.
De dossiers zijn in papieren vorm en worden in een daarvoor bestemde ruimte opgeslagen. De mensen die bij deze verschijningsvorm te maken hebben met de DI-functie zijn de
procesmedewerkers die documenten maken, lezen, veranderen en verwijderen en DIV- medewerkers die de dossiers opnemen in het archiefsysteem.
Hieronder wordt in een ABO-matrix weergegeven welke actoren, bevoegdheden en objecten terug te vinden zijn in de eerste verschijningsvorm. De objecten zijn inkomende, interne en uitgaande documenten.
DI-functie I, Dynamisch Inkomend Intern Uitgaand
Procesmedewerker L C L M V C L M
DIV-medewerker R A+ A+ A+
Tabel 4: ABO-matrix voor de dynamische verschijningsvorm DI-functie
In de matrix is te zien dat het draait om twee typen medewerkers: procesmedewerkers die hun werkzaamheden verrichten in het bedrijfsproces en DIV-medewerkers die vanuit het archief opereren en documenten van de procesmedewerkers verwerken. Deze matrix laat zien dat de werkzaamheden strikt gescheiden zijn: de procesmedewerker maakt en bewerkt documenten en de DIV-medewerker legt zich toe op het registreren en archiveren van de documenten.
Hieronder wordt het eerste Actor / Object Activity Diagram, van de dynamische DI-functie verschijningsvorm, weergegeven. De actoren / objecten worden als kolommen weergegeven. In de diagrammen geeft de vertikale as de tijd weer, van boven naar beneden. De horizontale as geeft een impressie van de positionering van de actoren en objecten ten opzichte van elkaar.
De weergave van de verschijningsvormen geeft aan welke activiteiten voornamelijk plaatsvinden
en welke actoren en objecten daarbij betrokken worden. Het is mogelijk dat dit niet voor alle
organisaties waar deze inrichting van de DI-functie geconstateerd is, dit precies zo geldt, maar zal
in ieder geval in hoofdlijnen overeenkomen. Er wordt gesproken van digitaal archief, de vijfde
kolom in de AOAD’s, als er sprake is van een archiefregime voor digitale documenten.
Voor de bezochte organisaties en de drie DI-functie verschijningsvormen is eenzelfde basislayout gebruikt van dezelfde actoren en objecten. Hierdoor is het onderscheid tussen de verschillende organisaties en DI-functie verschijningsvormen beter te zien. In sommige diagrammen worden sommige actoren / objecten als gevolg hiervan niet gebruikt, maar wel weergegeven. In onderstaand diagram zijn dat het Secretariaat en het Digitaal archief.
Proces
medewerker Secretariaat DIV- medewerker
Papieren archief
Bedrijfsproces = DI-functie verschijningsvorm I
ACTOR / OBJECT ACTIVITY DIAGRAM
Archiveren archiefstuk
Digitaal archief
archiefstuk in dossier
dossier Maken of
lezen document
Informatie over / uit dossier Opvragen dossier
dossier
Registreren uitlenen
Informatie Opzoeken dossier
Selectiecriteria
Overdragen aan semi-statisch archief document
ingekomen document
Registreren ingekomen document
Figuur 5: DI-functie van dynamische verschijningsvorm (I)
Activiteit
document
gegevens Activiteit gelijktijdig door meerdere actoren uitgevoerd
document
document
B
Batch activiteit Voorwaartse overdrachtTerugwaartse overdracht
Voorwaardelijke voorwaarste overdracht
opmerking Annotatie
Figuur 6: Legenda bij AOAD
Verschijningsvorm II
Bij verschijningsvorm II worden er pas documenten onder het archiefregime gebracht na afloop van het proces. Tussentijdse opslag van documenten gebeurt op de werkplek, buiten dit regime.
Er is weinig interactie met het archief, het dient slechts als een depot om neerslag van
handelingen in te bewaren gedurende een verplichte termijn. Meestal wordt een werkdossier na het proces in zijn geheel afgeleverd bij een DIV-medewerker, die de verantwoordelijkheid op zich krijgt om dit dossier op de juiste wijze te archiveren.
Bedrijfsproces
A B C D
E F
Semi-statisch archief Informatie
Figuur 7: Verschijningsvorm II
Deze verschijningsvorm onderscheidt zich doordat er in de organisatie alleen sprake is van een semi-statisch archief. Voor deze verschijningsvorm zal de naam ‘semi-statisch’ gebruikt worden.
De vijf componenten van een RKS uitgewerkt:
Documenten: De documenten (inkomend, intern en extern) worden op de werkplek of centraal op de afdeling verzameld. Nadat het proces is voltooid, worden deze gezamenlijk als dossier
aangeboden aan het archief. Eventueel worden belangrijke documenten wel tussentijds of los
gearchiveerd. Het archiveren van deze documenten dient voornamelijk als verantwoording, er
wordt weinig teruggegrepen op eerder gearchiveerde documenten of dossiers.
Procedures: het archiveren van de documenten gebeurt voornamelijk handmatig. De beschrijvingen voor deze handelingen zijn aanwezig. Tijdens het bedrijfsproces worden de documenten niet onder een archiefregime bewaard, maar is dit de verantwoordelijkheid van de procesmedewerker of het secretariaat. In de beschrijvingen staat uit welke documenten het dossier moet bestaan en eventueel wanneer een dossier van semi-statisch naar statisch archief moet worden overgebracht.
Methoden: de dossiers worden geregistreerd, de inhoud daarvan veelal niet.
Kennis: binnen deze vorm van de DI-functie bevindt zich, evenals bij de dynamische verschijningsvorm ook geen kennis van de omgeving van het archiveringssysteem. Of deze kennis is wel aanwezig maar wordt niet benut in de huidige situatie. De afdeling beperkt zich voornamelijk tot het beheren van de dossiers die aangeboden worden.
Middelen, materialen en mensen: in toenemende mate vindt automatisering zijn weg in het archiefsysteem. Net als bij de dynamische verschijningsvorm komt het bij deze
verschijningsvorm neer op de aanwezigheid van een computerprogramma waarin (papieren) dossiers kunnen worden opgezocht en worden opgevraagd door procesmedewerkers. De DIV- medewerkers voeren nieuwe dossiers in het computerprogramma in en registreren de
verblijfplaats en uitleengegevens. De dossiers zijn in papieren vorm en worden in een daarvoor bestemde ruimte opgeslagen. De mensen die bij deze verschijningsvorm te maken hebben met de DI-functie zijn de procesmedewerkers die documenten maken, lezen, veranderen en verwijderen, het secretariaat dat documenten aanpast, beheert en registreert en DIV-medewerkers die de documenten opnemen in het archiefsysteem.
Hieronder worden de ABO-matrix en AOAD voor de tweede verschijningsvorm getoond.
DI-functie II, Semi-statisch Inkomend Intern Uitgaand
Procesmedewerker L C L M V C L M
Secretariaat R L M R M R
DIV-medewerker A+ A+ A+
Tabel 5: Matrix voor de semi-statische verschijningsvorm DI-functie
Proces
medewerker Secretariaat DIV- medewerker
Papieren archief
Bedrijfsproces = DI-functie verschijningsvorm II
ACTOR / OBJECT ACTIVITY DIAGRAM
Registreren document
Digitaal archief
Lezen / maken document
Controleren dossier Bewerken
document
dossier
dossier Verzamelen
documenten
B
documenten Raadplegen documenten
Na afloop van het proces document
ingekomen document
Registreren ingekomen document
Figuur 8: DI-functie semi-statische verschijningsvorm (II)
Verschijningsvorm III
De laatste verschijningsvorm laat een enkel archief zien dat gekoppeld is aan het proces, ten tijde van het proces. Tijdens het proces wordt gearchiveerd en informatie opgevraagd uit ditzelfde archief. De handelingen in het proces worden tussentijds zorgvuldig vastgelegd en zijn direct toegankelijk voor bevoegden, wat de informatievoorziening voor het proces ten goede kan komen. Het is mogelijk om met korte wachttijden toegang te verkrijgen tot informatie, opgeslagen in het archief, wat de drempel tot deze informatie verlaagt. Het betreft bij deze verschijningsvorm digitale documenten. Er is bij dit archief geen sprake van een dynamisch en semi-statisch archief maar worden documenten beheerd volgens het gedachtegoed van het records continuüm.
In deze verschijningsvorm is de procesmedewerker in staat om zelf het document te archiveren.
De procesmedewerker heeft hiervoor de benodigde kennis opgedaan en kan zelf de juiste
kenmerken aan het document meegeven. Om de medewerker optimaal te ondersteunen en
minimaal te belasten, is een digitaal archief ingericht, waarbij de medewerker slechts enkele
handelingen hoeft te verrichten om een document te archiveren. De DIV-medewerker houdt toezicht op het digitale en papieren archief en geeft of begeleidt cursussen voor de gebruikers.
Bedrijfsproces
A B C D
E F
Archief Informatie
