Vlaanderen
helpt Oekraïne
Opleiding voor gemeentelijke coördinatoren
Versie: 17/05/2022
Opleidingsmateriaal
2
Surf naar de website;
https://www.vlaanderen.be/vlaanderen-helpt- oekraine/huisvesting/opleidingsaanbod-
huisvestingstool
Heb je na de opleiding nog vragen?
• Q&A café van 15u tot 16u
Voor beleidsvragen, email naar VLOT@vlaanderen.be Technische problemen?
• Service Desk Vlaanderen Helpt Oekraïne
Inhoudstafel
3
1. Platform vs Portaal 2. Platform overzicht
▪ Process flow
▪ Login
▪ Overview tabbladen
• Hoofdpagina
• Accounts
• Contactpersonen
• Locaties
• Opvangplaatsen 3. Locatie(s) valideren
4. Toewijzen van opvangplaatsen
▪ Opvangplaats toewijzen
▪ Locatiescherm raadplegen
▪ Opvangplaats tegenboeken
5. Locaties toevoegen via het platform
6. Locaties en Opvangplaatsen bewerken
7. Uitleg bij enkele velden
4
Platform
▪ Voor gemeentelijke coördinatoren,
aanbod managers, centraal beheerders, etc..
▪ Alle locaties te zien die toegewezen zijn aan uw postcode
▪ Registreren + Valideren + Toewijzen
▪ Link → Platform
Portaal
▪ Enkel voor aanbieders
▪ Enkel de locaties die uzelf hebt
geregistreerd via het portaal zijn te zien
▪ Registreren van locaties
▪ Link → Portaal
Platform vs Portaal
Platform overzicht
5
6
Locatie: adres + contactpersoon
Beschikbaarheid
Aantal
opvangplaatsen Details
Zelfregistratie
2- factor authentication
3 Activiteiten
Aanbieden Valideren
Bevoegd Persoon
Aanmeldingswijze van de bevoegde dienst
Toewijzen
Bevoegd Persoon
Aanmeldingswijze van
de bevoegde dienst
7
Organisatie
Locatie A
Opvangplaats 1 Opvangplaats 2
Locatie B
Opvangplaats 1
De entiteit die aanbiedt
Adres(sen) van de
aangeboden opvangplaats(en)
Eigenschappen van de
opvangplaats(en), met het
aantal slaapplekken
Organisatie
Locatie
Opvangplaats
8
• Locatie Naam, Straatnaam, Nummer;, Bus
• Stad, Postcode
• Contactgegevens
• Locatie Type
• Beschrijving
• Subsidie
• Bereikbaar per openbaar vervoer?
• Verminderde mobiliteit
• Situatie Eigenaarschap
• Naam van de opvang
• Aantal slaapplaatsen
• Aantal van een type
• Bemeubeld
• Aantal badkamers
• Aantal WC's
• Werk nodig aan gebouw?
• Aantal slaapkamers
• KBO nummer
• Straat
• Huisnummer
• Bus
• Postcode
• Stad
Aanbieden
Valideren
Bevoegd Persoon
Lijstweergaven
Persoons- &
Contactgegevens
Toewijzen
Bevoegd Persoon
Het Formulier
9 Om toegang te krijgen tot het platform moet u dit formulier invullen. Indien u een back wenst vult u zijn gegevens ook in. De back-up zal nadien dit formulier ook moeten invullen t.e.m. het veld “uw VO-ID”.
Link naar formulier
Login
10
Door te klikken op de link, wordt u doorverwezen naar het volgende scherm:
Surf naar de website:
www.dossier.vlaanderen-helpt.be
Startpagina - Hoofdpagina
11 Op deze pagina ziet u een klein overzicht van locaties en de opvangplaatsen van uw
postcode.
Accounts (organisaties)
12 Mijn accounts: organisaties die u
zelf heeft aangemaakt
Contactpersonen
13 Mijn contactpersonen: Alle contactpersonen die
u zelf heeft geregistreerd via het platform
Recent weergegeven: De contactpersonen die u recent heeft aangeklikt/geraadpleegd
Locaties
14 Locaties van mijn postcodes: locaties die liggen in de
postcodes die aan u zijn toegewezen
Mijn Locations: locaties die u zelf heeft aangemaakt
My Locations to Validate: Te valideren locaties die liggen in de postcodes die aan u zijn toegewezen
Het pinnetje naast de titel van
de lijstweergaven zorgt ervoor
dat de “gepinde” lijst standaard
zal openen wanneer u de tab
opent.
Opvangplaatsen
15 Mijn Opvangplaatsen: opvangplaatsen die u
zelf hebt aangemaakt
Opvangplaatsen van mijn postcodes:
opvangplaatsen gelegen in de postcodes die aan u zijn toegewezen
Organisatie -> Locatie -> Opvangplaats
16
Accounts (Organisatie)
17
Als u naar de tab “Accounts” gaat kan u via de lijst
“mijn accounts” alle organisaties terugvinden die u zelf hebt aangemaakt via het platform. Als u klikt op een organisatie komt u op de detail pagina van die
organisatie.
Detailpagina van de organisatie
18
Op de detailpagina van de organisatie ziet u
rechts de locaties die verbonden zijn aan
deze organisatie. U kan deze locatie
aanklikken en dan komt u op de
detailpagina van die locatie.
Detailpagina van de locatie
19
Op de detailpagina van de locatie, ziet u rechts alle opvangplaatsen die verbonden zijn aan deze locatie. Als u op een
opvangplaats klikt komt u op de detailpagina
van de opvangplaats.
Detailpagina van de opvangplaats
20
Op de detailpagina van de
opvangplaats vindt u informatie
over de opvangplaats.
Lijstweergave personaliseren
21
Lijstweergave personaliseren
22
Lijstweergave personaliseren - stappenplan
23
1. Nieuwe lijstweergaven aanmaken 2. Selecteer de gewenste velden 3. Toevoegen van filters
Of
4. Filteren via de zoekfunctie
Nieuwe lijstweergave aanmaken
24
Nieuwe lijstweergave aanmaken
25 Vul hier de naam in die u aan de
nieuwe lijstweergave wilt geven
Selecteer de gewenste velden
26 Resultaat na het aanmaken van
een nieuwe lijst.
Selecteer de gewenste velden
27 Selecteer “alle locaties” om
vervolgens de gewenste waardes te kiezen
Selecteren de gewenste velden
28 Kies “Velden voor weergave
selecteren” om te kiezen welke waardes u in je lijst wilt weergeven.
Selecteer de gewenste velden
29 Via de pijltjes kan u de
weergavevolgorde van uw velden bepalen.
Via de pijltjes kan u velden toevoegen/weghalen uit uw lijst.
Toevoegen van filters
30 Resultaat van uw gekozen
lijstweergave
Klik hier om filters toe te voegen.
Toevoegen van filters
31 Selecteer het veld waarop u wilt
filteren + operator + de waarde. Klik vervolgens op gereed om de filter toe te passen.
Toevoegen van filters
32 Aan de rechterkant ziet u alle filters die actief zijn. U kan via het trechtertje het filter ingave scherm verstoppen.
Filteren via de zoek-functie
33 Via de zoekbalk kan u locaties opzoeken
Locatie(s) valideren
34
Locatie valideren
35
Een locatie valideren gebeurt via de
detailpagina van een locatie. Door
te klikken op een locatie wordt u
doorverwezen naar de detailpagina
van die locatie.
Locatie valideren
36
Door te klikken op het potloodje
naast het veldje “status“ kunt u de
status veranderen.
Locatie valideren via gegevens
37
U selecteert uit de drop-down
lijst de status “Gevalideerd” en
klikt onderaan op opslaan.
Subsidie informatie verstrekken
38
Vooraleer u op ‘Opslaan’ kan klikken, moet u volgende subsidie informatie verstrekken.
• Categorie 1
• Categorie 2
• Categorie 3
Afhankelijk van welke categorie je kiest, ga je een
andere keuze krijgen voor de subcategorie en
eventueel detailniveau 1 & 2.
Locatie valideren
39
• De status verandert naar “Gevalideerd” en uw naam komt te staan bij locatie validator.
• Het zijn de contactgegevens van deze
persoon die doorgestuurd worden naar de
federale housingtool
Tweede manier om een locatie valideren (1/2)
40
Door te klikken op de knop
“Valideer” opent er een pop-up
window met een drop-down
lijst
Tweede manier om een locatie valideren (2/2)
41
U selecteert gevalideerd uit de lijst, vult
de toebehorende subsidie informatie in
en drukt vervolgens op “Opslaan”.
Locatie valideren (via tabblad “locaties” is NIET meer mogelijk)
42 Het is pas mogelijk om vanuit de lijsten te valideren
als de subsidie informatie van elke individuele locatie is ingevuld.
FOUTIEVE OPVANGPLAATS/LOCATIES OP ONBESCHIKBAAR ZETTEN
43
Einddatum instellen (1/2)
44
U stelt een einddatum voor de
onbeschikbare opvangplaats.
Einddatum instellen (2/2)
45
U stelt een einddatum voor de onbeschikbare opvangplaats.
Stel een einddatum in.
Klik op Opslaan.
TOEWIJZEN VAN OPVANGPLAATSEN
46
Opvangplaats toewijzen
47 U kan enkel ontheemden toewijzen op het
niveau van een opvangplaats (en dus niet aan een locatie)!
Opvangplaats toewijzen
48
• Toegewezen capaciteit: Aantal personen reeds toegewezen aan deze opvangplaats.
• Beschikbare capaciteit: Aantal verblijfplaatsen nog ter beschikking.
Opvangplaats Toewijzen
49 Toewijzigingsdatum: datum waarop de
ontheemden in de opvangplaats zullen intrekken.
Aantal: Hoeveel personen – als een opvangplaats een capaciteit heeft van 6, maar er zullen maar 5 ontheemden intrekken, vult u nog steeds 6 in maar zet u bij de aantekening x leegstaande plaats. Zo kunnen er geen andere toewijzingen gedaan meer worden.
Aantekeningen: bv. Geslacht + leeftijd + handicap +..
! Gebruik geen persoonsgegevens
Opvangplaats Toewijzen
50 De beschikbare capaciteit is afgenomen
met het aantal toegewezen personen aan de opvangplaats
LET OP! Toewijzingen kan u niet bewerken!
Opvangplaats(en) terug beschikbaar stellen
51
Toewijzingshistoriek bekijken voor extra details
52
Opvangplaats(en) terug beschikbaar stellen
53
Om een opvangplaats ter beschikking te
stellen, klikt u naast toewijzing op het
pijltje naar onder en er zal een nieuw
schermpje openen.
Opvangplaats(en) terug beschikbaar stellen
54
U vult een NEGATIEF getal in om de
beschikbare plaatsen terug vrij te stellen. Bij aantekeningen zet u een korte omschrijving van welke personen vertrekken. Klik op opslaan als u klaar bent. [GEEN PERSOONSGEGEVENS!]
Let op! De toewijzingsdatum is nu de datum wanneer de ontheemden uit de opvangplaats trekken.
Opvangplaats(en) terug beschikbaar stellen
55
Locaties met opvangplaatsen registreren via het platform
56
Locaties toevoegen via het platform
57 Klik op ‘Volgende’ om locaties met
opvangplaatsen te registreren.
58
Organisatie
Locatie A
Opvangplaats 1 Opvangplaats 2
Locatie B
Opvangplaats 1
De entiteit die aanbiedt
Adres(sen) van de
aangeboden opvangplaats(en)
Eigenschappen van de
opvangplaats(en), met het
aantal slaapplekken
Registratie voor bestaande organisatie: ja of nee?
59 Indien u Ja kiest, verschijnt er een lijst met alle bestaande
organisaties (die uzelf eerder heeft geregistreerd).
Indien u Nee kiest, moet u de gegevens van de nieuwe organisatie opgeven (zie hieronder)
Nieuwe organisatie aanmaken
60 Eens u een organisatie heeft aangemaakt, kan u deze de volgende keer opnieuw kiezen in de lijst van bestaande organisaties.
Velden met een *zijn verplicht in te vullen.
Vul het KBO-nummer van uw onderneming in indien van toepassing.
Vul de adresgegevens van de organisatiein.
Klik op Volgende.
61
Organisatie
Locatie A
Opvangplaats 1 Opvangplaats 2
Locatie B
Opvangplaats 1
De entiteit die aanbiedt
Adres(sen) van de
aangeboden opvangplaats(en)
Eigenschappen van de
opvangplaats(en), met het
aantal slaapplekken
Locatie-verantwoordelijke contactgegevens invullen
62 Vul hier de contactgegevens in van de
verantwoordelijke van de locatie.
Alle velden zijn verplicht in te vullen.
Klik op Volgende, na u een contactpersoon heeft geselecteerd of indien u een nieuw contactpersoon heeft aangemaakt.
Indien u Ja kiest, verschijnt er een lijst met alle bestaande contactpersonen gelinkt aan de gekozen bestaande organisatie.
Indien u Nee kiest, moet u de gegevens van de nieuwe contactpersoon opgeven (zie hieronder)
U kan enkel uit een bestaande contactpersoon kiezen, als u eerder een bestaande organisatie heeft gekozen.
63
Locatie registeren
Indien u Ja kiest, verschijnt er een lijst met alle bestaande locaties gelinkt aan de gekozen bestaande organisatie.
Indien u Nee kiest, moet u de gegevens van de nieuwe locatie invullen (meer info op volgende slides).
U kan enkel uit een bestaande locatie kiezen, als u eerder een bestaande organisatie heeft gekozen.
64
Locatiegegevens invullen (1/3)
Vul hier de adresgegevens in van de locatie.
“Huidige functie” wordt in de volgende (2/3) slide uitgelegd.
“Eigendoms- situatie” wordt in volgende (3/3) slide uitgelegd.
Door te klikken op de krijgt u meer informatie over de betreffende term/vraag.
Klik op Volgende, na u een locatie heeft geselecteerd of indien u een nieuwe locatie heeft aangemaakt.
Vul hier de gegevens in van de nieuwe locatie die u wilt registeren.
65
Locatiegegevens invullen – “Huidige functie” (2/3)
“Ingericht als woning” = bijvoorbeeld een huis.
“Ingericht als gedeelde wooneenheden” = bijvoorbeeld hotels, vakantieparken, woonzorgcentra, enz.
“Niet ingericht als wooneenheid” = bijvoorbeeld sporthallen, bedrijfspanden, enz.
66
Locatiegegevens invullen – “Eigendomssituatie” (3/3)
Betreft het een private of publieke eigendom?
Zijn er in het verleden subsidies geweest voor deze locatie?
Is de locatie bereikbaar met openbaar vervoer?
Is de locatie geschikt voor minder mobiele mensen?
67
Organisatie
Locatie A
Opvangplaats 1 Opvangplaats 2
Locatie B
Opvangplaats 1
De entiteit die aanbiedt
Adres(sen) van de
aangeboden opvangplaats(en)
Eigenschappen van de
opvangplaats(en), met het
aantal slaapplekken
Opvangplaats registreren
68 U krijgt achteraf, bij de overzichtspagina van de
opvangplaats, het maximaal aantal bewoners te zien. Dit is het
product van en = “Aantal van dit type” ( ) X “Aantal slaapplaatsen” ( ) “.
!! = gaat over 1 type.
Als u meerdere opvangplaatsen hebt en zij zijn identiek hetzelfde en behoren tot de huidige locatie, dan hoeft u deze niet allemaal individueel in te geven, maar dan kan u hier het aantal ingeven
Vul hier de informatie in over opvangplaats(en) binnen de locatie.
Door te klikken op de krijgt u meer informatie over de betreffende term/vraag.
Informatie betreffend 1 type van de opvangplaats. Vul zoveel mogelijk informatie in.
Meerdere opvangplaatsen aanbieden
69 Selecteer “Ja” ➔ U wordt doorverwezen naar vraag
Selecteer “Nee” ➔ U wordt naar de startpagina doorverwezen.
Selecteer “Ja” ➔ indien u nog een opvangplaats voor diezelfde locatie en zelfde organisatie wilt toevoegen. (Vb.: Een opvangplaats met een andere beschikbaarheid of andere eigenschappen). ➔ Vul de gegevens van de nieuwe opvangplaats in.
Selecteer “Nee” ➔ U wordt doorverwezen naar vraag
Selecteer “Ja” ➔ U wordt doorverwezen naar het scherm om een contactpersoon van de locatie te registreren. U registreert nu onder dezelfde organisatie.
Selecteer “Nee” ➔ U wordt doorverwezen naar het scherm om een organisatie te selecteren of aan te maken.
Locaties en Opvangplaatsen bewerken
Voettekst 70
Locaties en Opvangplaatsen bewerken
71
Als u een fout hebt gemaakt kan u dit wijzigen door op de detailpagina van de locatie of opvangplaats rechtsboven op bewerken te klikken of door op het potloodje te klikken naast het veld dat u wilt bewerken. Vergeet na de wijziging niet op te slaan.
Locaties en Opvangplaatsen bewerken
72
U kan bijna alle gegevens wijzigen. Bv: naam van de locatie, organisatie, verantwoordelijke contactpersoon, etc….
Vergeet niet op opslaan te klikken
Uitleg bij enkele velden
Voettekst 73
Uitleg bij enkele velden
74
Subsidie (vanaf vandaag: Gebouw met erkenningsvoorwaarden) : Dit moet aangevinkt worden als deze locatie reeds subsidies ontvangt door ze ter beschikking te stellen in een andere kader dan “Vlaanderen helpt Oekraïne”
Eigendomssituatie: Is privé tenzij de eigenaar een overheidsinstelling is. Een gastgezin
is een privé woning.
Danku!
Voettekst 75
