Ouderbegeleiding binnen Jeugdzorgplus instelling Overberg
‘Terug naar de basis’
Protocol ‘ouderbegeleiding’ & Implementatieplan
Namen projectgroepleden:
Léon Quint (970341)
Opleiding: Maatschappelijk Werk en Dienstverlening Naam projectbegeleider:
Anneke Buijinck
E-mail: Anneke.Buijinck@han.nl Naam opdrachtgever:
Jeugdzorgplus instelling Overberg Contactpersoon: I. de Boer Telefoonnr: 088-0729400
Inhoudsopgave
1. De beleidsaanbeveling 3
2. Het implementatieplan 8
2.1 De invoering van het protocol 8
2.2 Het evalueren van het protocol 10
2.3 Het organiseren van thema-avonden 11
2.4 De invoering van een multidisciplinair overleg 13
2.5 Het organiseren van ouderavonden 14
1. De beleidsaanbeveling
Protocol ouderbegeleiding De Heuvelrug, locatie Overberg
Goedgekeurd op:
Door:
Datum ingang:
Versiebeheer:
Auteur Versie Status Datum
Léon Quint 01 Concept 20-12-2010
1. Omschrijving
Dit protocol beschrijft de procedures rondom de ouderbegeleiding. Hierin wordt beschreven hoe er invulling wordt gegeven aan de ouderbegeleiding, welke functionarissen bij deze invulling betrokken zijn, wat hun taken en verantwoordelijkheden zijn en welke eisen er aan de ouderbegeleiding gesteld worden.
2. Uitgangspunten
De uitgangspunten voor dit protocol worden in de onderstaande paragrafen per onderdeel benoemd.
2.1 Wet- en regelgeving
Bij het opstellen van dit protocol is om te beginnen de wet op de jeugdzorg als uitgangspunt genomen. Daarnaast is tevens rekening gehouden met eventuele aanvullende bepalingen vanuit de Kadermethode JeugdzorgPlus.
2.2 Zorgvisie Overberg
• Bij jongeren die in aanmerking komen voor het Jeugdzorgplus- aanbod is bijna altijd sprake van grote gezinsproblemen en een complexe opvoedingssituatie. Daarom is het betrekken van het gezin of hun directe omgeving bij hun behandeling een noodzakelijk voorwaarde voor succes. De individuele behandeling van de jongeren wordt in een dergelijke situatie gecombineerd met gezinsondersteuning en -
behandeling.
• Ook bij de ouderbegeleiding wordt er gewerkt via de zogenaamde “één kind- één plan” aanpak. Voor iedere jongere wordt een individueel perspectiefplan opgesteld, waarin tevens invulling wordt gegeven aan de ouderbegeleiding.
• De jongere en de ouders/verzorgers staan centraal in de behandeling.
• Het doel is om de relaties op te bouwen, te herstellen en uit te bouwen.
2.3 Overige uitgangspunten
Naast de eigen zorgvisie speelt tevens de Kadermethode Jeugdzorgplus een belangrijke rol bij de invulling van de ouderbegeleiding. Hieronder volgt een citaat van een stukje visie van de Kadermethode Jeugdzorgplus (Van der Poel et al., 2008; p.54).
“Vanaf de opname van de jeugdige in de instelling wordt door de behandelaars samen met de jeugdige en de gezinsleden gewerkt aan een zogenaamde “gezinsfocus”, hetgeen wil zeggen dat er vanaf de start aandacht is voor de betekenis van de omstandigheden voor alle gezinsleden afzonderlijk en voor het gezin als geheel. Gedurende de gehele behandeling worden de behandeldoelen geformuleerd vanuit meerdere perspectieven: het perspectief van de jeugdige, dat van de ouders, en dat van eventuele andere gezinsleden/familie. Het is belangrijk dat alle gezinsleden uitspreken wat een en andere voor hen persoonlijk betekent.
De behandelaars kunnen helpen om de negatieve gevoelens te verminderen en weer hoop en enthousiasme te creëren.”
De Kadermethode Jeugdzorgplus komt binnen de instelling met name tot uitdrukking in:
• Het kennismakingsgesprek bij binnenkomst van de jongere;
• Het gezamenlijk onderzoek (de GO) aan het begin van de behandeling;
• Het wekelijkse contact van de mentor met de ouders;
• Een eerste perspectiefplanbespreking binnen zes weken na binnenkomst, waarbij ouders uitgenodigd/aanwezig zijn. Vervolgens iedere drie maanden een
perspectiefplanbespreking;
• Ouderbegeleiding in de vorm van ondersteuning aan ouders en/of contextuele- of systeemgerichte therapie op indicatie van de pedagoog/psycholoog;
• Tweemaal in het jaar een ouderavond;
3. Reikwijdte
Dit protocol is van toepassing op de functies van psycholoog/pedagoog, maatschappelijk werk, individueel traject begeleider, groepsleider, (senior) pedagogisch medewerker en methodiekcoach.
Daarnaast neemt ook het onderwijs van VSO de Sprong een rol in.
4. Beschrijving
Hieronder wordt per discipline een omschrijving gegeven van de wijze waarop de betreffende discipline contact met de ouders onderhoudt.
Groepsleider
• De groepsleider ontvangt de ouders tijdens het bezoek op de groep.
• Wanneer de ouders naar de leefgroep bellen dan kan de groepsleider hen te woord staan. De groepsleider mag hen doorverbinden met de jongere, hij mag antwoord geven op algemene vragen van de ouders. Voor behandelinhoudelijke vragen verwijst de groepsleider de ouders door naar de mentor (pedagogisch medewerker).
• De groepsleider kan ondersteuning bieden bij de ouderavonden en/of de thema- avonden.
(Senior) Pedagogisch medewerker
• Kennismakingsgesprek Binnen een week nadat de jongere is binnengekomen zorgt de mentor ervoor dat hij contact heeft gehad met de ouders van de jongere. Dit contact kan telefonisch of face to face plaats vinden.
• De mentor neemt wekelijks contact op met de ouders om hen op de hoogte te houden van het verloop van de behandeling van de jongere.
• Voorbereidend begeleid verlof naar huis Voordat de jongere op onbegeleid verlof naar huis mag, gaat de mentor samen met de jongere een keer die kant op. Het is aan de mentor om duidelijke afspraken te maken en een inschatting te maken van de risico’s. De mentor voert dit verlof uit onder supervisie van de maatschappelijk
werker.1
• Onbegeleidverlofplan bespreking Onbegeleide verloven met ouders/verzorgers worden door de mentor met de ouders/verzorgers voorbesproken (telefonisch of face to face).
• Controle van het verlof Wanneer een meisje op verlof is naar huis dan kan er op indicatie van de pp’er afgesproken worden dat er op verschillende tijdstippen
telefonisch contact is met de ouders/verzorgers om te peilen hoe het verlof verloopt.
1 Maatschappelijk werk ontwikkelt nog een indicatorenlijst, die een risicotaxatie door de mentor mogelijk maakt.
• Verlofevaluatie Wanneer een jongere na haar verlof terug komt binnen de
instelling, dan neemt de mentor binnen afzienbare tijd telefonisch contact op met de ouders/verzorgers om het verlof te evalueren.
• Indien zich bijzonderheden voordoen, zoals bijvoorbeeld incidenten, met betrekking tot de jongere dan neemt de mentor telefonisch contact op met de ouders om hen hiervan op de hoogte te stellen.
• De mentor is de centrale persoon in het contact tussen de instelling en de ouders. De mentor is vanuit Jeugdzorgplus instelling Overberg het aanspreekpunt voor de ouders.
• De (senior) pedagogisch medewerker biedt ondersteuning bij de ouderavonden en levert een bijdrage aan de thema-avonden voor de ouders.
• De mentor van de groep neemt deel aan de GO- en de PEP bijeenkomsten.
Maatschappelijk werker
• Ouderbegeleiding Op indicatie van de pedagoog/psycholoog kan er ondersteuning geboden worden aan de ouders/verzorgers. Dit kan bestaan uit het bieden van handvatten in de benadering/bejegening van de jongere, hoe te handelen in bepaalde situaties, hoe er structuur geboden kan worden etc. Hierbij dient er voldoende oog te zijn voor het versterken van de ouders door middel van empowerment. Het stellen van kleine en haalbare doelen door middel van een taakgerichte werkwijze, kan hier in belangrijke mate aan bijdragen.
• Contextuele therapie Op indicatie van de PP’er kan er door de maatschappelijk werker contextuele therapie worden ingezet.2
• Signalerende functie Daarnaast vervult de maatschappelijk werker in de begeleiding van de ouders/verzorgers ook een signalerende functie. Wanneer de maatschappelijk werker namelijk constateert dat er ook sprake is van andere
problematiek binnen het gezin, dan is het belangrijk dat deze hiervan melding maakt bij de pedagoog/psycholoog en de mentor. Andere problemen binnen het gezin kunnen voor ouders/verzorgers namelijk belemmerend werken in de opvoeding van de jongere. Hoe meer stressoren er bij de ouders/verzorgers aanwezig zijn, hoe moeilijker het is om de benodigde structuur te bieden aan de jongere. Doordat de maatschappelijk werker de hulpvraag van de ouders/verzorger kortsluit met de pedagoog/psycholoog en de mentor, kan er in overleg een inschatting gemaakt worden of andere vormen van hulpverlening aan de ouders/verzorgers noodzakelijk zijn.
• Ouderavonden De maatschappelijk werker organiseert tweemaal per jaar een ouderavond, welke plaatsvinden in de maanden mei en november. Het doel van deze ouderavonden is om de ouders ook eens op een andere manier kennis te laten maken met de instelling. Tijdens deze ouderavonden worden de ouders namelijk in de gelegenheid gesteld om onder het genot van een hapje en een drankje in gesprek te gaan met de verschillende disciplines en onderwijs, een rondleiding te doen, en wat te ontspannen met de jongeren.
• De maatschappelijk werker levert ook een bijdrage bij het organiseren van de thema- avonden voor de ouders.
2 Binnen het team van maatschappelijk werkers volgt momenteel één persoon de opleiding tot contextueel therapeut, totdat deze de opleiding heeft afgerond zal er slechts gebruik worden gemaakt van de achtergronden van de contextuele hulpverlening als leidraad.
• De maatschappelijk werker zorgt voor een concrete datum van de GO-bijeenkomst en zit deze voor.
• De maatschappelijk werker neemt deel aan de PEP bijeenkomsten.
Individueel Traject Begeleider (ITB)
• De ITB’er geeft praktische ondersteuning richting de ouders/verzorgers, waarbij er geen sprake is van therapeutische grondslag. Deze ondersteuning is gericht op het vertrek van de jongere. Een goede samenwerking met de (gezins)voogd is hierbij noodzakelijk. De ITB’er wordt op indicatie van de PP’er ingezet.
• De ITB’er neemt op indicatie van de PP’er deel aan de PEP bijeenkomsten.
Methodiekcoach
• De methodiekcoach levert een bijdrage aan de verschillende thema-avonden die ondersteuning bieden aan de ouders/verzorgers in de opvoeding van de jongere.
Tijdens deze bijeenkomsten komen verschillende onderwerpen aan bod met betrekking tot veel voorkomende thema’s rondom de opvoeding van de jongeren.
Hierbij kan tevens de methodiek YOUTURN geïntegreerd worden in de begeleiding/ondersteuning van de ouders/verzorgers.
Pedagoog/psycholoog (PP’er)
• Een belangrijke rol van de PP’er is het aansturen van de groepsleiders, (senior) pedagogisch medewerkers, maatschappelijk werkers en de individueel
trajectbegeleiders. De PP’er indiceert hierbij welke hulpverlening aan de ouders/verzorgers noodzakelijk is. Tevens stelt hij in samenwerking met de betreffende (gezins)voogd en de ouders/verzorgers vast wat een passend behandeltraject is voor de jongere.
• De PP’er neemt deel aan de GO- en PEP bijeenkomsten.
Onderwijs
• Het onderwijs neemt tweemaal per jaar deel aan de ouderavonden die in
samenwerking met het maatschappelijk werk georganiseerd worden. Op deze manier krijgen de ouders de gelegenheid om met verschillende docenten in gesprek te gaan, een kijkje te nemen binnen het onderwijsaanbod, waarbij de jongeren de kans krijgen om te laten zien wat zij binnen het onderwijs zoal doen en maken.
• Het onderwijs is in de persoon van de onderwijsmentor vertegenwoordigd bij de GO- en PEP bijeenkomsten.
5. Verwijzingen
• Wet op de Jeugdzorg
• Kadermethode JeugdzorgPlus
• Draaiboeken van de thema-avonden (nog te ontwikkelen).
• Draaiboek ouderavonden (nog te ontwikkelen).
• Risicotaxatie onbegeleid verlof naar huis (nog te ontwikkelen).
2. Het implementatieplan
Het concept van het protocol ouderbegeleiding staat op papier. Om de ouderbegeleiding volledig tot zijn recht te laten komen, is het protocol alleen echter niet voldoende. Dit protocol moet namelijk ook nog op succesvolle wijze geïmplementeerd worden. Uit het onderzoek zijn een aantal adviezen en voorwaarden naar voren gekomen, waar aan voldaan moet worden om de kans op een succesvolle implementatie te vergroten.
Dit implementatieplan geeft een beschrijving van deze adviezen en voorwaarden volgens het TIKOG-model. Dit is een model waarmee op een gestructureerde wijze vorm gegeven kan worden aan het implementatieplan. Bij de invoering van een plan spelen namelijk
verschillende factoren een rol, welke allemaal in het TIKOG-model gevangen worden. De volgende factoren komen in het TIKOG-model aan de orde:
• Tijd Dit is de tijd die men nodig heeft om aan de voorwaarde te voldoen;
• Informatie Dit is de informatie die nodig is en de eventuele informatiestromen;
• Kwaliteit hier draait het om de kwaliteitseis waar de voorwaarde aan moet voldoen;
• Organisatie Bij dit punt worden de te ondernemen stappen beschreven;
• Geld Dit is een beraming van de kosten die gemaakt zullen gaan worden.
De adviezen en voorwaarden waar aan voldaan moet worden, staan hieronder allemaal kort opgesomd, waarna deze in de daarop volgende paragrafen volgens het TIKOG-model uitgewerkt zullen worden.
1. De invoering van het protocol;
2. Evalueren van het protocol;
3. De aanname van stagiaires;
4. Het organiseren van thema-avonden;
5. De invoering van een multidisciplinair overleg;
6. Het organiseren van ouderavonden;
2.1 De invoering van het protocol Tijd
Locatie Overberg draagt inmiddels al bijna een jaar de naam van Jeugdzorgplus instelling. In dat jaar is men druk bezig geweest met de switch van justitie naar jeugdzorg. Men wil echter zo spoedig mogelijk aan de wensen en eisen voldoen waar een Jeugdzorgplus instelling aan moet voldoen. Ook een goede invulling van de in de Kadermethode Jeugdzorgplus
beschreven “gezinsfocus” maakt daar onderdeel van uit. Om deze reden streeft men ernaar om het nieuwe “protocol ouderbegeleiding” voor het einde van 2010 ingevoerd te hebben.
Dit betekent concreet dat het concept in de eerste week van december aan het managementteam voorgelegd zal worden. Het concept protocol wordt tijdens dit managementteamoverleg besproken en daar waar nodig aangepast.
De definitieve invoering van het protocol voor het einde van 2010 kan gezien worden als de einddatum van dit project. Aan de andere kant is het erg lastig om een definitieve einddatum vast te stellen, omdat het hier een cyclisch proces betreft. Na de invoering van het protocol zal het namelijk te zijner tijd geëvalueerd en aangepast moeten worden.
Informatie
Voor de invoering van het protocol is het van belang, dat alle betrokken disciplines op de hoogte zijn van alles wat in het protocol beschreven wordt. Eén van de doelen van het protocol is namelijk het streven naar effectieve en adequate inzet van de hulpverlening door de verschillende disciplines. Om dit te realiseren dienen zij dus wel bekend te zijn met hun taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot de ouderbegeleiding.
Ook de ouders en de jongeren dienen op de hoogte te worden gebracht van eventuele wijzigingen die middels dit protocol doorgevoerd worden. Voor sommige ouders kan de invoering van het protocol bijvoorbeeld betekenen dat zij niet meer bij iedereen terecht kunnen met hun verhaal. De mentor zal namelijk nog meer een centrale rol gaan spelen in het contact met ouders. Dit betekent onder andere dat andere groepsleiders en/of (senior) pedagogisch medewerkers hen met vragen en of opmerkingen doorverwijzen naar de mentor van de jongere.
Kwaliteit
Wat er bereikt moet worden is dat er uiteindelijk een verlofprotocol komt, waarbij er sprake is van een duidelijk gezinsfocus. Hierbij is het van belang dat er adequate ouderbegeleiding geboden wordt, waarbij sprake is van effectieve inzet van de verschillende betrokken disciplines. Een goede afstemming in de contactmomenten, die de verschillende disciplines met de ouders hebben, is dus essentieel.
Daarnaast is het voor de kwaliteit en het resultaat van de behandeling van de jongere van belang, dat er zoveel mogelijk sprake is van een integrale aanpak van de problematiek. Dit betekent dat er ook voldoende oog moet zijn voor eventuele problemen die binnen het gezinssysteem van de jongere spelen. Hierbij moet er oog zijn voor de verscheidenheid aan etniciteiten binnen de doelgroep. Dit betekent dat de verschillende disciplines zich bewust moeten zijn van specifieke kenmerken die binnen een bepaalde cultuur een rol spelen.
Tot deze integrale aanpak van de problematiek behoort ook de weerstand die er mogelijk vanuit de ouders bestaat ten opzichte van de hulpverlening. Deze negatieve houding van ouders heeft namelijk zijn weerslag op de inzet van de jongeren. Het is aan de verschillende disciplines om de ouders hiervan bewust te maken, dat zij op deze manier het belang van de jongere schaden.
Organisatie
Om te beginnen zal ieder concept protocol, dus ook deze, aan het MT voorgelegd moeten worden. Dit zal dus in de eerste week van december plaats gaan vinden. Het
managementteam zal dit concept vervolgens tijdens hun overleg bespreken, waarna zij het protocol na eventuele aanpassingen definitief vast stellen.
Wanneer het definitieve protocol vastgesteld is, moet het protocol bij het overige personeel geïntroduceerd worden. Om hiervoor zorg te dragen, wordt het protocol in de tweede week van december per mail aan alle betrokken disciplines toegestuurd. Vervolgens zal het protocol binnen verschillende overlegorganen met hen besproken worden, zodat één en ander toegelicht kan worden.
Wanneer alle betrokkenen binnen de organisatie op de hoogte zijn van de invoering van het protocol, zullen de mentoren van de leefgroepen contact met de ouders opnemen. Er zal
binnen het managementteam echter nog besloten moeten worden of het noodzakelijk is om alle ouders hiervan op de hoogte te stellen en wat er precies gecommuniceerd moet worden.
Het streven is om alle betrokken partijen voor het einde van 2010 geïnformeerd te hebben, waarna het protocol definitief van toepassing is.
Geld
De kosten van de invoering van het protocol zijn moeilijk in te schatten, omdat het hierbij met name om allerlei variabele kosten. Er is op dit moment onvoldoende zicht op de tijd die goede ouderbegeleiding vergt. Om een duidelijke kostenberaming te kunnen maken, zou de ouderbegeleiding losgekoppeld moeten worden van alle andere vormen van interventies om zo zicht te krijgen op de loonkosten en de kosten van de inzet van andere middelen die de invoering van dit protocol met zich meebrengt.
2.2 Het evalueren van het protocol Tijd
Omdat dit een nieuw protocol betreft is het raadzaam om na een aantal maanden al een evaluatiemoment te plannen. Het is namelijk goed mogelijk dat de eerste bevindingen al de nodige verbetersuggesties op leveren. Om deze reden vindt de eerste evaluatie in april 2011 plaats. Dit betreft een korte evaluatie.
Met het oog op alle onduidelijkheden rondom het bestemmingsplan van de instelling, wordt er in augustus 2011 een uitgebreide evaluatie gepland. De verwachting is dat er op dat moment al in ruime mate zicht is op de toekomstige bestemming van de instelling. Bij de uitvoering van deze evaluatie kan hier direct rekening mee gehouden worden. De
doelstelling is dat deze evaluatie uiterlijk eind 2011 afgerond zal zijn, zodat de resultaten hiervan meegenomen kunnen worden in het beleid dat men gaat voeren.
Informatie
Het evaluatiemoment in april 2011 is er met name op gericht om vanuit de verschillende disciplines feedback te ontvangen op de goede punten en de verbeterpunten van het protocol. Hieruit kunnen een aantal verbetersuggesties naar voren komen die men op korte termijn door kan voeren.
De evaluatie die in augustus 2011 plaats zal vinden, betreft een uitgebreide evaluatie van het protocol. Voordat dit evaluerend onderzoek plaats zal vinden, moet er duidelijkheid zijn over de toekomstige bestemming van de instelling. Binnen het onderzoek zal namelijk rekening gehouden moeten gaan worden met de toekomstige doelgroep. Wanneer er sprake is van een continuering als Jeugdzorgplus instelling, dan kan men binnen het onderzoek
voortborduren op de ingeslagen weg. Dit betekent dat het doel van het onderzoek onder andere zal zijn om informatie te verkrijgen over de behoeftes van de ouders met betrekking tot de huidige vorm van ouderbegeleiding.
Daarnaast heeft dit evaluerende onderzoek ten doel om zicht te krijgen op de mening van het personeel met betrekking tot het protocol.
Kwaliteit
Het doel van deze evaluatiemomenten is dat het protocol up to date blijft. Het is hierbij wel belangrijk dat deze evaluaties goed uitgevoerd worden. Dit betekent dat er bij de eerste evaluatie met name goed gekeken moet worden naar de signalen die er vanuit de
verschillende disciplines naar voren komen.
Bij de tweede evaluatie die in augustus 2011 plaats zal vinden is het van belang dat er niet alleen oog is voor de signalen vanuit de organisatie, maar dat er ook onderzoek gedaan wordt naar de wensen die de ouders hebben met betrekking tot de ondersteuning die zij vanuit de organisatie geboden krijgen. Dit onderzoek moet kwalitatief goed in elkaar zitten, waarbij de ouders het gevoel krijgen dat zij gehoord worden en mee mogen denken met de wijze waarop er invulling wordt gegeven aan de ouderbegeleiding.
Organisatie
Voor de evaluatie van begin april 2011 kan gebruik gemaakt worden van dezelfde werkgroep als welke heeft deelgenomen aan dit onderzoek. Deze werkgroep kan bij verschillende disciplines informatie inwinnen over hun tevredenheid met betrekking tot het protocol.
Naar aanleiding van de informatie die zij verzamelen kunnen zij in overleg de nodige aanpassingen doen. Deze aanpassingen worden aan het Managementteam voorgelegd, waarna deze direct doorgevoerd kunnen worden. Het streven is dat de evaluatie uiterlijk eind april 2011 in zijn geheel is afgerond.
Voor het evaluerend onderzoek dat in augustus 2011 aan zal vangen kan men gebruik maken van de afstuderende HBO studenten die binnen de organisatie werkzaam zijn. Er zijn namelijk verschillende groepsleiders die in het studiejaar 2011/2012 moeten afstuderen en daarvoor een afstudeeronderzoek moeten uitvoeren. Door bij dit onderzoek gebruik te maken van meerdere afstuderende groepsleiders, kan dit onderzoek in twee delen gesplitst worden, waarna zij gezamenlijk één set van aanbeveling ontwikkelen.
Het ene deel van het onderzoek betreft namelijk het behoefteonderzoek onder de ouders van de jongeren. Het andere onderzoek betreft de mening die het personeel heeft met betrekking tot het protocol ouderbegeleiding. De doelstelling is dat dit onderzoek wel binnen relatief korte tijd uitgevoerd wordt, zodat de beleidsaanbeveling aan het einde van 2011 klaar is.
Geld
Voor het uitvoeren van beide evaluaties worden op het eerste gezicht geen extra kosten gemaakt. Het is met name bij de samenstelling van de werkgroep de vraag of zij op dat moment de beschikking hebben over voldoende tijd om naast hun dagelijkse
werkzaamheden aan deze werkgroep deel te nemen. Voor de uitvoering van het afstudeeronderzoek is geen extra tijd nodig, omdat er bij deze medewerkers sowieso al sprake is van studiefaciliteiten. In veel gevallen krijgen zij sowieso een studiedag
doorbetaald. Deze kosten is de organisatie ongeacht het onderzoek toch kwijt. De rest van het onderzoek voeren zij grotendeels in hun eigen tijd uit.
2.3 Het organiseren van thema-avonden Tijd
Begin januari zal er een werkgroep samengesteld worden die zich gaat buigen over de invulling van de thema-avonden. Deze werkgroep krijgt een maand de tijd om een concreet plan op papier te zetten en dit begin februari aan het managementteam voor te leggen.
Het managementteam koppelt bijzonderheden terug, waarna de werkgroep tot half februari de tijd heeft om de gewenste aanpassingen te doen.
Hierna wordt er voor het einde van februari door de pedagogen/psychologen een selectie gemaakt van ouders die in hun optiek geschikt zijn om deel te nemen aan de thema-avonden
rondom het betreffende thema. Deze selectie wordt gemaakt op basis van het feit of de problematiek van de jongeren of die van de ouders aansluit bij het betreffende thema. Het is voor de praktische uitvoerbaarheid en voor het gevoel van veiligheid van de ouders
belangrijk dat de groep niet te groot wordt.
De maand maart zal gebruikt worden om ouders te benaderen en te motiveren om deel te nemen aan de thema-avonden.
Nadat alle voorbereidingen afgerond zijn, zullen de thema-avonden aan het begin van het tweede kwartaal van 2011 van start gaan.
Informatie
Om te beginnen zal er door de werkgroep vastgesteld moeten worden welke thema’s er aan de orde zullen komen tijdens de verschillende thema-avonden. Het is de bedoeling dat een bepaald thema opgedeeld wordt in een aantal subthema’s, waardoor de ouders meerdere bijeenkomsten bij kunnen wonen met betrekking tot één thema. Het is dus noodzakelijk dat er bij de verschillende subthema’s voldoende informatie gezocht wordt.
Doordat er bij alle avonden rondom één specifiek thema sprake is van dezelfde
groepssamenstelling, is het ook mogelijk om aan de groepscohesie te werken. Dit kan een positieve uitwerking hebben op het gevoel van veiligheid binnen de groep. Hierdoor kan er na een aantal bijeenkomsten wat meer de diepte in gegaan worden, waardoor eigen ervaringen van de ouders gemakkelijker bespreekbaar gemaakt worden.
Voor het verkrijgen van informatie over de verschillende thema’s en voorbeelden van draaiboeken kan de werkgroep gebruik maken van de kennis waar De Lindenhorst reeds over beschikt.
De YOUTURN methodiek is de rode draad die door de behandeling van de jongeren loopt.
Het is wenselijk dat deze methodiek ook geïntegreerd wordt in de wijze waarop de thema- avonden vorm krijgen. Op deze manier raken de ouders ook bekend met deze manier van denken en doen. Zo kan de YOUTURN methodiek bijvoorbeeld geïntegreerd worden door tijdens sommige avonden een stukje TIP-bijeenkomst terug te laten komen of door de TIP- TOP-TIP te integreren.
Voor informatie en kennis van de YOUTURN methodiek kan de werkgroep gebruik maken van de kennis van de methodiekcoach. Deze beschikt tevens over kennis en vaardigheden met betrekking tot het geven van trainingen.
Kwaliteit
Het is de bedoeling dat er kwalitatief goede thema-avonden georganiseerd worden die ertoe bijdragen, dat ouders beter toegerust zijn om met verschillende vormen van problematiek om te gaan. Het streven is dat de ouders hiervoor verschillende handvatten uitgereikt krijgen.
Het is voor de kwaliteit van de bijeenkomsten belangrijk dat er rekening gehouden wordt met het niveau van de verschillende deelnemers. Zo zal er bij de groepsamenstelling ook zoveel mogelijk rekening gehouden moeten worden met het niveauverschil dat er tussen de
verschillende deelnemers is. Wanneer dit verschil te groot is dan kan dit ten koste gaan van de kwaliteit van de bijeenkomst.
Organisatie
Begin januari wordt er een werkgroep samengesteld. Deze werkgroep bestaat uit een pedagoog/psycholoog, maatschappelijk werker, pedagogisch medewerker, individueel
trajectbegeleider en een methodiekcoach. Deze werkgroep ontwikkelt in januari één volledig uitgewerkte reeks avonden die rondom één specifiek thema gegeven gaan worden. Hierbij dient ook vastgesteld te worden door welke discipline(s) deze avonden verzorgd worden.
Dit plan wordt vervolgens aan het managementteam voorgelegd. Zij geven hier de nodige verbetersuggesties op, waarna één en ander door de werkgroep aangepast wordt.
Wanneer de laatste aanpassingen gedaan zijn, dan wordt er in een overleg tussen de pedagogen/psychologen een selectie gemaakt van de ouders die in aanmerking komen om aan deze thema-avonden deel te nemen. De pedagogen/psychologen stellen vervolgens per casus vast of de ouders door de maatschappelijk werker of door de pedagogisch
medewerker, in de rol van mentor, benaderd en gemotiveerd worden om hieraan deel te nemen.
Wanneer alle voorbereidende activiteiten goed verlopen zijn, dan zal de eerste bijeenkomst begin april plaats vinden. De werkzaamheden van de werkgroep houden hier echter niet op, want zij kunnen vanaf dat moment aan de slag met het ontwikkelen van een reeks van een volgend thema. Op deze manier kunnen er gedurende het gehele jaar verschillende thema’s behandeld worden. De draaiboeken van de verschillende thema’s kunnen bewaard worden, zodat hier ieder jaar gebruik van gemaakt kan worden. Op deze manier ontstaat er een jaarlijkse cyclus. Uiteraard dient men wel kritisch te zijn op eventuele
wijzigingen/verbeteringen van de bijeenkomsten.
Geld
Op dit moment is er onvoldoende zicht op de kosten van de organisatie van thema-avonden.
Dit zal voornamelijk afhankelijk zijn van de invulling die er aan de avonden gegeven wordt.
Naast de kosten van het personeel zullen er mogelijk nog andere bijkomende kosten zijn, zoals bijvoorbeeld materiaalkosten. Het is dus ook aan de werkgroep om hier een
kostenberaming van te maken.
2.4 De invoering van een multidisciplinair overleg Tijd
Het creëren van een overleg waar de verschillende, bij de behandeling van de jongere, betrokken disciplines aanwezig zijn hoeft niet heel veel tijd te kosten. Kleine aanpassingen aan een bestaand overlegorgaan kunnen toereikend zijn om een dergelijk multidisciplinair overleg te creëren. Een maand moet voldoende tijd zijn om de benodigde aanpassingen door te voeren. Om deze reden moet deze overlegvorm begin februari 2011 gerealiseerd zijn.
Informatie
De informatie die men hiervoor nodig heeft is over welke overlegorganen er allemaal bestaan en wat er bij dergelijke overlegorganen allemaal besproken wordt. Het ene overlegorgaan zal namelijk over beleidsmatige zaken, processen en regelgeving gaan, terwijl een ander
overleg meer op de behandelinhoudelijke zaken ingaat. Het multidisciplinaire overleg dat gecreëerd moet worden, betreft een behandelinhoudelijk overleg.
Ook is het belangrijk om te weten hoe de opbouw van de agenda van het overleg eruit ziet, zodat men zo effectief mogelijk gebruik kan maken van de tijd die men voor het overleg heeft.
Kwaliteit
Het is de bedoeling dat er een multidisciplinair overlegorgaan ontwikkeld wordt, waarbij de verschillende casussen besproken worden. Tijdens dit overleg moeten tevens de
werkzaamheden van de verschillende disciplines op elkaar afgestemd worden. Tot deze werkzaamheden behoren ook de oudercontacten. Het doel van dit overleg is onder andere om op adequate en effectieve wijze hulpverlening aan zowel de jongere als haar ouders te kunnen bieden.
Ook binnen dit overleg moet er effectief met de tijd omgegaan worden. Dus sommige disciplines zullen op indicatie van de pedagoog/psycholoog bij het overleg aanschuiven. Op deze manier kunnen zij hun tijd optimaal benutten.
Organisatie
Begin januari wordt het format van de agenda van de teamvergaderingen binnen het staf-lijn overleg als punt op de agenda gezet. Tijdens dit overleg zullen de duale koppels,
pedagoog/psycholoog en de unit managers, een kritische blik werpen op het format. Het doel hiervan is om binnen iedere teamvergadering ruimte te creëren om een drietal casussen uitgebreider te bespreken. Dit betekent maximaal een kwartier per casus. Deze
casuïstiekbesprekingen zullen aan het begin van de teamvergadering plaats vinden. Op deze manier is het mogelijk om de maatschappelijk werkers en de individueel traject begeleiders op indicatie van de pedagoog/psycholoog aan te laten schuiven. De casussen waar zij bemoeienis mee hebben zullen dan als eerste besproken worden, zodat zij daarna weer verder kunnen met hun andere werkzaamheden.
Nadat de verschillende casussen besproken zijn, kan de rest van het behandelteam verder met de rest van de agenda.
Geld
Er is geen sprake van extra te maken kosten. De maatschappelijk werkers en individueel trajectbegeleiders zullen alleen ruimte in hun agenda’s moeten creëren om op indicatie deel te nemen aan de teamvergaderingen van de behandelgroepen waar zij aan gekoppeld zijn.
2.5 Het organiseren van ouderavonden Tijd
Het is de intentie om de ouderavonden in de maanden mei en november te organiseren. Dit betekent dat de eerste ouderavond begin mei plaats zal gaan vinden. Om dit te realiseren moet er uiterlijk begin maart een draaiboek liggen, dat aan het managementteam voorgelegd kan worden. Op deze manier kunnen er in de maand mei nog een aantal aanpassingen gedaan worden, waarna de ouders vanaf begin april benaderd kunnen worden om naar de ouderavond te komen.
Informatie
Informatie die nodig is, is op welke wijze er het beste invulling gegeven kan worden aan de ouderavonden en wat hier allemaal voor nodig is. Zo zal er bekeken moeten worden hoeveel personeel hiervoor aanwezig moet zijn, welke disciplines hierbij betrokken moeten worden en welke middelen men nodig heeft.
Kwaliteit
Het is de bedoeling dat er een ouderavond georganiseerd wordt, waarbij sprake is van laagdrempeligheid voor de ouders om te komen. Om te beginnen wordt dit bewerkstelligd door de ouders zowel schriftelijk als telefonisch uit te nodigen. Daarnaast moet er een
gemoedelijke sfeer gecreëerd worden door de aanwezigheid van een hapje en een drankje.
Ook zullen er een aantal activiteiten georganiseerd worden, waardoor de ouders de organisatie wat beter leren kennen. Ook zullen er vanuit het onderwijs oudergesprekken georganiseerd worden.
Het uiteindelijke doel van de ouderavond is dat dit de samenwerking tussen de ouders en de instelling ten goede komt, waarbij men het gevoel krijgt dat men binnen de behandeling een gezamenlijk doel nastreeft.
Organisatie
Begin 2011 wordt er een werkgroep samengesteld welke bestaat uit een maatschappelijk werker, een (senior) pedagogisch medewerker, een pedagoog/psycholoog en een docent vanuit onderwijs. Deze werkgroep zal een draaiboek samenstellen, waarin de gehele organisatie van de ouderavond beschreven staat.
Dit draaiboek wordt vervolgens aan het managementteam voorgelegd, waarna op hun aangeven de nodige aanpassingen zullen plaatsvinden. Zodra het draaiboek akkoord bevonden is, wordt er een concrete datum gepland en worden de ouders benadert door middel van zowel schriftelijke als telefonische uitnodigingen.
Aan het einde van de avond ligt er voor de ouders een evaluatieformulier klaar, welke zij in mogen vullen. Hierop kan men aangeven hoe men de ouderavond ervaren heeft en of men suggesties ter verbetering heeft. Deze verbetersuggesties kunnen meegenomen worden bij de volgende ouderavond.
Geld
Op dit moment is er nog onvoldoende zicht op de kosten van een ouderavond. Het te ontwikkelen draaiboek moet ook hier meer duidelijkheid in verschaffen.
