Verslag over de doorlichting van Vrij CLB Izegem te Izegem

(1)

Vlaams Ministerie

van Onderwijs en Vorming Onderwijsinspectie

Hendrik Consciencegebouw Koning Albert II-laan 15 1210 BRUSSEL

doorlichtingssecretariaat@ond.vlaanderen.be www.onderwijsinspectie.be

Verslag over de doorlichting van Vrij CLB Izegem te Izegem

Hoofdstructuur CLB Instellingsnummer 114751

Instelling Vrij CLB Izegem

directeur Kris SUPPLY

adres Meensestraat 171 - 8870 IZEGEM

telefoon 051-30.13.61

fax 051-31.80.04

e-mail info@vclbizegem.be

website/URL http://www.vclbizegem.be

Bestuur van de instelling 106567 - vzw Centrum voor leerlingenbegeleiding te IZEGEM

adres Meensestraat 171 - 8870 IZEGEM

Dagen van het doorlichtingsbezoek 04/06/2012, 05/06/2012, 06/06/2012, 07/06/2012, 08/06/2012

Einddatum van het doorlichtingsbezoek 08/06/2012 Datum bespreking verslag met de

instelling

21/06/2012

Samenstelling inspectieteam

Inspecteur-verslaggever Marleen Dobbels Teamleden Guy De Paepe

Regine Vandervee

Ann Blyweert (04/06 en 05/06)

Deskundige(n) behorend tot de administratie

nihil

Externe deskundige(n) nihil

(2)

INHOUDSOPGAVE

INLEIDING ...3

1. SAMENVATTING ...5

2. FOCUS VAN DE DOORLICHTING ...7

2.1 Erkenningsvoorwaarden/prestaties in de focus ...7

2.2 Procesindicatoren of -variabelen in de focus...7

3. VOLDOET HET CENTRUM AAN DE ERKENNINGSVOORWAARDEN? ...8

3.1 Infrastructuur: taken kwaliteitsvol uitvoeren en privacy garanderen ...8

3.2 Leerlinggebonden activiteiten: Leren en studeren (L&S)...8

3.3 Leerlinggebonden activiteiten: Psychisch en sociaal functioneren (PSF) ...9

3.4 Leerlinggebonden activiteiten: Zorgvragen preventieve gezondheidszorg...10

3.5 Preventie gezondheidszorg: Algemene consulten...12

3.6 Preventie gezondheidszorg: Profylaxe ...12

3.7 Schoolondersteuning: Draaischijffunctie...13

3.8 Kwaliteitsbeleid: Kwaliteitsbeleid conform hoofdstuk XI DCLB...14

3.9 Kinderrechten: Decreet rechtspositie minderjarigen respecteren...15

4. BEWAAKT HET CENTRUM DE EIGEN KWALITEIT? ...17

4.1 Personeelsbeheer...17

4.2 Professionalisering ...18

4.3 Begeleiding ...20

4.4 Evaluatie ...21

5. ALGEMEEN BELEID VAN HET CENTRUM ...22

6. STERKTES EN ZWAKTES VAN HET CENTRUM...23

6.1 Wat doet het centrum goed? ...23

6.2 Wat kan het centrum verbeteren? ...23

6.3 Wat moet het centrum verbeteren? ...23

7. ADVIES...24

8. REGELING VOOR HET VERVOLG ...24

(3)

INLEIDING

Dit verslag is het resultaat van de doorlichting van uw instelling¹ door de onderwijsinspectie van de Vlaamse Gemeenschap. Het decreet betreffende de kwaliteit van onderwijs van 8 mei 2009 geeft haar de opdracht hiertoe.

Tijdens een doorlichting gaat de onderwijsinspectie na of de instelling de erkenningsvoorwaarden respecteert, of ze op systematische wijze haar eigen kwaliteit bewaakt en of ze zelfstandig de tekorten kan remediëren.

Het advies in dit verslag heeft betrekking op alle erkenningsvoorwaarden uitgezonderd de voorwaarden betreffende hygiëne, veiligheid en bewoonbaarheid.

Vanaf het schooljaar 2011-2012 vindt de controle op de erkenningsvoorwaarden betreffende bewoonbaarheid, veiligheid en hygiëne gelijktijdig met de doorlichting plaats.

Deze controle op bewoonbaarheid, veiligheid en hygiëne resulteert in een afzonderlijk verslag. Alle verslagen worden gepubliceerd op www.doorlichtingsverslagen.be.

Het referentiekader dat de onderwijsinspectie gebruikt bij een doorlichting is opgebouwd rond de componenten context, input, proces en output:

 context: de omgevingskenmerken en de kenmerken van administratieve, materiële, bestuurlijke en juridische aard die de instelling karakteriseren

 input: kenmerken van het personeel en van de leerlingen of cursisten van de instelling

 proces: initiatieven die een instelling neemt om output te realiseren, rekening houdend met haar context en input

 output: de resultaten die de instelling met haar leerlingen of cursisten bereikt.

Meer info over het CIPO-referentiekader vindt u op www.onderwijsinspectie.be.

De doorlichting bestaat uit drie fases: het vooronderzoek, het doorlichtingsbezoek en de verslaggeving.

Tijdens het vooronderzoek selecteert de onderwijsinspectie de onderwijsdoelstellingen en de procesindicatoren of -variabelen die het inspectieteam onderzoekt tijdens het doorlichtingsbezoek.

Tijdens het doorlichtingsbezoek verzamelt het inspectieteam bijkomende informatie via observaties, gesprekken en analyse van documenten.

Het resultaat van de doorlichting is het doorlichtingsverslag.

Het doorlichtingsverslag vangt aan met een voor het brede publiek toegankelijke samenvatting. Het vervolgt met een beschrijving van de doorlichtingsfocus.

Tijdens een doorlichting zoeken de onderwijsinspecteurs een antwoord op drie onderzoeksvragen:

 In welke mate voldoet de instelling aan de onderwijsdoelstellingen? (het erkenningsonderzoek)

 In welke mate onderzoekt en bewaakt de instelling op een systematische manier de kwaliteit van de processen zodat deze bijdragen tot het bereiken/nastreven van de onderwijsdoelstellingen? (het kwaliteitsonderzoek)

 Is er in de instelling een algemeen beleid dat het mogelijk maakt om zelfstandig tekorten weg te werken? (het onderzoek ‘algemeen beleid’)

In drie hoofdstukken geeft de onderwijsinspectie een antwoord op deze vragen.

1 Instelling: onderwijsinstelling of CLB (Decreet betreffende de kwaliteit van onderwijs, artikel 2, 11°).

Onderwijsinstelling: een pedagogisch geheel waar onderwijs georganiseerd wordt en waaraan een uniek instellingsnummer toegekend is (Decreet betreffende de kwaliteit van onderwijs, artikel 2, 13°).

(4)

Om de kwaliteit van de processen in kaart te brengen gebruikt de onderwijsinspectie een kwaliteitswijzer. Het inspectieteam gaat met de kwaliteitswijzer na of de instelling bij haar activiteiten aandacht heeft voor

 doelgerichtheid: welke doelen stelt de instelling voorop?

 ondersteuning: welke ondersteunende initiatieven neemt de instelling om efficiënt en doelgericht te werken?

 doeltreffendheid: worden de doelen bereikt en gaat de instelling dit na?

 ontwikkeling: heeft de instelling aandacht voor nieuwe ontwikkelingen?

Meer informatie over de kwaliteitswijzer vindt u eveneens op www.onderwijsinspectie.be.

Wat de instelling goed doet, wat de instelling kan verbeteren en wat de instelling moet verbeteren komt aan bod bij ‘Sterktes en zwaktes van de instelling’.

Het doorlichtingsverslag eindigt met een advies dat betrekking heeft op alle of op afzonderlijke structuuronderdelen van de instelling. De onderwijsinspectie kan drie adviezen uitbrengen:

 een gunstig advies: het inspectieteam adviseert gunstig over de verdere erkenning van de instelling of van structuuronderdelen

 een beperkt gunstig advies: het inspectieteam adviseert gunstig over de erkenning van de instelling of van structuuronderdelen als de instelling binnen een bepaalde periode voldoet aan de voorwaarden vermeld in het advies

 een ongunstig advies: het inspectieteam adviseert om de procedure tot intrekking van de erkenning van de instelling of van structuuronderdelen op te starten.

Bij een ongunstig advies beoordeelt de onderwijsinspectie bovendien of de instelling de vastgestelde tekorten zelfstandig kan wegwerken.

Binnen een termijn van dertig kalenderdagen na ontvangst van het definitieve verslag informeert de directeur van de instelling leerlingen, ouders en/of cursisten over de mogelijkheid tot inzage. De directeur van het centrum voor leerlingenbegeleiding informeert de centrumraad.

Binnen de dertig kalenderdagen na ontvangst moet de directeur van de instelling het verslag volledig bespreken tijdens een personeelsvergadering. Het bestuur van de instelling of zijn gemandateerde tekent het verslag voor gezien. Het bestuur stuurt het binnen dertig kalenderdagen na ontvangst terug naar de onderwijsinspectie en maakt eventueel melding van zijn opmerkingen.

De instelling mag het verslag niet gebruiken voor publicitaire doeleinden.

Meer informatie?

www.onderwijsinspectie.be en www.doorlichtingsverslagen.be

(5)

1. SAMENVATTING

Het VCLB Izegem is een klein centrum. Het werkgebied omvat alle vrije en gemeentelijke scholen voor basisonderwijs, secundair onderwijs en buitengewoon onderwijs in Izegem, Oekene, Rollegem-Kapelle, Sint-Eloois-Winkel, Lendelede en Ingelmunster. Het hele werkgebied behoort tot een kleinstedelijk gebied. De regio kent relatief weinig (kans)armoede, werkloosheid, weinig migranten of vluchtelingen. Het centrum staat met 18 personeelsleden in voor de begeleiding van ± 7551 leerlingen. Ruim de helft van de medewerkers werkt deeltijds.

Uit de analyse van de beschikbare gegevens van het werkgebied blijkt dat niet alle leerlingen het even goed doen op school. Dit leiden we o.a. af uit de opvallende cijfers over schoolse achterstand. Alle beschikbare leerlingengegevens wijzen op een betekenisvolle aanwezigheid van leerlingen met specifieke noden en behoeften.

Outputgegevens van het CLB op basis van registratie zijn momenteel niet beschikbaar, maar zullen in de toekomst moeten duidelijk maken op welke manier het CLB haar opdracht, om in samenwerking met de school ervoor te zorgen dat al deze leerlingen op de best mogelijke wijze hun schoolloopbaan kunnen doorlopen, rekening houdend met speciale noden en behoeften, waarmaakt.

De bevraging van de CLB-medewerkers door de inspectie wijst op een hoog algemeen welbevinden. Volgens de cijfers worden de collegialiteit enerzijds en de ondersteuning en waardering door het beleid anderzijds als heel positief ervaren.

De leerlinggebonden activiteiten ‘leren en studeren’ en ‘psychisch en sociaal functioneren’

worden met zorg uitgevoerd en met aandacht voor kansarmen. Vooral via de overlegmomenten op school bereiken de vragen het centrum en worden afspraken

gemaakt over wie welke taak opneemt.

Het centrum streeft er naar dat de school de cliënt probleembewust maakt. Dit verloopt niet in alle scholen even vlot. Het is van belang de betrokkenheid van de leerling bij het hulpverleningsproces (zeker in het basisonderwijs) te bewaken.

Uit de gesprekken blijkt dat zorgvragen preventieve gezondheidszorg worden opgenomen en dat zij soms aanleiding geven tot de ondersteuning van het gezondheidsbeleid op school. De kernactiviteiten en fasen worden doorlopen zoals voor de andere leerlinggebonden activiteiten en deze vragen worden bijna altijd multidisciplinair aangepakt. Het is aangewezen de wijze waarop school en CLB deze opdracht aanpakken expliciet te benoemen en kenbaar te maken bij de directies en personeelsleden van de scholen.

De algemene consulten worden kwaliteitsvol uitgevoerd. De analyse van de gegevens vooraf en het gesprek tijdens het consult kunnen aanleiding geven tot het kenbaar maken van hulpvragen, die mee opgenomen worden tijdens het multidisciplinair teamoverleg.

Het centrum dient meer aandacht te besteden aan het betrekken van ouders bij het consult van de 2^e kleuterklas.

Het centrum voert de opdracht ter voorkoming van besmettelijke ziekten uit zoals voorzien in de regelgeving. Alle actoren worden geïnformeerd over de stappen die moeten ondernomen worden indien zij geconfronteerd worden met een dergelijke ziekte.

Het VCLB Izegem coördineert de samenwerking tussen school en externe diensten voor hulpverlening. Naast gegevens van de provinciale sociale kaart heeft het centrum een overzicht opgesteld van de diensten waar frequent mee wordt samengewerkt.

De aandacht en de zorg voor kwaliteit zijn in dit centrum sterk aanwezig. Om dit te realiseren werd een structuur uitgebouwd. De kwaliteitsstuurgroep en de

(6)

kwaliteitscoördinator/directie willen alle medewerkers vertrouwd maken met het systematisch verbeteren van de dienstverlening. Het centrum heeft een kwaliteitshandboek en werkt sinds kort met kwaliteitsplannen.

Er is een aanzet tot het gebruik van cijfergegevens om de werking bij te sturen.

Het centrum voerde een zelfevaluatie uit. De resultaten werden benut om prioriteiten te bepalen binnen kwaliteitszorg. Uit de gesprekken blijkt dat er een sterke cultuur aanwezig is van reflecteren, meten, evalueren en bijsturen.

Het centrum heeft meerdere acties ondernomen n.a.v. de werkpunten geformuleerd tijdens het onderzoek Decreet Rechtspositie van de Minderjarige in 2009-2010. Uit de doorlichting blijkt dat de cliënt meer systematisch betrokken wordt bij alle facetten van de hulpverlening. Dit heeft voor gevolg dat het gevolgde traject voor alle betrokkenen een transparanter verloop kent.

Het VCLB Izegem heeft volgehouden inspanningen geleverd om het evaluatiesysteem van het personeel, zoals voorzien in de regelgeving, binnen de gestelde termijn te realiseren.

Het centrum besteedt zorg aan het onthaal en de begeleiding van nieuwe medewerkers met als doel hen zo snel mogelijk vertrouwd te maken met de CLB-werking. Dankzij ondersteunende materialen en de inzet van alle personeelsleden slaagt het centrum er in het inlooptraject op een flexibele wijze te realiseren.

Het VCLB Izegem maakt deel uit van een regionale ondersteuningscel (ROC). De activiteiten georganiseerd door de ROC dragen bij tot verruiming van de kennis en kunde van het centrum.

Om de werking rond schoolondersteuning meer planmatig te laten verlopen hebben twee medewerkers een opleiding gevolgd. Door de werkgroep schoolondersteuning wordt een traject uitgewerkt waardoor alle medewerkers de kennis zullen verwerven om de school als systeem te ondersteunen.

Het centrum heeft de afspraak gemaakt dat een verwijzing naar externe hulpverlening een teambeslissing moet zijn. Hiervoor werden meerdere ondersteunende materialen uitgewerkt (bv. procedure externe doorverwijzing, flow-chart, …).

Multidisciplinair werken is een kerngedachte binnen het centrum. Alle overlegmomenten, werkgroepen, … hebben een multidisciplinaire samenstelling. Er zijn een beperkt aantal criteria uitgewerkt voor het multidisciplinair teamoverleg dat georganiseerd wordt per onderwijsniveau. Deze dienen verder verfijnd te worden omdat uit de doorlichting blijkt dat het initiatief tot overleg nog te vaak afhangt van de contactpersoon.

De medische infrastructuur voldoet niet aan de regelgeving. Het inspectieteam heeft beslist hiervoor geen vervolgregeling op te leggen omdat wij rekening houden met de wijze waarop het beleid uitvoering geeft aan haar opdracht en wij geloven in het engagement van de leiding.

In uitvoering van het Decreet betreffende de kwaliteit van onderwijs van 8 mei 2009 is het advies voor de erkenning en subsidiëring gunstig.

(7)

2. FOCUS VAN DE DOORLICHTING

Op basis van het vooronderzoek en in het kader van een gedifferentieerde doorlichting heeft de inspectie erkenningsvoorwaarden/prestaties en procesindicatoren/procesvariabelen geselecteerd voor onderzoek tijdens de doorlichtingsbezoeken.

2.1 Erkenningsvoorwaarden/prestaties in de focus

Infrastructuur

Infrastructuur: taken kwaliteitsvol uitvoeren en privacy garanderen Leerlinggebonden activiteiten

Leren en studeren

Psychisch en sociaal functioneren Zorgvragen preventieve gezondheidszorg Preventie gezondheidszorg

Algemene consulten Profylaxe

Schoolondersteuning Draaischijffunctie Kwaliteitsbeleid

Kwaliteitsbeleid conform hoofdstuk XI DCLB Kinderrechten

Decreet rechtspositie minderjarigen respecteren

2.2 Procesindicatoren of -variabelen in de focus

Personeel

Personeelsbeheer Evaluatiesysteem Professionalisering

Aanvangsbegeleiding Onderwijs

Begeleiding

Schoolondersteuning Evaluatie

Verwijspraktijk

(8)

3. VOLDOET HET CENTRUM AAN DE ERKENNINGS- VOORWAARDEN?

3.1 Infrastructuur: taken kwaliteitsvol uitvoeren en privacy garanderen

Voldoet niet

We baseren ons op documenten en een toezicht ter plaatse om hierover een uitspraak te doen.

Motivering

 In het kader van de doorlichting werd het medisch circuit van het centrum gecontroleerd:

 Het medisch circuit voldoet niet aan de regelgeving. De auditieve privacy is onvoldoende gegarandeerd.

Inbreuken tegen de regelgeving

 Besluit van de Vlaamse Regering betreffende de inrichting en de uitrusting van de infrastructuur voor de uitvoering van medische consulten door de centra voor leerlingenbegeleiding dd 14.11.2008.

3.2 Leerlinggebonden activiteiten: Leren en studeren (L&S)

Voldoet

We baseren ons op gesprekken en documenten om hierover een uitspraak te doen. We kunnen voor de beoordeling van dit onderwerp nog niet steunen op geregistreerde gegevens van de centra.

Motivering

 De meeste probleemmeldingen komen van de school via het MDO/zorgoverleg (bao) of de cel leerlingenbegeleiding (so). Directie en leerkrachten kunnen ook rechtstreeks problemen signaleren aan het CLB.

Ter gelegenheid van de medische consulten of via de vragenlijsten komen eveneens signalen terecht bij de CLB-medewerker(s).

 Om de meldingen van de scholen op een meer generieke wijze te ontvangen werd in het basisonderwijs een meldingsfiche opgesteld op basis van de MDO-steekkaart. We stellen vast dat deze fiche inhoudelijk sterk verschillend kan zijn en dat het gebruik ervan veel variatie vertoont. Het is belangrijk dit onderwerp te evalueren en hierover centrumafspraken te maken.

 Het centrum streeft ernaar dat ouders en/of leerlingen zelf een hulpvraag formuleren.

De medewerkers zullen, na probleemmelding door de school, pas acties ondernemen mits toestemming van de ouders/leerling. Zij kunnen echter moeilijk inschatten op welke wijze de communicatie verlopen is om dit te bereiken.

 Het overleg, dat op school georganiseerd wordt, kan voor verschillende doeleinden gebruikt worden: vraagverheldering, afspraken maken voor het begeleidingstraject, aftoetsen van de verschillende mogelijkheden qua hulpverlening, coaching van de leerkracht(en), follow-up en feedback, ...

 De tussenkomsten van het CLB en de diagnostiek zijn erop gericht een passend antwoord te bieden voor de gemelde problemen. Hierbij steunen de medewerkers meer en meer op de principes van HGD. Het aanreiken van extra hulp

(compenserende, remediërende en dispenserende maatregelen) staat centraal in dit proces.

 De medewerkers geven aan over voldoende diagnostisch materiaal te beschikken om te komen tot een kwaliteitsvolle diagnose. De beschikbare testen werden op hun

(9)

validiteit gescreend op basis van de protocollen van Prodia. Tijdens de doorlichting heeft de inspectie heel wat ondersteunend materiaal aangetroffen, bv. leerstoornissen (o.a. dyslexie, dyscalculie), HGD/HGW, intake, ...

 Er is in het centrum veel aandacht voor de toepassing van het decreet rechtspositie minderjarigen (DRM). Er wordt steeds op gelet om de ouders en de leerling (vooral in het secundair onderwijs) te informeren en te betrekken bij elke stap die zal

ondernomen worden. Bij kansarmen worden extra inspanningen geleverd om de ouders te contacteren, te ondersteunen en te begeleiden.

 Een aspect waaraan meer aandacht kan besteed worden is het betrekken van de leerling in het basisonderwijs bij het volledige hulpverleningsproces. De opvang van het kind omwille van de psychische impact van het falen wordt nog te vaak uit het oog verloren, vooral wanneer geen diagnostiek noodzakelijk is.

 Binnen dit begeleidingsdomein komt het multidisciplinair overleg in het centrum iets moeilijker tot stand. De medewerker die de vraag opneemt (vaak de p-discipline) zal sneller deze problematiek zelfstandig ter hand nemen waardoor het teamoverleg, mede door tijdsgebrek, benut wordt voor de werking binnen de andere

begeleidingsdomeinen of voor meer complexe problematieken. Er is volgens de

medewerkers wel heel veel informeel overleg. Evaluatie van deze werkwijze dringt zich op omwille van het feit dat ook binnen dit domein de meerwaarde van het

multidisciplinair werken maximaal kan benut worden.

 In het kader van kwaliteitszorg en –verbetering is het aangewezen om (1)

procesevaluatie meer systematisch in te bouwen en (2) de geregistreerde gegevens (LARS) maximaal te benutten.

 Het is in alle gesprekken opgevallen dat de teams meer activiteiten en acties ontplooien in hun samenwerking met de scholen dan wat beschreven staat in de bijzondere bepalingen/afsprakennota's (BB/AN).

3.3 Leerlinggebonden activiteiten: Psychisch en sociaal functioneren (PSF)

Voldoet

Motivering

 Uit de gesprekken met de medewerkers blijkt dat de kernactiviteiten, zoals vermeld in hetBesluit van de Vlaamse Regering tot vaststelling van de operationele doelstellingen van de Centra voor Leerlingenbegeleiding (‘BVR operationele doelstellingen’), gekend zijn en op een correcte wijze worden uitgevoerd.

 Per school is er een multidisciplinair schoolteam met een contactpersoon. De

contactpersoon is verantwoordelijk voor de communicatie met de school en neemt deel aan de overlegmomenten georganiseerd door de school. Er is een korte

functiebeschrijving opgenomen in de ‘Visie en algemene voorstelling Vrij CLB Izegem’.

De contactpersoon, meestal de P-discipline (bao), is het aanspreekpunt, doet steeds het onthaal en in het secundair onderwijs (so) heel vaak ook de verdere begeleiding. In het bao wordt de intake door de MW uitgevoerd, in het so door de contactpersoon.

Tijdens het proces van vraagverheldering worden de leerling en/of de ouders betrokken en worden de verschillende mogelijkheden afgetoetst.

 Vragen van scholen worden gemeld op de cel leerlingenbegeleiding, het zorgoverleg, het MDO of rechtstreeks door contact op te nemen met de contactpersoon. In sommige scholen wordt met een aanmeldingsfiche of een MDO-fiche (bao) gewerkt. Er zijn afspraken met de scholen dat zij als eerste de leerling en/of de ouders

probleembewust maken. In de praktijk blijkt dat het CLB zelf vaak de eerste stap zet en contact opneemt met de cliënt, waardoor deze niet steeds een hulpvraag heeft.

(10)

 Leerlingen, ouders en leerkrachten hebben de mogelijkheid rechtstreeks een teamlid aan te spreken. Oudervragenlijsten en/of medische consulten leveren eveneens vragen aan.

 De teamwerking situeert zich op onderwijsniveau. Naast de momenten van het

structureel ingebouwd multidisciplinair teamoverleg is er veel informeel overleg. Er zijn enkele criteria over wanneer een casus op het multidisciplinair team moet gebracht worden. Deze criteria zijn vaag en dienen verfijnd te worden. Meestal bepaalt de contactpersoon welke casussen op het multidisciplinair teamoverleg besproken worden, o.a. als er een ‘medische kant’ aanwezig is, als er gedacht wordt aan een verwijzing of om beroep te doen op de eigen discipline.

 De kortdurende begeleidingen zijn vooral gericht naar het bieden van ondersteuning en/of het toeleiden naar het netwerk. Door de lange wachtlijsten bij externe diensten, worden de termijnen van kortdurende begeleidingen soms overschreden. Zowel bij het zelf opnemen van een begeleiding als na een verwijzing hebben de medewerkers aandacht voor follow-up.

 De teams hebben zicht op het zorgbeleid van de school en ondersteunen de verdere uitbouw ervan. Via de overlegstructuren in de school kunnen de medewerkers de deskundigheid en de draagkracht van de interne leerlingbegeleiders en de leerkrachten inschatten.

Naast een individuele en aanklampende begeleiding van leerlingen en ouders, nemen de CLB-medewerkers een coachende rol op naar de interne leerlingbegeleiders in functie van de begeleiding van leerlingen.

 Uit de gesprekken stellen we vast dat het CLB zijn draaischijffunctie bewaakt t.a.v. de scholen en dat zij de tussenschakel zijn naar externe diensten (zie ook

draaischijffunctie 3.7).

 Het handelingsgericht werken (HGW) en het decreet rechtspositie van de minderjarige (DRM) hebben er voor gezorgd dat de meeste medewerkers hun

hulpverleningsaanpak hebben bijgestuurd. Zij gaan bewuster om met vragen en er wordt transparanter gehandeld. De ‘beslisboom teamoverleg’ is hierbij ondersteunend (zie ook DRM 3.9).

 De tussenkomsten in het kader van PSF worden systematisch bijgehouden in een elektronisch dossier via LARS.

 Voor PSF-vragen kan o.a. beroep gedaan worden op de ‘interne procedure

aanmelding op CLB’, informatie en stappenplannen rond meerdere thema’s. Er wordt gewerkt met ‘zachte specialisaties’. Het centrum maakt gebruik van de materialen die door de ROC ontwikkeld zijn. Voor het so in het bijzonder wordt informatie

doorgegeven vanuit de intervisie PSF van de ROC.

 Het centrum heeft een cultuur van reflecteren en evalueren. Toch is een formele procesevaluatie van het hulpverleningstraject nog niet voorzien.

3.4 Leerlinggebonden activiteiten: Zorgvragen preventieve gezondheidszorg

Voldoet

Motivering

 Het VCLB Izegem heeft een ruime kijk op PGZ en ervaart dan ook snel raakvlakken met andere domeinen zoals PSF en/of L&S. Een vraag wordt beschouwd als een zorgvraag PGZ als er een medische component aanwezig is of opduikt tijdens het hulpverleningstraject.

(11)

 Het onthaal gebeurt door de contactpersoon, meestal de P-discipline of de MW.

Gezien de artsen en paramedisch werkers geen contactpersoon zijn komen vragen minder rechtstreeks bij hen terecht tenzij via het consult.

 Vragen kunnen het centrum bereiken via de klassenraad, het MDO, de cel

leerlingenbegeleiding, de medische consulten, de oudervragenlijsten en de leerling. Uit de gesprekken blijkt dat er weinig PGZ-vragen gesteld worden door de school of althans zo benoemd worden, tenzij het ‘moeilijk’ wordt. We stellen ons de vraag of de discipline van de contactpersoon hier een rol speelt.

 We stellen vast dat er in de BB/AN te weinig duiding gegeven wordt over zorgvragen PGZ. Het is aangewezen de wijze waarop school en CLB de leerlinggebonden

activiteiten, in het bijzonder de zorgvragen PGZ, aanpakken specifieker te omschrijven in de BB/AN. Het is van belang deze CLB-opdracht expliciet te benoemen tijdens de toelichting over de werking die geregeld aan de directies van de scholen wordt gegeven.

 Uit de gesprekken met de medewerkers blijkt dat ook voor zorgvragen PGZ de kernactiviteiten gekend zijn. Tijdens de vraagverheldering worden de ouders en/of de leerling betrokken en worden verschillende mogelijkheden afgetoetst. Afstemming intern gebeurt met alle teamleden. Het is aangewezen erover te waken dat bijkomende onderzoeken (ook vragenlijsten) binnen de juiste HGW-fase opgenomen worden in het dossier.

 In sommige scholen wordt gewerkt met een KR-fiche (buo) of MDO-steekkaart (bao) voor de aanmelding.

Ondanks het feit dat het centrum een afspraak heeft met de scholen dat zij de eerste zorg uiten naar de cliënt neemt het CLB toch vaak die taak over.

 Ondanks het feit dat de teamleden van mening zijn dat een zorgvraag PGZ altijd multidisciplinair is (gezien de medische component) stellen we verschillen vast tussen de teams. Er is geregeld informeel overleg dat niet steeds in het multidisciplinair dossier (MDD) wordt opgenomen.

 Kortdurende begeleidingen worden opgestart; ook soms door artsen en paramedische werkers naast hun verplichte opdracht. Meestal gaat het om motivatiegesprekken en/of toeleiden naar het netwerk. Een verwijzing is steeds een teambeslissing (zie ook verwijspraktijk 4.4.1). Er wordt samengewerkt met externe diensten (zie ook draaischijf 3.7).

 Leerlingen, in mindere mate in het bao, en ouders worden betrokken tijdens het proces van hulpverlening. Bij kansarmen wordt aanklampend gewerkt.

 De contactpersoon verzorgt de follow-up. Aan de school wordt feedback gegeven via de zorgcel, het MDO, de cel leerlingenbegeleiding, … Uitwisseling van gegevens naar de school gebeurt steeds na toestemming van de cliënt. Het blijft een aandachtspunt voor het centrum zélf te oordelen wat doorgegeven wordt in functie van het schools functioneren.

 Registratie van de activiteiten wordt uitgevoerd in LARS. Uit de gesprekken blijkt dat elke tussenkomst binnen een bepaald domein moet ingegeven worden en gekoppeld aan verschillende elementen. Dit kan voor problemen zorgen voor de output op centrumniveau.

 Er zijn ondersteunende materialen m.b.t. PGZ aanwezig (aanleunend bij PSF).

Daarnaast beschikt het centrum over materiaal om het gezondheidsbeleid te

ondersteunen, omdat vanuit een individuele problematiek geregeld op systeemniveau gewerkt wordt (bv. boxen i.v.m. luizen, pesten, …).

Bij navraag blijkt dat de ondersteuning vanuit de ROC nog vaak het accent legt op de verplichte en collectieve opdracht, naast het aanreiken van stappenplannen voor tienerzwangerschappen, kindermishandeling, …

 Net zoals bij de andere leerlinggebonden activiteiten kan een procesevaluatie zinvol zijn in het kader van kwaliteitsverbetering.

(12)

3.5 Preventie gezondheidszorg: Algemene consulten

Voldoet

Motivering

 Het centrum voert alle leeftijdsspecifieke consulten uit volgens de regelgeving en volgt de aanbevelingen van de standaarden.

 Een consult wordt door het team gezien als een methodiek tot onthaal en vraagverheldering, dit kadert in het multidisciplinair denken van het centrum.

 Artsen en verpleegkundigen maken een elektronische jaarplanning op waarbij rekening gehouden wordt met verschillende factoren: de beschikbaarheid van artsen en PMW, het onderwijsniveau, examenperiodes. De onderzoeken van afwezige leerlingen en selectieve onderzoeken worden opgenomen in de planning. Administratieve

ondersteuning is voorzien.

 Vóór het onderzoek verzamelt het CLB relevante gegevens die een kwaliteitsvol onderzoek mogelijk maken, o.a. dossier Kind en Gezin, vaccinatiegegevens, oudervragenlijsten, persoonlijke vragenlijsten; signaallijsten van de

leerkracht/kleuterleidster, dossiergegevens van het CLB.

 De ouders en leerlingen worden schriftelijk en mondeling op de hoogte gebracht van de inhoud en tijdstippen van de onderzoeken. De resultaten worden na een consult gecommuniceerd. Opvolging en nazorg zijn voorzien.

 Voor elke standaard is een verantwoordelijke (arts of PMW) aangesteld. Deze volgt de ontwikkelingen en geeft de informatie door via de vergaderingen van het medisch team. Ook andere ontwikkelingen en evoluties binnen preventieve gezondheidszorg worden opgevolgd.

 Het centrum maakte afspraken over de werkwijze en taakverdeling bij de uitvoering van de algemene consulten (AC). Wat minimaal wordt uitgevoerd is omschreven. Deze afspraken zijn terug te vinden in het kwaliteitshandboek (KHB).

 Bij het consult van de 2^e kleuterklas wordt aandacht besteed aan taal en motoriek. De ouders worden uitgenodigd via een vermelding op de oudervragenlijst. Het is

aangewezen dit op een meer actieve manier te doen zoals aangegeven in het ‘BVR operationele doelstellingen’.

 Uit de gesprekken blijkt dat er aandacht is voor prioritaire doelgroepen. Er wordt aanklampend gewerkt, documenten worden aangepast en in verschillende talen aangeboden.

 Er zijn afspraken over de wijze waarop het multidisciplinair dossier en LARS ingevuld worden. Deze zijn terug te vinden in het KHB.

 Tijdens de vergadering van het medisch team wordt de werking geëvalueerd. De tevredenheidsbevragingen van de leerlingen (5e lj., 1e en 3e secundair) worden benut om de werking bij te sturen. Het is aangewezen om de evaluatie te onderbouwen met cijfers (bv. onderzoeksgraad, het aantal verwijzingen en selectieve onderzoeken, …).

3.6 Preventie gezondheidszorg: Profylaxe

Voldoet

Motivering

(13)

 Deze opdracht wordt uitgevoerd volgens de richtlijnen van het ‘BVR operationele doelstellingen’ en het centrum volgt de aanbevelingen van het Draaiboek

Infectieziekten CLB 2010.

 Er werden verschillende materialen ontwikkeld die terug te vinden zijn in het KHB o.a.

stappenplan, procedure, richtlijnen rond hygiënische maatregelen, link naar het draaiboek. De communicatie van de werking rond besmettelijke ziekten gebeurde intern via de personeelsvergadering.

 Het centrum communiceert de werking rond besmettelijke ziekten naar de scholen via bijlagen bij de BB/AN. Er was ook een informatieavond voor de artsen van de regio.

 Ouders en leerlingen worden op de hoogte gebracht welke ziekten gemeld moeten worden aan school/CLB via de folder en in sommige scholen via het schoolreglement.

 Meldingen komen via de school, de ouders, artsen en de gezondheidsinspectie. Het stappenplan is ter beschikking van de administratieve medewerkers als hulp bij het telefonisch onthaal.

 Er wordt permanentie voorzien tijdens de schoolvakanties.

 Er is een centrumeigen stappenplan rond luizen uitgewerkt. In sommige scholen werkt men met kriebelteams. De ouders worden van deze werking op de hoogte gebracht en hun toestemming voor screening wordt gevraagd.

Het centrum ontwikkelde een gezondheidsmatrix rond preventie van luizen als schoolondersteuning.

 Er is een verantwoordelijke aangesteld die de ontwikkelingen van het draaiboek opvolgt en implementeert.

 De evaluatie van de procedure en de ontwikkelde materialen gebeurt in de vergadering van het medisch team. Momenteel bekijkt het medisch team hoe men de meldingen best registreert in LARS om een correct beeld te krijgen van het aantal meldingen en de werking rond besmettelijke ziekten te kunnen evalueren.

3.7 Schoolondersteuning: Draaischijffunctie

Voldoet

We baseren ons op gesprekken en documenten om hierover een uitspraak te doen.

Motivering

 Het centrum volgt de visie en de principes m.b.t. de draaischijffunctie van de VCLB West-Vlaanderen. Op basis van deze visie werden er op centrumniveau afspraken gemaakt over de wijze van samenwerken met externen, o.a. (1) het centrum als bewaker van de draaischijffunctie tussen school en externe hulpverlening, (2) afspraken over hulpverlening versus vervolging en (3) crisisinterventie.

 Het centrum heeft een goed zicht op het aanbod van externe diensten.

 Er wordt gebruik gemaakt van de provinciale sociale kaart. Er is een bundeling van de externe diensten waarmee het centrum het meest samenwerkt. Daarnaast werden er lijsten opgemaakt met (privé) zorgverstrekkers (logopedisten, psychologen, …) die voor alle medewerkers elektronisch beschikbaar zijn. De coördinatie en de bundeling van deze documenten gebeurt door één medewerker.

 Om de werking van nieuwe en/of bestaande diensten beter te leren kennen, worden ze uitgenodigd op een personeelsvergadering of tijdens intervisiemomenten. Op vraag van externe diensten geven de medewerkers soms informatie over de werking van het CLB.

(14)

 Uit de gesprekken met de medewerkers blijkt dat er met meerdere externe diensten wordt samengewerkt: revalidatiecentra, OCMW, CKG, CAW, CGG, … De samenwerking met deze diensten is vooral in functie van doorverwijzing van leerlingen en ouders. Daarnaast wordt er ook samengewerkt met externen in het kader van preventie (o.a. sociaal huis, stad Izegem, …).

 Het centrum heeft met meerdere diensten een samenwerkingsprotocol afgesloten ( o.a. met CGGZ, CBJ, VK, JAC, …). Er werd een document opgemaakt ‘criteria verwijzing naar het externe netwerk’ zodat alle medewerkers de samenwerkingsafspraken en voorwaarden per dienst gemakkelijk terugvinden.

 Er wordt in functie van de opdrachten in het kader van de preventieve gezondheidszorg en het realiseren van de Vlaamse gezondheidsdoelstellingen samengewerkt met externen (LOGO, huisartsen, psychiaters, … ). Sommige medewerkers participeren aan de overlegorganen van de LOGO’s en werken mee aan projecten rond gezonde voeding. Er zijn afspraken gemaakt met psychiaters en er werd voor de doorverwijzing naar een psychiater een ‘aanmeldingsfiche’ opgemaakt.

 Het centrum participeert aan de integrale jeugdhulpverlening. De directie neemt deel aan de netwerkstuurgroep rechtstreeks toegankelijke jeugdhulp Kortrijk-Roeselare- Tielt. De medewerkers worden hierover geïnformeerd via de personeelsvergaderingen.

 Het centrum neemt haar draaischijffunctie op en coördineert de samenwerking tussen de school en andere schoolexterne diensten. Het CLB zorgt voor de toeleiding naar het juiste netwerk en voor opvolging, feedback en afstemming met het zorgaanbod van de school. Uit de gesprekken met de medewerkers kunnen we afleiden dat er afspraken gemaakt werden met de scholen in functie van het contacteren van externe diensten.

Deze afspraken staan algemeen vermeld in de BB/AN. Het is aangewezen ze concreter en meer schoolspecifiek te omschrijven.

 Het aanbod van externe diensten die relevant kunnen zijn voor de leerlingenbegeleiding werden samen met de scholen afgetoetst, vooral in functie of naar aanleiding van individuele casussen en soms voor preventieve acties.

 Meerdere medewerkers participeren aan verschillende netwerken (o.a. regionaal overleg sociale diensten Izegem, KOPP-werkgroep, ADHD-expertise groep). De medewerkers kennen hun taak als CLB-vertegenwoordiger in deze overleggroepen. De terugkoppeling van de informatie naar de andere medewerkers gebeurt op de personeelsvergaderingen.

3.8 Kwaliteitsbeleid: Kwaliteitsbeleid conform hoofdstuk XI DCLB

Voldoet

Motivering

 We stellen vast dat de aandacht en zorg voor kwaliteit sterk aanwezig is. De uitbouw van het kwaliteitsbeleid is gebaseerd op een gedragen visie.

 Het centrum heeft een kwaliteitsstructuur ontwikkeld:

o De kwaliteitsstuurgroep die multidisciplinair is samengesteld met een vertegenwoordiging uit de verschillende overlegorganen. De kwaliteitsstuurgroep ondersteunt en bewaakt de zorg en systematiek van de interne kwaliteit. De directeur vervult de rol van kwaliteitscoördinator, heeft vorming gevolgd en participeert aan de provinciale intervisiemomenten.

o De formele overlegorganen (multidisciplinaire teams, intervisies, werkgroep kansenbevordering, …) die beschouwd worden als kleine kwaliteitskringen.

o De tijdelijke werkgroepen (o.a. schoolondersteuning, preventie, …) die procedures, stappenplannen, … ontwikkelen voor specifieke thema’s en doelgroepen.

 Het centrum heeft een strategie met betrekking tot kwaliteitszorg waarbij de volgende doelstellingen centraal staan:

(15)

o Betrokkenheid van alle medewerkers o Sturing vanuit de werkvloer

o Continu reflecteren, evalueren en bijsturen

 Uit de gesprekken met de medewerkers stellen we vast dat deze strategie gedragen en toegepast wordt. De medewerkers streven naar een verantwoorde dienstverlening en respectvolle begeleiding. Zij voelen zich betrokken gezien het kwaliteitsbeleid in eerste instantie gestuurd wordt vanuit de knelpunten die zij ervaren. Zij werken continu mee aan de evaluatie van de cliëntgerichte werking en de gehanteerde procedures.

 Uit de gesprekken blijkt dat er een sterke cultuur aanwezig is van evalueren, meten en bijsturen. De bestaande overlegmomenten worden benut om de concrete werking frequent te evalueren (via de kwaliteitscirkel). Er worden gegevens verzameld in functie van kwaliteitsverbetering.

 Het centrum heeft vorig schooljaar een zelfevaluatie doorgevoerd en heeft geparticipeerd aan de visitatie (2005). De resultaten van deze zelfevaluaties werden benut. We stellen vast dat alle activiteiten m.b.t. de zorg voor kwaliteit gekaderd worden in het totale kwaliteitsbeleid en dat de kwaliteitszorg een cyclisch proces is.

 Het beleidsplan, het globaal jaaractieplan en het kwaliteitswerkplan vormen het kader van waaruit het centrum de kwaliteitszorg uitbouwt.

 Voor meerdere thema’s (o.a. teamwerking, objectivering van de werking, ...) zijn er kwaliteitsplannen opgemaakt. Deze worden opgesteld voor die items waar een langer verbetertraject dient doorlopen te worden.

 De thema’s van het beleidsplan, het globaal jaaractieplan, kwaliteitswerkplan en kwaliteitsplannen zijn gebaseerd op gegevens vanuit de visitatie, zelfevaluatie, registratiegegevens, maatschappelijke ontwikkelingen, functionerings- en evaluatiegesprekken, regelgeving, de noden van de medewerkers, …

 Het centrum heeft een kwaliteitshandboek en een infonet. Het infonet is uitgewerkt in functie van het verzamelen van alle informatie, studiedagen, … Het kwaliteitshandboek is overzichtelijk en bevat alle elementen zoals voorzien in de regelgeving. Uit de gesprekken met de medewerkers blijkt dat het kwaliteitshandboek dikwijls gebruikt wordt en als toegankelijk ervaren wordt.

3.9 Kinderrechten: Decreet rechtspositie minderjarigen respecteren

Voldoet

Motivering

 Het centrum heeft meerdere acties ondernomen naar aanleiding van de werkpunten die geformuleerd werden tijdens het onderzoek Decreet Rechtspositie van de Minderjarige (DRM) door de inspectie in het schooljaar 2009-2010.

 Uit de gesprekken met de medewerkers stellen we vast dat zij het DRM toepassen.

Voor hen gaat het om een basishouding die al langer aanwezig is (cfr. werkgroep kinderrechten). Het DRM zorgt er wel voor dat de leerling meer betrokken wordt bij het hulpverleningsproces, er op een transparantere manier omgegaan wordt met de wijze van noteren van gegevens in het dossier en het doorgeven van informatie aan scholen en externe diensten.

 Op centrumniveau werden meerdere materialen ontwikkeld en mondelinge afspraken gemaakt in functie van de toepassing van het DRM in de dagelijkse werking. De werkgroep kinderrechten en de kwaliteitsstuurgroep zorgen voor de aansturing.

 Het centrum heeft haar toegangsbeleid uitgeschreven. Er is nagegaan welke acties dienen genomen te worden om ervoor te zorgen dat (alle) cliënten het centrum via verschillende kanalen kunnen bereiken.

 In functie van het informeren van de cliënt over de rechten in de hulpverlening werden folders opgemaakt voor de + 12 jarigen en de -12 jarigen. Het centrum kiest ervoor de

(16)

klemtoon te leggen op het informeren van de leerling en/of ouders over de werking van het CLB om op deze manier het vertrouwen van de cliënt centraal te stellen. Het informeren over de rechten in de hulpverlening gebeurt vooral mondeling. De folders zijn aanwezig en kunnen meegegeven worden maar dit is geen verplichting. Het informeren van de cliënt over de rechten in de hulpverlening en over de CLB-werking wordt niet genoteerd in het dossier. Men gaat ervan uit dat dit door iedereen consequent wordt opgenomen.

 Ter ondersteuning van de medewerkers is een document opgesteld ‘CLB- kernactiviteiten en DRM’ met aandachtspunten per kernactiviteit aangaande welke informatie er tijdens het gesprek met de minderjarige en/of de ouders dient gegeven te worden en welke acties dienen opgenomen te worden.

 Inspraak en participatie van de cliënt tijdens het hulpverleningsproces wordt gegarandeerd door de toepassing van de methodiek van het HGW/HGD. Tijdens de sleutelmomenten in het hulpverleningstraject worden de leerling en/of de ouders zoveel mogelijk betrokken. De betrokkenheid van de leerling in het basisonderwijs kan beter.

 Op basis van het bekijken en bespreken van de dossiers/cases stellen we vast dat de toepassing van de rechten van de minderjarige (o.a. het geven van informatie over de rechten, transparant handelen in functie van het noteren in het dossier, betrokkenheid cliënt, handelingsbekwaamheid, …) onvoldoende in beeld gebracht wordt in het dossier. Ook het proces van het hulpverleningstraject, o.a. formuleren van hulpverleningsdoelstellingen, hypotheses, komt onvoldoende tot uiting in het MDD (zie ook 3.2. leren en studeren en 3.3. PSF).

 Voor elke leerling met een hulpvraag wordt er een elektronisch multidisciplinair dossier opgemaakt via LARS. Voor de meeste medewerkers blijft het moeilijk te weten wat er al dan niet dient genoteerd te worden in het dossier. In het kader van proportionaliteit en finaliteit zijn vorming, denkoefeningen en afspraken aangewezen. In functie van het bewaren en vernietigen van gegevens zijn schriftelijke afspraken gemaakt.

 De minderjarige en de ouders worden geïnformeerd over het recht op inzage in het dossier, mondeling of via de folder. Het valt op dat de meeste medewerkers op een transparante manier omgaan met de wijze waarop de gegevens genoteerd worden. Er is een procedure opgesteld in functie van vragen naar inzage in het dossier.

 Er zijn schriftelijke afspraken over het doorgeven van mondelinge en schriftelijke informatie over leerlingen. Deze afspraken zijn intern, met de scholen en externe diensten. Uit de gesprekken met de medewerkers blijkt dat deze afspraken gekend zijn en worden toegepast.

 Voor het bepalen van de bekwaamheid van de minderjarige in functie van de uitoefening van het recht op instemming met de buitengerechtelijke jeugdhulp en het recht op toegang tot het dossier volgt het centrum de visie die door de netoverstijgende werkgroep werd opgesteld. Afwijkingen op de leeftijdsgrens van 12 jaar zijn mogelijk.

Er werden richtvragen opgesteld om de beslissing tot mogelijke afwijkingen op deze leeftijdsgrens te ondersteunen. Dergelijke afwijking is altijd een teambeslissing.

(17)

4. BEWAAKT HET CENTRUM DE EIGEN KWALITEIT?

Het onderzoek naar de kwaliteit en de kwaliteitsbewaking van de geselecteerde procesindicatoren of -variabelen levert het volgende op:

4.1 Personeelsbeheer

4.1.1 Evaluatiesysteem

De vaststellingen wijzen op redelijke tot sterke aandacht voor:

- doelgerichtheid - ondersteuning - doeltreffendheid - ontwikkeling.

Motivering

 Het aanbod om een functioneringsgesprek te houden met de directie werd reeds in 2006 gedaan aan het personeel.

 Naarmate de regelgeving tot stand kwam en aangepast werd heeft het centrum deze evolutie opgenomen in de wijze waarop het evaluatiesysteem werd uitgebouwd.

 De kwaliteitsstuurgroep heeft in 2005 een nota opgesteld die de basis vormde voor de organisatie van de eerste functioneringsgesprekken. Deze nota werd bijgestuurd en geactualiseerd in september 2009 en omvat volgende elementen:

o een omschrijving van de doelstelling o de gevolgde procedure

o de voorwaarden voor het slagen van een functioneringsgesprek o het verloop

o de inhoud van het gesprek

 In mei 2011 kwam de functionerings- en evaluatieprocedure tot stand gebaseerd en aanvullend op de nota van 2009.

 Elk personeelslid beschikt over een individueel functieprofiel. Dit profiel kwam tot stand op basis van het competentieprofiel van de cliëntnabije CLB-medewerker en van de algemene functieprofielen.

 Het individueel functieprofiel sluit aan bij de zes rollen van de CLB-medewerker

waaraan negen resultaatsgebieden en competenties werden gekoppeld. Hierin worden volgende elementen opgenomen:

o de schoolgebonden verantwoordelijkheden o de interne centrumverantwoordelijkheden o de participatie aan centrum-werkgroepen o de zachte specialisaties

o de relevante gevolgde CLB-navormingen

o de externe vertegenwoordigingen in werkgroepen - vergaderingen o de specifieke engagementen en/of projecten

 Tot op heden hadden alle personeelsleden twee functioneringsgesprekken met de directie. Een checklist van mogelijke gespreksonderwerpen wordt aan het

personeelslid bezorgd samen met een voorbereidingsformulier. Dit laat toe het gesprek voor te bereiden zowel voor het personeelslid als voor de directie.

(18)

 Om evaluaties mogelijk te maken werden twee evaluatoren aangeduid door het inrichtend bestuur. De opdrachten en bevoegdheden van beide evaluatoren werden vastgelegd. Het personeel werd hierover geïnformeerd op een personeelsvergadering.

 De formele functieprofielen en de evaluatieprocedure beantwoorden aan de bepalingen vervat in het Decreet Rechtspositie2

 Alle personeelsleden hebben een eerste formele evaluatie gekregen en dus een volledige cyclus doorlopen zoals voorgeschreven door de regelgeving.

4.2 Professionalisering

4.2.1 Aanvangsbegeleiding

- doelgerichtheid - ondersteuning - ontwikkeling Motivering

 Het VCLB Izegem draagt zorg voor het inwerken van nieuwe medewerkers met de bedoeling de CLB–werking mét centrumeigen accenten snel te leren kennen en een vlugge integratie te bewerkstelligen. Het streeft ernaar dat een nieuwe collega en/of stagiair (1) weet wat het werk inhoudt, (2) zich goed voelt in zijn werk en (3) weet waar hij terecht kan.

 Aanvangsbegeleiding is een gedeelde verantwoordelijkheid waarbij directie, coördinatieteam, ankerfiguren en alle teamleden betrokken worden:

o Directie: voorstelling CLB Izegem, werkverdeling, voorstelling kwaliteitshandboek, functiebeschrijving en rollen van de cliëntnabije CLB-medewerker, …

o Administratief medewerker: documenten personeelsdossier, arbeidsreglement/huishoudelijk reglement, …

o ICT-coördinator: LARS, afspraken betreffende laptopgebruik, …

o Medisch coördinator (voor een arts of paramedisch werker): taakverdeling medische activiteiten, standaarden, …

o Contactpersoon van de scholen: afspraken en BB/AN, … o Teamleden: werkafbakening, …

o Ankers: kennismaking met de specifieke inhouden en methodieken

 De beginsituatie wordt niet formeel in kaart gebracht. De selectieprocedure en het curriculum zijn richtinggevend. Er wordt rekening gehouden met het feit of het om een vacante betrekking gaat dan wel om een vervangingscontract. Het is aan de nieuwe medewerker om noden en behoeften kenbaar te maken. Dit kan via overlegmomenten of rechtstreeks bij het coördinatieteam of de directie.

 Een aantal basiscompetenties wordt voorop gesteld: flexibel, leergierig, multidisciplinair denken, assertief, eigen kennis inbrengen, … De competenties worden gekoppeld aan de zes rollen voor de cliëntnabije CLB-medewerker, waarbij prioritair aandacht besteed wordt aan de rollen van hulpverlener en coach, dé basistaken voor de CLB- medewerker.

 Het eerste jaar wordt gezien als een ‘leerschool’. Er wordt aanvankelijk gefocust op basiswerk en visie (personeelsvergadering, teams, intervisie) om daarna uit te breiden (bv. een PMW start met de uitvoering van consulten en pas daarna met

2 Decreet betreffende de rechtspositie van sommige personeelsleden van het gesubsidieerd onderwijs en de gesubsidieerde centra voor leerlingenbegeleiding (27 maart 1991). In het bijzonder hoofdstuk Vbis en Vter.

(19)

vraaggestuurde begeleidingen). Per persoon wordt een individueel traject uitgewerkt zonder strakke timing, maar waar rekening gehouden wordt met de ervaring en de voorgeschiedenis van de medewerker.

 Voor wat betreft een vervangingscontract wordt gezorgd voor overdracht van informatie door de titularis zelf, in het andere geval wordt hiernaar gestreefd, zodat de nieuwe medewerker snel vertrouwd is met de lopende zaken en de continuïteit gewaarborgd wordt.

 Er wordt niet geopteerd voor een persoonlijke coach of mentor omwille van de kleinschaligheid van het CLB en de goed uitgebouwde teamwerking.

 Introductie in de scholen gebeurt door de teamleden en/of directie/kwaliteitscoördinator. Voor bepaalde scholen worden de eerste activiteiten samen uitgevoerd (bv. bijwonen van de cel leerlingenbegeleiding). De BB/AN worden ter beschikking gesteld als kennismaking met de school waarvoor men de begeleiding zal opnemen.

 Modules van de instapcursus georganiseerd door de ROC kunnen gevolgd worden ‘op maat’.

 Volgend materiaal is ontwikkeld ter ondersteuning:

o een onthaalbrochure en ‘afspraken onthaal- en startersbeleid’ (een overzicht van geplande gesprekken), uitgewerkt door de kwaliteitsstuurgroep op voorstel en op basis van ervaringen van een nieuwe medewerker

o verwijzing naar de brochure van de koepel

o het vormingsplan waarin een overzicht van interne verantwoordelijkheden, overlegfora, netwerkvertegenwoordiging en zachte specialisaties is opgenomen

 Er werd nog geen formele evaluatie gedaan van de aanvangsbegeleiding, mede door weinig personeelswissels, waardoor het centrum geen zicht heeft op effect ervan.

Regionale Ondersteuningscel

 Op niveau van de provincie West-Vlaanderen werd een regionale ondersteuningscel (ROC) opgericht met als doel de deelnemende centra inhoudelijk te ondersteunen met het oog op de professionalisering van de centra en hun medewerkers. Om deze doelstelling te realiseren is een provinciale vormings- en ondersteuningscel (PVOC) opgestart.

 Het VCLB Izegem draagt een omkaderingsgewicht van 0,17 over aan de ROC.

 De PVOC staat in voor:

o instapbegeleiding van nieuwe CLB-medewerkers

o aanbrengen van basiscompetenties (visie, concepten en vaardigheden)

o implementeren van nieuwe inzichten, methodieken en doorgeven van interessante informatie of vorming

o verdiepen en concretiseren van theorie en visie in functie van de bruikbaarheid in de praktijk

o bewaken van gemeenschappelijke werkwijzen en visie

o intervisie tussen de centra: uitwisselen interessante informatie, werkwijzen en materialen

o ICT-ondersteuning

o vraaggestuurde centrumondersteuning

 De PVOC vervult zijn opdracht door:

o trendwatching o trendsetting

o vorming geven aan of coaching van de ankerfiguren

o samenwerking met andere partners (bv. pedagogische begeleidingsdienst)

(20)

 De PVOC stemt zijn werking af met de permanente ondersteuningscel (POC).

 Het bestuur van de ROC heeft na overleg met de directies beslist vraaggestuurde centrumondersteuning te beperken.

 Om na te gaan of men de doelstellingen bereikt heeft, doet de PVOC een systematische bevraging naar het beleid en de medewerkers. Deze evaluaties tonen aan dat (1) de vooropgestelde doelstellingen behaald worden, (2) de beoogde effecten gerealiseerd worden en (3) er een grote tevredenheid is.

 Uit het gesprek met het beleid van VCLB Izegem en uit de bevraging van het centrum bij zijn medewerkers blijkt dat het aanbod aan ondersteuningsactiviteiten vanuit de ROC ruim voldoende tegemoet komt aan de noden en behoeften van de organisatie en de medewerkers. Ook de gesprekken met de medewerkers tijdens de doorlichting bevestigen dit.

4.3 Begeleiding

4.3.1 Schoolondersteuning

- doelgerichtheid - ondersteuning - ontwikkeling Motivering

 Het centrum heeft naar aanleiding van de resultaten van de zelfevaluatie en de evaluatiegesprekken recent een werkgroep schoolondersteuning opgestart. De werkgroep is multidisciplinair samengesteld, ontwikkelt materialen/handvaten met als doel de werking rond schoolondersteuning meer planmatig te laten verlopen.

 De medewerkers nemen in de meeste scholen al schoolondersteunende activiteiten op. Deze zijn vooral gericht op het versterken van de draagkracht van de leerkrachten en het uitbouwen van een zorgstructuur (o.a. zorgladder, gezondheidsbeleid, …).

 De aanleiding voor het opstarten van deze acties en/of projecten is meestal het gevolg van vragen van scholen en soms vanuit vaststellingen door CLB. Deze vaststellingen zijn vooral gebaseerd op de bevindingen vanuit individuele vragen en cases.

 Er is een sterke belangstelling voor schoolondersteunend werken, men zoekt naar mogelijkheden om dit nog meer concreet gestalte te geven en (vooral) meer het accent te leggen op het ondersteunen van de school als systeem. De visietekst van de koepel, de ervaringen met de werking rond het gezondheidsbeleid op school, … worden als achtergrond en ondersteunend materiaal gebruikt.

 Om meer (in)zicht te krijgen in de aanpak van schoolondersteuning, volgden twee medewerkers de opleiding ‘Met de school op stap’. Door de werkgroep zal een traject uitgewerkt worden om ook de andere medewerkers bij te scholen zodat de schoolondersteunende taak door alle medewerkers opgenomen kan worden. Het uitwerken van een planning met een timing is hierbij aangewezen.

 Er werden stappen gezet om de schoolondersteunende taak van het CLB meer bekend te maken bij de scholen. Er werd informatie gegeven aan de directies en zorgcoördinatoren van de basisscholen en bij de bespreking en de evaluatie van de BB/AN wordt het item schoolondersteuning expliciet meegenomen.

 De medewerkers brengen alle vragen naar schoolondersteuning vanuit de scholen systematisch in kaart. De projecten die in de scholen lopen, worden niet in kaart gebracht.

 Sommige medewerkers registreren de schoolondersteunende activiteiten maar dit is nog geen centrumafspraak.

(21)

4.4 Evaluatie

4.4.1 Verwijspraktijk

- doelgerichtheid - ondersteuning Motivering

 Tijdens de doorlichting beoordeelt de inspectie de kwaliteit van het verwijstraject waarbij extra aandacht besteed wordt aan de betrokkenheid van de leerlingen en ouders, het multidisciplinair handelen en de opvolging.

 Er zijn verschillende materialen ontwikkeld ter ondersteuning van de medewerkers o.a.

procedure doorverwijzing school-CLB, procedure externe doorverwijzing, overzicht DRM en kernactiviteiten, handleiding voorbereiding zorgteam, beslisboom teamoverleg. Een visietekst is in ontwikkeling in de werkgroep verwijspraktijk.

 De verschillende kernactiviteiten van het leerlinggebonden aanbod zoals beschreven in het ‘BVR operationele doelstellingen’ zijn gekend en worden doorlopen. Hierbij wordt rekening gehouden met de termijnen die de wetgever bepaalt.

 Het verwijsproces begint bij het opvangen van signalen. Deze komen van de school, de ouders en/of de leerlingen en via de consulten. Ze komen meestal terecht bij de contactpersoon van de school. Het gebruik van een meldingsfiche is eerder beperkt.

 Zo snel mogelijk na de melding gebeurt de vraagverheldering om een duidelijk zicht te krijgen op de aard en omvang van het probleem. Volgens de medewerkers blijkt dat de ouder- en leerlingbetrokkenheid een voorwaarde is om de vraag op te nemen.

Sommige scholen streven ernaar om de hulpvraag door de cliënt zelf te laten stellen.

 Uit de gesprekken blijkt dat het terugkoppelen naar het multidisciplinair team gebeurt zoals beschreven in de ‘beslisboom teamoverleg’. De criteria wanneer iets op team gebracht wordt zijn gekend. Er is ook intercollegiaal overleg, dit wordt niet systematisch geregistreerd.

 De verwijzing naar externe hulpverlening is altijd een teambeslissing. Naargelang de ernst en de complexiteit van het probleem kan beslist worden tot een onmiddellijke verwijzing. In de andere gevallen zal dit pas gebeuren na een kortdurende begeleiding.

Het ontwikkelen van criteria op centrumniveau kan de personeelsleden ondersteunen bij deze beslissing.

 Bij de verwijzing is er een gesprek met de leerling en/of ouders om hen te informeren, de beslissing te duiden en hen te motiveren. Men streeft ernaar dat de cliënt zelf contact opneemt met de externe dienst. Bij kansarmen wordt aanklampend en ondersteunend gewerkt.

 De uitwisseling van informatie met externe diensten: de inhoud wordt met de cliënt besproken maar het formele aspect (toelating tot overmaken van gegevens) is nog niet aanwezig. Het verwijsverslag (neerslag van het begeleidingstraject) wordt meestal met de cliënt meegegeven of na toestemming rechtstreeks aan de dienst bezorgd.

 De follow-up na een verwijzing maakt deel uit van de afgesproken procedure externe doorverwijzing. We stellen vast dat de toepassing van dit principe nogal wisselend verloopt.

 Indien door de wachtlijsten de verwijzing niet meteen mogelijk is gaat men (1) ondersteuning bieden aan ouders en leerkrachten, (2) zelf de begeleiding verderzetten of (3) alternatieven zoeken in het netwerk.

 Er is een overzicht van het netwerk en van de verwijscriteria naar het netwerk. Met verschillende diensten werden samenwerkingsprotocollen afgesloten.

(22)

 De verplichte registratie in LARS wordt uitgevoerd. Op centrumniveau is er geen evaluatie van de verwijstrajecten, dit kan een bron zijn voor kwaliteitsverbetering en bijsturen van de werking.

 Om de kwaliteit van de verwijspraktijk te verbeteren, kunnen een aantal stappen gezet worden:

o de opvolging van het verwijstraject tijdig met de cliënt afspreken.

o meer betrekken van de leerling in het basisonderwijs.

o de samenwerking school – CLB schoolspecifiek in beeld brengen in de BB/AN.

o via het gebruik van data trachten in kaart te brengen waarom, door wie en naar waar verwezen wordt.

5. ALGEMEEN BELEID VAN HET CENTRUM

Het onderzoek naar het algemeen beleid van het centrum levert volgende vaststellingen op:

 Het leiderschap in het centrum wordt waargenomen door een multidisciplinair samengesteld coördinatieteam. Binnen het team heerst een goede verstandhouding.

Er wordt zorg besteed aan het welbevinden van het personeel.

 De medewerkers waarderen de laagdrempeligheid van het leiderschap, de geboden ondersteuning, de open communicatie en de constructieve werksfeer. Dit bleek zowel uit de tevredenheidsbevraging door de inspectie als uit de gesprekken tijdens de doorlichting.

 Het centrum heeft een duidelijke visie die zowel intern als extern werd gecommuniceerd. Deze visie wordt geconcretiseerd in een aantal prioriteiten.

 Het centrum expliciteerde de hiërarchische lijnen, taken en verantwoordelijkheden via een organogram. Dit ondersteunt een participatieve besluitvorming. In dit kader neemt het beleid heel wat initiatieven om de noodzakelijke informatie ter beschikking te stellen van de medewerkers. Er zijn diverse overlegmomenten met de voltallige personeelsgroep.

De algemene werking wordt ondersteund door administratief medewerkers.

 Het centrum telt 3 personeelsleden die belast zijn met de administratieve en

ondersteunende taken. De tewerkstellingsgraad varieert van 50% tot 100%. Er is een duidelijke verdeling van de verantwoordelijkheden per personeelslid: o.a.

personeelsadministratie, vorming, ICT, bestellingen, boekhouding, onthaal, … Deze taken en opdrachten zijn opgenomen in het individueel functieprofiel.

 Zij nemen deel aan de personeelsvergaderingen en aan werkgroepen. Ook zijn ze vertegenwoordigd in het coördinatieteam.

 Zij hebben voldoende mogelijkheden om vorming te volgen in het kader van de uitoefening van hun opdracht. De uitrusting waarover zij beschikken laat toe het werk op een kwaliteitsvolle wijze uit te voeren en de infrastructuur wordt als positief ervaren.

(23)

6. STERKTES EN ZWAKTES VAN HET CENTRUM

6.1 Wat doet het centrum goed?

Wat betreft de erkenningsvoorwaarden:

 het validiteitsonderzoek van diagnostisch materiaal op basis van Prodia

 de principes van DRM consequent toepassen

 bewuster en transparanter noteren in het multidisciplinair dossier

 het uitschrijven van het toegangsbeleid

 de wijze waarop mogelijke hulpvragen n.a.v. een algemeen consult opgenomen worden tijdens het multidisciplinair teamoverleg

 expliciteren en concretiseren van de samenwerkingsafspraken met externe diensten

 bouwen aan een cultuur van evalueren, meten en bijsturen

 een sterk uitgebouwde kwaliteitszorg, cyclisch en systematisch

 de betrokkenheid van alle medewerkers bij kwaliteitszorg Wat betreft de kwaliteit/kwaliteitsbewaking van de processen:

 de systematiek en de volledige uitvoering van de evaluatiecyclus van het personeel

 de aandacht voor een evenwichtige ontwikkeling van zowel leerlinggebonden activiteiten als schoolondersteuning

Wat betreft het algemeen beleid:

 het structureel voorzien van multidisciplinair handelen

 aandacht hebben voor tevredenheidsonderzoeken bij cliënten

6.2 Wat kan het centrum verbeteren?

 erover waken dat de school de cliënt probleembewust maakt

 partners bewust maken welke vragen ressorteren onder ‘zorgvragen preventieve gezondheidszorg’

 ouders actiever betrekken bij het consult in de tweede kleuterklas

 de BB/AN schoolspecifieker uitwerken

Wat betreft de kwaliteit/kwaliteitsbewaking van de processen:

 het betrekken van de leerlingen in het bao bij het hele proces van hulpverlening Wat betreft het algemeen beleid:

 centrumafspraken maken over het gebruik van een meldingsfiche

 de criteria voor multidisciplinair overleg verfijnen en concretiseren

 een procesevaluatie voorzien bij elk hulpverleningstraject

 evenwicht nastreven tussen formele en informele afspraken

 het gebruik van data uit de eigen registratie

6.3 Wat moet het centrum verbeteren?

 Nihil

(24)

Wat betreft de regelgeving:

 Nihil

7. ADVIES

In uitvoering van het Decreet betreffende de kwaliteit van onderwijs van 8 mei 2009 is het advies voor erkenning

GUNSTIG

8. REGELING VOOR HET VERVOLG

Nihil

Namens het inspectieteam, de inspecteur-verslaggever

Marleen Dobbels

Datum van verzending aan de directie en het bestuur van de instelling:

Voor kennisname

Het bestuur of zijn gemandateerde

Naam: