Het onderzoek naar de kwaliteit en de kwaliteitsbewaking van de geselecteerde procesindicatoren of -variabelen levert het volgende op:
4.1 Personeelsbeheer
4.1.1 Evaluatiesysteem
De vaststellingen wijzen op redelijke tot sterke aandacht voor:
- doelgerichtheid - ondersteuning - doeltreffendheid - ontwikkeling.
Motivering
Het aanbod om een functioneringsgesprek te houden met de directie werd reeds in 2006 gedaan aan het personeel.
Naarmate de regelgeving tot stand kwam en aangepast werd heeft het centrum deze evolutie opgenomen in de wijze waarop het evaluatiesysteem werd uitgebouwd.
De kwaliteitsstuurgroep heeft in 2005 een nota opgesteld die de basis vormde voor de organisatie van de eerste functioneringsgesprekken. Deze nota werd bijgestuurd en geactualiseerd in september 2009 en omvat volgende elementen:
o een omschrijving van de doelstelling o de gevolgde procedure
o de voorwaarden voor het slagen van een functioneringsgesprek o het verloop
o de inhoud van het gesprek
In mei 2011 kwam de functionerings- en evaluatieprocedure tot stand gebaseerd en aanvullend op de nota van 2009.
Elk personeelslid beschikt over een individueel functieprofiel. Dit profiel kwam tot stand op basis van het competentieprofiel van de cliëntnabije CLB-medewerker en van de algemene functieprofielen.
Het individueel functieprofiel sluit aan bij de zes rollen van de CLB-medewerker
waaraan negen resultaatsgebieden en competenties werden gekoppeld. Hierin worden volgende elementen opgenomen:
o de schoolgebonden verantwoordelijkheden o de interne centrumverantwoordelijkheden o de participatie aan centrum-werkgroepen o de zachte specialisaties
o de relevante gevolgde CLB-navormingen
o de externe vertegenwoordigingen in werkgroepen - vergaderingen o de specifieke engagementen en/of projecten
Tot op heden hadden alle personeelsleden twee functioneringsgesprekken met de directie. Een checklist van mogelijke gespreksonderwerpen wordt aan het
personeelslid bezorgd samen met een voorbereidingsformulier. Dit laat toe het gesprek voor te bereiden zowel voor het personeelslid als voor de directie.
Om evaluaties mogelijk te maken werden twee evaluatoren aangeduid door het inrichtend bestuur. De opdrachten en bevoegdheden van beide evaluatoren werden vastgelegd. Het personeel werd hierover geïnformeerd op een personeelsvergadering.
De formele functieprofielen en de evaluatieprocedure beantwoorden aan de bepalingen vervat in het Decreet Rechtspositie2
Alle personeelsleden hebben een eerste formele evaluatie gekregen en dus een volledige cyclus doorlopen zoals voorgeschreven door de regelgeving.
4.2 Professionalisering
4.2.1 Aanvangsbegeleiding
De vaststellingen wijzen op redelijke tot sterke aandacht voor:
- doelgerichtheid - ondersteuning - ontwikkeling Motivering
Het VCLB Izegem draagt zorg voor het inwerken van nieuwe medewerkers met de bedoeling de CLB–werking mét centrumeigen accenten snel te leren kennen en een vlugge integratie te bewerkstelligen. Het streeft ernaar dat een nieuwe collega en/of stagiair (1) weet wat het werk inhoudt, (2) zich goed voelt in zijn werk en (3) weet waar hij terecht kan.
Aanvangsbegeleiding is een gedeelde verantwoordelijkheid waarbij directie, coördinatieteam, ankerfiguren en alle teamleden betrokken worden:
o Directie: voorstelling CLB Izegem, werkverdeling, voorstelling kwaliteitshandboek, functiebeschrijving en rollen van de cliëntnabije CLB-medewerker, …
o Administratief medewerker: documenten personeelsdossier, arbeidsreglement/huishoudelijk reglement, …
o ICT-coördinator: LARS, afspraken betreffende laptopgebruik, …
o Medisch coördinator (voor een arts of paramedisch werker): taakverdeling medische activiteiten, standaarden, …
o Contactpersoon van de scholen: afspraken en BB/AN, … o Teamleden: werkafbakening, …
o Ankers: kennismaking met de specifieke inhouden en methodieken
De beginsituatie wordt niet formeel in kaart gebracht. De selectieprocedure en het curriculum zijn richtinggevend. Er wordt rekening gehouden met het feit of het om een vacante betrekking gaat dan wel om een vervangingscontract. Het is aan de nieuwe medewerker om noden en behoeften kenbaar te maken. Dit kan via overlegmomenten of rechtstreeks bij het coördinatieteam of de directie.
Een aantal basiscompetenties wordt voorop gesteld: flexibel, leergierig, multidisciplinair denken, assertief, eigen kennis inbrengen, … De competenties worden gekoppeld aan de zes rollen voor de cliëntnabije CLB-medewerker, waarbij prioritair aandacht besteed wordt aan de rollen van hulpverlener en coach, dé basistaken voor de CLB-medewerker.
Het eerste jaar wordt gezien als een ‘leerschool’. Er wordt aanvankelijk gefocust op basiswerk en visie (personeelsvergadering, teams, intervisie) om daarna uit te breiden (bv. een PMW start met de uitvoering van consulten en pas daarna met
2 Decreet betreffende de rechtspositie van sommige personeelsleden van het gesubsidieerd onderwijs en de gesubsidieerde centra voor leerlingenbegeleiding (27 maart 1991). In het bijzonder hoofdstuk Vbis en Vter.
vraaggestuurde begeleidingen). Per persoon wordt een individueel traject uitgewerkt zonder strakke timing, maar waar rekening gehouden wordt met de ervaring en de voorgeschiedenis van de medewerker.
Voor wat betreft een vervangingscontract wordt gezorgd voor overdracht van informatie door de titularis zelf, in het andere geval wordt hiernaar gestreefd, zodat de nieuwe medewerker snel vertrouwd is met de lopende zaken en de continuïteit gewaarborgd wordt.
Er wordt niet geopteerd voor een persoonlijke coach of mentor omwille van de kleinschaligheid van het CLB en de goed uitgebouwde teamwerking.
Introductie in de scholen gebeurt door de teamleden en/of directie/kwaliteitscoördinator. Voor bepaalde scholen worden de eerste activiteiten samen uitgevoerd (bv. bijwonen van de cel leerlingenbegeleiding). De BB/AN worden ter beschikking gesteld als kennismaking met de school waarvoor men de begeleiding zal opnemen.
Modules van de instapcursus georganiseerd door de ROC kunnen gevolgd worden ‘op maat’.
Volgend materiaal is ontwikkeld ter ondersteuning:
o een onthaalbrochure en ‘afspraken onthaal- en startersbeleid’ (een overzicht van geplande gesprekken), uitgewerkt door de kwaliteitsstuurgroep op voorstel en op basis van ervaringen van een nieuwe medewerker
o verwijzing naar de brochure van de koepel
o het vormingsplan waarin een overzicht van interne verantwoordelijkheden, overlegfora, netwerkvertegenwoordiging en zachte specialisaties is opgenomen
Er werd nog geen formele evaluatie gedaan van de aanvangsbegeleiding, mede door weinig personeelswissels, waardoor het centrum geen zicht heeft op effect ervan.
Regionale Ondersteuningscel
Op niveau van de provincie West-Vlaanderen werd een regionale ondersteuningscel (ROC) opgericht met als doel de deelnemende centra inhoudelijk te ondersteunen met het oog op de professionalisering van de centra en hun medewerkers. Om deze doelstelling te realiseren is een provinciale vormings- en ondersteuningscel (PVOC) opgestart.
Het VCLB Izegem draagt een omkaderingsgewicht van 0,17 over aan de ROC.
De PVOC staat in voor:
o instapbegeleiding van nieuwe CLB-medewerkers
o aanbrengen van basiscompetenties (visie, concepten en vaardigheden)
o implementeren van nieuwe inzichten, methodieken en doorgeven van interessante informatie of vorming
o verdiepen en concretiseren van theorie en visie in functie van de bruikbaarheid in de praktijk
o bewaken van gemeenschappelijke werkwijzen en visie
o intervisie tussen de centra: uitwisselen interessante informatie, werkwijzen en materialen
o ICT-ondersteuning
o vraaggestuurde centrumondersteuning
De PVOC vervult zijn opdracht door:
o trendwatching o trendsetting
o vorming geven aan of coaching van de ankerfiguren
o samenwerking met andere partners (bv. pedagogische begeleidingsdienst)
De PVOC stemt zijn werking af met de permanente ondersteuningscel (POC).
Het bestuur van de ROC heeft na overleg met de directies beslist vraaggestuurde centrumondersteuning te beperken.
Om na te gaan of men de doelstellingen bereikt heeft, doet de PVOC een systematische bevraging naar het beleid en de medewerkers. Deze evaluaties tonen aan dat (1) de vooropgestelde doelstellingen behaald worden, (2) de beoogde effecten gerealiseerd worden en (3) er een grote tevredenheid is.
Uit het gesprek met het beleid van VCLB Izegem en uit de bevraging van het centrum bij zijn medewerkers blijkt dat het aanbod aan ondersteuningsactiviteiten vanuit de ROC ruim voldoende tegemoet komt aan de noden en behoeften van de organisatie en de medewerkers. Ook de gesprekken met de medewerkers tijdens de doorlichting bevestigen dit.
4.3 Begeleiding
4.3.1 Schoolondersteuning
De vaststellingen wijzen op redelijke tot sterke aandacht voor:
- doelgerichtheid - ondersteuning - ontwikkeling Motivering
Het centrum heeft naar aanleiding van de resultaten van de zelfevaluatie en de evaluatiegesprekken recent een werkgroep schoolondersteuning opgestart. De werkgroep is multidisciplinair samengesteld, ontwikkelt materialen/handvaten met als doel de werking rond schoolondersteuning meer planmatig te laten verlopen.
De medewerkers nemen in de meeste scholen al schoolondersteunende activiteiten op. Deze zijn vooral gericht op het versterken van de draagkracht van de leerkrachten en het uitbouwen van een zorgstructuur (o.a. zorgladder, gezondheidsbeleid, …).
De aanleiding voor het opstarten van deze acties en/of projecten is meestal het gevolg van vragen van scholen en soms vanuit vaststellingen door CLB. Deze vaststellingen zijn vooral gebaseerd op de bevindingen vanuit individuele vragen en cases.
Er is een sterke belangstelling voor schoolondersteunend werken, men zoekt naar mogelijkheden om dit nog meer concreet gestalte te geven en (vooral) meer het accent te leggen op het ondersteunen van de school als systeem. De visietekst van de koepel, de ervaringen met de werking rond het gezondheidsbeleid op school, … worden als achtergrond en ondersteunend materiaal gebruikt.
Om meer (in)zicht te krijgen in de aanpak van schoolondersteuning, volgden twee medewerkers de opleiding ‘Met de school op stap’. Door de werkgroep zal een traject uitgewerkt worden om ook de andere medewerkers bij te scholen zodat de schoolondersteunende taak door alle medewerkers opgenomen kan worden. Het uitwerken van een planning met een timing is hierbij aangewezen.
Er werden stappen gezet om de schoolondersteunende taak van het CLB meer bekend te maken bij de scholen. Er werd informatie gegeven aan de directies en zorgcoördinatoren van de basisscholen en bij de bespreking en de evaluatie van de BB/AN wordt het item schoolondersteuning expliciet meegenomen.
De medewerkers brengen alle vragen naar schoolondersteuning vanuit de scholen systematisch in kaart. De projecten die in de scholen lopen, worden niet in kaart gebracht.
Sommige medewerkers registreren de schoolondersteunende activiteiten maar dit is nog geen centrumafspraak.
4.4 Evaluatie
4.4.1 Verwijspraktijk
De vaststellingen wijzen op redelijke tot sterke aandacht voor:
- doelgerichtheid - ondersteuning Motivering
Tijdens de doorlichting beoordeelt de inspectie de kwaliteit van het verwijstraject waarbij extra aandacht besteed wordt aan de betrokkenheid van de leerlingen en ouders, het multidisciplinair handelen en de opvolging.
Er zijn verschillende materialen ontwikkeld ter ondersteuning van de medewerkers o.a.
procedure doorverwijzing school-CLB, procedure externe doorverwijzing, overzicht DRM en kernactiviteiten, handleiding voorbereiding zorgteam, beslisboom teamoverleg. Een visietekst is in ontwikkeling in de werkgroep verwijspraktijk.
De verschillende kernactiviteiten van het leerlinggebonden aanbod zoals beschreven in het ‘BVR operationele doelstellingen’ zijn gekend en worden doorlopen. Hierbij wordt rekening gehouden met de termijnen die de wetgever bepaalt.
Het verwijsproces begint bij het opvangen van signalen. Deze komen van de school, de ouders en/of de leerlingen en via de consulten. Ze komen meestal terecht bij de contactpersoon van de school. Het gebruik van een meldingsfiche is eerder beperkt.
Zo snel mogelijk na de melding gebeurt de vraagverheldering om een duidelijk zicht te krijgen op de aard en omvang van het probleem. Volgens de medewerkers blijkt dat de ouder- en leerlingbetrokkenheid een voorwaarde is om de vraag op te nemen.
Sommige scholen streven ernaar om de hulpvraag door de cliënt zelf te laten stellen.
Uit de gesprekken blijkt dat het terugkoppelen naar het multidisciplinair team gebeurt zoals beschreven in de ‘beslisboom teamoverleg’. De criteria wanneer iets op team gebracht wordt zijn gekend. Er is ook intercollegiaal overleg, dit wordt niet systematisch geregistreerd.
De verwijzing naar externe hulpverlening is altijd een teambeslissing. Naargelang de ernst en de complexiteit van het probleem kan beslist worden tot een onmiddellijke verwijzing. In de andere gevallen zal dit pas gebeuren na een kortdurende begeleiding.
Het ontwikkelen van criteria op centrumniveau kan de personeelsleden ondersteunen bij deze beslissing.
Bij de verwijzing is er een gesprek met de leerling en/of ouders om hen te informeren, de beslissing te duiden en hen te motiveren. Men streeft ernaar dat de cliënt zelf contact opneemt met de externe dienst. Bij kansarmen wordt aanklampend en ondersteunend gewerkt.
De uitwisseling van informatie met externe diensten: de inhoud wordt met de cliënt besproken maar het formele aspect (toelating tot overmaken van gegevens) is nog niet aanwezig. Het verwijsverslag (neerslag van het begeleidingstraject) wordt meestal met de cliënt meegegeven of na toestemming rechtstreeks aan de dienst bezorgd.
De follow-up na een verwijzing maakt deel uit van de afgesproken procedure externe doorverwijzing. We stellen vast dat de toepassing van dit principe nogal wisselend verloopt.
Indien door de wachtlijsten de verwijzing niet meteen mogelijk is gaat men (1) ondersteuning bieden aan ouders en leerkrachten, (2) zelf de begeleiding verderzetten of (3) alternatieven zoeken in het netwerk.
Er is een overzicht van het netwerk en van de verwijscriteria naar het netwerk. Met verschillende diensten werden samenwerkingsprotocollen afgesloten.
De verplichte registratie in LARS wordt uitgevoerd. Op centrumniveau is er geen evaluatie van de verwijstrajecten, dit kan een bron zijn voor kwaliteitsverbetering en bijsturen van de werking.
Om de kwaliteit van de verwijspraktijk te verbeteren, kunnen een aantal stappen gezet worden:
o de opvolging van het verwijstraject tijdig met de cliënt afspreken.
o meer betrekken van de leerling in het basisonderwijs.
o de samenwerking school – CLB schoolspecifiek in beeld brengen in de BB/AN.
o via het gebruik van data trachten in kaart te brengen waarom, door wie en naar waar verwezen wordt.