Inleiding
Het voorliggende KPI-verslag gemeente Bronckhorst is gebaseerd op de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) voor de gemeentelijke archieftaken zoals die zijn opgesteld door de VNG
(ledenbrief ‘Horizontale verantwoording gemeentelijke archiefketen’ van 21 juli 2011). De archief-KPI’s omvatten tien hoofdvragen die bij het beantwoorden daarvan een beeld vormen van de kwaliteit van de informatiehuishouding en van de mate waarin de gemeente aan de archiefwettelijke eisen voldoet.
Het KPI-verslag gemeente Bronckhorst is ook het KPI-verslag voor de GR IJsselgraaf. IJsselgraaf is een kleine gemeenschappelijke regeling. Gemeente Bronckhorst voert ook het informatie- en archiefbeheer uit voor IJsselgraaf. Wanneer relevant wordt specifiek ingegaan op GR IJsselgraaf.
Het verslag beschrijft per KPI-categorie de stand van zaken binnen de gemeente Bronckhorst. Per categorie wordt in een korte conclusie de vraag beantwoord in hoeverre de gemeente aan de archiefwettelijke eis voldoet. De aanbevelingen worden apart benoemd.
De KPI-vragenlijst is ingevuld door Gerrit van Middelkoop (coördinator DIV - gemeente Bronckhorst, tevens voor IJsselgraaf), Femia Siero (gemeentearchivaris Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers [Erfgoedcentrum]) en Hans Berende (archiefinspecteur Erfgoedcentrum).
Iedere KPI-categorie bestaat uit een hoofdvraag en deelvragen, de wettelijke grondslag van de KPI- vraag, een oordeel of al dan niet voldaan wordt aan de wettelijke eis en of er eventueel sprake is van taakverwaarlozing op grond waarvan de provinciale toezichthouder kan besluiten in te grijpen. Ook bevat het een toelichting en actiepunten. Deze KPI-vragenlijst (zie bijlage) vormt de basis van het KPI-verslag.
1. Lokale regelgeving
Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen?
Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer
De gemeente beschikt over een door de gemeenteraad vastgestelde Archiefverordening (22 mei 2008) en een door B&W vastgesteld Besluit Informatiebeheer (15 april 2008). Deze zijn op 5-8-2008 toegezonden aan de archiefinspectie provincie Gelderland. Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer zijn aan actualisatie toe. Er wordt gewacht op de modellen van BRAIN.
Voor IJsselgraaf geldt dat er geen aparte regelgeving is vastgesteld. De regelgeving van gemeente Bronckhorst wordt gevolgd.
Wijziging overheidstaken
De laatste 5 jaren heeft overdracht van taken plaatsgevonden. Verklaringen van overdracht van archiefbescheiden zijn opgesteld en in kopievorm zijn archiefbescheiden
(personeelsdossiers) ter beschikking gesteld aan de desbetreffende organisaties.
Gemeenschappelijke regelingen
De gemeente beschikt over een dossier “Register deelname gemeenschappelijke regelingen”
(Z67868), dat functioneert als een register.
Bij andere samenwerkingsvormen waarbij uitvoering van taken op afstand worden gezet in overheidsstichtingen, NV’s en publiek-private samenwerkingsverbanden is het eveneens van belang om bepalingen ten aanzien van het archiefbeheer op te nemen. In dit kader zijn de volgende samenwerkingsverbanden te noemen waar geen voorzieningen omtrent de zorg voor archiefbescheiden zijn getroffen. Dat geldt bijvoorbeeld voor IJsselgraaf.
Het is mogelijk dat meerdere samenwerkingsverbanden zijn aangegaan. Ten tijde van de beantwoording van de KPI-vragen was dat verder niet bekend.
Conclusie
De gemeentelijke regelingen voldoen ten dele aan de wettelijke eisen. De Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer zijn verouderd.
Er is aandacht nodig voor het (alsnog) treffen van regelingen ten aanzien van de zorg voor en het beheer van archief.
Aanbevelingen
Actualiseer Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer. Gebruik daarbij de beschikbaar komende modellen van BRAIN. Het nalaten van een actuele archiefverordening is een vorm van taakverwaarlozing.
Blijf aandacht houden voor zorg en beheer van archief bij samenwerkingen en bij uitbesteding van dergelijke taken door het treffen van overeenkomsten/ regelingen.
Zorg dat de afspraken over verantwoordelijkheden informatie- en archiefbeheer IJsselgraaf vastgelegd en vastgesteld worden.
2. Interne kwaliteitszorg en toezicht
Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding?
De gemeente werkt op diverse onderdelen aan de kwaliteit van haar informatiehuishouding.
Er is een informatiebeveiligingsbeleid (september 2014) vastgesteld, gebaserd op NEN-ISO 27001 en NEN-ISO 27002. Er is een dynamisch postboek dat continue bijgewerkt wordt. In 2011 is er onderzoek geweest naar het postproces waar aanbevelingen gedaan zijn, zoals maken, vastleggen en bewaken van strakke afspraken over de afhandeling van post en het beraden over een intensievere kwaliteitsbewaking in Decos. Er is ook een plan van aanpak uit 2008 om de kwaliteit van de DIV te verbeteren. Hier wordt naartoe gewerkt. Bovendien is er regelmatig overleg.
De gemeente beschikt echter niet over een kwaliteitssysteem met toetsbare eisen zoals is geformuleerd in art. 16 van Archiefregeling als zodanig. Er is niet volledig zicht op waar de kwaliteit voldoet of niet voldoet, en een gecontroleerde toewerking naar verbetering van kwaliteit in het geheel.
De door de gemeente benoemde gemeentearchivaris brengt in het algemeen en dagelijks bestuur jaarlijks verslag uit over het toezicht op het beheer van niet-overgebrachte
archiefbescheiden en over het beheer van de archiefbewaarplaats. Het verslag wordt tevens aan de betrokken wethouder verstuurd.
Conclusie
Bij de gemeente ontbreekt een volledig archiefwettelijk voorgeschreven toetsbaar kwaliteitssysteem voor het archiefbeheer. Er zijn elementen die voldoende lijken. Er zijn beperkt toetsbare eisen geformuleerd.
Aanbevelingen
Zorg voor overzicht in welke mate wel en niet voldaan wordt aan de eisen van een kwaliteitssysteem. Leg dit vast en werk het verder uit, inclusief toetsbare eisen, zodat een kwaliteitssysteem ingevuld wordt. Formuleer ook toetsbare eisen. Het nalaten / ontbreken van een kwaliteitssysteem met toetsbare eisen is een vorm van taakverwaarlozing.
3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden
Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden?
Bij de gemeente Bronckhorst is in de praktijk sprake van een hybride situatie. Er is geen sprake van vervanging, Dit handboek is in voorbereiding; hierover is regelmatig overleg met de archiefinspectie van het Erfgoedcentrum.
Gemeente Bronckhorst voert ook informatie- en archiefbeheertaken voor GR IJsselgraaf uit.
De documenten van en voor IJsselgraaf worden opgenomen in Decos. Daarbij is niet
aangegeven dat IJsselgraaf de zorgdrager is. Het risico is dat er vermenging is van dossiers, maar ook van vernietiging.
Metadata
Er is geen vastgesteld en geïmplementeerd metadataschema als zodanig. In het kader van het Handboek vervanging wordt hier naartoe gewerkt.
Materialen
Er wordt over het algemeen gebruik gemaakt van duurzame materialen om archiefbescheiden te bewaren en te beheren.
Erfgoedcentrum
Bij het Erfgoedcentrum worden metagegevens van overgebrachte archieven in het archiefbeheerssysteem MaisFlexis (MF) geborgd per archief en voor de gehele collectie archieven.
Conclusie
Er is geen sprake van vervanging van archiefbescheiden. De papieren originelen zijn leidend.
Er is geen vastgesteld metadataschema als zodanig.
IJsselgraaf wordt niet als aparte zorgdrager gezien bij de archivering van documenten.
Aanbevelingen
Er is geen sprake van vervanging van archiefbescheiden. De papieren originelen zijn leidend.
Ga over tot het opstellen en vaststellen van een Handboek vervanging archiefbescheiden, om volledig digitaal te gaan werken.
Stel een metadataschema vast.
Maak duidelijk dat IJsselgraaf een aparte zorgdrager is. Laat dat terugkomen in de overbrenging en vernietiging.
4. Digitale archiefbescheiden
Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften?
De gemeente heeft geen vastgesteld totaalbeleid ten aanzien het beheer van digitale
archiefbescheiden. Wel is er beleid op het gebied van informatiebeveiliging en er zijn plannen en procedures voor digitaal werken. Gemeente werkt niet op basis van het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer. Dit is nodig om digitaal te kunnen werken.
Gemeente Bronckhorst zorgt voor archivering van haar website. Ook heeft Bronckhorst de archiveringsmodule social media aangeschaft.
Conclusie
Er wordt niet systematisch gewerkt aan digitaal informatiebeheer. Het is niet duidelijk of de gemeente voldoet aan de specifieke wettelijke voorschriften, wat kan blijken uit een toetsing op basis van RODIN.
Aanbevelingen
Stel beleid op ten aanzien van het vormen en beheren van digitale archiefbescheiden. Bij het nalaten / ontbreken hiervan is dit een vorm van taakverwaarlozing.
Toets vervolgens het beleid en de uitvoering aan de hand van RODIN.
5. Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden
Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor de bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie?
De gemeente hanteert de geldende selectielijst voor archiefbescheiden en de lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken voor het selecteren en vernietigen van archiefbescheiden.
Behandelaars worden niet automatisch geraadpleegd dan wel op de hoogte gebracht van het voornemen archiefbescheiden te vernietigen, maar alleen bij twijfel. Daarmee is er enig risico dat archiefbescheiden worden vernietigd, die nog noodzakelijk zijn voor de taakuitvoering dan wel – om bijzondere redenen – voor bewaring in aanmerking komen.
In de verklaring van vernietiging is de categorie op grond waarvan vernietiging plaatsvindt niet opgenomen.
Er is nog geen sprake van vervanging bij de gemeente Bronckhorst. Er wordt aan een handboek gewerkt.
Er is een achterstand in vernietiging. Dossiers die in of na 2008 vernietigd kunnen worden, zijn nog niet vernietigd. Er is wel een conceptlijst van in 2008 te vernietigen stukken. Deze is nog niet vastgesteld mede vanwege hoge werkdruk bij het Ecal.
IJsselgraaf is niet als aparte zorgdrager opgenomen is in Decos. Het risico is dat de te bewaren stukken van IJsslegraaf in een vernietigingsronde als te vernietigen stukken van gemeente Bronckhorst worden gezien. Zie ook onder punt 3.
Conclusie
De gemeente selecteert en bewaart volgens de geldende Vernietigingslijst en Selectielijst voor de gemeente Bronckhorst. Aandachtspunten zijn dat behandelaars niet standaard worden geraadpleegd en er een achterstand in vernietiging is.
Voor IJsselgraaf: zie onder punt 3.
Aanbevelingen
Optimaliseer de procedure voor vernietiging.
Zorg daarna voor de vernietiging van stukken die tussen 2008 en 2015 vernietigd kunnen worden.
Voor IJsselgraaf: zie onder punt 3.
6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet 1995 ‘te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk?
Er is een achterstand in overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats: 93 m1 milieuvergunningen en 421 overig over te dragen archieven. Er is een overzicht en er wordt toegewerkt naar een terugbrenging van de achterstand en hierover zijn afspraken gemaakt tussen gemeente Bronckhorst en ECAL. Het college heeft geen machtiging tot opschorting van overbrenging van deze bestanden aangevraagd en ontvangen van Gedeputeerde Staten.
Ook is er een achterstand in de overbrenging van de registers van de Burgerlijke Stand.
Voor IJsselgraaf: zie onder punt 3.
Conclusie
Er is een aanzienlijke achterstand in de overbrenging van archiefbescheiden. Voor de milieuvergunningen en persoonskaarten kan aangehaald worden dat deze een uitzondering kunnen vormen op de wettelijke regel van overbrenging van 20 jaar. Dat geldt niet voor de overige archieven (secretarie en registers van de Burgerlijke Stand).
Voor IJsselgraaf: zie onder punt 3.
Aanbevelingen
Bewerk de archiefbestanden die volgens de wettelijke termijn van 20 jaar voor overbrenging in aanmerking komen en zorg voor overbrenging of ander: vraag en machtiging tot
opschorting aan bij Gedeputeerde Staten. Bij het nalaten / ontbreken hiervan is dit een vorm van taakverwaarlozing.
Zorg voor overbrenging van de registers van de Burgerlijke Stand, rekening houdend met de wettelijke overbrengingstermijnen.
Voor IJsselgraaf: zie onder punt 3.
7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde?
De gemeente Bronckhorst heeft haar beheer omtrent de te bewaren archiefbescheiden belegd bij het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers. De archiefbewaarplaats bevindt zich in Doetinchem. GS heeft de archiefbewaarplaats in juli 2012 goedgekeurd. De klimatologische
omstandigheden worden voortdurend in de gaten gehouden middels een
gebouwbeheersysteem. In de regel vindt tweewekelijks een controlemoment plaats.
Er is een archiefruimte bij de gemeente Bronckhorst. De archiefruimte is gebouwd bij de bouw van het nieuwe gemeentehuis in 2010. Daarbij zijn de eisen voor een archiefruimte
meegegeven. Er is niet formeel vastgesteld dat de ruimte aan de eisen voor archiefruimten voldoet.
De gemeente beschikt nog niet over een e-depot voor de bewaring van haar digitale
archiefbescheiden. Het Erfgoedcentrum onderzoekt momenteel de mogelijkheden om een e- depot in te richten of aansluiting te zoeken bij andere partijen.
Conclusie
Er is geen archiefruimte waarvan formeel vastgesteld is dat deze aan de eisen voldoet.
De archiefbewaarplaats van het Erfgoedcentrum daarentegen voldoet volledig aan de eisen.
Voor de digitale archiefbescheiden zal men in de nabije toekomst gebruik maken van een e- depot-achtige voorziening.
Aanbevelingen
Onderzoek of de archiefruimte voldoet aan de eisen. Daarbij kan gebruik worden gemaakt van de http://lopai.nl/pdf/Werkwijze-procedure-bouwcommissie-2013.pdf
8. Ter beschikking stelling van naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden
Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet 1995?
Na advies van de beheerder van de archiefbewaarplaats stelt de zorgdrager de verklaring van overbrenging op waarin desgewenst beperkingen van de openbaarheid zijn opgenomen.
Archiefbescheiden die hierop betrekking hebben, staan vermeld in de verklaring. Echter de beperkingscriteria zijn in het verleden niet opgenomen en er vond geen besluitvorming in het college plaats.
Regels omtrent een afwijzing van raadpleging of gebruik van archiefbescheiden zijn opgenomen in de huisregels van het Erfgoedcentrum.
Het Erfgoedcentrum hanteert het Kwaliteitshandvest Dienstverlening van Brain.
Conclusie
Het college is als zorgdrager in het verleden onvoldoende betrokken geweest bij de besluitvorming omtrent openbaarheidsbeperkingen.
Aanbevelingen
Stel voortaan het besluit tot beperking van de openbaarheid op de juiste gronden op. Bij het nalaten / ontbreken hiervan is dit een vorm van taakverwaarlozing.
9. Rampen, calamiteiten en veiligheid
Heeft de gemeente plannen voor het behoud van de (te bewaren) archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden?
Er is een Regionaal Crisisplan Noord- en Oost-Gelderland 2012-2015. Hierin is geen specifieke aandacht voor archiefbescheiden in archiefruimten. De gemeente heeft een conceptplan voor de archiefruimte.
Bij het Erfgoedcentrum is een calamiteitenplan 2014 en een gecombineerd BHV-CHVplan (Bedrijfshulpverlenings- en collectiehulpverleningsplan) voor de archiefbewaarplaats aanwezig. Bij calamiteiten zullen de archieven uit de archiefbewaarplaats verplaatst worden naar de archiefbewaarplaatsen in de regio, te weten bij de collega-archiefdiensten van Waterschap Rijn en IJssel, Regionaal Archief Zutphen en Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg.
Conclusie
Er wordt gewerkt aan plannen voor het behouden van analoge archiefbescheiden binnen de gemeentelijke organisatie in de vorm van een calamiteitenplan. Dit is in concept klaar en moet nog vastgesteld worden.
Aanbevelingen
Stel plannen en procedures op en vast ten aanzien van het behoud van de archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden en laat ze onderdeel uitmaken van de heersende plannen binnen de gemeentelijk organisatie.
10. Middelen en mensen
Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau?
De gemeente heeft exclusief de manager die ook leiding geeft aan andere clusters 8,7 fte voor DIV-medewerkers, waarvan twee medewerkers in opleiding zijn voor een VVA-diploma.
Ook andere medewerkers dan DIV zijn binnen de gemeentelijke organisatie betrokken bij de informatievoorziening en archiefwerkzaamheden. Zij zijn allen goed op de hoogte van interne richtlijnen om een goed informatiebeheer te kunnen verwezenlijken. Voor het uitvoeren van taken op het gebied van zorg en beheer van archiefbescheiden van de gemeente is 442.557,- euro in de begroting opgenomen.
Men is van mening dat het kwaliteitsniveau van de medewerkers DIV voldoende is om alle wettelijke taken naar behoren uit te voeren.
Met name sinds de herindeling in 2005 zijn achterstanden ontstaan. Er is in totaal 514 m1 aan achterstand in fysieke archiefbewerking. Er is een planning om de achterstanden uiterlijk eind 2018 weggewerkt te hebben. Deze planning is afgesproken tussen gemeente
Bronckhorst en Ecal.
In maart 2005 zijn er vanuit de Provinciale toezichthouder diverse aanmerkingen geweest.
Deze zijn niet meer van toepassing.
Ook het Erfgoedcentrum kampt met achterstanden in het bewerken van archieven van de gemeente Bronckhorst. Er is 86 m1 archief (opname juli 2013) materieel te verzorgen van archieven m.b.t. de gemeente Bronckhorst en voorlopers. De omvang van archieven die nog niet voldoende zijn ontsloten en daarmee beschikbaar zijn voor het publiek bedraagt 40,5 m1 (opname 31 december 2014).
Het erfgoedcentrum is voortdurend bezig om haar achterstanden weg te werken.
Conclusie
Vooral sinds de herindeling heeft de gemeente een achterstand opgelopen in de informatie- en archiefhuishouding. Dat brengt grote risico’s met zich mee op het gebied van
verantwoording afleggen, juiste informatie beschikbaar stellen en transparant zijn. Er is een planning om de achterstanden in te halen. Daarbij moet wel rekening gehouden worden dat er voldoende tijd beschikbaar is voor het verbeteren van de huidige situatie en de overstap te maken naar volledig digitaal werken.
Aanbevelingen
Voer de planning om achterstanden op analoog archiefgebied weg te werken uit.
