Plan van aanpak realisatie “Veilig Thuis”(AMHK) periode tot 1-1-2015 Identificatie plan van aanpak
Bij brief van 7 april 2014 is aan de GGD Hollands Noorden gevraagd een business case te maken voor het te vormen AMHK per 1-1-2015. In de brief en de bijgaande opdracht is aangegeven dat de huidige uitvoerende instanties deze taak in 2015 nog onder nader te bepalen condities blijven uitvoeren maar dat uiterlijk 1-1-2016 sprake moet zijn van een volledige integratie van de taken AMHK in één organisatie. Dat betekent dat vanaf heden er een overgangsperiode is waarin :
de huidige uitvoerders tot 1-1-2016 verantwoordelijk blijven voor de realisatie en functioneren van het AMHK. De directies van de huidige uitvoerders zijn
vertegenwoordigd in een directieoverleg. Gedurende de overgangsfase zal dit overleg worden voortgezet als stuurgroep AMHK. De kwartiermaker neemt aan dit overleg deel. Onder regie van de GGD HN en bestuurlijke verantwoordelijkheid van de stuurgroep AMHK wordt de realisatie van het AMHK gedelegeerd aan de
kwartiermaker en de operationele aansturing voor 2015 aan een nog aan te stellen manager bij de GGD NH. Daarmee wordt vanaf 1.1.2015 de organisatorisch eenheid onder juridische verantwoordelijkheid van GGD HN operationeel , met centrale aansturing, één (virtueel) loket, met eenduidige werkprocessen, één
registratiesysteem, ondersteund door de staf van GGD HN en in 2015 met personele bezetting vanuit de samenwerkende organisaties, die ieder zelfstandig zorgdragen voor de financiering van hun aandeel in deze dienstverlening.
per 1-1-2016 het AMHK volledig zelfstandig zal functioneren onder de bestuurlijke en operationele verantwoordelijkheid van enkel GGD HN. De wijze waarop deze zelfstandige positie wordt gerealiseerd wordt door de kwartiermaker nader uitgewerkt in het projectplan 2015.
voldaan wordt aan de nieuwe wettelijke eisen van 1 AMHK per 1-1-2015.
De business case die bedoeld is om de situatie per 1-1-2016 in beeld te brengen wordt verder ontwikkeld zodat deze in september door de stuurgroep kan worden aangeboden aan de colleges van B&W van de 19 betrokken gemeenten.1 Vanwege de besluitvorming en de krappe tijdslijn is besloten dat vooruitlopend op de vaststelling van de business case en het verlenen van de definitieve opdracht de GGD Hollands Noorden wordt gevraagd een plan van aanpak te maken voor de fase tot 1-1-2015. Dit plan van aanpak is bedoeld om op 1-1-2015 te voldoen aan de wettelijke eisen en daarnaast het scheppen van de randvoorwaarden voor de verdere acties in 2015.
1 Wellicht dat dit ook geldt voor de gemeente Uitgeest die heeft aangegeven bij de afspraken in NHN te willen aansluiten.
Doelstelling , projectstructuur en resultaten
Het doel van dit plan van aanpak is om ervoor zorg te dragen dat alle gemeenten in de regio NHN op 1-1-2015 hun wettelijke taken ten aanzien van het AMHK kunnen uitvoeren, er een basis is gelegd voor de aansturing en monitoring van het AMHK in 2015 en als laatste dat de voorbereidingen voor de volledige integratie van de taken per 1-1-2016 zijn gestart.
Daartoe wordt onder verantwoordelijkheid van de kwartiermaker de volgende projecten in 2014 en 2015 onderscheiden:
1. Ontvlechting en allocatie (van mensen en middelen bij de latende partijen). Om per 1 1 2015 een operationeel AMHK te realiseren, zal bij de samenwerkende partijen
duidelijkheid moeten ontstaan welke medewerkers en middelen beschikbaar worden gesteld voor de vorming van het AMHK. Binnen de organisaties moet heldere scheiding worden aangebracht tussen hun hulpverlenende diensten en de diensten van het
toekomstig AMHK. In deze fase wordt bepaald wie van de medewerkers gaan meewerken in het AMHK 2015. welke ondersteuning en expertise de samenwerkende partijen zullen inbrengen bij de vorming en uitvoering van het AMHK, hoe communicatie met de medewerkers zal plaatsvinden, wie van de samenwerkende partijen participeert in de projectgroepen en er waar gewenst leiding aan geeft.
2. Samenwerken voor kwaliteit. In dit project ligt de nadruk op het realiseren van de samenwerking tussen alle betrokken medewerkers van alle partijen die het AMHK per 1 januari vorm zullen geven. De focus is daarbij gericht op samenwerken, nieuwe
werkprocessen de vormen van de afdelingsstructuur en opleiden om aan het vereiste kwaliteitsniveau te voldoen. Alle medewerkers van zowel frontoffice als backoffice worden geschoold in de integrale werkprocessen van het AMHK.
3. Gemeenten, Wijkteams en AMHK. Deze projectgroep legt de operationele afspraken vast over hoe er vanaf 1 januari 2015 met gemeenten en de wijkteams in de regio wordt samengewerkt, hoe informatie wordt gedeeld en hoe de hulpverlening kan worden gemonitord, hoe de participatie is in op- en afschalingsoverleg. De resultaten worden gedeeld met de projectgroep Samenwerken voor kwaliteit (zie project 2) , en worden getest en geborgd in de werkprocessen.
4. Afspraken overige ket partners. Bestaande afspraken met Politie , Raad van de
Kinderbescherming, Jeugdbescherming, Jeugdreclassering, crisisdiensten, ondersteuning THV, OM en veiligheidshuis, worden geïnventariseerd, beoordeeld en besproken, waar nodig aangepast en gedeeld met de projectgroep Samenwerken voor kwaliteit (zie project 2) , getest en geborgd in de werkprocessen..
5. Bedrijfsvoering 24 x 7. Deze projectgroep organiseert alle bedrijfsmatige aspecten die voor de realisatie van 24 x7 (bereikbaarheid en beschikbaarheid) noodzakelijk zijn.
Daartoe wordt gerekend Implementatie CORV per 1 -1-2015, implementatie en
afstemming met de samenwerkende partijen voor één registratiesysteem per 1-1-2015;
conversie van systemen, facilitering training aan medewerkers voor deze systemen, organisatie roostering; (financiële) besturing van de projecten en het AMHK.
6. Projectplan 2015: Dit betreft zowel a) het opstellen van een plan en budget voor de verdere ontwikkeling van en het AMHK ingebed in GGD HN, als b) de werving en selectie van een manager AMHK.
Tenzij voortschrijdend inzicht aanpassingen verlangt , is de beoogde projectstructuur:
Samens telling:
GGD H N , BJZ NH, dnoDoen, Oranjehuis/Blijfgroep, Blijf Den helder en Kwartiermaker AMHK
Kwartiermak er AMH K, Projectmanager BJZ; Manager bedrijfsvoering GGD, inhoudsdeskundige GGD, Financieel Adviseur
1 Ontvlechting en Allocatie V ertegenwoordigers s amenwerk ende partijen , kwartiermaker AMHK en Inhoudsdeskundige GGD 2 Samenwerken voor kwaliteit Projec tmanager BJZ , vertegenwoordiger
samenwerkende partijen, medewerker bedrijfsbureau voor beschrijving processen, medewerker communicatie;
trainers VNG deskundigheidsbevordering en registratie.
3 Gemeenten, wijkteams en AMHK Inhouds des k undige GGD , medewerker bedrijfsbureau voor beschrijving processen, juridisch medewerker GGD
4 Afspraken overige partijen Juridis c h medewerk er GGD , Inhoudsdeskundige GGD, medewerker bedrijfsbureau voor beschrijving processen
5 Bedrijfsvoering 24/7 Manager bedrijfs voering GGD , HRM roostering, ICT, communicatie, trainen, registratie, conversie
6 Projectplan 2015 Kwartiermak er AMH K, HRM, manager bedrijfsvoering GGD, Inhoudsdeskundige GGD, Financieel adviseur Projec torganis atie:
Directieoverleg AMHK
Programmateam
Projectteams:
Door Bureau Jeugdzorg is toegezegd dat zij een projectmanager zal leveren, die participeert in het Programmateam en leiding geeft aan het project Samenwerken aan Kwaliteit. Met de andere samenwerkende organisaties vind nog afstemming plaats voor inzet van expertise en capaciteit voor de realisatie van het AMHK.
De Vereniging van Nederlandse Gemeenten heeft ondersteuning aangeboden voor de levering van trainers ten behoeve van de deskundigheidsbevordering. Er wordt afgestemd hoe deze inzet aan te sluiten bij de beoogde tijdsplanning voor de realisatie van dit plan.
In de samenhang van deze projecten zijn uiterlijk per 31-12-2014 de volgende resultaten geboekt:
1) Heldere samenwerking tussen uitvoerende partijen. Met partijen wordt overlegd en door partijen wordt bepaald welke concrete resultaten per 1-1-2015 gerealiseerd zijn.
2) 24 x 7 bereikbaarheid;
3) Uitwerking van de geïntegreerde werkwijze bereikbaarheidsdienst waarbij tenminste de huidige werkrelaties met de partijen in stand blijven mbt oa uitvoeren onderzoek, crisisinterventie en ondersteuning THV, samenwerking JB, JR, RvdK, OM en
veiligheidshuis;
4) Aansluiting van de GGD op Corv per 1-1-2015;
5) Afspraken over de wijze van registratie (dossiervorming en managementrapportages) van activiteiten per 1-1-2015
6) Afspraken over procesgang zorgmeldingen politie;
7) Afspraken over samenwerking met ketenpartners;
8) Afspraken over op- en afschaling naar wijk/gebiedsteams voor alle gemeenten;
9) Afspraken over organisatie crisisinterventie;
10) Projectplan 2015, gericht op organisatie en inhoud werkprocessen, incl blauwdruk projectorganisatie en tijdspad;
11) Projectbegroting 2015;
12) Afspraken deelname medewerkers aan VNG programma deskundigheidsbevordering;
13) Profielschets manager AMHK.
Risicoanalyse
In de uitvoering van dit plan van aanpak zijn er 3 typen risico‟s te onderkennen
In algemene zin zijn de activiteiten van het AMHK als taken met een groot afbreukrisico te duiden. De situatie per 1-1-2015 moet dan ook deugdelijk zijn ingeregeld om de normale risico‟s adequaat te kunnen managen. Mogelijke risico‟s die in het proces dit bemoeilijken zijn:
Risico‟s in beschikbare tijd
- Samenloop business case, Plan van aanpak;
Risico‟s in de beschikbare middelen - Begroting door tijdsdruk globaal;
- Middelen van de GGD ;
Risico‟s in de besluitvorming
- Complexiteit door veel gemeenten;
- Complexiteit van het dossier en de verschillende opvattingen daarover;
- Belangen van de „latende‟ organisaties;
Mogelijke interventies als deze risico‟s zich voordoen zijn - inzet extra middelen;
- Bestuurlijke escalatie bij tijds- of problematiek;
- Tijdelijk consessies doen aan de gewenste situatie per 1-1-2015;
- Tijdelijk uitstellen van de inwerkingtreding nieuwe situatie per 1-1-2015;
Projectorganisatie
Stuurgroep Jeugd &
Veiligheid
Stuurgroep AMHK, Directies Huidige Uitvoerders & GGD HN
Programmateam AMHK, Kwartiermaker & Proj.
mananagemers
Project Ontvlechten
& Allcoatie
Project Samenwerken aan
Kwaliteit
(ambtelijke) Begeleidings- commissie
Project Afspraken Ketenpartners
Project Afspraken Gemeenten &
Gebiedsteams
Projectplan 2015
Management huidige uitvoerders
Operationleel management en medewerkers huidige uitvoerdes & VNG trainers
Justitie, Politie en Ketenpartners , operationeel management
AMK en SHG
Gemeenten &
Gebiedsteams
Management huidige uitvoerders
Projectplanning
Vanwege het belang van het project en de korte periode waarin één en ander moet worden gerealiseerd, zal er noodzakelijkerwijs diverse acties tegelijkertijd moeten gebeuren. Daarom zal dus veel parallel geschakeld moeten worden waarbij de kwartiermaker de rol van regisseur heeft en een verbindende rol vervult tussen het Directieteam AMHK en het programmateam, van waaruit sturing wordt gegeven aan de diverse hiervoor benoemde projecten,
Globaal is van de volgende fasering uitgegaan:
A. initiatieffase tot week 37;
B. voorbereiding-/ ontwerpfase tot eind oktober;
C. Bouw- of inrichtingsfase tot eind november;
D. Trainen, testen, operationaliseren tot 24 december;
E. Live 24 x7 per 29 december 2014.
Resources en kosten Projectbegroting 2014
Het realiseren van de business case en de daarmee samenhangende activiteiten zullen de GGD begroting in 2014 aanzienlijk belasten. In een eerdere fase is vastgesteld dat een bijdrage van de GGD aan de realisatie van het AMHK gezien haar wettelijke taken (advisering aan gemeenten) redelijk is2. Gelet echter op de impact van de activiteiten en de operationalisering daarvan tot 1-1-2015 is nu sprake van buitenproportionele kosten en inzet voor de GGD HN. In verband hiermee is bij de begroting dit al genoemd bij de risico‟s. In de stuurgroep is aangegeven is dat de GGD een beroep kan doen op de middelen van de centrumgemeenten voor de opzet van een regiovisie huiselijk geweld.
Aan de gemeenten Alkmaar en den Helder zal een bijdrage worden gevraagd van elk 50.000 euro per gemeente waarmee 100.000,- van de extra kosten van de GGD gedekt kunnen worden. De voorlopige begroting voor 2014 mbt het AMHK voor de GGD is als volgt:
Begroting implementatie AMHK 2014
Lasten:
Loonkosten GGD
Advies derden tbv business case
Loonkosten GGD tbv implementatie
Inhuur kwartiermaker
Advies derden tbv implementatie
Realisatie +conversie registratiesysteem Realisatie telefonische bereikbaarheid
Onvoorzien
Baten:
Bijdrage gemeenten
Eigen bijdrage GGD
De begroting van 2014 is een weergave van alle kosten die verwacht worden in 2014 voor de realisatie AMHK, dit zijn zowel kosten van inzet van de GGD medewerkers als de echte meerkosten voor de GGD (advies, inhuur) . Deze begroting wordt ook als onderbouwing gezien voor de aanvraag van extra subsidie van 100.000,- aan de centrumgemeenten Alkmaar en den Helder, zoals ambtelijk besproken.
Projectbegroting 2015
2 In verband hiermee is bij de vaststelling van de jaarstukken van de GGD HN melding gemaakt
Voor 2015 wordt nog een separaat plan van aanpak gemaakt waarin ook een projectbegroting is opgenomen voor 2015. Dit plan van aanpak wordt de komende maanden opgesteld en nog voor aanvang van 2015 ter goedkeuring aan de stuurgroep aangeboden. In dit plan van aanpak komen in elk geval een aantal zaken aan de orde;
-uitvoering contractbeheer voor de gemeenten
-directe aansturing medewerkers AMHK
-actieve monitoring van de feitelijke productie
-voorbereiding personele overgang medewerkers naar de GGD HN
-doorontwikkeling procedure zorgmeldingen politie
-financiering van het AMHK per 1-1-2016
-opzet begroting 2016
Omdat voor de projectkosten in 2015 ook een bijdrage van de gemeenten nodig is is een indicatieve begroting opgenomen. Een definitieve begroting wordt opgenomen in het plan van aanpak dat eind 2014 aan de stuurgroep zal worden aangeboden. Vooralsnog gaan we uit van de volgende bedragen.
CONCEPT Begroting implementatie AMHK 2015
Lasten:
Loonkosten GGD
Contractbeheer voor gemeenten
Directe aansturing medewerkers
Advies derden tbv implementatie
Realisatie +conversie
registratiesysteem
Realisatie telefonische bereikbaarheid
Onvoorzien
Baten:
Bijdrage gemeenten
Eigen bijdrage GGD
Tbv de begroting 2015 van de deelnemende gemeenten betekent dit een te verwachten aanvraag van 250.000,00 / aantal inwoners NHN= 0,39 per inwoner3
Informatiebeheersing
Documentatie over het project wordt bij de GGD centraal bijgehouden in GGD Docs.
Desgevraagd kunnen delen beschikbaar worden gesteld voor derden. Mbt de
informatieaspecten van dit plan van aanpak zal een separate informatieanalyse worden uitgevoerd waarmee in elk geval de noodzakelijke maatregelen kunnen worden genomen om per 1-1-2015 eenduidig te registreren/verslag te leggen en de noodzakelijke koppelingen intern binnen de GGD en extern met de wijkteams en met politie en justitie partners (CORV) kunnen worden gelegd.
Proces en goedkeuring
Dit plan van aanpak wordt ter goedkeuring aan de stuurgroep jeugd en veiligheid voorgelegd op 1 september 2014. Op 21 augustus 2014 vindt voorbespreking ervan plaats in de ambtelijke voorbereidingsgroep. Dit plan van aanpak dient tevens ter onderbouwing van de subsidieaanvraag in 2014 aan de centrumgemeenten Alkmaar en den Helder ter hoogte van 2 x 50.000,-. Bespreking van dit plan van aanpak vindt parallel plaats aan de opmaak van de definitieve versie van de business case en de werving van de kwartiermaker. Denkbaar is dat het plan van aanpak nog wijzigt door de inzichten van de kwartiermaker. Als dit aan de orde is zal dit worden gemeld in de stuurgroep.
3
