pag.
1
Wijzigingen na verplaatsing mail naar Office 365
Telefoon en/of Tablet *
*dit telt niet voor Team telefoons/tablets en Verpleeg Oproep Systeem (VOS) Voordeel: je kan gemakkelijk wisselen van
jouw Careyn e-mail naar een gedeelde e-mail account
(bijv. Jan Jansen – wisselen metsecretariaat mail).
Na de verplaatsing is de Gmail of Email + app vervangen door de Outlook app:
1. Ga naar de Outlook App op jouw
telefoon/tablet. Log in met jouw Careyn e- mail, wachtwoord en keur de
'goedkeuringsmelding' goed.
2. Wisselen van account (instellen)
Outlook 2013
(binnen de Careyn werkomgeving / Citrix) Binnen de ‘Careyn werkomgeving’ (Citrix)
verandert er weinig voor je mail en agenda.
Eenmalig zal je wat instellingen moeten aanpassen. Het kan zijn dat je de mailbox en agenda ziet, maar erin werken lukt niet. Voeg de mailbox en agenda opnieuw toe.
1. Gedeelde mailbox toevoegen.
2. Gedeelde agenda toevoegen.
Webmail
(mail via de internet browser; zoals Google Chrome of Edge) Buiten de ‘Careyn werkomgeving’(Citrix) of op
een privé-apparaat kun je gebruik maken van webmail.
Ga naar outlook.office.com en log in met jouw Careyn e-mail en wachtwoord en keur de MFA melding goed.
1. Gedeelde mailbox toevoegen.
2. Gedeelde agenda toevoegen.
3. Mailbox Prioriteit/Overig
Teams vergaderingen aanmaken
Via de webmail en vanuit het programma Teams kan je nu gemakkelijk online vergaderingen aanmaken!
1. Vanuit webmail een teams-vergadering inplannen
2. Vanuit Teams een vergadering inplannen 3. Van elke vergadering standaard een teams-
vergadering maken
SPAM filter
Het kan zijn dat Outlook sommige mails niet vertrouwd. Dan worden de mails in
'quarantaine' geplaatst. Je ontvangt vervolgens een mail met een melding daarvan.
1. E-mails in SPAM filter bekijken
(goedkeuren/afkeuren)
pag.
2
Klik op “Account
Toevoegen".Ga via jouw mobiele apparaat naar de ‘Outlook
App’Stappen:
Outlook App gedeelde instellen na de mailmigratie
naar Office365
Nadat je bent gemigreerd kun je op mobiele apparaten (mobiele telefoons/tablet) dien je éénmalig in te loggen in de app.
2 1
Vul jouw Careyn e-mailadres in (bijvoorbeeld:
p.puk@careyn.nl) Vul vervolgens jouw wachtwoord in.
Klik op‘Aanmelden’
3
Selecteer een ander account toevoegen indien jij een 2
e Careyn email wilttoevoegen (
volg stappen 2 en 3).Indien niet van toepassing:
Klik op “Misschien
later”.4
Je krijgt een aantal informatie schermen te zien over Outlook: Postvak In/ Agenda / Zoeken voordat je naar je inbox gaat!
Indien er gevraagd wordt om
goedkeuring te geven; klik op
“Goedkeuren”.
5
pag.
3
Klik op de home knop en vervolgens op instellingen icoon links onderin ( ).
Ga via jouw mobiele apparaat naar de ‘Outlook
App’Outlook App gedeelde mailbox toevoegen na de mailmigratie
naar Office365
Nadat je bent gemigreerd kun je op mobiele apparaten (mobiele telefoons/tablet) nu gemakkelijk wisselen van accounts.
Zo kun je gemakkelijk wisselen van jouw individuele account naar een groepsmail waar jij rechten toe hebt.
Dit stappenplan hoef je slechts één keer te doorlopen
2 1
Klik onder Email- accounts op ‘E-mail account toevoegen’
en vervolgens op
‘Gedeeld postvak
toevoegen’.3
Selecteer hier het Careyn emailadres Vul het emailadres in van de gedeelde postvak.
4
Klik op ‘gedeeld postvak toevoegen’
5
pag.
4
Klik op
‘Accountinstellingen’
en hierna nogmaals op
‘Accountinstellingen’
Ga binnen Citrix naar de mail (outlook 2013).
Ga naar tab ‘Bestand’
Stappen:
Een mailbox toevoegen in Outlook 2013 na de mailmigratie naar Office365
Nadat de mail is gemigreerd, kan het zijn dat je extra mailboxen opnieuw gekoppeld moeten worden.
Deze instructie gaat over Outlook 2013.
Dit stappenplan hoef je slechts één keer te doorlopen per gedeelde mailbox.
2
Klik rechts onderin op ‘Meer instellingen’
1
Dubbelklik op de emailregel (Microsoft Exchange).
3
4
Klik op het tabblad
‘Geavanceerd’ en vervolgens
‘Toevoegen’
5
Voer de naam in van de mailbox die je wilt openen en klik op ‘OK’ en
vervolgens op ‘OK’.
6
De gedeelde mailbox is weer zichtbaar binnen Outlook.
7
pag.
5
Ga bovenin naar het tabblad ‘Start’
Open Outlook 2013.
Klik onderin op het
‘Agenda’
Gedeelde agenda toevoegen in Outlook 2013
na de mailmigratie
naar Office365
Nadat de mail is gemigreerd, dien je nog eenmalig de gedeelde agenda’s toe te voegen van collega’s.
D it stappenplan hoef je slechts één keer te doorlopen per gedeelde agenda.
2 1
Klik op ‘Agenda openen’ en
vervolgens ‘Gedeelde Agenda openen’
3
Vul de naam van de gedeelde agenda in en klik op ‘OK’
4
De gedeelde agenda is weer zichtbaar binnen Outlook.
5
pag.
6
Klik op ‘Instellingen’
( ) rechtsboven aan de pagina.
Ga naar
outlook.office.com en log in met jouw Careyn inlog gegevens.
Stappen:
Inbox Prioriteit / Overig (Webmail) na de mailmigratie
naar Office365
Dit stappenplan hoef je slechts één keer te doorlopen.
2 1
Zet de wisselknop
“Postvak In met prioriteit” uit
3
De instelling is nu aangepast.
4
Nadat de mail is gemigreerd, worden de e- mails binnen webmail verdeeld in de categorieën “Prioriteit” en “Overig”.
Postvak IN met prioriteit geeft hogere prioriteit aan e-mails waarvan outlook denkt
dat deze belangrijk zijn.
Als je dit niet prettig vindt, kun je dit
uitzetten.
pag.
7
Klik onderaan op het
‘Agenda’ ( ) icoon
Ga naar
outlook.office.com en log in met jouw Careyn inlog gegevens.
Gedeelde agenda toevoegen (Webmail)
na de mailmigratie
naar Office365
Nadat de mail is gemigreerd, dien je nog eenmalig de gedeelde agenda’s toe te voegen van collega’s.
Dit stappenplan hoef je slechts één keer te doorlopen toe te
voegen agenda.2 1
Klik op ‘Agenda Toevoegen’
3
Er verschijnt een venster. Klik links op
‘Toevoegen vanuit adresbestand’
4
Je kan op
emailadres of naam zoeken.
Outlook zal zodra er begonnen wordt met typen automatisch suggesties geven.
Selecteer waar je hem wilt toevoegen:
Tip: Agenda’s van personen
5
Klik op ‘Toevoegen’
6
pag.
8
Klik rechtsboven in de hoek op je foto of op je initialen.
Klik vervolgens op
‘Ander Postvak
Openen’.Ga naar
outlook.office.com en log in met jouw Careyn inlog
gegevens.
Stappen:
Gedeelde mailbox toevoegen (Webmail)
na de mailmigratie
naar Office365
Dit stappenplan dien je per gedeelde mailbox uit te voeren.
2 1
Typ de eerste letters van de mailbox die je wilt toevoegen. In dit voorbeeld ‘Comm’
van de mailbox Communicatie
3
De groepsmailbox opent nu in een
nieuw tabblad4
Het kan zijn dat een groepsmail nog niet verplaatst is. Dan krijg je een foutmelding te zien. Dit houdt in dat je de groepsmail nog niet kunt toevoegen!
pag.
9
Ga naar de agenda weergave
Open webmail (outlook.office.com)
Teams vergadering inplannen vanuit Webmail na de mailmigratie
naar Office365 2 1
Klik bovenin op
‘Nieuwe gebeurtenis’
3
Klik op ‘Teams- vergadering’
Voer een titel toe, locatie, begin- en eindtijd en nodig de deelnemers uit voor de vergadering.
4
Klik op ‘Verzenden’
5
In de mail-agenda én binnen teams (agenda) zie je 15 minuten voordat de meeting begint de knop ‘Deelnemen’.
Zodra je hierop klikt, kom je in de online- vergadering.
6
pag.
10
Ga naar de agenda weergave aan de linkerkant.
Open Teams (buiten Citrix)
Stappen:
Teams vergadering inplannen vanuit Teams
na de mailmigratie
naar Office365 2 1
Klik rechts bovenin op ‘+ Nieuwe
vergadering’
3
Voer een titel toe, locatie, begin- en eindtijd en nodig de deelnemers uit voor de vergadering.
Tip: Gebruik de Planningsassistent om een tijd te vinden die voor iedereen geschikt is.
4
Klik op ‘Opslaan’.
De uitnodiging wordt verstuurd.
5
pag.
11
Klik rechts bovenin op het instellingen- icoon.
Open webmail (outlook.office.com)
Van elke meeting een Teams- vergadering
maken na de mailmigratie
naar Office365. 2 1
Klik helemaal onderaan op ‘Alle Outlook-instellingen weergeven’.
3
Klik aan de linkerkant op
‘Agenda’ en vervolgens op
‘Gebeurtenissen en uitnodigingen’.
4
Vink de optie aan
’Onlinevergaderingen toevoegen aan alle vergaderingen’
5
Klik op ‘Opslaan’.
Elke vergadering die je nu inplant, wordt automatisch een Teams-vergadering.
6
pag.
12
Wanneer je twijfelt of het niet weet, klik dan eerst op “Review”. Je kunt de email dan eerst (veilig) bekijken.
Je hebt een keuze wat je kan doen met de e-mail die in quarantaine is geplaatst:
• Vertrouw de email: klik op
‘Release’
• Vertrouw de mail niet: klik op
“Block Sender”
