De weg naar een nieuw interactief intranet
Kortomleiding
FOD Werkgelegenheid
De FOD Werkgelegenheid
Interne communicatie
Intranet = belangrijkste communicatiemiddel
• Permanente informatie + nieuws over personeelszaken, procedures, gebouw, activiteiten
• Middel om documenten aan te bieden
– Nota’s, formulieren, bijlagen bij contentpagina’s (arbeidsreglement,…)
• Ontsluiting van informaticatoepassingen
– Bibliotheek, Ticketsysteem ICT, P&O, Who’s who,Protime, Vergaderzaal reserveren,...
Interne communicatie
• Andere kanalen
– Affiches liften hoofdbestuur
– E-mail (proberen we te vermijden) – Interne opleidingen en infosessies – Hiërarchische weg
– « Radio couloir »
Manier van werken
• Directie van de communicatie:
– Redactionele coördinatie – Publiceren van informatie
• De diensten zijn verantwoordelijk voor de inhoud waarvoor ze bevoegd zijn
• Technische ondersteuning door externe firma en Stafdienst ICT
• Specifieke werkwijze voor sommige diensten/personen
• Sinds 2010
• Gebruikersgericht intranet
• Drupal 6
• Eerder drukke look and feel
• Technische problemen
Oud intranet
De weg naar een nieuw intranet
Goed nieuws en slecht nieuws
• Goed nieuws
– Je kan veel zelf doen
– Je haalt er veel voldoening uit
• Slecht nieuws
– Veel werk
– Overtuigingskracht nodig om andere diensten even enthousiast te krijgen
Overtuigingskracht
Horizontale diensten staan niet altijd te
springen om mee te helpen. Het testen, de teksten herzien, de overlegvergaderingen nemen tijd in beslag.
Hulpmiddelen:
• Hiërarchische weg (nota’s, presentatie managementcel)
• Creëren “sense of urgency”
• Netwerking, stalking, dreiging
Stap 1: Weet wat je wil!
Stap 1: Weten wat je wil
Startpunt:
• Behoud van het principe
“Intranet is gericht op de gebruikers”
• Tip: Hou document met “ideeën voor een nieuw intranet” bij
Stap 1: Weten wat je wil
• Gebruikersstatistieken oud intranet
– Slechts bijgehouden tot 2014
• Gebruikersenquête met google forms
Stap 1: Weten wat je wil
• Inhoudsanalyse
– Samen met de horizontale diensten
• Wat ontbreekt er?
• Welke info is verplicht, wat moet zeker kunnen worden teruggevonden?
• Welke vragen worden het meest gesteld?
– Analyse bestaande pagina’s
• Beslissen of we schrappen/aanpassen/behouden
Stap 2: prioriteiten stellen
Stap 2: prioriteiten stellen
• Lijst onderverdelen in “must haves” en
“nice to haves”
Resultaat
Duidelijk, onderbouwd, gedetailleerd zicht op hoe het nieuwe intranet eruit moet zien en wat het moet kunnen.
Tip: Geef zo veel mogelijk details aan de technische firma!
Hoe meer kans dat ze de prijs juist inschatten,
geen verrassingen, minder tijdverlies in de testfase
Stap 3: Opstellen lastenboek
• Wireframes
• Design
• Informatiearchitectuu r
– Card sorting – Tree testing
Wireframes
Ruwe schets van elk scherm of onderdeel.
Nadruk ligt op
• Structuur: samenhang tussen verschillende onderdelen.
• Lay–out: schikking tussen onderdelen.
• Navigatie: gaat over het menu en de links.
• Functionaliteit: elementen die
interactie, gebruiksgemak en efficiëntie van website bepalen.
• Belangrijkste
schermen uitgewerkt
• Opstellen van
styleguide voor alle elementen
Design
Cardsorting
Voorbereiding:
• Belangrijkste topics + “moeilijk te vinden” topics afdrukken op kaartjes
• Lege kaartjes voorzien voor ontbrekende topics
• Groepjes samenstellen van 6 tot 8 personen uit verschillende diensten Workshop:
1. Per 2: kaartjes in groepen structureren + labels bedenken per groep
2. In groep: tot gemeenschappelijke navigatie komen met labels voor de groepen Extra vraag: Wat zou jij graag zien op de homepagina?
Analyse cardsorting
• Resultaten van verschillende workshops (FR en NL) naast elkaar leggen en
overeenkomsten zoeken
• Boomstructuur opstellen
Tree test
• Lijst met concrete opdrachten opstellen
– “Je wil je 4/5 ouderschapsverlof verlengen, waar vind je de informatie en de
formulieren die je moet invullen?” of “Waar vind ik de instructies om het antwoord op een parlementaire vraag te schrijven?”
• Max 15 opdrachten testen per persoon
• Elke opdracht moet 4 à 5 keer getest worden
• Testpersoon zegt luidop waarom die op welke topics klikt
• Nieuwe, logische plaats zoeken voor topics die niet worden teruggevonden
=> Definitieve boomstructuur
Stap 4: Testfase
Onderschat deze fase niet.
• Elke functionaliteit moet getest worden
• Elke bug, fout moet doorgegeven worden
• En opnieuw getest worden
• En opnieuw
• En opnieuw
• En opnieuw
Lancering nieuw intranet
• Uitdelen geboortekaartjes en snoepjes
• Affiches aan liften + buitendiensten
• Intranet is “verplicht” de homepagina
• Nieuwsbericht + blogpagina
• http://intranet/nl/news/het-intranet-dood-leve- het-nieuwe-intranet
• http://intranet/nl/blogs/ontdek-het-nieuwe- intranet/wat-vind-je-van-het-nieuwe-intranet
• Infosessies
Rondleiding intranet
Grootste veranderingen
Front end
• Automatisch ingelogd
• Interactief gedeelte
– Reacties en duimpjes zorgen voor meer dynamiek
– Horizontale diensten reageren ook sneller op vragen
• Blogsectie
• Video en fotorubriek
Grootste veranderingen
Back end
• Drupal 8 = gebruiksvriendelijker
• (Basic) gebruikersstatistieken
Opgelet
• Het intranet is aangepast en aanpasbaar aan verschillende types van gebruikers.
– Meer discipline en werk voor de beheerders
• Het systeem is flexibel (cfr. Homepagina en taxonomieën aanpasbaar door ons)
– Meer vooruitziendheid en voorbereiding
Bijna 1 jaar nieuw intranet
• Reacties en duimen werken heel goed
• Blogs zijn ook succes
• Ruil- en hulpplatform werkt niet
Never ending story
• Uitgestelde “details” terug opnemen
• Handleidingen maken en aanpassen
• Enkele aanpassingen gedaan
– Rubriek “Meest recent” toegevoegd – Tab “Personeelsvereniging” moeten
toevoegen
• Binnenkort nieuwe gebruikersenquête
– Wat vind je de beste vernieuwing? Wat zou je nog willen toevoegen?
