Volledige Verklaring verwerking persoonsgegevens ACN-pas
De ACN-pas is een persoonlijk identificatiemiddel voor chauffeurs van luchtvracht dat door ACN ten behoeve van vervoerders, afhandelaren, expediteurs en andere logistieke dienstverleners die actief zijn op het gebied van luchtvrachtafhandeling (hierna te noemen: “partijen”) wordt uitgegeven.
De functie van de ACN-pas is dat partijen op een betrouwbare en adequate wijze de identiteit van chauffeurs die vracht komen brengen en/of halen kunnen controleren en dat zij de chauffeurs op een efficiënte manier toegang kunnen verlenen tot die (delen van) terreinen die voor de afhandeling van luchtvracht bestemd zijn.
In de bijlage bij deze verklaring is een overzicht opgenomen van de partijen die de ACN-pas inzetten om de identiteit van de Pasgebruikers te kunnen controleren.
De ACN-pas bestaat uit een chipkaart en bevat persoonsgegevens van de Pasgebruiker. De op de kaart afgedrukte en de in de chip opgeslagen gegevens worden tevens in een centrale database bijgehouden.
De ACN-pas wordt enkel uitgegeven aan chauffeurs van vervoerders die bij branchevereniging ACN staan geregistreerd. Een ACN-pas wordt door de vervoerder voor chauffeur aangevraagd. Hierbij verstrekt de vervoerder gegevens over de chauffeur aan de partijen. Een chauffeur kan niet zelf een pas aanvragen. Op het moment dat de chauffeur de pas komt afhalen worden de door vervoerder verstrekte gegevens gecontroleerd aan de hand van de gegevens die de chauffeur op dat moment zelf verstrekt door het overleggen van een geldig paspoort of identiteitskaart. Daarnaast dient de chauffeur voorafgaand aan de uitgifte van de ACN-pas een recente VOG-verklaring te overleggen.
Als een chauffeur een voor hem aangevraagde pas niet binnen 90 dagen afhaalt of weigert de pas in ontvangst te nemen, worden de door vervoerder verstrekte gegevens met betrekking tot de chauffeur automatisch vernietigd.
Persoonsgegevens
Van chauffeurs met een ACN-pas worden de minimaal benodigde gegevens verwerkt die nodig zijn om de identiteit van de chauffeur eenduidig vast te kunnen stellen en om de veiligheid op de terreinen van de partijen te kunnen waarborgen.
De volgende hoofdcategorieën van Persoonsgegevens worden verwerkt:
- Identiteit Pasgebruiker;
- Pasgegevens;
- Toegangsrechten;
- Pastransacties.
Hieronder wordt per categorie een korte toelichting gegeven.
Identiteit Pasgebruiker
Met betrekking tot de identiteit van de Pasgebruikers worden de volgende gegevens verwerkt:
voornamen, geboortedatum, nationaliteit, pasfoto en het type identiteitsdocument en het nummer van het identiteitsbewijs waarmee de chauffeur zich bij uitgifte van de pas heeft gelegitimeerd.
Er worden geen kopieën dan wel scans van identiteitsbewijzen of VOG-verklaringen gemaakt. Ook worden geen adresgegevens van chauffeurs verwerkt.
Pasgegevens
Met betrekking tot de pas wordt vastgelegd door welke vervoerder de pas is aangevraagd, de datum waarop de geldigheid van de pas afloopt en nog enkele gegevens die voor de werking van het systeem noodzakelijk zijn, waaronder een uniek pasnummer, het modelnummer van de pas en een controle code.
Toegangsrechten
Van een pas wordt vastgelegd welke toegangsrechten aan de pas zijn toegekend. Standaard geeft een ACN-pas toegang tot de voor chauffeurs bestemde terreinen van alle aangesloten partijen. Het staat partijen vrij om ieder voor zich de toegang tot de eigen terreinen in te perken voor alle of bepaalde chauffeurs.
Gegevens uit de hierboven beschreven categorieën worden bewaard voor een periode die duurt tot en met 90 dagen nadat de pas verlopen is. 90 dagen nadat geldigheid van de pas is verstreken worden de gegevens vernietigd, tenzij er door één of meer van de partijen of bevoegde autoriteiten een onderzoek naar de betreffende chauffeur is ingesteld. Ook in het geval dat de Pasgebruiker zelf heeft verzocht om de gegevens langer te bewaren en dit verzoek door partijen is toegewezen worden de gegevens langer bewaard dan de standaard bewaartermijn.
Pastransacties
Elke keer dat een chauffeur zijn/haar ACN-pas bij een paslezer aanbiedt (pastransactie) worden de volgende gegevens vastgelegd: pasnummer, datum en tijd van de leesactie, het unieke nummer van het leesapparaat, het soort transactie en eventueel het resultaat (voorbeeld: een chauffeur biedt een pas aan bij het leesapparaat van een toegangshek en hem wordt toegang tot het terrein verleend, dan wordt vastgelegd dat toegang is verleend, andersom als de chauffeur geen toegang krijgt dan wordt vastgelegd dat de toegang is geweigerd).
De pastransacties worden gedurende 90 dagen bewaard. Daarna worden ze automatisch verwijderd, tenzij er door één of meer van de partijen of bevoegde autoriteiten een onderzoek naar de betreffende chauffeur is ingesteld. Ook in het geval dat de Pasgebruiker zelf heeft verzocht om de gegevens langer te bewaren en dit verzoek door partijen is toegewezen worden de gegevens langer bewaard dan de standaard bewaartermijn.
Verantwoordelijkheid verwerking
De ACN-pas wordt door de in de bijgevoegde lijst opgenomen Terreinbeheerders gebruikt om de identiteit van Pasgebruikers vast te stellen. ACN is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die met het gebruik van de ACN-pas verband houden. Dit betreft de gegevens behorend tot de categorieën “Identiteit Pasgebruiker” en “Pasgegevens”. Voor de gegevens uit de categorieën “Toegangsrechten” en “Pastransacties” zijn de Terreinbeheerders ieder individueel verantwoordelijk voor de gegevens die zij verwerken.
Verantwoording en rechtmatigheid van de verwerking
De verwerking van Persoonsgegevens dient de volgende doeleinden:
1 Handhaven van de veiligheid en bescherming van eigendommen op de terreinen van de partijen/Terreinbeheerders;
2 In stand houden van de veilige vervoersketen, in het bijzonder met betrekking tot de overdracht van veilige vracht aan de partijen in de hoedanigheid van Erkend Agent;
3 Bevorderen van een verantwoorde en efficiënte vrachtafhandeling door de partijen.
De partijen baseren de verwerking van de Persoonsgegevens op het gerechtvaardigde belang dat zij hebben bij de verwerking en dat volgt uit de hierboven beschreven doeleinden.
De partijen hebben allen inzicht in alle persoonsgegevens uit de categorieën “Identiteit Pasgebruiker”
en “Pasgegevens”. Met betrekking tot de categorieën “Toegangsrechten” en “Pastransacties” hebben partijen enkel inzicht in gegevens die zij zelf verwerkt hebben.
Levering van gegevens aan derde partijen
Er zijn twee categorieën derde partijen betrokken bij de verwerking. Dit zijn vervoerders en logistieke- informatieverwerkers. Eerstgenoemde categorie vraagt de passen aan voor chauffeurs die voor of namens hen rijden. Vervoerders hebben een belang bij het gebruik van de ACN-pas, namelijk een efficiëntere vrachtafhandeling en inzicht in de doorlooptijden van de vrachtafhandeling. Een vervoerder heeft inzage in de identiteitsgegevens en pastransacties van alle chauffeurs die over een ACN-pas beschikken en die door de betreffende vervoerder is aangevraagd.
Logistieke-informatieverwerkers leveren informatiesystemen die ketenpartijen (afhandelaars, expediteurs en vervoerders) ondersteunen bij de digitale verwerking van vrachtdocumenten. Zij krijgen in beperkte mate persoonsgegevens van chauffeurs. Wanneer bijvoorbeeld bij de overdracht van veilige vracht de identiteit van de chauffeur wordt vastgesteld aan de hand van de ACN-pas, kunnen Persoonsgegevens aan een Logistieke-informatieverwerker worden verstrekt als dat vereist is vanwege de vrachtafhandeling die door de logistieke-informatieverwerker wordt gefaciliteerd.
Bevoegde autoriteiten
Bevoegde autoriteiten zoals opsporingsdiensten kunnen in bepaalde uitzonderlijke gevallen
Uitvoering
ACN is verantwoordelijk voor het verwerken van de persoonsgegevens van de vervoerder en chauffeurs (Pasgebruikers). ACN maakt voor de verwerking van persoonsgegevens gebruik van de diensten en systemen van SmartLOXS B.V.
De Terreinbeheerders (ieder afzonderlijk Verwerkingsverantwoordelijk voor de loggings/toegangsregels op hun terreinen) hebben de verwerking van de gegevens uitbesteed aan SmartLOXS B.V. te Hoofddorp (“verwerker”).
SmartLOXS levert en onderhoudt de technische infrastructuur.
Rechten Pasgebruiker
De Pasgebruiker heeft de volgende rechten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming:
- Recht op inzage - Recht op rectificatie - Recht op gegevenswissing - Recht op beperking - Recht van bezwaar
Partijen hebben ACN gemachtigd om namens hen verzoeken van Pasgebruikers tot het uitoefenen van hun rechten te beantwoorden. Indien een Pasgebruiker een dergelijk verzoek wil doen dan kan deze persoon terecht bij hetzelfde loket van ACN waar ook de pas aan hem/haar is uitgegeven:
Air Cargo Netherlands (ACN) Flamingoweg 13
1118 EE Schiphol
Telefoon: 020-3163940 Email: info@acn.nl Internet acn.nl
Om een verzoek in behandeling te kunnen nemen dient de identiteit van de verzoeker te worden vastgesteld. Hiervoor is het vereist dat verzoeker zich in persoon bij het loket meldt en een geldig paspoort of identiteitskaart kan overleggen.
Als een Pasgebruiker van mening is dat de verwerking in strijd is het met de Algemene Verordening Gegevens bescherming heeft hij/zij het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit
Persoonsgegevens (zie https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacyrechten/klacht- indienen-bij-de-ap).
Hieronder wordt per recht aangegeven op welke wijze partijen invulling geven aan een verzoek tot uitoefening ervan.
- Recht op inzage
Een Pasgebruiker kan op verzoek een uitdraai op papier krijgen of een digitaal bestaand met daarin opgenomen alle op dat moment beschikbare gegevens die met betrekking tot verzoeker vanwege de ACN-pas zijn geregistreerd. De verzoeker dient zich wel met zijn/haar ACN-pas te legitimeren. De gevraagde gegevens worden binnen 30 dagen na aanvraag verstrekt.
- Recht op rectificatie
Als een of meer gegevens van een Pasgebruiker onjuist zijn, heeft de Pasgebruiker recht op rectificatie. De Pasgebruiker dient te kunnen aantonen dat de gegevens onjuist zijn en dient zich te legitimeren met een geldig paspoort of identiteitskaart. Aangezien het systeem vanwege veiligheidsredenen zo is ingericht dat gegevens van een eenmaal uitgegeven pas nadien niet meer kunnen worden gewijzigd kan een rectificatie enkel worden uitgevoerd door de bestaande pas in te trekken en een nieuwe pas aan te vragen. ACN zal namens partijen vervoerder inlichten over de beantwoording van het verzoek.
- Recht op gegevenswissing
Aan het recht op gegevenswissing is door partijen invulling gegeven door standaard bewaartermijnen te hanteren. Gegevens worden na het verstrijken van de bewaartermijn automatisch gewist. Als een Pasgebruiker gegevens eerder gewist wil hebben, kan hij/zij bezwaar maken tegen de verwerking.
- Recht op beperking
Een Pasgebruiker heeft in bepaalde situaties het recht om de verwerking van de gegevens te beperken, zoals wanneer de Pasgebruiker de juistheid van gegevens betwist, de verwerking onrechtmatig is, de Pasgebruiker de gegevens zelf nodig heeft voor instellen, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering, de Pasgebruiker bezwaar heeft gemaakt en waarbij de situatie vereist dat gegevens niet verder verwerkt worden maar ook niet worden gewist. Als een verzoek tot beperking wordt toegewezen worden de bewaartermijnen voor de duur van de beperking opgeschort. Het gebruik van de pas is nadat de beperking is toegewezen en ingesteld niet mogelijk zolang de beperking niet is opgeheven.
- Recht op bezwaar
Een Pasgebruiker kan bezwaar maken tegen de verwerking. Partijen hebben besloten om het bezwaar niet inhoudelijk te toetsen maar altijd toe te kennen. Wanneer een Pasgebruiker bezwaar maakt tegen de verwerking, wordt de pas ingetrokken. Alle gegevens van de
Pasgebruiker worden dan automatisch na 90 dagen vernietigd, tenzij er een onderzoek naar de Pasgebruiker is ingesteld. Een Pasgebruiker die bezwaar maakt dient zich te legitimeren met een geldig paspoort of identiteitskaart en is verplicht de ACN-pas in te leveren. Partijen zullen de vervoerder die de pas heeft aangevraagd inlichten dat de betreffende Pasgebruiker bezwaar
Vragen
Heeft u nog vragen over de ACN-pas? Kijk op https://acn.nl/acnpas/ of neem contact op met:
Air Cargo Netherlands (ACN) Telefoon: 020-3163940 Email: info@acn.nl
