Ontwerpbesluit Zitting van 17 december 2020 Afdeling Vrije Tijd - Cultuur & Toerisme

(1)

1/5

Gemeenteraad

Ontwerpbesluit Zitting van 17 december 2020

Afdeling Vrije Tijd - Cultuur & Toerisme

2020_GR_00158 - Bijkomende covid-ondersteuning aan erkende Hamse verenigingen - subsidiereglement

Auteur

Bart Vankrunkelsven Beknopte samenvatting

Naar aanleiding van covod-19 crisis worden erkende Hamse verenigingen geconfronteerd met extra kosten bij het organiseren van activiteiten. Gemeente Ham stelt enkele ondersteuningsmaatregelen voor.

Beschrijving

Aanleiding en context

Verenigingen worden geconfronteerd met extra kosten om activiteiten covid-proof te organiseren.

Naast extra kosten rond bv. handhygiëne of beschermingsmateriaal, moeten verenigingen en organisatoren vaak uitwijken naar een ander (groter) lokaal of activiteiten opsplitsen over diverse momenten.

Verder zijn activiteiten (bv. eetdagen) die in normale omstandigheden geld in het laatje brengen om de gewone werking te financieren nu verlieslatend of kunnen deze activiteiten (bv. fuiven) niet covid veilig georganiseerd worden.

De maatregelen rond covid-19 zullen het ganse volgende werkjaar (september 2020 - augustus 2021) een invloed hebben op de werking van de Hamse verenigingen en organisaties.

Volgende ondersteuningsmaatregelen werden al genomen:

 huurkorting voor verenigingen en Hamse organisaties in kader van covid-19 van 50% - gemeenteraad 01/10/2020

 vervroegde uitbetaling en éénmalige verhoging van 25% van de subsidies voor werkjaar 01/09/2019 - 31/08/2020

Tijdens de VrijeTijdsRaad van 28 september 2020 werden een aantal voorstellen om verenigingen bijkomend te ondersteuning besproken. Deze voorstellen werden geconcretiseerd in een voorstel reglement. Zowel de jeugdraad als de VrijeTijdsRaad kregen het voorstel reglement via e-mail en konden hun bedenkingen formuleren. Aan de hand van de opmerkingen vanuit beide adviesraden werd het voorstel verder verfijnd. De jeugdraad besprak het voorstelreglement tijdens hun vergadering van 16 oktober 2020. De VrijeTijdsRaad deed dat tijdens hun vergadering op 16

november 2020. Het finale voorstel werd via e-mail een laatste keer voorgelegd aan de jeugdraad op 13 november 2020. Voor de VrijeTijdsraad was dit op 18 november 2020. Beide adviesraden hadden geen verdere opmerkingen meer.

Het pakket ondersteuningsmaatregelen opgenomen in het voorstel reglement staat naast het subsidiereglement jeugdwerkinitiatieven, het subsidiereglement toelagen sportverenigingen, het

(2)

2/5

subsidiereglement erkende Hamse socio-culturele verenigingen en het subsidiereglement sociale verenigingen Ham.

Argumentatie

Gezien de extra kosten, de bijkomende organisatorische verplichtingen die verenigingen en organisatoren van evenementen / activiteiten / feesten hebben ten gevolge van de maatregelen in het kader van de indijking van het covid-19 virus, is extra ondersteuning bij het organiseren van activiteiten aangewezen.

De gemeenteraad keurde een huurkorting voor de gemeentelijke zalen Buurthuis, zaal Sint Jan, De Zille en zaal Kristoffelheem goed dd. 01/10/2020. Deze korting vangt een gedeelte van de extra kosten die verenigingen hebben wanneer ze moeten uitwijken naar een groter lokaal of extra ruimtes moeten huren op.

De voorgestelde bijkomende ondersteuningsmaatregelen werden meermaals besproken en voorgelegd aan jeugd- en VrijeTijdsRaad. Beide raden gaven hun akkoord bij de voorgestelde

ondersteuningsmaatregelen.

Via het noodfonds is er 124.275,54 euro ter beschikking om ondersteuningsmaatregelen te nemen.

Juridische grond Decreet lokaal bestuur Regelgeving: bevoegdheid

De gemeenteraad is bevoegd op basis van artikel 40-41 van het decreet lokaal bestuur Toelichting aan het publiek

Naar aanleiding van covod-19 crisis worden erkende Hamse verenigingen geconfronteerd met extra kosten bij het organiseren van activiteiten. De gemeenteraad keurt enkele bijkomende

ondersteuningsmaatregelen goed.

Financiële en beleidsinformatie

Financiële informatie

De uitgaven worden voorzien via 2020/GBB-COR/0490-00/6493000/GEMEENTE/CBS/IP-GEEN De voorgestelde ondersteuningsmaatregelen zorgen voor een geraamde kost van:

 aankoop ontsmettingspakketten verenigingen met eigen accommodatie, geraamd 7.800 euro

 financiële tussenkomst, geraamd 61.250 euro euro

Via het noodfonds is er 124.275,54 euro ter beschikking om ondersteuningsmaatregelen te nemen.

Besluit

Artikel 1

Het voorstel subsidieregelement 'Bijkomende covid-ondersteuning aan erkende Hamse verenigingen' wordt goedgekeurd zoals opgenomen in bijlage en geldt voor werkjaar 01 september 2020 – 31 augustus 2021

(3)

3/5 Artikel 2

Dit reglement wordt via de gemeentelijke website en door middel van aanplakking aan de bevolking kenbaar gemaakt

Bijlagen

1. Voorstel reglement covid ondersteuning.pdf

(4)

gemeente

ham

^●dorpsstraat 19 ● 3945 ham ● tel.: 013 61 10 00 ● fax: 013 61 10 01 ● e-mail: info@ham.be

www.ham.be

Pagina 1 van 2

- SUBSIDIEREGLEMENT –

Bijkomende covid-ondersteuning aan erkende Hamse verenigingen

ALGEMENE BEPALINGEN

art 1. Dit reglement bepaalt de wijze waarop het gemeentebestuur, binnen de perken van de kredieten zoals voorzien op de door de gemeenteraad goedgekeurde financiële nota, erkende Hamse verenigingen aangesloten bij jeugdraad, sportraad, cultuurraad of GAW bijkomend ondersteund om hun werking te ontplooien tijdens de covid-19 crisis.

Dit reglement is als volgt samengesteld:

ALGEMENE BEPALINGEN I. FINANCIËLE ONDERSTEUNING II. MATERIËLE ONDERSTEUNING

art 2. Dit reglement staat naast het subsidiereglement jeugdwerkinitiatieven, het subsidiereglement toelagen sportverenigingen, het subsidiereglement erkende Hamse socio-culturele

verenigingen en het subsidiereglement sociale verenigingen Ham.

art 3. Het college van burgemeester en schepenen wordt belast met de uitvoering van dit reglement, regelt alle niet-voorziene gevallen en beslist bij betwistingen, telkens na advies van de betreffende adviesraad.

I. FINANCIËLE ONDERSTEUNING

art 4. Voor de organisatie van culturele, sportieve activiteiten, manifestaties of evenementen en de dagdagelijkse werking kunnen erkende Hamse verenigingen rekenen op volgende financiële tussenkomst. Per vereniging wordt 25% van volgende bewezen onkosten gesubsidieerd:

- Werkingskosten

alle kosten die nodig zijn om de dagdagelijkse werking van de vereniging te verzekeren - Infrastructuur kosten

Infrastructuurkosten omvatten de onkosten met betrekking tot de huur van gebouwen, tenten, licht en geluidsmateriaal en andere onkosten die noodzakelijk zijn voor het verwezenlijken van de eigen werking. Ook de kosten verbonden aan het beheer van eigen infrastructuur komen in aanmerking.

- Investeringskosten

Investeringskosten slaan op de aankoop van eigen materialen noodzakelijk voor de goede werking. Ook investeringen in eigen infrastructuur komen in aanmerking.

Volgende kosten zijn uitgesloten van subsidie:

- alle kosten die te maken hebben met catering (drank, eten) zowel van medewerkers, bezoekers als uitvoerders van activiteit / evenement

- alle vergoedingen die betaald worden aan eigen medewerkers/vrijwilligers.

- alle huuronkosten van gemeentelijke infrastructuur (Sporthal Kristoffelheem, sporthal ‘t Vlietje, Buurthuis Genendijk, Kristoffelheem, De Zille en Sint Jan).

art 5. Een vereniging kan per kwartaal een aanvraag indienen maar de tussenkomst bedraagt maximaal 3.000 euro voor het werkjaar 01 september 2020 tot en met 31 augustus 2021.

4/5

(5)

gemeente

ham

^●dorpsstraat 19 ● 3945 ham ● tel.: 013 61 10 00 ● fax: 013 61 10 01 ● e-mail: info@ham.be

www.ham.be

Pagina 2 van 2

art 6. De uitbetaling gebeurt per kwartaal op basis van ingediende verantwoordingsstukken (facturen).

art 7. Procedure:

Per kwartaal kan een aanvraag ingediend worden via een e-formulier op www.ham.be. Via het VrijeTijdsPunt is er ook een papieren versie van de aanvraagformulieren ter beschikking.

Het VrijeTijdsPunt verzamelt de aanvragen. Alle bewijsstukken zijn in te dienen in het

VrijeTijdsPunt (papieren versie) of via het e-formulier (pdf-bijlage, digitaal) op www.ham.be.

art 8. Timing:

Een aanvraag kan te allen tijde ingediende worden volgens onderstaand schema:

- aanvraag 01 – werking periode 01/09/2020 - 31/12/2020 bewijsstukken indienen 31/01/2021

uitbetaling 28/02/2021

- aanvraag 02 - werking periode 01/09/2020 - 31/03/2021 bewijsstukken indienen 15/04/2021

- aanvraag 03 - bewijsstukken werking periode 01/09/2020 - 30/06/2021 bewijsstukken indienen 15/07/2021

- aanvraag 04 - bewijsstukken werking periode 01/09/2020 - 31/08/2021 bewijsstukken indienen 15/09/2021

II. MATERIËLE ONDERSTEUNING

art 9. Verenigingen met een eigen accommodatie krijgen per kwartaal en op basis van hun werking een basispakket ontsmettingsmiddelen ter beschikking.

art 10. Per kwartaal krijgt elke aanvrager pro rata van de voorgelegde werking maximaal volgende materialen ter beschikking:

- 5x 500ml handontsmetting alcogel – busjes met pomp - 3x 5L navul alcogel

- 5x500ml ontsmettingsspray voor tafels/contactpunten…

- 5.000 papieren tissue art 11. Procedure:

Gedurende het ganse werkjaar kan een vereniging met eigen accommodatie via een e- formulier een aanvraag indienen. Via het VrijeTijdsPunt is er ook een papieren versie van de aanvraagformulieren ter beschikking. Het VrijeTijdsPunt verzamelt de aanvragen en plaatst de eerste werkdag van de maand een bestelling. Na levering worden de aanvragers op de hoogte gebracht en kunnen de gevraagde materialen afgehaald worden in het

VrijeTijdsPunt.

5/5