Gemeenteraad
GOEDGEKEURDBesluit Zitting van 20 mei 2019
Vrije tijd en communicatie - Vrije tijd
1 2019_GR_00013 Aanpassing specifieke beheersovereenkomst
gemeenschapscentrum de Plak tussen de gemeente Diepenbeek en het Autonoom Gemeentebedrijf Diepenbeek - Goedkeuring
Samenstelling:
Aanwezig:
mevrouw Karen Alders; mevrouw Mariska Claesen; mevrouw Jerica Heleven; de heer Jeroen Hendrikx;
mevrouw Nancy Kwanten; de heer Yvan Vesters; mevrouw Kathleen Thoelen; mevrouw Liesbeth Steegmans; de heer Johny Machiels; mevrouw Marijke Peumans; de heer Freddy Blokken; de heer Danny Bulen; mevrouw Ilse Pipeleers; de heer Jan Bynens; de heer André Cleeren; de heer Patrick Hermans; de heer Jos Leroi; de heer Hugo Leroux; de heer Pierre Leuraers; mevrouw Sarah Leuraers;
mevrouw Miet Nelissen; de heer Peter Prévot; mevrouw Suzy Wolfs; de heer Rik Kriekels; de heer Omer Jouck
Afwezig:
de heer Lode Vereeck
Beschrijving
Aanleiding en context
Tussen de gemeente Diepenbeek en het Autonoom Gemeentebedrijf Diepenbeek werd op 16 nevember 2011 een specifieke beheersovereenkomst afgesloten voor de exploitatie van het gemeenschapscentrum de Plak. In toepassing van artikel 234 van het Decreet Lokaal Bestuur en artikel 9 van de statuten van het Autonoom Gemeentebedrijf dient deze beheersovereenkomst aangepast te worden.
Artikel 234 van het Decreet Lokaal Bestuur bepaalt dat tussen de gemeente en het autonoom gemeentebedrijf een beheersovereenkomst wordt gesloten.
Het college keurde in zitting van 30 april 2019 het ontwerp van de overeenkomst goed.
Juridische grond
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017;
Het cultuurpactdecreet van 28 januari 1974;
De statuten van het Autonoom Gemeentebedrijf van 18 februari 2019;
Gemeente Diepenbeek - Gemeenteraad van 20 mei 2019 - 2019_GR_00013 : Aanpassing specifieke De algemene beheersovereenkomst tussen de gemeente en het Autonoom Gemeentebedrijf Diepenbeek van 18 februari 2019;
Stemming op het besluit
Goedgekeurd door de gemeenteraad met unanimiteit
Besluit
Artikel 1
De gemeenteraad verleent goedkeuring over de specifieke beheersovereenkomst
gemeenschapscentrum de Plak tussen de gemeente Diepenbeek en het Autonoom Gemeentebedrijf Diepenbeek.
Bijlagen
1. beheersovereenkomst GC de plak SM (2)x.pdf
SPECIFIEKE BEHEERSOVEREENKOMST GEMEENSCHAPSCENTRUM “DE PLAK” TUSSEN DE GEMEENTE DIEPENBEEK EN HET AUTONOOM
GEMEENTEBEDRIJF DIEPENBEEK TUSSEN
De GEMEENTE DIEPENBEEK, vertegenwoordigd door het college van burgemeester en schepenen, voor wie optreden de heer Rik Kriekels, burgemeester en de heer Omer Jouck, algemeen directeur, hierna genoemd “de gemeente” enerzijds
EN
Het AUTONOOM GEMEENTEBEDRIJF DIEPENBEEK, opgericht bij gemeenteraadsbesluit van 3 oktober 2005, met zetel te Diepenbeek, Dorpsstraat 14, vertegenwoordigd door de raad van bestuur, voor wie optreden de heer Rik Kriekels, voorzitter en de heer Omer Jouck, secretaris, hierna genoemd het “AGBD” anderzijds,
hierna samen genoemd “de partijen”
WORDT OVEREENGEKOMEN WAT VOLGT:
INHOUDSTAFEL PREAMBULE
0. ALGEMENE BEPALINGEN 1. OMSCHRIJVING OPDRACHTEN 2. BEHEERSORGAAN
3. BEVOEGDHEIDSAFSPRAKEN MET ONDERSCHEID TUSSEN BELEIDSBEPALENDE BESLISSINGEN EN OPERATIONELE UITVOERINGSBESLISSINGEN
4. OPENINGREGIME EN TARIEVEN
Conform artikel 234 van het Decreet over het okaal bestuur wordt tussen de gemeente en het AGBD een beheersovereenkomst afgesloten.
PREAMBULE
In het strategisch plan 2008-2012 van de gemeente en het AGBD werd de realisatie van de Servaassite als woonplaats en culturele ontmoetingsplaats opgenomen. In uitvoering van het strategisch plan besliste de gemeenteraad in 2008 de gronden van de Servaassite te verkopen aan het AGBD voor de realisatie van het project door middel van een privaat-publieke samenwerking. De opdracht van de private partner bestaat uit enerzijds het ontwerp, de realisatie en de voorfinanciering van een nieuwe culturele infrastructuur en anderzijds het ontwerp, realisatie en tegeldemaking van het aanpalend en onderliggend woonerf, parking en commerciële ruimte.
0. ALGEMENE BEPALINGEN Algemene beheersovereenkomst
Deze overeenkomst maakt deel uit van de algemene beheersovereenkomst tussen de gemeente en het AGBD en bevat de specifieke bepalingen voor de werking van het AGBD met betrekking tot de culturele infrastructuur Servaasplein 14 -15, het gemeenschapscentrum ‘de Plak”.
Indien er in deze overeenkomst bepalingen voorkomen die strijdig zijn met de bepalingen uit de algemene beheersovereenkomst, zijn het de bepalingen uit de algemene overeenkomst die van toepassing zijn.
Voorwerp
Deze overeenkomst regelt de onderlinge afstemming van het beleid van de gemeente en dat van het AGBD inzake het beheer en de exploitatie van de culturele infrastructuur Servaasplein 14-15 en ermee verbonden activiteiten en de nadere omschrijving en afbakening van de opdrachten en verantwoordelijkheden van het AGBD ten opzichte van deze van de gemeente.
1. OMSCHRIJVING OPDRACHTEN
Wat de culturele infrastructuur betreft, wordt het AGBD door de gemeente belast met een publiekrechtelijke opdracht tot het beheer en de exploitatie van de volgende infrastructuur:
A. Het gemeenschapscentrum “de Plak”, Servaasplein 14, 3590 Diepenbeek met volgende infrastructuuronderdelen: theaterzaal, artiestenruimte, foyer, tentoonstellingsruimte, polyvalente zaal, vergaderlokalen en aanverwante infrastructuur bestaande uit bureelruimten, sanitair en
• Het AGBD houdt bij de exploitatie en het beheer van de infrastructuur rekening met de decretale opdracht van het gemeenschapscentrum.
• Het gemeenschapscentrum is een culturele infrastructuur die beheerd moet worden met het oog op cultuurparticipatie, gemeenschapsvorming en cultuurspreiding ten behoeve van de lokale bevolking en met bijzondere aandacht voor de culturele diversiteit.
• Het AGBD stelt haar infrastructuur ter beschikking van derden en biedt logistieke en technische ondersteuning.
• Het AGBD verbindt er zich toe om het recht op toegang tot de infrastructuur en het recht om ervan gebruik te maken bij voorrang toe te kennen aan de gemeente met het oog op het door de gemeente gevoerde cultuurbeleid.
• Om de toevertrouwde beheers- en exploitatieopdracht kwaliteitsvol, conform de van toepassing zijnde regelgeving, uit te voeren, bestaat het beheersorgaan.
B. Het café, Servaasplein 15, 3590 Diepenbeek met volgende infrastructuuronderdelen: caféruimte met keuken en bergruimte. Zowel voor de beschrijving van de infrastructuuronderdelen als de opdrachtomschrijving wordt verwezen naar een afzonderlijke overeenkomst . Dit café kan door het bedrijf in concessie worden gegeven of worden verhuurd aan derden.
2. BEHEERSORGAAN
Het gemeenschapscentrum behoort tot het AGBD. Dit impliceert (zie Cultuurpact- en Decreet over het lokaal bestuur) dat in de samenstelling van het beheersorgaan de volgende vorm van vertegenwoordiging wordt aangenomen:
“De evenredige vertegenwoordiging van de politieke strekkingen die bestaan in de betrokken overheid. In dat geval wordt het beheersorgaan bijgestaan door een vaste commissie van advies, waarin alle vertegenwoordigende verenigingen van de gebruikers en alle filosofische en ideologische strekkingen opgenomen zijn; deze commissie van advies heeft recht op een volledige voorlichting over de handelingen van het beheersorgaan.”
De raad van bestuur van het AGBD is het beheersorgaan en wordt bijgestaan door de gemeentelijke cultuurraad (raad van bestuur) die de functie vervult van vaste commissie van advies.
3. BEVOEGDHEIDSAFSPRAKEN MET ONDERSCHEID TUSSEN BELEIDSBEPALENDE BESLISSINGEN EN OPERATIONELE UITVOERINGSBESLISSINGEN
1. De gemeente is vanuit beleidsmatig oogpunt de organiserende overheid van het inhoudelijke aanbod, programma en alle activiteiten verbonden aan het gemeenschapscentrum en blijft instaan voor alle inhoudelijke beleidsbeslissingen hieromtrent.
2. Het AGBD is bevoegd voor de operationele uitvoering van het aanbod, programma en activiteiten en de financiële verwerking en rapportering. Het betreft hier de uitvoering van overheidsopdrachtenprocedures, het aangaan van contracten, het verrichten van bestellingen, de organisatie van logistiek, het technisch en facilitair beheer, …
3. Het AGBD zal voor belangrijke beslissingen op het vlak van nieuwe investeringen in de infrastructuur of renovatie van bestaande infrastructuur, wijzigingen in de toegankelijkheid en het gebruik van de infrastructuur, advies vragen aan de betrokken adviesorganen en eventuele besluitvorming afstemmen met het college van burgemeester en schepenen en/of de gemeenteraad.
4. OPENINGSREGIME EN TARIEVEN A. TOEGANGSUREN
1. Buiten de jaarlijks vast te stellen sluitingsdagen wordt de toegang tot het gemeenschapscentrum op weekdagen verleend van 09.00 tot 24.00 uur en op weekenddagen en wettelijke feestdagen van 09.00 tot 06.00 uur. Het directiecomité is bevoegd voor het bepalen van de sluitingsdagen en sporadische afwijkingen.
2. Delen van het gebouw in beheer gegeven aan derden: voor de ruimten waarvan het beheer en de exploitatie via een overeenkomst aan derden werd toevertrouwd, dienen de toegangsuren voorzien in die overeenkomst strikt nageleefd te worden. Het AGBD zal hierover waken.
B. TARIEVEN
• Al de vermelde tarieven zijn inclusief de belasting op toegevoegde waarde.
Gemeente Diepenbeek - Gemeenteraad van 20 mei 2019 - 2019_GR_00013 : Aanpassing specifieke
• Deze tarieven worden geïnd op het ogenblik van de afgifte van het toegangsbewijs, de reservatie of ter beschikking stelling van de gevraagde accommodatie, het uitvoeren van de gevraagde dienst of worden achteraf gefactureerd.
• In de jaarlijkse budgetten van de gemeente en het AGBD worden de nodige toelagen ingeschreven zodat het AGBD de kwaliteit van de programmatie en de exploitatie van de infrastructuur kan garanderen.
• Het bedrijf bepaalt de tarieven op zodanige wijze dat de ontvangsten de kosten overtreffen zodat de vrijstelling van btw ingevolge artikel 44, §2, 3°, btw-wetboek niet van toepassing is.
Dit betekent dat het bedrijf in de eerste plaats haar geraamde kostenstructuur bepaalt op basis van de beschikbare gegevens.
De door het bedrijf na te streven omzet wordt bepaald door de kostenstructuur te verminderen met eventuele andere toelagen en te verhogen met een marge die de opbouw van reserves en/of de uitkering van een dividend aan de Gemeente moet mogelijk maken. De tarieven dienen te worden berekend in functie van deze na te streven omzet.
• Het Bedrijf dient de administratieve richtlijnen, in het bijzonder de Beslissing Btw nr. E.T.129.288 dd. 19.01.2016, toe te passen.
• Bij de toepassing van prijssubsidies kan de Gemeente een factor bepalen, welke als prijssubsidie wordt toegepast op de geldende tarieven, teneinde het Bedrijf toe te laten om rendabel te zijn.
GEMEENSCHAPSCENTRUM DE PLAK TOEGANGSTARIEVEN
Voor de toegangstarieven van het volledige programmatieaanbod van het gemeenschapscentrum wordt verwezen naar de jaarlijkse uitgifte van de programmatiebrochure met opgave van de detailtarieven per voorstelling.
TARIEVEN GEKOPPELD AAN INFRASTRUCTUUR IN EIGEN BEHEER Artikel 1: Definities
Cursus: Lessenreeks gericht op attitudes, vaardigheden en/of kennis van de deelnemers en die op vaste tijdstippen plaatsvindt, met uitzondering van commerciële en/of winstgevende activiteiten.
Dag: is van 09.00 tot 24.00 uur op weekdagen en van 09.00 tot 06.00 uur op weekenddagen en wettelijke feestdagen. Het weekend begint vanaf vrijdagavond 19.00 tot maandagmorgen 06.00 uur.
Dagdeel: is van 09.00 tot 13.00 uur, van 13.00 tot 18.00 uur of van 18.00 tot 23.00 uur.
Diepenbeekse vereniging: Onder Diepenbeekse vereniging wordt verstaan een vereniging aangesloten bij een gemeentelijke adviesraad of een vereniging waarvan meer dan de helft van de leden van de gemeente Diepenbeek is en waarvan het merendeel van de activiteiten op het grondgebied van de gemeente Diepenbeek plaatsvindt. De vereniging dient hiervan zelf het bewijs te leveren.
Diepenbeekse inwoner: Een Diepenbeekse inwoner is een persoon die in de gemeente Diepenbeek gedomicilieerd is en ook feitelijk in de gemeente Diepenbeek verblijft vanaf het ogenblik van de reservatie en dat tot op het ogenblik dat de activiteit doorgaat.
Restaurant- of eetdag: is een activiteit waarbij een organisator een maaltijd (brunch, middagmaal of avondeten) bereidt of laat bereiden en deze tegen een vergoeding aan zowel leden als niet-leden aanbiedt of verstrekt. Ook kaas- en/of vleesschotels en pannenkoeken vallen hieronder.
Vorming: is een occasionele informatieverstrekkende activiteit met het oogmerk het welzijn van de inwoners van de gemeente Diepenbeek te verbeteren of met het oogmerk het algemeen belang te dienen, met uitzondering van commerciële en/of winstgevende activiteiten.
Weekdagen: maandag, dinsdag, woensdag, donderdag, uitgezonderd wettelijke feestdagen.
Artikel 2: Categorieën van gebruikers Tarief 1:
• Gemeentelijke diensten en gemeentelijke adviesraden voor activiteiten die in overleg met het gemeentebestuur worden georganiseerd.
• Diepenbeekse verenigingen waarvan de aard van de activiteit kadert binnen de werking van de vereniging.
• Diepenbeekse scholen.
Tarief 2:
• Diepenbeekse inwoner en dat voor activiteiten zonder commerciële doeleinden.
Tarief 3:
• Een gebruiker die niet onder de categorie tarief 1 of tarief 2 valt.
Artikel 3: Tarieven
(1) Dit tarief geldt enkel voor het gebruik van het podium in de polyvalente zaal of theaterzaal op weekdagen.
(2) De artiestenfoyer wordt samen met de theaterzaal ter beschikking gesteld, met gedeeld gebruik door gemeentelijke diensten mits duidelijke en onderlinge voorafgaande afspraken.
(3) Inclusief de terbeschikkingstelling van de keuken (inbegrepen het gebruik van porselein en bestek).
(4) Dit tarief geldt enkel voor het gebruik van de polyvalente zaal op weekdagen. Voor gebruikers van tarief 1 wordt er geen voorschot aangerekend.
(5) Dit tarief geldt enkel voor het gebruik van de keuken op weekdagen (inbegrepen het gebruik van porselein en bestek).
De tarieven zijn all-in voor verwarming, elektriciteit en water.
Artikel 4: Voorschot
De gebruikers betalen conform het gebruikersreglement gemeenschapscentrum “de Plak” voor de reservatie van de polyvalente zaal een voorschot van 50 % van het van toepassing zijnde tarief.
Artikel 5: Afwijkingen van de tarieven
• Een korting van 25 % wordt toegestaan indien de theaterzaal en polyvalente zaal samen ter beschikking worden gesteld.
• De gebruiker kan in de volgende gevallen een afwijking aanvragen op het tarief:
1. De polyvalente zaal wordt gratis ter beschikking gesteld voor een activiteit van een Diepenbeekse vereniging, die 25 jaar of een veelvoud hiervan bestaat en dit enkel in het jaar van het jubileum na goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen. De vereniging moet zijn jubileum met de nodige bewijsstukken kunnen staven. In dit geval factureert het AGBD tarief 1 aan het gemeentebestuur.
2. De polyvalente zaal en de theaterzaal worden gratis ter beschikking gesteld voor activiteiten van een Diepenbeekse vereniging georganiseerd in het kader van het bovenlokaal initiatief
“Week van de Amateurkunsten” of “Week van de Smaak”. De huurder die zich hierop wenst te beroepen moet maximaal 6 maanden en minimaal twee maanden voorafgaand aan de activiteit een schriftelijke aanvraag indienen. Voor de “Week van de Amateurkunsten” beperkt deze periode zich vanaf de laatste vrijdag van april tot en met de eerste zondag van mei. Voor de “Week van de Smaak” is dit de periode van de derde vrijdag van november tot en met de laatste zondag van november”. De aanvraag bevat de datum van de activiteit, een omschrijving van de activiteit en een verklaring hoe de activiteit kadert binnen de “Week van de Amateurkunsten” of de “Week van de Smaak”. Als voldaan is aan bovenstaande voorwaarden wordt tevens het reeds betaalde voorschot terugbetaald. In deze gevallen factureert het AGBD tarief 1 aan het gemeentebestuur.
AGB tarieven in euro
dagdeel dag dagdeel dag dagdeel dag
THEATERZAAL repetities en opbouw (1) 10,30 20,50 41,10
voorstellingen(2) 102,70 205,50 411,00
TENTOONSTELLINGSRUIMTE 20,50 41,10 82,20
POLYVALENTEZAAL (3) normaal tarief 118,20 308,20 616,50
eetdag 154,20 616,50 822,00
vorming/cursus (4) 30,80 77,00 154,20
repetities en opbouw (1) 10,30 20,50 41,10
koffietafel 190,00 190,00
KEUKEN 27,70 41,10 92,50
VERGADERLOKAAL normaal tarief 5,20 27,20 62,70
eet/of drankact. 25,70 51,40 102,70
DIENSTVERLENING TECHNICUS 27,2 0/uur
TARIEF 3
TARIEF 1 TARIEF 2
Gemeente Diepenbeek - Gemeenteraad van 20 mei 2019 - 2019_GR_00013 : Aanpassing specifieke
3. Voor de organisatie van een activiteit ten voordele van een maatschappelijk, doel (vb.
bloedinzamelingen, vormselvieringen, … geen individueel doel) kan de polyvalente zaal tegen een verminderd tarief of gratis ter beschikking gesteld worden. De aanvraag hiervoor dient minstens 1 maand voor de activiteit aan het college van burgemeester en schepenen gericht te worden. Het verminderd tarief is een gunst van de gemeente. In dit geval factureert het AGBD het verschil tussen het van toepassing zijnde tarief en het verminderde tarief aan het gemeentebestuur.
4. Voor een schoolvoorstelling (educatief) voor Diepenbeekse scholen wordt de theaterzaal/polyvalente zaal gratis ter beschikking gesteld. Het AGBD factureert tarief 1 aan het gemeentebestuur.
5. Faciliteiten voor toneelverenigingen voor de theaterzaal en polyvalente zaal:
- Voor de opbouw van het decor en het repeteren 7 dagen voor de première, wordt het podium gratis ter beschikking gesteld. Het AGBD factureert tarief 1 aan het gemeentebestuur.
- Voor het afbreken van de decors is het podium 1 dag na de laatste opvoering gratis ter beschikking. Het AGBD factureert tarief 1 aan het gemeentebestuur.
- Indien het podium buiten bovenvermelde periodes gebruikt wordt, betaalt de gebruiker het van toepassing zijnde tarief.
6. Huurprijs voor opbouw van tentoonstellingen
Het AGBD geeft aan de huurder van tarief 1, 1 dag 50 % korting indien de polyvalente zaal gebruikt wordt voor de opbouw van tentoonstellingen.
7. Huurprijs op- en afbouw meerdaagse activiteiten
8. Indien de zaal gehuurd wordt voor een activiteit van minstens 2 aaneensluitende dagen, is het tarief de dag vóór en de dag na de minstens 2 dagen durende activiteit, aan de helft van het tarief dat van toepassing is. En dit enkel indien deze dagen dienen voor de op- en afbouw van de activiteit.
9. Klaarzetten van een polyvalente zaal de avond ’s daags vóór de activiteit
10. Indien een polyvalente zaal gehuurd wordt om klaar te zetten de avond vóór de activiteit, is de prijs de helft van het tarief dat van toepassing is. Deze vermindering kan enkel als de zaal ten vroegste 1 maand voor de activiteit gehuurd wordt op voorwaarde dat de zaal niet verhuurd is voor een andere activiteit en indien de sluitingsdag van de zaal gerespecteerd wordt. De huurder krijgt slechts toegang na 16.00 uur De volledige huurprijs is van toepassing indien de huurder de zaal meer dan 1 maand voor het plaatsvinden van de activiteit wil huren of toegang wenst vóór 16.00 uur.
Artikel 6: Administratieve kosten bij annulering
De wijziging van de datum van een bestaande gebruikersovereenkomst wordt eveneens beschouwd als annulering door de aanvrager.
• Bij een annulering meer dan 2 maanden voor de activiteit bedraagt de kost 1/4de van het tarief met een minimum van 5,00 euro.
• Bij een annulering binnen 2 maanden voor de activiteit bedraagt de kost 1/2de van het tarief met een minimum van 5,00 euro.
Artikel 7: Controle
Er zullen strenge controles uitgevoerd worden op misbruik door personen of verenigingen die hun voorrechten aanwenden ten voordele van personen geen recht hierop hebben. Vastgesteld misbruik zal onherroepelijk leiden tot definitief verlies van recht op verminderde tarieven.
Artikel 8: Indexering
Met uitzondering van de annuleringskosten worden alle bedragen opgenomen in dit reglement telkens op 1 januari verhoogd met de procentuele stijging van de index van de consumptieprijzen tussen 1 oktober van het voorafgaande kalenderjaar en 1 oktober van het daaraan voorafgaande kalenderjaar.
Er wordt afgerond op één decimaal. De eerste aanpassing gebeurt op 1 januari 2019 op basis van de index van de consumptieprijzen van oktober 2018 t.o.v. de index van de consumptieprijzen van 2017.
Nieuw bedrag januari jaar x = bedrag (jaar x-1) * index oktober (jaar x-1) / index oktober (jaar x-2).
Het directiecomité wordt gemachtigd om de in dit besluit opgenomen tarieven te wijzigen.
Voor de tarieven voor activiteiten in de infrastructuur die in het beheer van derden gegeven is, geldt de regeling die voorzien is in de overeenkomst tussen het AGBD en de derde-uitbater.
ARTIKEL 3: Overeenkomstig artikel 234, §1, tweede lid van het Decreet over het lokaal bestuur wordt deze beheersovereenkomst bekend gemaakt op de webtoepassing van de gemeente.
Voor de gemeente Diepenbeek
Rik Kriekels Omer Jouck
Burgemeester Algemeen directeur
Voor het Autonoom Gemeentebedrijf Diepenbeek
Rik Kriekels Omer Jouck
Voorzitter secretaris
Gemeente Diepenbeek - Gemeenteraad van 20 mei 2019 - 2019_GR_00013 : Aanpassing specifieke
Aldus beslist in bovenvermelde zitting, Namens de gemeenteraad
get. Omer Jouck algemeen directeur
get. Karen Alders voorzitter
Voor eensluidend afschrift
Omer Jouck algemeen directeur
