Bijlage 2 Checklist spreekuur opzetten
Deze checklist gebruikt u bij het opzetten van een astma/COPD spreekuur. Organiseer onderstaande punten voordat u met het categoraal spreekuur start.
Afvinklijst
□ A. Omvang van de doelgroep berekenen
□ B. Tijdsbesteding verrichtingen berekenen*
□ C. Benodigde tijd voor het spreekuur berekenen*
□ D. Aantal spreekuren per jaar berekenen
□ E. Duur van het spreekuur
□ F. Iedere medewerker een eigen agenda
□ G. Synchronisatie van de agenda’s
□ H. Spreek/onderzoekkamer voor alle medewerkers
□ I. Beschikbaarheid (voor overleg) van de huisarts tijdens de spreekuren van andere medewerkers
□ J. Protocol voor alle overgedragen handelingen
□ K. Controle- en oproepsysteem
□ L. Structureel werkoverleg
* Bij de organisatie van het spreekuur gaat u uit van de volgende rekentijden:
Diagnostiek en instel fase (gemiddeld ongeveer 10% van de totale populatie) Consult huisarts ..……….. 10 min.
Consult pvk/poh .……….. 30 min.
Spirometrie:
instrueren, proefblazen, blazen, uitleg resultaten ………. 20 min.
Reversibiliteitstest:
instrueren, proefblazen, blazen, inhaleren ……… 10 min.
blazen, uitleg resultaten ……… 10 min.
Inhalatie-instructie………. 10 min.
Allergietest (indien in eigen beheer)……… 30 min.
Voorlichtingscontact ………. 30 min.
Patiënt bespreken HA-pvk/poh (per patiënt) ……….. 5 min.
Huisbezoek (sanering) ……….. 60 min.
PEF ………... 5 min.
Facultatief
Zelfmanagementprogramma intensieve fase ……… 60 min.
Monitoring fase
Controle huisartsen ..……… 10 min.
Controle pvk/poh……..……… 30 min.
Spirometrie:
instrueren, proefblazen, blazen, uitleg resultaten ………. 15 min.
Reversibiliteitstest*:
instrueren, proefblazen, blazen, inhaleren ……… 10 min.
Voorlichtingscontact ………. 30 min.
Patiënt bespreken HA-pvk/poh (per patiënt) ……….. 5 min.
Facultatief
Zelfmanagementprogramma minder intensieve fase………. 10 min.
* Dit is tijdens de monitoring fase meestal niet nodig.
A. Omvang van de doelgroep berekenen
Inventariseer de omvang van de praktijkpopulatie (zie Hoofdstuk 2: Een astma/COPD-spreekuur opzetten, en bijlage 1). Kies uit deze inventarisatie alleen de patiënten met als hoofdbehandelaar de huisarts.
① Astma ...
② COPD ...+
③ Totaal (①+②) ...
Is het aantal patiënten ① of ② in de praktijk niet bekend? Dan kunt u hiervan een schatting maken op basis van de prevalentiecijfers in de huisartsenpraktijk: 28/1000 voor astma en 20/1000 voor COPD. Let daarbij op de volgende punten:
Patiënten met intermitterend astma worden volgens het protocol alleen op eigen initiatief gecontroleerd. Dit is ongeveer de helft van de totale astma-populatie.
Een belangrijk deel van de patiënten met COPD staat onder controle in de tweede lijn vanwege de ernst van de COPD of vanwege ernstige comorbiditeit (longcarcinoom, hartfalen). Dit is naar schatting 30 tot 50%.
Een deel van de milde/matige COPD-patiënten wil niet op het spreekuur komen. Dit is ongeveer 10-20%.
De leeftijdsopbouw van de praktijk speelt een rol. In een praktijk met een relatief grote groep ouderen zijn relatief meer COPD-patiënten. Onder de 40 jaar komt COPD nauwelijks voor en de prevalentie stijgt naar 12% bij de 80 tot 85-jarigen.
B. Tijdsbesteding verrichtingen berekenen
④ Consulten HA = ③ x 3/4 x 10 min = ...
⑤ Consulten pvk/poh = ③ x 3/4 x 30 min x 2,5 = ...
We gaan hier uit van gemiddeld één consult per jaar door de HA, en 2,5 consult door de pvk/poh.
Daarbij zijn patiënten in de instelfase en de monitoringfase bij elkaar genomen. U moet het totaal aantal patiënten met astma/COPD vermenigvuldigen met 3/4 omdat patiënten met intermitterend astma (ongeveer de helft van de astmapatiënten) alleen zo nodig worden gecontroleerd.
Spirometrie = ③/1.5 x 15 min = ... (monitoring fase) In de instelfase ondergaan patiënten gemiddeld tweemaal spirometrie inclusief een
reversibiliteitsmeting. Ongeveer 10% van het totaal aantal patiënten met astma of COPD bevindt zich in deze fase. De 40 minuten is een (afgerond) gemiddelde gebaseerd op een eerste spirometrie van 45 minuten en een herhaalspirometrie van 30 minuten.
In de monitoringfase is het voor astma afhankelijk van de huidige medicatie en of patiënten roken hoe frequent er een spirometrie moet worden verricht. Voor COPD hangt dit af van de ziektelast. Al met al zullen patiënten gemiddeld op ongeveer één spirometrie per 1,5-2 jaar uitkomen. De berekende tijd is voor deze fase dus de maximumtijd. U kunt de spirometrie (inclusief de reversibiliteitstest) ook uitbesteden aan een longfunctielaboratorium.
⑦ Allergietest (huidpriktest) = ①/5 x 30 min = ...
De tijdsinvestering in dit onderdeel is sterk afhankelijk van twee zaken.
- Dit onderdeel vervalt als uw praktijk deze test niet doet, maar kiest voor een bloedtest (RAST) om de allergie te bepalen.
- Als de huidpriktest wel wordt uitgevoerd in de praktijk, is de benodigde tijd afhankelijk van de status van de praktijk. Mogelijk moet nog een ruim aantal patiënten worden toegevoegd die voorlopig, maar onterecht in de COPD-groep waren ondergebracht. Bovendien zult u deze test vaak gebruiken voor patiënten die (nog) niet als astma/COPD-patiënt zijn geregistreerd – eventueel ook tijdens het categorale spreekuur. Denk daarbij aan allergische rhinitis.
- Ruwweg is daarom gekozen voor één op de vijf patiënten.
⑧ Voorlichting = ③ x 30 min = …….
Het is bijzonder lastig om in te schatten hoeveel tijd voorlichting gaat kosten. Tussen patiënten zullen er grote verschillen zijn in de tijd die aan voorlichting wordt besteed. We gaan hier uit van gemiddeld een half uur voorlichting per jaar voor alle patiënten met astma en COPD per jaar. Dit is een zeer grove schatting.
C. Benodigde tijd voor het spreekuur berekenen
Bereken uit onderdeel B de totale spreekuurtijd per medewerker:
Huisarts = uitkomst ④ ...
Pvk/poh = totale tijd van de taken die aan de pvk/poh zijn gedelegeerd onder 5 t/m 8 ...
Assistente = totale tijd van de taken die aan de assistente zijn gedelegeerde onder 5 t/m 8
...
D. Aantal spreekuren per jaar berekenen
De spreekuren moeten vaak genoeg aangeboden worden om voor de patiënten aantrekkelijk te zijn en om de medewerkers hun vaardigheden te laten behouden. Twee tot driemaal per maand een dagdeel lijkt op basis van bovenstaande cijfers voor een normpraktijk een redelijke en ook haalbare frequentie.
E. Duur van het spreekuur
Huisarts = C/D (huisarts) = ....….
Pvk/poh = C/D (pvk/poh) = ...
Assistente = C/D (assistente) = ...
F. Iedere medewerker een eigen agenda
Iedere medewerker moet een eigen agenda hebben. Dit voorkomt foute planningen.
G. Synchronisatie van de agenda’s
Een categoraal spreekuur verliest snel zijn aantrekkelijkheid voor de patiënt als hij na een spirometrie of ander onderzoek lang moet wachten op een plaats in het spreekuur van de pvk/poh of de huisarts.
H. Spreek-/onderzoekkamer voor alle medewerkers
Tijdens de categorale spreekuren moet iedere betrokken medewerker een spreekkamer tot zijn beschikking hebben. In die spreekkamer(s) moet de benodigde meetapparatuur en voldoende voorlichtingsmateriaal beschikbaar zijn. Als u direct in het HIS registreert, heeft u in de kamer een computer nodig die op het netwerk is aangesloten. Kiest u voor (tijdelijke) registratie op papier, zorg dan voor registratieformulieren op de kamer.
Zie verder bijlage 3: Checklist inrichting onderzoeksruimte.
I. Beschikbaarheid (voor overleg) van de huisarts tijdens de spreekuren van de andere medewerkers
Het is belangrijk dat de huisarts tijdens het categorale spreekuur in de praktijk op afroep aanwezig is.
Bovendien moet de pvk/poh, op basis van spreekuurbevindingen, altijd naar de huisarts kunnen verwijzen. Het is dus niet verstandig het spreekuur van de huisarts die het categorale spreekuur
Het is ook mogelijk om de huisarts te laten deelnemen aan het categoraal spreekuur. Hij ziet dan bijvoorbeeld de patiënten voor wie een behandelplan moet worden opgesteld en de patiënten die moeten worden ingesteld op medicamenteuze behandeling.
J. Protocol voor alle overgedragen handelingen
Alle handelingen die de huisarts overdraagt aan een praktijkmedewerker moeten protocollair worden vastgelegd.
K. Controle en oproepsysteem
De meeste patiënten met astma of COPD komen in aanmerking voor regelmatige controle, maar in de praktijk verdwijnen patiënten regelmatig uit de controle. Probeer onnodige uitval te voorkomen en houdt de lijst met astma- en COPD-patiënten actueel. U kunt hiervoor de bijlage Vervolgafspraken:
vastleggen, bewaken en oproepen gebruiken.
L. Structureel werkoverleg
Alle hulpverleners moeten meedoen aan het werkoverleg. Zeker bij de start van het categoraal spreekuur zullen er nog veel aanloop- en afstemmingsproblemen zijn. In de opbouwfase van het categorale spreekuur is het verstandig om ieder spreekuur te besluiten met gezamenlijk overleg tussen de huisarts en de pvk/poh. In dit overleg evalueert u de spreekuurorganisatie en heeft u een inhoudelijk patiëntenoverleg en -overdracht.
