Werkprocessen Debiteuren/Crediteuren Administratie
Een onderzoek naar de mate van doeltreffendheid en doelmatigheid van werkprocessen van de debiteuren/crediteuren administratie bij
de gemeente Achtkarspelen
BIJLAGEN
Afstudeerverslag Sytze-Dirk Malda
INHOUDSOPGAVE
BIJLAGE 1: ORGANOGRAM GEMEENTE ACHTKARSPELEN ...4
BIJLAGE 2: TECHNIEKEN & VUISTREGELS...5
BIJLAGE 3: LEESWIJZER MODELLEN...9
BIJLAGE 4: BESCHRIJVING INNINGSPROCEDURE ...12
BIJLAGE 5: MODELLEN INNINGSPROCEDURE (HUIDIG) ...16
BIJLAGE 6: VALUE-ADDED ASSESSMENT ...19
BIJLAGE 7: HERONTWERPMODELLEN...22
BIJLAGE 8: BESCHRIJVING FACTUURAFHANDELING...25
BIJLAGE 9: MODELLEN FACTUURAFHANDELING (HUIDIG)...29
BIJLAGE 10: VALUE-ADDED ASSESSMENT ...32
BIJLAGE 11: HERONTWERPMODELLEN...35
BIJLAGE 1: ORGANOGRAM GEMEENTE ACHTKARSPELEN
Gemeente Achtkarspelen
Organogram Gemeente Achtkarspelen
BIJLAGE 2: TECHNIEKEN & VUISTREGELS
Er is veel onderzoek gedaan naar doelmatigheid en doeltreffendheid met betrekking tot werkprocessen. Veel van dit onderzoek valt onder de noemer Business Process Reëngineering of Business Process Improvement. Deze termen worden in de literatuur van dit vakgebied veel door elkaar gebruikt. Doorgaans bedoelt men er hetzelfde mee. Er is in de Business Process Improvement/Reëngineering-literatuur zodoende veel informatie te vinden over doeltreffendheid en doelmatigheid met betrekking tot werkprocessen. In deze bijlage worden respectievelijk de ´twaalf technieken voor het stroomlijnen van bedrijfsprocessen´ van Harrington en de
´vijftien vuistregels voor het herontwerpen van werkstromen´ van Van der Aalst en Van Hee behandeld.
Harrington
De door Harrington opgestelde checklist voor het stroomlijnen van bedrijfsprocessen bevat de volgende 12 technieken:
1. Eliminatie van bureaucratie
Alle vormen van controle met of zonder handtekening(en) en bewaring van documenten (die soms ook al ergens anders staan opgeslagen) zijn hierdoor
´verdacht´. Elke activiteit die te maken heeft met het lezen van een document, het goedkeuren van een actie, een tweede handtekening of een inspectie moet tegen het licht worden gehouden.
Wat gebeurt er met opgeslagen documenten? Onderzoek wijst uit dat 90%
van opgeslagen documentatie nooit meer wordt ingezien.
Hoeveel fouten worden er gemaakt bij het invoeren van data? Onderzoek wijst uit dat het controleren van ingevoerde data vaak meer kost dan de opbrengst die voortvloeit uit het voorkomen van fouten die anders zouden zijn gemaakt.
Het financiële effect van bureaucratie is enorm. Redenen voor bureaucratie kunnen liggen in organisationele en persoonlijke factoren zoals: paranoia met betrekking tot het maken van fouten, slechte training, wantrouwen, gebrek aan werk, zucht naar controle voor het vinden van minuscule fouten, behoefte aan overmatige controle, et cetera.
2. Eliminatie van duplicatie
Sommige activiteiten worden twee of soms nog meerdere keren uitgevoerd.
Bij dit soort activiteiten moet worden gekeken naar de noodzaak van het dubbel uitvoeren van activiteiten. Vaak is het zo dat dezelfde of vergelijkbare informatie gebruikt wordt in verschillende activiteiten binnen hetzelfde proces.
3. Value-Added Assessment
Als het goed is dan voegt elke bewerking of activiteit waarde toe aan het product van het proces. Wanneer dit niet het geval is dan moet goed gekeken worden naar de noodzaak of functie van de bewerking/activiteit. De toegevoegde waarde wordt hier gedefinieerd als zijnde de waarde die voor de klant wordt toegevoegd. Met andere woorden: welke activiteit voegt wat toe voor de klant? Het perspectief van de klant staat bij de beoordeling dus centraal. Naar aanleiding hiervan worden drie soorten toegevoegde waarde onderscheiden. Real Value Added, Business Value Added en No-Value Added.
4. Simplificatie
Complexiteitreductie is hier het sleutelwoord. De volgende lijst illustreert de toepassing van het concept voor relatief eenvoudige maar tijdrovende activiteiten:
• Dupliceer en/of fragmenteer taken; dit kan gemanaged worden door eerst de duplicaties en fragmentaties te identificeren. Vervolgens kunnen de taken die een relatie met elkaar hebben gecombineerd, en het overschot geëlimineerd worden.
• Complexe werkstromen en bottlenecks; dit kan gemanaged worden door het veranderen van de volgorde van taken, het combineren of splitsen van taken en het balanceren van de werkbelasting van verschillende individuen.
• Meetings; een vooruitgestuurde agenda in combinatie met een vergaderprotocol kan veel tijd schelen. Ook het gebruik van concrete begin- en eindtijden bij het plannen van vergadertijden, die eerder aan de korte dan aan de lange kant zijn, kan efficiency bevorderen. In het laatste kwartier wordt namelijk het meeste gedaan.
• Combineer vergelijkbare activiteiten; kunnen vergelijkbare of opeenvolgende activiteiten zodanig worden gecombineerd dat dit meer zingevend werk voor de werknemer oplevert en dit de kosten, de kans op fouten en de doorlooptijd reduceert?
• Reduceer de hoeveelheid bewerkingen; kan de hoeveelheid bewerkingen aan een opdracht worden gereduceerd door het combineren van verantwoordelijkheden?
• Elimineer ongebruikte data; daag informatie uit op gebruikerswaarde.
Wordt het niet gebruikt, bewaar het dan ook niet.
• Elimineer kopieën; worden alle kopieën van brieven en rapporten daadwerkelijk (nog) gebruikt? Zo niet, waarom bewaren?
• Verfijn standaard rapporten; welke gedeeltes van een rapport worden daadwerkelijk gebruikt?
5. Proces doorlooptijd-reductie
Een aantal technieken voor doorlooptijdreductie zijn hieronder weergegeven:
• Voer activiteiten parallel i.p.v. serieel uit.
• Verander de volgorde van activiteiten.
• Reduceer onderbrekingen.
• Verbeter de timing.
• Reduceer de beweging van de output.
• Locatie analyse; wordt het proces uitgevoerd op de juiste locatie? De plaats waar het proces fysiek wordt uitgevoerd kan een enorme impact hebben op bijvoorbeeld: de totale doorlooptijd, overheidscontrole en regelgeving, transportkosten et cetera.
• Stel prioriteiten.
6. Foutvrij maken
Dit houdt in: maak het moeilijk om fouten te maken. Het gebruik van een vooruitgemaakte ´carbon copy list´ voor herhaaldelijke post is hier een voorbeeld van. Het is makkelijker om een naam van zo´n lijst te halen dan elke keer alle namen weer in te typen. Aan de hand van een zogenaamde
´negatieve-analyse´ kunnen er verbeteringspunten naar voren komen.
7. Upgraden
Hier gaat het niet alleen over het upgraden van computers maar ook over het
´upgraden´ van mensen en omgeving. Kunnen alle werknemers omgaan met de benodigde computerprogramma´s en voldoen de werkomstandigheden aan hun behoeften? Hiernaast is het toepassen van de laatste technieken
belangrijk. Microfilm voor dataopslag, scannen van documenten, automatische printstapeling, et cetera.
8. Eenvoudig taalgebruik
Een aantal aandachtspunten is hier op zijn plek:
• Bepaal het lees- en begripsniveau van het publiek en schrijf hier zonodig één niveau onder.
• Bepaal hoe bekend het publiek is met termen en afkortingen en schrijf dienovereenkomstig.
• Alle procedure beschrijvingen die langer dan vier pagina´s zijn moeten voorzien zijn of worden van een werkstroomtekening.
• Ga zorgvuldig om met het gebruik van acroniemen.
• Formulieren: een goed formulier verklaart zichzelf. Het gebruiken van goed ontworpen standaardformulieren kan aanzienlijk schelen in de verwerkingstijden en het aantal verkeerd ingevulde formulieren.
9. Standaardisatie
Het standaardiseren van werk is vaak de eerste stap op weg naar procesverbeteringen. Het gebruik van standaardprocedures en het communiceren van deze is hierbij essentieel. Aan het maken van standaardprocedures moet wel een gedegen analyse ten grondslag liggen.
Ook moet bij deze procedures worden aangegeven welke training voor de activiteit nodig is en wat acceptabele prestaties voor de uitvoering van de activiteit zijn.
10. Samenwerkingsverbanden met ´leveranciers´
Onderzoek alle input van het proces om te bepalen:
• Heeft het proces die input nodig?
• Komt het binnen op de juiste plaats?
• Is het van het juiste kwaliteitsniveau? (kwaliteit als het voldoen aan de verwachtingen van de ´klant´)
• Is de timing correct?
• Wordt het ontvangen in de best mogelijke format?
• Krijg je misschien meer dan je nodig hebt?
11. ´Big-Picture´ verbetering
Dit concept eist dat uit het dagelijkse proces wordt gestapt en op zoek wordt gegaan naar het perfecte proces zonder rekening te houden met aanwezige resources en andere beperkingen van het huidige proces. De voordelen van deze manier zijn:
• Het geeft een manier om nieuwe concepten te creëren.
• Het voorziet in een nieuwe kijk op het proces.
• Het staat toe om te focussen op kritische succes factoren.
• Het staat het ontwikkelen van nieuwe mogelijkheden toe.
• Het stelt in staat om over huidige organisatiebarrières te stappen.
12. Automatisering en/of mechanisatie
Voordat wordt overgegaan op geautomatiseerde/gemechaniseerde systemen moet men een goed inzicht in het proces hebben en moet het proces zelf goed in elkaar zitten. Anders gaat het gezegde op: het automatiseren van rommel zorgt alleen maar voor het sneller produceren van rommel. Effectieve automatisering is alleen mogelijk met inzet van de hele organisatie.
NB. De toepassing van alle onderdelen richt zich op het vergroten van de doelmatigheid van bedrijfsprocessen. Het rigide toepassen van deze concepten verhoogt misschien wel de doelmatigheid van een werkstroom maar niet altijd de doeltreffendheid.
Van der Aalst en Van Hee
Door Van der Aalst en Van Hee zijn de volgende vijftien vuistregels opgesteld voor het (her)ontwerpen van werkstromen:
1. Bepaal de doelstelling van het proces
Welke rol vervult de werkstroom in het grotere geheel?
2. Negeer het bestaan van resources tijdens het opstellen van de definitie van een proces
Bij het ontwerpen van een proces moet men zich niet laten leiden door historisch gegroeide organisatie-indelingen. De volgende vier fasen worden bij ontwerp van werkstromen doorlopen: wat, waarom, hoe en wie?
3. Maak zo mogelijk één persoon verantwoordelijk voor de afhandeling van een casus (casusmanager)
Doordat sommige processen behoorlijk complex kunnen zijn, is het handig om een casusmanager aan te stellen als buffer tussen het proces en de ´klant´.
De betrokkenheid van de persoon wordt hierdoor vaak ook vergroot.
4. Controleer de noodzaak van elke taak
Vooral iteraties in het proces moeten kritisch worden bekeken. Taken die geen waarde toevoegen moeten worden geëlimineerd.
5. Sta stil bij de omvang van taken
Door taken samen te stellen kunnen set-up tijden gereduceerd worden.
6. Streef naar een zo eenvoudig mogelijk proces
Vaak kunnen processen vereenvoudigd worden door meer intelligentie in de taken te stoppen. Wanneer dit niet mogelijk is, is het belangrijk om een heldere hiërarchische opbouw te bewerkstelligen.
7. Maak een zorgvuldige afweging tussen een generiek proces en meerdere versies van hetzelfde proces
Met behulp van selectieve routering kan onderscheid worden gemaakt tussen de diverse soorten casussen.
8. Maak een zorgvuldige afweging tussen specialisatie en generalisatie Het opdelen van generieke taken kan zowel positieve als negatieve gevolgen hebben. Het kan leiden tot eentonig werk wat vaak ten koste gaat van de overzichtelijkheid en flexibiliteit.
9. Streef zoveel mogelijk naar parallelle verwerking van taken
Hierdoor kunnen aanzienlijke doorlooptijdverkortingen worden gerealiseerd.
10. Ga na welke nieuwe mogelijkheden er zijn ten gevolge van ontwikkelingen op het gebied van netwerken en (gedistribueerde) gegevensbanken
Door digitalisatie van casussen kunnen vaak meer efficiënte processen ontworpen worden.
11. Behandel geografisch verspreide resources alsof ze gecentraliseerd zijn.
Door invoering van bijvoorbeeld een workflow-systeem worden fysieke drempels verlaagd. Hierdoor is het makkelijker om werk over te hevelen van de ene afdeling naar de andere.
12. Laat een resource datgene doen waar het goed in is.
13. Laat een resource zo mogelijk gelijksoortige taken direct na elkaar uitvoeren.
14. Streef naar zoveel mogelijk flexibiliteit voor de nabije toekomst.
15. Laat een resource zoveel mogelijk aan dezelfde casus werken.
NB. Een aantal vuistregels overlapt elkaar of lijkt zelfs met elkaar in tegenstrijd.
Toepassing van deze vuistregels is dan ook situationeel afhankelijk. Er zal vaak een afweging gemaakt moeten worden tussen twee of meer alternatieven.
BIJLAGE 3: LEESWIJZER MODELLEN
De huidige en de gewenste (voorgestelde) situatie worden op drie verschillende manieren beschreven c.q. in kaart gebracht:
1. Actor Activity Diagramming 2. Geografische Modellering 3. Protos
Actor Activity Diagramming
Het proces wordt met deze techniek gemodelleerd door de uit te voeren taken (activiteiten) af te zetten tegen een verticale lijn. Deze lijn stelt de tijd voor en is verbonden met een actor. Verder bestaan de basisactiviteiten uit grijze blokjes. Deze blokjes kunnen met een stippellijn zijn verbonden met een andere verticale lijn. Dit betekent dan dat voor deze activiteit gebruik wordt gemaakt van een informatiesysteem. De ´naam´ van dit informatiesysteem staat boven de lijn aangegeven.
Een grijs blokje met een ´B´ erin betekent dat het hier gaat om een batchactiviteit. Er wordt dan een aantal werkopdrachten achterelkaar bewerkt voordat het proces continueert. Daarnaast zijn er de witte blokjes. Deze blokjes geven aan dat er sprake is van een voorwaartse of terugwaartse overdracht. Wanneer het een terugwaartse overdracht betreft dan wordt dit aangegeven middels een lijntje met een pijlpunt.
Deze punt wijst naar de lijn van de actor waarnaar het onderwerp van overdracht wordt verplaatst. Van deze witte blokjes worden er twee uitgelicht, de overdracht à charge en de overdracht à décharge. Dit betreffen zogenaamde klantoverdrachten.
De overdracht à charge staat voor een overdracht waarbij de klant een werkopdracht overdraagt aan een actor die (een gedeelte van) het proces moet uitvoeren. Bij de overdracht à décharge is dit net andersom.
Ten slotte zijn er nog de witte driehoekjes. Deze driehoekjes geven aan dat er aan een bepaalde voorwaarde moet zijn voldaan als de volgende activiteit mag of moet worden uitgevoerd. Dit wordt daarnaast ook aangegeven met de tekst ´indien …´.
Geografisch Modellering
Bij de geografische beschrijving ligt de nadruk op de route die de in het proces vrijgekomen bescheiden afleggen. Deze modellen zijn als volgt opgebouwd: de organisatie wordt voorgesteld door een rechthoek. De verschillende organisatie- eenheden (dit kunnen zowel afdelingen, bureau´s als clusters zijn) zijn verder weergegeven door een rechthoek met daarin de naam van de betreffende organisatie-eenheid. Een uitzondering geldt voor de afdeling ´X´. Deze afdeling is omgeven met een gestippellijnde cirkel. De bescheiden die de organisatie ingaan of die het proces binnenkomen zijn namelijk afhankelijk van de budgethouder waar deze voor is bestemd of vandaan komt. Deze budgethouders zijn variabel omdat zij elk onder een andere afdeling kunnen vallen.
De grijze rechthoeken staan voor de werkplekken van de betreffende medewerkers die bij het proces betrokken zijn (of soms waren in het geval van herontwerp).
Triggers van buiten de organisatie binnenkomend of die intern in de organisatie worden geactiveerd, zijn aangegeven met een gestippellijnde pijl. Daarnaast is er bij de inningsprocedure nog sprake van een alternatief gestippellijnde pijl. Het gaat hier om een zogenaamde ´systeemtechnische´ overdracht van de inningsopdracht. De inningsopdracht zelf wordt niet daadwerkelijk als document overgedragen. Dit wordt in het systeem een ´openstaande post´. De verdere verwerking van deze posten valt onder de taken van de invorderingsambtenaar.
Documenten die de organisatie uitgaan zijn ook met een gestippellijnde pijl aangegeven. Omdat het vaak om meerdere nota´s/herinneringen/ingebrekestellingen gaat die voor verschillende debiteuren zijn bestemd, is gebruik gemaakt van een soort drietand. De dwanginvorderingen hebben een soort status aparte. Dit zijn namelijk geen documenten maar acties. Omdat dwanginvorderingen geen documenten zijn, zijn deze tussen aanhalingstekens geplaatst. Als er voor zou zijn gekozen om deze niet te modelleren zou in het herontwerp de suggestie gewekt kunnen worden dat de invorderingsambtenaar in het herontwerp geen functie binnen het proces meer zou vervullen. Dit is echter niet het geval. Om deze suggestie niet te wekken is gekozen om dit wel te modelleren.
Ten slotte zijn daar de verzoeken tot het vervaardigen van het overzicht
´openstaande posten´ en ´herinneringen/ingebrekestellingen´. Ook dit zijn geen documenten. Toch zijn deze verzoeken wel gemodelleerd. Dit is gedaan om te laten zien hoe de relatie tussen de verschillende medewerkers en documenten ligt.
Protos
Bij deze manier van modelleren ligt de nadruk vooral op de volgordelijkheid van de activiteiten. Ook de eventuele terugkoppelingen worden hierin gemodelleerd. De modellen bestaan uit verschillende elementen, te weten:
• Triggers. Aangegeven door een rechthoek met gekartelde rand. Deze elementen kenmerken zich doordat ze met een gestippellijnde pijl zijn verbonden met een activiteit. De pijlpunt wijst dan naar de activiteit. Een
´envelopje´ in het element geeft aan dat de werkopdracht met de post komt.
Een ´map met rechtopstaand document´ geeft aan dat de werkopdracht een bestand is.
• Activiteiten. Protos onderscheidt meerdere soorten activiteiten;
Basisactiviteiten, aangegeven door een schuinafgesneden rechthoek binnen de activiteit.
Logistieke activiteiten, aangegeven door een ´wagentje´ in de activiteit.
Controle-activiteiten, aangegeven door rood vinkje in een hokje.
Activiteiten die een machtiging inhouden, aangegeven door een groene vink in de activiteit.
Activiteiten die draaien om communicatie, aangegeven met een spraakballon in de activiteit.
Een activiteit met één groen blokje linksboven in de activiteit geeft aan dat een subproces hiermee start. Een activiteit met twee groene blokjes linksboven in de activiteit geeft aan dat het hier gaat om een activiteit waarmee het hoofdproces start. Eén of twee rode blokjes linksboven in een activiteit geeft aan dat het gaat om een activiteit waarmee een subproces of het hoofdproces eindigt.
Als er links een klein zwart blokje in de activiteit te zien is dan wil dit zeggen dat het een batchactiviteit betreft.
• Toestanden. Aangegeven door een klein bolletje.
• ´Buffers´. Dit zijn zogenaamde archiefplaatsen, aangegeven door een rechthoek met schuinafgesneden rand. Ook deze elementen kenmerken zich doordat ze met een gestippellijnde pijl zijn verbonden met een activiteit. De pijlpunt wijst naar de buffer.
• Pijlen. Deze geven de route aan. Ook kunnen er, in geval van meerdere uitgaande pijlen, bepaalde voorwaarden aan een route ten grondslag liggen.
Deze staan dan bij de pijl vermeld (selectieve routering). Bij een controle- activiteit is dit natuurlijk altijd het geval. In de modellen van het proces
´factuurafhandeling´ zijn hier twee uitzonderingen op gemaakt. Het betreft de activiteiten ´ter betaling stellen batch´ en ´betalen batch´. Ondanks dat er wel bepaalde controles in deze activiteit zitten besloten, zijn ze toch niet als zuivere controle-activiteiten te typeren. Er is in die gevallen voor gekozen om
wel meerdere uitgaande pijlen te gebruiken maar alleen bij de terugkoppeling hier een voorwaarde aan te koppelen. Bij continuering van het proces wordt er van uitgegaan dat deze controle een goedkeuring heeft uitgewezen.
Verder kunnen er ook meerdere uitgaande pijlen zijn die duiden op een ´én- én´ situatie. In dat geval kunnen beide activiteiten onafhankelijk van elkaar worden uitgevoerd na de voorgaande activiteit.
NB. Voor het Actor Activity Diagram en het Protos model geldt dat is getracht om zo veel mogelijk gebruik te maken van de titulatuur zoals deze bij de woordelijke beschrijving is gebruikt. Vanwege bepaalde werkwijzen, die inherent zijn aan de beide technieken, kan hier niet altijd aan worden voldaan. In de beschrijving van de inningsprocedure komt bijvoorbeeld de activiteit ´versturen nota´s´ voor. Deze activiteit wordt in het Actor Activity Diagram dan gemodelleerd als een overdracht.
Bij de Protos modellen zijn bepaalde activiteiten, die niet in de beschrijving terug komen, wel als activiteit of als ´trigger´ gemodelleerd. Ook zijn activiteiten toegevoegd die wel in de woordelijke beschrijving terug komen, maar daar niet expliciet staan vermeld. De titels van de meeste activiteiten zijn sterk afgekort.
Ten slotte dient vermeld te worden dat modelleringen altijd gemaakt worden vanuit een bepaalde doelstelling. De doelstelling van de modelleringen in dit onderzoek is om inzicht te verschaffen in de huidige en voorgestelde procesgang en om de huidige procesgang te analyseren.
BIJLAGE 4: BESCHRIJVING INNINGSPROCEDURE
Hieronder is het proces uiteengerafeld in afzonderlijke activiteiten. Per activiteit is de inhoud van de activiteit kort beschreven. Deze inhoud is gekaderd waarbij de titel van de activiteit als bijschrift boven het kader staat. Deze titulatuur wordt ook, waar mogelijk, gevolgd voor de AAD´s en de Protosmodelleringen.
Inningsprocedure
De inningsprocedure wordt dus getriggerd na aanlevering van een inningsopdracht.
1 Controleren Paraaf & Coderingen
Een financieel administratief medewerker (#1) controleert of de benodigde informatie correct op de inningsopdracht staat vermeld en of de opdracht gepaard gaat met een geldige paraaf. Dit wil zeggen dat de paraaf van een budgethouder moet zijn die ook daadwerkelijk is aangesteld als budgethouder voor het subproduct of de subproducten waarop de inningsopdracht betrekking heeft. Op de inningsopdracht dienen naast de debiteurgegevens tevens de functionele en de BTW codering te zijn genoteerd.
Als deze gegevens niet correct zijn dan wordt contact opgenomen met de budgethouder om dit te corrigeren.
Als de gegevens wel correct zijn dan wordt de inningsopdracht overgedragen aan een andere financieel administratief medewerker (#2).
2 Boeken Inningsopdrachten
Deze medewerker (#2) boekt de inningsopdrachten in FIS4all. Hier worden de debiteurgegevens ingevoerd - als deze er niet zijn dan worden ze aangemaakt – en per boekingsregel de functionele codering, de BTW-codering en de bijbehorende bedragen. Hiervan wordt een invoerverslag uitgedraaid.
Samen met de inningsopdrachten overhandigt de medewerker dit aan de voorgaande medewerker (#1).
3 Checken Invoer
Deze medewerker (#1) checkt of de invoer overeenkomt met de gegevens die de budgethouders op de inningsopdrachten hebben genoteerd.
Als dit niet klopt dan meldt de medewerker dit aan de andere medewerker (#2) zodat die de boeking kan corrigeren.
Als het wel klopt dan wordt alles weer overgedragen aan de andere medewerker (#2).
4 Muteren Grootboek en Debiteuren administratie
De gegevens kunnen nu door deze medewerker (#2) worden verwerkt in de grootboek- en debiteuren administratie. Hiervan wordt een overzicht uitgedraaid, het
´overzicht dagboekmuteringen debiteuren´. Het invoerverslag wordt weggedaan.
5 Archiveren Overzicht dagboekmuteringen debiteuren
Dit overzicht wordt door de medewerker (#2) gearchiveerd in de map ´overzichten dagboekmuteringen´.
6 Aanmaken Notas´s
Hierna kan de medewerker (#2) de nota´s aanmaken. Eerst wordt daarvoor een vervaardigingsbestand aangemaakt. Dit bestand wordt geïmporteerd naar de
applicatie dat de fysieke nota´s opmaakt (DOC4all) en vervolgens wordt dit uitgeprint. Er liggen nu fysieke nota´s.
7 Kopiëren Nota´s
Deze nota´s worden door de medewerker (#2) gekopieerd en klaar gelegd ter archivering.
8 Archiveren Inningsopdrachten met Kopienota´s
De inningsopdrachten worden door de medewerker (#2) samen met de kopienota´s gearchiveerd in de map ´inkomsten´.
9 Versturen Nota
De medewerker (#2) doet de originele nota´s in enveloppen en verstuurt deze naar de betreffende debiteuren.
(Deze activiteit is in het Actor Activity Diagram niet expliciet gemodelleerd maar komt terug in een overdracht).
Het proces ´wacht´ nu op de ontvangst van het bedrag op de rekening van de gemeente. Intussen komt de inningsopdracht terecht in de zogenaamde invorderingsprocedure.
Invorderingsprocedure
De invorderingsambtenaar is belast met de invorderingsactiviteiten van de gemeente en vraagt hiervoor ongeveer maandelijks een overzicht van alle nog openstaande posten aan. De invorderingsambtenaar vraagt dit aan bij de applicatiebeheerder.
10 Uitdraaien Overzicht openstaande posten
Ongeveer maandelijks wordt dit overzicht uitgedraaid. Deze activiteit wordt door de invorderingsambtenaar geïnitieerd maar dus uitgevoerd door de applicatiebeheerder.
Deze maakt hiervoor gebruik van het computerprogramma Impromptu van softwareleverancier Cognos. Met dit programma kunnen heldere overzichten worden gecreëerd (beter dan met FIS4all). De applicatiebeheerder draagt deze lijst over aan de invorderingsambtenaar.
11 Checken Overzicht openstaande posten
Door te kijken welke openstaande posten de vervaldatum zijn overschreden beslist de invorderingsambtenaar of de debiteur een eerste herinnering, een tweede herinnering, een ingebrekestelling krijgt toegestuurd of dat de invordering wordt overgedragen aan de gerechtdeurwaarder voor dwanginvordering. Vóór het nemen van deze beslissingen wordt eerst nagegaan of die dag nog niet betaald is.
De invorderingsambtenaar geeft in FIS4all aan welke debiteur een eerste herinnering, een tweede herinnering, een ingebrekestelling krijgt toegestuurd of dat de invordering wordt overgedragen aan de gerechtdeurwaarder voor dwanginvordering. De invorderingsambtenaar meldt aan de applicatiebeheerder dat herinneringen en ingebrekestellingen vervaardigd kunnen worden.
(Als de debiteur niet óp of vóór de op de ingebrekestelling aangegeven vervaldatum heeft betaald dan kan de debiteur worden overgedragen tot dwanginvordering. Deze overdracht tot dwanginvordering is expliciet als activiteit gemodelleerd in het Actor Activity Diagram).
12 Aanmaken Herinneringen / Ingebrekestellingen
De applicatiebeheerder maakt een vervaardigingsbestand voor de eerste herinneringen, tweede herinneringen of ingebrekestellingen aan en print deze uit.
Deze stukken draagt de medewerker weer over aan de invorderingsambtenaar.
13 Versturen Herinneringen / Ingebrekestellingen
De invorderingsambtenaar doet de stukken in enveloppen en verstuurt deze naar de betreffende debiteuren.
(Ook deze activiteit is in het Actor Activity Diagram niet expliciet gemodelleerd maar komt terug in een overdracht).
14 Betalen op Nota, 1ste of 2de herinnering, ingebrekestelling of dwanginvordering De betreffende debiteur maakt het bedrag over op de rekening van de gemeente Achtkarspelen.
(Het kan natuurlijk ook voorkomen dat een bedrag oninbaar blijkt. In dat geval dient het college van B&W een oninbaarverklaring te ondertekenen).
Inningsprocedure (vervolg)
De debiteur kan dus betalen op de nota, de eerste of tweede herinnering of naar aanleiding van de dwanginvordering. Deze betaling wordt geregistreerd door de Bank Nederlandse Gemeenten. Hiervan komt bij de gemeente dagelijks een dagafschrift .
Rond half tien ´s ochtends worden de dagafschriften van de banken afgeleverd bij de financieel administratief medewerker die de betalingen en ontvangsten afboekt (#3).
15 Afboeken Ontvangst als Ontvangst op Nota
De medewerker (#3) boekt de ontvangsten en betalingen af in FIS4all. Ontvangsten op nota´s worden afgeboekt als ´ontvangst op nota´ (ON).
16 Muteren diverse Administraties
Na het afwerken van het dagafschrift worden de gegevens door de medewerker (#3) verwerkt in de grootboek- en andere subadministraties. De debiteuren administratie is hier één van. Hier wordt een overzicht van uitgedraaid, het ´overzicht dagboekmuteringen kas/bank/giro´.
17 Archiveren Overzicht dagboekmuteringen kas/bank/giro en Dagafschrift
Dit overzicht wordt door de medewerker (#3) samen met het dagafschrift gearchiveerd in de map ´dagafschriften´.
Inningsprocedure (alternatief vervolg)
Deze verklaring triggert een alternatief vervolg van de inningsprocedure en dient binnen te komen bij dezelfde medewerker (#3).
(Om een helder Actor Activity Diagram te creëren is er voor gekozen om dit alternatief niet te modelleren).
15 Afboeken Oninbaarverklaring
De medewerker (#3) boekt de oninbaar verklaarde inningsopdracht af in FIS4all op de post ´voorziening dubieuze debiteuren´. Dit soort boekingen valt onder de noemer van memoriaalboekingen.
16 Muteren Grootboek- en Debiteurenadministratie
De gegevens kunnen nu door de medewerker (#3) worden verwerkt in de grootboek- en debiteuren administratie. Hier wordt een overzicht van uitgedraaid, het ´overzicht dagboekmuteringen memoriaal´.
17 Archiveren Overzicht dagboekmuteringen memoriaal met Oninbaarverklaring Dit overzicht wordt door de medewerker (#3) samen met de oninbaarverklaring gearchiveerd in de map ´dagboek 40´.
BIJLAGE 5: MODELLEN INNINGSPROCEDURE (HUIDIG)
Geografische Modellering Huidige Situatie Inningsprocedure
1ste/2 de h
er. / Inge
breke
st. Nota´s
´Dwang invordering´
Protosmodellering Huidige Situatie Inningsprocedure
invoer = correct invoer # correct paraaf geldit én coderingen correct paraaf ongeldig en/of coderingen incorrect
Retourneren >
Budgethouder Innings- opdracht
Dagafschrift
Dagafschriften
Afboeken Ontvangst
Muteren diverse Administraties
Arch. Overzicht en Dagafschrift
Versturen Nota's Ontvangen Inningsopdracht
Boeken Inningsopdracht Contr. Paraaf &
Coderingen
Checken Invoer
Muteren Grtbk
& Deb. Adm.
Aanmaken Nota's
Wachten op ontvangst van betaling inningsopdracht geboekt
Muteren Grtbk
& Deb. Adm.
Arch. Overz.
Memoriaal...
Afboeken Oninbaarverkl.
Arch. Overz.
dgbkmut. Deb.
Kopiëren Nota 's Corrigeren Boeking(en)
Invorderings- procedure
Oninbaar- verklaring
Dagboek 40
Arch. Inn.opdr.
met Kopienota's Overzichten dgbkmuteringen
Inkomsten
Invorderingsprocedure
geen overschrijding over schrijding vervaldatum van ingebrekestelling overschreden
Niets doen
Maandelijks Uitdr. Overz.
openst. posten
Checken Overzicht
Verst. herinn.
en ingebrekest.
Aanm. herinn.
en ingebrekest.
Overdracht tot Dwanginvord.
BIJLAGE 6: VALUE-ADDED ASSESSMENT
Voor elk proces is een Value-Added Assessment uitgevoerd om de toegevoegde waarde van elke activiteit binnen het proces te beoordelen. De titulatuur van de beschrijving leidt het assessment (Nr. en Activity). Daarnaast wordt aangegeven wat het resultaat van de activiteit is (Added Value). Vanuit de activiteit en het resultaat volgt hoe de activiteit is getypeerd (Type). Bij de keuze van het type is een kleine toelichting gegeven, deze staat onder de type-aanduiding.
Nr. Activity Added Value Type
1 Controleren Paraaf &
Coderingen
De inningsopdracht is na deze activiteit gecontroleerd op het voldoen aan de criteria die nodig zijn om een correcte en
rechtsgeldige afhandeling te garanderen.
No-Value Added.
Een controle-activiteit voegt per definitie geen waarde toe vanuit het perspectief van de klant. Toch is een gedeelte van deze activiteit, de controle op een geldige paraaf, vanuit de
rechtmatigheidseis verplicht.
2 Boeken Inningsopdracht
Na deze activiteit heeft de inningsopdracht de status ´ingebracht´ in FIS4all.
Business-Value Added.
Een gemuteerde
administratie is een doel van het proces. De
boekingsactiviteit resulteert niet direct in een mutatie maar de ´ingebrachte´ status is echter wel noodzakelijk om deze mutatie uit te kunnen voeren.
3 Checken Invoer Door het checken van de invoer kunnen de actoren zich er van verzekeren dat opdracht(en) correct zullen worden uitgevoerd.
No-Value Added.
Deze activiteit voegt geen waarde toe aan het eindproduct en is ook niet vanuit het proces vereist.
Toch is deze activiteit vanuit het kader van
doeltreffendheid en kwaliteitscontrole wel legitiem.
4 Muteren Grootboek en Debiteuren
Administratie
Na het muteren van de administraties zijn deze inzichtelijk voor de betreffende budgethouders en hebben de opdrachten de status ‘gefiatteerd’
in FIS4all.
Real-Value Added.
De stand van de budgetten zijn nu weer actueel.
De gefiatteerde status is verplicht voor het kunnen aanmaken van de uiteindelijke nota.
5 Archiveren Overzicht Dagboekmuteringen Debiteuren
Het vrijgekomen overzicht zit nu in een opbergmap.
No-Value Added.
Dit valt onder de opslagactiviteiten, deze voegen niets toe voor de klant.
Nr. Activity Added Value Type 6 Aanmaken Nota´s Voor het innen van
een bedrag is het voor de debiteur van belang dat deze hiervoor een nota ontvangt. (De debiteur is in deze zin klant van het
(verkoop)proces).
Real-Value Added.
De debiteur dient een nota te ontvangen voor wat deze heeft ´gekocht´ van de gemeente.
7 Kopiëren Nota´s De nota´s zijn na deze activiteit gekopieerd.
No-Value Added.
Het kopiëren van de nota voegt geen waarde toe voor de klant.
8 Archiveren Inningsopdrachten met
Kopienota´s
De inningsopdrachten en kopienota´s zijn na deze activiteit
opgeborgen in een daarvoor bestemde map.
No-Value Added.
Het opslaan voegt geen waarde toe voor de klant.
Wel is het belangrijk dat de informatie aanwezig blijft.
Enerzijds voor vragen van de budgethouder/debiteur, anderzijds vanwege de rechtmatigheidseis.
9 Versturen Nota´s Na deze activiteit komen de nota´s op de adressen van de desbetreffende debiteuren.
Business-Value Added.
Ondanks dat deze bewegingsactiviteit geen waarde toevoegt voor de klant is de activiteit onontbeerlijk voor de voortgang van het proces.
10 Aanmaken Overzicht Openstaande Posten
Als resultaat van deze activiteit is er een overzicht met daarop alle nog openstaande posten beschikbaar.
Business-Value Added.
Ondanks dat deze activiteit niet direct waarde toevoegt voor de klant kan zonder dit overzicht niet worden gecheckt welke debiteuren nog niet hebben betaald en toch de vervaldatum zijn overschreden.
11 Checken Overzicht openstaande posten
Tijdens het checken wordt besloten welke debiteur in aanmerking komt voor een 1ste of 2de herinnering, een ingebrekestelling of overdracht tot dwanginvordering.
Business-Value Added.
Zonder deze activiteit is het lastig om te beoordelen wie er voor de herinneringen, ingebrekestellingen en overdracht tot
dwanginvordering in aanmerking komt. De activiteit voegt zodoende waarde toe aan het bedrijfsproces.
12 Aanmaken Herinneringen / Ingebrekestellingen
Voor het herinneren en ingebrekestellen van debiteuren is het nodig om deze documentatie op te bouwen.
Real-Value Added.
Door deze documentatie wordt daadwerkelijk waarde toegevoegd voor de debiteur.
Nr. Activity Added Value Type 13 Versturen
Herinneringen / Ingebrekestellingen
Door het versturen van de documentatie komt deze op de adressen van de desbetreffende debiteuren.
Business-Value Added.
Ondanks dat de activiteit niet daadwerkelijk waarde toevoegt, is het toch noodzakelijk voor de voortgang van het bedrijfsproces.
14 Betalen op Nota, 1ste of 2de herinnering, ingebrekestelling of dwanginvordering
Na deze activiteit is het te innen bedrag overgemaakt op de rekening van de gemeente Achtkarspelen.
Real-Value Added Na uitvoering van deze activiteit is aan de wens van de budgethouder voldaan.
15 Afboeken Ontvangst op Nota (ON)
Na het boeken van een ´ON´ staat deze opgeslagen in FIS4all.
Business-Value Added.
De administraties zijn nog niet bijgewerkt. Dit kan namelijk systeemtechnisch gezien pas nadat de boeking is opgeslagen.
16 Muteren diverse Administraties
Na het doorvoeren van de mutaties zijn de diverse
administraties weer
‘rechtgetrokken’.
Real-Value Added.
De stand van de
´openstaande debiteuren´ is nu weer ´rechtgetrokken´
waardoor de inningsopdracht nu pas systeemtechnisch is afgehandeld.
17 Archiveren Overzicht Dagboekmuteringen kas/bank/giro met Dagafschrift
Het overzicht en het dagafschrift zijn na deze activiteit opgeborgen in de daarvoor bestemde map.
No-Value Added.
Noch vanuit het perspectief van de budgethouder, noch vanuit het perspectief van de debiteur wordt hier waarde aan het eindproduct toegevoegd.
15 Afboeken Oninbaar- Verklaring
Na het afboeken van de oninbaarverklaring staat deze
opgeslagen in FIS4all.
Business-Value Added.
De administraties zijn nog niet bijgewerkt, eerst moet daarvoor de boeking worden gedaan.
16 Muteren Grootboek en Debiteuren
Administratie
Na het doorvoeren van de boeking is de debiteuren
administratie weer bijgewerkt.
Real-Value Added.
De stand van de debiteuren is nu weer ´rechtgetrokken´.
17 Archiveren Overzicht Dagboekmuteringen Memoriaal met Oninbaarverklaring
Het overzicht en de oninbaarverklaring zijn na deze activiteit opgeborgen in de daarvoor bestemde map.
No-Value Added.
Noch vanuit het perspectief van de budgethouder, noch vanuit het perspectief van de debiteur wordt hier waarde aan het eindproduct toegevoegd.
BIJLAGE 7: HERONTWERPMODELLEN
Geografisch Model Gewenste Situatie Inningsprocedure
1ste/2 de h
er. / Inge
breke
st. Nota´s
´Dwang invordering´
Protosmodellering Gewenste Situatie Inningsprocedure
paraaf geldig paraaf ongeldig
invoer = correct
invoer # correct Retourneren >
Budgethouder
Dagafschrift Innings- opdracht
Muteren diverse Administraties Afboeken Ontvangst
Boeken Inningsopdracht
Muteren Grtbk
& Deb. Adm.
Aanmaken Nota's
Versturen Nota's Checken Invoer Controleren Paraaf Ontvangen Inningsopdracht
inningsopdracht geboekt
Wachten op ontvangst van betaling
Afboeken Oninbaarverkl.
Muteren Grtbk
& Deb. Adm.
Corrigeren Boeking(en)
Invorderings- procedure Archiveren Inningsopdrachten
Oninbaar- verklaring
Inkomsten
Invorderingsprocedure
over schrijding vervaldatum van ingebrekestelling overschreden
2 * p/w Uitdr. Overz.
overschrijdingen
Checken over- schr. vervaldata
Verst. herinn.
en ingebrekest.
Aanm. herinn.
en ingebrekest.
Overdracht tot Dwanginvord.
BIJLAGE 8: BESCHRIJVING FACTUURAFHANDELING
Hieronder is het proces uiteengerafeld in afzonderlijke activiteiten. Per activiteit is de inhoud van de activiteit kort beschreven. Deze inhoud is gekaderd waarbij de titel van de activiteit als bijschrift boven het kader staat. Deze titulatuur wordt ook, waar mogelijk, gevolgd bij de diverse modelleringen.
Factuurafhandeling
Het proces wordt dus getriggerd door de ontvangst van een factuur. Deze komt in eerste instantie binnen bij de postkamer. Hier wordt de post geopend en gesorteerd.
Facturen worden via de interne post verstuurd naar het bureau Financiële Administratie en Belastingen.
1 Registreren Factuur
Voordat een factuur in behandeling wordt genomen, zet een financieel administratief medewerker (#1) eerst een blokstempel op de factuur. Hier kan de budgethouder later zijn of haar informatie op kwijt zoals de functionele en BTW-codering, bedragen en paraaf. Vervolgens wordt de factuur geregistreerd in FIS4all. Hier worden naast de (NAW)gegevens van de crediteur ook het totaalbedrag en een vervaldatum ingevoerd. Bij het invoeren van de vervaldatum wordt rekening gehouden met de betalingstermijn. Als de facturen zijn opgeslagen in FIS4all krijgt de factuur de status
´geregistreerd´ in het systeem.
De medewerker (#1) legt de factuur vervolgens klaar voor verzending per interne post.
Het proces ´wacht´ nu op de retournering van de factuur. Het proces kan namelijk niet verder zonder de geretourneerde factuur.
2 Controleren Factuur
De budgethouder controleert of wat op de factuur staat conform de afspraak en levering is.
Als dit niet het geval is dan wordt contact opgenomen met de leverancier en dient de factuur te worden geretourneerd aan de leverancier.
3 Fiatteren Factuur
Als alles conform de afspraak is dan fiatteert de budgethouder de factuur door het zetten van een paraaf op de blokstempel. Ook wordt de factuur toegewezen aan een bepaald subproduct van de begroting door het toevoegen van de functionele codering. Tevens worden de overige velden van de blokstempel ingevuld - BTW- codering en bijbehorende bedragen - en wordt de factuur klaargelegd voor interne verzending.
4 Controleren Paraaf & Coderingen
Na aankomst bij FAB controleert een andere financieel administratief medewerker (#2) de factuur op het gebruik van de juiste functionele en BTW-codering.
Als deze frequent niet kloppen dan retourneert de medewerker deze aan de betreffende budgethouder.
Als ze wel kloppen dan tekent de medewerker de factuur af en draagt deze over aan weer een andere financieel administratief medewerker (#3).
5 Boeken Facturen
Deze medewerker (#3) boekt de facturen in FIS4all. Hier wordt per boekingsregel de functionele codering, de BTW-codering en de bijbehorende bedragen ingevoerd, het totaal van de bedragen moet overeenkomen met het totaalbedrag zoals dat is ingevoerd bij de registratie.
De facturen krijgen nu de status ´ingebracht´ in FIS4all.
6 Checken Invoer
Wanneer een batch van ongeveer 50 facturen is afgewerkt, draait de medewerker (#3) een invoerverslag uit. Dit verslag wordt vergeleken met de facturen op codering, bedragen en rekeningnummers.
Als de gegevens van de boeking niet overeenkomen met de informatie op de factuur dan kan deze nog gewijzigd worden (zonder dat er een correctieboeking moet worden uitgevoerd).
7 Muteren Grootboek en Crediteuren administratie
Als de gegevens wel overeenkomen dan kunnen ze door de medewerker (#3) worden verwerkt in de grootboek- en crediteuren administratie. Hiervan wordt een overzicht uitgedraaid, het ´overzicht dagboekmuteringen crediteuren´.
De boekingen krijgen nu de status ´gefiatteerd´.
Het invoerverslag wordt weggedaan.
8 Archiveren Overzicht dagboekmuteringen crediteuren
Het overzicht wordt door de medewerker (#3) gearchiveerd in de map ´overzichten dagboekmuteringen´.
9 Aanmaken Voorlopig Betalingsvoorstel
De medewerker (#3) maakt een voorlopig betalingsvoorstel aan. Er wordt door de medewerker (#3) in FIS4all een bepaalde datum voor de betaling van het voorstel geselecteerd, de selectiedatum. In het voorstel komen alle gefiatteerde boekingen die een vervaldatum hebben van óp of vóór de gekozen selectiedatum. Het voorlopig betalingsvoorstel wordt vervolgens uitgeprint. De medewerker (#3) draagt het voorlopig betalingsvoorstel samen met de facturen over aan de vorige medewerker (#2).
10 Controleren Voorlopig Betalingsvoorstel
Deze medewerker (#2) controleert het voorlopig betalingsvoorstel met de facturen op bedragen en rekeningnummers.
Als dit niet klopt dan wordt alles weer geretourneerd aan de vorige medewerker (#3).
Deze moet dan een correctieboeking uitvoeren. Hierna moet opnieuw een voorlopig betalingsvoorstel aan worden gemaakt.
Als het wel klopt dan tekent de medewerker (#2) het voorstel en draagt dit over aan een medewerker (#4) die bevoegd is om het voorstel ter betaling te stellen. De facturen legt de medewerker (#2) klaar ter archivering.
11 Archiveren Facturen
De medewerker die ook de boekingen doet, archiveert de facturen (#3). Deze komen in de map ´uitgaven´.
12 Ter betaling stellen Batch
De medewerker die bevoegd is de betalingsbatch ter betaling te stellen (#4), maakt in FIS4all een definitief betalingsvoorstel aan en print deze uit. Dit definitieve voorstel controleert de medewerker (#4) met het voorlopige voorstel op het totaalbedrag en de som van rekeningnummers.
Als dit niet klopt dan moeten de betreffende boeking(en) worden gecorrigeerd en dient het proces weer dezelfde route af te leggen.
Als het wel klopt dan maakt de medewerker (#4) een betaalbestand aan in FIS4all.
Dit betaalbestand wordt geëxporteerd naar de server van de Bank Nederlandse Gemeenten (hierna: BNG dataservices). Hier wordt een uitdraai van gemaakt, de BNG-uitdraai.
Het voorlopige en het definitieve betalingsvoorstel worden overgedragen aan de vorige medewerker (#2) ter controle en ondertekening. Pas ná deze controle mag de BNG-uitdraai worden overgedragen aan de volgende medewerker (#5) voor de uiteindelijke betaling.
13 Controleren Betalingsvoorstellen
De medewerker die ook het voorlopig betalingsvoorstel controleert (#2), controleert of het totaalbedrag en de som van rekeningnummers op het definitief betalingsvoorstel overeenkomen met die van het voorlopige.
Als dit niet klopt dan moet het betalingsproces gestopt worden en moeten de betreffende boeking(en) worden gecorrigeerd en dient het proces weer dezelfde route af te leggen.
Als dit overeenkomt dan tekent de medewerker (#2) het definitieve voorstel en draagt de voorstellen weer over aan de vorige medewerker (#4) ter archivering.
14 Archiveren Betalingsvoorstellen
Deze medewerker (#4) kan nu de beide voorstellen archiveren in de mappen
´betalingsvoorstellen (voorlopig)´ en ´betalingsvoorstellen (definitief)´.
Hierna wordt de BNG-uitdraai overgedragen aan een medewerker die bevoegd is om het voorstel daadwerkelijk te betalen (#5).
15 Betalen Batch
Deze medewerker (#5) zoekt het geëxporteerde betaalbestand op in BNG dataservices en vergelijkt de gegevens op het scherm met de gegevens op de BNG- uitdraai.
Als deze niet overeenkomen, moeten de betreffende boeking(en) worden gecorrigeerd en moet het hele proces weer dezelfde route afleggen.
Als deze wel overeenkomen dan fiatteert de medewerker (#5) de betaling, deze wordt hiermee dan ook automatisch geactiveerd.
Het proces ´wacht´ nu op de ontvangst van het dagafschrift om de betaling af te kunnen handelen.
16 Afboeken Betaling als Groepsgewijze Betaling
Een financieel administratief medewerker (#6) boekt de betalingen en ontvangsten af in FIS4all. Betalingen op een batch facturen worden geboekt als ´groepsgewijze betaling´ (GB).
17 Muteren diverse Administraties
Na het afwerken van het dagafschrift worden de gegevens door de medewerker (#6) verwerkt in de grootboek- en andere subadministraties. (De crediteuren administratie is hier één van). Hier wordt een overzicht van uitgedraaid, het ´overzicht dagboekmuteringen kas/bank/giro´.
18 Archiveren Overzicht dagboekmuteringen kas/bank/giro met Dagafschrift
Dit overzicht wordt door de medewerker (#6) samen met het dagafschrift gearchiveerd in de map ´dagafschriften´.
19 Archiveren BNG-uitdraai
Eens in de zoveel tijd haalt nog een andere financieel administratief medewerker (#7) de BNG-uitdraai op en archiveert deze in de map ´BNG- dataservices/batchbetalingen´.
Sporadisch draait de medewerker die ook de boekingen doet (#3) een lijst uit met daarop facturen die al wel zijn geregistreerd maar nog niet geboekt en waarvan de vervaldatum is overschreden. Aan de hand van die lijst worden de budgethouders gerappelleerd.
BIJLAGE 9: MODELLEN FACTUURAFHANDELING (HUIDIG)
Geografisch Model Huidige Situatie Factuurafhandeling
Protosmodellering Huidige Situatie Factuurafhandeling
invoer = correct invoer # correct
correct correct incorrect
indien def. # voorl.
indien BNG-uitdraai # scherminfo.
inhoud factuur = conform afspraak én levering inhoud factuur # conform de afspraak en/of levering
paraaf geldig én coderingen correct paraaf ongeldig en/of coderingen incorrect
correct
correct incorrect
Corrigeren Boeking(en) Factuur
Dagafschrift (dagelijks)
BNG-dataservices
Muteren Grtbk
& Cred. Adm.
Aanm. Voorl.
Betalingsvoorst.
Contr. Voorl.
Bet.voorstel
Ter betaling stellen Batch
Betalen Batch Registreren Factuur
Doorsturen >
Budgethouder
Controleren Factuur
Fiatteren Factuur
Retourneren >
Cred. Adm.
Contr. Paraaf &
Coderingen
Boeken Facturen Ontvangen Factuur
Controleren Bet.voorstellen
Afboeken Betaling
Muteren div.
Administraties
Archiveren BNG-uitdraai Checken Invoer
facturen geboekt
Archiveren Facturen
Archiveren Bet.voorstellen Retourneren >
Crediteur
Arch. Overz.
dgbkmut. Cred.
Arch. Overzicht
& Dagafschr.
Overzichten dgbkmuteringen
Bet.voorstellen (definitief)
Dagafschriften Bet.voorstellen (voorlopig) Uitgaven
BIJLAGE 10: VALUE-ADDED ASSESSMENT
Voor elk proces is een Value-Added Assessment uitgevoerd om de toegevoegde waarde van elke activiteit binnen het proces te beoordelen. De titulatuur van de beschrijving leidt het assessment (Nr. en Activity). Daarnaast wordt aangegeven wat het resultaat van de activiteit is (Added Value). Vanuit de activiteit en het resultaat volgt hoe de activiteit is getypeerd (Type). Bij de keuze van het type is een kleine toelichting gegeven, deze staat onder de type-aanduiding.
Nr. Activity Added Value Type
1 Registreren Factuur
Na het registreren van de factuur is deze te volgen in FIS4all.
Business-Value Added.
De activiteit voegt niet daadwerkelijk iets toe aan het eindproduct. Toch levert de registratie wel
waardevolle informatie op voor de procesgang.
2 Controleren Factuur
Tijdens het controleren van de factuur wordt vastgesteld of wat op de factuur vermeld staat, overeenkomt met de levering en conform de afspraak is.
No-Value Added.
Er wordt tijdens deze activiteit niet direct waarde toegevoegd. Wel is deze activiteit noodzakelijk om fraude te voorkomen c.q. te signaleren.
3 Fiatteren Factuur
Na deze activiteit is de factuur door de budgethouder
gefiatteerd en toegewezen aan een bepaald subproduct van de begroting.
Real-Value Added.
In dit geval zijn de actoren van de administratie klant van de budgethouder. Door het toewijzen van de factuur weet zij waar ze de factuur op dient te boeken.
4 Controleren Paraaf &
Coderingen
Na het controleren is vastgesteld of de factuur gepaard gaat met een geldige paraaf en de juiste coderingen.
No-Value Added.
Dit is een controle-activiteit en voegt zodoende niets toe aan het bestaande product.
Wel is er in het kader van de rechtmatigheid een
verplichting op het
controleren van de paraaf.
5 Boeken Facturen
Na het boeken krijgen de facturen de status ´ingebracht´
en staan ze opgeslagen in FIS4all.
Business-Value Added.
De status ´ingebracht´ is systeemtechnisch verplicht om de stand van de crediteuren te muteren.
6 Checken Invoer
Na deze activiteit is de invoer gecheckt op het voldoen aan de specificaties zoals die zijn aangegeven door de crediteur en de budgethouder.
No-Value Added.
Deze activiteit voegt geen waarde toe vanuit het oogpunt van de klant. Wel is het een legitieme activiteit in het kader van de
doeltreffendheid c.q.
kwaliteitsbewaking.
Nr. Activity Added Value Type 7 Muteren Grootboek
en
Crediteuren Administratie
Na het muteren van de administraties is de stand van de
crediteuren weer up-to- date en hebben de facturen de status
‘gefiatteerd’ in FIS4all.
Real-Value Added.
De budgethouder heeft nu een actueel inzicht in zijn of haar budget.
De gecreëerde status van de factuur is noodzakelijk om te kunnen worden opgenomen in het betalingsvoorstel.
8 Archiveren Overzicht Dagboekmuteringen Crediteuren
Na deze activiteit is het overzicht opgeborgen in de daarvoor bestemde map.
No-Value Added.
Vanuit het perspectief van de klant(en) voegt deze activiteit niets toe aan het eindproduct.
9 Aanmaken Voorlopig Betalingsvoorstel
Door het aanmaken van het voorlopig
betalingsvoorstel komen de facturen een stap verder bij de
uiteindelijke betaling.
Business-Value Added.
Deze stap voegt niet direct waarde toe maar is
systeemtechnisch gezien noodzakelijk om tot een betaling te kunnen komen.
10 Controleren Voorlopig
Betalingsvoorstel
Na deze activiteit is gecontroleerd of de rekeningnummers en bedragen op het betalingsvoorstel overeenkomen met die op de facturen.
No-Value Added.
Noch voor de budgethouder, noch voor de crediteur wordt hier waarde toegevoegd.
Ook vanuit de voortgang van het proces is deze activiteit niet noodzakelijk.
Wel is deze activiteit verplicht vanuit de rechtmatigheidseis.
11 Archiveren Facturen Na deze activiteit zijn de facturen opgeborgen in de daarvoor bestemde map.
No-Value Added.
Omdat dit een
opslagactiviteit is, voegt het geen waarde toe aan het eindproduct. Wel is het bewaren van financiële bescheiden vanuit
rechtmatigheidseis verplicht.
12 Ter betaling stellen Batch
Na deze activiteit is het betalingsvoorstel definitief, gecontroleerd met het voorlopige voorstel, een betaalbestand aangemaakt en is dit bestand geëxporteerd naar de server van de BNG. Ook is hier een uitdraai van, de BNG- uitdraai.
Business-Value Added.
De betaling is dan wel niet gedaan, de activiteit is systeemtechnisch gezien wel noodzakelijk om tot de uiteindelijke betaling te kunnen komen.
Nr. Activity Added Value Type 13 Controleren
Betalingsvoorstellen
Na een positieve uitkomst van deze controle is vastgesteld dat er geen verschil zit tussen de twee voorstellen.
No-Value Added.
De controle zelf voegt noch waarde toe voor de
budgethouder, noch voor de crediteur. De controle is echter vanuit rechtmatig- heidsoverwegingen wel verplicht.
14 Archiveren
Betalingsvoorstellen
De voorstellen zijn na deze activiteit
opgeborgen in de daarvoor bestemde mappen.
No-Value Added.
Dit is een opslagactiviteit en voegt als zodanig niets toe aan het eindproduct.
15 Betalen Batch Na deze activiteit is vastgesteld dat het ‘ge- uploadde’
betaalbestand overeenkomt met de betalingsvoorstellen en is de daadwerkelijke betaling geactiveerd.
Real-Value Added.
Als gevolg van deze activiteit krijgt de
betreffende crediteur het bedrag op het
rekeningnummer gestort en is daarmee voldaan aan de wens van de crediteur.
16 Afboeken Betaling als Groepsgewijze Betaling (GB)
Na het afboeken van een ´GB´ staat deze opgeslagen in FIS4all.
Business-Value Added.
De administraties zijn nog niet bijgewerkt. Dit kan namelijk systeemtechnisch gezien pas nadat de boeking is opgeslagen.
17 Muteren diverse Administraties
Na het doorvoeren van de mutaties zijn de diverse administraties weer ‘rechtgetrokken’.
Real-Value Added.
De activiteit voegt in die zin waarde toe dat na deze activiteit de crediteuren administratie weer is
‘rechtgetrokken’ en de factuur nu pas
systeemtechnisch is afgehandeld.
18 Archiveren Overzicht Dagboekmuteringen kas/bank/giro met Dagafschrift
Het overzicht en het dagafschrift zijn hierna opgeborgen in de daarvoor bestemde map.
No-Value Added.
Dit is een opslagactiviteit en voegt als zodanig niets toe aan het eindproduct.
19 Archiveren BNG- uitdraai
De BNG-uitdraai is nu opgeborgen in de daarvoor bestemde map.
No-Value Added.
Dit is een opslagactiviteit en voegt als zodanig niets toe aan het eindproduct.
BIJLAGE 11: HERONTWERPMODELLEN
Geografisch Model Gewenste Situatie Factuurafhandeling
Protosmodellering Gewenste Situatie Factuurafhandeling
invoer = correct invoer # correct
indien factuur = voorgeboekt indien factuur # voorgeboekt
codering # aanwezig codering = aanwezig
inhoud factuur = conform afspraak én levering
inhoud factuur # conform de afspraak en/of levering
correct
correct incorrect
indien BNG-uitdraai # scherminfo.
indien def. # voorl.
invoer = correct invoer # correct
invoer # correct
invoer = correct
Corrigeren Boeking(en) Factuur
Dagafschrift (dagelijks)
BNG-dataservices
Registreren Factuur
Boeken Facturen
Checken Invoer
Muteren Grtbk
& Cred. Adm.
facturen geboekt
Scannen Factuur
Controleren Factuur
Fiatteren Factuur Mailen >
Budgethouder
Mailen >
Cred. Adm.
Ontvangen Factuur
Checken aanw.
Codering
Ter betaling stellen Batch
Muteren div.
Administraties
Archiveren BNG-uitdraai Contr. Voorl.
Bet.voorstel
Controleren Bet.voorstellen
Afboeken Betaling Aanm. Voorl.
Betalingsvoorst.
Betalen Batch
Voorboeken Facturen
Checken Invoer
Archiveren Bet.voorstellen Inlichten Cred. Adm.
Betaalbaar stellen Facturen Muteren Grtbk
& Cred. Adm.
Corrigeren Boeking(en)
Retourneren >
Crediteur
Bet.voorstellen (voorlopig)
Bet.voorstellen (definitief)
