1
Verslag Raad van Bestuur 12/12/2017 om 10u Secretariaat WSVL, Bedrijfsstraat 10 Hasselt
Welkom aan: Jef Joosten, Paul De Brauwer, Fons Leys, Johan Molenberghs, Diana Dens, Herman Valenberghs, Jos Timmermans, Lieven Hostens, Luc Weemaes, Marleen Vandenweghe, Rik Bulckaen, Roel Soors (verslag)
Verontschuldigd: Willy Moeskops Verslag:
1. Verwelkoming en opening van de vergadering De voorzitter heet iedereen van harte welkom.
2. Aanvaarden van verslagen + opvolging
• Aanvaarden verslag dd 14/11/2017
• Verzenden verslagen DB en RvB
Zouden we de voorlopige verslagen niet mogen ontvangen? Voorlopig werden enkel de goedgekeurde verslagen verzonden. De voorlopige verslagen mogen verzonden worden naar RvB en personeel. De punten en komma’s kunnen nog aangepast worden. De RvB gaat akkoord.
• Op te volgen punten:
1) Dodentocht: er werd contact opgenomen met de Dodentocht. We verwachten nog een antwoord.
2)Communicatie ivm reizen: er werd een emailadres aangemaakt dat zal fungeren als aanspreekpunt voor de reizen: reizen@wandelsport.be.
3. Financieel verslag
• Financieel oktober
De penningmeester deelt de balans oktober uit.
De rekeningen werden overlopen. De spaarrekening zit bij Argenta omwille van de rentevoorwaarden. Het aankoopboek werd overlopen.
Er zijn 52 deelnemers ingeschreven voor de Extreme Challenge. Voorlopig werden enkel nog de geïnteresseerden benaderd. Moesten we er niet geraken zullen we dit opentrekken.
• Kilometervergoedingen 2018
Er zullen nog slechts 8 voertuigen vergoed worden voor de RBK vergaderingen. De eindverantwoordelijkheid ligt bij de regionale penningmeester, hij mag slechts 8 onkostenstaten toelaten.
2
De onkostenvergoedingen 2018 werden goedgekeurd en ondertekend door de aanwezigen en worden toegepast vanaf januari.
We moeten dezelfde oefening maken binnen de RvB. Bekijken waar carpoolen mogelijk is, reizen met de trein, … Er moet meer gebruik van gemaakt worden.
Regiorekeningen: deze worden allemaal opgezegd en er wordt verder gewerkt met een analytisch balans. Bij onkosten tijdens evenementen kan er een bankkaart gebruikt worden van de federatie.
Zomer Vibes 2018. Hier worden geen verplaatsingsvergoedingen voor toegekend.
De RvB gaat akkoord met bovenstaande voorstellen.
4. Wandelclubs
• Op Stap Zwalm
Wordt deze bijkomende tocht aanvaard?
Op Stap Zwalm heeft onmiddellijk zijn zaken aangepast op vraag van de secretaris. Ze deden hun aanvraag onmiddellijk na onze aanmaning. Door de aanpassingen in het HR is er geen termijn meer voor het aanvragen van bijkomende tochten. Er kan kort op de bal gespeeld worden.
• Wandel Mee Zandvliet
Lopende zaak, nog geen respons ontvangen. Luc volgt verder op.
• Birre camper Friends: met hen is een afspraak gemaakt. Twee RvB-leden zullen aanwezig zijn.
5. Beleidsplan
• Promotie
Toelichting door medewerker, stand van zaken van lopende projecten (wandelbeurs; Wandelgazette, app, webshop, De Warre Wandelt, …)
Wandelbeurs: 16 officieel bevestigde standhouders, de kosten van de zaal worden hiermee gedekt.
We zouden graag de eigen clubs betrekken bij de beurs, zodat ze hun tochten in de kijker kunnen plaatsen. Kan dit gratis of moeten we hier kosten voor aanrekenen? De 5 RBK’s kunnen een regiostand bemannen en materiaal verdelen. De clubs toch uitnodigen. Ideale moment om
belevenisevenementen in de picture te plaatsen.
Zeker de wandelcriteriums aanschrijven.
De Warre Wandelt: 15/09, de organisatie wordt toegelicht. Post Wandelclub Dilsen voert de communicatie naar de clubs. De federatie ontvangt
inschrijfgelden, inkomsten promotionele standen, …
3
De lange afstanden in kader van het beleidsplan. Kalender maken van + 40 km tochten en dit voor een doelpubliek, niet-leden die nu grote afstanden
wandelen, de challengers.
Nelissen, verzekeraar. Er werden facturen verstuurd om de openstaande sponsorgelden te innen. Tevens staat er een afspraak gepland op 10/01 dit voor sponsoring 2018 en bespreking aflopende polis. De voorzitter zou graag aanwezig zijn op deze afspraak.
Uit in Vlaanderen: alle tochten zullen hierop gepubliceerd worden. Hierdoor worden de tochten ook zichtbaar in de gemeentelijke Uit Databanken. We moeten trachten zoveel mogelijke dubbele vermeldingen te vermijden. Clubs informeren hieromtrent.
Craenen BVBA, deze samenwerking wordt verdergezet, onze Walking wordt gepresenteerd bij het wandelmateriaal in AS Adventure.
Diabetes Liga, hier zijn contacten geweest om deze leden een lidmaatschap aan te bieden. Moet nog terugkoppeling komen vanuit Diabetes Liga.
Klimaatzaak: gaat door op 27/05 en wordt gedragen door BV’s. De boot werd in het verleden afgehouden. Wat zijn de mogelijkheden tot participatie?
Stand op het evenement 1000 euro, hoofdpartnership kost 8000 euro. Hier gaan we niet op in.
Wandelgazette: momenteel is dit een deel van onze website met verslagen en foto’s. Een vrij oubollig platform, met lange verslagen en te weing foto’s. Eeen wandelgazette medewerker is betrokken om dit in een nieuw jasje te steken.
De insteek zal zijn om meer foto’s te gebruiken zonder de lange teksten.
Zowel proactief als retrospectief.
In het nieuwe medium bestaat de mogelijkheid dat lezers reacties kunnen plaatsen. Er wordt een voorbeeld getoond van www.zondagbosdag.be
App, wandelboekje, webshop: alles loopt vertraging op. We hopen dat het wandelboekje tegen het einde van het jaar nog klaar is. De app zal pas in het voorjaar gelanceerd worden. We hebben hier nauwelijks vat op. We kunnen enkel druk blijven zetten bij de externe firma’s die deze producten
ontwikkelen. Is het een mogelijkheid dat er ook “druk” komt vanuit de RvB?
De voorzitter zal de firma interpelleren.
Walk On ’18 + ‘19
Walk-on 2017 werd geëvalueerd in Houffalize. Enkele negatieve zaken, Oscare niet overal aanwezig, weinig zichtbaarheid van WSVL op deze tochten.
Sommige clubs waren niet mee in het verhaal.
Naar 2018 toe is er afgesproken dat Vlaanderen Wandelt en de regionale wandeldagen ook mee opgenomen worden. De visie moet beter
gecommuniceerd worden. Er moet een stand zijn van WSVL. De tombola blijft het kidspad ook. Het goede doel zal Aksent worden, een reisorganisatie voor
4
mentaal gehandicapten met op dit moment tekort aan reisbegeleiders met kennis. Het is de bedoeling dat ons budget specifiek gaat naar de opleiding van begeleiders. Vanwaar het goede doel? Eerder was er sprake dat Walkon op zich het goede doel zou zijn? Clubs wilden liever een concreet goed doel, zichtbaar, niet algemeen.
Wat te doen met de inschrijfkaarten van de individuelen? Emailadressen laten invullen, stimuleren door prijs aan te verbinden. Wat doen met de mailadressen? Verwerking van de gegevens, wie wat hoe? De organiserende club? Diegene die de stand bemand? Ingeven in excel en overmaken aan WSVL.
Tijdig 2019 bekijken voordat de Walking uitkomt. In juni moeten 2019 al vorm gegeven zijn.
Zomervibes 2018 + Wandelweekend Houffalize al uitwerken en de nodige stappen ondernemen. Wie doet wat. Een medewerker geeft op de RvB van 16/01 een aanzet. Wanneer worden de clubs aangeschreven met inlichtingen, wie verwerkt de inschrijvingen, … Wat wordt er van de clubs verwacht?
Aankoop Gadget – Tekenkaart
De huidige voorraad aan gadgets raakt bijna uitgeput. Er is een voorstel om nieuwe gadgets aan te kopen, de tekenkaart. Aankoopprijs 0,99 cent. Deze tekenkaart kadert in gezondheid.
Een ander voorstel is de aankoop van polsbandjes, deze kosten slechts 0,17 cent.
We moeten ons de vraag stellen naar wie richten we ons, doelpubliek.
Polsbandjes richt zich eerder op een jeugdig publiek waar de tekenkaart kan kaderen in een project rond gezondheid.
Psylos wandelingen – Te Gek
Er zijn contacten met Te Gek, hun project staat onder druk. Daarnaast zou ook Psylos interesse hebben om wandeltochten in de picture te plaatsen. “Te gekke wandeltochten”, dit in samenwerking met alle clubs die nu al een verbinding hebben met een psychiatrische instelling.
Psylos zou graag eens met alle clubs samenkomen. Dit kan ook perfect kaderen in Wandelen en gezondheid. Misschien kunnen deze “te gekke wandeltochten” gelanceerd worden op de wandelbeurs.
• Sport: scannen
De opleidingen voor het installeren van de nieuwe software zijn gepland. De handleiding werd uitgeschreven. Er komen positieve reacties op de nieuwe
offlinemodule. Er wordt momenteel gewerkt zodat de uitslagen rechtstreeks op de website kunnen verschijnen. We hopen dit tegen het nieuwe jaar rond te krijgen.
• Kalender + Regionale Wandeldagen
Op 01/12 is er een kalendercommissie doorgegaan. Het HR werd dermate aangepast
5
zodat de verantwoordelijkheden van de commissie gekend zijn. Alle kalenderissues moeten gemeld worden via kalender@wandelsport.be
De passage uit het HR werd grondig herschreven. Kalenderproblemen moeten niet meer behandeld worden op de RvB. De kalenderverantwoordelijken dragen hier alle verantwoordelijkheid in.
De RvB gaat akkoord met de wijzigingen in het HR en keurt dit goed met onmiddellijke ingang.
Door deze beslissing kan de tocht van Op Stap Zwalm online geplaatst worden.
Een oplossing in functie van de wandelsport. Mede gedragen door de visie van Wandelsport Vlaanderen, zoveel mogelijk mensen aan het wandelen krijgen.
Op de kalendercommissie werden alle nieuwe kalenderverantwoordelijken gebriefd.
We moeten ervoor zorgen dat er altijd iemand van de regio aanwezig is bij afwezigheid van één van de kalenderverantwoordelijke.
De nieuwe meerjarenkalender zal verdeeld worden aan de clubs zodra deze af is.
Is het een optie dat er een vaste datumbepaling komt voor de regionale wandeldagen? De RvB was van mening dat we niet mogen werken met vaste datumbepalingen. Er moet een vrijheid van organiseren zijn zodat het aanbod kan groeien. De kalender kan jaarlijks bekeken worden en men kan actief op zoek gaan naar een vrije datum.
• Evaluatie visieweekend + intentieverklaring + verdere uitwerking (missie)
Algemeen een positief weekend. Enkele dagen nadien werd er een intentieverklaring opgemaakt en overgemaakt aan de bestuursleden. Dit statement zou best
ondertekend worden door iedereen ook door de afwezigen.
De missie werd herschreven en door de RvB goedgekeurd.
6. Ingebrachte agendapunten
• Personeelsvergadering 11/12 + voorstel sluitingsdagen 2018
Nieuwjaarsvieringen: door productieproblemen bij Berghen staan de geschenken voor de gehuldigde op de helling.
De personeelsverantwoordelijke geeft nog mee dat hij zeer blij was dat hij aanwezig was. Het was verrijkend.
• Principiële goedkeuring voor één secretariaat
We moeten vandaag niet kiezen of er 1 secretariaat komt of niet. Maar we moeten ons informeren bij verschillende instanties. Bij SBB vragen op kopen een optie is. Dit kan een sterk element zijn in de matrix. Fundeer alles op basis van cijfers. Ook van een eventuele locatie kan nu geen sprake zijn. Verder alle mogelijkheden
onderzoeken qua thuiswerk, ….
Een RvB-lid vind het onderzoeken of kopen al dan niet een optie is al een stap te ver.
Hij oppert voor een externe studie die becijfert wat zijn de voordelen van 1 of twee secretariaten. Dit zowel op sociaal, economisch, financieel, … vlak. Ze moeten ons een oplossing aanreiken gestaafd met cijfers.
6
• HR + Statuten
De nieuwe statuten werden overlopen. De nieuwe statuten worden in de regiovergaderingen toegelicht en moeten goedgekeurd worden op de AV.
HR: Een eerste reeks aanpassingen werd doorgevoerd,
• Planning vergaderdata RvB 2018
DB 20 februari verplaatsen naar 22 februari DB 02/01 verplaatsen naar Hasselt
RvB: 22/05 naar 15/05
RVB 21/08 naar 16/08 vergaderplaats Steenhuffel RVB 13/02 vergaderplaats Steenhuffel
• Wisselbekerklassement
Oost-Vlaanderen heeft enkele kandidaten om het puntensysteem te herbekijken.
Trekken we dit open naar alle regio’s? We vragen iedere RBK om twee personen te zoeken die mee willen denken om een wisselbekerklassement uit te werken.
Varia:
– clubincentives, hoe wordt dit berekend. Door objectieve aantallen, nulmeting eind september 2017 vergelijken met eindstand eind september 2018.
Deelname Vakantie Salon Antwerpen? Hier werd reeds negatief advies voor gegeven.
Hassoprint: We hebben van deze zaak niets meer vernomen.
