1 Conceptnotulen unieraadsvergadering dd 28 november 2019
Datum 28 november 2019 (19.00 – 21.45) Locatie Congrescentrum Papendal
Unieraad Ans Huisman (voorzitter unieraad), Rein Amels, Henk Bruggeman, Chris Driessen, Harmen Gelling, Toon de Graauw, Michiel Hatenboer, Marc Hoskens, Henri van Limpt, Rob van Mechelen, Frankwin Mussche, Ger Raijmakers, Arjen de Ruyter, Jolanda van Veluw, Frans van der Wel en Ruud Wierenga.
Afwezig Raymond Creusen (mandaat aan Ans Huisman) Dick van der Klei (mandaat aan Arjen de Ruyter) Frans Bruning (geen mandaat afgegeven)
Bestuur Eric van der Burg (voorzitter), Sylvia Barlag, Cees Goosen, Rob Janssen, Hans Slager, Ellis van der Weerden, Pieke de Zwart (directeur).
Frank Koomen (verslag) Afwezig Anieke Wierenga
Opening
Aanvang besloten gedeelte.
Om 19.20 opent voorzitter Eric van der Burg de vergadering en geeft aan dat in overleg met de voorzitter van de Unieraad is besloten om deze vergadering te starten met een besloten gedeelte waarin twee agendapunten zullen worden behandeld. Het betreft de procedure rondom benoemingen en herbenoemingen van bestuursleden, en een voorstel inzake het Wedstrijdreglement.
Einde besloten gedeelte
Nadat het besloten gedeelte van de vergadering is beëindigd, wordt de vergadering vervolgd in het bijzijn van enkele ereleden en medewerkers van het bondsbureau.
Voorzitter Eric van der Burg heropent na een korte onderbreking om 20.00 uur de vergadering en heet iedereen van harte welkom met name de aanwezige ereleden Cees Evers, Rien van Haperen en Hugo Tijsmans.
De voorzitter houdt een kort openingswoord waarin hij terugkijkt op enkele negatieve voorvallen (twee atleten betrokken bij drugshandel), maar vooral op positieve ontwikkelingen en prestaties: de goede prestaties bij de WK in Doha én de WK-para in Dubai; het geslaagde NK in Den Haag, de herbenoeming van Sylvia Barlag voor een derde termijn in de council van World Athletics (2019-2023), de goede ontwikkeling van Hardlopen.nl, en de implementatie nog dit jaar van een nieuw CRM-systeem.
Er zijn geen aanvullingen op de agenda.
1. Presentie en vaststellen aantal stemmen
De Unieraadsleden Raymond Creusen en Dick van der Klei zijn afwezig en hebben een mandaat afgegeven aan respectievelijk Ans Huisman en Arjen de Ruyter. Verder afwezig is Frans Bruning, die geen mandaat heeft afgegeven. Daarmee zijn 18 UR-leden aanwezig dan wel vertegenwoordigd.
Bij stemming is een absolute meerderheid (>50%) van de stemmen vereist, dus 10 stemmen. Voor de wijziging van de Statuten is de benodigde 2/3de meerderheid aanwezig en is verder 2/3de deel van de geldige stemmen vereist.
Wijziging van het Algemeen Reglement vereist een meerderheid van de stemmen, dus 10 stemmen.
Het stembureau bestaat uit de heren Rien van Haperen, Hugo Tijsmans en Adwin van Groeningen.
2 2. Mededelingen en ingekomen stukken
Mededelingen
Voorzitter Eric van der Burg staat stil bij de personen die ons sinds de vergadering van mei zijn ontvallen: Chris Konings, Servee Wijsen, Gert Veldhuizen en Martien Jansen. De vergadering neemt een moment stilte in acht.
Vervolgens benoemt de voorzitter de personen en instanties die in de afgelopen maanden een onderscheiding hebben ontvangen:
• Sylvia Barlag: Council member World Athletics (3e termijn: 2019–2023)
• Paul van Gool: Lid van verdienste Atletiekunie
• Bart Vennix: Lid van Verdienste Atletiekunie
• De Loper 2018: LOC EK Cross 2018
• De Loper 2019: Stichting Running Blind
Aansluitend geeft directeur Pieke de Zwart aan de hand van enkele sheets de stand van zaken weer met betrekking tot Hardlopen.nl. (sheets in bijlage bij deze notulen).
Rob van Mechelen merkt op dat de vraag bij verenigingen speelt hoe zij daarbij betrokken worden?
Pieke antwoordt dat dit samen met verenigingen zal worden opgepakt, en vraagt verenigingen ook ideeën bij ons aan te leveren.
Eveneens aan de hand van sheets wordt ook de voortgang van de implementatie van het nieuwe CRM- systeem Volta door Pieke toegelicht. (Sheets in bijlage bij de notulen). Volta wordt naast bondsapplicatie in principe ook de vierde verenigingsapplicatie. Frans van der Wel vraagt of Volta ook toepasbaar wordt voor RTC’s? Dat moet theoretisch kunnen, maar daar zal in een latere fase -indien daar behoefte aan is- een specifieke aanpassing voor gemaakt moeten worden.
Ingekomen stukken
Recentelijk zijn toegestuurd de managementrapportage over oktober 2019 en de kwartaalrapportage over het derde kwartaal 2019. Hierover zijn geen vragen.
3. Conceptnotulen van de vergadering van 23 mei 2019
NotulenHarmen Gelling: pag 5: Gesproken wordt over een investering in Omnisport: betreft dat de lobby of is dat een investering in geld? Pieke antwoordt dat we als Atletiekunie wel willen investeren in een nieuwe rondbaan, maar dan als vooruitbetaalde huur voor een aantal jaren (dus in feite kostenneutraal).
Pag 2: benoemd moet zijn benoemt Actielijst
Alle actiepunten zijn afgehandeld, behoudens het punt: het inventariseren van de bijdragen van clubs aan de realisatie van het jaarplan.
Besluitenlijst
Er zijn geen opmerkingen op de besluitenlijst.
Met bovengenoemde correcties worden de notulen van de unieraadsvergadering van 23 mei 2019 vastgesteld. (besluit 1).
3 4. Jaarplan en begroting 2020
Jaarplan 2020
De bespreking van het Jaarplan 2020 wordt door directeur Pieke de Zwart ingeleid met enkele sheets inzake het gevolgde proces en de kernpunten van beleid voor het komende jaar. Vanuit de Unieraad worden de volgende opmerkingen gemaakt:
Rob van Mechelen: complimenten voor de meegenomen input vanuit de kieskring-overleggen, en met name de opmerkingen inzake de aandacht voor vrijwilligers. Rob vraagt om een nieuwe systematiek voor de behandeling van het concept-jaarplan met verenigingsbestuurders. Jolanda van Veluw geeft aan dat in haar kieskring (7) deze methode juist erg enthousiast werd ontvangen en gewaardeerd.
De wijze van invulling geven aan het overleg en het laten deelnemen van meer verenigingsbestuurders blijft onze aandacht houden.
Verder stelt Rob van Mechelen voor om Urban Athletics in mei 2020 bij de Invictus Games in te zetten, en eveneens bij de in 2021 te houden World Police en Fire Games.
Ruud Wierenga: hoe gaan we de zorg voor kwalitatief en kwantitatief kader oppakken? Pieke geeft aan dat het opleidingsaanbod meer diversiteit moet gaan vertonen, dat de deelname aan cursussen omhoog moet, dat nadrukkelijk naar jeugd als doelgroep voor opleidingen zal worden gekeken en dat daarnaast meer e-learnings beschikbaar moeten komen.
Michiel Hatenboer is voorstander van het werken met KPI’s en vraagt of deze ook voor 2020 weer opgemaakt gaan worden. Daar wordt inderdaad aan gewerkt en die worden ook nog aan de Unieraad toegestuurd.
Begroting 2020
De bespreking van de Begroting wordt door penningmeester Cees Goosen aan de hand van diverse sheets ingeleid (sheets in bijlage bij dit verslag). Vervolgens gaat de penningmeester in op de vragen vanuit de Unieraad.
Ger Raymakers geeft aan dat de sheets een helder beeld geven, en vraagt of deze in het vervolg tegelijkertijd met de begroting aangeleverd kunnen worden. Dat wordt toegezegd.
Contributiebedragen 2020
Tenslotte worden de contributiebedragen (bondsafdracht) voor 2020 toegelicht.
Vaststellen Jaarplan, Begroting en Contributiebedragen 2020.
Na de behandeling van alle vragen stelt de Unieraad achtereenvolgens de contributiebedragen voor 2020, de begroting voor 2020 en het Jaarplan voor 2020 vast (besluit 2).
5. Wijziging Statuten en Algemeen Reglement
Wijziging Statuten
De voorgestelde wijziging van de Statuten (uitbreiding art. 10 met een nieuw lid 6) komt voort uit het feit dat de Dopingautoriteit sinds 1 januari 2019 een zelfstandig bestuursorgaan (ZBO) is geworden, en de leden van de Atletiekunie vallen niet automatisch onder de jurisdictie van de dopingautoriteit.
Daarmee zou de Dopingautoriteit niet optimaal kunnen functioneren, reden waarom vanuit NOC*NSF de aanpassing van de statuten van sportbonden op dit punt wordt geadviseerd.
Voorzitter Eric van der Burg brengt de voorgestelde wijziging van de statuten in stemming. Het voorstel wordt unaniem aangenomen (besluit 3).
Daarna wordt (in lijn met huidig art. 10 lid 6 van de statuten) het aangaan van een ledencontract met de Dopingautoriteit in stemming gebracht. Ook hier stemt de Unieraad unaniem mee in (besluit 4.).
4
Harmen Gelling stelt voor om dan ook direct de wijziging van IAAF in World Athletics in de statuten door te voeren: ook hier stemt de unieraad unaniem in (besluit 5).
Ten behoeve van de notariële vastlegging wordt onderstaande tekst door de Unieraad akkoord bevonden:
• De Unieraad van de Atletiekunie, in vergadering bijeen dd 28 november 2019, waarbij voldoende leden aanwezig of via mandaat vertegenwoordigd zijn om het vereiste quorum te behalen, besluit met 18 stemmen voor, 0 stemmen tegen en 0 onthoudingen, tot aanpassing / uitbreiding van artikel 10 van de Statuten van de Atletiekunie (dd 24 mei 2018) conform het als bijlage bij de agenda gevoegde voorstel dd 4 nov 2019. Tevens stemt de unieraad met dezelfde stemverdeling voor de wijziging van de benaming IAF in World Athletics.
• De Unieraad stemt in met de tekst van deze passage als onderdeel van de notulen van deze vergadering.
Wijzigingen Algemeen Reglement
Als gevolg van de zojuist doorgevoerde wijziging van de statuten dient ook Algemeen Reglement art. 4 lid 1 te worden aangepast:
Met de toelating door de Atletiekunie aanvaardt een vereniging, naast de in artikel 10 lid 1 t/m 5 6 van de statuten benoemde rechten en plichten…
Op 16 april 2019 is door het bestuur, na ingewonnen advies van de Reglementen Commissie van de Unieraad, de ‘Klokkenluidersregeling Atletiekunie’ vastgesteld.
Op 23 mei 2019 is door het bestuur, na ingewonnen advies van de Audit Commissie van de Unieraad, het ‘Treasury statuut Atletiekunie’ vastgesteld.
Beide regelingen maken deel uit van de in totaal 10 governance-regelingen die de Atletiekunie in het kader van de ‘’13 Aanbevelingen Goed Sportbestuur’’, heeft ontwikkeld. Deze governance-regelingen worden benoemd in het Algemeen Reglement, artikel 18, lid 2. Zowel de Klokkenluidersregeling als het Treasury Statuut ontbreken echter nog in de opsomming van regelingen in dit artikel 18, lid 2.
Om die reden wordt voorgesteld het Algemeen Reglement op dit punt aan te passen.
De unieraad stemt unaniem in met bovenstaande wijzigingen in het Algemeen Reglement (besluit 6).
6. Vaststellen Profiel Unieraadslid.
Met het oog op de komende verkiezing van een nieuwe Unieraad in het voorjaar van 2020 is het gewenst om het huidige profiel van Unieraadslid opnieuw te beoordelen.
Vanuit de Unieraad worden geen opmerkingen ingebracht, en het Profiel Unieraadslid wordt vastgesteld (besluit 7).
Vanuit de Unieraad wordt aangevoerd dat de voormalige Commissie Organisatie & Financiën feitelijk is overgegaan in de Audit Commissie. Het aandachtsgebied van de Commissie O&F was echter breder dan dat van de Audit Commissie. De Unieraad ervaart dit als een gemis en stelt voor om dit repareren.
Na een korte discussie wordt besloten dat een afvaardiging van 2 á 3 personen vanuit de Audit Commissie regelmatig met een afvaardiging van het bestuur overleg zal voeren over zaken die de organisatie als geheel betreffen.
7. Samenstelling Uniebestuur
Aftredend en herkiesbaar voor een tweede termijn is penningmeester Cees Goosen. De unieraad stemt unaniem in met de benoeming van Cees voor een tweede termijn (besluit 8).
Aftredend en herkiesbaar voor een tweede termijn is bestuurslid Hans Slager. De unieraad stemt in unaniem in met benoeming van Hans voor een tweede termijn (besluit 9).
5
Vanuit het bestuur wordt mw. Esther Akihary voorgedragen als nieuw bestuurslid, met onder andere topsport als aandachtsgebied. De voorzitter van de unieraad verzoekt om hierover te stemmen en dat dient dan schriftelijk te gebeuren. Het stembureau meldt dat via de schriftelijke stemming Esther unaniem is benoemd tot bestuurslid van de Atletiekunie (besluit 10).
8. Planning 2020
De data van de Unieraadsvergaderingen, de vergaderingen van de Auditcommissie en de twee thema- bijeenkomsten van de Unieraad worden vastgesteld. In de Unieraadsvergadering van mei 2019 is voorgesteld en akkoord bevonden dat de Unieraad jaarlijks niet twee maar vier themabijeenkomsten zal houden. Er worden derhalve nog twee thema-bijeenkomsten ingepland, waarvan één ruim voorafgaand aan de UR-vergadering van 14 mei 2020, ter bespreking van de overgang van oude naar nieuwe Unieraad. Actie FK
9. Rondvraag
Chris Driessen meldt dat hij zich herkiesbaar heeft gesteld voor een volgende termijn als Unieraadslid, maar staat zijn plaats graag af aan een vrouwelijke kandidaat.
Rob van Mechelen vraagt wanneer de verkiezing van de nieuwe Unieraad wordt gestart. Dat gebeurt medio december.
Rein Amels geeft aan dat het Topsportstatuut niet meer overeenkomt met de huidige praktijk en stelt voor dat het statuut weer eens herzien wordt. Het bestuur zal dit oppakken. Actie UB
Ruud Wierenga vraagt naar aanleiding van de arrestatie van twee atleten in verband met handel in drugs of dit toeval is, of dat dit breder onder sporters voorkomt? Pieke de Zwart antwoordt dat wij totaal zijn overvallen door deze berichten. Er bestaat geen enkele link tussen beide sporters, beiden trainen niet op Papendal en kennen elkaar mogelijk niet eens. Beiden hebben zelf deze keuze gemaakt en dat zijn privé-beslissingen.
Ans Huisman vraagt aansluitend of de Atletiekunie nog iets zal ondernemen n.a.v. de veroordeling die in Duitsland is uitgesproken? Pieke geeft aan dat zodra in het proces gesproken werd over doping per omgaande contact is gezocht met de Dopingautoriteit om een mogelijke dopingovertreding te melden. Nu is het afwachten of in het vonnis ook daadwerkelijk over doping gesproken wordt. Als dat niet het geval is, is daarmee de zaak voor de Atletiekunie afgedaan.
Tenslotte wordt een korte video vertoond waarin Esther Akihary vanuit Oostenrijk de Unieraad bedankt voor het in haar gestelde vertrouwen.
10. Sluiting
Om 21.30 uur sluit voorzitter Eric van der Burg de vergadering onder dankzegging aan allen voor hun aanwezigheid en inbreng.
6
Actielijst
Acties n.a.v. de unieraadsvergadering dd 29 november 2018 Door Status 1 Inventarisatie bijdrage clubs aan jaarplan (tijdens
voorjaarsoverleggen)
Toelichting: Inventarisatie wordt meegenomen in de Kieskring- overleggen van september 2019
PdZ In behandeling
Acties n.a.v. de unieraadsvergadering dd 28 nov 2019 Door Status 1 Op schrift stellen van de procedure inzake voordrachten,
benoeming en herbenoeming van bestuursleden
UB/FK 2 Beoordeling van wedstrijdbepaling inzake deelname NK’s. UB 3 Zorgvuldige communicatie omtrent het aanhouden van
bovengenoemde wedstrijdbepaling
UB 4 Inplannen van twee thema-bijeenkomsten van de Unieraad FK
5 Herziening Topsportstatuut Atletiekunie UB/FK
Besluitenlijst
Besluiten van de unieraadsvergadering dd 28 november 2019 De Unieraad:
1 Stelt de notulen van de unieraadsvergadering van 23 mei 2019 vast.
2 Stelt de contributiebedragen, de begroting 2020 en het jaarplan voor 2020 vast.
3 Besluit tot het opnemen van een aanvulling op de Statuten van de Atletiekunie (toevoeging van een nieuw lid 6 in Artikel 10).
4 Stemt in met het aangaan van een Ledencontract van de Atletiekunie met de Dopingautoriteit (voortkomend uit de uitbreiding van art. 10 van de statuten)
5 Besluit tot het wijzigen van de benaming IAAF in World Athletics in de Statuten van de Atletiekunie;
6 Besluit tot wijziging van het Algemeen Reglement art. 4 lid 1, alsmede tot aanvulling van AR art.
18 lid 2.
7 Stelt het profiel Unieraadslid vast.
8 Benoemt Cees Goosen voor een tweede termijn als penningmeester van de Atletiekunie.
9 Benoemt Hans Slager voor een tweede termijn als bestuurslid van de Atletiekunie.
10 Benoemt Esther Akihary voor een eerste termijn als bestuurslid van de Atletiekunie.
Bijlage 1
Sheet bij de Unieraadsvergadering van 28 nov 2019 inzake:
Voortgang Hardlopen.nl
Voortgang implementatie CRM-systeem Volta
Bespreking Begroting 2020
