VAST BUREAU DD. 30 maart 2020 van de gemeente PEPINGEN
De vergadering heeft plaats via skype met volgende deelnemers : AANWEZIG : De Heer Eddy Timmermans, Voorzitter
H./ Mevr. Greta Cochez, Saskia Beeckmans - Leden Rudi Seghers – Lid, Voorzitter BCSD
Mevr. Deneyer L ; Algemeen Directeur Verontschuldigd : /
Afwezig : /
GOEDKEURING VERSLAG VOORGAANDE VERGADERING
De notulen van de voorgaande vergadering dd. 24/03/2020 wordt unaniem goedgekeurd.
FINANCIELE DIENST
1. Bestelbon - Vorderingen – Overzichtslijst betreffende de wettigheids- en regelmatigheidscontrole voorafgaand aan de betaalopdracht
Gegevens:
Bestelbonnen. /
Overzichtslijst betreffende de wettigheids- en regelmatigheid controle voorafgaand aan de betaalopdracht
De lijsten met document nr.2020/59 controlelijst per betaalopdracht worden ter goedkeuring voorgelegd voor dienstjaar 2020.
Besluit: akkoord
2. Nominatieve lijst subsidies
Gegevens dienst :
Het decreet over het lokaal bestuur heeft de oplijsting betreffende de nominatieve subsidies losgekoppeld van de beleidsrapporten. Deze lijst zit namelijk niet meer opgenomen in de verplichte schema’s van het beleidsrapport en hierdoor verschuift dit naar de documentatie.
Over de documentatie spreekt de raad zich niet uit. De uiteindelijke bevoegdheid
betreffende de nominatieve subsidies blijft bij de raad, maar die zal hierover niet langer via het meerjarenplan beslissen maar via een aparte gemeenteraadsbeslissing;
Gelet op artikel 78 DLB : De raad voor maatschappelijk welzijn kan bij reglement zijn bevoegdheden overdragen aan het vast bureau. De volgende bevoegdheden kunnen niet aan het vast bureau worden toevertrouwd:
17° het vaststellen van subsidiereglementen en het toekennen van nominatieve subsidies
Gelet op het Besluit Vlaamse Regering over de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen van 30 maart 2018 (en latere wijzigingen);
Voorstel dienst : Voor 2020 de volgende lijst met nominatief toegekende subsidies ter goedkeuring op de OCMW-raad brengen :
Beleidsitem Algemene
rekening Omschrijving Bedrag 2020
0930-00 6497002 Toegestane werkingssubsidies – financiële
bijdrage SVK Zuidkant € 950,00
0119-00 6497001 Toegestane werkingssubsidies -
Welzijnskoepel € 25.000,00
0949-00 6497003 Toegestane investeringssubsidies – DAV
Grimbergen € 700,00
Besluit : Ter goedkeuring brengen op de eerstvolgende OCMW-raad.
PERSONEEL
1. AANVRAAG OUDERSCHAPSVERLOF – GOEDKEURING
Overwegende dat Inge Bracke de toelating vraagt om gebruik te maken van het stelsel ouderschapsverlof en haar huidige arbeidsprestaties met 1/5de te onderbreken;
Gelet op het reglement betreffende de rechtspositie van het OCMW personeel, overeenkomstig art 265 tot 270, waarvan de OCMW-Raad een gunstig advies gaf dd. 22/01/2018;
Overwegende dat Inge Bracke in haar mail dd.18.03.2020 , in dienst als maatschappelijk werkster met een arbeidsprestatie van 38/38ste , 1/5de ouderschapsverlof aanvraagt voor de duur van 20 maanden, met ingang van 04 mei 2020;
Gelet op het feit dat Inge Bracke voldoet aan de voorwaarden om gebruik te maken van de loopbaanonderbreking in het kader van ouderschapsverlof;
Besluit: Het Vast bureau keurt het ouderschapsverlof van Inge Bracke goed, met ingang van 04 mei 2020, voor de duur van 20 maanden.
ICT - Intekening op het C-smart raamcontract Cipal dv
Gegevens: Cipal dv heeft een raamcontract afgesloten inzake IT-infrastructuur en standaardsoftware en treedt hierbij op als opdrachtencentrale.Gemeenten, ocmw’s, …, kunnen vrijblijvend intekenen en gebruik maken van de voorwaarden van dit raamcontract.
De voordelen van deze aankoopcentrale zijn:
- Gemak: een one-stop-shop waarop alles van IT gerelateerde hardware beschikbaar is
- De beste prijzen: Centralpoint biedt de beste prijsgarantie. Deze geldt voor zowel kleine als grote orders.
- Digitalisering van uw aankoop proces: Centralpoint biedt een gepersonaliseerde webshop waarop alle geregistreerde deelnemers een individueel account krijgen Idem voor de aankoop van licenties, gebruiksrechten, onderhouds- en
ondersteuningsprogramma’s m.b.t. standaardsoftware.
Zie bijlage.
Voorstel dienst: intekenen op dit raamcontract omdat dit enkel voordelen geeft en ons vrijwaart van zelf de markt te moeten raadplegen, naar analogie met de gemeente (CBS 09/03/2020).
Besluit: Akkoord met het voorstel van de dienst. Dit punt zal op de eerstvolgende OCMW- raad worden voorgelegd ter goedkeuring.
BIJZONDER COMITE SOCIALE DIENST – 14/04/2020 – afschaffing :
Betreft : De burgemeester heeft beslist op 30/03/2020 dat de vergadering van het BCSD , gepland op 14/04/2020 niet doorgaat, als maatregel om de veiligheid te garanderen tijdens de coronacrisis.
Bij de behandeling van dossiers moet de privacy van de hulpvrager voor 100% gewaarborgd blijven.
Via een videoconferentie of via een digitaal systeem kan die veiligheid niet gewaarborgd worden. Daarom zal de voorzitter van het bijzonder comité sociale dienst , conform artikel 114 over dringende hulpverlening en binnen de perken van het huishoudelijk reglement, de nodige beslissingen nemen. Deze beslissingen zullen ter bekrachtiging voorgelegd worden aan de eerstvolgende ( fysieke)
vergadering van het bijzonder comité.
Onderrichtingen, die aan de OCMW’s werden overgemaakt vanuit VVSG :
De burgemeester neemt de beslissing dat het BCSD niet door kan gaan. De
burgemeester kan alle maatregelen nemen die nodig zijn om de veiligheid (ook bij epidemieën) te garanderen.
Alles kan dan aanzien worden als dringende steun, waardoor de BCSD-voorzitter beslist.
Mbt maatschappelijke dienstverlening: de voorzitter houdt zich aan de afspraken in het huishoudelijk reglement. Indien hierover geen afspraken bestaan: de voorzitter houdt zich bij financiële steun het best aan de bedragen van de leeflooncategorieën.
In de praktijk zal de beslissing ook gebaseerd zijn op een voorstel van een
maatschappelijk werker. Geen verplichting om de cliënt te horen, doch wordt wel door de meeste OCMW’s toegepast. Maw: de voorzitter kan in deze dossiers de cliënt ook horen. (fysiek – met afstand –, skype, telefonisch)
Mbt maatschappelijke integratie (leefloon): de beslissing moet genomen worden binnen het wettelijke kader (RMI-Wet en RMI-KB) op basis van het voorstel van beslissing in het sociaal verslag. Het hoorrecht wordt door de voorzitter
gegarandeerd. (fysiek – met afstand –, skype, telefonisch,…)
Uitvoering en opvolging van de beslissing
Beslissingen via dringende steun worden al uitgevoerd voor de bekrachtiging, dus de mensen zijn sowieso geholpen. De bekrachtiging van deze beslissingen van de voorzitter volgt dan later door het BCSD.
Opmaak GPMI kan uitgesteld worden totdat er effectief afspraken voor begeleiding gemaakt kunnen worden.
Evaluaties GPMI en opvolging cliënt kunnen zonder fysiek samenzitten (telefonisch, mail, skype, …) of worden uitgesteld.
Niet uitvoering van afspraken kunnen door overmacht in de huidige situatie niet leiden tot sanctionering
Begeleiding door OCMW kan door overmacht eveneens uitgesteld worden.
Herziening van het dossier
Jaarlijkse herziening of herziening bij gewijzigde omstandigheden: sociaal onderzoek blijft nodig, doch versoepeld zoals hierboven beschreven
Specifiek:
o
wanneer uit de feiten die het OCMW verzameld heeft, blijkt dat de
voorwaarden voor de toekenning nog steeds lijken te zijn vervuld, kan het sociaal verslag deze vaststellen zonder de begunstigde te ontmoeten
o
wanneer een gesprek nodig/gewenst is, kan dit gebeuren op afspraak met in acht name van de nodige preventieve maatregelen
Hoorrecht en beslissing: zie hierboven.
Besluit : Art.1. : Het vast bureau neemt kennis van de beslissing van de burgemeester, houdende afschaffing van de vergadering van het BCSD van 14/04/2020.
Art.2. : De leden van het BCSD zullen op de hoogte gebracht worden.
Betreft : organisatie OCMW-raad tijdens coronacrisis federale fase achter gesloten deuren.
Betreft :
De burgemeester heeft beslist op datum van 30/03/2020 dat een OCMW-raad achter gesloten deuren mogelijk is onder volgende voorwaarden :- enkel mogelijk tijdens de federale fase van het crisisbeheer.
- voor alle punten die nodig zijn om de dagelijkse werking te garanderen.
De burgemeester stelt voor achter gesloten deuren te vergaderen via e-mail. De meerderheid van de raadsleden zal moeten akkoord gaan met het vergaderen onder deze vorm.
De principes uit het decreet lokaal bestuur moeten gerespecteerd worden. Alle richtlijnen in verband met de lokale bestuursorganen zijn te vinden op : lokaalbestuur.vlaanderen.be.
Besluit : Art.1. Het Vast Bureau neemt kennis van de beslissing dd. 30/03/2020 van de burgemeester houdende organisatie van een OCMW-raad achter gesloten deuren en zijn voorstel dit te organiseren via e-mail.
Art.2. : Er wordt beslist een OCMW-raad te houden op datum van 28/04/2020. Deze raad zal georganiseerd worden via e-mail, tenzij de federale fase inzake coronacrisis niet langer van toepassing zou zijn.
Art.3. : Het vast bureau gaat akkoord dat de voorzitter van de OCMW-raad volgende werkwijze voorlegt aan de OCMW-raadsleden op 07/04/2020 en een akkoord vraagt tegen 10/04/2020.
WERKWIJZE GEMEENTERAAD en OCMW raad 28 APRIL 2020 – PER E-MAIL – overeenkomstig de laatste richtlijnen van toezicht van 25.3.2020
Voorstel om de raad niet fysiek te laten doorgaan. Dit vraagt de goedkeuring van de meerderheid van de OCMW-raad, daartoe wordt deze week via mail overleg gepleegd ook wat betreft de
werkmethodiek daar deze de facto afwijkt van het huishoudelijk reglement. De meerderheid van de raadsleden deelt per mail mee of hij/zij akkoord is met het houden van de OCMW-raad per mail tegen uiterlijk 10/04/2020.
Voorstel procedure:
Op 20.4.2020 om 12u de agenda doorsturen naar de gemeente- en OCMWraadsleden met de nodige instructies in twee aparte mails (voor de duidelijkheid zullen we de agenda's gemeenteraad en OCMW-raad in twee aparte mails zetten, in het vervolg van de procedure kan de communicatie voor beiden uiteraard in één mail gebeuren).
Vervolg:
o 27/4/2020 om 12u opening van de gemeenteraad en de OCMW-raad door de voorzitter
o 27/4/2020 tussen 12u en 19u kunnen de gemeente- en OCMWraadsleden alle vragen, bemerkingen, in verband met de agendapunten mailen naar de algemeen directeur en de voorzitter van de gemeenteraad en OCMW-raad (met duidelijke vermelding over welk agendapunt het gaat van gemeente- of OCMW-raad). Het gemeente- en OCMW-raadslid zet de collega’s gemeente- en OCMWraadsleden in copie. De algemeen directeur zend veiligheidshalve de ingediende mails nogmaals door aan al de gemeente- en OCMW-raadsleden vóór het schorsen van de
gemeente- en OCMW-raad.
o 27/4/2020 om 19u05 schorsing van de gemeenteraad en de OCMW-raad door de voorzitter
o 28/4/2020 om 12u herneming van de gemeenteraad en de OCMW-raad door de voorzitter
o 28/4/2020 tussen 12u en 13u : verzending van de tussenkomsten en antwoord van het College en het Vast Bureau aan alle gemeente- en OCMW-raadsleden
(verzending door de algemeen directeur of door de voorzitter)
o 28/4/2020 tussen 13u en 19u30 laatste replieken van de gemeente- en OCMW- raadsleden mailen naar de algemeen directeur en de voorzitter. Het gemeente- en OCMWraadslid zet de collega’s gemeente- en OCMWraadsleden in copie. De algemeen directeur zend veiligheidshalve onmiddellijk en vóór de stemming de ingediende mails nogmaals door aan al de gemeente- en OCMWraadsleden.
o 28/4/2020 tussen 20u30 en 20u45 stemming in 1 mail van alle agendapunten van de gemeente- en OCMW-raad, mail te verzenden naar de algemeen directeur en de voorzitter
o Uitslag van de stemming wordt op 28/4/2020 van zodra deze verwerkt is,
medegedeeld aan de gemeente- en OCMWraadsleden door de algemeen directeur of de voorzitter.
o Sluiting van de gemeente- en OCMW-raad door de voorzitter.
Zie ook document ABB:
https://lokaalbestuur.vlaanderen.be/sites/default/files/public/thema/werking_bestuur/20200318_c orona_vergadering_e-mail_lokalebesturen.pdf
De Algemeen Directeur, De Voorzitter Vast Bureau,
Deneyer Leen Timmermans Eddy
Reden: Ik keur dit document goed Getekend door: Marleen Deneyer (Signature) Getekend op: 2020-04-08 10:38:12 +01:00
Reden: Ik keur dit document goed Getekend door: Eddy Timmermans (Signature) Getekend op: 2020-04-09 07:37:19 +01:00
