1
Regeling vergoeding verhuis- en pensionkosten TU Delft 1
Het College van Bestuur van de Technische Universiteit Delft
Overweegt, dat de regeling voor de vergoeding van reis-, verhuis- en pensionkosten dient te worden gewijzigd naar aanleiding van wijzigingen in de fiscale regelgeving;
dat het wenselijk is de reiskosten in een aparte regeling op te nemen en daarom een nieuwe regeling verhuis- en pensionkosten vast te stellen;
Gelet op artikel 3.21 lid 1 sub a van de CAO Nederlandse Universiteiten (1 januari 2015 t/m 1 juli 2016);
Gehoord de Ondernemingsraad (vergadering d.d. 19 januari 2017);
Met instemming van de werknemersorganisaties in het Lokaal Overleg (vergadering LO493 d.d.
6 februari 2017);
En stelt de volgende regeling voor de vergoeding van verhuis- en pensionkosten vast:
Artikel 1. Begripsbepalingen In deze regeling wordt verstaan onder:
a. werkgever: de Technische Universiteit Delft;
b. werknemer: degene die in dienst is van de TU Delft, met uitzondering van student- assistenten, oproepkrachten en medewerkers die op declaratiebasis werken;
c. standplaats: de plaats waar de werknemer gewoonlijk zijn werkzaamheden verricht, dan wel, indien sprake is van verschillende plaatsen, de door de werkgever aangewezen standplaats voor de werknemer;
d. afstand woning-werk: de afstand tussen het hoofdverblijf van de werknemer en de standplaats op basis van de kortste route volgens de ANWB routeplanner;
e. inboedel: alle roerende zaken die tot de huisraad behoren. Motorvoertuigen vallen met uitzondering van bromfietsen niet onder de inboedel;
f. transportkosten: de in redelijkheid te maken kosten voor het vervoer van een normale inboedel, inclusief de eventuele kosten van in- en uitpakken, met uitzondering van bijzondere kostbaarheden zoals kunstwerken die een bijzonder vervoer en bovenmatige vervoerskosten vereisen;
g. verhuiskosten: 1) de transportkosten van de inboedel; 2) de reiskosten van de werknemer en diens gezinsleden op de dag van verhuizing; 3) overige, aan de verhuizing
gerelateerde kosten (in uitzonderingsgevallen);
h. verhuisplicht: de door werkgever aan werknemer schriftelijk opgelegde verplichting tot vestiging in of nabij de standplaats.
1 De tekst van deze Regeling bevat technische aanpassingen op basis van de inwerkingtreding van de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren per 1 januari 2020.
2 Artikel 2. Verhuiskosten
1. Indien de afstand woning–werk voor de werknemer op het moment van indiensttreding ten minste 75 kilometer bedraagt, heeft de werknemer aanspraak op een eenmalige tegemoetkoming in de verhuiskosten in geval van verhuizing binnen twee jaar na de eerste indiensttreding naar een woning binnen 25 km van de standplaats.
2. De tegemoetkoming in de verhuiskosten bestaat uit:
a. transportkosten zoals omschreven onder artikel 1 van deze regeling,
b. de vergoeding van de reiskosten van werknemer en diens gezinsleden op de dag van verhuizing op basis van openbaar vervoer, 2e klasse, en/of in geval van een
noodzakelijke vliegreis: de vliegkosten op basis van economy class.
3. De aanvraag voor de tegemoetkoming als bedoeld in lid 2 sub a. dient vergezeld te gaan van drie offertes van erkende verhuizers. De tegemoetkoming in de transportkosten bedraagt ten hoogste het bedrag gelijk aan de voordeligste offerte, en geschiedt op basis van een factuur.
4. De werkgever kan in uitzonderingsgevallen, voor het aantrekken van talent, aan een werknemer tevens een onbelaste tegemoetkoming toekennen van maximaal het fiscaal toegestaan forfaitair bedrag voor overige, aan de verhuizing gerelateerde kosten.
5. Een verzoek om een tegemoetkoming in de verhuiskosten dient door de werknemer binnen drie maanden na de betreffende verhuizing bij de werkgever te zijn ingediend, onder verstrekking van de noodzakelijke bewijsstukken. Bij het niet tijdig indienen van het verzoek, vervalt de aanspraak op de tegemoetkoming.
6. Indien van derden of uit andere hoofde een vergoeding wordt ontvangen voor de verhuiskosten, wordt deze in mindering gebracht op de van de werkgever te ontvangen tegemoetkoming.
Artikel 3. Aanspraken bij verhuisplicht
1. Indien de werkgever aan de werknemer een verhuisplicht oplegt, bestaat gedurende de termijn waarbinnen de verhuisplichtige werknemer dient te verhuizen, aanspraak op een tegemoetkoming in de reiskosten woon-werkverkeer, conform de Regeling reiskosten woon-werkverkeer TU Delft.
2. Bij een verhuizing die het gevolg is van de opgelegde verhuisplicht, worden de
daadwerkelijk gemaakte transportkosten en de reiskosten als bedoeld in artikel 2 lid 2 sub b. vergoed.
Artikel 4. Pensionkosten
De verhuisplichtige werknemer die in de periode voor verhuizing dicht bij zijn werk moet wonen en daarvoor gebruik maakt van een hotel/pension, heeft aanspraak op een redelijke tegemoetkoming in de pensionkosten c.q. kosten van tijdelijk verblijf gedurende de periode dat er zakelijke redenen zijn voor dit tijdelijk verblijf, tot maximaal twee jaar na indiensttreding. Deze aanspraak geldt niet in geval van toepassing van de 30% regeling voor extraterritoriale kosten van de werknemer.
Artikel 5. Terugbetaling bij vroegtijdig vertrek
1. De tegemoetkoming in de verhuiskosten als bedoeld in artikel 2 moet door de werknemer worden terugbetaald als het dienstverband door of op eigen verzoek van de werknemer, of als gevolg van dringende, door de werknemer veroorzaakte en hem verwijtbare redenen, binnen 12 maanden na de verhuizing van de werknemer wordt beëindigd.
2. De terugbetaling als bedoeld in het eerste lid heeft betrekking op het bedrag van de totale tegemoetkoming als bedoeld in artikel 2, verminderd met 1/12e voor elke volle maand dat het dienstverband na de dag van de verhuizing heeft voortgeduurd.
3. Bij de tegemoetkoming in verhuiskosten verklaart de werknemer schriftelijk dat een verplichting tot terugbetalen als bedoeld in dit artikel hem bekend is.
3 Artikel 6. Uitvoeringsvoorschriften
De werkgever kan uitvoeringsvoorschriften ten aanzien van deze regeling vaststellen.
Artikel 7. Hardheidsclausule, aanvulling en afwijking
Voor bijzondere gevallen waarin deze regeling niet voorziet of waarin strikte toepassing van deze regeling tot kennelijke onbillijkheid zou leiden, kan de werkgever gelet op het dienstbelang, de aard van het dienstverband en/of de omstandigheden van de werknemer in redelijkheid een bijzondere regeling treffen, onder daaraan door de werkgever te verbinden voorwaarden.
Artikel 8. Intrekking
De Regeling vergoeding reis-, verhuis- en pensionkosten TU Delft wordt ingetrokken.
Artikel 9. Inwerkingtreding
Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 maart 2017.
Artikel 10. Citeertitel
Deze regeling wordt aangehaald als “Regeling vergoeding verhuis- en pensionkosten TU Delft”.
Deze regeling zal worden geplaatst op de website van de TU Delft. Van deze regeling en de plaatsing op de website zal kennisgeving worden gedaan in het TU-Nieuws, de digitale nieuwsbrief van de TU Delft.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het College van Bestuur van 21 februari 2017.
Prof.dr.ir. T.H.J.J. van der Hagen Voorzitter College van Bestuur
4 TOELICHTING
Algemeen
Aanleiding voor aanpassing en splitsing van de Regeling vergoeding reis-, verhuis- en
pensionkosten TU Delft uit 2010 zijn de fiscale wijzigingen rond de verhuiskostenvergoeding en de inwerkingtreding per 1 januari 2015 van de Werkkostenregeling (inclusief de introductie van een woon-werkverkeerbijdrage voor medewerkers).
Verhuiskosten
Sinds 2011 is er een nieuw fiscaal regime voor de onbelaste verhuiskostenvergoeding. Zo is de eerder bestaande mogelijkheid voor individuele toestemming door de belastinginspecteur op het zakelijk karakter van een verhuizing naar een afstand groter dan 10 kilometer van de werkplek, komen te vervallen.
Hoewel de fiscale regelgeving inzake een onbelaste verhuiskostenvergoeding meer toestaat, is om o.a. economische redenen de afstand van minimaal 75 kilometer tussen oude woning en nieuwe werkplek als criterium in de regeling gehandhaafd (zoals eerder bij de laatste herziening van de regeling in 2010). Verandering van deze afstand zou betekenen dat er meer medewerkers in aanmerking zouden komen voor een verhuiskostenvergoeding. Bovendien is er een koppeling tussen deze afstand en de afstand voor de (bijzondere) tegemoetkoming in de dagelijkse reiskosten woon-werkverkeer. Wel is ervoor gekozen om het criterium voor de afstand tussen de nieuwe woning en de werkplek te verruimen naar een afstand woning-werk van maximaal 25 km.
Binnen deze afstand zal het voor medewerkers in het algemeen mogelijk zijn om binnen 2 jaar na indiensttreding bij de TU Delft een geschikte woning te vinden, rekening houdend met individuele omstandigheden (bv. aanwezigheid internationale school, etc.).
De eenmalige vergoeding van verhuiskosten c.q. transportkosten ziet uitsluitend op een
verhuizing vanwege het dienstverband met de TU Delft. Kosten van een terugverhuizing van uit het buitenland afkomstige medewerkers vallen hier niet onder.
Artikelsgewijs Artikel 1
Artikel 1 juncto artikel 3 betreft de aanspraken bij verhuisplicht. Aan de medewerker kan de verplichting worden opgelegd om zich te vestigen in of nabij de standplaats. Dit kan noodzakelijk zijn bij specifieke functies om bij calamiteiten buiten de werktijd binnen circa 15 minuten – of in elk geval in redelijkheid binnen afzienbare tijd - op de werkplek aanwezig te kunnen zijn. Te denken valt aan bijvoorbeeld medewerkers die zich bezig houden met gebouwenbeheer.
Artikel 2
Artikel 2, eerste lid, geeft een regeling voor vergoeding van de verhuiskosten indien de verhuizing plaatsvindt naar een woning gelegen binnen 25 kilometer van de werkplek terwijl de oude woning op minimaal 75 kilometer van de werkplek gelegen is.
In artikel 2, vierde lid, is de mogelijkheid opgenomen voor de werkgever om in
uitzonderingsgevallen, voor het aantrekken van schaars talent, een onbelaste tegemoetkoming toe te kennen van maximaal het fiscaal toegestane forfaitair bedrag van € 7.750,- (max. forfaitair bedrag in 2016) voor overige, aan de verhuizing gerelateerde kosten. Het betreft hier o.a.
inrichtingskosten. Het gaat om een forfaitair bedrag dat uit de financiële middelen van de
betreffende beheerseenheid zelf betaald moet worden en waarvoor het College van Bestuur aan de beheerder toestemming moet geven. In dit verband wordt bij talent met name gedacht aan wetenschappelijk personeel in de functies van onderzoeker, UD, UHD en Hoogleraar en aan ondersteunend personeel in de functie van technicus.
5 Artikel 4
Het betreft hier kosten van tijdelijk verblijf in of nabij de standplaats indien en voor zover de verhuisplichtige medewerker zakelijke redenen heeft om (nog) niet bij de plaats van zijn werk te gaan wonen (bijvoorbeeld zolang de werknemer nog in de proeftijd zit). De tegemoetkoming in de pensionkosten wordt in overleg met de medewerker op een redelijk bedrag per maand
vastgesteld. Uitgangspunt hierbij is dat een vergoeding tot een maximum van € 500,- per maand in het algemeen redelijk wordt geacht.
Voor medewerkers bij wie de 30% regeling toegepast wordt geldt het volgende: dubbele huisvestingskosten (als gevolg van het blijven wonen in land van herkomst, bijv. hotelkosten) vallen onder de extraterritoriale kosten waarvoor reeds wordt vergoed. Dit betekent dat
pensionkosten c.q. kosten van tijdelijk verblijf daarnaast niet nogmaals onbelast vergoed kunnen worden.
