Internetbrowser en versie
Voordat we hieronder zullen laten zien wat de aanpassingen zijn in de update, willen we u erop wijzen dat de internetbrowser en de versie van de browser grote invloed kunnen hebben op het gebruikersgemak in Fysiomanager.
In het algemeen adviseren we om Mozilla Firefox of Google Chrome te gebruiken. Ook Internet Explorer is een browser waarmee u in Fysiomanager kunt werken, maar is minder geschikt voor web applicaties. Bij alle drie de internetbrowsers is het van groot belang om (een van) de meest recente versie(s) te gebruiken.
Doorgaans kunt u nakijken welke versie uw browser heeft via de knoppen “Help” en “Over Firefox / Internet Explorer”.
Mozilla Firefox
De meest recente versie van Firefox is versie 22.0.
Google Chrome
Deze internetbrowser wordt automatisch bijgewerkt naar de meest recente versie.
Internet Explorer
De nieuwste versie is versie 10. Ook met versie 9 is nog goed te werken in Fysiomanager. Mocht u versie 8 of lager hebben, dan is het zeer belangrijk om deze te upgraden naar versie 9 of 10!
XP-gebruikers
Gebruikt u nog een XP computer dan is Internet Explorer versie 8 de meest recente versie, versie 9 en 10 werken niet op XP. Versie 8 is echter niet geschikt (erg traag) voor moderne web applicaties.
We adviseren dan ook om Chrome of Firefox te gebruiken.
Belangrijk: Voordat u met de nieuwe agenda versie gaat werken: leeg eerst de browser geschiedenis/cache.
Dit doet u door de toetsen control en shift ingedrukt te houden en dan op delete te drukken.
Pop-up blokkering
Naast het gebruik van een internetbrowser en de versie, is het tevens van belang om erop te letten dat er geen pop-ups geblokkeerd worden door de internetbrowser. Wanneer er pop-ups geblokkeerd worden, is het bijvoorbeeld niet mogelijk om te plannen in de agenda. Hieronder staat hoe u pop-ups kunt toestaan in de verschillende internetbrowsers.
Mozilla Firefox
In Mozilla Firefox verschijnt er bovenin het scherm een lichtgele balk, met daarin de melding dat Firefox heeft voorkomen dat er een pop-upvenster geopend werd. U kunt in die balk klikken op
“Opties” om aan te klikken dat u pop-ups wilt toestaan.
Google Chrome
In de internetadresbalk staat rechts een icoon met een rood kruisje erin als er pop-ups worden geblokkeerd. Als u daarop klikt, kunt u pop-ups altijd toestaan en klikken op “Klaar”.
Internet Explorer
In Internet Explorer verschijnt er onderin het scherm een balk met daarin de melding dat er een pop- up wordt geblokkeerd. U kunt klikken op “Opties voor deze website” en vervolgens op “Altijd toestaan”.
Agenda 2.0
In deze eerste agenda-update zal met name de lay-out van de agenda veranderen. Naast de verandering van het uiterlijk, zijn er ook enkele functies nieuw in de agenda en in de
instellingsmogelijkheden van de agenda.
Hieronder wordt de bovenste balk van de agenda weergegeven. Veel functies zijn gelijk gebleven en hebben alleen een ander uiterlijk gekregen. Er zijn echter ook enkele nieuwe functies.
Links bovenin staat de knop “Vandaag”. Links en rechts van de knop staat een pijltje, waarmee u een dag terug of vooruit kunt klikken in de agenda. Rechts van deze ‘navigatieknop’ staat de datum en het weeknummer. Het huisicoon dat daarbij staat, is een homeknop voor uw persoonlijke
instellingen. Door te klikken op het huisje, springt de agenda meteen naar de door u ingevoerde persoonlijke instelling. Deze instellingen kunt u maken het Hoofdmenu, verderop in deze handleiding wordt besproken hoe u deze persoonlijke instelling kunt maken.
Verder naar rechts kunt u kiezen voor “Dag” om in de dagagenda te komen of voor “Week” om een weekoverzicht op te vragen. De knop die u naast “Week” ziet staan, is de legendaknop. Hierin wordt in eerste instantie voornamelijk informatie gegeven over de iconen in de agenda. Als er in latere updates meer functies in de agenda worden gebouwd, zal de legenda ook uitgebreid worden.
Met het icoon dat onder “Vandaag” geplaatst is, kunt u ervoor zorgen dat lange notities, die gemaakt zijn bij de behandelmomenten, deels zichtbaar of onzichtbaar worden gemaakt in de agenda.
Hiermee kunt u, door de langere notities niet te tonen, meer overzicht creëren. Met een klik op de knop kunt u dan toch snel de volledige notities tevoorschijn krijgen.
Rechts van deze knop staat de mogelijkheid om het ‘grid’ van de agenda aan te passen; u kunt kiezen voor grids van 60, 30, 25, 20, 15, 10 en 5 minuten. Hiermee stelt u in welke tijdsindeling u in de agenda wilt zien. Een grid van 60 minuten zorgt voor een compacter overzicht maar een minder gedetailleerd planningsinzicht en minder gedetailleerde planningsmogelijkheden qua starttijden. Een gedetailleerder grid zorgt voor een langgerektere agenda en zorgt wel voor meer overzicht en planningsmogelijkheden. Via het printericoon kunt u de dag-agenda afdrukken.
Bij ‘Praktijken’ kunt u één van uw in Fysiomanager aangemaakt praktijken selecteren. Dit maakt het zoeken van therapeuten van die praktijk mogelijk. De keuze van de algemene agenda is nu alleen bedoeld om in 1x in alle agenda’s een afspraak te plannen. De functie, om herinneringen (voorheen to-do-items) bij alle medewerkers te plaatsen, is op een andere manier verwerkt in de nieuwe agenda.
Bij ‘Medewerkers’ is het mogelijk om te wisselen van agenda, door een andere naam te selecteren.
Hier zal in een volgende update de mogelijkheid gemaakt worden om meerdere agenda’s naast elkaar te plaatsen. Datzelfde geldt voor de keuzes bij ‘Resources’; op dit moment kunt u een resource kiezen en dan wordt de agenda van die resource getoond. In een volgende update zal de
mogelijkheid gemaakt worden om medewerkeragenda’s naast resourceagenda’s te plaatsen.
Naast de lijst met resources, staat het icoon voor de actiepunten die ingesteld zijn in de
behandelplannen. Als er nog acties zijn die afgehandeld moeten worden, dan geeft dit icoon het aantal acties aan. Het rechtericoon, met een T en een poppetje, geeft het overzicht van de
openstaande behandeltrajecten waarvoor al enige tijd (bij de persoonlijke agenda indeling, dus per
therapeut, in te stellen) geen behandeling meer is uitgevoerd.
De kalender is in de nieuwe lay-out rechts bovenin de agenda geplaatst. De werking is dezelfde als die u gewend was; met de kalender kunt u snel naar een andere datum of week in uw agenda klikken. Afwezigheid wordt nu in het grijs weergegeven. Een belangrijke toevoeging aan de kalender zijn de weeknummers, die links van de data staan.
De dagagenda
De dagagenda kan onderverdeeld worden in drie kolommen: de detailweergave van de behandelingen, het planningveld van de agenda en de herinneringen.
Aan de rechterkant staat de functie ‘Herinneringen’, voorheen de to do list.
Het algemene idee is hetzelfde gebleven; u typt een tekst in het daarvoor bedoelde veld en u klikt op de + om het item te plaatsen. Onder het
tekstveld staat nu een aanvink mogelijkheid om de herinnering bij iedereen te plaatsen. Als een herinnering is aangemaakt, kunt u de herinnering toch nog aanpassen, door erop te dubbelklikken. In de nieuwe opzet kunt u ook de volgorde aanpassen, door simpelweg op de herinnering te gaan staan en deze ‘vast te pakken’ en naar boven of naar beneden te verslepen. Deze lijst met herinneringen kan naar rechts weggeschoven worden, om meer
planningruimte te creëren, door op de knop >> te klikken. U kunt, door het vakje ‘plaats bij iedereen’ aan te vinken, de melding bij alle therapeuten
plaatsen. Dit vakje is alleen zichtbaar als dit onder rechtenbeheer is ingesteld door de beheerder.
De middelste kolom, in het hierboven gebruikte voorbeeld met een roze, grijze en blauwe praktijkkleuren, is het planningdeel van de agenda. Hierin plaatst u de afspraken en notities voor de betreffende medewerker. Afhankelijk van het gekozen grid zal dit onderdeel compacter of langgerekter zijn. In dit onderdeel
‘loopt’ er een rode streep door de agenda. Deze streep geeft de actuele tijd aan.
Om te plannen, maar ook om een notitie te maken, heeft u twee opties:
1. U dubbelklikt in de planningsagenda op de tijd waarop u wilt plannen.
2. U dubbelklikt op een tijd aan de linkerkant van de planningagenda. Dit is handig wanneer er al agendapunten ingevoerd zijn op de gewenste tijd. Dan kunt u naast de agenda en de agendapunten dubbelklikken.
Let op: klikt u aan de bovenkant van de uurbalk in de planningsagenda of op de ‘tijdsknop’ (eerste pijl), dan zal in het hier gebruikte voorbeeld de starttijd om 15:00 uur zijn. Klikt u echter onderin de agenda of de knop (2e pijl), dan zal de starttijd om 15:30 uur zijn. Deze werking is hetzelfde in andere grids, behalve in die van 5, 10 en 15 minuten; in een 20-minuten-grid start de afspraak of notitie om 15:00 uur als u bovenin de knop klikt en om 15:10 uur als u bovenin klikt.
Nadat u hebt gedubbelklikt op een tijdsknop, verschijnt het scherm waarmee u een afspraak of notitie in de agenda kunt plaatsen. (verschijnt dit scherm niet dan heeft u waarschijnlijk de
popupblokkering niet uitgezet voor Fysiomanager). U ziet dat het plannen van een behandelmoment maar één van de mogelijkheden is. U kunt ook groepen, afspraken / notities en blokkeringen in de agenda zetten. De dubbelklik op de tijd is dus in de plaats gekomen van het oude sloticoon, het poppetje en de ‘dubbelsteen’. In de werking van deze onderdelen is vooralsnog nauwelijks iets veranderd. U kunt op het betreffende tabblad klikken en vervolgens de patiënt, het behandeltype, de groep, of de te blokkeren periode kiezen. Een belangrijk verschil zit in de starttijd. Zoals hierboven vermeld, is het afhankelijk van de plek waarop u dubbelklikte waarop de starttijd staat. U hoeft dus niet of minder vaak de starttijd te veranderen, zolang u geplaatst dubbelklikt in de planningsagenda.
Nadat bijvoorbeeld een patiënt en behandeltype geselecteerd zijn en u klikt op “Opslaan en sluiten”, dan verschijnt de behandeling in de agenda. Eén van de belangrijkste aanpassingen in de agenda is de wijze van plannen. Voorheen werden afspraken van links naar rechts gepland, nu van boven naar beneden.
In de planningagenda staat een beperkte hoeveelheid informatie, namelijk de starttijd, de voorletters en achternaam van de patiënt en het geslacht. Om de behandeling of notitie te veranderen of
verwijderen, dubbelklikt u op het agendapunt. Het aanpassen van een afspraak is niet veranderd ten opzichte van de bestaande werking. De verwijdermogelijkheid vindt u bovenin het scherm, bij de knop “Behandelmoment verwijderen”.
De linker kolom bevat na het plannen van een behandeling, afspraak, notitie of groep nu de details van het geplande agendapunt. In het weergegeven voorbeeld ziet u aan de linkerkant van de detailweergave ‘admin’ en ‘1000-ft’ staan. Dit is de afkorting van de praktijk en de afkorting van het behandelmoment. Verder worden de tijd, de voorletters, achternaam, voornaam, geslacht, patiënt- en telefoonnummer getoond. U ziet tevens dat het aantal iconen flink verminderd is ten opzichte van de ‘oude agenda’. Er is nog maar een zestal iconen overgebleven, namelijk het verzekeringsicoon, de patiëntkaart, behandeltraject, behandeloverzicht, procedure bewerken en dashboard.
Bij een geplande groep, wordt een eventuele toelichting ook in de detailagenda getoond, zoals hierboven te zien is.
Naast het patiëntkaarticoon, is het ook mogelijk om op de naam van de patiënt te klikken om in de patiëntkaart terecht te komen. Om een agendapunt te wijzigen of verwijderen, kunt u naast het agendapunt ook dubbelklikken op deze detailweergave.
De detailweergave kan, net als de herinneringen, ook opzij geschoven worden om een bredere planningagenda te creëren, bijvoorbeeld voor een medewerker die zich (op dat moment) meer met planning bezighoud. Hiervoor zijn de “<<” en “>>” knopjes boven in de agenda.
In bovenstaande afbeelding zijn de detailweergave en de herinneringen opzijgeschoven, waardoor er een brede planningagenda is verschenen. In die agenda zijn twee behandelmomenten, een notitie en een groep gepland. Bij de behandelingen is een groen balkje te zien aan de linkerkant. Bij de notitie (en ook bij een commerciële afspraak) is dit geel en bij een groep is de kleur paars. Bovendien is ervoor gekozen om de ingesteld praktijkkleur (in dit voorbeeld geel, grijs en roze) links en rechts van de agendapunten te blijven weergeven, zodat duidelijk blijft wat de praktijkindeling is.
De tijdslijn die ‘meeloopt’ in de agenda, zorgt tevens voor het ‘meelopen’ van de agenda zelf. De tijdsbalk blijft de hele dag in beeld en zorgt er zo voor dat de agendapunten die rond het huidige tijdstip gepland staan, in beeld staan.
Door in de detailweergave of in de planningagenda te scrollen en vervolgens te klikken op een behandelmoment, afspraak / notitie of groep, wordt deze in beide kolommen geselecteerd, te zien aan de blauwe omlijning. Mocht het zo zijn dat door scrollen de beide kolommen niet synchroon liepen, dan wordt dat automatisch weer gecorrigeerd door een agendapunt aan te klikken.
De weekagenda
Zoals u verderop zult lezen, is het mogelijk om in het Hoofdmenu in te stellen of u een vijfdaagse of een zevendaagse weekagenda wilt laten weergeven. Bovendien kan ingesteld worden of de
weekagenda standaard met of zonder de herinneringen weergegeven moet worden. In het
voorbeeld hieronder wordt uitgegaan van een vijfdaagse weekweergave zonder herinneringen. De herinneringen kunnen weergegeven worden door aan de rechterkant te klikken op de << knop.
Ook in de weekagenda werkt de gridinstelling en de daarbij horende planningsconsequentie door.
Dus dubbelklikt u in het bovenste deel van het tijdsvak van bijvoorbeeld 12:00 – 12:30 uur in een 30- minuten-grid, dan zal de starttijd op 12:00 uur gezet worden. Dubbelklikt u in het onderste deel, dan is de starttijd 12:15 uur.
De hoeveelheid informatie dat gegeven wordt in een agendapunt is afhankelijk van de breedte van het scherm. In bovenstaand voorbeeld wordt bij de twee behandelingen de achternaam getoond en bij de eerste behandeling ook het geslacht (M), maar geen voornaam of –letters. Dit geldt voor zowel de dag- als de weekagenda.
Persoonlijke agenda
Via Hoofdmenu – Beheer – Persoonlijke agenda kunt u enkele persoonlijke standaardinstellingen doen die betrekking hebben op uw agenda.
De instellingen die u hier doet hebben o.a. betrekking op het huisicoon in de agenda, waarop u kunt klikken om in uw persoonlijke voorkeursscherm terecht te komen. Tevens plaatst Fysiomanager u na het inloggen standaard in de hier gemaakte instellingen.
Bovenin het scherm kunt u instellen of u in de dag- of weekweergave terecht wilt komen en in welke gridinstelling dit dient te gebeuren. Verder hebt u de mogelijkheid om in te stellen of de
tijdsindicator, de rode lijn die de tijd weergeeft in de agenda, wel of niet zichtbaar moet zijn in uw agenda. Voor mensen die voornamelijk plannen (in meerdere agenda’s), bijvoorbeeld receptionistes, kan het handig zijn om de tijdsindicator niet te gebruiken.
U kunt aangeven of u de detailweergave, de linker kolom in de agenda met daarin o.a. de icoontjes, standaard zichtbaar of verborgen wilt hebben. Hetzelfde geldt voor de lange notitievelden. Voor de herinneringen is in te stellen of deze wel of niet standaard zichtbaar moeten zijn in de dag- en weekagenda.
Verder kunt u ingeven welke praktijk er standaard geselecteerd moet zijn boven de agenda en welke medewerkeragenda er standaard geselecteerd moet worden (na inloggen en na klikken op het huisicoon). Tenslotte kan er voor de weekagenda gekozen worden voor een standaard 5-dagen weergave of een 7-dagen weergave en na hoeveel dagen de controle op openstaande
behandeltrajecten u een herinnering moet geven in de agenda. Dit laatste punt was voorheen alleen pakketbreed in te stellen maar kan dus nu per medewerker verschillend ingesteld worden. In aanvang zal de pakketinstelling van voorheen worden overgenomen.
Standaard praktijk medewerker
Er is een veld toegevoegd aan de medewerker (therapeut) kaart, namelijk om de ‘standaard praktijk’
in te stellen. Dit nieuwe veld is gemaakt omdat er in de agenda en ook in de persoonlijke agenda instellingen bij ‘praktijk’ gekozen kan worden voor ‘alle’. Hierdoor weet Fysiomanager niet standaard welke praktijk er geselecteerd moet worden als er bij die therapeut gepland wordt en bij het
aanmaken van een behandeljournaal. Hierdoor is het nodig om in de medewerker (therapeut) kaart in te stellen welke praktijk standaard gebruikt moet worden.
Wij hebben in de update al een praktijk geselecteerd in de medewerker (therapeut) kaarten. Het is echter belangrijk om dit na te kijken en indien gewenst aan te passen. Dit kunt u (als beheerder en administrator) doen via Hoofdmenu – Relaties – Therapeuten.
Aangepaste iconen
U heeft hierboven een beeld gekregen van de eerste, nieuwe opzet van de agenda. Hierin is een aantal iconen verdwenen, maar er is ook een aantal aanpassingen gedaan in bestaande iconen.
Rode iconen
Voor enkele gebruikers, waaronder mensen die kleurenblind zijn, waren de verschillen tussen blauwe en rode iconen niet altijd duidelijk genoeg. Mede hierdoor hebben we ervoor gekozen om de
verschillen tussen blauwe en rode iconen wat duidelijker te maken, door niet alleen de kleur te veranderen. Hieronder ziet u voorbeelden van aan de ene kant het blauwe icoon en ernaast het rode icoon. Hierdoor zal het voor iedereen duidelijker zijn wanneer een onderdeel nog niet (volledig) is ingevuld. Verder is het ook het icoon voor de patiënt actiepunten, de knipperende rode A,
aangepast. Ook die wordt hieronder weergegeven.
Behandelstop
Wanneer u het behandeltraject van de patiënt heeft afgesloten, wordt onderstaand icoon getoond.
Voorheen werd het icoon van de behandelstop grijs gemaakt, maar het icoon van de behandelstop is niet meer aanwezig in de agenda. Om toch duidelijk zichtbaar te hebben dat het traject is afgesloten, is voor onderstaand icoon gekozen. Het blijft, zoals u al gewend was, gewoon mogelijk om het behandeltraject te openen nadat het is afgesloten.
