Sollicitaties dienen verstuurd te worden naar de contactgegevens uit de vacature.

(1)

SJABLOON – Werken via KdG –

Gelieve dit ingevulde sjabloon te mailen naar: werken-via-kdg@kdg.be

Functietitel:

diensthoofd gebouwen

Bedrijfsnaam: stad Vilvoorde

Uiterste sollicitatiedatum: 14/02/2021

Categorie:

Juiste categorie aankruisen*

Administratie en secretariaat Creatieve en artistieke beroepen Financiële en juridische sector Gezondheidszorg

HR management ICT en multimedia

Transport, logistiek en distributie Onderwijs

Sales, marketing en communicatie Sociale en culturele sector

Techniek, chemie en productie

Andere x

Jobevents

Studentenjobs en vrijwilligerswerk

(2)

Vilvoorde, 29 januari 2021 dienst Personeel

DIENSTHOOFD GEBOUWEN dienst Gebouwen A4a-A4b, voltijds, statutair

Als diensthoofd gebouwen bij de stad Vilvoorde ben je verantwoordelijk voor het beheer van het stedelijke gebouwenpatrimonium bestaande uit administratieve gebouwen, scholen, sportinfrastructuur, ….

Je levert een cruciale bijdrage aan de realisatie van de verschillende nieuwbouw- , renovatie-, restauratie- en onderhoudswerken. Je staat aan het hoofd van een dienst van 14 medewerkers bestaande uit diverse profielen van een kleine groep werkmannen tot administratieve medewerkers en projectbeheerders.

Je volgt het voorziene budget en acties op en stelt het onderhouds-en investeringsplan op voor alle gebouwen behorend tot het patrimonium van de stad. Je volgt het onderhoud en de technische staat van het patrimonium op. Je staat in voor technische adviesverlening aan andere stadsdiensten in het kader van uitvoeringsmethoden en aanpassingswerken. Je maakt verslagen op inzake subsidiëring en kosten aan gebouwen.

Je volgt zelf een beperkt aantal bouwprojecten op als projectbeheerder en stuurt deze aan van projectdefinitie tot definitieve oplevering. Je bepaalt de scope, volgt de planning op, beheert het beschikbare budget en volgt de werf op. Tevens ben je verantwoordelijk voor de nazorg.

PROFIEL

Minstens een masterdiploma, ofwel een diploma van universitair onderwijs of een diploma van het hoger onderwijs van twee cycli dat gelijkgesteld werd met universitair onderwijs. Buitenlandse diploma’s moeten vergezeld zijn van een gelijkstellingsbewijs (zie www.ond.vlaanderen.be/naric/).

Een diploma in een (bouw)technische richting geniet de voorkeur (architectuur, ingenieur,…) maar is geen must. Je competenties om complexe bouwdossiers te begeleiden, zijn het belangrijkst.

Je beschikt over minstens 4 jaar aantoonbare relevante beroepservaring.

Indien je de bewijsstukken niet kan voorleggen, wordt je kandidatuur NIET aanvaard. Er wordt geen herinnering gestuurd.

Je kan goed communiceren in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk.

Je bent een echte teamplayer en hebt bij voorkeur al enige ervaring met het aansturen van een klein team.

Voor je medewerkers ben je de inspirerende coach waarbij ze terecht kunnen voor ondersteuning.

AANBOD

Weddeschaal niveau A4a-A4b, master.

Minimale bruto beginwedde: 3 815.69 euro/maand (voltijds)

Ervaring uit de openbare sector wordt volledig overgenomen en relevante werkervaring uit de privésector of als zelfstandige kan onbeperkt meegenomen worden.

De wedde wordt vermeerderd met vakantiegeld, eindejaarstoelage en maaltijdcheques.

Jaarlijks ecocheques voor een bedrag van 160,- euro en 40,- euro aan Vilvoordse handelaarsbonnen voor een voltijdse kracht (a rato van je arbeidsregime)

Eveneens gratis woon-werkverkeer bij gebruik van het openbaar vervoer en/of fietsvergoeding, hospitalisatieverzekering.

De Vilvoordse Personeelskaart biedt je een aantal voordelen aan: gratis lidmaatschap bibliotheek Vilvoorde,

(3)

24 gratis zwembeurten in het stedelijk zwembad ‘t Zeepaardje, gratis vissen op de visvijver in Hanssenspark, korting bij aankoop van losse tickets in cc Het Bolwerk, gratis naar de film bij aankoop van een abonnement in cc Het Bolwerk.

Interessante verlofregeling (wettelijk verlof, 13,5 dagen bijkomende verlofdaggen en 14 feestdagen) en werktijden waardoor een evenwichtige combinatie van vrije tijd/gezin en werk mogelijk is.

AANWERVINGSVOORWAARDEN

 je bent tot het wettig verblijf in België en tot de Belgische arbeidsmarkt toegelaten of leerplichtig in België (voor contractuele aanstelling)

 je bent onderdaan van een EU-lidstaat, van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (EER) of van Zwitserland (voor statutaire aanstelling)

 je bent van onberispelijk gedrag

 je geniet de burgerlijke en politieke rechten

 je bent lichamelijk geschikt voor de functie (geneeskundig onderzoek -op moment van aanstelling- door de medische dienst verbonden aan het stadsbestuur).

 je slaagt voor de selectieproeven;

 laatstejaarsstudenten krijgen toegang tot deze selectieprocedure als ze met hun kandidatuur een studiebewijs voorleggen en een verklaring dat ze binnen een termijn van maximum vijf maanden zullen deelnemen aan de eindexamens voor het behalen van hun diploma.

 buitenlandse diploma’s moeten vergezeld zijn van een gelijkstellingsbewijs (zie www.ond.vlaanderen.be/naric/).

ben je in het bezit van een diploma in een andere taal dan het Nederlands, dan moet je voor je in dienst treedt een bewijs van de kennis van de Nederlandse taal bezorgen. Stuur een mail naar sollicitaties@vilvoorde.be, indien je meer informatie wil over de manier waarop je dit attest kan bekomen.

KANDIDATUURSTELLING

Uiterlijk op 14 februari 2021 via: https://www.jobsolutions.be/register/7065 , te verzenden aan het college van burgemeester en schepenen, stadhuis Vilvoorde, Grote Markt, 1800 Vilvoorde, of tegen ontvangstbewijs af te geven op de dienst Personeel. De kandidatuurstelling kan eveneens via de website www.vilvoorde.be .

De kandidatuurstelling omvat het inschrijvingsformulier vergezeld van een curriculum vitae, een kopie van je diploma en een kopie van je rijbewijs.

SELECTIEPROCEDURE

De selectiedatum moet nog vastgesteld worden.

Indien er veel kandidaten zijn kan een preselectie georganiseerd worden. Deze preselectie is eliminerend.

De schriftelijke proef omvat een competentieproef en/of een gevalstudie. Indien nodig, worden op voorhand (wet)teksten bezorgd of is er tijdens de proef informatie beschikbaar. Het is ook mogelijk dat er een

schriftelijke voorbereiding gevraagd wordt, die dan tijdens de mondelinge proef wordt toegelicht aan de juryleden. Wie slaagt (= minstens 50% van de punten), wordt uitgenodigd voor het volgende gedeelte.

Het psychotechnisch gedeelte of het assessment bevat verschillende onderdelen al naargelang de vereiste competenties. Het resultaat is geschikt of niet geschikt. Wie geschikt bevonden is, wordt uitgenodigd voor de mondelinge proef.

De mondelinge proef peilt naar de motivatie er worden een aantal competenties bevraagd of de schriftelijke voorbereiding wordt verder bevraagd. Ook voor dit onderdeel moet minstens 50% van de punten behaald worden.

Voor beide proeven samen, schriftelijk en mondeling, moet minstens 60% van de punten behaald worden om geslaagd te zijn.

(4)

Als je slaagt voor de selectieproef word je opgenomen in een wervingsreserve (1 jaar geldig, mogelijk verlengbaar met 1 jaar). Indien meerdere kandidaten geslaagd zijn, wordt er een bindende wervingsreserve opgesteld. De volgorde op deze wervingsreserve, wordt bepaald door het aantal behaalde punten. Bij een nieuwe vacature contacteren we de kandidaten op deze lijst in volgorde van hun behaalde resultaat.

De inhoud en de vragen van het examenprogramma, wordt opgesteld door een externe jury, ondersteund door de algemeen directeur.

Aanpassingen in de selectieprocedure nodig? Heb je een beperking waardoor je niet kunt deelnemen aan de selectieprocedure en voldoe je aan een aantal voorwaarden? Dan kun je een aanpassing in de

selectieprocedure vragen. Meer info: sollicitaties@vilvoorde.be

Bijkomende inlichtingen kunnen steeds bekomen worden bij de dienst Personeel, AC Mattenkot, Lange Molensstraat 44, 1800 Vilvoorde, telefoon 02 255 79 48.

FUNCTIEBESCHRIJVING

Het dragen van de eindverantwoordelijkheid voor de werking van de dienst en voor de praktische realisatie van de strategische beleidsopties inzake het investeringsprogramma voor gebouwen en inzake het beheer van het gebouwenpatrimonium

Voornaamste verantwoordelijkheidsgebieden:

1. Plannen, organiseren, coördineren en opvolgen van de werking van een organisatie-eenheid.

Voorbeelden activiteiten

- Organiseren van een efficiënte uitvoering van de reguliere werking van de dienst waar men verantwoordelijk voor is (efficiënte inzet van de medewerkers, toebedelen van coherente takenpakketten, coördineren van de onderlinge afstemming tussen de verschillende takenpakketten, …).

- Beheren van de stappen- en/of actieplannen voor de realisatie van de concrete doelstellingen van de eigen dienst in het jaar(actie)plan (opmaak stappen- en/of actieplannen, toewijzen taken aan

medewerkers, opvolging van de uitvoering en bijsturen waar nodig).

- Dragen van de eindverantwoordelijkheid voor de aan de dienst toevertrouwde budgetten (waken over correcte en efficiënte aanwending van de beschikbare middelen, vooruitziend beheren van de middelen, maken van kosten/batenanalyses,…).

- Voeren van de dagdagelijkse personeelsadministratie (overurenregistratie, verlofaanvragen, ziektemeldingen, boekingsaanvragen,…).

- Organiseren van optimale interne communicatie en informatiedoorstroming.

- Opmaken van begrotingsvoorstellen voor de werking van de dienst en uitvoering van de beleidsdoelstellingen van het toegewezen beleidsdomein.

- Opmaken van het jaarverslag van de dienst.

2. Leiden en begeleiden van medewerkers Voorbeelden activiteiten

- Overleggen met medewerkers aangaande planning en timing van de behandeling van dossiers (toewijzen van dossiers en opdrachten met duidelijke taakstelling, opvolgen van het naleven van afspraken, bijsturen indien nodig,...).

- Ondersteunen van medewerkers bij de verwerking en afhandeling van dossiers en opdrachten, aangepast aan de specifieke noden van elke individuele medewerker (sturing geven betreffende verwachte eindresultaat, praktische hulp, ervaring en tools ter beschikking stellen bij moeilijkere dossiers,...).

- Uittekenen van aangepaste vormings- en ontwikkelingsactiviteiten voor elke individuele medewerker (detecteren vormingsbehoeften in functie van persoonlijke ontwikkeling en/of ten behoeve van de werking van de dienst, bespreken van vormingsbehoeften met vormingsambtenaar, medewerkers motiveren in het volgen van vorming, gevolgde vorming

(5)

integreren in de werkzaamheden van de individuele medewerker en/of de werking van de dienst).

- Stimuleren en motiveren van de medewerkers (stellen van voorbeeldgedrag, bekrachtigen van positieve inzet, werken aan betrokkenheid op het eigen takenpakket en de ruimere organisatie,...)

- Zorg dragen voor een goede onderlinge werksfeer (detecteren en oplossen van spanningsvelden en conflicten, correcte en gelijke behandeling van medewerkers, informatieuitwisseling bevorderen,...) - Beheren en voeren van de personeelsevaluatie bij de medewerkers van de eigen dienst (houden van plannings-, functionerings- en evaluatiegesprekken met de eigen medewerkers, andere evaluatoren binnen de eigen dienst opvolgen bij deze taak, resultaten van de jaarlijkse evaluatiecyclus binnen de eigen dienst analyseren en omzetten in concrete aandachtspunten voor individuele medewerkers en/ of de dienst in zijn totaliteit,...

3. Nemen van alle nodige maatregelen en initiatieven die bijdragen tot een kwaliteitsvolle dienstverlening

- Houden van controle en toezicht op de uitvoering van dienstverlening door de medewerkers.

- Houden van toezicht op het naleven veiligheidsvoorschriften.

- Bewaken van de naleving van interne regels, normen en procedures - Behandelen klachtendossiers volgens de vastgelegde procedures.

- Voeren van het procesmanagement binnen de eigen dienst (detecteren van processen, uitschrijven van processen volgens vastgelegde normen, toezien op de correcte uitvoering van de vastgelegde processen, continu verbeteren van de processen binnen de eigen dienst en/of waarvoor men eindverantwoordelijkheid draagt,...)

- Verzekeren van de informatieveiligheid van persoonsgegevens van burgers en andere stedelijke confidentiële informatie die de medewerkers beheren tijdens het uitvoeren van de activiteiten verbonden aan hun functie, zoals:

- Opvolgen van het informatieveiligheidsbeleid en de procedures van de stad;

- Naleven van de wettelijke privacy vereisten;

- Melden van informatieveiligheidsrisico’s en inbreuken tegen het informatieveiligheidsbeleid.

- ...

4. Begeleiden en/of zelf ontwikkelen van strategisch beleid op een bepaald domein Voorbeelden activiteiten

- Vertalen en implementeren van doelstellingen betreffende de algemene werking van de administratie in de werking van de eigen dienst.

- Participeren aan de uitbouw van het algemeen beleid van de stedelijke administratie en aan dienstoverschrijdende dossiers en projecten

- Vertalen van de strategische beleidsopties binnen het eigen beleidsdomein in een concrete meerjarenplanning, met specifieke aandacht voor de haalbaarheid op het vlak van financiële en personele middelen.

- Uittekenen en permanent bijsturen van een strategisch meerjarenbeleid inzake het toegewezen beleidsdomein.

- Uitschrijven van strategische en concrete doelstellingen inzake het toegewezen beleidsdomein in het kader van een beleidscyclus opgelegd door de hogere overheid en/of de stedelijke beleidscyclus.

- ...

5. Voorzien in het formuleren van technische adviezen ten aanzien van het beleid.

- Adviseren met betrekking tot bepaalde inhoudelijke vraagstukken aan afdelingshoofd en algemeen directeur.

- Adviseren van het beleid met betrekking tot dossiers.

(6)

- Voorbereiden van beslissingen voor gemeenteraad en college van burgemeester en schepenen inzake de werking van de dienst en het beheer van het toegewezen beleidsdomein.

- Technisch advies verlenen aan andere stadsdiensten in het kader van uitvoeringsmethoden en aanpassingswerken

6. Opstarten, behandelen of opvolgen van dossiers/projecten, met daarbij de gehele of gedeeltelijke uitvoering van bepaalde onderdelen.

- Opvolgen en aansturen van bouwprojecten (grote infrastructuurwerken bijvoorbeeld: scholen, sportaccommodatie…) tot definitieve oplevering en nazorg

- Bepalen van de scope en planning van de bouwprojecten

- Fungeren als aanspreekpunt voor architecten, aannemers en stakeholders - Opvolgen van het voorziene budget

- Opstellen van een onderhouds- en investeringsplan voor alle gebouwen behorend tot het patrimonium van de stad

- Voorbereiden en opstellen van lastenboeken

- Opvolgen van het onderhoud en de technische staat van het patrimonium - Opmaken van verslagen inzake subsidiëring en kosten aan gebouwen

- Aanleveren en up-to-date houden van informatie voor externe communicatie, vb.: website, stadskrant,...

- ...

7. Opvolgen van evoluties en ontwikkelingen zowel met het oog op informatiedoorstroming in de dienst als het geven van adviezen.

- Opvolgen en verwerken van wetgeving, documentatie en recente ontwikkelingen van belang voor de werking van de dienst.

- Vertalen van verwerkte wetgeving, documentatie en recente ontwikkelingen in nuttige en

hanteerbare informatie voor de eigen medewerkers, andere diensten, het managementteam en de beleidsvoerders.

- Doorgeven van informatie uit vergaderingen aan de eigen medewerkers, andere diensten, het managementteam en de beleidsvoerders.

- ...

8. Participeren aan overleg met internen (andere diensten, afdelingshoofd, stadssecretaris, bevoegd lid van college) en externen (hogere overheden en andere actoren).

- Voorbereiden van overlegmomenten, ten behoeve van de vergaderefficiëntie.

- Verzorgen van heldere presentaties tijdens overlegmomenten.

- Voorzitten van overlegmomenten (voorbereiden agenda, beheer agenda en timing, zorgen voor correcte verslaggeving).

- Verzorgen van de verslaggeving van overlegmomenten.

- Bemiddelen en onderhandelen bij tegengestelde meningen en visies.

- Uitbouwen en beheren van een eigen netwerk van nuttige contactpersonen..