De maximale diameter van de invoer voor de Schaublins is 25mm

(1)

Bijlage 3 Machine karakteristieken

Draaien

• De Schaublins beschikken over een stafaanvoer waardoor deze zonder manbediening volautomatisch kunnen doordraaien. Dit maakt ze geschikter voor grotere series. De maximale diameter van de invoer voor de Schaublins is 25mm. De Schaublin kan de producten maar aan één kant bewerken. Indien de andere kant ook bewerkt moet worden, zullen de producten handmatig stuk voor stuk ingevoerd moeten worden in de schaublin of in de tornos om de andere kant te bewerken.

• De Hardinge beschikt over een speciale subspindel waarmee de rondstaf overgepakt kan worden in de andere spindel, waardoor direct kan worden doorgegaan met draaien aan de andere zijde. Verder kan de Hardinge rondstaf aan met diameters tot 42 millimeter. De Hardinge is recentelijk voorzien van een stafaanvoer.

• De Tornos is met name geschikt voor klein draaiwerk en wordt vanwege de handmatige in- en uitvoer vooral gebruikt voor heel kleine series en enkelstuks.

Daarnaast wordt de Tornos ook regelmatig gebruikt om de achterkanten te bewerken van producten gemaakt op de Schaublins.

• De Nakamura kan zowel draaien als frezen en is ook voorzien van een staflader, zodat er een automatische aanvoer is van materiaal. Daarnaast kan hij net als de Hardinge de producten aan twee kanten bewerken, alleen kan deze machine dat gelijktijdig, doordat er twee machinekoppen aanwezig zijn.

Frezen

• De Fehlman p60 is een 5-assige machine en is met name geschikt voor kleine producten. (De P60 beschikt over een palletwissel welke het mogelijk maakt om op dertig plaatsen producten te laden. In het geval van kleine producten kunnen er zelf meerdere producten op één plaats geladen worden. Het is mogelijk om producten te wisselen terwijl de machine bezig is met een ander product, waardoor er continu gewerkt kan worden. Deze machine kan volledig automatisch lopen nadat die ingesteld is en de gereedschappen geladen zijn. De p60 is geschikt voor klein werk met een bereik van 200 bij 200 mm.

• De p54 (3-assig) en de Deckel zijn geschikt voor enkelstuks en hele kleine series, omdat er slechts een gereedschap in past die handmatig gewisseld moet worden.

Daarnaast moeten ook de producten handmatig gewisseld worden.

• De Brother (3-assig) is geschikt voor klein werk (300 x 300mm) en beschikt over een plaatwisselsysteem, waardoor de producten handmatig gewisseld kunnen worden terwijl de machine doorfreest. Deze is geschikt voor licht verspaanwerk dat snel uitgevoerd kan worden. Gereedschap wordt automatisch gewisseld door de brother.

Deze machine wordt vooral gebruikt voor seriematige producten.

• De Mikrons (3-assig) daarentegen zijn meer geschikt voor zwaar verspaanwerk (sterkere motor) en hebben een groter bereik van maximaal 500x400mm. Deze machines hebben een handmatige invoer van producten.

Het aantal assen dat een freesmachine heeft bepaald de technische mogelijkheid van een machine. Een drie assige machine beschikt over de assen x y en z (i.e. breedte, diepte en hoogte), bij een vier-assige machine kan het product zwenken en bij een vijfassige machine kan het product eveneens roteren.

(2)

Bijlage 4 afwijkingen in uren

Afwijkingen geschatte versus werkelijke uren herhaalproducten

afwijking insteluren herhaalproducten

0 20 40 60 80 100 120 140

-40 -30 -20 -10 -8 -6 -4 -2 0 2 4 6 8 10 20 30 40

verschil (geschatte vs werkelijke) uren per werkorder

frequentie

afwijking productieuren herhaalproducten

0 10 20 30 40 50 60 70 80

-40 -30 -20 -10 -8 -6 -4 -2 0 2 4 6 8 10 20 30 40

frequentie

(3)

Afwijkingen geschatte versus werkelijke uren eenmalige/enkelstuks producten afwijking insteluren eenmalig/enkelstuks

0 20 40 60 80 100 120 140

-40 -30 -20 -10 -8 -6 -4 -2 0 2 4 6 8 10 20 30 40

frequentie

afwijking productieuren eenmalig enkelstuks

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90

-40 -30 -20 -10 -8 -6 -4 -2 0 2 4 6 8 10 20 30 40

frequentie

(4)

Bijlage 5 Deelprocessen voor- en nacalculatie.

Bepalen routing (1) Doel

Vast stellen van alle bewerkingen welke benodigd zijn om een bepaald eindproduct te maken.

Activiteiten

De werkvoorbereider stelt de route vast hoe een bepaald product gemaakt moet worden.

De keuze van bewerkingsvolgorde (machines) voor de productie mag hierbij geen invloed hebben op de offerteprijs die uitgebracht wordt aan de klant. Het management van Witec wil namelijk dat een klant een vaste prijs moet betalen voor het uitvoeren van een bepaalde bewerking en de gekozen machine mag geen invloed hebben op de verkoopprijs. Om dit te bereiken zijn onder andere de volgende twee opties mogelijk.

• Bij de calculatie wordt de kostprijs bepaald voor de productie en wordt dus ook de eigenlijke routing gecalculeerd. Door het loskoppelen van de verkoopprijsbepaling van de kostprijsbepaling kan de invloed van een gekozen routing op de offerteprijs worden weggenomen.

• Er wordt voor de voorcalculatie voor de offerte alleen gewerkt met de kostprijstarieven waarin het verschil in capaciteit tussen de machine verwerkt wordt. Hierdoor zal de machinekeuze bij het bepalen van de routingen geen invloed hebben op de prijs van de offerte.

• Voor de voorcalculatie voor de offerte wordt altijd de meest efficiënte routing bepaald en deze wordt meegenomen bij het bepalen van de kostprijs. Voor de daadwerkelijke werkorder zal dan eventueel met een correctie voor de bewerkingstijden een andere machine gekozen moeten worden.

Er is gekozen voor een combinatie van de eerste en tweede optie. Op deze manier komt het verschil in capaciteit tot uitdrukking in het tarief en wordt er voor de productie van een bepaald product ongeacht van de machinekeuze eenzelfde kostprijs berekend.

Naast de bewerkingen welke Witec zelf zal uitvoeren, moeten ook alle benodigde uitbestedingen als bewerking aangemaakt worden. Op deze manier zijn alle bewerkingen welke het product moet ondergaan bekend.

Benodigde Informatie

• Technische productgegevens Beslissingen

Keuze van de routing welke gebruikt gaat worden. Hierbij spelen tal van capaciteitsbeslissingen een rol welke niet relevant zijn om hier te bespreken.

Proceseigenaar

• Werkvoorbereider

(5)

Schatten grondstof gebruik (2) Doel

Bepalen de benodigde grondstoffen en de benodigde hoeveelheid.

Activiteiten

Bepalen van de benodigde hoeveelheid grondstoffen rekening houdende met een bepaalde hoeveelheid afval welke ontstaat bij het zagen. Daarnaast dient er ook rekening gehouden te worden met een bepaald uitval percentage ten gevolge van het instellen van de machines.

Benodigde informatie

• Technische productgegevens Beslissingen

n.v.t.

Proceseigenaar

Vastleggen prijzen grondstoffen en uitbestedingen (3) Doel

Een juiste schatting kunnen maken van de kosten voor de benodigde grondstoffen en uitbestede werkzaamheden voor een bepaald product

Activiteiten Grondstofprijzen

Indien er geen (actuele) prijzen in het systeem staan, moeten de prijzen van deze specifieke grondstoffen opgevraagd worden bij de leverancier. Nadat deze prijzen zijn opgevraagd bij de leverancier dienen ze in het systeem te worden vastgelegd. Voor alle overige grondstoffen geldt dat de prijzen bij aanvang van een nieuw boekjaar moeten worden opgevraagd en vastgelegd in het systeem als zijnde de standaardprijzen voor het komende jaar. Indien er sterk stijgende grondstofprijzen worden verwacht (dit is de laatste jaren erg gebruikelijk in de metaalindustrie), dient er al rekening gehouden te worden met deze stijging. Bovenop de opgevraagde prijs zal dan een opslagpercentage gerekend moeten worden.

Prijzen uitbestedingen

De prijzen voor uitbestedingen dienen op eenzelfde wijze behandeld te worden als de prijzen voor grondstoffen. Alleen zal er voor de prijzen van uitbestedingen rekening gehouden te worden met seriegroottes welke van invloed zijn op de kosten per product.

Benodigde Informatie

• Grondstof prijzen van de leverancier

• Prijzen van uitbestede werkzaamheden

(6)

Beslissingen

Er dient een keuze gemaakt te worden bij het vastleggen van de standaardprijs of er een opslagpercentage moet worden gerekend voor verwachte prijsstijgingen of niet?.

Proceseigenaar

• Planner/inkoper Schatten bewerkingstijden (4) Doel

Nauwkeurig bepalen van bewerkingstijden. (via een éénduidige procedure)

Activiteiten

De bewerkingstijden moeten geschat worden aan de hand van de technische gegevens welke bekend zijn van het product. Hierbij zal er een standaardprocedure ontwikkeld moeten worden waar volgens gewerkt gaat worden bij dit deelproces. Hoe het schatten van de bewerkingstijden het beste kan geschiedden is in hoofdstuk 5 verder uitgewerkt.

Bij de bewerkingstijden moet tevens aangegeven worden wat de arbeidsbezetting is bij deze bewerking. De arbeidsuren worden namelijk door het systeem bepaald door het overnemen van de geschatte bewerkingstijden en deze te vermenigvuldigen met het verwachte percentage dat de machine ‘bemand’ zal werken.

Voor het bepalen van de bewerkingstijden van herhaalproducten zal ook een leereffect meegenomen moeten worden. Het is namelijk erg belangrijk dat er een prijs bepaald wordt op basis van de situatie waarin het product op de ideale (snelste) manier gemaakt wordt. Dit is namelijk de kostprijs die bereikt zal worden als het product meerdere malen is geproduceerd.

Bij het schatten van de bewerkingstijden dient er duidelijk onderscheidt gemaakt te worden tussen insteltijden en bewerkingstijden. Deze tijden kunnen los van elkaar in het systeem worden ingevoerd.

• Technische gegevens

• Nacalculaties van soortgelijke producten. (hiervoor dient eerst de nacalculatie verbeterd te worden, zodat hieruit betrouwbare gegevens verkregen kunnen worden)

Beslissingen n.v.t.

Proceseigenaar

(7)

Offertekostprijs vaststellen (5) Doel

Bepalen van de geschatte kostprijs van een bepaald product en de totale kosten voor een order.

Activiteiten

Nadat de gegevens m.b.t. de bewerkingen (incl bewerkingstijden), de uitbestedingen en de grondstoffen zijn vastgelegd in de offerte zal het systeem de kostprijs van het product berekenen door automatisch de koppeling te leggen met de prijzen en tarieven welke vermeld staan in het systeem. Daarnaast wordt er bovenop de kosten voor materiaal een opslag voor materiaalkosten berekent. (de hoogte van dit opslagpercentage wordt vastgesteld bij de tarieven, welke beschreven staan in H6) Wanneer de berekende kostprijs niet bij de gewenste verkoopprijs uitkomt, mag er niet worden besloten om de gegevens van de offerte aan te passen om tot een gewenste prijs uit te komen. Wanneer dat gebeurt zal de productie in de verschillenanalyse afgerekend worden op een lage efficiency, omdat er op basis van commerciële overwegingen een te lage kostprijs is gecalculeerd.

Informatie

• Tarieven van de verschillende bewerkingen en arbeid

• Prijzen van uitbestedingen en bewerkingen

• Opslagpercentage materiaalkosten Beslissingen

n.v.t.

Proceseigenaar

Verkoopprijs vaststellen (offerte uitbrengen) (6) Doel

Verkoopprijs bepalen

Activiteiten

Het systeem genereert zelf een ‘adviesverkoopprijs’ nadat de kostprijs is bepaald. Hierbij wordt bovenop de kostprijs een vaste winstmarge berekend. Hierbij kan er een differentiatie plaatsvinden voor de opslagen berekend op materiaal, uitbestedingen, lasten en arbeid. Voor het uitbrengen van een offerte kan deze kostprijs worden overgenomen vanuit het systeem. Er kan ook besloten worden om de geadviseerde prijs te wijzigen op basis van commerciële redenen. In dit geval dienen de overige gegevens van de offerte niet gewijzigd te worden, omdat er anders bij het maken van een werkorder verkeerde gegevens overgenomen worden. De loskoppeling tussen het bepalen van de kostprijs en het bepalen van de verkoopprijs dient aanwezig te zijn om een behaald resultaat toe te kunnen wijzen aan een hoge of lage efficiency van de productie of aan de verkopers welke een hoger of lager verkoopresultaat gehaald hebben dan de standaard winstmarge.

(8)

Informatie

• Berekende kostprijs

• Gewenste winstmarge Beslissingen

Het wijzigen van de geadviseerde kostprijs onder commerciële afwegingen.

Proceseigenaar

• Verkoper (directeur)

Order ontvangst, aanmaken voorraadorder (7) Doel

Aanmaken van een order

Activiteiten

Wanneer de klant de order accepteert, stuurt hij een bevestiging naar Witec. Op dit moment moet er een order aangemaakt worden. (deze werkwijze geldt voor producten welke niet op voorraad geproduceerd worden) Hierbij wordt zowel de prijs van een product als de hoeveelheid bevestigd en vastgelegd.

Voor artikelen welke op voorraad worden gehouden, worden voorraadorders aangemaakt indien de voorraad van het artikel onder een bepaald vooraf vastgesteld niveau is geraakt.

Van voorraadorders wordt de hoeveelheid bepaald en vastgelegd bij het aanmaken van deze voorraadorders.

Informatie

Orderbevestiging van de klant.

Proceseigenaar

Verkoopmedewerker binnendienst, aanmaken van een order.

Planner, aanmaken van een voorraadorder

Werkorder aanmaken (8) Doel

Vastleggen voorcalculatorische gegevens voor de productie welke in een later stadium gebruikt kunnen worden voor een verschillenanalyse.

Activiteiten

Voor de aangemaakte verkooporder of voorraadorder dient een werkorder aangemaakt te worden. Op deze werkorder worden alle bewerkingen vermeld. Tevens wordt op de werkorder de benodigde materialen en de benodigde uitbestedingen aangegeven. Aan de materialen en uitbestedingen kan een prijs gekoppeld worden.

(9)

De manier waarop de gegevens van de werkorder aangemaakt worden verschilt tussen herhaalproducten en eenmalige en enkelstuks producten.

• Voor het aanmaken van een werkorder voor eenmalige en enkelstuks productie dienen de gegevens van de werkorder m.b.t de productietijden rechtstreeks overgenomen te worden. Ook de gegevens over de grondstoffen en de uitbestedingen dienen rechtstreeks overgenomen te worden van offerte.

• Bij herhaalproducten moet in eerste instantie de gegevens van de offerte over genomen worden op de werkorder. Echter nadat een product enkele (2 of 3 keer) malen gemaakt is, zal op basis van de nacalculatie de standaarden voor de instel- en bewerkingstijden bepaald moeten worden. Indien er een wijziging in de productiemethode plaatsvindt, dan dienen deze standaarden aangepast te worden.

Op deze manier kunnen ongeregeldheden in de productie in ieder geval worden waargenomen, omdat op de werkorder de standaardwerkwijze vermeld staat en indien er afwijkingen geconstateerd zijn, betekent dit ook gelijk dat er iets in de productie verkeerd gegaan is of dat de registratie niet goed is verlopen. Indien verouderde gegevens van de offerte gebruikt zijn, kan het verschil ook veroorzaakt worden door een verouderde (onnauwkeurige) calculatie.

Bij het bepalen van standaarden aan de hand van gemaakte nacalculaties ontstaat er het gevaar dat er gegevens uit de nacalculatie gebruikt worden welke gebaseerd zijn op een onjuiste registratie van productiegegevens. Om dit te voorkomen kan er ook gekozen worden om van een product dat al meerdere malen gemaakt is een meting te verrichten tijdens de productie. De gemiddelde tijd benodigd voor de productie, over bijvoorbeeld 10 stuks, kan worden gemeten en als standaard tijd worden aangehouden. (Er dient dan wel met zekerheid gesteld te worden dat dit een run was zonder verstoringen van het proces.) Dit is echter wel een complexe methode en is dus zeker niet gewenst als bepaling van standaarden via de nacalculatie mogelijk is.

Er zijn ook producten welke op basis van nacalculatie worden verkocht. Ook van deze producten dient bij het aanmaken van een werkorder een voorcalculatie gemaakt te worden. Anders is het niet mogelijk om van deze producten een efficiency resultaat te bepalen. Voor het bepalen van de winstgevendheid maakt het verder niet uit, omdat alle uren en materialen gefactureerd worden. Op deze manier wordt voorkomen dat de jaarcijfers met betrekking tot de efficiency sterk vertekend zijn. Bovendien biedt je op deze manier een richtsnoer voor de productie. Indien er geen uren in de voorcalculatie vermeld zijn, neemt het systeem bij de bepaling van de efficiency alle werkelijke uren mee als negatief efficiencyresultaat.

Uiteindelijk zal het systeem de gegevens van de werkorder gebruiken als voorgecalculeerde gegevens voor de verschillenanalyse.

Informatie

• Offerte gegevens

• Nacalculaties

(10)

Beslissingen

• Het al dan niet afwijken van de standaardwerkwijze (keuze voor een andere machine dan gebruikt in de calculatie voor de offerte) Aan de hand van de machinekeuze zullen eventuele aanpassingen van de geschatte bewerkingstijd moeten plaatsvinden.

Proceseigenaar

• Planner

Deelprocessen Nacalculatie Productie

De productie behoort niet tot de eigenlijke voor- en nacalculatie, echter vindt de productie wel plaats volgens de voorgelegde volgorde welke tijdens de voorcalculatie gemaakt is. Daarnaast worden alle gegevens voor de nacalculatie tijdens de productie vastgelegd. Daarom wordt dit proces wel aangemerkt, maar wordt het niet uitvoerig behandeld.

Doel

Voortbrengen van producten

Activiteiten

Productie door middel van zagen, draaien, frezen en slijpen van metalen tot eindproducten.

Benodigde informatie Werkorder

Beslissingen

Keuze om van de voorgeschreven routing af te wijken indien dit voor de shopfloor planning beter uitkomt.

Proceseigenaar

Werkvoorbereider en planner

Werkorder wijzigen (9) Doel

De verschillenanalyse maken over de uitgevoerde bewerking en niet over de voorgecalculeerde bewerking welke niet is uitgevoerd.

Activiteiten

Indien de productie niet plaatsvindt op de machine welke gebruikt is voor het bepalen van de productietijden voor de werkorder, dan dient dit door de productiemedewerker doorgegeven te worden aan de planner. De planner dient dan de bewerking in de voorcalculatie voor de werkorder aan te passen en tevens (indien benodigd) de bewerkingstijden aanpassen aan de andere machine. Dit kan gebeuren door gebruik te maken van een correctiefactor welke gebruikt kan worden om bewerkingstijden tussen

(11)

verschillende machines om te rekenen. Op deze manier kan de bepaling van de productie- efficiency op een juiste manier plaatsvinden.

Benodigde informatie n.v.t.

Proceseigenaar Planner

Registratie gewerkte uren en gebruikte materialen (10) Doel

Een correct en nauwkeurig overzicht verkrijgen van de gewerkte uren en de gebruikte materialen.

Activiteiten

De registratie van de uren loopt middels de urenbriefjes welke door de medewerkers ingevuld dienen te worden. Voor het verkrijgen van zuivere productietijden is het van belang dat alle werkzaamheden die niet direct tot de eigenlijke productie worden gerekend apart vermeld worden. Het gaat hierbij in eerste instantie om de insteltijd voor de verschillende machines alvorens er aan de daadwerkelijke productie kan worden begonnen. Daarnaast zullen herstelwerkzaamheden ook apart vermeld moeten worden.

Wanneer herstelwerk specifiek vermeld wordt, is het ook mogelijk om de kosten van herstelwerk te bepalen. Daarnaast ontstaat er een zuiver beeld van de daadwerkelijke instel- en productietijden. Verder zijn er nog een aantal andere specifieke eisen bij het invullen van de urenbriefjes, deze staan vermeld op de instructie voor het invullen van de urenbriefjes welke is weergegeven in bijlage 10

Gebrekkig ingevulde urenbriefjes dienen direct teruggekoppeld te worden naar de betrokken productiemedewerker en/of de planner zodat de uitgevoerde werkzaamheden nog bekend zijn. Tevens wordt hiermee het belang van een goede registratie benadrukt.

Na ontvangst van de werkorder wordt op de afdeling expeditie de materialen klaargelegd en eventueel eerst nog gezaagd, hierbij moeten de gebruikte grondstoffen geregistreerd worden in het systeem. Bij het registreren van de verbruikte materialen dient de eenheid van registratie duidelijk te worden meegenomen. (stuks, mm of mm2)

Benodigde informatie Werkorder

(12)

Proceseigenaar

Planner en werkvoorbereider voor het zorgdragen van een nauwkeurige registratie.

Administratief medewerker voor het invoeren van de urenbriefjes in het systeem.

Aanmaken en verwerken inkoop order (11) Doel

Vastleggen werkelijke kosten van een uitbesteding en van materiaal wat specifiek is ingekocht voor een bepaalde werkorder.

Activiteiten

Indien voor een werkorder materiaal besteld wordt, dan dient er een inkooporder aangemaakt te worden waarop aangegeven wordt voor welke werkorder het materiaal ingekocht wordt. Hierdoor vindt er een automatische koppeling plaats tussen de inkooporder en de werkorder. De prijs welke is overeengekomen met de leverancier wordt vermeld op de inkooporder. De zelfde werkwijze moet worden gehanteerd voor uitbestedingen.

Nadat de factuur van een uitbesteding of van materiaal ontvangen is, dient deze in het systeem geboekt te worden op de juiste inkooporder. Wanneer de factuur op de inkooporder geboekt is, wordt later bij de nacalculatie de werkelijke kosten meegenomen, in de andere gevallen wordt de prijs van de inkooporder overgenomen.

Prijzen van het materiaal en de uitbestedingen welke met de leveranciers zijn overééngekomen.

Beslissingen n.v.t

Proceseigenaar

• Inkoper (aanmaken inkooporder)

• Administratief medewerker (verwerken factuur) Verzorgen nacalculatie(12)

Doel

Bepalen van de gemaakte kosten voor een bepaald product of een bepaalde werkorder.

Activiteiten

Geautomatiseerd proces welke bij het afsluiten van een werkorder plaatsvindt. Hierbij worden de geregistreerde uren gekoppeld aan de kostentarieven welke vermeld staan in het systeem. Daarnaast worden de verbruikte materialen gekoppeld aan de standaardprijzen zoals die vermeld staan in het systeem. De kosten van uitbestedingen worden bepaald op basis van de geboekte facturen over deze uitbestedingen.

• Geregistreerde uren

(13)

• Tarieven

• Verbruikte materialen

• Standaardprijzen

• Geboekte facturen van de uitbestedingen.

Proceseigenaar n.v.t.

Verschillen analyse (13) Doel

Het herleiden van oorzaken voor een hoge of lage winstgevendheid van een bepaalde werkorder. Daarnaast het herleiden van oorzaken voor een hoge of lage efficiency behaald op een werkorder.

Activiteiten

Wekelijks dienen er twee overzichten voor de verschillen analyse gegenereerd te worden.

Enerzijds gaat het hierbij om een overzicht van de behaalde productie efficiency, anderzijds gaat het hierbij om een overzicht met de winstgevendheid behaald op een bepaalde order. Bij het overzicht van de productie-efficiency zal er bij de beoordeling onderscheid gemaakt moeten worden tussen herhaalproducten en eenmalige producten.

Bij herhaalproducten dienen van afwijkingen boven de 10% tussen de voor- en de nacalculatie de oorzaken onderzocht te worden. Bij eenmalige producten ligt dit op 20%, omdat het nauwkeurig voorspellen hiervan veel lastiger is. Tevens zal bij de productie- efficiency de gebruikte materialen vergeleken moeten worden tussen de voor- en de nacalculatie. Hierbij dienen afwijkingen boven de 10% altijd te worden geanalyseerd.

Indien er een te groot verschil gevonden wordt, kan er van deze specifieke werkorder een uitgebreide verschillenanalyse gegenereerd worden door het ERP-systeem Vantage.

Hierbij wordt informatie verkregen op bewerkingsniveau in plaats van op orderniveau.

Bij de beoordeling van de winstgevendheid dienen voor afwijkingen te opzichte van de standaardwinstmarge de oorzaken herleid te worden in commerciële afwegingen, een afwijkende productie-efficiency of prijsverschillen in uitbestedingen.

• Voorcalculatie voor de werkorder

• Nacalculatie van een werkorder Beslissingen

n.v.t.

Proceseigenaar

Werkvoorbereider voor het evalueren van de productie efficiency Verkoop (directeur) voor het evalueren van de winstgevendheid

(14)

Bijlage 6 gebruikte documenten voor- en nacalculatie

Ontwerp (a)

Het ontwerp van ieder product wordt in een map m.b.t. de order (offerte) bewaard. In het geval dat de tekening digitaal wordt aangeleverd, wordt deze ook digitaal opgeslagen.

Voor ieder product is namelijk een digitale map aangemaakt, waar alle gegevens over dit product worden opgeslagen.

Grondstofprijzen (b)

Voor de grondstofprijzen is het heel belangrijk dat de gegevens goed in het ERP-systeem staan. Het uitgangspunt hierbij is om met basisprijzen per jaar te werken. Eenmaal vastgesteld hoeven deze gedurende het jaar niet meer gewijzigd te worden. Het gebruik van deze basisprijzen zal in H6 bij de tarieven besproken worden.

Prijzen uitbesteding (c)

De prijzen voor veelvoorkomende uitbestedingen dienen in het ERP-systeem te worden vastgelegd. De prijzen voor deze uitbestedingen dienen één keer per jaar te worden vastgesteld en worden ingevoerd in het systeem. Overige prijzen voor uitbestedingen dienen altijd te worden opgevraagd bij de leverancier voordat zij worden vastgelegd in het systeem.

Man- en machine-uurtarieven (d)

De tarieven voor de verschillende bewerkingen en voor de manuren dienen te worden vastgelegd in het ERP-systeem. Zoals uit de analyse van de huidige situatie bleek is het benodigd om de huidige tarieven te herzien. Voor het bepalen van de verschillende tarieven zal eerst een managementprincipe moeten worden gekozen om op een juiste manier de tarieven vast te stellen. De vaststelling van de tarieven staat beschreven in hoofdstuk 6.

Opslagpercentage inkopen (grondstoffen en uitbestedingen)(e)

Naast de tarieven voor man- en machine-uren wordt er een opslagpercentage vastgesteld waarin de overheadkosten van de expeditie (zagen/ontvangen/verpakken en verzenden) zijn verwerkt. Dit percentage wordt bepaald in H6 bij de tarieven en is vastgelegd in het ERP-systeem.

Voorcalculatie voor offerteprijs (f)

Nadat de kostprijs voor de offerte is vastgesteld, is er door het ERP-systeem een elektronisch document aangemaakt waarop de voorcalculatorische gegevens voor het opmaken van de offertekostprijs zijn vastgelegd. Dit elektronische document is de basis voor de later te maken werkorder in het geval van enkelstuks productie of een herhaalproduct dat voor de eerste keer gemaakt wordt. Tevens is de voorgecalculeerde kostprijs het uitgangspunt bij het vaststellen van de definitieve verkoopprijs.

Offerte (g)

Op de offerte wordt de verkoopprijs vastgelegd welke is bepaald naar aanleiding van de berekende kostprijs en eventuele commerciële aanpassingen.

(15)

Werkorder (h)

Op de werkorder wordt de route en de bewerkingstijden van een bepaalde order aangegeven. De gegevens van de werkorder worden overgenomen van de voorcalculatie voor offerte indien het eenmalige/enkelstuks producten betreft of herhaalproducten welke voor de eerste maal gemaakt worden. De gegevens van de werkorder zullen door het systeem gebruikt worden als de voorgecalculeerde hoeveelheden en prijzen. In het geval van herhaalproducten kunnen de gegevens van voorgaande werkorders worden overgenomen.

Urenbriefjes (i)

De urenbriefjes vormen binnen Witec de belangrijkste bron voor de productiegegevens.

Daarom is het van groot belang dat er een nauwkeurige registratie van de uren plaats vindt. Op deze urenbriefjes dient vermeld te worden :

• Bewerking

• Starttijdstip en eindtijdstip van productie

• Of het om instel, productie of herstelwerk gaat

• Of het onbemande uren betrof

Een specifieke instructie over het registreren van de uren op de urenbriefjes is te vinden in bijlage 10.

Nacalculatie (j)

De nacalculatie is een digitaal document, wat automatisch gegenereerd wordt, nadat een order gereed gemeld is. Alle kosten die geboekt zijn op de order worden dan aan de order gekoppeld. De nacalculatorische kostprijs is de basis voor de verschillenanalyse.

Productie efficiency (k)

Overzicht met verschillen tussen geschatte en werkelijke uren per werkorder. Hierbij is onderscheid gemaakt tussen het verschil in arbeidsuren en het verschil in machine uren.

Hierbij zijn de machine uren tevens gespecificeerd naar productie- en insteluren.

Daarnaast staan ook de verschillen tussen werkelijke en geschatte hoeveelheden materiaal in dit overzicht vermeld. Dit overzicht is gespecificeerd op SAM (subwerkorder) niveau.

Met behulp van dit overzicht kan de efficiency in de productie beoordeeld worden. Op dit overzicht staan alle werkorders vermeld welke in de week voorafgaande gereed zijn gemeld.

Winstgevendheid (l)

Om voor de lange termijn beslissingen te kunnen nemen is het van belang om inzicht te verkrijgen in de winstgevendheid van de orders. De verkoopprijsbepaling is gebaseerd op een winstmarge welke bovenop de gemaakte kosten wordt berekend. Daarom wordt de

‘winstgevendheid’ ook uitgedrukt in de behaalde winstmarge. De behaalde winstmarge wordt vergeleken met de gecalculeerde winstmarge. Oorzaken in de afwijkingen van de winstmarge kunnen worden gevonden in de vergelijking tussen de werkelijke en geschatte kosten per kostensoort. Dit overzicht kan wekelijks van alle gereed gemelde orders gegenereerd worden. Daarnaast kan het ook per product gegenereerd worden over een langere termijn (bijvoorbeeld een half of een heel jaar)

(16)

Bijlage 8 Verdeelsleutels

• Loonkosten, de loonkosten zijn verdeeld op basis van de hoeveelheid FTE welke er voor een kostenplaats ingezet wordt. Per medewerker is hiervoor bepaald aan welke kostenplaats hij welk gedeelte van zijn tijd besteed. De loonkosten zijn bovendien direct afhankelijk van het aantal FTE, hierdoor ontstaat een goede verdeling van deze kosten. De verdeling van de FTE is te vinden in bijlage 1

• Managementkosten, deze kosten zijn direct toe te wijzen aan de hulpkostenplaats management, omdat dit de loonkosten van beide directeuren betreft.

• Kosten uitzendkracht, deze kosten zijn direct toe te wijzen aan de administratie, omdat dit de kosten betreft van een administratief medewerker.

• Huisvestingskosten, de huisvestingskosten kunnen verdeeld worden op basis van de hoeveelheid vierkante meters welke voor iedere kostenplaats beschikbaar is.

• Fabricagekosten, deze kosten kunnen verdeeld worden over de vier productiebewerkingen, want hierbij geldt dat de overige machinegroepen geen (of bijna geen) draai, frees, zaag en snijdgereedschap verbruiken.

• Verkoopkosten, deze kunnen direct worden toegewezen aan de verkoopafdeling.

• De algemene kosten zijn op arbitraire gronden verdeeld, hierbij is een inschatting gemaakt voor welke kostenplaats deze kosten gemaakt zijn.

• De financiële baten en lasten kunnen verdeeld worden op basis van de boekwaarde van de activa welke aanwezig is op de verschillende kostenplaatsen.

• Afschrijvingskosten, deze kunnen direct worden toegewezen aan de kostenplaatsen waar deze activa aanwezig is.

(17)

Bijlage 10 Instructie urenbriefjes

Het is voor het maken van een goede planning (werkorders) en een goede offerte van groot belang dat hiervoor juiste informatie beschikbaar is. Daarom een korte instructie met een aantal punten die hierbij specifiek aandacht verdienen.

• Indien er op de werkorder voor een bepaalde bewerking een andere machine staat vermeld, dan waarmee de bewerking wordt uitgevoerd, dan dient dit gewijzigd te worden.

• Wanneer een machine ingesteld moet worden, dienen deze uren duidelijk apart vermeld te worden. Ook wanneer je het instellen doet tijdens het werken aan een andere machine.

• Indien er door een bepaalde fout in de productie extra werk moet worden verricht, dan dient dit duidelijk op herstelwerkzaamheden te worden geboekt. Op deze manier wordt een betere indruk verkregen over de daadwerkelijke productietijd als alles goed verloopt.

• Indien de productie een tijd heeft stil gelegen i.v.m. een storing van een machine, dan dient dit duidelijk aangegeven te worden op het urenbriefje. Aparte code aanmaken voor storingen.

• Alle velden dienen altijd ingevuld te worden!!!!