\V
wetenscnarloeloik.,11‘ 1
%of
Onaernek- en
aocumentatie t centruni NI
Ministerie van. Justitie
198
M.M. Kommer
HET PROJECT LEEUWARDEN
verslag van een experiment met informatievoorziening ten behoeve van het Openbaar Ministerie
Inleiding
Gedurende de laatste drie maanden van 1981 is door het WODC, in samenwerking met het .parket van de Officier van Justitie in het arrondissement Leeuwarden, een experiment uitgevoerd met betrek- king tot het gebruik van automatisering ten behoeve van de in- formatieverschaffing aan het Openbaar Ministerie omtrent de ten parkette verrichte werkzaamheden. Hoewel in het project bepaald niet alle doelstellingen zijn gerealiseerd, heeft het toch een groot aantal gegevens opgeleverd over de mogelijkheid om langs deze weg te voorzien in de informatiebehoefte van het Openbaar Ministerie.
In dit verslag wordt zowel ingegaan op de punten waarin het project geslaagd mag heten, als op de problemen die op . andere punten het succes in de weg hebben gestaan.
InhOud
Achtergrond van het project 1
Doelstellingen van het project 3
De uitvoering 4
De resultaten • 6
Conclusie 10
Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3
Achtergrond van het projekt
• Een van de belangrijkste voorwaarden voor de beheersbaarheid van een organisatie is ongetwijfeld dat de leiding ervan kan beschikken over voldoende informatie, zowel over de interne gang van zaken als met be-
trekking tot externe factoren die de werklast bepalen. De beschikbaarheid an dergelijke informatie is in het algemeen binnen kleine organisaties geen groot probleem, het is nog mogelijk om overzicht te hebben zonder hiertoe speciale systemen in het leven te roepen. En zelfs indien in een.grote organisatie niet elle informatie, die strikt gesproken voor een
oelmatige en efficiente bedrijfswering noodzakelijk is, ook daadweTke- ijk verkregen kan worden, zal de behoefte hieraan niet sterk worden 'gevoeld, zolang maar sprake is van voldoende Capaciteit om evidente knei- ounten binnen een redelij.ke termi. in op te lossen.
Zodra echter de werkdruk de grenzen van de capaciteit van de organisatie begint te naderen -of deze zelfs overschrijdt-, of wanneer de organise- tie bestaat uit min of meer autonome eenheden waartussen toch coOrdina- tie nodig is, wordt de behoefte aan beleidsrelevante informatie al snel
zeer groot. Deze behoefte wordt dan nog extra vergroot wanneer externe ontwikkelingen "(of ontwikkelingen in het denken over de relatie tussen de organisatie en het maatschappelijk veld waarin zij werkzaam is) lei- den tot de noodzaak alerter te reageren op de buitenwereld.
Zonder.enige overdrijving kan gesteld worden dat al daze omstandigheden
,aanwezig zijn ten aanzien van het Openbaar Ministerie. Van oudsher is ihier sprake van een regionale spreiding van de werkzaamheden, waarbij ,dan ook nog.. een grute mate van autonomie voor. de parketten in de. 19 ,arrondissementen geldt (overigens minder op het terrein van de organisa-
tie dan ten aanzien van de inhoudelijke kant van het werk -het vervol- ,
gings- en strafvorderingsbeleid). Voor de beleidsbepaling en middelen- allocatie op centraal niveau, is het dan ook noodzakelijk om over een Iregelmatige stroom van -elementaire- informatie te beschikken.
.De enorme toename van de aantallen door de parketten te verwerken. zaken in de laatste tien jaar, zonder dat daar een proportionele groei van de Ipersonele bezetting op volgde, maakt dat ook binnen daze beleidseenheden
;steeds meer behoefte aan recente en gedetailleerde informatie is ontstaan..
Tenslotte is er nog, mede als gevolg van de indruk dat de criminaliteit (stark) toeneemt, een steeds grotere politieke (en wetenschappelijke) belangstelling voor het strafrecht als maatschappelijk sturingsinstru- ment. Hierdoor is met name het aantal ad-hoc vragen over handel en wandel van het O.M. gegroeid; vragen voor de beantwoording waarvan het nood- zakelijk is te beschikken over een up-to-date en volledig informatiesysteem, dat voldoende flexibel is am oak in ad-hoc behoeften te voorzien
Is hierboven gesteld dat op een aantal niveau f s de behoefte aan infor- matie is toegenomen, dan wil dit nog niet zeggen dat deze gestegen be- hoefte oak overal als zodanig is gevoeld, en al helemaal niet dat ze
(gespecificeerd) is gearticuleerd. Voorzover dit laatste wel is gebeurd, • was dat meestal in het kader van de ontwikkeling van administratieve en
produktie-systemen. Op zich is dat geen slechte zaak: een integratie van de informatieverzameling in het normale produktieproces verdient zelfs de voorkeur, omdat op die wijze voorkomen kan worden dat dubbel werk gedaan most worden.
Het probleem is echter dat de ontwikkeling van -geautomatiseerde- syste- men van can omvang waarvan hier sprake is een zaak van zeer lange adem
is, zodat vooralsnog niet op optimale wijze in de informatiebehoefte kan warden voorzien.x)
Dit heeft weer tot gevolg dat niet op korte ter- mijn een.inzicht kan warden verkregen in de betekenis van informatie- systemen voor de verschillende betrokken partijen. En dit leidt er dan ten- slotte toe dat er weinig mogelijkheid is om langs de weg van geleidelijke
breiding te komen tot een op alle behoeften afgestemd pakket van eisen voor der- gelijke systemen. Het risico is dan ook vrij groot dat, wanneer dan te
enigertijd een informatie -systeem beschikbaar komt, enerzijds de potentia- ls gebruikers daarvan at geen gebruik van zullen weten te maken, en anderzijds de geleverde informatie ook niet voldoende aansluit bij de wensen.
De door het CBS verzorgde politiele en justitiele-criminele statistie- ken kunnen door het globale karakter en het relatief late verschijnen slechts voor een gering deel in de gesignaleerde behoeften voorzien.
•
3
Het is met deze gedachten in het achterhoofd dat zowel binnen het WODC als op een aantal plaatsen binnen het O.M. (en ook binnen het Departement van Justitie), de behoefte ontstond on door middel van een of meer klein-1 schalige experimenten de mogelijkheden en onmogelijkheden van een ge- automatiseerd informatiesysteem te exploreren. Een aantal ideeen hierover is neergelegd in een notitie van 25.6.1981: Enkele aantekeningen bij het pntwerpen van e'en informatiesysteem ten behoeve van de gerechtelijke statistieken.x)
Inmiddels hadden contacten tussen het WODC en de Hoofd- bfficier van Justitie in het arrondissement Leeuwarden ertoe geleid dat 'i gezocht werd naar mogelijkheden on een dergelijk experiment op het parket
;Leeuwarden. uit te voeren. xx)
.Een en ander is uiteindelijk gerealiseerd in het 'Projekt Leeuwarden', . waarvan hier tenlangenleste verslag wordt gedaan.
'Doelstellingen*van het. projekt
Geplaatst tegen de overwegingen die hiervoor ter sprake zijn gekomen,
ivallen de doelstellingen van het projekt Leeuwarden nogal bescheiden .uit. (Dat dit overigens niet betekent dat ze daarmee in absolute zin
bescheiden waren, blijkt wel uit de mate waarin ze gerealiseerd zijn).
Een niet al ta veel amvattenda, en ook niet tezeer van de gebruikelijke 'gang. van zaken afwijkende, opzet was echter een conditio sine qua. non . ,niet alleen vanuit het oogpunt van de mogelijkheid on. het projekt te
implementeren, maar ook on althans enige kans op succes te hebben..
lAls uitgangspunt-voor . het projekt heeft daarom gegolden de wens. on in de
! praktijk. te experimenteren met de invoer van parketgegevens in de compu- ter en de terugrapportering daarvan. Om zoveel mogelijk aan te sluiten 1 bij de bestaande praktijk op de parketten is besloten on de gegevens in
; te voeren die vermeld staat op de formulieren die normaal al gebruikt worden voor de statistiekverzameling door het Centraal Bureau voor de Statistiek (de zg. Verificatie- en Informatiestaten en. JCS-I-resp.
formulieren).
x) Zie bijlage 1
xx) Zie voor een •eer technische notitie hierover bijlage 2.
Ben tweede vraag was, welke gegevens uit deze formulieren bruikbaar zou- den kunnen zijn voor bedrijf en beleid, en op welke wijze ze daartoe gepre- senteerd zouden moeten worden.
Een en ander heeft geresulteerd in de volgende doelstellingen:
• het nagaan van de mogelijkheid tot het gebruik van electronische in- formatievastleggings/-verwerkings-apparatuur bij de gegevensverdameling, en het in kaart brengen van de bottle-necks die zich daarbij kunnen voordoen;'
2- het realiseren van een snellere terugkoppeling aan het parket dan via het CBS tot nog toe geschiedde;
3. het (op deze wijze) duidelijk maken dat het 024. de voor het CBS ver- damelde informatie ook zelf kan gebruiken;
4. het (als gevolg hiervan) doen toenemen van de behoefte aan up-to-date informatie bij het 0.M.;
5. het vaststellen van de informatiebehoefte van het 024., dowel in termen van de soort gegevens als van de wijze van beschikbaarstelling.
De uitvoering_
In de notitie van 26.6.1981, die als bijlage 2 bij dit verslag is gevoegd wordt aangegeven dat reeds bij de nadere uitwerking van het projekt moest worden afgeweken van de oorspronkelijke opzet, waarbij de te verdamelen informatie ter plekke, dat is op het parket te Leeuwarden, in een compu- tersysteem zou warden gebracht. Het voordeel van deze opzet was, dat op deze wijde zo dicht mogelijk zou worden aangesloten bij de situatie die als uiteindelijk te bereiken ward beschouwd: een sterk geautomatiseerde registratie op de parketten, waarbij de gegevens ten behoeve van de sta- tistiek een nevenprodukt vormen. Het was overigens vanaf het begin af aan duidelijk dat deze situatie slechts benaderd kon worden: het invoeren van de gegevens in een systeem voor electronische gegevensvastlegging zou in het kader van dit experiment geen ander doe hebben dan vastleg- ging ten behoeve van de statistiek. Het ward zelfs al snel duidelijk dat dit zou moeten gebeuren naast de normale registratie net bijvoorbeeld de VI-staten en JCS-formulieren, omdat het zeker niet mogelijk zou zijn on het CBS de daar benodigde informatie te garanderen indien deze via can experimenteel systeem van electronische gegevensvastlegging zou toe
ten worden geleverd.
Toen dit eenmaal duidelijk ward, is nog wel gezochc naar de mogeLijkheid on de gegevensvastlegging in Leeuwarden zelf te laten geschieden, doch
.1.11 5
dit stuitte op grate praktische bezwaren. Achteraf bezien is dit wellicht maar goed oak: het zou de aanvaardbaarheid van een geautomatiseerd informa- tiesysteem waarschijnlijk niet ten goede zijn gekomen wanneer degenen die er in eerste instantie mee moeten werken in een experimentele fase alleen geconfronteerd worden met dubbel werk, zonder dat hier enig voordeel tegenovergesteld kan worden.
Al snel.bleek echter dat oak het in de notitie van 26.6.1981 neergelegde alternatief niet op deze wijze realiseerbaar was, met name waar het de beschikbaarheid van apparatuur en programmatuur betrof. Mach het in het . .gebouw van het Ministerie van Justitie aanwezige INFOREX-systeem, noch 4e bij het WODC aanwezige apparatuur bleken gebruikt te kunnen warden :voor deze toepassing, in het eerste geval wegens capaciteitsproblemen,
in het tweede wegens het ontbreken van voor data-entry geeigende program- matuun Om deze redenen is contact opgenomen. met de Centrale Afdeling
Automatisering van het Ministerie, met het verzoek om een systeem te ont- 'wikkelen. dat aan de behoeften voor dit projekt tegemoet zou komen.
Een dergelijk systeem is .inderdaad ontwikkeld, en wel door gebruik te maken van de SIEMENS-computer die op het Ministerie aanwezig was. Hierbij deden zich echter een aantal problemen van organisatorische en technische :aard voor, die naar later bleek het welslagen van het experiment ernstig
in de - weg hebben. gestaan. Zo was het door de te late oplevering van het systeem niet mogelijk het te testen voor het daadwerkelijk in gebruik moest warden genomen;.mede hierdoor werd te laat ontdekt dat het onvol-
doende flexibel was am op korte. termijn een aantal zeer wenselijke ver-- beteringen aan te. brengen. Daarnaast bleek oak de organisatie'binnen het WODC niet opgewassen tegen de hoeveelheid en het soort werk dat verricht moest warden: de noodzaak om een continue produktie te leveren conflic-
teerde te zeer met het ad-hoc karakter van de overige werkzaamheden van de betrokkenen. Pas toen speciaal . voor dit projekt mankracht werd aangetrok- ken, kon de invoer van de gegevens in het gewenste tempo plaatsvinden.
De achterstand was toen echter al zeer groot geworden.
De resultaten
Nu mag uit bovenstaande opsomming van problemen en tekortkomingen niet de conclusie getrokken worden dat het projekt hierdoor als mislukt moet worden afgeschreven. Integendeel, juist hierdoor was het mogelijk een goed inzicht te krijgen in wat als eerste doelstelling geformuleerd werd: het nagaan van de mogelijkheid tot gebruik van e1ectronische in-
formatievastlegging/-verwerkingsapparatuur bij de gegevensverzameling, en het in kaart brengen van de bottle-necks die zich daarbij kunnen voordoen.
Zo is in de eerste plaats duidelijk geworden dat aan de keuze van appa- ratuur en ontwikkeling van programmatuur veel zorg dient te worden be- steed. Belangrijke factoren hierbij zijn de volzende. De apparatuur dient prettig te bedienen (ergonomisch verantwoord) en betrouwbaar te zijn, dat wil zeggen weinig gevoelig voor storingen. Eventueel toch voorkomende sto- ringen dienen snel verholpen te kunnen worden.Voor wat betreft de pro- grammatuur; bedieningsgemak 'en flexibiliteit (dat wil zeggen dat het
eenvoudig moet zijn wijzigingen aan te brengen, met name in schermopmaak).
Direct gekoppeld aan het bedieningsgemak is de wenselijkheid am meer dan nu mogelijk was aan te sluiten bij de momenteel gebruikelijke gang van
zaken. Met name geldt dit het invoeren van een groot aantal niet-numerieke gegevens, zoals woon- en geboorteplaats, omschrijving delict etc.. Waar deze gegevens op formulieren over het algemeen volledig in normale be- woordingen geschreven worden (of al staan), dienen ze voor computerver- werking meestal gecodeerd te worden. x) Uiteraard zou het het mooiste
zijn wanneer bij het inbrengen in de computer ook de gebruikelijke termi- nologie gebruikt kon worden (en dan liefst nog met alle mogelijke varia-
ties, vgl. 's-Gravenhage/Den Haag), waarna dan de machine zelf de bijbe- horende code zou opzoeken.. Helaas is dit in de praktijk (nog) niet goed
realiseerbaar, zodat in het algemeen met vrij uitgebreide codelijsten moet worden gewerkt. Om di: te vereenvoudigen, en om fouten direkt te kunnen constateren, dienen speciale voorzieningen getroffen te worden. xx)
x) D.w.z. dat er een cijfercode aan coegekend wordt. Zo is de (CBS-)code voor het arrondissement Leeuwarden 19, voor de gemeente Leeuwarden 080, voor het delikt omschreven in art. 311 lid 2 WVW 31120, en voor dat in art. 26 WVW, 2e lid (rijwiel) is de code 72623.
xx) Hierbij valt aan verschillende mogelijkheden te denken, zoals het na in- typen van een code op het scherm laten verschijnen van de bijbehorende naam of woordelijke omschrijving (zoals dat ook gebeurt bij de plaatskaartenap- paratuur van de spoorwegen), zodat direkt controle mogelijk is. Hiernaast zouden dan de codelijsten apart (op papier) aanwezig moeten zijn on minder vaak voorkomende codes op te kunnen zoeken. Eventueel zou het zelfs mogelijk moeten zijn ze -na het intypen van een vraagceken- op het scherm te laten verschijnen.
7
;Hoewel de opzet van het experiment op zich geen conclusies toelaat over het hgebruik van gegevensvastleggingsapparatuur 'op de werkplek', dat wil zeggen
; op de parketten, kan in relatie met het voorgaande wel opgemerkt worden dat bedieningsgemak en aansluiting bij de gebruikelijke gang van zaken niet
!voldoende is: van belang zal voorts zijn dat het gebruik van dergelijke , apparatuur ook voor de bediener voordeel oplevert. In concreto betekent
; cat dat de gegevensinvoer niet alleen geschiedt ten behoeve van de statis- tiek, doch dat het systeem oak een rol speelt in het hele administratieve ' proces. Pas dan is te verwachten dat de gegevens -anders dan tot nog toe- .
; volledig en betrouwbaar zijn. Dat is dan immers ook direkt in het belang , van degene die ze invoert.
, Over de technische en organisatorische aspecten van het gebruik van de com- puter voor gegevensvastlegging (en -bevraging) op de parketten valt uiter- aard nog veel meer te zeggen, doch dit zou gedetailleerder warden dan binnen , het kader van dit beperkte verslag wenselijk is. Daarnaast is het zo dat ' veel van deze aspecten niet specifiek zijn voor het toepassingsgebied,
zodat zonder bezwaar gebruik gemaakt kan warden van wat in de reeds be- staande literatuur te vinden is.
Interessanter is het om. hier. in te gaan op wat het projekt ondanks het
! felt dat de eerste fase al xierre van bevredigend verliep, heeft opgeleverd t*.a.v. de overige doelstellingen. Dmdat deze stark samenhangen, zullen ze I
I niet afzonderlijk behandeld worden.
' In - de eerste plaats moet dan natuurlijk. vastgesteld worden dat de grote vertraging die het invoeren in de computer van de gegevens onderging,
•, een snelle terugkoppeling aan het parket in ernstige mate heeft gefrustreerd.
Terwijl het ocrspronkelijke streven was een eerste rapportage over de in de laatste drie maanden - van 1981 ingeschreven c.q. afgedane zaken omstreeks ' februari 1982 te realiseren, bleak al in december 1981 dat zelfs niet te
verwachten was dat alle gegevens dan zouden zijn ingevoerd (dit nog afgezien i van het felt dat van de in december 1981 ingeschreven zaken niet vO6r april/
' mei 1982 de formulieren met betrekking tot can eventuele afdoening door de rechtbank zouden kunnen worden verwacht). De eetste, zeer summiere, rappor- ,
tage over slechts een deel van de zaken kon daarom pas in maart 1982 tot stand komen.
' Toch was dit niet het grootste probleem rond de terugkoppeling. Ernstiger
! was, dat al spoedig bleak dat de informatie die in relatief korte tijd
(het CBS zou hiervoor enige maanden meet nodig gehad hebben) geleverd kon warden -en de vorm waarin dat gebeurde- niet aan de verwachtingen c.q. de wensen van de betrokkenen voldeed. Hiervoor zijn tenminste twee redenen aan
te wijzen.
In de eerste plaats wreekte zich het felt dat tevoren onvoldoende was be- sproken welke informatie op grond van de verzamelde gegevens zou kunnen wor- den verkregen. Zo is van dezijdevan het WODC te zeer als vanzelfsprekend aangenomen -en daarom in de contacten met het parket Leeuwarden onvoldoende benadrukt- dat in geen geval meer informatie verstrekt zou kunnen warden dan de ingevoerde gegevens toelieten. x) Wel werd een aantal malen gesproken over de wenselijkheid am ten behoeve van de bedrijfsvoering te beschikk-en over gedetailleerde informatie over o.a. de duur van verschillende fasen in de afhandeling van de zaken. Pas ten tijde van de eerste rapportage bleek dat van de zijde van het parket Leeuwarden steeds de wens had bestaan met name deze informatie te verkrijgen,.terwij1 die in het kader van dit projekt niet verkregen kon warden. xx) Tezelfdertijd werd echter duidelijk dat deze
informatie via de gebruikte werkwijze oak niet verkregen zou kunnen warden indien de benodigde gegevens wel op de formulieren zouden staan: de gevolgde werkwijze bood nog niet in de verste verte de mogelijkheid actuele
overzichten te verkrijgen. Het zou daarom zelis niet mogelijk zijn am bij- voorbeeld te signaleren dat een bepaalde zaak al 6 maanden was ingeschreven, zonder te zijn afgedaan.
In de tweede plaats zijn van de zijde van het WODC onvoldoende consequenties getrokken uit de opmerking die reeds in de notitie van 26.6.1981 (bijlage 2) is gemaakt, dat het voor can zinvol gebruik van de informatie nodig is am te beschikken over de deskundigheid am die te interpreteren. Nu is dic in- terpreteren wellicht can wat groot woord -het gaat dan met name am de
vaardigheid tabellen te lezen, en daaruit conclusies te trekken c.q. de op- vallende punten er in te vinden- maar het werd wel duidelijk dat bier toch een probleem lag. De rapportage heeft, voorzover die plaatsvond, de vorm x) lie hiervoor de als bij1age 3 opgenomen formulieren
xx) lie voor een opsomming van de gewenste informatie de nota van de commissie Openbaar Ninisterie en automatisering dd. 6 juli 1983 can de vergadering van PPGG. Filet- in wordt oak terecht het onderecheid gemaakt tussen informatie
ten behoeve van de bedrijfsvoering en die ten behoeve van de evaluatie van het opsporings- en vervo1gingsbeleid.
gehad van vr.i.j 'ruwe' computeruitdraaien. Deze bleken niet voldoende in de behoefte te voorzien, hetgeen op zich bepaald begrijpelijk is: wie geen routine heeft in het lezen hiervan, is te veel tijd kwijt aan het vinden van de relevante getallen en het verkrijgen van een overzicht. Wat dus nodig was geweest, was een verbale beschrijving van het materiaal, verluch- tigd met tabellen en grafieken. Bij de planning van de werkzaamheden is hiermee onvoldoende rekening gehouden, als gevolg waarvan hiervoor de tijd ulteindelijk ontbrak. Het spreekt vanzelf dat door deze gang van zaken met name de derde doelstelling van het projekt -duidelijk maken dat het O.M.
de informatie kan gebruiken- onder druk is komen te staan.
Een belangrijk probleem, dat groten-deels los staat van de organisatie van het projekt, betrof de kwaliteit van de te verkrijgen informatie. Er is al op gewezen dat het soort informatie dat geleverd kon worden, slecht aansloot bij de behoefte, met name waar het ging om informatie t.b.v. de bedrijfsvoering. Echter, ook voor zover het gaat am een beschrijving van de gedurende de periode dat het projekt liep ingeschreven c.q. afgedane zaken, moet geconcludeerd worden dat de informatie die op basis van de JCS-formulieren verkregen kan worden, vrij mager is. Met name over het - delikt (ernst, slachtoffer, wijze van plegen) levert de Verificatie- en Informatiestaat weinig (verwerkbare) gegevens; voorzover er op het formu- lier wel ruimte voor is gereserveerd worden deze gegevens niet altijd- -en. sommige slechts zelden- ingevuld. Voor zover dit wel gebeurt moet dan ook nog aan de betrouwbaarheid getwijfeld worden . Bij de gegevens over strafvordering- en toemeting deed zich dit probleem in mindere mate voor, hoewel oak hier soms aan de betrouwbaarheid getwijfeld moet warden.
Een extra bran van onbetrouwbaarheid van het materiaal was de gegeveuJin- . viper zelf: in de programmatuur kon door tijdgebrek geen controle ingebouwd warden op de plausibiliteit -of zelfs naar de bestaanbaarheid- van de inge- voerde code. Wet bestond uiteraard in theorie de mogelijkheid om achteraf, op _basis van onwaarschijnlijkheden of onmogelijkheden in de . rapportage- Ease, correcties aan te brengen, doch in de praktijk is hiervan niets te- recht gekomen.(voor een deel oak omdat de formulieren inmiddels waren door- gezonden aan het CBS).
1) Zo werd lang niet in alle gevallen waarin proces-verbaal was opgemaakt terzake van art. 26 WVW oak aangegeven dat verdachte onder invloed was van alcohol ten tijde van het delict.
- 10 -
Het is duidelijk dat naast het niet beschikbaar zijn van gegevens, oak de onbetrouwbaarheid van de wel beschikbare ten grondslag heeft gelegen aan de geringe bruikbaarheid van de via het projekt te verkrijgen informatie.
Hieruit kan in elk geval de conclusie warden getrokken dat bij de ontwikke- ling van een systeem dat bedoeld is on beheers- en beleidsinformatie
(eventueel als bij-produkt van het administratief proces) te leveren, de betrouwbaarheid van de invoer verzekerd dient te zijn. Overigens Pleit oak dit ervoor de gegevensinvoer voor een dergelijk informatiesysteem te koppelen aan die voor het administratieve proces zelf, omdat dan het belang van accuratesse voor degeen die met de invoer belast is, het duidelijkst zal zijn.
Conclusie
Zoals uit het voorgaande duidelijk zal zijn geworden, zijn in het projekt Leeuwarden slechts zeer ten dele de doelstellingen bereikt; of eerder:
het projekt heeft, in plaats van een antwoord op de vraag hoe deze doelstellingen te realiseren, een aantal antwoorden opgeleverd over hoe het in elk geval niet moet. Hoewel een aantal daarvan vrij voor de hand lagen.-in de literatuur oak al lang genoemd warden- tag dat op zich toch zekereenwaardevol resultaat heten. Men leert immers het meest van de fouten die men maakt.
Daarnaast heeft het projekt bij de direct betrokkenen zeker oak bijgedragen tot een groterebewustwotiing van de wensen die zij, elk vanuit hun invals- hoek, .hebben t.a.v. de informatieverschaffing over het strafrechtelijk veld.
Dat in de eerste helft van 1982 zowel de reeds gememoreerde nota van de COMA als het informatie-structuurplan van de Hoofdafdeling Staats- en Strafrecht gereed kwamen, tag uiteraard geenszins op het canto van het projekt Leeuwarden warden geschreven, doch vast staat dat ze ten dele mede tot stand zijn gekomen op basis van de ervaringen die in het projekt
Leeuwarden zijn opgedaan. In die zin- kan dan oak geconcludeerd warden dat niet alleen de eerste, doch oak de vijfde doelstelling van het projekt gerealiseerd is.
M. Kammer 11.11.1983
Bijlage 1: notitie dd. 25-06-81, "Enkele aantekeningen bij het ontwerpen van een.informatie-systeem ten behoeve van de gerechtelijke statistieken."
Enkele aantekeningen bij het ontweroen van een informatie-systeem ten behoeve van de gerechtelijk statistieken.
Steeds vaker blijkt dat de informatievoorziening met betrekking tot het gerechtelijk bedrijf achterblijft bij de behoefte. Voor wat betreft de civiele rechtspraak is dit al heel duidelijk - over dit omvangrijke
terrein zijn slechts globale gegevens belhikbaar, die geen of onvol- doende inzicht geven in de wijze waarop het systeem functioneert.
Bekilken wij de strafrechtsector dan zien wij welliswaar •en zonniger beeld er worden immers veel gegevens verzameld - doch bij nadere beschouwing blijkt de bewolking hier toch ook wel heel dreigend: de verzamelde gegevens komen te laat en in niet direkt bruikbare vorm , ter beschikking, en ook aan de betrouwbaarheid valt te twijfelen.
In deze schets zal eerst nog' eens globaal ingegaan worden op de bestaande behoeften, en wie ze heeft; waarna nader zal worden aangegeven op welke wijze momenteel de gegevensverzameling plaatsvindt en welke problemen dit met zich meebrengt. Tot slot zal in grote lijnen geschetst worden welke rol automatisering in dit proces zou kunnen soelen, en waarop bij • het ontwerpen van een geautomatiseerd informatiesvsteem in elk geval gelet zal moeten worden.
De behoeften.
Het is duidelijk dat de behoeften aan informatie over het strafrechtelijk- ' en het civielrechtelijk systeem uiteen zullen looen, en dat er ook andere
belangstellenden zijn dan het WODC. Omdat over de behoefte aan informatie t.a.v. het civielrechtelijk systeem de laatste tijd'al vrij veel op papier is gezet , zal ik hieraan weinig aandacht meer besteden. Volstaan kan worden met te zeggen dat naast de . autonome behoefte van het WODC aan informatie over een terrein waarover steeds meer vragen komen, ook van de zitde van de.Staatscommissie herziening R.O. en. de . NormencOmmissie de behoefte aan meer specifieke informatie is uitgesproken. Het uiteindelijk doel is in alle gevallen het verkrijgen van meer inzicht in het verloop van de civiele procedures, in de belasting die deze voor het apparaat betekenen en in de ontwikkelingen die zich op dit terrein altekenen.
*) De nota van Mr. A.G. Bosch dd. 29-02-80, en het vervolg hierop van de hand van Drs. P.C. van Duijne., dd. 08-01-81.
Hetzelfde kan eigenlijk gezegd warden ovner de bedoeling van het verzamelen van gegevens over de strafrechtspraak, doch dit zou wat mager geformuleerd zijn. Hier kan het doel beter omschreven warden met: het Openbaar Ministerie en de buitenwacht zicht bieden op wat er in het systeem omgaat, hoe lang dat duurt, welke beslissingen genomen worden etc., kortom: inzicht geven in het doen en laten van het 0.M. en de rechter.
De concrete toepassingen waaraan gedacht kan warden zijn o.a.:
1) het verstrekken van informatie aan het 0.14. zelf ten behoeve van het driehoeksoverleg. Het 0.14. moet niet afhankelijk zijn- van de politie voor informatie, en bovendien gegevens hebben over het eigen functioneren om aan te kunnen gevenwat precies gedaan is;
2) Het informeren van de hoofdofficier over het sepot-beleid van zijn parket, of in het algemeen het verstrekken van gegevens die het hem mogelijk maken het beleid te controleren:.
3) Het verstrekken van informatie an de buitenwacht (denk aan de vraag van de oud-S.G. Mulder naar de duur van procedures);
4) Het beantwoorden van vragen an beieidsafdelingen (denk an de vragen over de toepassing en duur van de onvoorwaardelijke gevangenisstraf);
5) Het (doorlopend) verstrekken van informatie op terreinen wear uitvoerende afdelingen door het ontbreken daarvan niet in staat zijn "bottle-necks" te voorkomen dan wel tijdig te signaleren.
Zoals uit bovenstaande opsomming al blijkt is de behoefte aan gegevens omtrent het functioneren van het justitiele apparaat in brede kring
(latent) aanwezig. wanneer het er cm gaat vast te stellen wat de waarde is van het bijhouden van een uitgebreid gegevensbestand ten behoeve . van Voornamelijk statistische doeleinden dient oak bedacht te warden dat de intrinsieke waarde hiervan met name blijkt op het moment dat incidentele vragen met een sooedeisend karakter warden gesteld.
De huidige situatie.
De informatieverzameling vindt op het ogenblik langs drie kanalen pleats.
Ten behoeven van de direktie O.R.R. van dit ministerie warden door de griffies en parketten in den lande jaar- en kwartaalcijfers verstrekt, met behulp waarvan een summiere bedrijfsstatistiek bijgehouden wordt.
.Gegevens met betrekking tot de zaken die door het strafrechtelijk atzoa-
raat worden afgedaan worden door het Centraal Bureau voor de Statistiek verzameld; hiertoe wordt door politie en parketten per zaak een grota hoeveelheid informatie verstrekt. Tenslotte worden door het WODC (en ongetwijfeld ook andere instituten) op ad-hoc basis gegevens verzameld ten behoeve van specifieke onderzoeksprojecten.
Het moge duidelijk zijn dat de door DORR opgestelde statistieken nauwelijks geschikt zijn am te voorzien in de behoeften die in de vorige paragraaf geschetst werden, en dat de ad-hoc verzameling van gegevens weliswaar een schat van informatie oplevert, maar niet dan ten koste van veel tijd, moeite en geld.
In feite sluit de informatieverzameling zoals die door het CBS wordt verricht nog het best aan bij de bestaande behoeften f doch er zijn een aantal feilen die maken dat de bruikbaarheid zeer gering is. Voor een inventarisatie hiervan zij verwezen naar de notitie "bp weg naar een andere strafrechtsstatistiek?".
Zoals•ult deze notitie blijkt is verreweg het grootste probleem bij de door het CBS verzorgde statistiek de grate vertraging waarmee de gegevens beschikbaar komen, voor een zinvolle terugkoppeling naar "het veld" zijn
ze daarom volstrekt ongeschikt. De-oorzaak van deze• traagheid. lijkt. in sterke mate gelegen te zijn in twee factoren.: de verwerkingswijze en de moeite die gedaan moet worden am de gegevens betrouwbaar te houden.
Om metdit laatste te beginnen: de aan het CBS op te sturen formulieren worden door politie en parket blijkbaar niet altijd even zorgvuldig ingevuld, getuige de inconsistenties die bij codering en de verwerking te voorschijn komen. Dit heeft tot gevolg dat het CBS, am over een enigzins betrouwbaar bestand te kunnen beschikken, in een vrij groot aantal gevallen genoodzaakt is de juistheid van de gegevens achteraf te verifidren bij de instantie die ze verstrekt heeft. In mindere mate komt het voor dat door onzorgvuldigheden bij het invullen van de formuiieren het niet direkt mogelijk is de • ddn zaak. betrekking. hebbende formulieren met elkaar in verband te brengen. Het is duideiijk dat een en ander niet bijdraagt tot een vlotte oplevering van de statistieken.
Een factor die echter m.i. in veel sterkere mate voor deze vertraging verantwoordelijk is, is de wijze.waarop de verwerking is georganiseerd.
Zoals bekend veronderSteld mag worden, maakt het CBS voor de melding van de diverse verWerkingsfasen die een zaak ondergaat gebruik van ver- schillende formulieren (zie overzicht 1).
Overzicht 1: De door het CBS te ontvanegen formulieren in de verschillende fasen van het strafproces.
fase inzender formulier
melding PV politie - VI
melding sepot parket OvJ JCS-I
melding aid. RB parket OvJ JCS-II melding intrekking parket OvJ /
rechtsmiddel c.q.
parket PG JCS-III onherr. worden v.e.
verstekvonnis / -art.
melding afd. Hof parket PG JCS-IV
melding afd. HR parket AG JCS-V
de inzendtermijnen zijn: zo spoedig mogelijk voor VI, JCS-I, III en V;
zo spoedig mogelijk near de toestand op de 15e dag na de einduitspraak voor de twee avenge formulieren.
De bij het CBIt binnengekomen formulieren worden vervolgens gecodeerd en verponst, waarna een aatal bestanden wordt opgebouwd: een met de gegevens van de VI-staten, en een met de gegevens van de JCS-formulieren.
Dit gebeurt zowel voor de afgedane als de niet onherroepelijk afgedane zaken. Deze uitsplitsing afgedaan / niet afgedaan vindt dens in de drie maanden plaats; bij deze koppeling (van VI- en JCS-gegevens) wordt, als gezegd, nog wel eens ontdekt dat VI-gegevens ontbreken of dat de• statistiek- (=parket-)nummers niet overeenkomen. Het is in dergelijke gevallen nodig am e.e.a. na te speuren en blj een volgende kopoeling alsnog in orde te maken. Hierin, en in het feit dat de formulieren niet altijd binnen de vastgestelde termijn warden ingezonden, ligt het felt dat per jaar tenminste 5, en vaak zelfs 6, "kwartaalkoppelingen" moeten piaatsvinden, hetgeen uiteraard een ernstige vertraging oplevert bij het.beschikbaar komen van de gegevens.
Hier komt dan als extra vertragende factor nog bij dat de automatische gegevensverwerking binnen het CBS is ondergebracht bij een aparte afde- ling (Centrale Bewerking), die uiteraard niet alleen werkzaam is voor de Jusititiele en Criminele Statistlek. Boze tongen fluisteren zelfs dat werk voor deze sector zelfs een betrekkelijk lage orioriteit geniet binnen het gehele takenpakket van CB. De- gevolgen van deze organisato- rische belemmering laten zich vooral voelen op het ogenblik dat zich
nieuwe of incidentele informatie-behoeften voordoen: het ontwikkelen van de programmatuur die nodig is voor de beantwoording van dergelijke vragen dient eerst op de begroting voor het volgend jaar te warden opgevoerd. De kans dat in daze situatie verandering komt door het beschikbaarstellen van faciliteiten voor direct computergebruik aan de afdeling Justitidle en Criminele statistiek acht ik zeer gering. Voor- alsnog lijkt het mij waarschijnlijker dat e.e.a. nog aanleiding zal geven tot de nodige competentiestrijd.
Automati-sering als alternatief.
Het moge duidelijk zijn dat ik niet verwacht dat de momenteel beschik- bare statistieken c.q. gegevensverzamelingen een reedle bijdrage kunnen leveren aan de leniging van de (vrij acute) informatie-nood.. De ten behoeve. van de. bedrilfsvoering door DORR verzamelde gegevens zijn. te.
globaal, de uitgebreide en in principe zeer bruikbare gegevens van het . CBS komen (ook in ruwe vorm) te laat beschikbaar, en de •d-hoc verzame- ling van gegevens is te duur, en oak zeker niet voor alle behoeften toepasbaar-
In feite zie ik als alternatief slechts. den mogelijkheid, die ook een aantai bijkomende problemen oplostv de. integratie van de gegevensverza- meling t.b-v. de statistiek in een geautomatiseerd, het gehele admini- stratieve gedeelte van de procesgang omvattend, registratie- en/of verwerkingssysteem . .*)
Een dergelijk systeem zou alle benodigde infor- matie. (in ruwe vorm) kunnen leveren indien het tenminste functies zou omvatten ten behoeve van de volgende handelingen:
1) het inboeken van het PV;
2) het vastleggen / opvragen van het strafrechtelijk verleden;
3) het uitbrengen van de . dagvaarding, c.q. het registreren hiervan:
4) het registreren van een. afdoening door het OM;
5) 0 het registreren van de uitspraak7
6) het registreren van het evt: toepassen van rechtsmiddelen.
In dit systeem zouden nog geintegreerd kunnen worden de reeds bestaande
t) Ik realiseer mij dat ik althans de verdenking op mij laad mij
schuldig te maken aan de fout van elke leek op automatiseringsge•ied:
de computer beschouwen als oplossing van . aile infotmatieproblemen, zonder eerst de informatiebehoefte vastgesteld te hebben. Ik voel muj
-echter voldoende thuis op het terrein van de informatieverwerking am met grate stelligheid te kunnen beweren dat de infarmatiebehoefte die - voor zover mij bekend. - aanwezig is, door de toepaSsing van een derge- lijk systeem bevredigd kan warden. Deze notitie is oak meer een pleidooi voor het ontwerpen en realiseren daarvan, dan een eerste aanzet tot een informatie-onderzoek.
of ontwikkelde systemen IT/S (ad. 4), IBIS (ad. 5) en ASTRA. Voorts zou e.e.a uitgebreid kunnen warden met functies voor de zittingen- planning en administratie, en ongetwijfeld nog vele andere.
Een dergelijk systeem zou in principe op twee volstrekt verschillende wijzen kunnen warden ongezet. Enerzijds is het mogelijk am zowel de
invoer als de verwerking volstrekt gedecentraliseerd te laten geschieden, waarbij dus elke rechtbank over een computersysteem beschikt, met ter- minals op parket en griffie. In dit geval zal het waarschijnlijk nodig zijn ow op elke rechtbank een of meerdere functionarissen te belasten met neheer (en onderhoud) van het systeem.
Het andere concept is dat van gedecentraliseerde in- en uitvoer, doch centrale verwerking. Hierbij is het dan weer mogelijk te kiezen voor een volstrekt transactie-gewijze verwerking - (de centrale computer rea- geert direct op elke handeling die achter en van de op de parketten en griffies opgestelde beeldschermen wordt verricht), of voor een batch- gewijze verwerking (de mutaties die dagelijks via deze beeldschermen in een plaatselijk . opgesteld sub-systeem warden gebracht, warden 's nachts op het centrale systeem verwerkt). Het voordeel van centrale verwerking is dat de problemen op systeemgebied cook centraal kunnen, worden opgelost;
het nadeel is dat men afhankelijk blijft van datatransmissie-verbindingen en dat degenen die met het systeem moeten werken er oak figuurlijk erg ver vanaf blijven staan.
OngeaCht voor welke van deze mogelijkheden ook gekozen wordt, de invoering van een dergelijk systeem zal belangrijke organisatorische (en dus perso- nele) obnseguenties hebben. Mei name wanneer veel administratieve hande- lingen door de machine warden overgenomen zal dit leiden tot een aanmerke- lijke verandering in het takenpakket van vele medewerkers. Hierbij moet tevens bedacht warden dat in een aantal gevallen oak het aantal arbeids- plaatsen beinvloed zal warden, overigens zonder dat dit a priori als eeri noodzakelijk gevolg behoeft te warden gezien. In elk. aeval zal het . voor een succesvolle invoering van e.e.a. noodzakelijk zijn dat de direkt betrokkenen oak ingeschakeld warden bij de definitie van de te implemen- teren functies, en bij de reorganisatie die met de veranderde werkwijze samenhangt. Mede in verband met dit aspect zou ik willen aanbevelen dat een projectgroep die zich zou gaan bezighouden met de ontwikkeling van een systeem als hierboven bedoeld zich een van de academische ziekenhuizen, wear men zeer gunstige ervaringen heeft opgedaan bij de invoering van het
"ZiekenhuisInformatieSysteem". Het komt mij overigens voor - dat de basis
van di-t systeem bruikbaar zou zijn ow een RechtbankInformatieSysteem op te bouwen; in dit verband moet nog vermeld worden dat dit ook is gebeurd bij de ontwikkeling van het PICA-systeem (bibliotheekbeheer Koninklijke Bibliotheek en enkele universiteitsbibliotheken).
Een bezoekje aan de afdeling automatisering van het Dijkzicht-ziekenhuis, alsmede een -vluchtige- bestudering van de documentatie geven mij de stellige indruk dat dit systeem belangrijke elementen bevat die ook voor het door mij beschreven systeem bruikbaar zullen zijn.
De korte termijn.
Waar het hierboven geschetste een toekomstbeeld is, en de behoefte aan recente informatie zich op dit ogenblik doet voelen, lijkt het mij zinnig ow tot slot nader in te gaan op de mogelijkheden die automatische gegevens- verwerking op dit moment zou bieden ow deze behoefte te bevredigen. Hierbij zij voor alle duidelijkheid opgemerkt dat de bottle-neck niet gevormd.wordt door de analyse van de gegevens, maal door de Verkrijging ervan, dus door de • vastlegging.van de noodzakelijke gegevens op een machine-leesbaar medium.
Ik laat mij bij het beschrijven van. deze mogelijkheden leiden door de gedachte dat een hiervoor te ontwikkelen systeem in een latere fase ge- integreerd zou moeten kunnen warden met het bovenomschrevene. Een tweede uitgangspunt is, dat de benodigde informatie overeenkomt met de gegevens die op dit moment al aan het CBS worden verstrekt middeis de VI-staten en
• JCS-formulieren, doch dat de termijn waarop. deze voor analyse beschikbaar komen moet warden teruggebracht tot ten hoogste den maand.
Dit is in principe mogelijk: op de meeste parketten warden de benodigde formuiieren wekelijks ingevuld en. .aan het CBS gestuurd - de • wachttijd zit dus in de codering em verwerking aldaar. Deze stap zou n.i. overgeslagen kunnen worden door niet meer de formulieren in te vullen, doch door deze gegevens via. een beeldscherm in te brengen in een bestand, waarvan. dan een kopie aan het CBS kan worden gezonden.
Hierbij lijkt het mij van belang dat elk parket (of, in een experimentele fase slechts een enkel parket) beschikt over tenminste den beeldscherm, waarop een systeem kan draaien dat tenminste de volgende functies kan verrichten:
1) het produceren van een format voor het intypen van VI-staten resp. JCS-I en II -formulieren;
2) het checken op bestaanbaarheid en plausibiliteit van de ingetypte gegevens;
3) ingeval van het intypen van JCS-gegevens: het checken op het bestaan van bijbehorende VI-informatie;
4) het plaatsen van deze gegevens in een of meer bestanden;
5) het leveren van kopiedn van deze bestanden op tape of diskette.
Net als bij een geintegreerd systeem zijn oak voor deze specifieke toepassing twee uitvoeringen mogelijk: de centrale en de decentrale.
Indien gekozen zou warden voor gedecentraliseerde opzet zou uiteinde- lijk elke rechtbank dienen te beschikken over een computersysteem(pje) met tenminste een disk- en een tape-unit. Te denken valt dan aan appa- ratuur als de INFOREX 5000 of 9000, die met name voor gegevensvastlegging uitgbreide faciliteiten hebben. In verband met een toekomstige integratie in een uitgebreider informatiesysteem verdient het echter wellicht aan- beveling toch eerder te denken aan een systeem dat meer algemeen toepasbaar is.
Wanneer de keuze zou vallen op het gebruiken van een centraal opgestelde computer lijkt het voor de hand te liggen dat dit het systeem zal zijn dat voor Justitie-toepassingen staat opgesteld bij het CCL. Len dergelijke
IBM-machine is zeker geschikt voor de bedoelde toepassing: randapparatuur voor de opslag van gegevens is geen enkel probleem, en oak net schrijven van de programmatuur die de hierboven genoemde functies most verrichten Levert op.zich geen al te grate problemen op. Wel zal er rekening mee moeten warden gehouden dat de hiervoor benodigde tijd waarschijnlijk een veelvoud zal zijn van die welke door het toepassen van standaard-program- matuur op andere systemen nodig is. Voorts is het duidelijk dat in deze opzet on elke rechtbank een beeldscherm opgesteld zal moeten worden, dat via een vaste of een kieslijn met de machine verbonden is. In principe zou hiervoor wellicht zelfs gebruik gemaakt kunnen warden van de beeld- schermen die ten behoeve van het IBIS-project al staan opgesteld, of tenminSte van de hierdoor gebruikte transmissie-lijnen.
Conclusie:
Waar de behoefte aan informatie acuut is, en de ideale wegen on aan deze behoefte tegemoet te komen nog niet eens in het stadium van het ontwerp zijn, is het volgens mij wenselijk op zo kort mogelijke termijn te komen tot een oplossing die weliswaar minder fraai, doch niet minder effectief is. Als eerste step in deze richting lijkt mu j een experiment, waarbij een van de bovengenoemde korte-termijnoplossingen, of wellicht beide, in de praktijk warden getoetst, op zijn pleats. Mocht dit om oraktische redenen niet goed mogelijk blijken, dan is het wellicht wel haalbaar
om deze oplossingen uit te testen door de VI- en JCS-formulieren, afkomstig van een niet al te grote rechtbank, in te voeren in een
van de computers die het ministerie momenteel al ter beschikking staan.
Hierbij zou ik dan de voorkeur geven aan de door de CAA beheerde IFOREX, met name vanwege de geringe tijd die dan nodig zal zijn voor de ontwikkeling van de programmatuur. Overigens moet wel opgemerkt warden dat deze oplossing de waarde van het experiment beduidend terugbrengt: wel zal nagegaan kunnen worden welke problemen zich voor- doen bij de ontwikkeling en toepassing van het systeem, en welke infor- matie op deze wijze verkregen kan worden, doch de situatie op de
parketten en griffies blijft onveranderd: men blijft formulieren invullen, en hierbij vindt nog steeds geen foutencontrole plaats.
M.Kommer, 25-06-81.
Bij_lage 2: notitie dd. 26-06-81, "Nadere uitwerking van een experiment met het gebruik van electronische gegevensvastleggings-
apparatuur ten behoeve van de strafrechtsstatistiek."
Nadere uitwerking van een experiment met het gebruik van electronische
In mijn notitie over het ontwerpen van een informatie-systeem ten behoeve van de strafrechtelijke statistieken heb ik de wenselijkheid benadrukt van een experiment met electronische gegevensvastlegging.
Doel hiervan zou moeten ziln enerzijds te onderzoeken welke problemen hierbij zouden kunnen ontstaan, anderzijds aan te tonen welke voordelen deze werkwijze zwu hebben boven het gebruikelijke invullen van formu- lieren die dan in een later stadium worden gecodeerd en verponst.
Hoewel mijn voorkeur er duidelijk naar uitgaat dat deze vastlegging plaatsvindt op de plek waar de gegevens aanwezig zijn, al ik in het onderstaande voornamelijk de consequenties bespreken van een werkwijze waarbij toch nog de formulieren als-tussenvorm worden gebruikt, en de gegevensvastlegging geschiedt op het INFOREX-systeem waarover het ministerie in Den Haag beschikt.
gegevensvastleggings-apoaratuur ten behoeve van de strafrechtsstatistiek.
Daar het doel van de geprcpageerde vorm van gegeventvastlegging in eerste instantle is het snel beschikbaar komen van deze gegevens voor nadere , analyse, en de• HoofdOfficier van Justitie in het arrondissement Leeuwarden reeds de behoefte•aan de daaruit te destilleren informatie heeft uit-
gesproken, valt aan te nemen dat het parket te Leeuwarden bereid gevonden zal worden medewerking te verlenen aan dit experiment. Hierover is reeds overleg gevoerd, en niets wijst. er vooralsnog op dat deze veronderstelling onjuist zou zijn.
De werkwijze waaraan op dit ogenblik gedacht wordt s de volgende. Het parket te Leeuwarden vult, net als tot nog toe gebruikelijk is, de door . het CBS verstrekte VI- en JCS-formulieren in. Deze worden vervolgens niet direkt aa• het CBS gestuurd, doch eerst awl het WODC. Het WODC stelt mankracht ter besthikking om - deze gegevens - via het: beeldscherm in te typen, en zendt vervolgens -'zo snel mogelijk - de formulieren door aan het CBS. Eens per maand, eventueel eens per kwartaal, worden de ingetypte gegevens gedumpt op een tape, waarna de analyse volgens een vooraf te bepalen schema op de voor het WODC gebruikelijke wijze geschiedt. Hierbij wordt gebruik gemaakt van het bij het RCC te Apeldoorn beschikbare
programmapakket. SPSS, via de bij het WODC opgestelde beeldschermen.
Een voorzichtige schatting-leert dat het parket te Leeuwarden maandelijks ca. 500 zaken te verwerken heeft, zodat aangenomen mag worden dat per maand ook 500 VI-staten en 500 JCS-I of - II - formulieren verwerkt zullen moeten worden. Naar ik verwacht zal een redelijk ervaren data-typiste
hieraan wekelijks 1 tot 11/2 dag werk hebben. Gezien het felt dat de
formulieren door het parket momenteel op vrijdagmiddag warden verzonden, zou dit betekenen dat oo maandag en dinsdag een beeldscherm voor de invoer beschikbaar moet zijn.
Om gegevens in het INFOREX-sVsteem te kunnen invoeren dient eerst een format gecrederd te warden, alsmede een data-file. Aangezien drie ver- schillende soorten formulieren zijn te verwachten, zullen ook drie formats moeten warden aangemaakt. Uit eigen ervaring is mij bekend dat e.e.a. niet bijzonder veel werk oplevert: ik neem aan dat ik hier zelf niet meer dan een dag voor nodig zou hebben. Het schrijven van de pro- gramme's voor plausibiliteits-controles zou waarschijnlijk evenveel tijd in beslag nemen.
Het maandelijks wegschrijven van de gegevens naar tape behoeft wear- schijnlijk niet meer dan een kwartiertje te kosten.
Er doen zich bij een experiment als het hier bedoelde wel enkele pro- blemen voor. Allereerst is daar het felt dat we een "breuk" veroorzaken in een continu proces. Dit zal op zich voor het oroces geen problemen behoeven op te leveren (de formulieren bereiken het CBS met een korte vertraging), doch het zal voor de toepasbaarheid van de verzamelde gegevens voor de nadere informatieverschaffing wel gevolgen hebben. Het orobleem is namelijk dat de - hoogst belangrijke - geqevens met betrekking tot verdachte en delict op een ander formulier staan dan de gegevens
m.b.t. de afdoening. Indien nu een Lange termijn zit tussen het insturen van deze twee formulieren, zal het althans in net begin niet mogelijk zijn een koopeling aan te brengen. De enige oplossing lijkt mij te zijn am de bewuste VI-staten ofwel nogmaals in te vullen, ofwel bij het CBS op te vragen. Van geen van beide mogelijkheden lijkt het slagen mij zeer waarschijnlijk.
Een tweede orobleem is dat, wil het experiment meer opleveren dan een bevestiging van het vermoeden dat een INFOREX-systeem bruikbaar ia
voor de vastlegging van de benodigde gegevens, er oak lets met de geleverde informatie gedaan zal moeten warden. met andere woorden, oo het parket zal deskundigheid aanwezig moeten zijn in het intertreteren van deze informatie (of het WODC moet deze kunnen leveren), doch oak de bereid- held am eventueel consequenties te trekken. wellicht echter kan de betere geinformeerdheid van de Hoofdofficier in het driehoeksoverleg als voldoende resultaat gezien warden.
En bedenkelijke kant van het experiment zoals het hier omschreven - wordt, is m.i..toch ook dat het geen antwoord kan geven op de vraag of het niet efficidnter zou zijn de gegevens direkt, dus niet via de tot nu toe gebruikte formulieren, in de machine te brengen.
Om dit na te gaan zou het echter nodig zijn om op het parket de moge- lijkheid tot gegevensinvoer te creeeren. Daar het niet waarschijnlijk is dat de middelen gevonden zouden kunnen worden om hier een INFOREX- of gelijkwaardig systeem te installeren, speciaal voor deze toepassing,
zou de enige mogelijkheid zijn om hiervoor gebruik te maken van de ten behoeve van het IBIS-project reeds aanwezige apoaratuur. Hoewel ik mij kan*voorstellen dat hieraan meer problemen verbonden zijn dan aan de bovengeschetste werkwijze, lijkt het mu j toch zinvol de mogelijkheden hiervan nader te onderzoeken. Hoewel de organisatorische consequenties, ook voor het CBS, groter zouden zijn, sluit een dergelijke aanpak toch beter aan bij de wenselijke situatie, waarbij de benodigde gegevens niet uit slechts•den regio, doch uit het hele land voldoende snel beschik- baar komen.
Nog wat technische informatie:
formulier
VI JCS-I.
JCS-II
aantal per week te verwachten
125 60 63
aantal in te voeren codes
ca. 25I) . 9 73
M.Kommer, 26-06-81.
recordlengte in bytes
. 60 31 167
0
1
Bijlage 3: ten behoeve van de gegevensverzameling gebruikte formulieren
te
De Chef van' de Aldeling BevoMing
.1
328897F-1W
Verzoeke dagegevens van de vragen 1 - 9 ten dienste van de Justitie te controleren en . eventueel aan te vullen en dit formulier aan de aanvrager terug te zenden.
1. Naam:
2. Voornarrien:
3. Adres:
4. WOongameentel.
5. Geboorcedatum en -jaar:
6. Geboortegemeente:
7. Nationaliteit:
8. PaspoortI
: ja/ newt 1 )
9. Machtiging vuurwapen: ja/neen 1 )
10. Buigerfijka.staat: ongehuwd/gehuwd/weduwelgescheiden•van.
C
tafel en.bed/gescheiden• van, echt• 11. Beroep 2 ):
Zelfstandig/in dienstbetrekking. 1 ) Had. zij• Werk 2 ja/neen )
12. Kerkelijke:gezindte:
13._ Delict: a- artikeben . korte.omschrijving:
15. Opmerkingen:
Prov.:
Prov.:
(Ruunte voor verbeterde gegcvens)
Gemeente stempel
, b. datum.delict gemeente prov.
11 c. opgave- schadebedrag-of . waarde f d. omschrijving schadeiletseliontvreernd-
C
Was zij ander invioed van alcohol:. ja/neen 1 +.2) van drugs: ja/neen- 1 .2) .16. Komt zij voor in het algemeen•documentatieregister? neen/ja (zie bijgevoead uittlek.sel A.D.)
(Verificatie- en inforrnatiestaat VROUW
Bchoort bij p.v./rapport nr. Datum aanvraag:
Aanvrager (evt. functic) Handtekening of stempel
Voor verifieatie:
Handtekening- van. de Chef Afd..Bevolicing:.
Just. Documentatiedienst A.D.
Datum.ontvangstr
PARKET Ingeschreven. op:
onder nummer
IN DEZE_KOLOM NIETS INVUT r FN. .
;VERICLARING: DER TEICENS :
) doorhalen- hetgeen niet. van toepassing: IS.
2) imte.vullentnaar.da- toestand tetrtijde.vacs het piegetv van
het delict
De vragen 13 , eft 14- niet beant- ' woorden, indien can overzicht
bij . her proces-vertraal .moet word en- gevoegd:
Ten parkette doorhalen hetgeen met van toepassing is.
Beste1nr. 211-5\i
CENTRAAL BUREAU VOOR DE STATISTIEK Prinses Beatrixlaan 428, Voorburg
Hoofdafdeling S6. tel. (070) 69 43 41, toestel 2805 JustitiOle-Criminele Statistiek
Direct na afcloening, resp. na bevestiging van overdracht der strafzaak inzenden.
Let vooral op een juiste en duidelijke vermelding van statistieknummer en geboortedatum.
De van toepassing zijnde antwoorden aankruisen in het daarvoor bestemde vakje.
1. Geboortedatum van de verdachte 2. Datum van afdoening, resp. overdracht
0 3. Wijze van afdoening:
a. onvoorwaardelijk sepot:
E 01 geen termen
E ,02 berisping, waarschuwing ten parkette 103 onbelangrijk, gering feit
• 104 verdachte ondergaat reeds straf (maatregel) O .05 vervolging niet opportuun, ongewenst O 130 geen (onvoldoende) bewijs
,31 ad informandum gevoegd. bij statistieknummer • jaw_ (laatste twee cijfers)
• 1
andere reden, nl.:b. voorwaardelijk sepot: . O 120 zonder toezicht
duur prOeftijd in jaren —
121 met toezicht J •
c. 1 40. verjaring van de strafzaak d. 0 1 50 overlijden van de verdachte
e. 0 60 transactie •
f.0 70 ter berechting gevoegd bij statistieknummer - jaw__ (laatste twee cijfers) g. overgedragen aan:
O ' 80 afdeling kantongerechtszaken van eigen of ander arrondissement 81 ander parket afdeling rechtbankzaken
arrondissement
en aldaar ingeSchreven onder nummer jaw_ (laatste twee cijfers) O 1 82 militaire instantie
• ; 83 buitenlandse instantie 0 84 overige instanties-
• •
4. Hoeveelf dagen werd de verdachte voor dit feit in verzekering gesteld? dagen -
_ (indien niet van toepassing 0 invullen) 5. Hoeveeldagen voorlopige hechtenis.onderging verdachte voor dit feit? dagen-
6. Is gereohtelijk vooronderzoek ingesteld?
1 neen 1:1 2 ja
. • 7. Is in deze zaak uitgebracht:
• 0 1 een voorlichtingsrapport via de reclasseringsraad
E 2 een voorlichtingsrapport via de raad voor de kinderbescherming 3 een psychiatrisch rapport
0 4 geen rapport .
629000E-149
BERICHT VAN AFDOENING STRAFZAAK DOOR HET OPENBAAR MINISTERIE
} (in cijfers, bijv. 02-06-39) Evtl. nummer vorig parket
Stat.no. Rbk. Jaar
J.C.S. I
Opgemaakt d.d. Paraaf:
J
EilY1
CENTRAAL BUREAU VOOR DE STATISTIEK Prinses Beatrixiaan 428, VoorburgHoofdaideiing S6. teL (070) 69 43 41. toestel 2805 Justitiele-Criminele Statistiek
A=DOENING S7RA.FZAAK DOOR DE RECHTBANK
Dit bericht. ,;:gemaakt naar de toestand op de 15e dag na de einduitspraak. zo spoedig mogelijk daarna door het parket van de officier van iuStitie in ,te zenden.
Let vooral op een - juiste en duidelijke vermelding van statistieknummer en oeboortedatum.
De van toepatsing zijnde antwoorden aankruisen in het daarvoor bestemde vakje.
L Geboortedatum. van de verdachte
L. (incijfers, bijv. 02-06-39) 2. Datum eeriste terechtzitting
3. Eis van de officier van justitie:
• 31 I schuldtgverklaring met oplegging van straf en/of maatregel 1 )
30 ' schuldigverklaring zonder opiegging van straf of maatregel I vrijspraak
! ontslag van rechtsvervolging op grond van art. 37 lid 1 W:v.Sr.. 40-43 W.v.Sr.. 30 lid.2 W.V.W., 352 lid 2 W.v.Sv.
andere eis, nl.: (doorhalen wat niet. van toepassing is)
4. Door de Officier van justitie geeiste straf en/of maatregel:
5. Datum einduitspraak (in cijfers, bijv. 02-06776)
7. Einduitspraak
1..! 31 schuldigverklaring. met oplegging van straf en/of maatregel 2) E 30 schuldigverklaring zonder oplegging van straf of maatregel
10 ; vrijspraak
, ontsiag van rechtsvervolging op grond van art. 37 lid 1 W.v.Sr., 40-43 W.v.Sr.. 30 lid 2 W.V.W., 352 lid 2 W.v.Sv. 2 )
andere einduitspraak, nl.: (doorhalen wat niet van toepassing is)
3. Omschrijv'l ing.van het strafbare felt en vermelding van de toegepaste wetsartiketen:
Opgelegde straf en/of toegepaste maatregel:
10. Proeftijd::
Li 1 ! zonder opdracht hulp en steun te verlenen (art. 14d of 77aa W.v.Sr.)
.duur proeftijd in jaren
2 met P1 II /I nn n
Es
1 2
, I .
•
; '2" ; , :3 •
I „
1
3 4 5
NIET INVULLEN
I
De geetste straf en/of maatregel vermelden onder vraag 4.
2) De oogelegde straf en/of toegepaste maatregel vermelden onder vraag 9.
J
1
Evil. nummer vong parket
■•••■■
1
Stat.no.
6. E 1 meervoudige. kamer
E 2 politierechter.
E 3 kinderrechter
NIET 1NVULLEN 2
Rbk. Jaar
2 3 4 5
J.C.S.
3
Von nis
Z.O.Z.
11:Soort vpnnis:
_ 1 c.ontradiatoir vonnis _
-
2 versteKvonnis
Hoger beroep of beroep in cassatie:
geer. 7'..) ger neroep oi teroep in cassatie aanhangig _ 2 hoor beroep aanhangig
— 3 bercep in cassatie aanhangig
13. Datum waarop de uitspraak onherroepelijk is geworden: an ciders, bijv. 02-06-76)
14. Hoeveel dagen werd de berechte persoon in verzekering gesteld?
15. Hod's& daaen vocrlodge hechtenis onderging berechte persoon .roor dit felt? dacen
(00k 0 invullen indien hoger beroep of cassatie :s ingesteld en de vooriopige hechtenis niet is opgegeven)
16. Ouun de vooriccige hechte.nis nog voort?
— i. neen n
--i ja
17. Is gerechterijk imoronderzoek ingesteld?
- 1. neen
E 2. ja
19. Is in deze zaak- uitgebracht:
1 een vooriiChtingsrapport via de rectasseringsraad
- Lien voorlichtingsrapoort via de read voor de kinderbescherming
3 een psychiatriscn rapport 1--.j 4 aeen rapport
Opgernaakt dd.
dagen
1
_ andien niet van toepassing : 0 invullen)g'
