1
Memo financiële gevolgen BOA-structuur, 7 oktober 2019
Van: Werkgroep Functionele BOA-structuur Fryslân Aan: Ambtelijk en Bestuurlijk VTH-Overleg
Betreft: Inzicht en beslispunten financiële gevolgen invoering Functionele BOA-structuur Bijlage: Notitie ‘Functionele BOA-structuur BOA’s domein 2’ (eindconcept voor besluitvorming)
1. Achtergrond
Op 27 juni 2019 heeft het Bestuurlijk VTH-overleg ingestemd met het uitwerken van de ter verga- dering toegelichte Functionele BOA-structuur t.b.v. bestuurlijke besluitvorming in het najaar van 2019 en invoering per 1 januari 2020. Het resultaat van deze verdere uitwerking is het bijgevoegde beleidsdocument ‘Functionele BOA-structuur BOA’s domein 2’ (eindconcept voor besluitvorming).
Binnen de BOA-structuur worden ten eerste Plustaakgemeenten en Samenwerkende BOA gemeenten onderscheiden. Ten tweede kent de BOA-structuur vier typen vraagstukken waarbij BOA’s een rol (kunnen) spelen, te weten:
I. Zware zaken / (georganiseerde) criminaliteit.
II. Gemeentegrensoverstijgende (keten)vraagstukken.
III. Complexere inrichtingen (waarvoor de FUMO het toezicht als basistaak uitvoert).
IV. Gemeentelijke inrichtingen, lokale thema’s en vraagstukken.
Invoering van de voorgestelde Functionele BOA-structuur heeft financiële gevolgen. Dit memo bevat daarvoor voorstellen per segment (paragraaf 2) en beslispunten (paragraaf 3). Na besluitvorming worden de genomen besluiten opgenomen in hoofdstuk 6 van bijgevoegd beleidsdocument.
2. Voorstellen financiële gevolgen Functionele BOA-structuur Segment I – Zware zaken / (georganiseerde) criminaliteit
Het primaat voor strafrechtelijk optreden ligt bij de politie, maar assistentie van FUMO of Gemeente BOA’s op verzoek van de politie kan incidenteel voorkomen voor specifieke zaken of projecten.
Voorstel:
a) De incidentele BOA-inzet wordt geleverd vanuit de beschikbare reguliere capaciteit – door tussenkomst van de BOA-coördinator – en niet apart afgerekend (gesloten beurzen).
b) Om een proportioneel beroep van de politie op BOA-inzet te waarborgen, zouden de partners in het VTH-overleg kunnen afspreken wat zij verstaan onder ‘incidenteel’. Bijvoorbeeld door het bepalen van een maximaal % van de totale Fryske BOA-capaciteit per jaar waarop de politie met gesloten beurzen een beroep kan doen 1. Inzet daarboven rekent de politie dan onderling af met de betreffende BOA werkgever(s). VTH-partners moeten samen beslissen dit wel/niet te doen.
c) De BOA-coördinator monitort de inzet van BOA’s op verzoek van de politie voor segment I ten behoeve van rapportage en evaluatie. Naar aanleiding van rapportage en evaluatie kunnen betrokken partijen in het VTH-overleg in de toekomst gemotiveerd tot bijstelling van de voorstellen onder a) en b) komen.
1 Gebaseerd op de situatie dat er bij invoering van de Functionele BOA-structuur ordegrootte 3 FTE bij de FUMO beschikbaar is en 3 FTE bij de Samenwerkende BOA gemeenten (circa 1 FTE per gemeente- cluster) bedraagt de totale capaciteit circa 6 FTE / 8.000 uur: iedere procent hiervan staat voor 80 uur.
2
Segment II – Gemeentegrensoverstijgende (keten)vraagstukken
Voor gemeentegrensoverstijgende (keten)vraagstukken stelt het VTH-overleg een door de BOA- coördinator geïnitieerd kaderstellend jaarplan 2 met activiteiten en projecten vast, inclusief benodigde BOA-inzet. Ook de dekking van de begrote BOA-inzet wordt op voorhand geregeld. Dit betreft inzet van FUMO BOA’s en Gemeente BOA’s voor deze gemeenschappelijke vraagstukken die alleen in samenwerking effectief kunnen worden aangepakt.
Voorstel:
a) De vaststelling van ieder kaderstellend jaarplan door het VTH-overleg omvat de vereiste BOA- inzet en dekking daarvan. FUMO BOA’s en Gemeente BOA’s van de drie clusters van Samen- werkende BOA-gemeenten 3 leveren aan de uitvoering van ieder jaarplan een bij benadering gelijke bijdrage.
b) De inzet voor het gezamenlijk vastgestelde jaarplan wordt niet apart afgerekend; de (min of meer gelijke) inzet van FUMO BOA’s en Gemeente BOA’s vanuit de drie clusters van
Samenwerkende BOA-gemeenten vindt met gesloten beurzen plaats.
c) De BOA-coördinator monitort de inzet van BOA’s voor segment II ten behoeve van rapportage en evaluatie. Naar aanleiding van rapportage en evaluatie kunnen betrokken partijen in de
toekomst gemotiveerd tot bijstelling van de voorstellen onder a) en b) komen.
Segment III – Complexere inrichtingen
Plustaakgemeenten
Volgens de Functionele BOA-structuur opereren BOA’s eigenstandig conform de LHS en betekent dit dat BOA’s een noodzakelijke basisvoorziening zijn, die als dat nodig is – gegeven de stappen en afwe- gingskaders van de LHS – snel en gepast in actie kunnen komen (vergelijkbaar met de brandweer als basisvoorziening). Gekoppeld daaraan betekent invoering van de Functionele BOA-structuur voor de Plustaakgemeenten, dat in de dienstverleningsovereenkomst (DVO) met de FUMO meerjarig 4 een zekere BOA-capaciteit wordt begroot en ingecalculeerd. Ergo: geen ‘0 uren / 0 Euro contracten’ meer en daarmee niet langer incidentele opdrachten en separate financiering voor elke BOA-inzet. Op 27 juni 2019 heeft het Bestuurlijk VTH-overleg met (het verder uitwerken van) deze lijn ingestemd.
Voorstel Plustaakgemeenten
a) BOA’s als basisvoorziening (vergelijkbaar met de brandweer) binnen de in dit document beschreven Functionele BOA-structuur en gekoppeld aan het Convenant ‘Optreden op elkaars grondgebied voor BOA’s domein II binnen provincie Fryslân’, kunnen het effectiefst en efficiëntst door de Plustaakgemeenten gezamenlijk geregeld worden 5. De Plustaakgemeenten waarborgen samen meerjarig een zekere BOA-capaciteit bij de FUMO; dit stelt de FUMO ook in staat om als werkgever de BOA-capaciteit op een verantwoorde manier te realiseren, in stand te houden en te managen.
2 De term ‘kaderstellend’ slaat op het feit dat de daadwerkelijke BOA-inzet formeel nog moet worden geregeld in de uitvoeringsprogramma’s van de FUMO en de Samenwerkende BOA gemeenten.
3 (1) OWO, (2) Heerenveen, Súdwest-Fryslân en De Fryske Marren en (3) Tytsjerksteradiel, Achtkarspelen en Noardeast-Fryslân)
4 Alleen dan kan de FUMO de BOA-capaciteit op een verantwoorde manier realiseren, instandhouden en managen.
5 We stappen immers af van ‘0 uren / 0 Euro contracten’ en van incidentele opdrachten en separate financiering voor elke BOA-inzet, terwijl de vereiste BOA-inzet op voorhand niet goed kan worden geraamd (vaststelling en uitvoering LHS conform de gemaakte afspraken gaat nu pas starten).
3
b) Als startpunt wordt uitgegaan van de minimale kritische massa conform de Verordening kwaliteit Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving Omgevingsrecht Fryslân 2016: uitgaande van 3 BOA’s die minimaal 1/3 van hun tijd besteden aan BOA-activiteiten, waarborgen de Plustaak- gemeenten de komende drie jaar (tot de eerste onafhankelijke evaluatie van de Functionele BOA-structuur) samen 1 FTE aan BOA-capaciteit bij de FUMO. De totale BOA-capaciteit van de FUMO komt daarmee op 3 FTE, omdat de provincie reeds langere tijd 2 FTE aan structurele BOA- capaciteit bij de FUMO bekostigt en bereid is dit vooralsnog uit coulance en onder randvoor- waarden te continueren tot in ieder geval de onafhankelijke evaluatie na drie jaar 6. 1 FTE komt bij de FUMO overeen met 1.320 uur op jaarbasis, inclusief permanente her- en bijscholing.
Uitgaande van samen 1 FTE bekostigen en de onderlinge verhouding qua bedrijven, wordt voorgesteld om de bekostiging van de 1 FTE aan BOA-capaciteit door de Plustaakgemeenten als volgt te verdelen en voor de komende drie jaar (tot de eerste onafhankelijke evaluatie op basis waarvan nieuwe afspraken kunnen/zullen worden gemaakt) vast te leggen in de DVO’s:
- Leeuwarden 264 uur per jaar - Harlingen 264 uur per jaar - Waadhoeke 264 uur per jaar - Smallingerland 264 uur per jaar
- De 4 eilanden samen 264 uur per jaar / 66 uur per eiland per jaar - Totaal 1.320 uur per jaar (1 FTE)
Een wijziging in Plustaakgemeenten kan gevolgen hebben voor deze verdeling. Omdat 1 FTE voor de gemeenten geldt als minimum vanuit de Verordening kwaliteit Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving Omgevingsrecht Fryslân 2016, neemt het urenaantal bij minder Plustaakgemeen- ten per gemeente navenant toe. Bij meer Plustaakgemeenten neemt het aantal uren per ge- meente niet af, omdat de BOA-inzet dan een groter gebied moet bestrijken en 1 FTE reeds het minimum is voor de nu aangegeven gemeenten.
c) Na de komende drie jaar en de onafhankelijke evaluatie van de Functionele BOA-structuur gaan de provincie en de Plustaakgemeenten over naar een transparante methodiek voor verrekening van de BOA-inzet door de FUMO op basis van kentallen uit de monitoring en evaluatie over de inzet van de BOA-capaciteit van de FUMO in de eerste drie jaar. De provincie neemt hiertoe het initiatief naar aanleiding van de onafhankelijke evaluatie.
6 Uit coulance, omdat het aantal provinciale inrichtingen sinds de oprichting van de FUMO is afgenomen van circa 250 naar 50, terwijl de door de provincie bij de start van de FUMO ingebrachte BOA-capa- citeit tot nu toe niet (evenredig) is afgenomen. In de huidige DVO en het Jaarwerkprogramma VTH van de provincie is niet specifiek een capaciteit opgenomen voor de uitvoering van BOA-taken; deze zijn versleuteld over alle controles en inspecties. Randvoorwaarde is dat de provinciale inbreng van voor- alsnog 2 FTE aan BOA-capaciteit niet ten laste mag komen van de door de provincie ingebrachte capa- citeit voor toezicht en handhaving door de FUMO. De komende drie jaar moet uit monitoring blijken wat de gerealiseerde BOA-inzet is geweest en voor welke deelnemer. Randvoorwaarde is dat er na drie jaar en de evaluatie van de Functionele BOA-structuur wordt overgegaan naar een transparante methodiek voor verrekening van de BOA-inzet op basis van kentallen uit de monitoring en evaluatie.
4 Samenwerkende BOA-gemeenten
Volgens de Functionele BOA-structuur kunnen Samenwerkende BOA-gemeenten voor de complexere inrichtingen (segment III, waar de FUMO toezicht en handhaving als basistaak verzorgt) kiezen voor de inzet van FUMO BOA’s.
Voorstel Samenwerkende BOA-gemeenten
a) Ieder van de Samenwerkende BOA-gemeenten Ooststellingwerf, Weststellingwerf, Opsterland, Heerenveen, Súdwest-Fryslân, De Fryske Marren, Tytsjerksteradiel, Achtkarspelen en Noardeast- Fryslân kiest voor de complexere inrichtingen voor het wel/niet inzetten van FUMO BOA’s.
b) Als een gemeente kiest voor de inzet van FUMO BOA’s wordt dit voor de komende drie jaar (tot de eerste onafhankelijke evaluatie van de BOA-structuur) geregeld in de DVO tussen gemeente en FUMO.
c) De capaciteit per Samenwerkende BOA-gemeente die kiest voor FUMO BOA’s is minimaal gelijk aan het aantal uren per Plustaakgemeente (thans minimaal 264 uur per jaar, zie hiervoor).
Segment IV – Gemeentelijke Wm inrichtingen, lokale thema’s en vraagstukken Voorstel:
a) Voor de Plustaakgemeenten geldt dat de reguliere inzet van FUMO BOA’s in dit segment, onder andere op signalen van gemeentelijke toezichthouders, per incidentele opdracht afgerekend wordt tussen Plustaakgemeente en FUMO op basis van (overeengekomen aantal) uren maal ta- rief (BOA-tarief FUMO). Voor de Samenwerkende BOA gemeenten hoeft voor dit segment geen voorstel te worden gedaan, zij zijn voor de reguliere BOA-inzet in dit segment zelfvoorzienend.
Overige (ad-hoc) BOA-inzet Voorstel:
a) Wederzijdse inzet van FUMO BOA’s en Gemeente BOA’s om kortstondig leemtes op te vangen bij ziekte en tijdens vakantieperiodes, alsmede voor het in bepaalde gevallen kunnen inzetten van specifieke kennis, deskundigheid en ervaring, vindt in afstemming met en/of door tussenkomst van de BOA-coördinator plaats met gesloten beurzen. De BOA-coördinator bewaakt dat er per jaar over het algemeen genomen een zekere balans bestaat tussen de wederzijdse inzet van FUMO BOA’s en Gemeente BOA’s en bespreekt eventuele disbalansen met betrokken partners (in essentie de FUMO en de drie clusters van Samenwerkende BOA-gemeenten). Ook in de voortgangsrapportages en de evaluatie kan de coördinator hier zo nodig aandacht voor vragen.
b) Inzet van BOA’s, waarin de Functionele BOA-structuur en de financiële afspraken niet voorzien, wordt separaat afgerekend tussen vragende en leverende partij. In elk geval te denken aan:
- Samenwerkende BOA-gemeenten die voor de complexere inrichtingen niet hebben gekozen voor FUMO BOA’s maar in een voorkomend geval toch een FUMO BOA willen inzetten.
- Uitzonderlijke zaken die een in vergelijking met doorsnee zaken zodanige disproportionele BOA-inzet verlangen dat daarover maatwerkafspraken qua inzet en bekostiging noodzakelijk zijn, e.e.a. in overleg tussen betrokken partijen (d.w.z. de partij waar de zaak speelt, de BOA leverancier(s) en de BOA-coördinator).
5
c) Inzet van Gemeente BOA’s tussen Samenwerkende BOA gemeenten wordt afgerekend op basis van onderlinge afspraken tussen de Samenwerkende BOA gemeenten. Er zijn drie clusters van Samenwerkende BOA gemeenten: inzet van Gemeente BOA’s tussen deze clusters wordt afgerekend op basis van onderlinge afspraken tussen deze clusters.
3. Beslispunten bestuurlijke besluitvorming
1. Instemmen met het voorstel voor segment I (zware zaken / (georganiseerde) criminaliteit).
Samengevat: de politie kan voor segment I via de BOA-coördinator met gesloten beurzen incidenteel beroep doen op reguliere BOA-capaciteit van FUMO of Gemeente BOA’s. De VTH- partners beslissen samen om wel/niet te definiëren wat zij verstaan onder ‘incidenteel’ (teneinde inzet bovenop de gedefinieerde maximuminzet met gesloten beurzen desgewenst apart
afrekenbaar te maken tussen politie en BOA-werkgever(s)). Op basis van rapportage en evaluatie kunnen partijen in de toekomst in het VTH-overleg tot bijstelling overgaan.
2. Instemmen met het voorstel voor segment II (gemeentegrensoverstijgende (keten)vraag- stukken). Samengevat: FUMO BOA’s en Gemeente BOA’s leveren aan de uitvoering van ieder door het VTH-overleg vastgesteld kaderstellend jaarplan een bij benadering gelijke bijdrage met gesloten beurzen. Op basis van rapportage en evaluatie kunnen partijen in de toekomst in het VTH-overleg tot bijstelling overgaan.
3. Instemmen met het voorstel voor segment III (complexere inrichtingen) voor Plustaak- gemeenten. Samengevat: bovenop de 2 FTE die de provincie bekostigt, bekostigen de Plustaakgemeenten Leeuwarden, Harlingen, Waadhoeke, Smallingerland en de 4 eilanden de komende drie jaar (tot de onafhankelijke evaluatie van de BOA-structuur waarbij onder andere naar de gerealiseerde BOA-inzet per deelnemer zal worden gekeken) samen 1.320 uur / 1 FTE BOA-capaciteit bij de FUMO (5 x 264 uur te regelen in de betreffende DVO’s). Na de komende drie jaar wordt op basis van kentallen uit monitoring en evaluatie overgegaan naar een transpa- rante methodiek voor verrekening van de FUMO BOA-inzet tussen de provincie en de Plustaak- gemeenten; hiertoe neemt de provincie t.z.t. initiatief.
4. Instemmen met het voorstel voor segment III (complexere inrichtingen) voor Samenwerkende BOA-gemeenten. Samengevat: ieder van de gemeenten Ooststellingwerf, Weststellingwerf, Opsterland, Heerenveen, Súdwest-Fryslân, De Fryske Marren, Tytsjerksteradiel, Achtkarspelen en Noardeast-Fryslân maakt een expliciete keuze voor het in de komende drie jaar (tot de eerste onafhankelijke evaluatie) wel/niet inzetten van FUMO BOA’s, wat bij een positieve keuze voor minimaal 264 uur per jaar wordt geregeld in de DVO.
5. Instemmen met het voorstel voor segment IV (gemeentelijke inrichtingen, lokale thema’s en vraagstukken. Samengevat: Plustaakgemeenten rekenen de inzet van FUMO BOA’s per incidentele opdracht af met de FUMO op basis van uren x tarief; de Samenwerkende BOA gemeenten zijn voor dit segment zelfvoorzienend.
6. Instemmen met het voorstel voor overige (ad-hoc) BOA inzet. Samengevat: (a) wederzijdse inzet van FUMO BOA’s en Gemeente BOA’s bij vakantie en ziekte of vanwege specifieke kennis en ervaring vindt in balans met gesloten beurzen plaats, (b) BOA-inzet buiten alle gemaakte afspraken om wordt afgerekend tussen vragende en leverende partij en (c) inzet van Gemeente BOA’s tussen (clusters van) Samenwerkende BOA gemeenten vindt plaats op basis van
onderlinge afspraken tussen deze (clusters van) gemeenten.
