Huishoudelijk reglement Cliëntenraad Maastricht UMC+

1

Huishoudelijk reglement Cliëntenraad Maastricht UMC+

Versie: 1.0 / Vastgesteld door de Cliëntenraad op 10 september 2020 Aanpassing bijlage 1. d.d. 7 januari 2021

Introductie

Dit document betreft de eerste versie van het Huishoudelijk reglement van de Cliëntenraad Maastricht UMC+ (CR). In Artikel 5, Lid 1. van de Wet medezeggenschap cliënten

zorginstellingen 2018 (Wmcz 2018) is aangegeven dat de Cliëntenraad zijn werkwijze, met inbegrip van zijn vertegenwoordiging in en buiten rechte regelt in het huishoudelijk reglement.

Het huishoudelijk reglement bestaat naast de (wettelijk verplichte)

Medezeggenschapsregeling Wmcz 2018 MUMC+, waarin invulling en uitvoering wordt

gegeven aan de medezeggenschap van cliënten/patiënten zoals vastgelegd in de Wmcz 2018.

1. Voorzitter / vicevoorzitter / secretaris

De voorzitter van de Cliëntenraad geeft leiding aan de (Overleg)vergaderingen en treedt op als woordvoerder van de CR. Bij afwezigheid van de voorzitter neemt de vicevoorzitter waar.

De ambtelijk secretaris ondersteunt de CR bij alle uit te voeren taken en voorkomende werkzaamheden.

2. Werkwijze

* Kernpunten. De CR stelt jaarlijks – bij voorkeur aan het eind van het jaar - een overzicht op van kernpunten/thema’s voor het komende jaar.

* Jaarschema. De CR stelt een jaarschema op met onderwerpen / documenten die jaarlijks terugkomen, zoals de Begroting en het Jaaroverzicht Klachten.

* Position paper. Onderwerpen die de CR inhoudelijk verder uit wil diepen, lenen zich mogelijk voor het opstellen van een position paper. Eerste doel van een position paper is met elkaar helder hebben wat het standpunt van de CR is.

* Vergaderingen. Jaarlijks vergadert de CR vijf keer in eigen kring en vijf keer met de Raad van Bestuur¹ en de directeur Patiëntenzorg ( de ‘Overlegvergadering’). Er is een jaarlijkse

vergadering met de leden van de Raad van Toezicht.

Na afloop van de Overlegvergadering praat de CR na. Eventueel komen eigen punten aan de orde. Naar behoefte plant de CR extra vergaderingen in. De secretaris zorgt aan het eind van het jaar voor het nieuwe vergaderschema van volgend jaar.

* De Agendacommissie (AC) bereidt de CR-vergaderingen voor. De AC bestaat uit de voorzitter, vicevoorzitter, een roulerend CR-lid en de ambtelijk secretaris. In principe is er elke twee jaar een ander CR-lid dat deelneemt aan de AC.

De AC zorgt voor een evenwichtige agenda. Alle leden kunnen verzoeken om onderwerpen / documenten te agenderen. Na afloop van de CR-vergadering destilleren de leden gezamenlijk punten voorde Overlegvergadering met de Raad van Bestuur.

1 Waar staat ‘Raad van Bestuur’ wordt het lid van de Raad van Bestuur bedoeld dat de Cliëntenraad in portefeuille heeft.

2

* Verslaglegging. De ambtelijk secretaris maakt een conceptverslag van elke

(Overleg)vergadering. Alle ‘deelnemers’ krijgen dit toegestuurd en kunnen commentaar geven.

De verslagen worden bij de volgende (Overleg)vergadering vastgesteld.

* Voortgangsbewaking. De ambtelijk secretaris plaatst alle actiepunten die volgen uit de vergaderingen alsmede de correspondentie en bijzonderheden rondom de adviesaanvragen in het dashboard Cliëntenraad (in Excell). Alle leden hebben hier toegang toe via de gezamenlijk gedeelde L-schijf (zie punt 5.).

* Portefeuilles. De CR werkt met portefeuilles. Deze portefeuilles worden in overleg onder de CR-leden verdeeld, waarbij rekening wordt gehouden met ieders voorkeur en/of expertise. Op grond van de portefeuille indeling krijgen de CR-leden zaken ‘toebedeeld’ die onder hun portefeuille vallen. Op deze manier wordt de “workload” rondom thema’s, bijeenkomsten, position papers, adviesaanvragen etc. beter verdeeld.

* Het uitbrengen van adviezen. De CR brengt advies uit en richt zich daarbij met name op adviesaanvragen die hij in redelijkheid kan overzien en voldoende onderbouwd kan

beoordelen. Het is dan ook mogelijk dat de CR in voorkomend geval afziet van het uitbrengen van een advies.

Het conceptadvies wordt voorbereid door de desbetreffende portefeuillehouders en vervolgens - bij voorkeur - behandeld in de vergadering van de CR, zodat alle leden inbreng kunnen

hebben. Ter vergadering wordt de vervolgroute bepaald. In voorkomende gevallen kan de voorzitter besluiten om hier van af te wijken. In dat geval informeert hij de leden hierover en geeft hij een toelichting op de gemaakte keuze.

Het (concept) advies wordt uitgebracht volgens een vast format en omvat tenminste de volgende onderdelen:

1. de identificatie van de aanvraag (wat is gevraagd)

2. een korte beschrijving van het onderwerp (waar gaat het over) 3. een korte beschrijving van de eigen actie (wat heeft de CR gedaan) 4. een eventuele beperking van de reikwijdte van het onderzoek 5. een samenvatting van bevindingen en eventueel resterende vragen 6. het advies van de CR als conclusie, al dan niet geclausuleerd.

7. desgewenst een verzoek om vervolgrapportage

De CR kan ook ongevraagd advies geven. Dit wordt vooraf verkennend besproken met de Raad van Bestuur. In de brief wordt dan punt 1. vervangen door een onderbouwde motivering.

* Communicatie. In het Communicatieplan en het Jaarplan Communicatie. is o.a. opgenomen op welke wijze de CR contact met de achterban onderhoudt (informeren over werkzaamheden en resultaten CR en inventariseren wensen en meningen van patiënten en hun

vertegenwoordigers). Het opstellen en aanpassen van beide plannen is in handen van de portefeuillehouders Communicatie.

* Contacten met doelgroepraden. De CR heeft jaarlijks contact met doelgroepraden in huis, of vaker indien dit aan de orde is. Te denken valt aan adviesaanvragen vanuit de Raad van

Bestuur, die specifiek betrekking hebben op de patiëntencategorie waar de doelgroepraad voor staat.

3. Deelname aan werkgroepen en commissies

De CR-leden nemen in principe alleen deel aan een werkgroep of commissie als daarmee kan worden bereikt dat het patiëntenbelang tijdig en passend in een ontwikkeling wordt

meegenomen. Hieronder volgen enkele criteria waarmee de CR kan afwegen of deelname zinvol/wenselijk is:

3 1. De CR geeft de voorkeur aan de klankbordrol en neemt slechts actief deel als nut en

noodzaak daarvan voldoende wordt (h)erkend. De CR beslist hierover per geval.

2. De CR neemt met ten hoogste twee van zijn leden deel in een werkgroep².

3. De CR maakt in de werkgroep vooraf een duidelijk voorbehoud ten aanzien van een eventueel uit te brengen advies, dat onafhankelijk tot stand zal komen (CR)

4. De CR-leden koppelen hun ervaringen en bevindingen tijdig terug aan de CR, teneinde te voorkomen dat er (materiële) afwijkingen ontstaan tussen de inbreng in de

werkgroep en het uiteindelijke oordeel van de CR (CR-leden)

5. De doelmatigheid van deze werkwijze wordt jaarlijks geëvalueerd (CR) 4. Studie

De Cliëntenraad organiseert jaarlijks een studiemiddag met als doel om diverse onderwerpen inhoudelijk uit te diepen. Keuze van onderwerpen en inleiders is aan de CR.

Vervolgens is er jaarlijks een studiedag. Hierin evalueert de CR zijn functioneren op proces en inhoud. Daarnaast is er ruimte voor verdieping in een bepaald onderwerp en/of actualiteit.

5. Informatie

* Persoonlijk mailadres. Alle informatie is vertrouwelijk en wordt via ieders persoonlijk mumc- mailadres gedeeld. De ambtelijk secretaris stuurt in principe één keer per week informatie die voor alle leden is bestemd: de ‘donderdagpost’. Het gaat daarbij b.v. om berichten van de RvB, vergaderdocumenten, nieuwe adviesaanvragen, verzoeken vanuit huis.

* MUMC+ portal. De leden hebben vanuit huis (via eigen pc of laptop) toegang tot de MUMC+

portal waardoor zij e-mail kunnen lezen en versturen en het Intranet kunnen bekijken. Ook is er toegang tot een gezamenlijke L-schijf, waarop de leden leesbevoegdheid hebben. Hierop staan alle documenten die voor iedereen van belang zijn (zoals vergaderdocumenten, adviesaanvragen, rapportages etc.). Het beheer van de L-schijf is in handen van de ambtelijk secretaris.

Alle leden krijgen indien gewenst een iPad in bruikleen van het MUMC+.

6. Werving en selectie

Bij het werven en selecteren van nieuwe CR leden zijn de volgende zaken van belang:

1. Zodra er een vacature is, stelt de CR een sollicitatiecommissie samen. Deze bestaat uit tenminste voorzitter of vicevoorzitter, een of twee CR-leden en de ambtelijk secretaris.

2. In de CR-vergadering wordt een duidelijk profiel opgesteld van de kandidaat (o.a.

competenties, achtergrond) en wordt gekeken naar diversiteit.

3. De sollicitatiecommissie stemt af met de afdeling Personeel & Organisatie (recruiter) over profiel, vacaturestelling en communicatie. De vacature wordt zowel intern als extern (online) kenbaar gemaakt.

4. De sollicitatiecommissie maakt een selectie uit de binnengekomen brieven en CV’s. Via P&O krijgen de geselecteerde kandidaten een uitnodiging voor een gesprek met de commissieleden. De commissie houdt de CR-leden op de hoogte van de voortgang.

5. De sollicitatiecommissie doet een gemotiveerd voorstel voor benoeming aan de CR- leden, bij voorkeur loopt dit via een CR-vergadering. Indien dit niet lukt, treedt de commissie op een andere manier in overleg met de CR-leden met als doel

overeenstemming te bereiken over de beoogd kandidaat.

2 Het gaat dan met name om werkgroepen waar de CR voor gevraagd is. Bij deelname door twee leden is de CR voldoende ‘vrij’ om evt. later advies te geven. Bij andere activiteiten, zoals klankbordgroepen, kunnen meer leden deelnemen (b.v. Poli van de Toekomst).

4 6. Zodra overeenstemming is over de beoogd kandidaat, vindt een kennismakingsgesprek

plaats met de Raad van Bestuur. Bij voorkeur is hierbij ook de directeur Patiëntenzorg aanwezig. De Raad van Bestuur benoemt de kandidaat.

7. De CR kiest uit zijn midden een voorzitter en een vicevoorzitter.

7. Introductie nieuwe leden

Nieuwe leden krijgen een goede introductie zodat zij zich snel thuis voelen in de raad, het huis leren kennen en mee kunnen doen.

* Introductiegesprek. Voorafgaand aan de eerste vergadering in de CR is er een

introductiegesprek tussen het nieuwe lid, een of twee CR-leden (waaronder voorzitter of vicevoorzitter) en de ambtelijk secretaris. Naast persoonlijke kennismaking zijn onderwerpen van gesprek o.a. :

 organisatie van de Cliëntenraad (o.a. samenstelling taakverdeling/portefeuilles)

 informatie rondom vergaderen (o.a. frequentie, tijdstip, opbouw agenda)

 interne en externe contacten

 uitleg over de Wmcz 2018 en de Medezeggenschapsregeling

 afspraken rond vergoedingen

 evaluatie na een jaar lidmaatschap

* Mentor. Het nieuwe lid kan een beroep doen op een mentor binnen de CR (een collega-lid). De mentor fungeert als aanspreekpunt en vraagbaak. Een van de taken kan b.v. zijn om de

vergaderingen samen voor te bereiden en na te bespreken.

* Introductie map. Het nieuwe lid ontvangt een Introductie map met de volgende inhoud:

 Wettekst Wmcz 2018 / Medezeggenschapsregeling / Huishoudelijk Reglement

 Communicatieplan en Jaarplan Communicatie CR

 Position papers, notities, jaarverslag en vouwfolder CR

 Portefeuille indeling

 Foto overzicht en adreslijst leden CR

 Vergaderschema

 Belangrijke informatie over het MUMC+ (b.v. recente strategienota)

 Een recent Activiteitenoverzicht van de CR

 ICT-zaken/informatie. De ambtelijk secretaris gaat in een apart gesprek in op het gebruik van de MUMC+ portal, inloggen en wachtwoorden, de gezamenlijke L-schijf en het Intranet. Desgewenst krijgen leden een iPad in bruikleen van het MUMC+.

8. Benoemingen / aftreden

In het ‘Schema benoemingen’ (zie bijlage 1) is aangegeven welk lid per welke datum is benoemd en herbenoemd dan wel voor herbenoeming in aanmerking komt (na de eerste termijn van vier jaar). Ook de maximale duur van het lidmaatschap (twee keer vier jaar) is aangegeven.

Bij de jaarlijkse evaluatie wordt bekeken hoe het ervoor staat. Aftreden van leden is mede afhankelijk van persoonlijke voorkeur en natuurlijk verloop.

5 Bijlage 1

Schema van Benoemingen in de Cliëntenraad MUMC+

Datum aanpassing: 2021.01.07

MUTATIES

Naam Datum

benoeming

2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 M. Frankort

voorzitter

2017.08.01 M

L. Brands

vicevoorzitter 2014.09.01 M

W. Scheepens 2014.09.01 M

S. Ledda 2017.11.01 H M

M. Jaspers 2018.06.01 H M

A. Fuchs- Aalberts

2019.06.01 B H

G. Engels 2020.11.01 B H

J. Kroes 2020.11.01 B H

A. Rensink-

Herben 2021.01.01 B H

* M. Frankort is benoemd als CR-lid op 1 september 2014, per 1 augustus 2017 werd hij benoemd als voorzitter. Deze termijn eindigt op 1 augustus 2021.

B = Benoemd, H = Herbenoembaar, M = Maximale zittingstermijn