Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hof van Twente Postbus AB GOOR. Zwolle, 25 januari 2019

VERTROUWELIJK

Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hof van Twente

Postbus 54 7470 AB GOOR Zwolle, 25 januari 2019 Geachte leden van het college,

ln het kader van de controle van de jaarrekening 2018 van gemeente Hof van Twente brengen wij u hierbij verslag uit omtrent onze bevindingen naar aanleiding van onze interimcontrole.

ln onze management letter rapporteren wij over onze bevindingen en verbeterpunten op het gebied van uw administratieve organisatie en interne beheersing.

Onze bevindingen vloeien voort uit onze gebruikelijke werkzaamheden voor de jaarrekeningcontrole, die naar onze mening van belang zijn voor het

management en het College. Dit heeft tot doel om vanuit onze natuurlijke adviesfunctie een bijdrage te leveren aan het zelfcontrolerende vermogen van uw organisatie.

Wij volgen de wijze waarop binnen de gemeente Hof van Twente wordt omgegaan met punten uit onze management letter van voorgaand jaar. Wij stellen daarbij punten opnieuw aan de orde indien wij van mening zijn dat nadere aandacht van het management nog steeds op zijn plaats is.

Wij hebben de concept management letter op 8 januari jl. toegelicht en besproken met de concern controller en afgevaardigde van de ambtelijke organisatie.

Wij bedanken de medewerkers van de gemeente Hof van Twente voor de open en constructieve samenwerking bij het verrichten van onze controlewerkzaamheden en de totstandkoming van onze rapportage.

Tot het verstrekken van nadere toelichting zijn wij graag bereid.

Hoogachtend,

~~et~rlands) N.V.

\ ^/

~/J

(t bakertilly

Inhoud

1 Algemeen beeld van de gemeente 4

2 Bevindingen 2018 7

3 Follow-up voorgaande jaren 10

4 Automatisering 14

5 Fraude 18

6 BBV en rechtmatigheid 19

7 Actualiteiten ." 25

3

Baker Tilly (Netherlands) N.V.

contactpersonen:

M.C.J.M. Bekker RA Director Audit

m.bekker@bakertilly.nl drs. W.W.L.A. Wentink RA Manager Audit

w.wentink@bakertilly.nl Kantoorgegevens:

Baker Tilly (Netherlands) N.V.

Burgemeester Roelenweg 14-18 8021 EV Zwolle

Postbus 508 8000 AM Zwolle

1 Algemeen beeld van de gemeente

Inleiding

Uw gemeenteraad heeft ons opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2018. Het doel van onze jaarrekeningcontrole is het vormen van een oordeel over de getrouwheid en de rechtmatigheid van de jaarrekening als geheel, zoals bedoeld in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO). De controle van de jaarrekening bestaat onder meer uit het uitvoeren van een risicoanalyse. Deze risicoanalyse bepaalt onze controleaanpak waarbij de samenstelling en omvang van de werkzaamheden wordt bepaald die noodzakelijk zijn voor het verkrijgen van voldoende controle-informatie ter

onderbouwing van ons oordeel. Onze risicoanalyse en de daarop gehanteerde controleaanpak richten zich echter niet alleen op de jaarrekening zelf, maar ook op de interne beheersing van uw gemeente. Hoe beter die functioneert, hoe meer zekerheid er bestaat dat de opgeleverde informatie betrouwbaar is, zowel tussentijds als bij de jaarrekening. Omdat deze interne beheersing het gehele jaar goed dient te functioneren, hoeven wij met de aanvang van onze controle niet te wachten totdat de jaarrekening gereed is. Onze interimcontrole vindt daarom voor een belangrijk deel al in de tweede helft van het boekjaar plaats.

Voor de jaarrekeningcontrole onderkennen wij een aantal risicogebieden, die een verhoogd risico met zich meebrengen op een materiële fout in uw jaarrekening. Deze risicogebieden zijn hieronder weergegeven. Opname van het risicogebied in deze opsomming betekent overigens niet dat dit risico ook

manifest wordt bij uw gemeente. Het is slechts bedoeld om aan te geven dat wij hier tijdens onze controle extra aandacht aan zullen besteden.

• Rechtmatigheid aanbestedingen;

• Betalingsverkeer (beheersing uitgaande geldstromen);

• Waardering en beheersing voorraden (grondexploitaties);

• Management override of controls - het risico op het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen die anderszins effectief lijken te werken - door het management, de directie of het college (met name bij memoriaalboekingen en de oneigenlijke beïnvloeding van schattingsposten, i.c. voorzieningen).

Naast bovenstaande onderwerpen zullen wij in het kader van onze jaarrekeningcontrole 2018 tevens specifieke aandacht besteden aan:

• Prestatielevering inkopen en sociaal domein

• Cybersecurity

Wellicht ten overvloede merken wij op dat onze interimcontrole zich niet verder heeft uitgestrekt dan noodzakelijk is om tot een oordeel te komen over de jaarrekening 2018. Het onderzoek is dus niet primair gericht op het signaleren van alle aandachtspunten in de administratieve organisatie en interne beheersing. Hieronder vallen ook die procedures die zijn gericht op de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde informatiesystemen.

Verder is onze jaarrekeningcontrole niet specifiek gericht op het ontdekken van alle mogelijke onregelmatigheden waaronder fraudes. Als wij een specifiek onderzoek naar fraude hadden ingesteld, dan hadden wij mogelijk aanvullende zaken gevonden die wij zouden hebben gerapporteerd. ln deze rapportage zijn de bevindingen en aanbevelingen opgenomen die voortvloeien uit de door ons uitgevoerde werkzaamheden en die naar onze mening voor de directie, het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad van belang zijn.

~ bakertilly

Beeld interne beheersing

Een goede interne beheersing is voor uw gemeente van belang voor het realiseren van doelstellingen en op een betrouwbare wijze verantwoording afleggen over de realisatie daarvan. Wij zien dat binnen uw gemeente aandacht is voor de interne beheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne beheersing. Dit blijkt onder meer uit het feit dat uw gemeente beschikt over een verbijzonderde interne controlefunctie die werkt vanuit een intern controleplan. Wij constateren dat ten tijde van de interimcontrole, in vergelijking tot voorgaande jaren, door personele mutaties minder interne controles zijn uitgevoerd en afgerond. Wij vragen daarvoor uw aandacht. U heeft overigens aangegeven dat deze achterstand voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole 2018 ingelopen zal worden.

Het intern controleplan zal steeds belangrijker worden als gevolg van het in de toekomst verplicht worden van een rechtmatigheidsverklaring door het college.

Het plan zal, om als kader te kunnen dienen teneinde tijdig invulling te kunnen geven aan de rechtmatigheidsverklaring die vanaf 2021 verplicht wordt, nog wel een flinke kwaliteitsimpuls moeten krijgen. Wij noemen in dat kader een opbouw waarbij gestart wordt met de financiële omvang van posten en stromen en het koppelen van deze posten en stromen aan relevante wet- en regelgeving. Wij zijn vanzelfsprekend bereid om daar met uw interne controlefunctionaris over te sparren. Daarnaast is het van belang om per post en stroom te bepalen of het mogelijk is om systeemgericht te controleren (werking van het proces) danwel dat het noodzakelijk is gegevensgericht (output) te controleren. Voor dit laatste is ook van belang dat de gemeente beschikt over

procesbeschrijvingen, waaruit blijkt hoe interne controles er precies uitzien. Om dit scherp in beeld te brengen is het belangrijk procesbeschrijvingen opstellen en waar deze reeds voorhanden zijn, deze te verfijnen voor de "key-controls". Deze "key-controls" zitten vaak bij de rollen in functiescheiding van controlerend en autoriserend. Belangrijk hierbij is om de "key-controls" zo scherp mogelijk te beschrijven aan de hand van de 6W's (wie, wat, waarom, wanneer, met welke informatie en wat wordt vastgelegd) zodat iedere betrokken functionaris weet wat er van hem of haar verwacht wordt. Daarnaast adviseren wij u blijvend aandacht te besteden aan het up-to-date houden van deze procesbeschrijvingen.

Een adequate beschrijving en toereikende inrichting en werking van de interne beheersing vormt de basis om voor de verbijzonderde interne controle en door ons als accountant over te gaan van een gegevensgerichte naar een organisatiegerichte controlestrategie. Hierdoor wordt het mogelijk om te steunen op de maatregelen van interne beheersing waardoor minder gegevensgerichte detailcontroles hoeven te worden uitgevoerd. Daarnaast biedt een toereikende inrichting en werking van de interne beheersing ook een goede grondslag voor de toekomstige rechtmatigheidsverklaring van het college. Wij verwijzen u naar de sectie actualiteiten voor meer informatie over de rechtmatigheidsverklaring van het college.

Tot slot heeft u aangegeven dat, vanwege het afhaken van een externe opsteller, door uw organisatie nog geen frauderisicoanalyse is opgesteld. Wij adviseren u een frauderisicoanalyse op te stellen, inclusief een beschrijving van de bijbehorende beheersingsmaatregelen. Dit kan bijdragen aan een aangescherpt inzicht in de risico's en eventuele leemtes in de interne beheersing, waarmee ook een directe relatie kan worden gelegd naar het risicomanagement in de organisatie.

IT

Uit onze IT audit komt naar voren dat ook op het gebied van automatisering nog verbeteringen mogelijk zijn. Wij adviseren u hieraan prioriteit te geven.

Enerzijds in verband met de risico's die er mee samenhangen. Anderzijds om de IT omgeving de bedrijfsvoering zo goed mogelijk te laten faciliteren. Uw gemeente is immers inmiddels voor meerdere processen afhankelijk van de werking van IT systemen. Wij verwijzen u naar hoofdstuk 4 voor onze bevindingen inzake IT alsook omtrent Cybersecurity.

<t bakertilly

Sociaal domein

Voor boekjaar 2017 heeft uw gemeente, om uw onafhankelijkheid van de zorgaanbieders te vergroten, zelfstandig onderzoek ingesteld naar de

prestatielevering. Ook voor boekjaar 2018 heeft u aangegeven dat u achteraf aanvullende werkzaamheden zult uitvoeren teneinde de prestatielevering vast te stellen. Door het minder afhankelijk zijn van de veelal late informatieverstrekking van zorgaanbieders komt uw eigen planning & controlcyclus minder onder druk te staan. Dit belang zal alleen maar verder toenemen als de systematiek met controleverklaringen van leveranciers van zorg in natura op termijn

verdwijnt. Dit in combinatie met het feit dat de Sociale Verzekeringsbank (SVB) heeft aangegeven de prestatielevering rondom de PGB-bestedingen niet vast te zullen stellen en daarbij van mening is dat dit een taak van de gemeente zelf is.

Een volgende stap voor uw gemeente is om het vaststellen van de prestatielevering te verwerken in de reguliere processen. Hiervoor is het van belang om deze processen op een dusdanige wijze te organiseren dat de benodigde informatie binnen de gemeente beschikbaar is en blijft. Dit kan door het invoeren van aanvullende controles en de implementatie van 'soft-controls' in de vorm van het systematisch vastleggen van de prestatielevering naar aanleiding van huisbezoeken, herindicaties en klachten. Uw gemeente heeft dit onderkend en actie ondernomen.

Controleaanpal;.

Om voldoende zekerheid te verkrijgen ten aanzien van de getrouwheid en rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten in uw jaarrekening dienen wij naast onze systeemgerichte werkzaamheden aanvullende gegevensgerichte werkzaamheden uit te voeren. De omvang van deze aanvullende

gegevensgerichte werkzaamheden is afhankelijk van onze inschatting van de risico's dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten en de kwaliteit van de interne beheersing.

Binnen uw gemeente zijn de volgende processen het meeste relevant als gekeken wordt naar de omvang en/of risico's:

Aanbestedingen;

Inkopen;

• Betalingsverkeer;

• Salarissen;

Subsidieverstrekkingen;

Sociaal domein;

Schattingsproces grondexploitatie;

• Financieel afsluitproces (incl. memoriaalboekingen);

• Automatisering.

Gezien onze bevindingen ten aanzien van de kwaliteit van de interne beheersingsomgeving kunnen wij nagenoeg geen systeemgerichte controle uitvoeren waarbij wij kunnen steunen op interne beheersingsmaatregelen. Daarom hanteren wij een voornamelijk gegevensgerichte controleaanpak. Dit resulteert in een grotere omvang van steekproeven met als gevolg een hogere tijdsbesteding. Onze detailbevindingen die hierna zijn uiteengezet, zijn ter noodzakelijke versterking van uw interne beheersing. Een groot aantal bevindingen komen voort uit vorige jaren en is nog niet opgelost. Wij merken overigens op dat het actieplan dat uw gemeente naar aanleiding van de accountantsrapportages opstelt, kan worden verbeterd door hierin concrete deadlines op te nemen. Wij adviseren u hierin te voorzien.

(t bakerti Lly

2 Bevindingen 2018

Personeel Ondertekening aanstellingsbesluit/

ontslagbesluit

Op basis van onze werkzaamheden gedurende de interimcontrole hebben wij vastgesteld dat op basis van akkoord ten aanzien van de aanstelling door de afdelingsmanager, er in YouForce

automatisch een door de gemeentesecretaris getekend aanstellingsbesluit wordt

gegenereerd, terwijl op basis van het mandaatbesluit de afdelingsmanager door middel van ondermandaat bevoegd is om personeel aan te nemen.

Wij adviseren u om hier een eenduidige lijn in te kiezen en geen gebruik te maken van een digitale handtekening zonder dat de betreffende functionaris de besluitvorming heeft gezien.

Enerzijds kan in overeenstemming met het mandaatbesluit er voor worden gekozen om aanstellingsbesluiten door de daartoe bevoegde afdelingsmanager worden ondertekend. Anderzijds is het een optie om aanstellingsbesluiten of ontslagbesluiten door de gemeentesecretaris te laten tekenen nadat hij daadwerkelijk de besluitvorming heeft beoordeeld.

Geen impact op de jaarrekeningcontrole 2018.

Belastingen Muteren tarieven

De ingevoerde belastingtarieven worden door de allround medewerker belastingen jaarlijks gecontroleerd. Deze controle wordt zichtbaar uitgevoerd op een uitdraai van de tarieven door middel van een aantekening of

controletekens in het desbetreffende bestand.

Binnen VRIS worden de tarieven "bevroren"

na controle en autorisatie. Door de heffingsambtenaar is aangegeven dat er problemen hebben plaatsgevonden tijdens de overgang naar VRIS per 1 september 2018 Hierdoor heeft de autorisatie van de tarieven toen niet plaatsgevonden. Hierdoor is er een achterstand ontstaan in de verwerking van bezwaren en aanslagopleggingen.

De gemeente loopt het risico om bij de aanslagoplegging onjuiste tarieven te hanteren, waardoor de aanslagoplegging in strijd is met de door de gemeenteraad vastgestelde belastingverordeningen.

Wij adviseren u om de conversie naar VRIS te laten toetsen door een IT Auditor. Enerzijds door te ondersteunen door gebreken binnen de applicatie te detecteren en hieromtrent gerichte oplossingen te bieden. Anderzijds kan de auditor, met voldoende controlezekerheid, vaststellen dat de dataconversie volledig is geweest.

Voor de jaarrekening- controle 2018 zullen wij ten aanzien van de eerste 8 maand aanvullende detailwerkzaamheden verrichten aan de hand van de logging binnen GISVG om vast te stellen of er geen onrechtmatige mutaties in de tarieven hebben plaatsgevonden.

Ten aanzien van laatste 4 maanden zullen wij aanvullende detailwerk- zaamheden verrichten om vast te stellen dat bezwaren en aanslagen voor de resterende periode tijdig zijn verwerkt en tegen het juiste tarief.

<t bakertilly

Omgevings- vergunningen Wijzigen tarieven in SquitxO

Het is voor de applicatiebeheerder van Solviteers mogelijk om de tarieven in SquitxO te wijzigen.

Hierdoor loopt de gemeente het risico dat in de berekening van de leges een verkeerd tarief wordt gebruikt, dan wel dat er

gedurende het jaar voor eenzelfde legesregel een verschillend tarief is gehanteerd.

Er vindt logging plaats van de mutaties.

Wij adviseren u om periodiek de logging te controleren om vast te stellen dat de tarieven, conform de door de Raad

vastgestelde legesverordening zijn gedurende het jaar en dat geen wijzigingen meer zijn doorgevoerd.

Voor de jaarrekening- controle 2018 vragen wij u om vanuit de interne controle per jaareinde aan de hand van de logging die aanwezig is te controleren of er

wijzigingen gedurende het jaar hebben plaats- gevonden in de tarieven, of de wijziging is gerechtvaardigd en of hieraan financiële consequenties zijn gebonden.

Omgevings- vergunningen Wijzigen bouwsom

Door ons is geconstateerd dat de opgegeven bouwkosten in SquitxO gewijzigd kunnen worden door de vergunningverlener. Op basis van verdere navraag blijkt dat de mutaties niet worden gelogd binnen SquitxO en ook is het niet mogelijk het vel "Bouwkosten excl." te beveiligen tegen muteren.

Hierdoor loopt de gemeente Hof van Twente het risico dat de vergunningverlener voor bekenden een gunstigere bouwsom- berekening berekent, waardoor de leges op basis van een foutieve grondslag (te laag) worden verantwoord.

De meest voor de hand liggende oplossing is om de

wijzigingsmogelijkheid te beleggen op een functieprofiel die niet betrokken is bij de inhoudelijke beoordeling en verlening van de omgevingsvergunning. Nader onderzoek leert echter dat technisch niet mogelijk is. Derhalve is het noodzakelijk om achteraf steekproefsgewijs door de VIC vast te laten stellen dat de bouwsom juist is.

Voor de jaarrekening- controle 2018 vragen wij u om vanuit de interne controle per jaareinde vast te stellen voor die

gevallen waar de gehanteerde bouwsom in Squitxo afwijkt van de in de aanvraag opgenomen opgave een steekproef uit te voeren en vast te stellen of de afwijking terecht is.

<t bakertilly

Omgevingsvergunning

en

Wijzigen bouwsom

Vanwege de overgang van GISVG naar VRIS per 1 september 2018 zijn de aanslagen over de periode september tot en met heden nog niet opgelegd. Opbrengsten uit hoofde van omgevingsvergunningen en plaatselijke belastingen en heffingen zijn dan derhalve ook nog niet financieel doorgeboekt in Key2Financiën.

De gemeente loopt het risico om de

aanslagen niet binnen de wettelijke termijnen op te leggen met als gevolg dat zij

opbrengsten mislopen.

Wij adviseren u om met hoge prioriteit de problematiek rondom de conversie van GISVG naar VRIS op te lossen, zodat aanslagoplegging alsnog zo spoedig mogelijk kan plaatsvinden.

Indien het niet mogelijk is om de conversie- problematiek op te lossen voor afsluiting van het boekjaar, dan dient u naar beste inschatting een stelpost op te nemen onder de overlopende activa van de nog te ontvangen

heffingen/leges.

<t ^bakerti Lly

3 Follow-up voorgaande jaren

Uitleg: indicator: Nis "nog niet ten uitvoer gebracht", NA is "uitgevoerd maar nog niet afgerond" en A is "afgerond".

Aanbestedingen

Juiste aanbestedingsvorm

Uw gemeente beschikt over diverse interne beheersingsmaatregelen om te waarborgen dat datgene wat aanbesteed moet worden ook daadwerkelijk aanbesteed wordt. Door de wijze waarop het proces nu is ingericht komen eventuele inefficiënties en/of onrechtmatigheden pas achteraf boven tafel. Het is mogelijk dat bij aanbestedingen clustering van opdrachten niet plaatsvindt, waar dit wel wenselijk of verplicht zou zijn. Hierdoor loopt u mogelijk inkoopvoordelen mis, maar daarnaast loopt u ook een rechtmatigheidsissue.

Wij hebben u aanbevolen om met hoge prioriteit maatregelen te treffen die in het proces borgen dat aan "de voorkant" de juiste aanbestedingsprocedure wordt gehanteerd. Dit kan bijvoorbeeld door niet alleen het verplicht stellen van het gebruik van het inkoopstartformulier met daarop een controle door de

inkoopadviseurs of het verplicht inschakelen van de inkoopadviseurs, maar door dit ook af te dwingen (al dan niet geautomatiseerd).

Uw gemeente is bezig om het gehele proces inkoop en aanbesteding in het

gemeentelijk zaaksysteem te bouwen, zodat men gestuurd het proces doorloopt tot en met registratie van het contract.

Daar is ook het Startformulier in opgenomen. Het contractendeel is ook gevuld met alle lopende contracten en vanaf nu lopen alle nieuwe contracten via het proces.

NA Voor de jaarrekeningcontrole 2018 zijn aanvullende waarnemingen noodzakelijk om vast te stellen, of de gemeente mogelijk onterecht niet heeft aanbesteed of een verkeerde

aanbestedingsprocedure heeft gevolgd.

Omgevingsvergunningen

Tijdigheid verantwoorden legesopbrengsten

Wij hebben vastgesteld dat legesopbrengsten inzake omgevingsvergunningen worden genomen op het moment dat de beschikking is verstrekt. Echter op grond van de legesverordening 2017 van de gemeente Hof van Twente, Titel 2.3 is het moment van in behandeling nemen van de legesaanvraag leidend.

ln de huidige systematiek is de afgrenzing van de verantwoorde opbrengsten onjuist.

Hetzelfde artikel is opgenomen in de legesverordening 2018, u heeft aangegeven voornemens te zijn als gevolg van het artikel een stelpost op te blijven nemen.

A Wij zullen gegevensgerichte werkzaamheden uitvoeren in het kader van de jaarrekeningcontrole 2018 ten aanzien van de verantwoorde stelpost teneinde de juiste afgrenzing van de opbrengsten vast te stellen.

Omgevingsvergunningen Geen follow up

Plantoetser = vergunningverlener

Ook hebben wij vastgesteld dat de plantoetser (verantwoordelijke voor de collegiale toetsing) zelf ook een vergunningverlener is, waardoor het voor de betreffende medewerker mogelijk is om zelfstandig de aanvraag te beoordelen en

Voor de jaarrekeningcontrole 2018 vragen wij u om aan de hand van de logging binnen Squitxü te onderzoeken welke aanvragen door de plantoetser als vergunningverlener zijn behandeld en hier een steekproef op uit te voeren.

(t bakerti Uy

10

de beschikking te verlenen zonder collegiale toetsing. Hierdoor ontstaat een ongewenste controletechnische functieverm enging.

Personeel Standenregister

Uw gemeente heeft de verwerking van de salariskosten belegd bij de gemeente Wierden. De mutaties die door de gemeente Wierden verwerkt worden zijn onderwerp van een steekproefsgewijze interne controle binnen uw gemeente.

Hiermee stelt u de juistheid van de door de gemeente Wierden verwerkte mutaties vast.

Het risico bestaat dat een mutatie - met name in de vorm van uitdiensttreding of werktijdvermindering - niet wordt doorgevoerd in de salarisadministratie door de gemeente Wierden. Op deze manier blijft de mutatie buiten de

salarisadministratie en zal deze ook niet aan de steekproefsgewijze controle van uw gemeente onderhevig zijn. Het risico bestaat dat salarissen onterecht uitbetaald worden.

Wij hebben u geadviseerd een overzicht met mutaties op te laten stellen met daarin alle mutaties die bij P&O zijn ontvangen en op basis daarvan een verwachting van salariskosten en fte's op te bouwen (SOLL) en deze afte stemmen met de van de gemeente Wierden ontvangen mutatieoverzichten (1ST).

Eventuele verschillen zullen daarbij moeten worden verklaard.

ln de loop van 2018 zijn alle I NA processen gedigitaliseerd,

waaronder ook de processen in- en uitdiensttreding en werktijdwijzigingen.

ln 2018 is steekproefsgewijs controle uitgevoerd op mutaties die hierop betrekking hebben.

Ten behoeve van de jaarrekeningcontrole 2018 dienen voor de vaste mutaties alsnog te worden vastgesteld of deze volledig en tijdig zijn verwerkt door de interne controle, voor zover deze nog niet via het gedigitaliseerde proces binnen YouForce hebben gelopen.

Inkopen Prestatielevering

Door digitalisering kunnen facturen steeds makkelijker gemanipuleerd worden,·

hetgeen kan resulteren in foute of frauduleuze facturen. Het vaststellen of een prestatie daadwerkelijk geleverd is, wordt daarmee belangrijker. De prestatie- verantwoordelijken en (indirect) de budgethouders binnen de gemeente Hof van Twente zijn belast met het vaststellen van de prestatielevering. De documentatie die voor deze controle wordt gebruikt, wordt echter niet consequent bewaard of gekoppeld aan de inkoop.

Het risico bestaat dat de controle op prestatielevering niet consistent controleer- baar/ traceerbaar is doordat relevante informatie niet bewaard wordt of niet toegankelijk is, waarmee de rechtmatigheid van de factuur niet is onderbouwd.

Wij hebben u geadviseerd om beleid te formuleren wanneer en hoe de prestatielevering zichtbaar gedocumenteerd moet worden. Voor inkopen die

Er is een plan van aanpak I NA voor het contractenbeheer

opgesteld. Invoering hiervan is echter nog niet zo ver dat dit effectief is geweest in 2018. Om volledig aan deze aanbeveling tegemoet te komen, zal dit systeem geïmplementeerd moeten worden. Daar zullen we de komende tijd nog mee bezig zijn.

Als gevolg hiervan dienen wij aanvullende gegevensgerichte werkzaamheden uit te voeren om vast te stellen dat voor de verantwoorde inkopen ook prestaties geleverd zijn.

<G bakerti Uy

direct aan een contract gelinkt zijn, kan actief contractbeheer een nuttig instrument zijn om de prijscomponent van de prestatielevering te controleren.

Wij adviseren u om de controle op prestatielevering te documenteren voor eenmalige of unieke inkopen en voor terugkerende inkopen waar geen contract aan ten grondslag ligt. Dit zijn populaties die het meest gevoelig zijn voor fouten en afw ijkingen.

Sociaal domein

Naast het bespreken (en registreren) van de prestatielevering met cliënten kan ook een klachtenprocedure van de gemeente gebruikt worden om, naast het verbeteren van dienstverlening aan cliënten, aanbieders te monitoren. Hierbij is het van belang cliënten (bijvoorbeeld in de indicatiestelling) erop te wijzen dat klachten niet enkel bij de leverancier kenbaar gemaakt moeten worden maar ook bij de gemeente. Een analyse van de te betalen eigen bijdrage voor diverse zorgvormen kan ondersteunen bij de vaststelling van de prestatielevering; een cliënt die een eigen bijdrage betaalt, zal sterk geneigd zijn een signaal te geven als de dienst niet wordt ontvangen.

Naast het bespreken (en registreren) van de prestatielevering met cliënten kan ook een klachtenprocedure van de gemeente gebruikt worden om, naast het verbeteren van dienstverlening aan cliënten, aanbieders te monitoren. Hierbij is het van belang cliënten (bijvoorbeeld in de indicatiestelling) erop te wijzen dat klachten niet enkel bij de leverancier kenbaar gemaakt moeten worden maar ook bij de gemeente. Een analyse van de te betalen eigen bijdrage voor diverse zorgvormen kan ondersteunen bij de vaststelling van de prestatielevering; een cliënt die een eigen bijdrage betaalt, zal sterk geneigd zijn een signaal te geven als de dienst niet wordt ontvangen.

Ten aanzien van het sociaal] NA domein is er mee begonnen een specifiek controleplan te schrijven voor Hof van Twente. ln dit wordt een keuze gemaakt voor andere

beheersmaatregelen. ln de aanbestedingsprocedure voor hulpmiddelen en dienstverlening (HO, OMD, OZL, CW) stellen we wel als eis dat de aanbieder zelf een klachtenprocedure · heeft. En periodiek moet hierover aan het college worden gerapporteerd.

Voor 2018 zullen wij gebruik maken van de controleverklaringen bij de productie-

verantwoording van de zorgaanbieders om de prestatielevering vast te stellen.

Prol:esbeschrijvingen

Een belangrijk bevinding die nog niet is opgepakt heeft betrekking op het opzetten van procesbeschrijvingen met daarin een verfijning van de "key- controls". Het is belangrijk om de "key-controls" zo scherp mogelijk te beschrijven aan de hand van de 6W's (wie, wat, waarom, wanneer, met welke informatie en wat wordt vastgelegd} zodat iedere betrokken functionaris weet wat er van hem of haar verwacht wordt.

Daarnaast adviseren wij u blijvend aandacht te besteden aan het up-to-date houden van deze procesbeschrijvingen. Door dit te doen krijgt u beter inzicht in de interne beheersing. Een toereikende inrichting en werking van de interne

Op dit moment zijn er van I NA diverse processen

procesbeschrijvingen beschikbaar. Echter voldoen deze niet aan de vereisten van de

accountant. Wel wordt in het interne controleplan dat jaarlijks geactualiseerd worden per proces de beheersmaatregelen

Voor de jaarrekeningcontrole zal hoofdzakelijk een gegevensgerichte controleaanpak worden gekozen met veelal uitgebreidere steekproeven en

detailcontroles.

<t bakertilly

12

beheersing is de basis voor betrouwbare financiële informatievoorziening.

Daarnaast biedt een toereikende inrichting en werking van de interne beheersing ook een goede grondslag voor de toekomstige rechtmatigheidsverklaring van het college.

benoemd. ln de komende jaren zal Hof van Twente in samenwerking met andere gemeenten toewerken naar een nieuwe systematiek, waarmee de

controleverklaring van het college gerealiseerd kan worden. ln 2018 zien we er op toe dat in de

procesanalyses die in het kader van de organisatie- ontw ikkeling gemaakt worden, het systeem van de 6 W's herkenbaar naar voren komen.

<é bakertilly

4 Automatisering

4.1 Algemeen

IT wordt een steeds belan!Jijker onderdeel van de bedrijfsvoering en daarmee ook van de

jaarrekeningcontrole. ln dit hoofdstuk -wïHen wij u informeren over onze bevindingen met betrekking tot de betrouwbaaheid en continuïteit van de geautomatiseerde

gegevensverwerking. ln deze rapportage vindt u onze bevindingen met betrekking tot de general IT controls waaronder logische

toegangsbeveiliging en de uitkomsten

van ons ondE!IZOek naar Cybersecurity bimen uw organisatie.

• Aanda~htsgeb1.,,

• Op basis van de door ons uitgevoerde werkzaamheden hebben wij onze

• inschatting van de kwaliteit van uw IT systeem en/of applicatie achter elk ' aandachtsgebied opgenomen. Hierbij hebben wij de volgende

onderverdeling gemaakt om de kwaliteit weer te geven:

• flllliJP

~enodigd verbetering op (korte) termijn .rgente verbetering vereist

Aandiio, ·MS\..untet ^{oi ... it IT .omgeving} e/0 il)t< , iele ro, ~t....

Als onderdeel van onze controle hebben wij aandacht besteed aan de inrichting van de algemene IT-omgeving van uw organisatie. Een specifiek item met betrekking tot de IT -omgeving waarop wij ons hebben gericht is cybersecurity. Anno 2018 biedt de digitale wereld veel kansen maar hieruit volgen ook risico's. Incidenten door cybercrime vinden steeds vaker plaats,

• waardoor bestuurders zich hierop moeten voorbereiden, net als op

• incidenten door bijvoolbeeld fraude of brand. Orn bij te dragen aan deze

• bewustwording hebben wij dit onderwerp als onderdeel van de interim- : controle besproken binnen uw organisatie .

• Om u inzicht te geven in de kwaliteit van de algemene IT-omgeving en : specifiek over cybersecurity is in paragraaf 4.2 een overzicht opgenomen

van aandachtspunten uit de meest relevante IT-aandachtsgebieden .

Let op: De punten uit paragraaf 4.2 volgen uit interviews met medewerkers uit uw organisatie. De resultaten zoals weergegeven representeren derhalve de opzet. Wij hebben geen werkzaamheden verricht om vast te stellen dat de omgeving is ingericht zoals ons in de interviews beschreven is.

Het doel van onze analyse op uw inrichting van cybersecurity is niet om hierover een oordeel te geven, maar om over het belang van cybersecurity in discussie te tredeo. Hiemiee willen iMj bereiken dat u zich bewust bent van het belang van cybersecurity en hierdoor dit lllema binnen uw organisatie op een passende wijze kunt incorporeren. De basis van onze analyse is een enquête die vanuit onze beroepsorganisatie uitgedragen wordt en die in een interview met ons door uw medewerkers is ingevuld.

.and; ·hts' 1ntefl 11 ,cl 1e ti .~ tani 1sb.,., Jîgm

Logische toegangsbeveiliging is één van de onderdelen van de IT omgeving.

Dit onderdeel is voor de betrouwbaarheid van uw gegevensverwerking van groot belang, omdat u hiermee functiescheidingen binnen de organisatie waarborgt dle fouten en fraude dienen te voorkomen. Daarom voeren JMj uitgebreidere testwerkzaamheden uit op de logische toegangsbeveiliging van relevante applicaties, dan op de onderdelen zoals beschreven in paragraaf 4.2. ln paragraaf 4.3 is onze inschatting van de kwaliteit van uw logische toegangsbeveiliging met betrekking tot de IT (informatie) systemen opgenomen.

ln paragraaf 4.3 visualiseren wij op basis van een vijftal bouwstenen uw inrichting van logische toegangsbeveiliging. De indeling hiervan is gemaakt vanuit het perspectief van de jaarrekeningcontrole. Indien wij een ander onderzoek zouden uitvoeren, zullen deze bouwstenen en hun indeling mogelijk afwijken.

<t ^{bakerti Uy}

14

C)

C:

C:

Cl)

~ Cl)

'- '- C'O C'O

·-

"C Q.

-

E

-

~ '-

Cl)

Q.

.c

- _E

C:

-

Q.

U)

·-

_>

"C

,ct

f- -

N

.

'q'

4.2 Aandachtspunten cybersecurity

Cybersecurity:

bewustw ording als belangrijk wapen

Malafide organisaties verdienen in de huidige tijd veel geld door organisaties te hacken. Vaak is het een kWestie van tijd voordat WI organisatie te ^maken

krijgt met cybercrime. En niet zelden ligt menselijk handelen daar aan ten grondslag. Oe vraag hoe uw organisatie zich kan wapenen is dan ook een terechte. Absolute veiligheid bestaat echter niet, maar bewustwording bij bestuocders en werknemers is nog steeds een belangrijk wapen in de strijd.

Om uw digitale weerbaarheid te verflogen, het vermogen om te incasseren en om snel te kunnen reageren, zijn wij in gesprek met u gegaan over cybersecurity in uw organisatie.

Identify

Recover Protect

Uw Score

Respons e

Detect

<9 bakertilly

16

4.3 Aandachtspunten logische toegangsbeveiliging

Bouwstenen voor Toegangsbeveiliging

Wij onderscheiden vijf bouwstenen ten aanzien van toegangsbeveiliging, waarbij bouwstenen gestapeld, naast een sterke IT beheersing, ook de meeste controlezekerheid opleveren.

Beperkingen in de onderliggende steen, zorgt voor een verzwakking van de bovenliggende stenen. Een toelichting:

1. Databases: Basis voor toegangsbeveiliging van een applicatie is dat de applicatie de enige toegangspoort is en dat niet rechtstreeks op de database gemuteerd kan worden.

2. wachtwoorden: Sterke, regelmatig wijzigende wachtwoorden zijn de basis voor toegangsbeveiliging, samenhangend met bewustzijn bij medewerkers.

3. Hoge rechten: Voor het beheersen van autorisaties is het cruciaal dat de rechten tot het aanpassen van rechten zijn beperkt tot medewerkers die geen belang hebben bij aanpassingen.

4. Gewenste situatie: ledere organisatie zal moeten bepalen wat de gewenste inrichting is ten aanzien van rechten, gericht op het afdwingen van kritische functiescheidingen 5. Beheersen mutaties: Wanneer de gewenste

situatie is ingericht, verwachten wij een beheerst proces ten aanzien van het toekennen, ontnemen en wijzigen van rechten inclusief monitoring en controle.

Wachtwoordbeleid en databasetoegang

l'!'.iiiiiiiiii

•

- --

Wachtwoordbeleid

Het wachtwoordbeleid van de aanwezige appllcanes kent

voldoende voorwaarden als het wachtwoordbelerd voor het 0 operatrng system. Hierdoor wordt het nsrco op ^"O

l

ongeautonseerde toegang tot applicaties beperkt en is ::, '< ^{:,;: (1) C} ~

voldoende de authenticiteit van de gebruiker gewaarborgd ^{(C N VI} JJ ^JS.

en (/)

'< en ? Q.

ro 3 Databasetoegang

De directe schrijfrechten op de databases zun adequaat ingericht

=

Autorisatiebeheer

•ia ••

--~ ---~ -- -- -

Hoge rechten

0 ^(/) Aonurustratouecnten zun rn meerdere gevallen uitgegeven aan _{zaVI "O} ^:,;: !:.

~(1) ro

rnedewerkers rnet een functie, dre met onamankeup; 1s 111 het kader van ^{VI CO} ro è1

"'

de [aarrekerunqcontrolo Hierrtoor ontstaat een risico op 35 5 ^Cf)

tunctrevermenqmo ^{(C .} Q.

aescnrqven en beheersen mutatieproces

0 ^Cf) Er 1s geen gestructureerd en reproduceerbaar proces ingericht voor

~

zaen "O C:

rn

mutaties rn gebruikers en rechten. Een eindcontrole op mutaties m ^V, ro ^co

i

gebn11kers en rechten vrndt niet plaats 3 5 _(C ?' ^Cf) _Q.

Monitoring en controle _en O:,;: ^Cf) C:

Fen controle op de inrichting van de rollen en rechten en de actieve ~?il ^;a(l) fü'

gebnukers vindt ad hoc plaats Fehler wordt deze controle niet ro 21 ~ ^{V, _.,.}

gedocumenteerd 3

.zl

~

<G ^bakerti Lly

5 Fraude

Als onderdeel van onze controle hebben wij u verzocht inzicht te geven in uw inschattingsproces rondom de risico's dat de jaarrekening een materiële afwijking zou kunnen bevatten als gevolg van fraude. Hierbij gaat het om de aard, omvang en frequentie van deze inschattingen, het proces dat het college daarbij hanteert en ook de communicatie daarover met het personeel en met de gemeenteraad, het toezichthoudend orgaan.

Uit de gesprekken die wij met u hebben gevoerd blijkt dat u belang hecht aan het vermijden en ontdekken van fraude. Gemeente Hof van Twente heeft echter geen geformaliseerde frauderisicoanalyse, gericht op het risico van onrechtmatige onttrekkingen van geld en/of goederen aan de gemeente. Hiermee wordt de kans vergroot dat zich onvoorziene omstandigheden voordoen met grote (financiële) gevolgen als gevolg van fraude. ln het interne controleplan is structureel aandacht voor risico's. Op basis van de (fraude) risico's worden beheersmaatregelen ingezet. Daarnaast worden er nog diverse bestandsvergelijkingen gedaan.

Echter heeft dit nog niet geleid tot een gedegen frauderisicoanalyse. Wij verzoeken u prioriteit te geven aan het opstellen van een frauderisicoanalyse en de inhoud daarvan te delen met de auditcommissie.

Van de accountant wordt op grond van de regels van de beroepsorganisatie NBA een professioneel-kritische houding verwacht ten aanzien van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude. Ter invulling van deze houding zal de accountant een inschatting moeten maken van de frauderisico's, zich een beeld moeten vormen van de maatregelen van interne beheersing die de organisatie heeft getroffen om mogelijke fraudes van materieel belang te voorkomen en moeten bezien of deze maatregelen effectief zijn.

Wanneer sprake is van een aanwijzing voor fraude, zal de accountant dit moeten communiceren met, afhankelijk van de aard van de fraude, de direct leidinggevende, het college en, in sommige gevallen (fraude in de top van de organisatie) en wanneer onvoldoende herstelwerkzaamheden worden ondernomen, de raad.

Om invulling te geven aan de eerdergenoemde verplichting hebben wij een fraudediscussie gevoerd binnen het controleteam. Bij gesprekken met

vertegenwoordigers van uw gemeente is het onderwerp fraude betrokken, waarbij wij de nadruk hebben gelegd op de eventuele mogelijkheden van materiële onjuistheden als gevolg van fraude in relatie tot de jaarstukken en op preventieve maatregelen daarbij. Van deze vertegenwoordigers hebben wij geen signalen ontvangen dat er onregelmatigheden zijn geconstateerd.

Daarnaast hebben wij conform onze beroepsregels zelfstandig werkzaamheden uitgevoerd die erop waren gericht om het risico van het 'omzeilen' van de interne beheersingsmaatregelen door het management te detecteren. Hoewel wij, zoals hiervoor beschreven, een kritische houding hebben ten opzichte van risico's van fraude, merken wij op dat onze controle niet specifiek gericht is op het ontdekken van fraude.

Tijdens de uitvoering van onze interimcontrole hebben wij geen aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van fraude.

(t bakertilly

18

6 BBV en rechtmatigheid

Rechtmatigheidsmededeling

Met ingang van 2021 dient het College van Burgemeester en Wethouders van uw gemeente een rechtmatigheidsmededeling af te geven in de jaarstukken. ln de periode tot het voorjaar van 2019 bereidt het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties de wijziging van de Gemeentewet voor, deze wordt vervolgens ter consultatie aan de VNG aangeboden. Inmiddels zijn een aantal gemeenten reeds aan de slag gegaan met de voorbereidingen om te komen tot de rechtmatigheidsmededeling. Hoewel natuurlijk nog niet vaststaat hoe de mededeling eruit komt te zien en dus ook niet welke werkzaamheden moeten worden verricht om te komen tot die mededeling, is het verstandig om al aan de slag te gaan met de voorbereidingen.

De ervaring van de introductie van het rechtmatigheidsoordeel door de accountant, maar ook rondom de transities in het sociaal domein, hebben bewezen dat de definitieve wetgeving dusdanig laat kan rondkomen, dat de tijd tot daadwerkelijke implementatie erg kort is geworden met alle consequenties van dien. Een goede voorbereiding en gebruik maken van de tijd die nog beschikbaar is, is essentieel.

Waardering GREXEN

Gemeenten dienen de waardering van grondexploitaties t.b.v. de jaarrekening deugdelijk te onderbouwen. Wij vragen in dat kader specifieke aandacht voor de volgende punten:

• Programma/planning: Juist in deze turbulente markt is marktconforme en actuele onderbouwing van programma/planning noodzakelijk. Niet alleen in relatie tot een lokale behoefte, maar ook op de schaal van de regio. Onderbouwd moet worden dat het aanbod de vraag niet overstijgt (meerjarig) en dat de planning realistisch is.

Prijs: De grondprijzen stijgen in Nederland, maar dat is ook sterk locatie-afhankelijk. Een deugdelijke en actuele onderbouwing van uw grondprijzen is noodzakelijk om de marktconformiteit vast te stellen. Een periodieke onafhankelijke taxatie voorziet hier in.

Parameters: ln Nederland worden forse prijsstijgingen woningbouw in 2018 verwacht van 7% tot 11 %, een en ander vanzelfsprekend afhankelijk van regio. Het zelfde geldt voor mogelijke bovengemiddelde stijging GWW-kosten in 2018 van ca. 3% tot 5%. Voor de korte en middellange termijn is het nodig om de door u gehanteerde kosten- en opbrengstenstijging op marktconformiteit te onderbouwen.

Plankosten: Huidige marktomstandigheden (zoals druk op woningmarkt en behoefte aan planologische bouwcapaciteit) kunnen forse weerslag hebben op planontwikkelingskosten. Het is daarom noodzakelijk om uw plankostenramingen inzichtelijk te onderbouwen. Een raming op basis van algemene normen is daarbij in de regel niet voldoende.

• Civieltechnische werken (CTW): Ramingen CTW dienen niet alleen actueel te zijn, ook moet de betrouwbaarheid kunnen worden vastgesteld (audittrail}.

Risicoanalyse: Gefundeerde risicoanalyse is noodzakelijk, temeer omdat er bij tussentijds winstnemen onder voorwaarden rekening kan worden gehouden met (onderbouwde) risico's.

<9 bakertilly

Tussentijdse winstneming

De commissie BBV heeft in de Publicatie Vragen & Antwoorden 1 e helft 2018 recent verduidelijkt dat uitgangspunt bij (tussentijdse) winstneming de waardering van grondexploitaties tegen nominale waarde is (vraag 17.t1 .03). Hiermee wordt de meer gangbare term "eindwaarde" in grondexploitaties bedoeld. Dat betekent dat een berekening van tussentijdse winstneming op contante waarde niet is toegestaan. De methodiek geeft wél ruimte om in de berekening rekening te houden met planrisico's, mits deze relevant en goed onderbouwd zijn. Een deugdelijke risicoanalyse is daarbij dus een voorwaarde.

Het gaat bij het bepalen van risico's uitdrukkelijk niet om risico's ten aanzien van (macro) ontwikkelingen of om risico's die samenhangen met mogelijke programmatische aanpassingen van een grondexploitaties waarover de gemeenteraad nog moet besluiten. Wij verwijzen hiervoor naar de 'Aanvulling notitie grondexploitatie: Tussentijds winst nemen (PCC-methode)', die door de commissie BBV in maart 2018 is gepubliceerd.

Kadernota rechtmatigheid

Met de publicatie van de bijgestelde kadernota rechtmatigheid komen de voorgaande kadernota maar ook eerder uitgebrachte notities en gepubliceerde vragen en antwoorden te vervallen. Daardoor blijft er één informatiebron over om te raadplegen. De kadernota zal nog worden aangevuld met een schema welke actoren (accountant, rekenkamer, auditcommissie) een rol spelen op dit gebied.

Wijzigingen met ingang van begrotingsjaar 2018

ln de afgelopen 2 jaar zijn diverse wijzigingen in het BBV en overige regelgeving doorgevoerd die implicaties hebben voor de jaarrekening 2018. Hieronder volgt nogmaals een opsomming van de meest relevante publicaties en een verwijzing naar deze regelgeving:

A. Notitie rente 2017 (Commissie BBV, juli 2016).

B. Notitie verbonden partijen (Commissie BBV, oktober 2016).

C. Notitie erfpacht gronden (Commissie BBV, mei 2017).

D. Notitie materiële vaste activa (Commissie BBV, december 2017).

E. Notitie gebeurtenissen na balansdatum (Commissie BBV, maart 2018).

ad A. Notitie rente 20 7

Bij de recente wijzigingen van het BBV en de invoering van de VPB voor de lagere overheden is de toerekening van rente een belangrijk aandachtspunt. ln de notitie rente 2017 wordt ingegaan op de verwerking van de rentelasten en rentebaten in de begroting en jaarstukken.

De Commissie BBV doet de volgende stellige uitspraken:

•

•

•

Het aantrekken en verstrekken van een lening betreft een treasury activiteit. De met deze activiteit gepaarde rentelasten en rentebaten behoren op het taakveld Treasury. Indien een lening specifiek is aangetrokken voor een project of (door)verstrekking (één op één doorlening), is sprake van

projectfinanciering.

Als een rentevergoeding over het eigen vermogen en/of de voorzieningen wordt berekend, dan is deze vergoeding maximaal het rentepercentage dat is gebaseerd op het gewogen samenstel van de (bruto) externe rentelasten over het totaal van de lang en kort aangetrokken financieringsmiddelen.

De omslagrente wordt bij de begroting berekend door de werkelijk aan de taakvelden toe te rekenen rente (in Euro's) te delen door de boekwaarde per 1 januari van de vaste activa die integraal zijn gefinancierd. De omslagrente moet vervolgens op consistente en eenduidige wijze worden toegerekend aan de individuele activa. Het is niet toegestaan om per investering of taakveld te differentiëren in het toe te rekenen rentepercentage. Het bij de begroting gecalculeerde omslagrentepercentage mag binnen een marge van 0,5% worden afgerond.

(9 bakertilly

20

• Indien de werkelijke rentelasten (in Euro's) die over een jaar aan taakvelden hadden moeten worden doorbelast afwijken van de rentelasten (in Euro's) die op basis van de voorgecalculeerde renteomslag aan de taakvelden zijn toegerekend, dan kan de gemeente besluiten tot correctie. Correctie wordt

verplicht gesteld indien de afw ijking groter is dan 25%.

• Het toerekenen van rente aan de taakvelden vindt plaats via het taakveld Treasury. Hiertoe worden alle rentelasten en rentebaten in eerste instantie op het taakveld Treasury geboekt. Dit geldt ook voor de rentebaten en rentelasten van projectfinanciering.

ln aanvulling op de stellige uitspraken doet de Commissie BBV de volgende aanbevelingen:

• De Commissie BBV adviseert het renteschema uit de notitie in de paragraaf financiering van de begroting en jaarstukken op te nemen. Hiermee wordt inzicht gegeven in de rentelasten externe financiering, het renteresultaat en de wijze van rentetoerekening.

• Alhoewel in het BBV de mogelijkheid vooralsnog blijft bestaan om een rentevergoeding (of een vergoeding voor de inflatie) over het eigen vermogen en de voorzieningen te berekenen en deze door te belasten aan de taakvelden, adviseert de Commissie BBV vanwege het verlangde inzicht, de eenvoud en transparantie deze systematiek niet (meer) toe te passen.

ad B. Notitie verbonden partijen De Commissie BBV stelt dat:

• Bijdragen aan gemeenschappelijke regelingen als directe lasten op de taakvelden moeten worden geboekt. De bijdragen worden aan de lastenkant bij gemeenten en batenkant bij gemeenschappelijke regelingen verwerkt zonder afsplitsing van de overhead naar het taakveld Overhead. Aan de lastenkant bij de gemeenschappelijke regelingen vindt de afsplitsing van de Overhead op het taakveld overhead wel plaats.

• Wanneer de gemeenschappelijke regeling overheadtaken van de gemeente uitvoert, dan wordt de bijdrage voor deze gemeentelijke overheadtaken aan de lastenkant bij gemeenten en batenkant bij gemeenschappelijke regelingen wel op het taakveld Overhead begroot en verantwoord.

De Commissie BBV stelt in de notitie verbonden partijen : ln het geval dat formeel juridisch geen sprake is van een verbonden partij door het ontbreken van een financieel belang zoals gedefinieerd in het BBV, maar er wel sprake is van:

• Een structurele bekostiging in overwegende mate van (de activiteiten van) een organisatie via één of meer geldstromen (begrotingsfinanciering, subsidie en overeenkomst van opdracht}; én

• Een bestuurlijk belang;

beveelt de Commissie BBV aan om deze organisaties gezien het maatschappelijke of algemene belang en de mogelijke risico's toch op te nemen in de paragraaf verbonden partijen.

Wij vragen uw aandacht voor de naleving van de notitie verbonden partijen. Een door de raad vastgestelde Kadernota Verbonden Partijen, kan hierbij helpen.

Sturing op en informatie over verbonden partijen (zoals warmtenet, parkeerbedrijf, ontwikkelbedrijf (PPS), havenbedrijf), bijvoorbeeld in de paragraaf 'verbonden partijen' in de jaarstukken, kan verbeterd worden door hierover met de verbonden partijen afspraken te maken, bijvoorbeeld met behulp van Key Performance Indicators (KPl's).

<é ^{bakerti Uy}

ad C Notitie erfpacht gronden

De Commissie BBV heeft de algemene uitgangspunten voor de verantwoording van erfpacht geactualiseerd vanwege de toename van (grond)uitgiften tegen eeuwigdurende erfpacht met periodieke canonbetaling, de invoering van de vennootschapsbelasting en de wijziging van het BBV.

Op grond van de voorgaande notitie erfpacht in het BBV werd bij eeuwigdurende erfpacht met canonbetaling een opbrengst vanwege de contante waarde van de toekomstige pachtsommen en de eventuele juridische restwaarde, als (eeuwigdurende) langlopende vordering verantwoord. Deze langlopende

erfpachtvordering is weliswaar verbonden aan het resterende juridische eigendom van de erfpachtgrond, maar wordt bij de eeuwigdurende periodieke erfpacht als een eeuwigdurende zelfstandig financieel actief verantwoord. Daarmee werd ook voor deze bijzondere situatie recht gedaan aan het BBV- voorschrift dat deze eeuwigdurende erfpachtgrond zelf tegen registratiewaarde moet worden gepresenteerd. Vanwege de administratieve bewerkelijkheid en de nieuwe definitie van "eerste uitgifte" is deze methodiek nu niet meer opgenomen in de notitie.

ad D. Notitie materiële vaste activa

ln december 2017 is de notitie Materiële vaste activa van de Commissie BBV uitgebracht. Deze notitie is direct in werking getreden en is daarom voor een belangrijk deel al in de jaarrekening 2017 verwerkt. De inhoud van de notitie betreft vooral een nadere uitwerking en samenvatting van eerder uitgebrachte notities, alsmede het wijzigingsbesluit, met betrekking tot software, investeringen, onderhoud kapitaalgoederen en de waardering van vastgoed. ln de notitie zijn meerdere stellige uitspraken opgenomen. ln de notitie zijn de volgende bepalingen opgenomen, die van toepassing zijn met ingang van begrotingsjaar 2018:

• Met betrekking tot uitgevoerd onderhoud is in de notitie nadere duiding opgenomen over de verschillen tussen klein onderhoud (ten behoeve van instandhouding) en groot onderhoud (levensduur verlengend) en vervangingsinvesteringen. Een beheerplan voor onderhoud moet periodiek worden bijgesteld, hiervoor is een maximum van vijf jaar aan gekoppeld.

• Voor achterstallig onderhoud (waarbij sprake is van onveilige situaties of kapitaalvernietiging) moet een voorziening worden gevormd. Als de gemeente over onvoldoende middelen beschikt is het toegestaan om het achterstallig onderhoud binnen een termijn van maximaal vier jaar in te lopen.

ad E. Notitie çebeunemssen na balansdatum

ln maart 2018 is de aangepaste notitie van de gebeurtenissen na balansdatum gepubliceerd. Dit is een update van de notitie uit 2008. De notitie bevat primair een verbeterde toelichting van de bestaande regelgeving welke ook beter aansluit bij de regelgeving voor ondernemingen.

Gebeurtenissen na balansdatum worden onderscheiden in twee soorten:

1. Gebeurtenissen die informatie verschaffen over omstandigheden die bestonden op de datum van de jaarrekening; en 2. Gebeurtenissen die informatie verschaffen over omstandigheden die ontstaan zijn na de datum van de jaarrekening.

ln het tijdspad van opstellen en vaststellen van de jaarrekening moeten gunstige en ongunstige gebeurtenissen, die nadere informatie geven over de feitelijke situatie per balansdatum, altijd in de jaarrekening worden verwerkt als deze onontbeerlijk (materieel) zijn voor het inzicht van de raad bij de vaststelling van de jaarrekening en het jaarverslag.

Ct bakertilly

22

Schematisch ziet dat er als volgt uit:

Balansdatum Verwerken

Opmaak- datum jaarstukken (college)

Verwerken indien onontbeerlijk

Datum vaststelling jaarstukken

raad

Gebeurtenissen die nadere informatie geven over de feitelijke situatie per balansdatum maar pas nà vaststelling van de jaarstukken blijken, worden in de begroting van het lopende jaar verwerkt.

Wijzigingen met ingang van begrotingsjaar 20 9

ln 2018 heeft de commissie BBV een tweetal notities gepubliceerd die met ingang van het begrotingsjaar 2019 van toepassing zullen zijn.

1. Notitie structurele en incidentele baten en lasten

Op 30 augustus 2018 is de herziene notitie structurele en incidentele baten en lasten gepubliceerd. Deze notitie zal deel gaan uitmaken van de notitie prospectief inzicht die medio 2019 gepubliceerd gaat worden. ln die notitie wordt ingegaan op de verschillende onderdelen die bij het meerjarig financieel inzicht aangereikt worden vanuit het BBV opdat de raad haar autorisatiefunctie op een adequate wijze kan toepassen. De onderdelen betreffen de kengetallen, resultaatbestemming, geprognosticeerde balans en de structurele en incidentele baten en lasten.

Op grond van artikel 189 Gemeentewet ziet de raad erop toe dat de begroting structureel en reëel in evenwicht is. Met structureel wordt bedoeld dat structurele lasten worden gedekt door structurele baten. Met reëel evenwicht wordt bedoeld dat de geraamde baten en lasten in de begroting en

meerjarenraming volledig en realistisch zijn. Voor het inzicht in de financiële positie op korte en langere termijn is het voor de raad van groot belang om een goed beeld te hebben van het structureel begrotingssaldo.

ln de notitie wordt het onderscheid tussen incidentele en structurele baten en lasten verduidelijkt, zodat de begrippen 'incidenteel' en 'structureel' meer eenduidig toegepast worden. Deze verduidelijking vindt in de notitie plaats door middel van een algemeen kader en diverse uitgewerkte (niet limitatieve) voorbeelden.

ln de notitie zijn de volgende stellige uitspraken en aanbevelingen opgenomen:

• Voor de in het overzicht van incidentele baten en lasten opgenomen posten is een nadere toelichting vereist.

• De Commissie BBV adviseert in de financiële verordening (artikel 212 Gemeentewet) een grensbedrag op te nemen vanaf welke omvang incidentele baten en lasten afzonderlijk gespecificeerd worden in het overzicht van incidentele baten en lasten.

• De Commissie BBV adviseert het structureel begrotingssaldo te presenteren conform het voorbeeld in hoofdstuk 4 van de notitie.

<t bakertilly

2. Notitie geprognosticeerde balans en EMU-saldo. inzicht in de (meerjarige) financiële positie

De nieuwe notitie geprognosticeerde balans en EMU-saldo bevat handreikingen voor het opstellen van de geprognosticeerde (meerjaren)balans en voor de wijze van berekenen van het EMU-saldo. ln de notitie wordt onder meer duiding gegeven aan de betekenis voor raadsleden en andere bestuurders: de bedoeling om meer naar toekomstige ontwikkelingen te kijken en eerder signalen af te geven om daardoor zo nodig bij te sturen. Zo geven de verschillende posten van de geprognosticeerde balans en de kengetallen de raad meer inzicht in de verwachte ontwikkeling van de financiële positie, het risicoprofiel van de financiële positie (risico's van investeringen, bouwgronden in exploitatie en schuldportefeuille) en de mate van flexibiliteit van de exploitatie(begroting).

Meer investeringen en schulden betekenen immers ook structureel hogere vaste afschrijvings- en rentelasten en meer risico's die samenhangen met de investeringen en schuldportefeuille.

Het EMU-saldo kan gezien worden als een extra financieel kengetal, naast de andere vijf verplichte financiële kengetallen zoals de solvabiliteit en de (netto) schuldquote. Het EMU-saldo geeft namelijk in één oogopslag aan of de gemeente via reële transacties netto geld uitgeeft, of dat er netto geld binnenkomt.

Het EMU-saldo van één jaar zegt relatief weinig. Een structureel negatief EMU-saldo is echter reden tot zorg: dit geeft aan dat de gemeente jaar-op-jaar meer geld uitgeeft dan de gemeente ontvangt. Andersom kan het ook onwenselijk zijn dat het EMU-saldo enkele jaren op rij een flink positief saldo vertoont. Dit geeft immers aan dat de gemeente mogelijk onnodig geld oppot, terwijl het geld besteed kan worden aan voorzieningen in de gemeente. Het is aan de raad om het college om een toelichting te vragen en het gesprek aan te gaan.

Onderhanden notities

De commissie BBV heeft besloten om twee nieuwe notities op te stellen. Een daarvan gaat over 'prospectief inzicht': welke informatie is van belang om te betrekken bij het verkrijgen van inzicht in toekomstige ontwikkelingen. Naast de geprognosticeerde balans gaat het bijvoorbeeld ook over indicatoren en kengetallen en de verbanden tussen de verschillende elementen. De andere betreft 'lokale heffingen': wat is het belang, welke informatie is gewenst en welke kosten mogen worden toegerekend.

Verder heeft de commissie besloten om als standaardtermijn voor mogelijke (moet uit evaluatie blijken) herziening van de uitgebrachte notities 4 jaar te hanteren. De notities zullen voortaan meer uitgebreid ingaan op het doel van de notitie is en op het belang voor de verschillende gebruikers van de begroting en verslaggeving. Hierbij kan worden gedacht aan het schetsen van het algemeen kader ten behoeve van raadsleden en het bestuur (gelet op de externe verslaglegging) en/of een nadere (technische) duiding meer gericht op de (ambtelijke) toepassing van het BBV.

Zodra de genoemde notities openbaar worden gemaakt, zullen wij u hierover nader informeren in onze rapportages.

~ bakertilly

24