Advies
Jaarrekening 2015
Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Gelderland-Zuid
Gemeente Nijmegen
Adviesfunctie Gemeenschappelijke Regelingen Clemens Rutten RA
Peggy van Gemert RA/AA
Inhoud
1. Inleiding ... 2
2. Advies ... 4
3. Algemene bevindingen ... 5
3.1. Ontwikkelingen afgelopen jaar ... 5
3.2. Controleverklaring accountant ... 5
3.3. Kengetallen ... 5
3.4. Vennootschapsbelasting ... 5
3.5. Tussentijdse financiële rapportage ... 5
4. Resultaat ... 6
4.1. Resultaatanalyse ... 6
4.2. Voorstel bestemming resultaat ... 7
5. Bezittingen en schulden ... 8
6. Algemene reserve versus risico’s ... 8
1. Inleiding
In de jaarstukken legt de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Gelderland-Zuid (VRGZ) aan de deelnemende gemeenten verantwoording af over het gevoerde beleid in 2015. Voor de
beoordeling van de jaarstukken hebben de gemeenten in de Regio Nijmegen de Adviesfunctie Gemeenschappelijke Regelingen opgericht (hierna: Adviesfunctie). De Adviesfunctie beoordeelt de jaarstukken en brengt hierover advies uit aan de regiogemeenten. Bijzonderheid bij de VRGZ is dat er meer gemeenten in de gemeenschappelijke regeling deelnemen dan alleen deze regiogemeenten.
Deze notitie bevat de uitkomsten van de beoordeling van de jaarstukken 2015. Op 21 april hebben wij onze bevindingen besproken met mevrouw Van Veen (Algemeen Directeur), de heer Bergevoet (Hoofd Financiën & Control) en de heer De Haan (Beleidsmedewerker Financiën & Control).
Tijdschema zienswijze
De jaarrekening 2015 is aan de deelnemende gemeenten aangeboden op 31 maart 2016. Volgens de BRN planning geeft de adviesfunctie een advies aan deelnemende gemeenten op 29 april 2016 en zullen gemeenten uiterlijk 17 juni hun zienswijze indienen. De vaststelling van deze jaarrekening is gepland op 30 juni door het AB. De VRGZ heeft verzocht de gemeentelijke zienswijze in te dienen vóór 27 mei. Omdat gemeenten dit aan de Raad moeten voorleggen en de vergaderfrequentie varieert, is dit voor sommige gemeenten lastig.
De Adviesfunctie verzoekt VRGZ in het vervolg de deelnemende gemeenten meer tijd te geven om hun zienswijze in te dienen. Hierbij aan te sluiten bij de mogelijkheden in de planning die griffiers en gemeentesecretarissen hebben aangegeven. Uiteraard met inachtneming van de planning AB vergaderingen van de VRGZ zelf.
Werkwijze Adviesfunctie
De Adviesfunctie is gepositioneerd bij de gemeente Nijmegen. Vertrekpunt bij de beoordeling van de jaarstukken zijn de Begrotingsrichtlijnen Regio Nijmegen (BRN), vastgesteld door de gemeenten in de Regio Nijmegen. Hieraan wordt getoetst. De beoordeling richt zich daarbij op de financiële
verantwoording en het voorstel over de bestemming van het resultaat. Hieronder valt ook een beoordeling van de risico’s en de vermogenspositie. Daarmee valt een inhoudelijke beoordeling van geleverde prestaties buiten de scope van de Adviesfunctie.
Op basis van de accountantscontrole gaat de Adviesfunctie uit van de juistheid van de
jaarrekeningcijfers en richt de Adviesfunctie zich op een beoordeling van deze cijfers. Daarbij worden de bevindingen in het accountantsverslag meegenomen.
Afwijkende bekostiging C&R versus RAV
De activiteiten van de VRGZ zijn onderverdeeld in twee programma’s. Omdat de bekostiging verschilt per programma wordt het resultaat apart in beeld gebracht en heeft elk programma een eigen algemene reserve.
De uitgaven binnen het programma Crisis- & Rampenbestrijding (hierna C&R) worden betaald met
gemeentelijke middelen, afgezien van een beperkt deel aan Rijksgelden. Daarom mogen de
deelnemende gemeenten een mening hebben over het resultaat en hoe dit wordt bestemd. Als de
algemene reserve te hoog is wordt het overschot uitgekeerd aan de gemeenten.
Voor het programma Regionale Ambulancevoorziening (RAV) geldt dit niet. Dit wordt gefinancierd
met bijdrages van zorgverzekeraars. Daarmee zijn dit geoormerkte gelden en hebben gemeenten
geen zeggenschap over de algemene reserve RAV.
2. Advies
Wij adviseren de deelnemende gemeenten van Veiligheidsregio Gelderland Zuid (VRGZ) om:
A. In te stemmen met de jaarstukken 2015 Crisis- en rampenbestrijding
In te stemmen met de door het Dagelijks Bestuur van de VRGZ gedane bestemmingsvoorstellen om vanuit het positieve resultaat van € 667.000:
B. € 220.000 toe te voegen aan de bestemde reserve vakantiegeld ter dekking van de eenmalige extra last aan vakantiegeld door de invoering van het Individueel Keuze Budget (IKB).
C. € 200.000 toe te voegen aan een bestemde reserve ‘toegangssystemen kazernes’ om een in 2015 goedgekeurde uitgave alsnog te kunnen doen.
D. € 143.000 toe te voegen aan de algemene reserve Crisis- en Rampenbestrijding en hiermee op te hogen naar de streefwaarde van deze reserve.
E. € 104.000 als restant uit te keren aan de deelnemende gemeenten.
Regionale Ambulance Voorziening
In te stemmen met het bestemmingsvoorstel om het negatieve resultaat van € 331.000 F. Te onttrekken uit de (algemene) reserve aanvaardbare kosten RAV
De VRGZ heeft voldoende algemene reserves om de risico’s af te kunnen dekken (zie toelichting in
hoofdstuk 6). Daarom blijft een advies aan de deelnemende gemeenten om de risico’s van het
programma Crisis- en Rampenbestrijding op te nemen in hun eigen paragraaf Weerstandsvermogen
achterwege.
3. Algemene bevindingen
3.1. Ontwikkelingen afgelopen jaar
In het voorwoord noemt de VRGZ een tweetal gebeurtenissen en ontwikkelingen met grote maatschappelijke impact: de grote brand in het wooncomplex De Notenhout en de toestroom en opvang van vluchtelingen. In de inleiding van de jaarstukken (§ 1.3) geeft VRGZ een uitgebreide toelichting op de beleidsinhoudelijke ontwikkelingen.
3.2. Controleverklaring accountant
De jaarstukken zijn door de accountant gecontroleerd. De accountant geeft met een goedkeurend oordeel voor de getrouwheid aan dat 'de cijfers kloppen'. Als het gaat om de vraag of deze volgens de regels tot stand zijn gekomen, waren de aanbestedingsregels een belangrijk onderwerp. Een logisch gevolg van de regionalisering is dat de omvang van de inkopen stijgen. De
aanbestedingsregels worden daarmee ook strenger. Hoewel de accountant positief opmerkt dat de in 2015 aangegane contracten hier wél aan voldoen, is dit nog niet het geval bij de contracten die eerder zijn aangegaan. Om te voorkomen dat dit elk jaar gevolgen blijft houden voor de
accountantsverklaring heeft VRGZ in de jaarrekening een totaaloverzicht opgenomen van de contractwaarde van alle lopende contracten waarbij de EU-aanbestedingsregels niet zijn nageleefd.
Het gevolg is dat de accountant deze meerjarige contractsommen van in totaal € 5,5 miljoen eenmalig in 2015 fout moet rekenen. Dit leidt in 2015 tot een afkeurende verklaring voor de
rechtmatigheid. Het voordeel is echter dat de accountant uitgaven vanuit deze contracten volgende jaren niet opnieuw fout hoeft te rekenen. Dit maakt dat de VRGZ zich kan richten op het verder vormgegeven van haar inkoopfunctie waar de accountant zich positief over uitspreekt.
3.3. Kengetallen
Op basis van de vernieuwde verslaggevingsregels (BBV) heeft VRGZ dit jaar financiële kengetallen opgenomen (zie jaarstukken § 4.4). Hieruit blijkt dat de schulden van VRGZ zijn gestegen. Dit is logisch omdat voor de overname van de kazernes leningen zijn aangetrokken.
3.4. Vennootschapsbelasting
Vanaf 2016 moeten overheden vennootschapsbelasting (VPB) gaan betalen over de winst die ze met hun ondernemingsactiviteiten maken. Landelijk zijn de veiligheidsregio’s in gesprek met de
Belastingdienst over de vraag welke activiteiten hier onder vallen. In loop van 2016 wordt meer duidelijkheid verwacht.
3.5. Tussentijdse financiële rapportage
De begroting wordt voorafgaand aan het boekjaar opgesteld. Gedurende het jaar kunnen
begrotingswijzigingen worden doorgevoerd, maar dit gebeurt beperkt. Wel wordt een tussentijdse financiële rapportage opgesteld (peildatum: tot en met augustus), welke begin december in het AB wordt behandeld. Uit de hiernavolgende resultaatanalyse blijkt dat deze rapportage een goede indicatie geeft van het jaarresultaat. Echter, de hierin opgenomen bijstellingen zijn niet formeel als begrotingswijziging verwerkt. Daarom worden de realisatiecijfers in de jaarrekening niet hiermee vergeleken.
De Adviesfunctie adviseert VRGZ om in de jaarstukken mee te nemen wat de verwachting was in de
tussentijdse financiële rapportage.
4. Resultaat
4.1. Resultaatanalyse
Gerealiseerd resultaat 2015 Bedragen x € 1.000
C&R RAV VRGZ
Saldo baten -/- lasten 452 -311 141
Mutaties reserves
(+ = onttrekking uit, -/- = storting in) 215 215
Gerealiseerd resultaat 667 -311 356
Onderaan de streep houdt VRGZ € 356.000 over op beide programma’s samen. Dit terwijl het begrote totaalresultaat oorspronkelijk € 87.000 negatief was. In de aanbiedingsbrief licht VRGZ de belangrijkste oorzaken per programma duidelijk toe. Hierbij gaat VRGZ voornamelijk in op het programma C&R omdat dit wordt bekostigd met gemeentegeld.
Programma Crisis- & Rampenbestrijding
Het verwachte resultaat van het programma C&R was in de begroting nihil, maar is in de tussentijdse financiële rapportage van augustus positief bijgesteld naar € 531.000. Het uiteindelijke resultaat is met € 667.000 licht positiever. Het vrijvallen van de post onvoorzien van 1,5 ton was hiervan de hoofdreden.
Het resultaat is positiever dan begroot door hoofdzakelijk:
Omschrijving Verschil met
begroting Hogere overige opbrengsten door doorbelasting van ondersteunende diensten aan
derden (o.a. GGD) respectievelijk de doorbelasting van de kosten van functioneel leeftijdsontslag voor de beroepsbrandweer (aan Nijmegen).
Dit voordeel moet in samenhang worden bezien met de personele lasten, omdat voornoemde kosten hierin zijn inbegrepen.
€ 283.000 (voordeel)
Lagere personele lasten doordat de afdeling Facilitaire Dienstverlening niet op volle sterkte is en met het oog op de doorontwikkeling formatieplaatsen niet automatisch wordt ingevuld. De kosten voor inhuur liggen daarom wel fors hoger. Ook uit het sociaal jaarverslag (zie jaarstukken § 4.8) blijkt dat er minder personeel in dienst is en meer wordt ingehuurd.
€ 222.000 (voordeel)
Lagere afschrijving en rente (=kapitaallasten) op investeringen doordat VRGZ het grote aantal aanbestedingstrajecten niet kon afronden naast de reguliere
werkzaamheden en omdat een aantal investeringen is doorgeschoven naar 2016.
€ 235.000 (voordeel) Hogere overige bedrijfskosten door hoofdzakelijk tegenvallende kosten voor
onderhoud, schoonmaak, energie en OZB van de overgedragen kazernes
€ 190.000
(nadeel)
De VRGZ had in de tussentijdse financiële rapportage goed ingeschat dat op deze posten de grootste
afwijkingen zouden zitten.
Programma Regionale AmbulanceVoorziening
Het programmaresultaat van RAV is € 311.000 negatief, 224.000 meer dan begroot. Reden is een rechterlijke uitspraak dat onregelmatigheidstoeslag ook over vakantiedagen moet worden uitbetaald. Zonder deze eenmalige kostenpost van 4,5 ton, grotendeels met betrekking tot voorgaande jaren, was het resultaat positief geweest door hoofdzakelijk meevallende personeelskosten.
Bijdragen gemeenten (zie bijlage)
De bijdragen per gemeente zijn in de jaarrekening opgenomen in paragraaf 6.7. Het vertrekpunt is de begrote bijdrage over 2015 zoals eerder beoordeeld. Deze is alleen opwaarts bijgesteld voor de overdracht van de kazernes van gemeenten naar VRGZ. In de programmabegroting 2016 was dit al als begrotingswijziging voor 2015 meegenomen. Conform afspraak zijn na de overdracht van de kazernes ook de gemeentelijke budgetten in 2015 overgedragen.
Bedragen x € 1.000
Begrote bijdrage 2015 € 30.122
Overname kazernes (incl. indexering) € 4.050
Werkelijke bijdrage 2015 € 34.172
4.2. Voorstel bestemming resultaat
Voorstel bestemming resultaat 2015
Bedragen x € 1.000 C&R RAV
Gerealiseerd resultaat 667 -311
Ophogen bestemde vakantiegeld -220
Vorming bestemde reserve 'toegangssystemen kazernes' -200
Algemene reserve
(+ = onttrekking uit, -/- = storting in) -143 311
Uitkering deelnemende gemeente 104
Programma Crisis- & Rampenbestrijding
Het voorstel is om het positieve programmaresultaat van C&R allereerst te benutten voor een tweetal bestemde reserves. Het restant wordt grotendeels gebruikt om de algemene reserve weer op de streefwaarde te krijgen. Het hierna resterend bedrag wordt uitgekeerd aan de deelnemende gemeenten. Hierna volgt een toelichting op de bestemmingsreserves.
Toegangssystemen kazernes
Het bestuur heeft in 2015 via de tussentijdse financiële rapportage (t/m augustus) ingestemd met het voor 2 ton aanpassen en uniformeren van de beveiligings- en toegangssystemen van de overgedragen kazernes. Dit is in 2015 nog niet gelukt.
Omdat de begroting 2016 hier geen ruimte voor biedt wil VRGZ een deel van het positieve resultaat
over 2015 hiervoor reserveren. De Adviesfunctie kan zich hierin vinden.
Vakantiegeld C&R
Het individueel Keuze Budget (IKB) wordt per 1 januari 2017 ingevoerd. Hiermee wijzigt de opbouw en uitbetaling van het vakantiegeld. Op dit moment wordt het vakantiegeld uitbetaald in mei. Dit gaat dan over de opgebouwde rechten in de eerste 5 maanden van het lopende jaar én de laatste 7 maanden van het voorgaande jaar. Vanaf 2017 maken de in een jaar opgebouwde vakantierechten ook in hetzelfde jaar onderdeel uit van het keuzebudget. Voor de werkgever betekent dit dat het vakantiegeld voortaan in hetzelfde jaar wordt uitbetaald danwel hiervoor eindejaars een verplichting wordt opgenomen. Daarmee leidt deze wijziging eenmalig tot een extra last van 7 maanden
vakantiegeld in 2016. Om dit te dekken is het positieve resultaat over 2014 al volledig hiervoor benut, ook al was dit niet voldoende. VGRZ wil nu het positieve resultaat over 2015 benutten om de bestemmingsreserve volledig op peil te brengen. Het uitgangspunt blijft dat als de
bestemmingsreserve niet volledig nodig blijkt, het restant terugvloeit naar de gemeenten.
Programma Regionale AmbulanceVoorziening
Het voorstel is om het negatieve programmaresultaat van RAV in mindering te brengen op de (algemene) reserve van de Ambulancevoorziening.
5. Bezittingen en schulden
Op de balans staan de bezittingen (links) en hoe deze zijn gefinancierd (rechts). Bij een vergelijking met voorgaand jaar vallen een tweetal punten op.
Allereerst zijn de langlopende leningen toegenomen met meer dan € 13 miljoen ter financiering van de overgedragen kazernes waardoor de materiële vaste activa met € 11 miljoen toeneemt.
Bijzonderheid is dat de voorschotnota’s voor het eerste kwartaal van 2016 in december al verstuurd en deels door gemeentes betaald. Hierdoor is de post ‘debiteuren openbare lichamen’ hoger en heeft VRGZ eindejaars tijdelijk overtollig geld bij de schatkist moeten ‘parkeren'. Omdat deze opbrengsten in 2016 thuishoren worden deze tegelijkertijd als vooruitontvangen bedragen onder de schulden gepresenteerd. Daardoor heeft dit geen effect op het resultaat over 2015.
6. Algemene reserve versus risico’s
Algemene reserves
Vanwege het verschil in bekostiging heeft elk programma zijn eigen algemene reserve (zie voorgaande inleiding). De normering per programma is als volgt:
C&R: streefwaarde 5% van de omzet
RAV: streefwaarde 15%, minimaal 10% van de omzet
Uitgangspunt is de begin 2015 opgestelde nota ‘Risicomanagement, voorzieningen en
weerstandsvermogen’. Dit biedt houvast bij de verdere ontwikkeling van het risicomanagement en het verhogen van het risicobewustzijn.
Het verloop van de reserves wordt in de jaarstukken weergegeven in de toelichting op de balans (§ 5.5). De voorstellen voor het bestemmen van het resultaat over 2015 zijn hier niet in
meegenomen. Immers, gemeenten moeten hier nog mee instemmen. In de paragraaf
weerstandsvermogen van de jaarstukken (§ 4.2) is dit wel geval. Daarin wordt de stand van beide
Algemene reserves Bedragen x € 1.000
Jaarrekening 31-12-15
Bestemmings- voorstel
Saldo begin
2016 Streefwaarde Crisis- en rampenbestrijding 2.106 143 2.249 2.247
Aanvaardbare kosten RAV 2.999 -311 2.688 2.714
Doordat de omvang van de begroting jaarlijks minimaal stijgt, stijgen ook de streefwaardes van de algemene reserves. Vanuit het positieve resultaat van het programma C&R kan de algemene reserve weer op het wenselijke niveau worden gebracht. Het programma RAV kampt al vanaf 2012 met negatieve resultaten die door de algemene reserve moeten worden opgevangen. Door de daling komt de omvang van de algemene reserve RAV net onder de streefwaarde, maar blijft deze ruim boven de minimale norm (zie Advies bij begroting voor meerjarig beeld).
Bestemmingsreserves
Voor 2015 zijn bestemmingsreserves vanuit de volgende redenen relevant.
Vakantiegeld: ter dekking van de eenmalige extra last van 7 maanden vakantiegeld in 2016.
Toegangssystemen kazernes: om deze in 2015 goedgekeurde investering alsnog mogelijk te maken.
BTW-Compensatie: gevormd om gemeentes tijdelijk te compenseren voor het mislopen van de opbrengst vanuit het terugvragen van BTW rondom de ‘oude’ regionale brandweer. Eind 2015 zijn deze gelden volledig verrekend via de gemeentelijke bijdrage en kan deze reserve worden
opgeheven.
Risico’s
In de jaarstukken is in de paragraaf weerstandsvermogen ( § 4.3) uiteengezet wat de omvang is van de risico’s de VRGZ loopt. Deze risico’s zijn gecategoriseerd en voor C&R en RAV afzonderlijk in beeld gebracht.
Door het simpelweg optellen van de omvang van alle risico’s kan het maximale risico worden
bepaald. Deze is gedaald naar € 7,2 miljoen (2014: € 10 miljoen). Dit komt doordat de regionalisering nagenoeg volledig is afgerond, de BDUR
1is herzien en in de begroting is verwerkt als ook
duidelijkheid is over de onregelmatigheidstoeslag over vakantiegeld. Met het wegvallen van deze onzekerheden vervallen de bijbehorende risico’s.
Risico’s kunnen zich wel of niet voordoen en zullen zich in de praktijk nooit tegelijkertijd voordoen.
Daarom wordt gewerkt met een lager gewogen risicoprofiel waarin daar wel rekening mee wordt gehouden. In het volgende overzicht wordt dit gewogen risicoprofiel afgezet tegen de algemene reserve. Immers, dit is de buffer die de VRGZ zelf heeft om risico’s op te vangen.
Buffer voor risico's
Bedragen x € 1.000
Algemene reserve saldo begin '15
Risico's (na weging kans x omvang)
% dekking
2015
% dekking
2014
C&R 2.249 1.931 116% 73%
RAV 2.688 1.914 140% 101%
1
