MEMO
Datum : 26 september 2019
Aan : Presidium
Van : Griffier
Onderwerp : Planning vergaderingen e.d.
Seniorenconvent
Uw vergaderschema zit constant behoorlijk vol. Informatie/Presentatieavonden zijn de rest van het jaar al volgepland, extra ARC en extra I/P zijn ingepland. Toch wacht een aantal onderwerpen nog op behandeling, zoals:
Bestuurscultuur
Integriteit
Vergadermodellen
Heidag(en) – over rollen, samenwerking raad/college enz.
De 4 dossiers
Burgerparticipatie
Graag brengen wij, voorzitter en griffier, met u enige structuur aan in deze planning. Ons voorstel aan u daarbij is om keuzes te maken, om te prioriteren. Als we alles tegelijk willen doen is de kans erg groot dat we uiteindelijk niets doen of dat we het onvoldoende doen.
Kwaliteit kost tijd.
Focus aanbrengen, prioriteren en daar aan vasthouden. Om vervolgens, volgens de
vastgestelde prioritering, zaken te agenderen, zorgvuldig voor te bereiden en af te maken. Bij afmaken hoort ook een goede implementatie en borging van de afspraken c.q. besluiten.
Een logische volgorde zou kunnen zijn:
1. Bestuurscultuur – dit traject is in deze raadsperiode voor de tweede keer opgepakt en verdient het om tot een goede afronding te komen, dit is immers ook de wens van de raad.
Afhankelijk van de uitkomsten van het rapport en de daarin verwoorde adviezen van dhr. B. Schneider hier een passend vervolgtraject voor afspreken. Dit kan b.v. zijn 1 of meer heidagen, of 1 of meer avonden of ander maatwerk.
2. Integriteit – nadat het traject bestuurscultuur is afgerond kunnen we met elkaar aan de slag gaan met het onderwerp integriteit. Een integriteit passend bij de gewenste bestuurscultuur. Afhankelijk van de uitkomsten bestuurscultuur kan hiervoor een passend (op maat) programma worden ontwikkeld.
3. Burgerparticipatie – nu we weten hoe we met elkaar omgaan en hoe we integer handelen (ook bij ingewikkelde kwesties), kunnen we aan de slag met de
samenwerking met de burger. Ook dit vraagt een zorgvuldige voorbereiding. Het gaat immers niet alleen over u als raad (en het college), maar vooral om de burger.
Naast u en de burger gaat dit ook over de ambtelijke organisatie. Ook deze moet goed toegerust zijn (kennis en vaardigheden). Kortom, ook hier is maatwerk noodzakelijk.
4. Vergadermodellen – nu we weten welke raad we willen zijn (bestuurscultuur en integriteit) en we weten op welke wijze we de burger willen betrekken kunnen we aan de slag met de daarbij behorende (meest gewenste, passende, effectieve)
vergadermodellen. Doordat bij de punten 1, 2 en 3 feitelijk al veel voorwerk is verricht kunnen we sneller aan de slag met het nader onderzoeken van enkele, mogelijk geschikte, varianten.
5. Heidag(en) over rollen, samenwerking raad/college enz. – nu de punten 1 t/4
zorgvuldig zijn doorlopen en keuzes zijn gemaakt kunnen we door middel van één of
- 2 -
enkele heidagen werken aan de verdere implementatie en borging. Wat betekenen de gemaakte keuzes voor de diverse rollen (raad, college, ambtelijke ondersteuning, burgers) en hoe gaan we effectief samenwerken vanuit ieders rol en
verantwoordelijkheid.
De overige 4 dossiers zullen hier naast een apart traject moeten hebben. Ook daarbij is het van belang om hier vooraf een adequate planning op te stellen zodat raads- en collegeleden, burgers en ambtelijke ondersteuning dit goed (tijdig, volledige en correcte informatie) kunnen voorbereiden. Advies aan u is om het college te verzoek een dergelijke planning op te stellen en aan u aan te bieden.
