Overeenkomst gedeeld beheer 2017 – 2018 Sportcentrum Wilrijkse Plein
Stad Antwerpen, Grote Markt 1, 2000 Antwerpen, gekend onder ondernemingsnummer BE0207.500.123, hier vertegenwoordigd door het college van burgemeester en schepenen, waarvoor optreden mevrouw Caroline Bastiaens, de afgevaardigde schepen, en de heer Roel Verhaert, stadssecretaris,
hierna genoemd “de stad”
en
vzw Antwerp Rugby Club, met zetel te 2000 Antwerpen, Suikerrui 16 – 18/7, ondernemingsnummer BE0551 872 590, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer Patrick Timmerman, voorzitter, wonende Kappellei 16, 2640 Mortsel en door de heer Werner De Liège, secretaris, wonende Osylei 83, 2640 Mortsel,
hierna genoemd “ARC”
Artikel 1 – Doel
Het stedelijk retributiereglement voorziet in de mogelijkheid om aan sportclubs een lagere retributie aan te rekenen indien zij beheerstaken van de sportinfrastructuur op zich nemen. Om te kunnen genieten van een lagere retributie (tarief voor categorie F) neemt ARC, alleen-gebruiker van de natuurgrasvelden voor rugby van het openluchtsportcentrum Wilrijkse Plein, het dagelijkse en wekelijkse onderhoud en het toezicht van deze natuurgrasvelden op zich.
Artikel 2 – Voorwerp
Deze overeenkomst bevat de wederzijdse rechten en verplichtingen van de partijen, beschrijft onder welke voorwaarden ARC beheerstaken opneemt in het sportcentrum Wilrijkse Plein en bepaalt het tarief wat ARC wordt aangerekend voor het gebruik van de natuurgrasvelden van het sportcentrum Wilrijkse Plein.
Artikel 3 – Duur
Onderhavige overeenkomst wordt in tijd beperkt tot een periode die start op 1 september 2017 en van rechtswege eindigend op 30 juni 2018, zonder dat stilzwijgende verlenging mogelijk is.
Tijdens deze periode zullen de stad Antwerpen en ARC in onderling overleg twee
evaluatiemomenten bepalen: een tussentijdse evaluatie uiterlijk op 31 december 2017 en een globale evaluatie uiterlijk op 30 juni 2018.
In functie van een langdurige en constructieve samenwerking tussen beide partijen kan voor een
volgende periode een nieuwe overeenkomst opgemaakt worden, waarbij rekening zal gehouden worden met de bevindingen van de evaluatie van de samenwerking en onder de voorwaarden die dan nader bepaald zullen worden.
Artikel 4 – Toepasselijke stedelijke reglementen en tarifering 4.1 Retributiereglement
De van toepassing zijnde retributie wordt bepaald door het geldende Retributiereglement voor stedelijke zwembaden, sporthallen, openlucht sportinfrastructuur, en ijsbaan. Het stedelijk retributiereglement verdeelt onder hoofdstuk 3 (artikel 5) de gebruikers van de sporthallen in categorieën A tot en met F.
Het retributiereglement voorziet een categorie F van gebruikers, geldig voor sportclubs die zelf een aantal beheerstaken op zich nemen en hiervoor een overeenkomst met de stad hebben afgesloten. ARC werd bij besluit van het college van burgemeester en schepenen van de stad Antwerpen van 19 december 2014 (jaarnummer 12968) erkend als Antwerpse sportclub (club ID 9940).
Ingevolge deze overeenkomst zal de stad aan ARC tijdens de periode van 1 september 2017 tot en met 30 juni 2018 het gebruikerstarief categorie F aanrekenen voor het gebruik van de natuurgrasvelden van het sportcentrum Wilrijkse Plein. Dit voordeeltarief impliceert een korting van 50% ten aanzien van het gebruikerstarief categorie B voor erkende Antwerpse sportclubs.
De algemene gebruiksvoorwaarden voor de stedelijke sportinfrastructuur, zoals omschreven in het Retributiereglement 2013-2014 voor stedelijke zwembaden, sporthallen, openlucht sportinfrastructuur, ijsbaan en camping, maken integraal deel uit van onderhavige overeenkomst.
ARC erkent en bevestigt van deze reglementen kennis genomen te hebben en er integraal en zonder enig voorbehoud mee in te stemmen.
4.2 Gedragscode
ARC erkent zich er van bewust te zijn dat zij volgens deze overeenkomst mede verantwoordelijk zal zijn voor het beheer van het sportcentrum en engageert zich ertoe, ook en vooral in haar dienstverlening naar derde gebruikers toe, een optimale bijdrage te zullen leveren aan de vlotte en klantvriendelijke werking van het openluchtsportcentrum Wilrijkse Plein.
Hierbij zullen de leden van ARC zich in hun contacten met zowel de vertegenwoordigers van de stad als de derde gebruikers van het sportcentrum Wilrijkse Plein te allen tijde gedragen volgens de principes van kostenbewustzijn, klantgerichtheid, samenwerking, integriteit en diversiteit, naar analogie met de
gedragscode die voor de personeelsleden van de stad door de gemeenteraad werd goedgekeurd op 21 maart 2005 (jaarnummer 432).
4.3 Vrijwaren fundamentele rechten en vrijheden
In uitvoering van het gemeenteraadsbesluit van 20 september 2010 (jaarnummer 1141) wordt volgende bepaling in deze overeenkomst opgenomen:
Ieder die een subsidie van de stad ontvangt of rechtstreeks of onrechtstreeks gebruik maakt van stedelijke infrastructuur, neemt het engagement op zich om op een constructieve manier mee te werken aan de opbouw van een stad waarin burgers zonder onderscheid, met respect voor elkaar, harmonieus samen leven. Uiteraard betekent dit de volstrekte naleving van de wetten van het Belgische volk en het Europees Verdrag ter bescherming van de rechten van de mens en de fundamentele vrijheden.
De subsidie of infrastructuur aanwenden op een wijze die in strijd is met dit engagement leidt steeds tot sancties zoals:
- weigeren of terugvorderen van de subsidie;
- eenzijdig beëindigen van de samenwerking;
- verhuurverbod in alle stedelijke centra;
- weigering logistieke ondersteuning.
De stad kan bij twijfel over de aard van een geplande activiteit steeds beslissen de activiteit niet toe te laten.
4.4 Politiecodex
ARC dient zich stipt te houden aan de bepalingen van de Code van Gemeentelijke Politiereglementen van de stad Antwerpen. Deze reglementen zijn digitaal te raadplegen op www. antwerpen.be
(zoekterm “politiecodex”).
Artikel 5 – Rechten en plichten van partijen
5.1 Rechten en plichten van de stad Antwerpen 5.1.1 Verhuring van de sportinfrastructuur
De stad blijft verantwoordelijk voor alle aspecten van de administratieve verwerking van alle verhuringen van het sportcentrum Wilrijkse Plein. Dit impliceert de reservaties, het opstellen en versturen van facturen en het ontvangen van de door de gebruikers verschuldigde retributies.
ARC zal voor wat betreft haar gebruik van de natuurgrasvelden het nodige doen om hiervoor tijdig beschikkingsbeslissingen van de stad te bekomen.
De stad behoudt het recht om de resterende vacante gebruiksmomenten te verhuren aan andere gebruikers.
5.1.2 Gebruiksrecht van de stad
Evenementen of uitzonderlijke beschikkingen die door het college van burgemeester en schepenen
verleend worden en die de aan ARC toegekende gebruiksuren in het gedrang brengen, zullen door de stad zo snel mogelijk en minstens 6 weken voor het geplande evenement aan ARC medegedeeld worden.
Deze timing is nodig om een door de federatie erkende wedstrijdwijziging te kunnen realiseren.
5.1.3 Werken en herstellingen
De stad staat in voor het uitvoeren van alle infrastructuurwerken waartoe zij als eigenaar wettelijk verplicht is, bijvoorbeeld op het vlak van veiligheid, gezondheid en hygiëne.
De stad laat op haar kosten jaarlijks de regeneratiewerken aan de natuurgrasvelden uitvoeren.
5.1.4 Redenen van openbaar belang
Omwille van redenen van openbaar belang kan de stad eenzijdig onderhavige overeenkomst beëindigen of de voorwaarden ervan wijzigen. Indien ARC hierdoor aantoonbare schade zou lijden, kan in onderling akkoord tussen de stad en ARC een schadevergoeding overeengekomen worden.
5.1.5 Naleving voorwaarden
Bij vaststelling van nalatigheden door ARC dient de stad ARC hiervan aangetekend en schriftelijk in te lichten. Indien ARC niet binnen een redelijke termijn de gemelde nalatigheden aanpakt, machtigt ARC de stad om op haar kosten en gevaar te handelen indien zij nalatig blijft in het stipt naleven van de in deze overeenkomst bepaalde voorwaarden.
Indien ARC zich niet gedraagt naar de bepalingen van deze overeenkomst of naar de formele instructies van de stad, wordt haar, mits formele aangetekende ingebrekestelling voor elke overtreding of nalatigheid, een forfaitaire schadevergoeding van 250 euro aangerekend.
Bij herhaaldelijk vastgestelde zwaarwichtige inbreuken of achterstallen in de betaling van de verschuldigde retributies, heeft de stad het recht de overeenkomst met onmiddellijke ingang en per aangetekend
schrijven te beëindigen.
5.2 Rechten en plichten van ARC 5.2.1 Gebruiksuren van ARC
De gebruiksuren waarop de stad de natuurgrasvelden van de Wilrijkse Plein tijdens het sportseizoen 2017 - 2018 voor sportieve activiteiten ter beschikking stelt van ARC worden bepaald volgens de in A-sport gereserveerde uren en de geldende beschikking overeenkomsten.
5.2.2 De beheerstaken opgenomen door ARC
ARC neemt tijdens alle door ARC gereserveerde beschikkingsuren het toezicht op de natuurgrasvelden van het sportcentrum Wilrijkse Plein op zich. ARC zal zich hierbij gedragen als een goede huisvader en al het mogelijke doen om schade aan de infrastructuur en sportmaterialen, alsook incidenten tussen
gebruikers van de sporthal, te vermijden. Hieronder worden volgende verantwoordelijkheden verstaan:
- het aanstellen van een terreinverantwoordelijke die aanwezig of bereikbaar is en toezicht houdt tijdens de gebruiksuren van ARC;
- het naleven en doen naleven van de politiecodex en de algemene gebruiksvoorwaarden door alle gebruikers, met inbegrip van de leden van ARC;
- het onverwijld rapporten van alle defecten, schade, incidenten of ongevallen aan de stad.
ARC staat daarenboven in voor het dagelijkse, wekelijkse en periodieke onderhoud van de natuurgrasvelden. Hieronder vallen:
- maaien van het gras;
- belijnen van het speelveld;
- bemesten van het veld;
- verwijderen van blad- en ander afval;
- wellen van het veld.
ARC gebruikt hiervoor eigen materiaal.
5.2.3 Contactpersoon en verantwoordelijke(n) beheer
ARC stelt binnen haar bestuur een contactpersoon aan die permanent fungeert als rechtstreeks
aanspreekpunt voor de stad voor wat betreft alle aangelegenheden die verband houden met de uitvoering van deze overeenkomst. De contactgegevens van deze contactpersoon worden als bijlage aan deze overeenkomst gevoegd.
Indien deze contactpersoon tijdelijk of definitief vervangen wordt, zullen alle nuttige contactgegevens van deze vervanger onverwijld medegedeeld worden aan de stad.
5.2.4 Schadegevallen
ARC is aansprakelijk voor alle schade die tijdens haar beheerstaken, opzettelijk of onopzettelijk,
toegebracht wordt aan de accommodatie, het aanwezige materiaal en/of de in de infrastructuur aanwezige personen of hun bezittingen, tenzij zij kan aantonen dat deze schade in geen geval te wijten is aan een fout of nalatigheid in het gebruik, het toezicht of het onderhoud in hoofde van ARC, haar leden,
genodigden of andere personen onder haar verantwoordelijkheid.
Elke schade of onregelmatigheid die vastgesteld wordt bij aanvang van of tijdens de beheerstaken door ARC moet onverwijld en gedetailleerd gerapporteerd worden aan de verantwoordelijke van het
sportcentrum, zo mogelijk met aanwijzing van de identiteit van de veroorzaker(s) van de schade. Niet-
gerapporteerde schade waarvan redelijkerwijze aangenomen kan worden dat zij veroorzaakt werd tijdens de beheerstaken door ARC zal verhaald worden op ARC, tenzij laatstgenoemde kan aanduiden wie aansprakelijk is of dat de schade het gevolg is van normaal gebruik of slijtage.
Indien er schade of een defect vastgesteld wordt waarvoor een dringende herstelling vereist is, contacteert ARC onmiddellijk de verantwoordelijke van het sportcentrum. Deze kan, indien noodzakelijk, beslissen om een technicus van wacht ter plaatse te laten komen.
De verantwoordelijkheid van ARC behelst zowel de burgerlijke aansprakelijkheid als diefstal en schadeberokkening. ARC zal de stad vrijwaren voor eventuele aanspraken van derden voor schadegevallen die tijdens haar beheer voorvallen.
In geval van opzettelijke beschadiging, vernieling, wangedrag of oneigenlijk gebruik van de sportvelden door één of meerdere leden van ARC, kan deze overeenkomst met onmiddellijke ingang per aangetekend schrijven ontbonden worden en kan ARC de toegang tot de sportinfrastructuur worden ontzegd.
5.2.5 Informatieverplichting
Iedere wijziging in het bestuur en/of wijziging van de maatschappelijke zetel van ARC dient onverwijld aan de stad gemeld te worden door haar gegevens aan te passen in A-Sport en de verantwoordelijke van het sportcentrum hiervan op de hoogte te brengen.
Het is ARC strikt verboden het adres van haar maatschappelijke zetel te vestigen op het adres van het sportcentrum Wilrijkse Plein.
Artikel 6 – Contactpersonen
De lijst met de relevante gegevens van de contactpersonen van beide partijen wordt als bijlage aan deze overeenkomst gevoegd.
Partijen zijn ertoe gehouden elke wijziging onmiddellijk en schriftelijk of per e-mail ter kennis te brengen.
Artikel 7 – Vereffening – faling
Bij vereffening of faling van ARC wordt onderhavige overeenkomst van rechtswege beëindigd, zonder dat hiertoe enige opzeggingsformaliteit vereist is.
Artikel 8 – Ondeelbaarheid
De ongeldigheid of onafdwingbaarheid van één van de bepalingen van deze overeenkomst heeft geen invloed op de geldigheid van de andere clausules. Indien de ongeldigheid van een clausule de aard van de overeenkomst zou aantasten, zullen beide partijen te goeder trouw een geldige clausule ter vervanging onderhandelen.
Artikel 9 – Territoriale bevoegdheid
Partijen verklaren alles in het werk te zullen stellen om gebeurlijke onduidelijkheden of onenigheden in onderling overleg uit te klaren.
Indien geen minnelijke regeling bereikt zou kunnen worden, zijn enkel de rechtbanken van Antwerpen bevoegd om uitspraak te doen over enig geschil dat uit deze overeenkomst zou voortspruiten.
Opgesteld te Antwerpen in 2 exemplaren op ………. (datum).
Elke partij erkent een exemplaar van deze overeenkomst ontvangen te hebben.
Voor stad Antwerpen
Namens het college van burgemeester en schepenen
de stadssecretaris voor de burgemeester
de afgevaardigde schepen
bij machtiging van 22 november 2016
Roel Verhaert Caroline Bastiaens
Voor vzw Antwerp Rugby Club
secretaris voorzitter
Patrick Timmerman Werner De Liège
